Adobe Sign for SharePoint (paikallinen): Asennusopas

Adobe Signin integrointi Microsoft SharePointiin tarjoaa yhtenäisen ratkaisun sähköisten allekirjoitusten luomiseen, lähettämiseen, seurantaan ja hallintaan. Integrointi on saatavana Microsoft SharePoint 2013:n ja 2016:n paikallisesti käytettävään asennukseen. Ratkaisu on kehitetty Microsoft SharePoint -farmiratkaisuksi. Sen ominaisuuksia ovat seuraavat:

• Adobe Signin hallintasivun lisäämismahdollisuus SharePointin verkko-osaksi, jolloin SharePoint-käyttäjät voivat käyttää sivua sopimusten seurantaan ja päivittämiseen
• Asiakirjan lähettäminen SharePoint-asiakirjakirjastosta allekirjoitusta varten
• Asiakirjojen lähettäminen yksittäiselle tai usealle vastaanottajalle asiakirjakirjastosta tai mukautetuista SharePoint-luetteloista
• Tietojen kopioiminen asiakirjoihin SharePoint-luetteloista ja asiakirjakirjastoista, kun asiakirjat lähetetään allekirjoitettavaksi.
• Tietojen kopioiminen allekirjoitettujen sopimusten lomakekentistä SharePoint-luetteloiden tekstisarakkeisiin ja asiakirjakirjastoon, kun asiakirja on allekirjoitettu ja sen tila on päivitetty automaattisesti tai manuaalisesti Sopimuksen tila -sivulla
• Kaikkien allekirjoitettujen sopimusten arkistointi SharePointissa.

Vaatimukset

Adobe Sign -ratkaisun voi asentaa ja määrittää vain Microsoft SharePoint -klusterista vastaava järjestelmänvalvoja. Järjestelmänvalvojan käyttöoikeudet tarvitaan myös SharePoint-palvelimella ratkaisun asentamista varten. Tarkista SharePoint-klusteriratkaisujen asentamiseen mahdollisesti vaadittavat järjestelmän lisäkäyttöoikeudet SharePoint-dokumentaatiosta ja organisaatiosi SharePoint-järjestelmänvalvojalta. Ratkaisun määrittämiseksi sinun on oltava myös tilin järjestelmänvalvoja Adobe Signissa ja sinulla on oltava pääsy Adobe Sign-tilisi integrointiavaimeen. Alla olevat järjestelmävaatimukset koskevat sekä palvelinta että asiakkaan komponentteja, jotka vaaditaan Adobe Sign for SharePointin onnistunutta asentamista ja suorittamista varten.

• Microsoft SharePoint 2013 On-Premise, SharePoint 2016 On-Premise tai SharePoint 2019 On-Premise
  

Tunnetut ongelmat

Adobe Sign -paketti ei tue yksityisiä selainistuntoja ja incognito-selainistuntoja.

SharePointissa on merkkirajoituksia, jotka kannattaa pitää mielessä etenkin tiedostoja nimettäessä:

• URL-osoitepolkujen enimmäispituus on 260 merkkiä.
• Tiedostonimien enimmäispituus on 128 merkkiä.

Johonkin kokoelmaan kirjauduttaessa ”järjestelmätileiksi” katsottujen järjestelmänvalvojien on annettava omat tietonsa AdobeSignUserInfo-luettelossa seuraavasti:

Edellä mainittujen ratkaisujen tapauksessa voi ilmetä tilanne, joka estää normaaleja SharePoint-käyttäjiä käyttämästä sivustokokoelmaa.

Ongelma voi ilmetä seuraavissa tapauksissa:

• Sivustokokoelmaan on asennettu EchoSign-ratkaisu (ennen versiota 4).
• SharePoint-järjestelmänvalvoja on upottanut ratkaisun jonkin SharePoint-sivun osaksi.
• SharePoint-käyttäjä on sivustokokoelman omistajan, vieraan tai jäsenryhmän jäsen.
• SharePoint-käyttäjä ei ole EchoSign-järjestelmänvalvoja- tai käyttäjäryhmän jäsen.

Voit korjata ongelman poistamalla SharePoint-sivun verkko-osan. 

Asentaminen

Adobe Sign for SharePoint -paketin paikallisen version asentaminen:

1. Lataa uusi Adobe Sign for SharePoint.zip -tiedosto
   .
2. Kirjaudu SharePoint-palvelimelle järjestelmänvalvojana.
3. Lataa Adobe Sign for SharePoint.zip palvelimelle.
4. Pura tiedosto suoritettavan tiedoston purkamiseksi.
5. Napsauta Adobe Sign for SharePoint.exe -tiedostoa.
6. Ohjattu asennustoiminto avautuu.  Valitse Seuraava.

  7. Komentosarja suorittaa järjestelmän tarkistuksen. Jos kaikki on hyvin, valitse Seuraava.

  8. Käyttöoikeussopimus tulee näyttöön.

○ Valitse Hyväksyn käyttöoikeussopimuksen ehdot -ruutu.

○ Valitse Seuraava.

  9. WWW-sovellus/Sivustokokoelmat-sivu latautuu.  Valitse sivustokokoelma, johon haluat asentaa ratkaisun.

  10. Kun asennus on suoritettu, valitse Seuraava.

  11. Kun käyttöönoton tietosivu tulee näyttöön, voit valita Sulje.

Toimintojen aktivointi ja poistaminen käytöstä

Kun asennuskomentosarja suoritetaan uudelleen, sama ohjattu toiminto ja järjestelmän tarkastusprosessi käynnistetään uudelleen. 

Järjestelmätarkastuksen suorittamisen jälkeen komentosarja ei siirry käyttöoikeussopimussivulle, vaan kehottaa sinua suorittamaan jommankumman seuraavista toiminnoista:

○ Aktivoi – Aktivoi-toiminnolla järjestelmänvalvoja voi aktivoida Adobe Sign -ratkaisun SharePoint-ympäristön muissa sivustoissa. Kun tämä vaihtoehto on valittuna, WWW-sovellus/Sivustokokoelmat-sivu latautuu, ja näet siinä kaikki sivustot, joissa Adobe Sign -ratkaisu ei ole käytössä (vaihe 9 edellä).

○ Poista – Tämä toiminto poistaa ratkaisun kokonaan kaikista sivustokokoelmista, joissa Adobe Sign on aktivoitu. Valmiit dokumenttitiedostot jäävät SharePointiin.

Keskeneräiset sopimukset pysyvät Adobe Signissa aktiivisina, ja ne suoritetaan normaalisti loppuun. Valmiita dokumentteja ei palauteta SharePointiin.

Asennuksen jälkeinen määritys

Kun paketti on asennettu, on suoritettava vielä neljä määrityksen vaihetta:

• Integrointiavaimen asentaminen
• Päätä, miten haluat lisätä käyttäjiä.
• Päätä, haluatko liittää allekirjoitettuihin dokumentteihin jäljitysketjuja.
• Päätä, minne allekirjoitetut sopimukset pitäisi tallentaa.

Integrointiavaimen asentaminen

Uudet asennukset edellyttävät, että Adobe Signissa luodaan integrointiavain, joka syötetään SharePointiin. Tämä avain on käyttöoikeustunnus, joka todentaa Adobe Sign- ja SharePoint-ympäristöt toisilleen ja mahdollistaa luottamussuhteen luomisen sekä sisällön jakamisen.

Voit luoda integrointiavaimen Adobe Signissa seuraavasti:

• Kirjaudu Adobe Sign -tiliisi järjestelmänvalvojana.
• Siirry kohtaan Tili > Adobe Sign API > Sovellusliittymän tiedot.
• Napsauta Integrointiavain-linkkiä sivun keskellä.

Näyttöön tulee Luo integrointiavain -ruutu:

Anna avaimelle helposti ymmärrettävä nimi (esim. SharePoint).

Integrointiavaimen seuraavat elementit pitää olla käytössä:

• user_write
• user_login
• agreement_read
• agreement_write
• agreement_send
• library_read
• library_write

Kun avain on määritetty, valitse Tallenna.

Näkyviin tulee Käyttöoikeustunnukset-sivu, jossa ovat tiliisi määritetyt avaimet.

• Napsauta SharePointille luodun avaimen määritystä.

○ Integrointiavain-linkki näkyy määrityksen yläpuolella.

• Napsauta Integrointiavain-linkkiä.

Integrointiavain tulee näkyviin:

• Kopioi avain ja tallenna se varmaan paikkaan seuraavaa vaihetta varten.
• Valitse OK.

Asenna integrointiavain SharePointiin seuraavasti:

• Kirjaudu SharePoint-sivustoon järjestelmänvalvojakäyttäjänä.
• Siirry Adobe Signin asetukset -kuvakkeeseen ja avaa Asetukset-sivu

1. Kun olet asetussivulla, napsauta Tilin asetukset -välilehteä.
2. Lisää integrointiavaimesi sille varattuun kenttään.
3. Valitse Tallenna.

Käyttäjien lisääminen

Käyttäjiä lisättäessä heille on ensiksi myönnettävä oikeudet Adobe Sign -ratkaisun käyttöön. Tee tämä seuraavasti:

1. Siirry kohtaan Sivuston asetukset > Käyttäjät ja käyttöoikeudet > Ihmiset ja ryhmät
2. Muokkaa Adobe Sign -ryhmiä tarpeen mukaan:

○ Adobe Signin järjestelmänvalvoja: Käyttäjät, jotka voivat määrittää Adobe Sign -ratkaisun (eli täyttää asetussivun ja AdobeSignUserInfo-luettelon). Tämän ryhmän voivat määrittää vain sivustokokoelmasta tai verkkosovelluksesta vastaavat järjestelmänvalvojat. Tähän ryhmään kuuluvat käyttäjät voivat käyttää Asetukset-sivun Henkilökohtaiset asetukset-, Tiliasetukset-, Sopimussäilö- ja Mallimääritykset-välilehtiä.

○ Adobe Signin käyttäjä: Käyttäjät, joiden on tarkoitus käyttää sivustokokoelmasta vastaavan järjestelmänvalvojan määrittämää ratkaisua. Tähän ryhmään kuuluvat käyttäjät voivat käyttää ainoastaan Henkilökohtaiset asetukset -välilehteä Asetukset-sivulla.

Käyttäjien automaattinen valmisteleminen Adobe Signissa

Adobe Sign edellyttää, että kaikilla sopimuksia lähettävillä käyttäjillä on tähän oikeudet Adobe Sign -järjestelmässä. Ensimmäisellä käyttökerralla käyttäjä valmistellaan automaattisesti Adobe Signissa, jos häntä ei vielä ole siinä. Oletusarvoisesti käyttäjä valmistellaan hänen SharePoint-profiilissaan olevien tietojensa perusteella.

Käyttäjän tietojen hakeminen AdobeSignUserInfo-luettelosta

Kun tämä toiminto otetaan käyttöön, SharePointia kehotetaan käyttämään AdobeSignUserInfo-luettelossa olevia arvoja uusien käyttäjien luontiin ja Adobe Signin nykyisten käyttäjäistuntojen ymmärtämiseen.

Jos toimintoa ei oteta käyttöön, SharePoint käyttää SharePointin määrittämiä SharePointUser-arvoja.

Kannattaa huomata, että voit liittää sähköpostiosoitteita (ja siten myöntää oikeudet Adobe Signin käyttöön) SharePoint-käyttäjille, joilla ei ole julkista sähköpostiosoitetta tai joiden on käytettävä muuta sähköpostiosoitetta kuin mikä heidän SharePoint-sähköpostinsa arvoksi on määritetty. (esim. Bob@MyDomain.dom on SharePoint-käyttäjä, mutta hänen on lähetettävä sopimukset sähköpostin arvolla HumanResources@MyDomain.dom)

Automaattisen valmistelun arvojen luettelemiseksi on suoritettava kaksi vaihetta:

1. Päivitä AdobeSignUserInfo-luettelo.
2. Ota Hae käyttäjän tiedot AdobeSignUserInfo-luettelosta -toiminto käyttöön.

AdobeSignUserInfo-luettelon päivittäminen

1. Valitse Sivuston sisältö > AdobeSignUserInfo
2. Muokkaa luetteloa niin, että se sisältää haluamasi arvot.

Voit ottaa käyttäjien luonnin AdobeSignUserInfo-luettelossa käyttöön seuraavasti:

1. Kirjaudu SharePoint-tilille järjestelmänvalvojana.
2. Siirry Adobe Signin asetukset -käyttöliittymään
3. Napsauta Tilin asetukset -välilehteä.
4. Valitse Hae käyttäjän tiedot AdobeSignUserInfo-luettelosta -valintaruutu.
5. Valitse Tallenna.

Allekirjoitettujen sopimusten jäljitysketjun hakeminen

Jos tämä toiminto on käytössä, jäljitysketjun PDF-tiedosto palautetaan viimeistellyn dokumentin kanssa sopimuksen valmistuessa. Jäljitysketju on dokumentti, joka sisältää yhteenvedon sopimukseen liittyvistä tärkeimmistä tapahtumista (Lähetetty, Katsottu, Allekirjoitettu), kuten myös näihin tapahtumiin liittyvistä metatiedoista (aika/päivämäärä, IP-osoite).

Voit ottaa jäljitysketjun toimituksen käyttöön seuraavasti:

1. Kirjaudu SharePoint-tilille järjestelmänvalvojana.
2. Siirry Adobe Signin asetukset -käyttöliittymään
3. Napsauta Tilin asetukset -välilehteä.
4. Valitse Hae allekirjoitettujen sopimusten jäljitysketju -valintaruutu.
5. Valitse Tallenna.

Allekirjoitetun sopimuksen kohdekansion määrittäminen

Valmis dokumentaatio voidaan määrittää tallennettavaksi yhteen tiettyyn kansioon koko (yleistä) sivustokokoelmaa varten.

Jos yleistä kansiota ei määritetä, lopullinen allekirjoitettu dokumentti palautetaan Allekirjoitetut sopimukset -alikansioon, joka luodaan siihen dokumenttikirjastoon, josta dokumentti on lähetetty.

Voit määrittää yleisen allekirjoitettujen sopimusten kansion seuraavasti:

1. Kirjaudu SharePoint-tilille järjestelmänvalvojana.
2. Luo kohdekansio haluamaasi paikkaan.
3. Siirry Adobe Signin asetukset -sivulle
4. Napsauta Sopimussäilö-välilehteä.
5. Etsi kansio käytettävissä olevien kansioiden luettelosta ja valitse se napsauttamalla sitä kerran.
6. Napsauta Tallenna-painiketta

Mallin kartoitus

Adobe Sign tukee tietojen jakamista SharePoint-luetteloiden ja sopimusten lomakekenttien välillä.

Käyttämällä työnkulkuja ja kartoittamalla luettelokentät lomakekenttiin voit esitäyttää asiakirjoja automaattisesti ennen niiden lähettämistä. Tämä säästää lähettäjien ja/tai allekirjoittajien aikaa, nopeuttaa työskentelyä ja vähentää virheellisten tietojen syöttämisen mahdollisuutta.

Voit myös luoda kartoituksen, joka kerää lomakekenttien tiedot allekirjoitetusta sopimuksesta ja kopioi ne SharePoint-luetteloon.

Mallikartoitusten täydellinen määritysopas löytyy tästä.