Adobe Sign for SharePoint – Mallien kartoitusopas

Yleiskatsaus

Adobe Sign tukee tietojen jakamista SharePoint-luetteloiden ja sopimusten lomakekenttien välillä.

Käyttämällä työnkulkuja ja kartoittamalla luettelokentät lomakekenttiin voit esitäyttää asiakirjoja automaattisesti ennen niiden lähettämistä. Tämä säästää lähettäjien ja/tai allekirjoittajien aikaa, nopeuttaa työskentelyä ja vähentää virheellisten tietojen syöttämisen mahdollisuutta.

Voit myös luoda kartoituksen, joka kerää lomakekenttien tiedot allekirjoitetusta sopimuksesta ja kopioi ne SharePoint-luetteloon.


Muutama sana kenttiä sisältävien verkkolomakkeiden luonnista

Onnistunut tietojen vastaavuuden määritys edellyttää, että olet luonut esimääritetyt kenttien nimet sisältäviä lomakkeita, jotta voit loogisesti yhdistää luettelon kentän Adobe Sign -lomakkeen kenttään. 

Voit luoda Adobe Signiin lähetettäviä lomakkeita usealla eri tavalla:

  • Adobe Signin sisällönluontiympäristössä käytetään automaattista kenttien tunnistusta, joka nopeuttaa kenttien luontia.
    • Automaattisesti lisätyillä kentillä on yleinen nimi (Mukautettu kenttä 1), ja ne pitäisi nimetä uudelleen niin, että nimi viittaa kentän käyttötapaan.    
  • PDF-lomakkeita voi luoda myös Acrobatilla.  Acrobat-lomakkeet pystyvät myös automaattisesti tunnistamaan, missä kenttien pitäisi olla.
    • Acrobat lisää kentät automaattisesti käyttämällä dokumentin tekstistä johdettua kentän nimeä. Nämä nimet ovat usein vaikeaselkoisia tai laajoja, joten ne pitäisi muuttaa kentän käytön kannalta intuitiiviseksi arvoksi.
  • Voit käyttää tekstitunnisteita, jos dokumentin luonnin tuloksena syntyy muokattava tekstidokumentti.

Kenttien kartoituksessa lomakkeessa oleva kentän nimi ja SharePointin sarakkeen nimi liitetään loogisesti yhteen.

Käytitpä mitä menetelmää tahansa, nimeä kentät asianmukaisesti, jotta tunnistat ne helposti, kun ne esitetään luettelon muodossa (kartoitusprosessin aikana).

Huomautus:

Seuraavan tyyppiset SharePoint-sarakkeet ovat tuettuja: Yksirivinen teksti, Numero, Valinta (”valintanapit”), Monirivinen teksti, Kyllä/Ei (valintaruutu). 

SharePoint-sarakkeen tyyppi Adobe Sign -kentän tyyppi
Yksirivinen teksti Teksti
Numero Teksti
Monirivinen teksti Monirivinen teksti
Kyllä/Ei (valintaruutu) Valintaruutu


Vaiheittainen mallikartoituksen työnkulku

Alla olevassa esimerkissä SharePointin hallinnoija haluaa lähettää sopimuksia luettelossa oleville asiakkaille.

Asiakkaista on jo olemassa SharePoint-luettelo, joka sisältää jonkin verran tietoja kaikista vastaanottajista (”Etunimi” ja ”Sukunimi”), mutta kerätään lisätietoja (”Ikä” ja ”Ammatti”).

Nimiarvojen tuomiseksi SharePoint-luettelosta ja haettavien uusien arvojen keräämiseksi luodaan lomake (käyttämällä tekstitunnisteita).

Kun sopimus on valmis, lomakkeen kartoitetut kenttäarvot siirretään takaisin SharePoint-luetteloon.

Huomautus:

Tässä esimerkissä on selkeyden vuoksi lomake, jossa on vain kenttiä.

Omassa lomakkeessasi on todennäköisesti enemmän sisältöä, mutta kentät toimivat samalla tavalla.

  1.  Luo SharePoint-luettelo

    Kirjaudu SharePoint-sivustoosi ja luo allekirjoittajien luettelo (luettelo ihmisistä, joille haluat lähettää sopimuksen allekirjoittamista varten).

    • Tämän työnkulun esimerkissä henkilönä on John Smith.
    kuva

  2. Luo sopimusmalli (Word, PDF jne.)

    On tärkeää käyttää oikeita tekstitunnisteita, jotka voivat olla tällaisia: {{first_name}}

    Tässä esimerkissä käytämme dokumenttia mapping_test.docx, jossa on neljä tekstitunnistetta:

    • {{first_name}}
    • {{last_name}}
    • {{age}}
    • {{occupation}}
    kuva

  3. Luo mallikartoitukset

    Mallikartoituksia on kahdenlaisia: 

    • SharePointista sopimukseen -kartoitusta käytetään SharePoint-luettelossa (vaihe 1) olevien tietojen esitäyttämiseen Adobe Sign -sopimukseen.
    1. Valitse SharePointista sopimukseen -kartoituksen valintanappi.
    2. Valitse oikea luettelo avattavasta valikosta.
      • On tärkeää määrittää mallikartoitus oikealle luettelolle (eli vaiheessa 1 luodulle luettelolle), sillä muussa tapauksessa mallikartoitus ei toimi oikein.
      • Voit määrittää jokaiselle yksittäiselle SharePoint-luettelolle yksilöllisen mallikartoituksen.
    3. Määritä SharePointin ja sopimuskenttien välinen kartoitus oikein.
      • SharePoint-kenttä on SharePoint-luettelossa mainittu sarakkeen nimi (vaihe 1).
      • Sopimus-kenttä on sopimusmallissa käytetty Tekstitunniste-nimi (vaihe 2). 
      • Tässä esimerkissä SharePoint → Sopimus -kartoituksessa käytetään FirstName- ja LastName-kenttiä, joten vastaavat first_name- ja last_name-kentät esitäytetään sopimusmallissa SharePoint-luettelon arvoilla. 
    SharePointista sopimukseen -kartoitus

    • Sopimuksesta SharePointiin -kartoitusta käytetään SharePoint-luettelon päivittämiseen sopimuskenttien arvoilla sopimuksen valmistumisen jälkeen:
    1. Valitse Sopimuksesta SharePointiin -kartoituksen valintanappi.
    2. Valitse oikea luettelo avattavasta valikosta. 
    3. Määritä SharePointin ja sopimuskenttien välinen kartoitus oikein. 
      • Tässä esimerkissä Sopimus → SharePoint -kartoituksessa käytetään Occupation- ja Age-kenttiä, jotka vastaavat occupation- ja age-tekstitunnistekenttiä.
    Sopimuksesta SharePointiin -kartoitus

  4. Käynnistä Lähetä allekirjoitettavaksi

    Kun luettelon ja sopimusmallin väliset kentät on liitetty toisiinsa oikein, olet valmis lähettämään sopimuksen:

    • Siirry SharePoint-luetteloon (luotu vaiheessa 1).
    • Valitse allekirjoittaja luettelosta. Tässä esimerkissä se on John Smith.
    • Siirry Adobe Signin valintanauhavalikkoon ja valitse Lähetä allekirjoitettavaksi -toiminto.
    kuva

  5. Valitse sopimusmalli:

    Tässä vaiheessa on tärkeää valita oikea sopimusmalli, jonka loit vaiheessa 2.

    • Valitse sopimusmalli (tässä esimerkissä mapping_test).
    • Valitse Liitä.
    kuva

  6. Suorita lähetyssivu:

    • Kirjoita vastaanottajan sähköpostiosoite.
      • Jos seuraat esimerkkiä, kirjoita sähköpostiosoite, jota pystyt käyttämään.
        • Tämän sähköpostiosoitteen on oltava jokin muu kuin mistä olet lähettämässä sopimusta.
    • Muokkaa viestiä tarpeen mukaan.
    • Varmista, että Tiedostot-osiossa on liitetty oikea sopimusmalli.
    • Valitse Esikatsele tai lisää allekirjoituskenttiä -valintaruutu.
    • Valitse Seuraava.
    Määritä sopimus

  7. Tarkista SharePoint → Sopimus -mallikartoitus:

    Tässä vaiheessa sinun pitäisi pystyä vahvistamaan, että SharePoint → Sopimus -mallikartoitus toimii oikein.

    Esimerkissämme sinun pitäisi nähdä, että first_name- ja last_name-kentät on täytetty automaattisesti oikeilla tiedoilla SharePoint-luettelon tietojen pohjalta:

    • Varmista, että jokaiseen kartoitettuun kenttään tuodaan oikeat arvot.
    • Varmista, että kartoittamattomat kentät ovat tyhjiä. Nämä ovat kenttiä, jotka vastaanottaja täyttää.
    • Lisää kenttiä tarpeen mukaan.
      • Lisää ainakin Allekirjoitus-kenttä.
    • Valitse Lähetä.
    Lisää lomakekenttiä

  8. Suorita allekirjoittajan työnkulku loppuun:

    Vastaanottaja viimeistelee sopimuksen:

    • Vastaanottaja avaa sopimuksen napsauttamalla saamassaan sähköpostiviestissä olevaa linkkiä.
      • Jos seuraat esimerkkiä, kirjaudu sähköpostiruutuun, johon lähetit sopimuksen.
    • Vastaanottaja viimeistelee sopimuslomakkeen.
      • Anna occupation- ja age-kenttien arvot.
    • Allekirjoita dokumentti.
    • Viimeistele allekirjoitusprosessi valitsemalla Allekirjoita tästä.
    Allekirjoita

  9. Tarkista Sopimus → SharePoint -kartoitus:

    Kun sopimus on valmis:

    • Kirjaudu takaisin SharePoint-tiliisi.
    • Siirry SharePoint-luetteloon (vaihe 1).
    • Tarkista luettelo varmistaaksesi, että Sopimus → SharePoint -kartoitus toimi, ja varmista, että sopimusmallin uudet arvot on siirretty SharePointiin.
    kuva

Adobe-logo

Kirjaudu sisään tiliisi