Yleiskatsaus

Tässä dokumentissa annetaan Workday-asiakkaille ohjeet Adobe Signin integrointiin Workday-vuokraajaan. Tämä dokumentti on asennusopas, eikä sitä ole tarkoitettu kattavaksi Workday-ohjemateriaaliksi.

Jotta voisit käyttää Adobe Signia Workdayssa, sinulla pitää olla käsitys siitä, miten Workday-kohteita, kuten liiketoimintakehyksiä, vuokraajan määrityksiä, raportteja ja Workday Studio -integraatioita, luodaan ja muokataan.

Integroinnin päävaiheet:

  • järjestelmänvalvojan tilin aktivoiminen Adobe Signissa (vain uudet asiakkaat)
  • Workday-integroinnin käyttäjän/avaimen omistavan ryhmän määrittäminen Adobe Signissa
  • integrointiasetusten vahvistaminen ottamalla yhteyttä Adobe Sign -tukeen
  • integrointiavaimen luonti Adobe Signissa
  • integrointiavaimen asennus Workday-vuokraajaan.

Adobe Sign -tilin aktivointi

Asiakkaat, joilla on jo tili määritettynä, voivat siirtyä vaiheeseen Adobe Signin määritys Workdaylle.

Asiakkaat, joilla ei ole Adobe Sign -tilin kirjautumistietoja, voivat pyytää Adoben asiantuntijaa valmistelemaan Adobe Sign -tilin Workdayta varten. Kun tämä on tehty, saat vahvistussähköpostin:

Kuva: Adobe Signin Tervetuloa-sähköposti

Noudattamalla sähköpostiviestissä olevia ohjeita alustat tilisi ja pääset Adobe Sign -koontinäyttöön.

Adobe Sign -koontinäyttösivu

Adobe Signin määritys Workdaylle

Adobe Signin määritys Workdaylle edellyttää kahden määritetyn objektin luomista Adobe Sign -järjestelmässä:

  • Workday-ryhmä
    Workday edellyttää Adobe Sign -tilissä määritetyn ryhmän, jotta integraation ominaisuudet voitaisiin ottaa käyttöön. Adobe Sign -ryhmää käytetään hallitsemaan vain Workdayn Adobe Signin käyttöä. Tämä ei vaikuta muuhun mahdolliseen käyttöön (Salesforce.com, Arriba jne.).
    Workday-ryhmä esimerkiksi estää sähköposti-ilmoitukset, jolloin Workday-käyttäjät saavat ilmoitukset vain Workday-postilaatikkoonsa.

  • Integrointiavaimen omistava valtuutettu käyttäjä
    Ryhmässä pitää olla yksi (ja vain yksi) ryhmätason ylläpitäjä.  Tämä valtuutettu käyttäjä omistaa integrointiavaimen. On suositeltavaa käyttää todellisia organisaatiosähköpostiosoitteita, kuten HR@OmaToimialue.com. Käyttämällä organisaation sähköpostiosoitetta voit pienentää riskiä, että tulevaisuudessa käyttäjä estetään, jolloin integraatio otetaan pois käytöstä.

Käyttäjän ja ryhmän luominen Adobe Signissa

Voit luoda käyttäjän Adobe Signissa seuraavasti:

  • Kirjaudu Adobe Signiin tilin järjestelmänvalvojana.
  • Siirry kohtaan Tili > Käyttäjät
  • Luo uusi käyttäjä napsauttamalla ympyröityä plusmerkkiä.
Kuva siirtymispolusta uuden käyttäjän luomiseen

Näyttöön tulee ponnahdusikkuna, jossa kysytään käyttäjän tietoja:

  • Anna organisaation sähköpostiosoite, jota voit käyttää.
    • Tämä käyttäjä tulee omistamaan integrointiavaimen.
    • Sähköpostiosoitteen tulee olla todellinen, jotta vahvistus onnistuisi.
  • Kirjoita etunimi ja sukunimi.
  • Valitse [Luo uusi ryhmä tätä käyttää varten] Käyttäjäryhmä -valintaluettelosta.
  • Kirjoita Uuden ryhmän nimi -kenttään helposti ymmärrettävä nimi, kuten Workday.
  • Valitse Tallenna.
Luo käyttäjä -ruutu

Ponnahdusikkuna häviää, ja siirryt takaisin Käyttäjät -sivulle.  Näet, että uusi käyttäjä on luettelossa, ja se tila on LUOTU.

Luodun käyttäjän näkymä

Luotu-tila ilmaisee, että käyttäjä ei ole vielä vahvistanut sähköpostiosoitettaan.

  • Kirjaudu käyttäjän sähköpostilaatikkoon.
  • Etsi Tervetuloa Adobe Signiin -sähköposti.
  • Napsauta Määritä salasana napsauttamalla tästä -linkkiä.
  • Määritä salasana.
    • Tämä muuttaa käyttäjän tilaksi AKTIIVINEN.
Kuva uudesta aktivoidusta käyttäjästä

Valtuutetun käyttäjän määrittäminen

Voit määrittää käyttäjän ylläpitäjäksi Workday-ryhmässä seuraavasti:

  • Siirry Käyttäjät-sivulle.
  • Kaksoisnapsauta käyttäjää Workday-ryhmässä.
    • Tämä avaa käyttäjän käyttöoikeuksien Muokkaa-sivun.
  • Valitse Käyttäjä on ryhmän ylläpitäjä -valintaruutu.
  • Valitse Tallenna.
Kuva ryhmän ylläpitäjän määrittämisestä ominaisuusruudussa.

Asetuksien vahvistaminen Adobe Sign -tuen kanssa

Adobe Sign -tuen pitää määrittää ryhmä ja ylläpitäjäkäyttäjä Adobe Sign -ympäristössä, jotta integraation ominaisuudet voidaan ottaa käyttöön. Jos olet asiakkaamme ja sinulla on aiemmin määritetty tili, voit ottaa yhteyttä asiakaspäällikköömme asetuksien vahvistamiseksi.

 

Uudet asiakkaat, joilla ei ole omaa asiakaspäällikköä, voivat vahvistaa tilin määritykset ottamalla yhteyttä suoraan tukeen:

  • Luo tukipalvelupyyntö Adobe Sign -tuelle.
  • Anna seuraavat tiedot:
    • luomasi ryhmän nimi
    • Workday-ryhmän ylläpitäjän sähköpostiosoite.
  • Tukipyynnön sisältö:
    • Pyydä vahvistusta, että ryhmä ja käyttäjä on määritetty käyttämään Workdayta.

Integrointiavaimen luonti

Kun saat vahvistuksen siitä, että ryhmä ja käyttäjä on asianmukaisesti määritetty, ryhmän ylläpitäjällä on oikeudet luoda käyttöoikeustunnuksia (integrointiavaimia).

Uudet asennukset edellyttävät, että Adobe Signissa luodaan integrointiavain, joka syötetään Workday-sovellukseen. Tämä avain todentaa Adobe Sign- ja Workday-ympäristöt toisilleen ja mahdollistaa sisällön jakamisen. 

Voit luoda integrointiavaimen Adobe Signissa seuraavasti:

  • Kirjaudu ryhmän ylläpitäjänä Adobe Signiin.
  • Siirry kohtaan Tili > Henkilökohtaiset valinnat > Käyttöoikeustunnukset.
  • Napsauta ympyröityä plusmerkkiä ikkunan oikeassa reunassa.
Siirtymispolku Käyttöoikeustunnukset-sivulle

Näyttöön tulee Luo integrointiavain -ruutu:

Anna avaimelle helposti ymmärrettävä nimi (esim. Workday).

Integrointiavaimen seuraavat elementit pitää olla käytössä:

  • agreement_read
  • agreement_write
  • agreement_send
  • widget_read
  • library_read
Luo integrointiavain -ruutu
  • Kun avain on määritetty, valitse Tallenna.

 

Näkyviin tulee Käyttöoikeustunnukset-sivu, jossa ovat tiliisi määritetyt avaimet.

  • Napsauta Workdaylle luodun avaimen määritystä.
    • Integrointiavain-linkki näkyy määrityksen yläpuolella.
  • Napsauta Integrointiavain-linkkiä.
Integrointiavain-linkki

Integrointiavain tulee näkyviin.

  • Kopioi avain ja tallenna se varmaan paikkaan seuraavaa vaihetta varten.
  • Valitse OK.
Integrointiavain

Workday-vuokraajan määritys

Integrointiavaimen asennus

Integrointiavaimen asennus Workday-sovellukseen muodostaa luottamussuhteen Adobe Signin kanssa. Kun tämä suhde on luotu, mihin tahansa liiketoimintaprosessiin voidaan lisätä Tarkista asiakirja -vaihe, joka mahdollistaa allekirjoitusprosessin.

 

Huomautus: Adobe Signista käytetään nimeä Adobe Document Cloud kaikkialla Workday-ympäristössä.

 

Voit asentaa integrointiavaimen seuraavasti:

  • Kirjaudu Workday-sovellukseen tilin järjestelmänvalvojana.
  • Etsi kohta Muokkaa vuokraajan määrityksiä - liiketoimintaprosessit.

 

Muokkaa vuokraajan määrityksiä - liiketoimintaprosessit -sivu avautuu.  Neljä kenttää liittyy Adobe Sign -integrointiin:

Adobe Document Cloud -vahvistus – integroinnin vahvistamisen vakioteksti.

Adobe Document Cloudin API-avain – Integrointiavain asennetaan tähän.

Adobe Document Cloud – lähettäjän sähköpostiosoite – Adobe Signin ryhmän ylläpitäjän sähköpostiosoite.

Poista sähköistä allekirjoitusta odottavat asiakirjat, kun asiakirja peruutetaan – valinnainen määritys, joka poistaa asiakirjat allekirjoitusprosessista, jos asiakirja peruutetaan Workdayssa.

Muokkaa vuokraajan määrityksiä - liiketoimintaprosessit -sivu

Viimeistele asennus seuraavasti:

  • Liitä aiemmin kopioitu integrointiavain Adobe Sign API Integration Key -kenttään.
  • Syötä Adobe Sign ylläpitäjän sähköpostiosoite Adobe Document Cloud – lähettäjän sähköpostiosoite -kenttään.
  • Valitse OK.
Integrointiavaimen ja avaimen haltijan sähköpostiosoitteen kentät

Adobe Sign -toiminnallisuus voidaan nyt lisätä mihin tahansa liiketoimintaprosessiin lisäämällä Review Document -vaihe ja määrittää se käyttämään sähköisen allekirjoituksen tyyppinä eSign by Adobe -tyyppiä.

Review Document (Tarkista asiakirja) -vaiheen määritys

Review Document -vaiheen asiakirja voi olla staattinen asiakirja, saman liiketoimintaprosessin Luo asiakirja -vaiheessa luotu asiakirja tai Workday Report Designerin luoma muotoiltu raportti. Kaikkiin näihin asiakirjatyyppeihin voidaan lisätä Adobe-tekstitunnisteita, jotka määrittävät Adobe Signiin liittyvien komponenttien ulkoasun ja sijoittelun. Asiakirjan lähde pitää määritellä liiketoimintaprosessin määrityksessä. Kun liiketoimintaprosessia suoritetaan, ei ole mahdollista ladata mitä tahansa asiakirjaa allekirjoitettavaksi.

Ainutlaatuista Adobe Signin käyttämisessä Review Document -vaiheessa on mahdollisuus hyödyntää sarjallistettuja allekirjoittajaryhmiä. Tämän ominaisuuden avulla voit määrittää rooliryhmiä, joiden on allekirjoitettava asiakirja järjestyksessä. Rinnakkaisia allekirjoitusryhmiä ei tueta.

Katso lisätietoja Review Document -vaiheen määrityksestä pikaoppaasta osoitteessa
https://helpx.adobe.com/fi/sign/help/Workday_Quick_Start.html

Tuki

Workday-tuki

Workday on integroinnin omistaja, joten sen tukeen tulisi olla ensisijaisesti yhteydessä, jos sinulla on kysymyksiä integroinnin laajuudesta, ominaisuuksista tai ongelmista integroinnin toiminnassa.

Workday-yhteisössä on useita hyviä artikkeleita integroinnin vianetsinnästä ja asiakirjojen luonnista:

eSignature-integrointien vianetsintä

https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g

Review Document -vaihe
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Dynaaminen asiakirjojen luonti

https://community.workday.com/node/176443

Työtarjousasiakirjojen luonnin määritysvinkkejä

https://community.workday.com/node/183242

Adobe Sign -tuki

Adobe Sign on integrointikumppani, ja sen tukeen tulee olla yhteydessä, jos integrointi ei saa hankittua allekirjoituksia tai jos odottavien allekirjoitusten ilmoitukset eivät toimi.

Adobe Sign -asiakkaiden tulisi osoittaa tukipyynnöt Adobe-asiakaspäällikölleen. Vaihtoehtoisesti Adoben tekniseen tukeen voi ottaa yhteyttä numeroon 1-866-318-4100 odota tuotelistausta ja valitse ensin 4 ja sitten 2 (pyydettäessä).

Adobe-tekstitunnisteiden lisääminen asiakirjoihin
https://helpx.adobe.com/content/dam/help/en/sign/adobesign_text_tags_guide.pdf

Review Document -vaiheen määritys ja esimerkkejä
https://helpx.adobe.com/fi/sign/help/Workday_Quick_Start.html

Lisensoitu Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License -lisenssin mukaan.  Creative Commons -lisenssien ehdot eivät koske Twitter™- ja Facebook-viestejä.

Lakisääteiset ilmoitukset   |   Online-tietosuojakäytäntö