Huomautus:

Jos Store-painiketta ei näy valintanauhan vaihtoehdoissa, on todennäköistä, että Officen järjestelmänvalvoja on poistanut oikeudet kyseisen kaupan käyttöön.

Ota yhteyttä Officen järjestelmänvalvojaan tai IT-tiimiin käyttöoikeuksien pyytämiseksi tai ota laajennus organisaatiossasi käyttöön.

Yleiskatsaus

Adobe Sign-apuohjelman avulla käyttäjä voi avata minkä tahansa Word- tai PowerPoint-tiedoston ja käyttää sitä uuden sopimuksen pohjana.

Tässä dokumentissa on kolme osaa:

  • Laajennuksen asentaminen ja ottaminen käyttöön Office-tilillä – Kerran suoritettava prosessi, jolla 365-kaupasta hankittu apuohjelma otetaan käyttöön. Kaikkien käyttäjien pitäisi pystyä tekemään tämä ilman korotettuja järjestelmän käyttöoikeuksia.
  • Todennetun yhteyden muodostaminen Officen ja Adobe Signin välille – Kun apuohjelma on lisätty, Microsoftin ja Adobe Signin välille on muodostettava luottamussuhde. Tämä tehdään todentamalla molemmissa ympäristöissä, ja tämä on suoritettava vain kerran.
  • Laajennuksen käyttäminen – Tässä osassa tutustutaan apuohjelman ominaisuuksiin ja siihen, miten voit käyttää sen avulla Adobe Signia suoraan Word- tai PowerPoint-asiakasohjelmasta.

365:n järjestelmänvalvojat voivat asentaa apuohjelman vuokraajan tasolla keskitetysti ja halutessaan hallita käyttöä käyttäjän tasolla. Tämä myöntää vuokraajan kaikille käyttäjille oikeudet Wordin ja PowerPointin käyttöön.

Laajennuksen itsenäisesti asentavien yksittäisten käyttäjien on asennettava Word ja/tai PowerPoint erikseen.

Huomautus: Todennuksen ja apuohjelman käytön aikana Office 365 tuo valtuutuspaneelin näyttöön uutta ikkunaa avattaessa. Valitse tällöin Salli.

4. Allow Window

Edellytykset

Jotta apuohjelma toimii oikein, evästeet on otettava selaimessa käyttöön.

Tuetut ympäristöt:

  • Word tai PowerPoint 2013 (Windows v15+)
  • Word tai PowerPoint 2016 (Windows v16+)
  • Word tai PowerPoint Online (365) – käytössä:
    • Chrome v59+
    • Firefox v53+
    • Safari 9+
    • Edge 38+
    • IE 11+
  • Word tai PowerPoint 2016 (Mac v15.34+)

Sinun on vastattava Microsoftin Officen käytölle asetettuja perusvaatimuksia.

Tietokonesovelluksen käyttäjien on varmistettava, että evästeet on otettu Internet Explorerissa käyttöön.


IE- ja Edge-selaimet

Jotta apuohjelma toimii Internet Explorer- ja Edge-selaimissa saumattomasti, sinun on luotettava selaimesi suojausmäärityksissä seuraaviin sivustoihin:

  • https://*.echocdn.com
  • https://*.echosign.com
  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.office.com
  • https://*.office365.com
  • https://*.live.com (Live-tiliä käytettäessä)
  • https://*.sharepoint.com
  • Jos käytät kolmannen osapuolen tunnistetietojen hallintajärjestelmää, myös sen URL-osoite on lisättävä.


Mac High Sierra -käyttöjärjestelmä

High Sierran käyttäjät voivat kohdata ongelman, kun he yrittävät käyttää apuohjelmaa Word- tai PowerPoint-tietokonesovelluksesta (versiosta 16.11 ylöspäin): Adobe Sign antaa yleisen virheilmoituksen, jonka mukaan evästeitä ei ole otettu käyttöön. 

 

Toimi tällöin seuraavasti:

  • Avaa apuohjelma valitsemalla Asetukset ja Kirjaudu ulos.
  • Suorita todennus palvelua varten uudelleen valitsemalla Aloittaminen.

Jos uudelleentodennus ongelman korjaamiseksi epäonnistuu, ota yhteyttä asiakastukeen.

Laajennuksen asentaminen

1. Kirjaudu 365-tilillesi ja valitse Word- tai PowerPoint-vaihtoehto.

2. Avaa Word- tai PowerPoint-tiedosto.

3. Siirry valintanauhan Lisää-välilehteen ja valitse sitten valintanauhan Laajennukset-osasta Officen apuohjelmat.

4. Office-apuohjelmat-sivu avautuu. Valitse Store-vaihtoehto.

5. Kirjoita hakukenttään Adobe ja napsauta hakukuvaketta.

6. Kun löydät Adobe Sign for Word/PowerPoint -apuohjelman, napsauta sen nimen vieressä olevaa Lisää-painiketta.

1. OWA Get From Store

7. Kun apuohjelma on asennettu, Adobe Signin kuvakkeet lisätään Aloitus-välilehden valintanauhaan. Valittavissa on kolme vaihtoehtoa:

  • Täytä ja allekirjoita – Dokumenteille, jotka sinun on vain täytettävä ja allekirjoitettava.
  • Lähetä allekirjoitettavaksi – Dokumenteille, jotka sinun lisäksesi ainakin yhden muun henkilön on allekirjoitettava.
  • Sopimuksen tila – Kymmenen viimeksi päivitetyn dokumentin luettelo.

 

3_adobe_sign_iconsaddedtotheribbon

Huomautus:

Yksittäisten käyttäjien apuohjelma tarvitsee asentaa vain yhteen sovellukseen, Wordiin tai PowerPointiin. Paketti asennetaan automaattisesti molempiin.

Jos et näe valintanauhan painikkeita, tarkista Omat apuohjelmat -osa ja ota apuohjelma käyttöön.

Todennetun suhteen muodostaminen

Kun apuohjelma on otettu käyttöön, sinun on luotava suhde Microsoft- ja Adobe Sign -tilisi välille. Tällä varmistetaan, että sinä ja vain sinä lähetät sopimuksia Adobe Sign -käyttäjän kautta.

Määritysprosessi voidaan suorittaa nopeasti ja se edellyttää vain sitä, että tiedät, miten voit todentaa kaksi järjestelmää.

  • Jos sinulla ei ole Adobe Sign -tiliä, saatavana on maksuton kokeiluversio. (Katso vaihe 3 alla.)

Kun olet muodostanut tämän suhteen, sinun ei enää tarvitse todentaa Adobe Signissa. Todennettu suhde on pysyvä, paitsi jos poistat sen eksplisiittisesti kirjautumalla apuohjelmasta ulos.

Huomautus: Office kehottaa käyttäjää suorittamaan todennuksen uudelleen tunnin toimimattomuuden tai 24 tunnin kuluttua.

 

Voit muodostaa luottamussuhteen seuraavasti:

1. Avaa mikä tahansa tiedosto Wordissa tai PowerPointissa (jossa apuohjelma on otettu käyttöön).

2. Etsi valintanauhasta Adobe Sign -kuvakkeet ja napsauta Lähetä allekirjoitettavaksi.

  • Tämä avaa apuohjelmapaneelin ikkunan oikealla puolella.

3. Napsauta apuohjelmapaneelin Aloittaminen-painiketta.

  • Hanki maksuton kokeiluversio -linkki avaa uuden ikkunan Adobe Signin 30 päivän maksuttoman kokeiluversion rekisteröinti -sivulle. Jos sinulla ei vielä ole Adobe Sign -tiliä, rekisteröi maksuton kokeiluversio ennen jatkamista. Laskutustietoja ei kerätä, eikä kokeilujakson aikana tai sen jälkeen tarvitse maksaa mitään.
3. Get Started

4. Sinua voidaan pyytää suorittamaan todennus 365-ympäristössä. Napsauta käyttäjää, jota haluat käyttää. (Käyttäjä, jona olet jo suorittanut todennuksen, näkyy luettelon alussa.)

5. Authenticate to 365 pdfd

5. Office kehottaa sinua sitten myöntämään oikeudet apuohjelman käyttöön. Valitse Hyväksy

6 Grant 365 Access PDF

Näyttöön avautuu uusi ikkuna todennustietojen tallentamiseksi Adobe Signiin.

6. Suorita todennus Adobe Signin tunnistetiedoilla. 

7. OWA Auth to AdobeSign - Rebranded

7. Kun olet suorittanut todennuksen Adobe Signiin, sinua pyydetään vahvistamaan käyttöoikeudet.  Valitse Myönnä käyttöoikeudet.

8. Grant Adobe Access - rebranded

Adobe Sign -todennuksen onnistuttua oikealla oleva apuohjelmapaneeli muuttuu apuohjelman aloitussivuksi.  Avaa määrityspaneeli valitsemalla Selvä.

9. Splash page

Laajennuksen käyttäminen

Kun laajennus on otettu käyttöön, voit avata minkä tahansa Word- tai PowerPoint-tiedoston ja aloittaa allekirjoitusprosessin samalla tavalla kuin kirjautumalla Adobe Signiin ja lähettämällä tiedoston.

Kahden allekirjoitustoiminnon tapauksessa Wordissa tai PowerPointissa auki oleva dokumentti liitetään automaattisesti, ja käytettävissä on myös toiminto, jolla voi lisätä tiedostoja vielä lisää.

Sopimuksen tila -toiminto esittää viimeisimmät sopimukset ja tarjoaa niiden nykyisen tilan perusteella hyödyllisiä vinkkejä niiden käsittelyä varten.

Kaksi asiaa, jotka kannattaa muistaa:

  • Tietokonesovellusta (toisin kuin verkkosovellusta) käytettäessä tiedosto on tallennettava vähintään kerran, ennen kuin sen voi allekirjoittaa tai lähettää.
  • Käyttäjää pyydetään suorittamaan todennus uudelleen, jos hän ei ole tehnyt mitään yhteen tuntiin, tai 24 tunnin jatkuvan käytön jälkeen.


Täytä ja allekirjoita

Täytä ja allekirjoita -toiminnolla sinä, käyttäjä, voit allekirjoittaa dokumentin ja lisätä siihen allekirjoituksen. Kukaan muu vastaanottaja ei voi osallistua tapahtumaan.

Allekirjoituksen lisäämisen jälkeen dokumentti on olemassa Adobe Sign -tililläsi, jolla voit tarkastella sitä, tallentaa sen PDF-muodossa tai lähettää sen (jaetun Adobe Sign -resurssin kautta) mihin tahansa sähköpostiosoitteeseen.

Kun Täytä ja allekirjoita -toiminto käynnistetään ensimmäisen kerran, voit vain lisätä tai poistaa liitetiedostot ja sitten valita Jatka. Mitään lisämäärityksiä ei tarvita, sillä oletettua lähetysprosessia ei ole.

fill_and_sign_launchpanel

Jatka-painikkeen napsauttamisen jälkeen näyttöön avautuu Täytä ja allekirjoita -sivu, jolla näkyvät liitetiedostot.

Käyttöliittymässä voi lisätä merkeistä muodostuvaa tekstiä, kuten myös kolme valintaruutukuvaketta (risti, valintamerkki ja täplä). Syöttökentän yläpuolelle ilmestyy helppokäyttöinen kokovalikko, jossa voit säätää syötettyä tekstiä.

Annetussa tekstissä ei suoriteta automaattista rivinvaihtoa, mutta saman kentän uudet rivit otetaan huomioon.

Syöttökenttien lisäksi valittavissa on kaksi allekirjoituskenttävaihtoehtoa, Allekirjoitus-kenttä ja Nimikirjaimet-kenttä. Ainakin yksi allekirjoituskenttä on lisättävä.

Tarkempia tietoja Täytä ja allekirjoita -käyttöliittymästä löytyy täältä.

fill_and_sign_interface

Kun dokumentti on täytetty ja siihen on lisätty allekirjoitus, napsauta ikkunan oikeassa yläkulmassa olevaa Valmis-painiketta.

Täytä ja allekirjoita -sivu sulkeutuu, ja Wordin tai PowerPointin käyttöliittymän Adobe Sign -paneeli muuttuu osoittamaan, että allekirjoitusprosessin suorittaminen onnistui.

Onnistumispaneelissa on kolme vaihtoehtoa:

  • Näytä allekirjoitettu PDF-tiedosto – Avaa allekirjoitetun dokumentin uuteen välilehteen.
  • Tallenna kopio – Avaa allekirjoitetun PDF-tiedoston paikallisessa järjestelmässä, jonne voit tallentaa sen.
  • Adobe Sign -valikko – Päivittää apuohjelmapaneelin niin, että kolme toimintoa näkyvät siinä. 

 

fill_and_sign_completepanel


Lähetä allekirjoitettavaksi

Lähetä allekirjoitettavaksi -toiminto antaa ymmärtää (ja edellyttää), että sopimus lähetetään vähintään yhdelle vastaanottajalle, joka on muu kuin lähettäjä.

Kun tiedosto on auki, napsauta valintanauhassa olevaa Lähetä allekirjoitettavaksi -kuvaketta, niin ikkunan oikealla puolella oleva apuohjelmapaneeli avautuu.

10_send_for_signatureiconintheribbon


Sopimuksen määrittäminen

Kun aloitat sopimuksen teon auki olevasta tiedostosta, huomaa, että paneelin yläosassa on luettelo ”liitetyistä” Dokumentti-tiedostoista.

1. Oletusarvoisesti tiedosto, joka on auki Lähetä allekirjoitettavaksi -painiketta napsautettaessa, liitetään automaattisesti. Oletustiedoston voi huoletta poistaa.

11. RHP Docs

 

Dokumentit-otsikon oikealla puolella on + Lisää tiedostot -linkki, jota napsauttamalla voit lisätä tiedostoja sopimukseen. Sopimusten lisääminen tapahtuu samalla tavalla kuin verkkosovelluksessa. Dokumentit esitetään vastaanottajille apuohjelmapaneelissa annetussa järjestyksessä.

12. Add File

Tuetut tiedostomuodot:

  • Word (.doc, .docx)
  • PowerPoint (.ppt, .pptx)
  • Excel (.xls, xlsx)
  • PDF
  • HTML
  • RTF

 

  • TIF/TIFF
  • JPG/JPEG
  • BMP
  • GIF
  • PNG

2. Dokumentit-osan alla on lueteltu vastaanottajat.

Napsauta Vastaanottajat-otsikon alla olevaa valkoista kenttää ja ryhdy kirjoittamaan nimeä tai sähköpostiosoitetta. Laajennus näyttää 365-yhteystietoluettelossasi olevat yhteystiedot, jotka vastaavat kirjoittamaasi merkkijonoa, ja auttaa löytämään oikean vastaanottajan.

Järjestys, jossa vastaanottajat annetaan, määrää sopimuksen allekirjoitusjärjestyksen (peräkkäisessä allekirjoitusprosessissa).

Huomautus: Jos olet tottunut määrittämään vastaanottajien roolit, huomaa, että kaikki vastaanottajat katsotaan allekirjoittajiksi apuohjelmaa määritettäessä. Jos tarvitset muita rooleja, napsauta Lähetä/Jatka-painikkeen alla olevaa Lisää vaihtoehtoja -linkkiä.

Kaikki tarkistukset suoritetaan ainoastaan sähköpostin välityksellä. Jos tarvitset toisen tekijän vahvistusta, valitse Lisää vaihtoehtoja.

 

3. Viesti-osan Vastaanottajat-luettelossa on kaksi kenttää.

Ylempi kenttä on sopimuksen nimi. Oletusarvoisesti tässä kentässä käytetään avattuna olevan dokumentin tiedostonimen arvoa. Se voidaan muuttaa manuaalisesti miksi arvoksi tahansa.

Toinen kenttä on Viestin teksti, joka ilmestyy sähköpostiviestin tekstiosaan, kun vastaanottajaa pyydetään allekirjoittamaan sopimus. Siihen lisätään yleinen arvo, jota voidaan muokata vapaasti.

Viesti-kentällä on 1 000 merkin rajoitus.

13. Exploded panel

Viesti-osan oikeassa yläkulmassa on Poista viesti -linkki, joka poistaa Viesti-ikkunasta kaikki sisällöt.

Voit lisätä viestimalleja tai yksityisiä viestejä napsauttamalla Lisää vaihtoehtoja -linkkiä.

 

4. Viesti-kentän alla on valinnainen Esikatsele ja lähetä -valintaruutu. Jos valitset tämän ruudun, näyttöön avautuu sisällönluontisivun ikkunallinen versio, joka sisältää kaikki lomakkeiden luontiin tarvittavat vakiokentät ja -työkalut.

Sisällönluontisivu ei avaudu, ennen kuin napsautat Jatka-painiketta.

 

5. Lähetä/Jatka-painike lähettää sopimuksen sillä hetkellä määritetyssä muodossa.  Jos Esikatsele ja lähetä -valintaruutu on valittuna, sisällönluontisivu avautuu näyttöön, ja dokumenttiin voidaan lisätä kenttiä.  Kun kaikki kentät on lisätty, napsauta sisällönluontisivun oikeassa alakulmassa olevaa Lähetä-painiketta.

 

6. Lähetä/Jatka-painikkeen alla on Lisää vaihtoehtoja -linkki. Tätä linkkiä napsautettaessa verkkosovellukseen avautuu Lähetä-sivun ikkunallinen versio, jossa näet kaikki sovelluksessa normaalisti käytettävissä olevat toiminnot. Laajennuspaneelissa tehdyt määritykset lisätään Lähetä-ikkunaan, jossa ne ovat täysin muokattavissa.

Kaikki kentät ja toiminnot ovat käytettävissä aivan kuin verkkosovelluksen Lähetä-sivulla, ja vastaanottaja- tai tiedostoluetteloon tehdyt muutokset sisällytetään sopimukseen.

Voit siirtyä sisällönluontiin vierittämällä ikkunan alalaitaan ja valitsemalla Seuraava tai poistamalla Esikatsele ja lisää allekirjoituskenttiä -valintaruudun valinnan ja valitsemalla Lähetä.

 

Sopimus lähetetään, ja apuohjelmapaneeliin ilmestyy onnistumisilmoitus.

Lähetyksen jälkeisessä paneelissa on kaksi vaihtoehtoa:

  • Näytä sopimus – Avaa juuri lähetetyn sopimuksen ikkunallisen näkymän.
  • Adobe Sign -valikko – Tämä toiminto muuttaa paneelin näyttämään apuohjelman toiminnot (Lähetä allekirjoitettavaksi). 


Sopimuksen tila

Sopimuksen tila -toiminto näyttää viimeiset kymmenen sopimusta (edellisen päivityspäivämäärän mukaan), jotka ovat edelleen auki ja edellyttävät toimenpiteitä. Näihin kuuluvat muun muassa luonnokset, jotka odottavat sisällönluontia, sopimukset, jotka odottavat allekirjoitustasi, ja sopimukset, jotka odottavat jotakin muuta vastaanottajaa.

Jokainen luettelossa oleva sopimus voidaan laajentaa, jolloin kyseisen sopimuksen viimeisin tapahtuma tulee näkyviin ja osoittaa, missä allekirjoitusprosessin vaiheessa sopimus on.

  • Sopimuksen kolme viimeisintä tapahtumaa (esim. Luotu, Katsottu tai Allekirjoitettu) luetellaan, ja niistä viimeisin on ylimpänä.
  • Sopimustietojen Näytä sopimus -linkkiä napsautettaessa näyttöön avautuu uusi ikkuna, jossa dokumentti näkyy sen nykyisessä tilassa.
  • Allekirjoitustasi odottavien dokumenttien kohdalla näkyy Allekirjoita sopimus -linkki, jota napsautettaessa näyttöön avautuu uusi ikkuna, jossa dokumentti on valmiina allekirjoitettavaksi.

Tapahtumaluettelon alalaidassa on Seuraa kaikkia sopimuksia -linkki, jota napsautettaessa näyttöön avautuu sopimuksen Hallinta-sivun ikkunallinen esiintymä. Hallinta-sivulla on käytettävissä tilin koko historia.

36_agreement_status

Laajennuksen asetukset

Laajennuspaneelin alalaidassa, Adobe Document Cloudin oikealla puolella on hammasrattaan kuvake, joka avaa laajennuksen asetukset:

15Settings Panel

Päivitä – Vain kokeilutilit

Tämä linkki avaa Adobe Signin päivitysprosessille uuden ikkunan, jossa voit ostaa Adobe Signin käyttöoikeudet kuukausitilauksella.

Kirjaudu ulos – Todennetun suhteen katkaiseminen

Laajennus ”muistaa” Outlookin ja Adobe Signin käyttäjätilien välisen suhteen, ja siksi sinun ei tarvitse suorittaa todennusta aina, kun käytät apuohjelmaa.

Ei kuitenkaan ole epätavallista, että jotkin käyttäjät lähettävät sopimuksia useilta Adobe Sign -tileiltä.  Tällöin käyttäjän on katkaistava nykyinen luottamussuhde Kirjaudu ulos -toiminnolla ja luotava uusi suhde käyttämällä uutta Adobe Sign -käyttäjätiliä.

Voit katkaista suhteen napsauttamalla apuohjelmapaneelin oikeassa alakulmassa olevaa hammasrattaan kuvaketta. Näyttöön tulee ponnahdusvalikko, ja Kirjaudu ulos -toiminto on kyseisen valikon ylälaidassa.

Apu

Linkki tähän oppaaseen ja apuohjelmaa koskeviin muihin sisäänrakennettuihin sisältöihin.

Tietoja

Tämä tuo näkyviin pienen ponnahdusikkunan, jossa on tietoja käyttämästäsi laajennuksesta.

Tietosuoja Käytäntö

Järjestelmänvalvoja – Myönnä käyttäjille oikeudet sovellusten käyttöön

Office 365:n järjestelmänvalvojan on myönnettävä oikeudet sovellusten käyttöön.

Toimi näin:

    1. Kirjaudu sisään Office 365:n järjestelmänvalvojana.

    2. Valitse Hallintaportaali.

    3. Valitse Hallintakeskukset > Azure AD.

        ○ Tämä avaa Azure Active Directoryn hallintakeskuksen.

nave_to_azure_ad

 

    4. Valitse Käyttäjät ja ryhmät > Käyttäjän asetukset.

    5. Varmista, että Käyttäjät voivat suostua siihen, että sovellukset käyttävät yrityksen tietoja heidän puolestaan -asetuksena on Kyllä.

azure_ad_admin

Järjestelmänvalvoja – Asentaminen vuokraajan tasolla

Kun apuohjelma asennetaan vuokraajan tasolla, järjestelmänvalvoja voi tuoda apuohjelman oletusarvoisesti näkyviin. Tällöin käyttäjät säästyvät asennukselta, ja järjestelmänvalvoja voi varmistaa, että kaikki käyttäjät voivat käyttää apuohjelmaa ilman ongelmia.

Käyttöönotto käy nopeasti ja helposti, se vie vain noin 5 minuuttia:

1. Kirjaudu sisään vuokraajan järjestelmänvalvojana ja siirry Hallinta-paneeliin.

2. Valitse vasemmanpuoleisesta valikosta Palvelut ja apuohjelmat.

3. Valitse + Lataa apuohjelma.

  • Tämä avaa Uusi apuohjelma -paneelin.

4. Valitse Seuraava

  • Uusi apuohjelma -paneeli päivitetään, ja voit valita apuohjelmatiedoston lataustavan.

5. Valitse Haluan lisätä apuohjelman Office Storesta.

6. Hae Adobe Sign ja valitse se.

7. Valitse Adobe Sign -apuohjelmapaneelissa Seuraava.

8. Adobe Sign -paneeli päivitetään, ja apuohjelman käyttöönottovaihtoehdot tulevat näyttöön:

  • Kaikki – Apuohjelma on organisaation kaikkien jäsenten käytettävissä.
  • Tietyt käyttäjät/ryhmät – Voit valita organisaatiosi ryhmät, joille haluat myöntää oikeudet apuohjelman käyttöön.
  • Vain minä – Tämä ottaa apuohjelman käyttöön vain omaa käyttäjääsi varten.
Word Tenant panel

 

9. Napsauta käyttöönottovaihtoehdon valitsemisen jälkeen Tallenna-painiketta.

10. Valitse viimeisellä saapumissivulla Sulje.

Lisensoitu Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License -lisenssin mukaan.  Creative Commons -lisenssien ehdot eivät koske Twitter™- ja Facebook-viestejä.

Lakisääteiset ilmoitukset   |   Online-tietosuojakäytäntö