Yleiskatsaus

Adobe Sign for Outlook -apuohjelman avulla käyttäjä voi määrittää uuden sopimuksen sähköpostiohjelmastaan luomalla uuden sähköpostiviestin, aloittamalla alusta tai vastaamalla olemassa olevaan sähköpostiviestiin, tuomalla vastaanottajaluettelon ja liittämällä lähdesähköpostiviestissä olevat tiedostot automaattisesti.

Tässä dokumentissa on kolme osaa:

  • Apuohjelman asentaminen ja ottaminen käyttöön Outlook-tilillä – Kerran suoritettava prosessi, jolla 365-kaupasta hankittu apuohjelma otetaan käyttöön. Kaikkien käyttäjien pitäisi pystyä tekemään tämä ilman korotettuja järjestelmän käyttöoikeuksia.
  • Todennetun yhteyden muodostaminen Outlookin ja Adobe Signin välille – Kun apuohjelma on lisätty, Microsoftin ja Adobe Signin välille on muodostettava luottamussuhde. Tämä tehdään todentamalla molemmissa ympäristöissä, ja tämä on suoritettava vain kerran.
  • Laajennuksen käyttäminen – Tässä osassa tutustutaan apuohjelman ominaisuuksiin ja siihen, miten voit käyttää sen avulla Adobe Signia suoraan sähköpostiohjelmasta.

365:n järjestelmänvalvojat voivat asentaa apuohjelman vuokraajan tasolla keskitetysti ja halutessaan hallita käyttöä käyttäjän tasolla.

Huomautus: Todennuksen ja apuohjelman käytön aikana Outlook 365 tuo valtuutuspaneelin näyttöön uutta ikkunaa avattaessa. Valitse tällöin Salli.

1 .Allow new window

Edellytykset

Tuetut tuotteet:

  • Exchange Online

Asiakasohjelmat:

  • Outlook 2013 (Windows v15+)
  • Outlook 2016 (Windows v16+)
  • Outlook Online – käytössä:
    • Chrome v59+
    • Firefox v53+
    • Safari 9+
    • Edge 38+
    • IE 11+
  • Outlook 2016 (Mac v15.35+)

Sinun on vastattava Microsoftin Officen käytölle asetettuja perusvaatimuksia.

Huomautus:

  • Tätä apuohjelmaa ei tueta mobiiliselaimissa ja mobiilisovelluksissa.
  • Jotta apuohjelma toimii oikein, evästeet on otettava selaimessa käyttöön.
  • Tietokonesovelluksen käyttö edellyttää, että evästeet otetaan Internet Explorerissa käyttöön.
  • Yksityisiä selainistuntoja ja incognito-selainistuntoja ei tueta.
  • Ponnahdusikkunoiden esto-ohjelmat on poistettava käytöstä, jotta Täytä ja allekirjoita -toiminnon automaattista vastaustoimintoa voidaan käyttää.


IE- ja Edge-selaimet

Jotta apuohjelma toimii Internet Explorer- ja Edge-selaimissa saumattomasti, sinun on luotettava selaimesi suojausmäärityksissä seuraaviin sivustoihin:

  • https://*.adobesigncdn.com
  • https://*.adobesign.com
  • https://*.echocdn.com
  • https://*.echosign.com
  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.office.com
  • https://*.office365.com
  • https://*.live.com (Live-tiliä käytettäessä)
  • https://*.sharepoint.com
  • Jos käytät kolmannen osapuolen tunnistetietojen hallintajärjestelmää, myös sen URL-osoite on lisättävä.


Mac High Sierra -käyttöjärjestelmä

High Sierran käyttäjät voivat kohdata ongelman, kun he yrittävät käyttää apuohjelmaa Outlook-tietokonesovelluksesta (versiosta 16.11 ylöspäin): Adobe Sign antaa yleisen virheilmoituksen, jonka mukaan evästeitä ei ole otettu käyttöön. 

 

Toimi tällöin seuraavasti:

  • Avaa apuohjelma valitsemalla Asetukset ja Kirjaudu ulos.
  • Suorita todennus palvelua varten uudelleen valitsemalla Aloittaminen.

Jos uudelleentodennus ongelman korjaamiseksi epäonnistuu, ota yhteyttä asiakastukeen.

Laajennuksen ottaminen käyttöön

Adobe Sign for Outlook -apuohjelma voidaan asentaa sekä verkkopohjaisiin että tietokoneella käynnistettäviin sovelluksiin. Kun sovellus asennetaan yhteen ympäristöön, se otetaan käyttöön molemmissa.

Kauppaan siirrytään kummassakin ympäristössä hieman eri tavalla, ja alla on annettu ohjeet molempiin. 

Laajennuksen asentamiseen OWA:han (verkkopohjaiseen asiakasohjelmaan)

1. Kirjaudu 365 Outlook -tilille ja valitse Posti-vaihtoehto.

2. Napsauta hammaspyöräkuvaketta näytön oikeassa yläkulmassa.

3. Valitse Integrointien hallinta -vaihtoehto, jotta voit ladata Outlookin apuohjelmat -sivun.

1Manage Integrations

 

4. Kirjoita vasemmassa yläkulmassa olevaan hakukenttään Adobe Sign ja napsauta hakukuvaketta.

5. Ota integrointi käyttöön napsauttamalla Adobe Sign for Outlook -vaihtoehdon oikealla puolella olevaa Ota käyttöön -painiketta.

  • Tämän jälkeen integroinnin alla pitäisi lukea Lisääminen onnistui.
OWA-apuohjelmakauppa

 

6. Sulje Laajennusosat-sivu.

Voit käyttää apuohjelmaa avaamalla minkä tahansa sähköpostiviestin. Löydät Adobe Sign -kuvakkeen yhdessä kahdesta paikasta:

  • Uudet sähköpostiviestit – Uuden sähköpostiviestin kirjoittamiseen tarkoitetussa käyttöliittymässä kuvake on näytön oikeassa alakulmassa.
    • Uusissa sähköpostiviesteissä voi käyttää vain Lähetä allekirjoitettavaksi -toimintoa.
OWA-kuvakkeen sijoitus – N

 

  • Vastaa sähköpostiviesteihin – Kun vastaat sähköpostiviestiin, kuvake löytyy ikkunan yläosasta, sen keskeltä ja oikealta (riippuen siitä, kuinka monta apuohjelmaa olet asentanut).
OWA-kuvake – Vastaus

Huomautus:

Kun avaat apuohjelman Vastaa sähköpostiviestiin -toiminnolla, näyttöön tulee ponnahdusvalikko, jossa sinua kehotetaan valitsemaan yksi kolmesta vaihtoehdosta (kuten Laajennuksen käyttäminen -osassa on kuvattu).


Laajennuksen asentaminen tietokoneen Outlook-asiakasohjelmaan

1. Avaa Outlook-tietokonesovellus.

2. Siirry Aloitus-välilehteen ja napsauta Laajennukset-osan Store-kuvaketta.

5Add in store

Huomautus:

Jos Store-painiketta ei näy valintanauhan vaihtoehdoissa, on todennäköistä, että Officen järjestelmänvalvoja on poistanut oikeudet kyseisen kaupan käyttöön.

Ota yhteyttä Officen järjestelmänvalvojaan tai IT-tiimiin käyttöoikeuksien pyytämiseksi tai ota laajennus organisaatiossasi käyttöön.

3. Kirjoita vasemmassa yläkulmassa olevaan hakukenttään Adobe ja napsauta hakukuvaketta.

4. Kun löydät Adobe Sign for Outlook -vaihtoehdon, ota apuohjelma käyttöön napsauttamalla Lisää-painiketta.

  • Tämän jälkeen sinun pitäisi nähdä Lisätty-teksti ja sininen valintamerkki, jotka osoittavat, että apuohjelma on käytettävissä.
Asenna työpöytä

Kun olet ottanut apuohjelman käyttöön, löydät Aloitus-välilehden valintanauhasta uuden Adobe Sign-osan (jossa on kolme kuvaketta):

7Desktop Icons in the ribbon

Todennetun suhteen muodostaminen

Kun apuohjelma on otettu sähköpostiohjelmassa käyttöön, sinun on luotava Microsoft-tilin ja Adobe Sign -tilin välille suhde. Tällä varmistetaan, että sinä ja vain sinä lähetät sopimuksia Adobe Sign -käyttäjän kautta.

Määritysprosessi voidaan suorittaa nopeasti ja se edellyttää vain sitä, että tiedät, miten voit todentaa kaksi järjestelmää. 

Huomautus:

Kun olet muodostanut tämän suhteen, sinun ei enää tarvitse todentaa kummassakaan järjestelmässä. Todennettu suhde on pysyvä, paitsi jos poistat sen eksplisiittisesti kirjautumalla apuohjelmasta ulos.

 

Voit muodostaa luottamussuhteen seuraavasti:

1. Napsauta Uusi sähköpostiviesti -painiketta aivan kuin uutta sähköpostiviestiä luotaessa.

2. Etsi Adobe Sign -kuvake sähköpostisivun asettelusta ja napsauta Lähetä allekirjoitettavaksi -vaihtoehtoa.

  • Tämä avaa apuohjelmapaneelin ikkunan oikealla puolella.
7.5 One icon in Ribbon

3. Napsauta apuohjelmapaneelin Aloittaminen-painiketta.

  • Hanki maksuton kokeiluversio -linkki avaa uuden ikkunan Adobe Signin 30 päivän maksuttoman kokeiluversion rekisteröinti -sivulle. Jos sinulla ei vielä ole Adobe Sign -tiliä, rekisteröi maksuton kokeiluversio ennen jatkamista. Laskutustietoja ei kerätä, eikä kokeilujakson aikana tai sen jälkeen tarvitse maksaa mitään.
7.9. Get Started

4. Sinua voidaan pyytää suorittamaan todennus 365-ympäristössä. Napsauta käyttäjää, jota haluat käyttää. (Käyttäjä, jona olet jo suorittanut todennuksen, näkyy luettelon alussa.)

8. Authenticate to 365 pdfd

5. Office 365 kehottaa sinua sitten myöntämään oikeudet apuohjelman käyttöön. Valitse Hyväksy.

9 Grant 365 Access PDF

Näyttöön avautuu uusi ikkuna todennustietojen tallentamiseksi Adobe Signiin.

6. Suorita todennus Adobe Signin tunnistetiedoilla. 

OWA-todennus Adobe Signiin

7. Kun olet suorittanut todennuksen Adobe Signiin, sinua pyydetään vahvistamaan käyttöoikeudet.  Valitse Myönnä käyttöoikeudet.

OWA-todennuksen vahvistus Adobe Signiin

Adobe Sign -todennuksen onnistuttua oikealla oleva apuohjelmapaneeli muuttuu apuohjelman aloitussivuksi.  Avaa määrityspaneeli valitsemalla Selvä.

Luottamussuhde on muodostettu ja pysyy voimassa, kunnes kirjaudut apuohjelmasta ulos.

Laajennuksen poistaminen käytöstä tai sen asennuksen poistaminen ei poista luottamussuhdetta. 

14. Splash page pdf

Laajennuksen käyttäminen

Kun Adobe Signin luottamussuhde on muodostettu, voit aloittaa sopimusten lähettämisen suoraan sähköpostiohjelmasta.

Tämän apuohjelman osalta Outlookissa on kaksi tilaa:

  • Luo – Luontitilassa voit milloin tahansa kirjoittaa sähköpostiviestin tai lisätä siihen sisältöä. Tämä tehdään yleensä napsauttamalla Uusi-painiketta, kun halutaan aloittaa uusi sähköpostiviesti, tai Vastaa-painiketta, kun halutaan vastata olemassa olevaan sähköpostiviestiketjuun.
    • Luontitilassa toimii vain Lähetä allekirjoitettavaksi -toiminto.
15 One icon in Ribbon - 2
  • Luku – Lukutilassa voit milloin tahansa tarkastella sähköpostiviestiä, mutta et voi muokata tai työstää sitä.
    • Lukutilassa on kolme toimintoa:
16 Desktop Icons in the ribbon - 2

1. Täytä ja allekirjoita – Toiminto, jonka avulla lähettäjä (ja vain lähettäjä) voi lisätä sisältöä dokumenttiin, allekirjoittaa dokumentin ja halutessaan lähettää tiedoston kolmannelle osapuolelle valmiina dokumenttina.

2. Lähetä allekirjoitettavaksi – Luo sopimuksen, jossa voi olla yksi vastaanottaja tai monta vastaanottajaa lähettäjän lisäksi. Lähettäjä voi olla vastaanottaja, mutta ei ainoa vastaanottaja.

3. Sopimuksen tila – Tämä toiminto näyttää luettelon kymmenestä viimeisestä sopimuksesta, joissa käyttäjä on mukana. Sopimusten tilana voi olla muun muassa Luonnos, Allekirjoitettavana, Odottaa allekirjoitustani ja Allekirjoitettu.


Lähettäminen luontitilasta

Kun apuohjelma käynnistetään sähköpostiviestistä, apuohjelma yrittää lisätä arvoja itse sähköpostiviestistä. Uutta sähköpostiviestiä luotaessa (napsauttamalla Uusi- tai Vastaa-painiketta) voit määrittää kyseisen sähköpostiviestin malliksi ennen apuohjelman käynnistämistä, mikä helpottaa uusintojen ja muiden mallitekstitapahtumien suorittamista.

  • Jos sähköpostiviestissä on liite, apuohjelma yrittää liittää saman tiedoston sopimusdokumenttina.
  • Jos Vastaanottaja:-kentässä on vastaanottajia (lähettäjän lisäksi), niiden sähköpostiosoitteet tuodaan vastaanottajaluettelona Vastaanottaja:-kentässä olevassa järjestyksessä.
  • Jos Aihe-rivillä on sisältöä, merkkijonoa käytetään sopimuksen nimenä.
  • Jos sähköpostiviestin tekstiosassa on sisältöä, sisältö tuodaan sopimuksen viestinä.

Huomautus:

Kaikki kentät ovat manuaalisesti lisättävissä tai muokattavissa. Arvojen tuominen sähköpostiviestistä on valinnainen mahdollisuus, ei vaatimus.

whole_panel


Dokumentit

Laajennuspaneelin yläosassa on Dokumentit-osa. Nämä ovat tiedostoja, jotka on liitetty sopimukseen ja jotka esitetään vastaanottajille allekirjoittamista varten.

  • Jos käynnistät apuohjelman sähköpostiviestistä, jossa on liite, kyseinen liite lisätään automaattisesti dokumenttiluetteloon.
  • Jos haluat poistaa tiedoston Dokumentit-luettelosta, napsauta dokumenttitiedoston nimen oikealla puolella olevaa X-merkkiä.
addin_panel_-_attachment

Dokumentit-otsikon oikealla puolella on + Lisää tiedostot -linkki, jota napsauttamalla voit lisätä tiedostoja sopimukseen.

  • Dokumentit esitetään vastaanottajille apuohjelmapaneelissa annetussa järjestyksessä.
  • Jos haluat lisätä tiedostoja Adobe Sign -kirjastosta, napsauta Lisää vaihtoehtoja -linkkiä. 

Tuetut tiedostomuodot:

  • Word (.doc, .docx)
  • PowerPoint (.ppt, .pptx)
  • Excel (.xls, xlsx)
  • PDF
  • HTML
  • RTF

 

  • TIF/TIFF
  • JPG/JPEG
  • BMP
  • GIF
  • PNG
  • 19 Add File


    Vastaanottajat

    Dokumentit-luettelon alla on Vastaanottajat-luettelo.

    Järjestys, jossa vastaanottajat on lueteltu, määrää järjestyksen, jossa vastaanottajia pyydetään allekirjoittamaan sopimus (peräkkäisessä työnkulussa).

    • Jos käynnistät apuohjelman sähköpostiviestistä, jossa Vastaanottaja:-kenttä on määritetty, vastaanottajat tuodaan apuohjelmapaneeliin siinä järjestyksessä kuin ne on lueteltu Vastaanottaja:-kentässä.
    • Vastaanottajat voidaan kirjoittaa suoraan apuohjelmapaneeliin.
      • Paneeli tarkistaa Outlookin yhteystietoluettelon ja yrittää löytää kirjoittamaasi tekstiä vastaavan tunnetun yhteyshenkilön.
    • Kaikkien vastaanottajien roolina on Allekirjoittaja.
      • Jos haluat määrittää muita vastaanottajien rooleja tai lähettää dokumentin käyttämällä rinnakkaista tai hybridiä työnkulkua, napsauta Lisää vaihtoehtoja -linkkiä.
    • Kaikkien käyttäjien on vahvistettava sähköpostiosoitteensa.
      • Jos sinun on käytettävä toisen tekijän vahvistustapaa, napsauta Lisää vaihtoehtoja -linkkiä.
    addin_panel_-_recipients


    Sopimuksen nimi / Viestit

    Viestit-osa on Vastaanottajat-luettelon alla.

    Tässä osassa on kaksi kenttää:

    Sopimuksen nimi on ylempi kenttä.

    • Jos käynnistät apuohjelmapaneelin olemassa olevasta tai määritetystä sähköpostiviestistä, Aihe-rivi tuodaan sopimuksen nimenä.
    • Jos Aihe-rivillä ei ole sisältöä, sopimuksen nimeksi lisätään ensimmäisen liitetyt tiedoston (Dokumentti) nimi.
    • Sopimuksen nimeä voidaan milloin tahansa muokata manuaalisesti.
    addin_panel_-_message

    Toinen kenttä on Sopimuksen viesti, joka sisältyy Allekirjoita-sähköpostiviestiin.

    • Kun sopimus luodaan olemassa olevasta sähköpostiviestistä, sähköpostiviestin tekstiosan sisältö lisätään viestikenttään.
    • Jos sähköpostiviestin tekstiosassa ei ole sisältöä, käytetään oletusviestiä: Tarkista ja viimeistele tämä dokumentti.
    • Viesti-kentällä on 1 000 merkin rajoitus.
    • Viesti-osan oikeassa yläkulmassa on Poista viesti -linkki, joka poistaa Viesti-ikkunasta kaikki sisällöt.
    • Jos käytät Viestimallit- tai Yksityiset viestit -toimintoa, napsauta Lisää vaihtoehtoja -linkkiä.
    addin_panel_-_body


    Esikatsele ja lähetä

    Esikatsele ja lähetä -valintaruutu avaa Adobe Sign -sisällönluontiympäristön Seuraava-painiketta napsautettaessa.

    • Kun valitset Esikatsele ja lähetä -valintaruudun, Lähetä-painikkeen tekstiksi muuttuu Jatka.
      • Kun poistat Esikatsele ja lähetä -valintaruudun valinnan, Jatka-painike muuttuu takaisin Lähetä-painikkeeksi.
    addin_panel_-_preview


    Lähetä / Jatka

    Tämä painike siirtää sopimuksen seuraavaan vaiheeseen: se käynnistää allekirjoitusjakson tai avaa sisällönluontiympäristön sen mukaan, miten apuohjelmapaneeli on määritetty.

    Painikkeen tekstistä käy ilmi, mitä odottaa:

    • LähetäLähetä-painike lopettaa määritysvaiheen, käynnistää sopimusjakson ja lähettää ilmoituksen ensimmäiselle vastaanottajalle.
    • Jatka – Kun Esikatsele ja lähetä -valintaruutu on valittuna, painikkeen tekstiksi muuttuu Jatka.
      • Jatka-painiketta napsautettaessa näyttöön avautuu Adobe Sign -sisällönluontiympäristö, jossa voit tarkistaa dokumenttien järjestyksen ja lisätä lomake- ja allekirjoituskenttiä tarpeen mukaan.
      • Kun olet tarkistanut dokumentin ja/tai lisännyt kentät, sopimus siirretään ensimmäiselle vastaanottajalle sisällönluontisivun Lähetä-painiketta napsautettaessa. Laajennukseen ei palata sopimuksen siirtämistä varten.
    addin_panel_-_send
    addin_panel_-_continue


    Lisää vaihtoehtoja

    Adobe Sign tarjoaa enemmän vaihtoehtoja kuin mitä kohtuudella voidaan asentaa apuohjelmaan. Vastaanottajien roolien ja yksityisten viestien kaltaiset ominaisuudet tekisivät liian monimutkaisen pienikokoisesta apuohjelmasta. Monille käyttäjille nämä ominaisuudet ovat kuitenkin keskeisiä liiketoiminnan kannalta.

    addin_panel_-_moreoptions

    Lähetä/Jatka-painikkeen alla oleva Lisää vaihtoehtoja -linkki avaa Adobe Signin Lähetä-sivun ikkunallisen esiintymän, joka sisältää kaikki tililläsi käytettävissä olevat toiminnot.

    Kaikki apuohjelmapaneelissa määritetyt elementit tuodaan Lähetä-sivulle niiden nykyisessä järjestyksessä, ja ne ovat täysin muokattavissa, jos haluat tehdä muutoksia.

    26 More Options Send Page

    Sopimuksen lähettämisen jälkeen apuohjelmapaneeliin ilmestyy onnistumisilmoitus.

    Lähetyksen jälkeisessä paneelissa on kaksi vaihtoehtoa:

    • Näytä sopimus – Avaa juuri lähetetyn sopimuksen ikkunallisen näkymän.
    • Adobe Sign -valikko – Tämä toiminto muuttaa paneelin näyttämään apuohjelman toiminnot. 
      • Lähetä allekirjoitettavaksi
    27. post send panel

    Tämän lisäksi sähköpostiviestin tekstiosaan lisätään banneri, joka osoittaa, että sopimus on allekirjoitettavissa erillisessä sähköpostiviestissä.

    Tämä tehdään siltä varalta, että lähettäjä haluaa lähettää Adobe Sign -järjestelmän automaattisesti luomaan sähköpostiviestiin liittyvän seurantaviestin.

    Sähköpostin lähetyksen jälkeinen banneri


    Lähettäminen lukutilasta

    Kun luet olemassa olevaa sähköpostiviestiketjua, valittavissasi on kolme vaihtoehtoa:

    • Täytä ja allekirjoita – Käytetään, kun sinun, ja vain sinun, on täytettävä dokumentti ja allekirjoitettava se. Muita allekirjoittajia ei ole. Jos saat pyynnön, jossa sinua kehotetaan täyttämään, allekirjoittamaan ja palauttamaan dokumentti, tämä on etsimäsi vaihtoehto.
    • Lähetä allekirjoitettavaksi – Normaali lähetysprosessi sopimukselle, jossa lähettäjä ei ole ainoa allekirjoittaja.
    • Sopimuksen tila – Näyttää niiden kymmenen viimeisen sopimuksen tilan, joissa käyttäjä oli mukana.
    OWA-kuvake – Vastaus


    Täytä ja allekirjoita

    Kun Täytä ja allekirjoita -vaihtoehto on valittuna, sähköpostiviestin liite (jos sellainen on) liitetään automaattisesti ikkunan oikealla puolella olevassa apuohjelmapaneelissa tekeillä olevaan sopimuksen määritelmään.

    Täytön ja allekirjoittamisen aloitus

     

    Dokumentit-otsikon oikealla puolella on + Lisää tiedostot -linkki, jota napsauttamalla voit lisätä tiedostoja sopimukseen. Sopimusten lisääminen tapahtuu samalla tavalla kuin verkkosovelluksessa. Dokumentit esitetään allekirjoittajalle apuohjelmapaneelissa annetussa järjestyksessä.

    Täytä ja allekirjoita – lisää tiedosto

     

    Kun kaikki tiedostot on liitetty, avaa Täytä ja allekirjoita -ikkuna napsauttamalla Jatka-painiketta.

    31 Fill and Sign page

     

    Täytä ja allekirjoita -ikkunassa voit

    1. kirjoittaa tekstiä napsauttamalla mitä tahansa lomakkeen kohtaa ja kirjoittamalla

    2. lisätä valintamerkkejä ja täpliä (valintaruutuja varten)

    3. lisätä allekirjoituksesi

    4. lisätä nimikirjaimesi.

    Lisätietoja Täytä ja allekirjoita -toiminnon ominaisuuksista saat tästä oppaasta.

    Kun dokumentti on valmis, napsauta oikeassa yläkulmassa olevaa Valmis-painiketta.

     

    Dokumenttia käsitellään hetken, ja sitten näyttöön avautuu vastaussähköpostiviesti, johon on jo liitetty dokumentin allekirjoitettu kopio.

    Täytä ja allekirjoita – lähetyksen jälkeen

    Laajennuspaneelissa näkyy onnistumisviesti, että olet allekirjoittanut dokumentin, ja valittavissa on kolme vaihtoehtoa:

    • Näytä allekirjoitettu PDF-tiedosto – Avaa allekirjoitetun PDF-tiedoston näkymän.
    • Tallenna kopio – Lataa allekirjoitetusta PDF-tiedostosta kopion paikalliseen järjestelmään.
    • Adobe Sign -valikko – Tämä toiminto muuttaa paneelin näyttämään apuohjelman toiminnot. 
      • Täytä ja allekirjoita
      • Lähetä allekirjoitettavaksi
      • Sopimuksen tila


    Lähetä allekirjoitettavaksi

    1. Kun aloitat sopimuksen teon liitteen sisältävästä sähköpostiviestistä, huomaa, että paneelin yläosassa on luettelo ”liitetyistä” Dokumentti-tiedostoista.

    Oletusarvoisesti kaikki tiedostot, jotka ovat sähköpostiviestin liitteenä Lähetä allekirjoitettavaksi -kuvaketta napsautettaessa, liitetään automaattisesti.

    • Oletustiedoston voi huoletta poistaa.
    • Lisää tiedostot -linkkiä napsauttamalla voi myös lisätä muita tiedostoja.

     

    2. Dokumentit-osan alla on lueteltu vastaanottajat. Luku-tilassa vastaanottajia ei tuoda sähköpostiviestistä.

    Napsauta Vastaanottajat-otsikon alla olevaa valkoista kenttää ja ryhdy kirjoittamaan nimeä tai sähköpostiosoitetta. Laajennus näyttää 365-tililläsi olevat yhteystiedot, jotka vastaavat kirjoittamaasi merkkijonoa, ja auttaa löytämään oikean vastaanottajan.

    Järjestys, jossa vastaanottajat annetaan, määrää sopimuksen allekirjoitusjärjestyksen (peräkkäisessä allekirjoitusprosessissa).

    Huomautus: Jos olet tottunut määrittämään vastaanottajien roolit, huomaa, että kaikki vastaanottajat katsotaan allekirjoittajiksi apuohjelmaa määritettäessä. Jos tarvitset muita rooleja, napsauta Lähetä/Jatka-painikkeen alla olevaa Lisää vaihtoehtoja -linkkiä.

    33. Exploded panel

    3. Viesti-osan Vastaanottajat-luettelossa on kaksi kenttää.

    Ylempi kenttä on sopimuksen nimi. Tässä kentässä käytetään oletusarvoisesti sopimukseen ensimmäisenä liitetyn tiedoston nimen arvoa. Se voidaan muuttaa manuaalisesti miksi arvoksi tahansa.

    Toinen kenttä on viestin teksti. Siinä annetaan oletusarvo, jota voidaan muokata vapaasti.

     

    4. Viesti-kentän alla on valinnainen Esikatsele ja lähetä -valintaruutu. Jos valitset tämän ruudun, näyttöön avautuu sisällönluontisivun ikkunallinen versio, joka sisältää kaikki lomakkeiden luontiin tarvittavat vakiokentät ja -työkalut.

     Sisällönluontisivu ei avaudu, ennen kuin napsautat Jatka-painiketta.

     

    5. Lähetä/Jatka-painike lähettää sopimuksen sillä hetkellä määritetyssä muodossa.  Jos Esikatsele ja lähetä -valintaruutu on valittuna, sisällönluontisivu avautuu näyttöön, ja dokumenttiin voidaan lisätä kenttiä.  Kun kaikki kentät on lisätty, napsauta sisällönluontisivun oikeassa alakulmassa olevaa Lähetä-painiketta.

     

    6. Lähetä/Jatka-painikkeen alla on Lisää vaihtoehtoja -linkki. Tätä linkkiä napsautettaessa verkkosovellukseen avautuu Lähetä-sivun ikkunallinen versio, jossa näet kaikki sovelluksessa normaalisti käytettävissä olevat toiminnot. Laajennuspaneelissa tehdyt määritykset lisätään Lähetä-ikkunaan, jossa ne ovat täysin muokattavissa.

    34 More Options Send Page - Copy

    Kaikki kentät ja toiminnot ovat käytettävissä aivan kuin verkkosovelluksen Lähetä-sivulla, ja vastaanottaja- tai tiedostoluetteloon tehdyt muutokset sisällytetään sopimukseen.

    Voit siirtyä sisällönluontiin vierittämällä ikkunan alalaitaan ja valitsemalla Seuraava tai poistamalla Esikatsele ja lisää allekirjoituskenttiä -valintaruudun valinnan ja valitsemalla Lähetä.

     

    Sopimuksen lähettämisen jälkeen apuohjelmapaneeliin ilmestyy onnistumisilmoitus.

    Lähetyksen jälkeisessä paneelissa on kaksi vaihtoehtoa:

    • Näytä sopimus – Avaa juuri lähetetyn sopimuksen ikkunallisen näkymän.
    • Adobe Sign -valikko – Tämä toiminto muuttaa paneelin näyttämään apuohjelman toiminnot. 
      • Täytä ja allekirjoita
      • Lähetä allekirjoitettavaksi
      • Sopimuksen tila
    35. post send panel -2


    Sopimuksen tila

    Sopimuksen tila -toiminto näyttää viimeiset kymmenen sopimusta (edellisen päivityspäivämäärän mukaan), jotka ovat edelleen auki ja edellyttävät toimenpiteitä. Näihin kuuluvat muun muassa luonnokset, jotka odottavat sisällönluontia, sopimukset, jotka odottavat allekirjoitustasi, ja sopimukset, jotka odottavat jotakin muuta vastaanottajaa.

    Jokainen luettelossa oleva sopimus voidaan laajentaa, jolloin kyseisen sopimuksen viimeisin tapahtuma tulee näkyviin ja osoittaa, missä allekirjoitusprosessin vaiheessa sopimus on.

    • Sopimuksen kolme viimeisintä tapahtumaa (esim. Luotu, Katsottu tai Allekirjoitettu) luetellaan, ja niistä viimeisin on ylimpänä.
    • Sopimustietojen Näytä sopimus -linkkiä napsautettaessa näyttöön avautuu uusi ikkuna, jossa dokumentti näkyy sen nykyisessä tilassa.
    • Allekirjoitustasi odottavien dokumenttien kohdalla näkyy Allekirjoita sopimus -linkki, jota napsautettaessa näyttöön avautuu uusi ikkuna, jossa dokumentti on valmiina allekirjoitettavaksi.

    Tapahtumaluettelon alalaidassa on Seuraa kaikkia sopimuksia -linkki, jota napsautettaessa näyttöön avautuu sopimuksen Hallinta-sivun ikkunallinen esiintymä. Hallinta-sivulla on käytettävissä tilin koko historia.

    Tila

    Laajennuksen asetukset

    Laajennuspaneelin alalaidassa, Adobe Document Cloudin oikealla puolella on hammasrattaan kuvake, joka avaa apuohjelman asetukset:

    33Settings Panel

    Päivitä – Vain kokeilutilit

    Tämä linkki avaa Adobe Signin päivitysprosessille uuden ikkunan, jossa voit ostaa Adobe Signin käyttöoikeudet kuukausitilauksella.

    Kirjaudu ulos – Todennetun suhteen katkaiseminen

    Laajennus ”muistaa” Outlookin ja Adobe Signin käyttäjätilien välisen suhteen, ja siksi sinun ei tarvitse suorittaa todennusta aina, kun käytät apuohjelmaa.

    Ei kuitenkaan ole epätavallista, että jotkin käyttäjät lähettävät sopimuksia useilta Adobe Sign -tileiltä.  Tällöin käyttäjän on katkaistava nykyinen luottamussuhde Kirjaudu ulos -toiminnolla ja luotava uusi suhde käyttämällä uutta Adobe Sign -käyttäjätiliä.

    Voit katkaista suhteen napsauttamalla apuohjelmapaneelin oikeassa alakulmassa olevaa hammasrattaan kuvaketta. Näyttöön tulee ponnahdusvalikko, ja Kirjaudu ulos -toiminto on kyseisen valikon ylälaidassa.

    Apu

    Linkki tähän oppaaseen ja apuohjelmaa koskeviin muihin sisäänrakennettuihin sisältöihin.

    Tietoja

    Tämä tuo näkyviin pienen ponnahdusikkunan, jossa on tietoja käyttämästäsi apuohjelmasta.

    Tietosuoja Käytäntö

    Asentaminen vuokraajan tasolla

    Kun apuohjelma asennetaan vuokraajan tasolla, järjestelmänvalvoja voi tuoda apuohjelman oletusarvoisesti näkyviin. Tällöin käyttäjät säästyvät asennukselta, ja järjestelmänvalvoja voi varmistaa, että kaikki käyttäjät voivat käyttää apuohjelmaa ilman ongelmia.

    Huomautus:

    Alla olevassa prosessissa apuohjelma otetaan käyttöön vuokraajan tasolla kaikkia käyttäjiä varten. Napsauta tätä, jos haluat parantaa käyttöönoton hajautettua hallintaa.

    Käyttöönotto käy nopeasti ja helposti, se vie vain noin 5 minuuttia:

    1. Kirjaudu sisään vuokraajan järjestelmänvalvojana ja siirry Hallinta-paneeliin.

    2. Siirry Exchangen hallintakeskukseen.

    3. Napsauta apuohjelman linkkiä.

    4. Napsauta plusmerkkiä (+) lisätäksesi uuden apuohjelman ja valitse valikosta Lisää Office-kaupasta -vaihtoehto.

    • Apuohjelma on asennettaessa oletusarvoisesti poistettu käytöstä.

    5. Määritä apuohjelma.

    • Määritä käyttäjät
      • Kaikki – Soveltaa käyttöönottomenetelmää vuokraajassa kaikkiin käyttäjiin.
      • Tietyt käyttäjät/ryhmät – Soveltaa käyttöönottomenetelmää vain valittuihin käyttäjiin tai ryhmiin.
      • Vain minä – Soveltaa käyttöönottomenetelmää vain määritystä suorittavaan käyttäjään (järjestelmänvalvojaan).
    • Käyttöönottomenetelmä
      • Kiinteä (oletus) – Apuohjelma otetaan määritetyillä käyttäjillä automaattisesti käyttöön, eivätkä he saa poistaa sitä valintanauhastaan.
      • Käytettävissä – Käyttäjät voivat asentaa apuohjelman napsauttamalla Outlookin Aloitus-valintanauhan Hanki lisää apuohjelmia -painiketta.
      • Valinnainen – Apuohjelma otetaan määritetyillä käyttäjillä automaattisesti käyttöön, mutta he voivat halutessaan poistaa sen valintanauhastaan.
    Vuokraaja

    6. Valitse käyttöönottovaihtoehdon valitsemisen jälkeen Tallenna.