Adobe Acrobat Sign for Microsoft Outlook-tillegg: Brukerhåndbok

Adobe Acrobat Sign for Outlook-tillegget lar deg konfigurere en ny avtale fra en e-postklient. Du kan sende avtaler med nye e-poster, eller svare på en eksisterende e-post ved å importere mottakerlisten og automatisk legge ved eventuelle filer fra kilde-e-posten.

Installer Adobe Acrobat Sign fra Microsoft AppSource og se følgende emner for å lære hvordan du:

• Aktiverer Adobe Acrobat Sign-tillegget på Outlook-kontoen din – Alle brukere kan utføre denne engangsoperasjonen uten utvidede systemtillatelser.
• Oppretter den autentiserte tilkoblingen mellom Outlook og Acrobat Sign – Når tillegget er aktivert, må du autentisere til begge miljøene for å opprette et tillitsforhold.
• Bruke Adobe Acrobat Sign-tillegget – Forklarer funksjonene og bruken av Adobe Acrobat Sign.

Microsoft 365-administratorer kan installere tillegget sentralt på tenant-nivå og kontrollere tilgang på brukernivå hvis ønskelig. Dette gir tilgang til både Word og PowerPoint for alle brukerne i leietakeren.

Forutsetninger

Sørg for at systemet ditt oppfyller følgende krav.

Aktiver Adobe Acrobat Sign for Outlook-tillegg

Du kan installere Adobe Acrobat Sign for Outlook-tillegget på både web- og skrivebordsversjonene av Outlook.Når du installerer den i ett miljø, aktiveres den automatisk i det andre. 

Slik installerer du tillegget:

Etablere godkjenningsrelasjonen

Når tillegget er aktivert i e-postklienten, må du opprett en forbindelse mellom Microsoft-kontoen din og adobe acrobat sign-kontoen din.Dette sikrer at bare du sender avtaler gjennom adobe acrobat sign-brukeren din.

Bruke Adobe Acrobat Sign for Outlook-tillegg

Når den klarerte relasjonen til Adobe Acrobat Sign er etablert, kan du sende avtaler direkte fra e-postklienten. For håndtering av e-post har Outlook følgende to moduser: Skriv-modus og

Skriv-modus

Bruk Skriv-modus til å skrive en e-post og legge til vedlegg.

Bare funksjonen Send til signering er tilgjengelig i denne modusen.

• Velg Ny for å starte en ny e-post
• Velg Svar for å svare på en eksisterende tråd

Når du starter tillegget fra en e-post, kan det automatisk gjenbruke eksisterende e-postdetaljer:

• Vedlegg → legges til som avtaledokument
• Til-felt → importeres som mottakere (i rekkefølge)
• Emne → brukes som navn på avtale
• E-posttekst → brukes som avtalemelding

Alle importerte felt er valgfrie og kan redigeres manuelt.

Send avtaler fra en gruppe

Bruk rullegardinmenyen Send fra for å velge gruppen du vil sende avtalen fra, eller behold standardgruppen.

Legg til dokumenter

Dokumenter som er vedlagt avtalen, vises i delen Dokumenter.

• E-postvedlegg legges til automatisk
• Velg + Legg til filer for å legge til flere dokumenter
• Velg X for å fjerne et dokument
• Dokumenter sendes til mottakere i den oppførte rekkefølgen
• Velg Flere options for å legge til filer fra ditt acrobat sign-bibliotek

Støttede formater: pdf, Word, Excel, PowerPoint, HTML, RTF, TIF/TIFF, JPG/JPEG, PNG, BMP, GIF

Legg til mottakere

Mottakere vises under dokumentlisten.

• Mottakere signerer i den oppførte rekkefølgen
• E-postmottakere importeres fra Til-feltet
• Du kan skrive inn mottakere direkte (kontakter foreslås)
• Alle mottakere er Underskrivere som standard

For å angi roller, autentisering eller parallelle arbeidsflyter, velg Flere options.

⚠️ Merk: Hvis kontoen din krever ekstra autentisering (for eksempel telefonbekreftelse), må du bruke Flere options før sending.

Navn på avtale og melding

Meldinger-delen inkluderer:

• Navn på avtale – bruker som standard e-postens emne eller navnet på det første dokumentet
• Avtalebeskjed – inkludert i «Vennligst signer»-e-posten
  • Importert fra e-postens brødtekst, hvis tilgjengelig
  • Bruker som standard «Vennligst gjennomgå og fullfør dette dokumentet.»
  • Grense på 1000 tegn
  • Bruk Tøm melding for å fjerne Innhold

Forhåndsvis og send

• Velg Forhåndsvisning og send for å åpne redigeringsmiljøet
• Send starter signaturprosessen umiddelbart
• Fortsett åpner redigeringsvisningen for å legge til felt før sending

Når den er sendt, sendes avtalen som e-post til den første mottakeren. Du ser en bekreftelse med options til Vis avtale og for å åpne acrobat sign-menyen.

Flere options åpner hele acrobat sign Send-siden med Avanserte innstillinger. Alle detaljer fra tillegget overføres og kan fortsatt redigeres.

Lest-modus

I Lesemodus kan du vise en e-post, men ikke redigere den. Den støtter:

• Fyll ut og signer – Fullfør og signer et dokument selv, og send det tilbake.
• Send til signering – Send en avtale til en eller flere mottakere.
• Avtalestatus – Vis de ti siste avtalene og deres nåværende status.

Fyll ut og signer

Bruk dette når bare du trenger å fylle ut og signere et dokument.

• E-postvedlegg legges til automatisk
• Velg + Legg til filer for å inkludere flere dokumenter
• Velg Fortsett, fullfør skjemaet, signer, og velg Ferdig
• En svar-e-post åpnes med det signerte dokumentet vedlagt

Send til signering

Bruk dette når andre må signere.

• Vedlegg legges til automatisk
• Legg til mottakere manuelt (ikke importert fra e-posten)
• Mottakere signerer i den rekkefølgen som er angitt
• Rediger Navn på avtale og melding om nødvendig
• Velg Send for å sende umiddelbart, eller Forhåndsvisning og send for å legge til felt
• Velg Flere options for Avanserte innstillinger

Avtalestatus

Vis opptil ti hoved avtaler.

• Utvid en avtale for å se nylig aktivitet
• Velg Vis avtale eller Signer avtale
• Velg Spor alle avtaler for å åpne hele Administrer-siden

Endre tilleggsinnstillinger