Yleiskatsaus

Tässä dokumentissa annetaan Workday-asiakkaille ohjeet Adobe Signin integrointiin Workday-vuokraajaan. Tämä dokumentti on asennusopas, eikä sitä ole tarkoitettu kattavaksi Workday-ohjemateriaaliksi.

Jotta voisit käyttää Adobe Signia Workdayssa, sinulla pitää olla käsitys siitä, miten Workday-kohteita, kuten liiketoimintakehyksiä, vuokraajan määrityksiä, raportteja ja Workday Studio -integraatioita, luodaan ja muokataan.

Integroinnin päävaiheet:

  • järjestelmänvalvojan tilin aktivoiminen Adobe Signissa (vain uudet asiakkaat)
  • Workday-todennuksen käyttäjän sisältävän ryhmän määrittäminen Adobe Signissa
  • OAuth-suhteen muodostaminen Workdayn ja Adobe Signin välille


Adobe Sign -tilin aktivointi

Asiakkaat, joilla on jo tili määritettynä, voivat siirtyä vaiheeseen Adobe Signin määritys Workdaylle.

Asiakkaat, joilla ei ole Adobe Sign -tilin kirjautumistietoja, voivat pyytää Adoben asiantuntijaa valmistelemaan Adobe Sign -tilin Workdayta varten. Kun tämä on tehty, saat vahvistussähköpostin:

Kuva: Adobe Signin Tervetuloa-sähköposti

Noudattamalla sähköpostiviestissä olevia ohjeita alustat tilisi ja pääset Adobe Signin kotisivulle.

Adobe Signin kotisivu


Adobe Signin määritys Workdaylle

Adobe Signin määritys Workdaylle edellyttää kahden määritetyn objektin luomista Adobe Sign -järjestelmässä:

  • Workday-ryhmä
    Workday edellyttää Adobe Sign -tilissä määritetyn ryhmän, jotta integraation ominaisuudet voitaisiin ottaa käyttöön. Adobe Sign -ryhmää käytetään hallitsemaan vain Workdayn Adobe Signin käyttöä. Tämä ei vaikuta muuhun mahdolliseen käyttöön (Salesforce.com, Arriba jne.).
    Workday-ryhmä esimerkiksi estää sähköposti-ilmoitukset, jolloin Workday-käyttäjät saavat ilmoitukset vain Workday-postilaatikkoonsa.

  • OAuth-suhteen muodostava todentava käyttäjä
    Ryhmässä pitää olla yksi ryhmätason ylläpitäjä. Tämä valtuutettu käyttäjä ylläpitää OAuth-suhdetta Workdayn ja Adobe Signin välillä. On suositeltavaa käyttää todellisia organisaatiosähköpostiosoitteita, kuten HR@OmaToimialue.com. Käyttämällä organisaation sähköpostiosoitetta voit pienentää riskiä, että tulevaisuudessa käyttäjä estetään, jolloin integraatio otetaan pois käytöstä.


Käyttäjän ja ryhmän luominen Adobe Signissa

Voit luoda käyttäjän Adobe Signissa seuraavasti:

  • Kirjaudu Adobe Signiin tilin järjestelmänvalvojana.
  • Siirry kohtaan Tili > Käyttäjät
  • Luo uusi käyttäjä napsauttamalla ympyröityä plusmerkkiä.
Kuva siirtymispolusta uuden käyttäjän luomiseen

Näyttöön tulee ponnahdusikkuna, jossa kysytään käyttäjän tietoja:

  • Anna organisaation sähköpostiosoite, jota voit käyttää.
    • Tämä käyttäjä muodostaa OAuth-suhteen ja ylläpitää sitä.
    • Sähköpostiosoitteen tulee olla todellinen, jotta vahvistus onnistuisi.
  • Kirjoita etunimi ja sukunimi.
  • Valitse [Luo uusi ryhmä tätä käyttää varten] Käyttäjäryhmä -valintaluettelosta.
  • Kirjoita Uuden ryhmän nimi -kenttään helposti ymmärrettävä nimi, kuten Workday.
  • Valitse Tallenna.
Luo käyttäjä -ruutu

Ponnahdusikkuna häviää, ja siirryt takaisin Käyttäjät -sivulle. Näet, että uusi käyttäjä on luettelossa, ja se tila on LUOTU.  

Luodun käyttäjän näkymä

Luotu-tila ilmaisee, että käyttäjä ei ole vielä vahvistanut sähköpostiosoitettaan.

  • Kirjaudu käyttäjän sähköpostilaatikkoon.
  • Etsi Tervetuloa Adobe Signiin -sähköposti.
  • Napsauta Määritä salasana napsauttamalla tästä -linkkiä.
  • Määritä salasana.
    • Tämä muuttaa käyttäjän tilaksi AKTIIVINEN.
Kuva uudesta aktivoidusta käyttäjästä


Valtuutetun käyttäjän määrittäminen

Voit määrittää käyttäjän ylläpitäjäksi Workday-ryhmässä seuraavasti:

  • Siirry Käyttäjät-sivulle.
  • Kaksoisnapsauta käyttäjää Workday-ryhmässä.
    • Tämä avaa käyttäjän käyttöoikeuksien Muokkaa-sivun.
  • Valitse Käyttäjä on ryhmän ylläpitäjä -valintaruutu.
  • Valitse Tallenna.
Kuva ryhmän ylläpitäjän määrittämisestä ominaisuusruudussa.


Workday-vuokraajan määritys

Workday-vuokraajan ja Adobe Signin välisen yhteyden viimeistelemiseksi palvelujen välille on muodostettava luottamussuhde.

Kun tämä suhde on luotu, mihin tahansa liiketoimintaprosessiin voidaan lisätä Tarkista asiakirja -vaihe, joka mahdollistaa allekirjoitusprosessin Adobe Signin kautta.

Huomautus:

Adobe Signista käytetään nimeä Adobe Document Cloud kaikkialla Workday-ympäristössä.

Voit muodostaa luottamussuhteen seuraavasti:

  • Kirjaudu Workday-sovellukseen tilin järjestelmänvalvojana.
  • Etsi kohta Muokkaa vuokraajan määrityksiä - liiketoimintaprosessit.

Muokkaa vuokraajan määrityksiä - liiketoimintaprosessit -sivu avautuu. 

  • Etsi eSignature-määritykset -osio:
eSignature-määritykset
  • Napsauta Todenna Adobella -painiketta.
    • Tämä käynnistää OAuth2.0 -todennusprosessin, jonka aikana sinun on

Huomautus:

Varmista, että kirjaudut kokonaan ulos muista Adobe Sign -esiintymistä ennen jatkamista.

Kun yhteys on muodostettu, Adoben määritykset otettu käyttöön -valintaruutu valitaan, ja voit ryhtyä käyttämään Adobe Signia Workdayn kanssa.


Tarkista asiakirja -vaiheen määritys

Tarkista asiakirja -vaiheen asiakirja voi olla staattinen asiakirja, saman liiketoimintaprosessin Luo asiakirja -vaiheessa luotu asiakirja tai Workday Report Designerin luoma muotoiltu raportti. Kaikkiin näihin asiakirjatyyppeihin voidaan lisätä Adobe-tekstitunnisteita, jotka määrittävät Adobe Signiin liittyvien komponenttien ulkoasun ja sijoittelun. Asiakirjan lähde pitää määritellä liiketoimintaprosessin määrityksessä. Kun liiketoimintaprosessia suoritetaan, ei ole mahdollista ladata mitä tahansa asiakirjaa allekirjoitettavaksi.

Ainutlaatuista Adobe Signin käyttämisessä Review Document -vaiheessa on mahdollisuus hyödyntää sarjallistettuja allekirjoittajaryhmiä. Tämän ominaisuuden avulla voit määrittää rooliryhmiä, joiden on allekirjoitettava asiakirja järjestyksessä. Rinnakkaisia allekirjoitusryhmiä ei tueta.

Katso lisätietoja Tarkista asiakirja -vaiheen määrityksestä pikaoppaasta osoitteessa
https://helpx.adobe.com/fi/sign/help/Workday_Quick_Start.html


Tuki

Workday-tuki

Workday on integroinnin omistaja, joten sen tukeen tulisi olla ensisijaisesti yhteydessä, jos sinulla on kysymyksiä integroinnin laajuudesta, ominaisuuksista tai ongelmista integroinnin toiminnassa.

Workday-yhteisössä on useita hyviä artikkeleita integroinnin vianetsinnästä ja asiakirjojen luonnista:

eSignature-integrointien vianetsintä

https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g

Review Documents (Tarkista asiakirja)-vaihe
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Dynaaminen asiakirjojen luonti

https://community.workday.com/node/176443

Työtarjousasiakirjojen luonnin määritysvinkkejä

https://community.workday.com/node/183242


Adobe Sign -tuki

Adobe Sign on integrointikumppani, ja sen tukeen tulee olla yhteydessä, jos integrointi ei saa hankittua allekirjoituksia tai jos odottavien allekirjoitusten ilmoitukset eivät toimi.

Adobe Sign -asiakkaiden tulisi osoittaa tukipyynnöt Adobe-asiakaspäällikölleen. Vaihtoehtoisesti Adoben tekniseen tukeen voi ottaa yhteyttä numeroon 1-866-318-4100 odota tuotelistausta ja valitse ensin 4 ja sitten 2 (pyydettäessä).


Yleisiä kysymyksiä

Tämän ongelman syynä voi olla se, että hakija ei ole napsauttanut Lähetä-painiketta Workdayssa kirjauduttuaan Adobe Sign -sovellukseen.

Kunkin Workday-tehtävän sähköisen allekirjoituksen tilan tarkistaminen: ”Aloittaakseen prosessin käyttäjä voi lähettää liittyvän Saapuneet-kansion tehtävän.”

Workday-kohtainen kehittäminen: Alkuperäinen allekirjoitus viimeistelee prosessin vain, jos käyttäjä lähettää Saapuneet-kansion tehtävän allekirjoitettuaan asiakirjan. Allekirjoittajien on aina lähetettävä Saapuneet-kansion tehtävä Workdayssa allekirjoitettuaan Adobe Signissa. Allekirjoittamisen jälkeen iframe suljetaan ja käyttäjä ohjataan samaan tehtävään, jossa hän voi napsauttaa lähetyspainiketta prosessin viimeistelemiseksi.