Adobe Sign for SharePoint Online – Käyttöopas

Adobe Signin integrointi Microsoft® SharePointiin tarjoaa ratkaisun sähköisten allekirjoitusten luomiseen, lähettämiseen, seurantaan ja hallintaan.

Microsoft® SharePoint Adobe Sign -integraatio on kehitetty SharePoint-laajennussovellukseksi, jonka avulla voidaan:

• Lähettää sopimus allekirjoitettavaksi mistä tahansa SharePoint-asiakirjakirjastosta tai -luettelosta.
• Lähettää asiakirjoja yksittäiselle tai usealle vastaanottajalle asiakirjakirjastosta tai mukautetuista SharePoint-luetteloista.
• Yhdistää tietoja asiakirjoihin SharePoint-luetteloista ja asiakirjakirjastosta yhdistämismääritysten avulla, kun asiakirjat lähetetään allekirjoitettavaksi.
• Yhdistää tietoja allekirjoitetun sopimuksen lomakekentistä SharePoint-luetteloiden tekstisarakkeisiin ja asiakirjakirjastoon tietojen vastaavuusmäärityksillä. Kun asiakirja on allekirjoitettu, sen tila päivittyy automaattisesti. 
• Arkistoida kaikki allekirjoitetut sopimukset SharePoint.
• Lisätä Adobe Signin hallintasivu SharePoint verkko-osaksi, jolloin SharePoint-käyttäjät voivat käyttää sivua sopimusten seurantaan ja päivittämiseen.

Katso Adobe Acrobat Sign for Microsoft® SharePoint -asennusopas.

Tuetut selaimet

• Edge – nykyinen versio
• Chrome – nykyinen versio
• Firefox – nykyinen versio
• Safari – nykyinen versio

Edge-selaimet

Microsoft® Edge -selaimen luotettujen sivujen asetuksiin on tehtävä määrityksiä, jotta SharePoint-laajennukset toimivat.  Internet Explorer 11:tä ja sitä vanhempia versioita ei tueta.

Lisäksi Microsoft® Edgen käyttäjien on erikseen lisättävä seuraavat URL-osoitteet selaimen luotetuiksi sivuiksi:

• https://*.microsoftonline.com
• https://*.sharepoint.com
• https://*.echosign.com
• https://*.adobesigncdn.com
• https://*.adobesign.com

Luotettujen sivujen muokkaaminen:

1. Avaa Edge-selain ja paina näppäimiä Windows® + S näppäimistöllä.
2. Kirjoita hakukenttiin Internet-asetukset.
3. Valitse Internet-asetukset-valikosta Suojaus-välilehti.
4. Valitse Luotetut sivustot -kuvake.
5. Valitse Sivustot.
6. Kirjoita jokin yllä mainituista URL-osoitteista ja valitse Lisää.
7. Toista vaihe 6 jokaisen URL-osoitteen osalta.
8. Kun olet valmis, sulje Internet-asetukset-valikko.

Käytä Adobe Signin toimintoja

Adobe Sign on SharePoint-järjestelmänvalvojasi asentama laajennussovellus. Käyttäjät näkevät Adobe Sign -välilehden SharePoint-sivustonsa yläosassa.

Adobe Sign -välilehden klikkaaminen avaa valintanauhan, joka sisältää kaikki saatavana olevat Adobe Sign -ominaisuudet.

Valintanauhan kuvakkeet eivät ole käytettävissä, ennen kuin napsautat asiakirjan tai luettelon verkko-osiota tai valitset asiakirjan.  Kun olet klikannut verkko-osiota, valintanauhan kuvakkeet muuttuvat aktiivisiksi.

Valintanauha koostuu viidestä kuvakkeesta:

• Lähetä allekirjoitettavaksi
• Sopimuksen tila
• Kirjastomalli
• Sopimusten hallinta
• Asetukset

Voit käyttää neljää ensimmäistä kuvaketta säännöllisesti ja luoda ja lähettää niiden avulla sopimuksia.

Napsauttamalla viimeistä Asetukset-kuvaketta voit määrittää henkilökohtaisen sopimusmallisi. Kun olet määrittänyt mallin, sinun ei tarvitse palata sivulle, ellet halua tehdä malliin muutoksia. Aloitetaan siis siitä.

Henkilökohtaisten asetusten määrittely

Henkilökohtaisissa asetuksissa voit määrittää sopimuksen oletusnimen sekä saateviestin, joka lähetetään SharePoint kautta käyttäessäsi Adobe Sign -sovellusta.

Sopimuksen nimi -kenttään (enintään 255 merkkiä) voit kirjoittaa mitä tahansa, minkä avulla sopimuksen voi tunnistaa.  Kentän sisältöä käytetään vastaanottajien sähköpostin Aihe-rivillä (alla korostettu keltaisella) ja Hallinta-sivun nimiarvona. Ainutlaatuisen ja merkityksellisen sopimuksen nimen avulla vastaanottajat tunnistavat sähköpostin helposti. Lisäksi sen avulla sopimuksen hakeminen käy tarvittaessa helpommin.

Sopimuksen viesti on tekstikenttä, johon voit kirjoittaa asianmukaisia ohjeita tai kommentteja (korostettu alla vihreällä). Viesti näkyy kaikille vastaanottajille lähetettävässä Tarkista ja allekirjoita -sähköpostiviestissä. Sitä ei tule käyttää kuin henkilökohtaisia huomautuksia, joita voi liittää kullekin vastaanottajalle erikseen.

Mukautettujen luetteloiden asiakirjamallit

Sopimuksen oletusnimen ja viestikentän alla on kaksi asetusta, jotka määrittävät, miten asiakirjoja voidaan liittää, kun sopimusta lähetetään luettelosta.

Oletuksena lähettäjä voi valita asiakirjan SharePoint.

Käyttäjä voi muokata oletustoimintoa kahdella asetuksella:

► Käytä SharePoint ulkopuolista asiakirjamallia mukautetuille luetteloille – Kun tämä on käytössä, lähettäjä ohittaa asiakirjan liittämisen SharePoint. Sen sijaan käyttäjä näkee Adobe Sign -järjestelmässä määritetyt tiedostojen liittämisvaihtoehdot.  Niihin voi sisältyä yksi tai useampi seuraavista:

o Liitä paikallisesta järjestelmästä

o Liitä Adobe Sign -mallikirjastosta

► Käytä mukautetuille luetteloille aina valittua asiakirjamallia – Kun tämä on käytössä, SharePoint muistaa liittämäsi tiedoston ja liittää sen automaattisesti seuraavaan sopimukseen, jonka luot luettelosta, jolloin tiedoston valintavaihe ohitetaan.  Tämä on kätevää, kun käytät samaa asiakirjaa useasti.

Lähetä sopimus

Sopimuksen aloittaminen

Sopimusten lähettäminen ja allekirjoituttaminen on Adobe Signin ydinominaisuus. Prosessin voi aloittaa SharePoint-ympäristössä neljällä tavalla:

• Lähettäminen valintanauhasta tai valikosta
• Lähettäminen napsauttamalla hiiren oikealla painikkeella
• Lähettäminen luetteloista valintanauhan tai valikon kautta
• Lähettäminen luetteloista napsauttamalla hiiren oikealla painikkeella.

Kaikki neljä vaihtoehtoa avaavat määrityssivun, jolla voit valita vastaanottajat ja allekirjoitusjärjestyksen, jos sopimukseen tarvitaan useampi kuin yksi allekirjoitus.

Lähettäminen valintanauhasta / valikosta

Jos sinun on liitettävä useita SharePoint-asiakirjoja, käytä valintanauhaa:

1. Valitse lähetettävä asiakirja tai asiakirjat napsauttamalla valintaruutua asiakirjan nimen vasemmalla puolella.

2. Napsauta välilehteä sivun yläreunassa olevassa valintanauhassa.

3. Napsauta Lähetä allekirjoitettavaksi -kuvaketta.

○ Kaikki valitut asiakirjat liitetään automaattisesti.

Lähettäminen napsauttamalla hiiren oikealla painikkeella

Voit lähettää minkä tahansa luettelossa olevan asiakirjan nopeasti napsauttamalla sitä kakkospainikkeella, mutta tämä lisää vain kyseisen tiedoston sopimukseen:

1. Napsauta hiiren oikealla painikkeella sitä asiakirjaa, jonka haluat lähettää allekirjoitettavaksi.

2. Valitse Lisäasetukset avautuvasta valikosta.

3. Valitse alivalikosta Lähetä allekirjoitettavaksi.

Vanhan valikon rakenne on hieman erilainen:

1. Napsauta haluamaasi luettelotietuetta hiiren oikealla painikkeella.

2. Valitse valikosta Lisäasetukset ja sen jälkeen alivalikosta Lähetä allekirjoitettavaksi.

Lähettäminen luetteloista

Luettelosta voi lähettää joko valintanauhan kautta tai oikean painikkeen napsautuksella kontekstivalikosta.

Lähettäminen luetteloista valintanauhan tai valikon kautta

1. Napsauta haluamaasi luettelotietuetta.

2. Valitse valintanauhasta tai valikosta Adobe Sign.

3. Valitse alasvetovalikosta Lähetä allekirjoitettavaksi.

Lähettäminen luetteloista hiiren oikealla napsautuksella avattavan valikon kautta

1. Napsauta haluamaasi luettelotietuetta hiiren oikealla painikkeella.

2. Valitse valikosta Lähetä allekirjoitettavaksi.

Vanhan valikon rakenne on hieman erilainen:

1. Napsauta haluamaasi luettelotietuetta hiiren oikealla painikkeella.

2. Valitse valikosta Lisäasetukset ja sitten alavalikosta Lähetä allekirjoitettavaksi.

Sivu päivittyy Tiedoston valinta -näkymään:

3. Valitse tiedosto.

4. Valitse Liitä.

Jos Käytä SharePoint ulkopuolista asiakirjamallia mukautetuille luetteloille -vaihtoehto on käytössä, SharePoint-tiedoston liittämisikkuna ohitetaan, ja siirryt suoraan sopimussivun määrityksiin.  Tällöin sinun on lisättävä allekirjoitettavat asiakirjat Tiedosto-osiossa.

Muista kaksi tärkeää ominaisuutta:

► Jos Käytä mukautetuille luetteloille aina valittua asiakirjamallia -asetus on käytössä, luetteloon viimeisenä käytetty tiedosto liitetään automaattisesti.

o Jos haluat liittää toisen tiedoston, sinun on poistettava Käytä mukautetuille luetteloille aina valittua asiakirjamallia -valinta käytöstä.

► PDF-tiedoston palautettu, allekirjoitettu kopio (ja mahdollisesti jäljitysketju) liitetään luettelokohteeseen liitetiedostona uuteen kansioon toimittamisen sijasta.

o Jos SharePoint-järjestelmänvalvoja on määrittänyt asiakirjojen tallennuskansion, PDF-tiedosto toimitetaan kyseiseen kansioon.

Sopimuksen määrittäminen

Kun uusi sopimus on avattu, näet määrityssivun, jossa on neljä tehtäväkohtaista osiota:

A. Vastaanottajat – Henkilöt, jotka ovat vuorovaikutuksessa sopimuksen kanssa

B. Viesti – Sopimuksen nimi ja yleinen viesti

C. Asetukset – Sopimukseen liittyvät valinnaiset ominaisuudet

D. Tiedostot – Varsinaiset allekirjoitettavat/hyväksyttävät asiakirjat/tiedostot.

o Huomaa, että lähetyksen aloittamiseen käyttämäsi asiakirja liitetään sopimukseen automaattisesti.

Vastaanottajat-osio

Kullekin vastaanottajalle määritetään luomisvaiheessa viisi kohtaa:

A. Allekirjoitusjärjestys – Kun peräkkäinen työnkulku on valittu, tämä numero määrittää vastaanottajan paikan allekirjoituskierroksessa.

B. Rooli – Määrittää, millaisiin asiakirjaan liittyviin toimiin vastaanottaja voi ryhtyä. Tilin järjestelmänvalvoja valitsee käytössä olevat roolit, joten et välttämättä näe kaikkia seuraavista vaihtoehdoista:

○ Allekirjoittajat (oletus) – Vastaanottajat, joiden odotetaan antavan vähintään yhden allekirjoituksen.

○ Hyväksyjät – Vastaanottajat, jotka tarkistavat ja hyväksyvät asiakirjan, mutta joiden ei tarvitse juridisesti allekirjoittaa sitä.

○ Myöntyjät – Myöntyjillä ja hyväksyjillä on samankaltaiset roolit, mutta oleellinen ero on se, että valvontaraportissa myöntävät tunnustavat ja hyväksyjät hyväksyvät asiakirjan.

○ Valtuutetut vastaanottajat – Valtuutetuille vastaanottajille ei ole määritettävä lomakekenttiä. Allekirjoitusvaiheessa heitä pyydetään delegoimaan, hylkäämään tai hyväksymään sopimus.

○ Lomakkeen täyttäjät – tarkoitettu erityisesti sellaisille asiakkaille, joiden on täytettävä lomakkeen sisältö allekirjoitusprosessin aikana, mutta joilla ei ole järjestelmiä mukautettujen dokumenttien ohjelmalliseen luomiseen tai sisällön tuomiseen tietokannasta lomakkeeseen.

○ Delegoijat – Delegoijien rooli on tarkoitettu työnkuluille, joissa henkilön on tehtävä lopullinen päätös siitä, kenelle asiakirja lähetetään allekirjoitettavaksi tai hyväksyttäväksi. Kaikista muista rooleista on olemassa delegoijaversio.

C. Sähköpostiosoite – Kuka vastaanottaja on? Tämän tulee olla henkilökohtainen sähköpostiosoite.

○ Lisää minut – Lähettäjä voi lisätä itsensä allekirjoituskierrokseen napsauttamalla Vastaanottajat-osion oikeassa yläkulmassa olevaa Lisää minut -linkkiä.

○ Lisää vastaanottajaryhmä – Joskus allekirjoituskierroksen vastaanottajaksi kelpaa kuka tahansa useasta henkilöstä. Saatat tarvita esimerkiksi lakiosaston allekirjoituksen, mutta allekirjoittajaksi kelpaa kuka tahansa tiimin viidestä jäsenestä. Vastaanottajaryhmän avulla lähettäjä voi luetteloida kaikki viisi mahdollista allekirjoittajaa ja vaatia, että kyseisistä henkilöistä yksi antaa allekirjoituksensa. (Katso vastaanottaja 3 yllä olevassa kuvassa)

D. Varmennusprosessi – Kuinka vastaanottaja tulisi valikoida?

○ Sähköposti (oletus) – Todennus perustuu sähköpostilaatikon käyttöoikeuteen.

○ Salasana – Lähettäjän luoma aakkosnumeerinen salasana, joka tulee ilmoittaa vastaanottajalle järjestelmän ulkopuolisella keinolla.

○ Yhteisöt – Varmennus kolmannen osapuolen sosiaalisen verkoston, kuten Facebookin tai LinkedInin, kautta.

○ KBA (vain Yhdysvallat) – Tietoon perustuva todennus, Knowledge Based Authentication, edellyttää, että vastaanottaja kirjoittaa yhdysvaltalaisen sosiaaliturvatunnuksensa (Social Security Number). Tämän jälkeen järjestelmä luo useita julkisiin tietokantoihin perustuvia kysymyksiä.

○ Puhelin – Lähettäjä kirjoittaa vastaanottajan puhelinnumeron, ja vastaanottajalle lähetetään tekstiviestinä koodi, kun hänen allekirjoitustaan tarvitaan.

E. Yksityinen viesti (valinnainen) – Lähettäjä voi kirjoittaa kullekin vastaanottajalle yksilölliset ohjeet, jotka vastaanottaja näkee tarkastellessaan sopimusta. Tilin hallinnoijan on otettava tämä vaihtoehto käyttöön Adobe Sign -käyttöliittymässä.

Vastaanottajaluettelon alla oleva Näytä piilokopio -linkki paljastaa kentän, johon voit lisätä piilokopion (CC) vastaanottajat, joiden haluat voivan tarkastella sopimusta mutta joille et halua antaa vuorovaikutteista käyttöoikeutta.

Vastaanottajaluettelon yläpuolella on kytkin, joka pyytää sinua valitsemaan tavallisen allekirjoitusjärjestyksen työnkulun:

○ Kun Suorita järjestyksessä on käytössä (kuten yllä), vastaanottajat ovat järjestyksessä ja allekirjoitusprosessi etenee vaiheittain.

○ Kun Suorita missä tahansa järjestyksessä on käytössä, vastaanottajilla ei ole järjestysnumeroa, ja he voivat allekirjoittaa sopimuksen samanaikaisesti.

Viesti-osio

Viesti-osio sisältää kaksi kenttää, jotka voivat parantaa onnistumistasi huomattavasti. Jos olet määrittänyt henkilökohtaisen mallin, nämä kentät täytetään määrittämilläsi arvoilla automaattisesti.

Sopimuksen nimi -kenttään voit kirjoittaa mitä tahansa, minkä avulla sopimuksen voi tunnistaa. 

Sopimuksen viesti on tekstikenttä, johon voit kirjoittaa asianmukaisia ohjeita tai kommentteja.

Asetukset-osio

Asetukset-osion avulla voit hallita asiakirjaa sen jälkeen, kun se on lähetetty:

► Salasanasuojaus – Vaadi vastaanottajilta salasana allekirjoitetun PDF-tiedoston avaamista ja tarkastelemista varten.  Lähettäjä määrittää salasanan ja välittää sen vastaanottajalle järjestelmän ulkopuolisella keinolla. Adobe Sign ei tallenna tätä salasanaa, joten älä unohda sitä!

► Valmistumisen määräaika – Avaa kalenterinäkymä napsauttamalla Valmistumispäivä-kohtaa. Valitse päivä, jolloin sopimus vanhenee eikä sitä voida enää täydentää. Tilin hallinnoijan on otettava käyttöön asiakirjan voimassaolorajoitus, jotta ominaisuus on käytettävissä.

► Aseta muistutus – Aseta, kuinka usein muistutuksia lähetetään (päivittäin tai viikoittain), kunnes sopimus on viety loppuun. Ainoastaan nykyiset vastaanottajat saavat ilmoituksen.

► Allekirjoitustyypit – Tämä asetus määrittää odotetun allekirjoitusprosessiin:

o Sähköinen – Tällä vaihtoehdolla pyritään keräämään kaikkien sopimuksen allekirjoittajien sähköinen allekirjoitus.

o Käsin kirjoitettu – Kun tarvitset käsin kirjoitetun allekirjoituksen, tämä vaihtoehto kehottaa allekirjoittajia tulostamaan asiakirjan, allekirjoittamaan sen käsin ja lähettämään sen lopuksi takaisin Adobe Sign -järjestelmään. (Allekirjoittajalle annetaan ohjeet, kun hän avaa sopimuksen) Tilin hallinnoijan on otettava käsin kirjoitettu allekirjoitus -työnkulku käyttöön, jotta ominaisuus tulee saataville.

► Vastaanottajan kieli – Valitse vastaanottajille lähetettävissä sähköpostiviesteissä ja allekirjoitusvaiheessa käytettävä kieli.

o Tämä asetus määrittää myös, mitkä viestimallit näytetään, jos ne on määritetty käytettäväksi tililläsi.

Tiedostot-osio

Jos SharePoint-tilisi määritykset sallivat ulkoiset asiakirjat, voit liittää asiakirjoja tapahtumaan Tiedostot-osiossa. Jos aloitit prosessin SharePoint-asiakirjalla, kyseisen tiedoston pitäisi olla jo liitettynä.

Adobe Sign yhdistää asiakirjat allekirjoitusprosessia varten yhteen PDF-koontitiedostoon, joka kootaan asiakirjojen luettelointijärjestykseen. Voit muuttaa asiakirjojen järjestystä napsauttamalla ja vetämällä niitä luettelossa.

Voit halutessasi liittää tiedostoja Adobe Signin kirjastosta tai ladata niitä paikallisesta järjestelmästä tiedostohaulla tai vetämällä ja pudottamalla.

Sallitut tiedostomuodot ovat seuraavat: Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML.

Esikatselu- ja Lisää allekirjoitus -kentät

Tiedostot-luettelon alla sijaitsee Esikatsele ja lisää kentät -valintaruutu.  Tämän vaihtoehdon avulla voit avata lataamasi asiakirjoja ja lisätä niihin lomakekenttiä tarpeen mukaan. 

Jos et käytä valmiiksi suunniteltuja malleja, sinun tulisi lisätä ainakin allekirjoituskentät. Voit halutessasi käyttää monia muita saatavilla olevia kenttiä ja luoda monimutkaisia lomakkeita.

Seuraa sopimuksiasi

Sopimuksen tila

Kun sopimus on lähetetty, sen edistymisen seuranta käy parhaiten sopimuksen tilasivun kautta, jonka voit avata Adobe Signin valintanauhan Sopimuksen tila -kuvakkeesta.

Voit hakea helposti kaikkien SharePoint-asiakirjan tai -luettelon avulla lähetettyjen sopimusten joukosta seuraavasti:

1. Hae ja valitse asiakirja/luettelokohde, johon haluat haun perustuvan.

○ Voit halutessasi valita useita asiakirjoja.

2. Napsauta Sopimuksen tila -vaihtoehtoa (joko valintanauhassa tai hiiren oikean painikkeen avaamassa valikossa).

Jos et valitse tiettyjä haettavia asiakirjoja tai luettelokohteita, SharePoint palauttaa kaikki käyttäjän alkuun panemat sopimukset kaikista asiakirjoista/kohteista kyseisessä kirjastossa tai luettelossa.

Jos käyttäjä napsauttaa Sopimuksen tila -kuvaketta etusivun valintanauhassa, SharePoint palauttaa kaikki käyttäjän alkuun panemat asiakirjat koko sivustokokoelmasta.

Suodatus

Voit suodattaa näkymäsi sopimuksia sivun oikeassa yläkulmassa olevan hakukentän avulla.  Hakukenttä hakee mitä tahansa merkkijonoa kaikista kentistä ja palauttaa kaikki osumat:

Sopimustietueen poistaminen

Sopimuksen tila -sivun oikeassa äärilaidassa on Poista-kuvake.  Toiminto poistaa sopimustietueen SharePoint, mutta ei peruuta tai poista sopimusta Adobe Signista.  Toimintoa ei voi perua, joten käytä sitä harkiten.

Allekirjoitetut asiakirjat

SharePoint-järjestelmänvalvojasi määrittää, kumpaan seuraavista allekirjoitetut asiakirjat (ja mahdolliset jäljitysketjut) tallennetaan:

► Yleinen kansio – Jos tämä vaihtoehto on valittu, kaikki valmiit asiakirjat tallennetaan tähän kansioon.

► Uusi ”Allekirjoitetut sopimukset” -kansio lähdekirjastossa – Jos yleistä kansiota ei määritetä, uusi ”Allekirjoitetut sopimukset” -niminen kansio luodaan siihen asiakirjakirjastoon, johon sopimus luotiin tai josta se lähetettiin. Kaikkien viimeisteltyjen, samasta kirjastosta lähetettyjen sopimusten valmiit PDF-versiot palautetaan samaan Allekirjoitetut sopimukset -kansioon.

► Liitetty luettelokohteeseen – Jos lähetit sopimuksen luettelokohteesta, liitteet sisältyvät luetteloon.

Sopimusten hallinta

Hallitse sopimuksia -kuvake avaa käyttäjään liittyvän erilaisen ja monipuolisemman näkymän.  Sopimuksen tila -sivun yksinkertaisessa näkymässä näytetään kaikki sopimukset ja niiden tilan päivittämistoiminto, Hallitse sopimuksia -sivulla näytetään sopimusten yksityiskohtaiset tiedot ja useita asetuksia, joilla sopimuksen ominaisuuksia voi muuttaa.

Hallinta-sivun rakenne

Hallinta-sivulla on useita upotettuja ominaisuuksia, joita kannattaa kokeilla. Sen voi selvyyden vuoksi jakaa toimintojen mukaan kolmeen osioon:

A. Sisältö ja suodattimet

B. Sopimusluettelo

C. Sopimustyökalut

Sisältösuodattimet

Hallinta-sivulla on neljä sisältö-/suodatinvaihtoehtoa:

Sopimusluettelo

Sopimusluettelo näyttää yksittäiset sopimukset, jotka vastaavat valitsemaasi sisältöä, käytössä olevilla suodattimilla rajoitettuina.

Jokaisen sopimuksen osalta näytetään seuraavat tiedot:

Vastaanottaja – Nykyinen vastaanottaja (jos sopimus on käsiteltävänä) tai ensimmäinen vastaanottaja (jos sopimus on valmis, peruutettu tai vanhentunut).

• Vastaanottajan nimi näytetään, jos se on tiedossa. Jos vastaanottajan nimeä ei tiedetä, näytetään hänen sähköpostiosoitteensa.

Lähettäjä – Sopimuksen lähettäjä.

Nimi – Sopimuksen nimi.

Tila – Sopimuksen nykyinen tila allekirjoituskierroksen osalta. (Alla olevassa esimerkissä käytetään Kaikki-asetusta, joten näkyvissä on useita tiloja.)

Muutettu – Sopimuksen edellinen muutospäivä.

Sisällön oletuslajittelujärjestys on sopimusten Viimeksi muutettu -päivä.

Voit kuitenkin napsauttaa mitä tahansa sarakeotsikkoa lajitellaksesi tietojoukon kyseisen arvon mukaan.

Sopimustyökalut

Sopimustyökalut saa näkyviin napsauttamalla kerran mitä tahansa sopimusta tai mallia:

Oikea sivupalkki avautuu, jolloin näkyviin tulee työkalut, joilla voit avata sopimuksen ja muokata sitä (tai kirjastodokumenttia, verkkolomaketta ja erälähetystä):

Näytä ja allekirjoita – Käytössä vain niissä sopimuksissa, jotka ovat Odottaa sinua -tilassa.

Avaa sopimus/malli/verkkolomake/lähetä eränä – Avaa objektin, jolloin koko asiakirja tulee näkyviin.

• Sopimuksissa näkyy niiden nykyinen tila allekirjoituskierroksen aikana.
• Malleissa näkyvät mallin luontiin käytetyt perusdokumentit.    

Käytä mallia – Vain mallit (kirjastodokumentit).  Tämä toiminto aloittaa uuden sopimuksen, johon malli on jo liitetty valmiiksi.

Hanki koodi – Vain verkkolomakkeet. Tämä toiminto avaa uuden sivun, jolla käyttäjä voi kopioida verkkolomakkeen HTML- tai komentosarjakoodin.

Muokkaa mallia/verkkolomaketta – Antaa käyttäjän muokata mallia.

Muistutus – Antaa käyttäjän asettaa muistutus nykyiselle vastaanottajalle.

Peruuta – Peruuttaa sopimuksen.

Lataa PDF – Lataa sopimuksen PDF-muotoisen kopion sen nykyisessä tilassa.

• Päämallit lataavat mallin luontiin käytettyjen alkuperäisten dokumenttien PDF-muotoisen kopion.

Lataa valvontaraportti – Lataa sopimuksen valvontaraportin.

Lataa lomakekenttätiedot – Lataa valmiin sopimuksen kenttien tiedot sisältävän .csv-tiedoston.

• Päämallin objektit lataavat kaikkien valmiiden alisopimusten kenttätason sisällöt sisältävän .csv-tiedoston.

Muokkaa sopimusta – Antaa käyttäjän muokata sopimuksen dokumentteja ja/tai dokumenttiin lisättyjä kenttiä.

• Tämä toiminto on käytettävissä vain siihen asti, kunnes ensimmäinen vastaanottaja suorittaa hänelle määritetyn toiminnon.

Poista – Vain mallit (kirjastodokumentit). Poistaa mallin järjestelmästä. Tätä toimintoa ei voi kumota.

Piilota sopimus/verkkolomake/lähetä eränä – Piilottaa objektin käyttäjän näkymästä.  Tämä toiminto ainoastaan poistaa objektin näkyvistä, mitään muita toimintoja ei suoriteta

Jaa – Antaa käyttäjän jakaa objekti eksplisiittisesti toisen käyttäjän kanssa.  Tätä toimintoa ei voi kumota.

Huomautukset – Antaa käyttäjän lisätä henkilökohtaisia huomautuksia objektiin.

Lataa yksittäisiä tiedostoja – Antaa käyttäjän ladata yksittäiset tiedostot, jos sopimuksen/mallin luontiin käytettiin useita tiedostoja.

Näytä toimintaraportti - Käytössä vain erälähetyksessä. Tämä toiminto luo yhteenvedon erälähetyksen edistymisestä ja jakaa vastaanottajien luettelon kategorioihin, jotka vastaavat sopimuksen allekirjoittamisen tilaa.

Korvaa nykyinen vastaanottaja – Käytettävissä vain käyttäjän lähettämiin sopimuksiin. Antaa käyttäjän korvata sopimuksen nykyinen vastaanottaja.

Aktiviteetti – Luettelo tapahtumista, jotka on suoritettu sopimukseen liittyen. Alkaa luontitapahtumalla, kirjaa kaikkien vastaanottajien toiminnot ja päättyy valmiiseen, peruutettuun tai vanhentuneeseen tilaan.

Yleisten toimintojen pikalinkit

Alla on yleisimpien toimintojen pikaopas, jota seuraa Hallinta-sivun yleiskatsaus ja ominaisuuksien maamerkit.

Kirjaston (asiakirja) mallit

Adobe Sign -valintanauhan Kirjastomallit-kuvakkeen avulla voit lähettää SharePoint-asiakirjan Adobe Sign -laadintaympäristöön, jossa voit lisätä siihen lomakekenttiä ja tallentaa lomakkeen Adobe Sign -kirjastoosi.

Asiakirjamallin luonti:

1. Napsauta asiakirjaa, josta haluat luoda mallin.

2. Napsauta valintanauhassa Kirjastomalli-kuvaketta (tai napsauta oikealla painikkeella ja valitse kyseinen kohta valikosta)

○ Adobe Signin sisällönluontiympäristö aukeaa ja näyttää täysimittaisen asiakirjan.

3. Lisää asiakirjaan tarvitsemasi kentät.

○ Jos haluat luoda mallin, joka edellyttää kahden henkilön toimia/allekirjoitusta, aseta kaikki kentät ensimmäiselle vastaanottajalle.  Valitse sen jälkeen Vastaanottaja-kentästä Osallistuja 2 ja aseta sitten toisen allekirjoittajan/hyväksyjän kentät.

Huom. Kun luot mallia sisällönluontiympäristössä, voit luoda asiakirjan enintään 99 vastaanottajalle. Voit lisätä kolmannen ja hänen jälkeisensä osallistujat napsauttamalla osallistujaluettelon yläosan Lisää uusi osallistuja -vaihtoehtoa.

4. Kun malli on valmis, napsauta oikeassa alakulmassa Tallenna-painiketta.

○ Tämä tallentaa mallin Adobe Sign -kirjastoon.  

Adobe Sign -laajennus sisältää kaksi automaatio-ominaisuutta, jotka SharePoint-järjestelmänvalvojasi voi määrittää. Jos seuraavat toiminnot ovat prosessillesi tärkeitä, keskustele SharePoint-järjestelmänvalvojasi kanssa siitä, miten voit käyttää niitä parhaiten.

Sivuston laajuinen asiakirjojen tallennustila allekirjoitetuille sopimuksille

Hallinnoijat voivat määrittää yhden keskuskansion, johon kaikki allekirjoitetut sopimukset (ja vaihtoehtoisesti niihin liittyvät jäljitysketjut) voidaan tallentaa. Tämä koskee myös kirjastoista ja luetteloista tulevia asiakirjoja.

Mikäli allekirjoitetuille asiakirjoille ei ole määritetty keskuskansiota, kaikki allekirjoitetut asiakirjat palautetaan siihen asiakirjakirjastoon, josta ne alun perin lähetettiin. 

Kirjastoon luodaan uusi ”Allekirjoitetut sopimukset” -kansio.

Luetteloista lähetettyjen sopimusten tapauksessa sopimusten allekirjoitetut PDF-versiot (ja mahdolliset jäljitysketjut) liitetään luettelokohteeseen.

Kenttämallien yhdistäminen

Adobe Sign tukee SharePoint-luetteloiden avulla täytettäviä kenttiä sisältävien asiakirjojen luomista. 

On lisäksi mahdollista luoda malleja, jotka päivittävät luetteloiden sisällön allekirjoitetun sopimuksen kenttien sisällön perusteella.