Den fulle installasjonsveiledningen for den nye Adobe Sign for SharePoint lokalt-løsningen.

Oversikt

Adobe Sign-integreringen for Microsoft SharePoint gir en integrert løsning for å opprette, sende, spore og behandle elektroniske signaturer. Integrasjonen er tilgjengelig for lokale forekomster av Microsoft SharePoint 2013 og 2016. Løsningen er utviklet som en farmløsning for Microsoft SharePoint som gjør det mulig å:

  • Legge til Behandle-siden for Adobe Sign som en SharePoint-webdel, som kan brukes av SharePoint-brukere til sporing og oppdatering av avtaler
  • Sende et dokument fra et SharePoint-dokumentbibliotek til signering
  • Sende dokumenter til én enkelt mottaker eller mottakergruppe fra et dokumentbibliotek eller egendefinerte SharePoint-lister.
  • Tilordne data fra SharePoint-lister og dokumentbiblioteker til dokumenter ved hjelp av tilordning for sammenslåing når dokumentene sendes til signering
  • Tilordne data fra skjemafelt i signere avtaler til tekstkolonner og dokumentbibliotek ved hjelp av datatilordning, når dokumentet er signert og statusen er oppdatert automatisk eller manuelt på siden for avtalestatus
  • Arkivere alle signerte avtaler i SharePoint

Krav

Adobe Sign-løsningen kan bare installeres og konfigureres av en Microsoft SharePoint farm-administrator. Du må også ha administratorrettigheter på SharePoint-serveren for å installere løsningen. Se SharePoint-dokumentasjonen og organisasjonens SharePoint-administrator for flere systemtillatelser som kan være nødvendig for å installere plugin-moduler for SharePoint-farmløsninger. Hvis du vil konfigurere løsningen, må du også være kontoadministrator i Adobe Sign og ha tilgang til integrasjonsnøkkelen for Adobe Sign-kontoen. Systemkravene nedenfor omfatter server- og klientkomponentene som kreves for vellykket installasjon og kjøring av Adobe Sign for SharePoint.

  • Microsoft SharePoint 2013 lokal, SharePoint 2016 lokal eller SharePoint 2019 lokal

Merk:

Adobe Sign for SharePoint-løsningen støttes bare i det klassiske grensesnittet i SharePoint 2019 lokal.

Adobe og Microsoft arbeider for å utvide støtten slik at den inkluderer det moderne grensesnittet.

Kjente problemer å være oppmerksom på

Sharepoint har tegngrenser du må huske på, spesielt når du gir navn til filer:

  • URL-baner må være 260 tegn eller mindre
  • Filnavn må være 128 tegn eller mindre

 

Administratorer som er identifisert som “Systemkonto” når de logger på en områdesamling, må angi sin egen informasjon i AdobeSignUserInfo-listen slik:

Systemkontobruker

 

Det kan oppstå en situasjon der de tidligere løsningene kan blokkere vanlige SharePoint-brukere i å gå tilgang til områdesamlingen.

Problemet oppstår hvis:

  • EchoSign-løsningen (før versjon 4) installeres i områdesamlingen
  • SharePoint-administratoren har bygd inn løsningen som en webdel på en SharePoint-side
  • SharePoint-brukeren er medlem av gruppen områdesamlingseier/besøkende/medlem
  • SharePoint-brukeren ikke er medlem av EchoSign-administrator- eller brukergruppen

Problemet kan løses ved å fjerne webdelen fra SharePoint-siden. 

 

Installasjon

Slik installerer du den lokale versjonen av Adobe Sign for SharePoint-pakken:

  1. Last ned den nye filenAdobe Sign for SharePoint.zip.
  2. Logg på SharePoint-serveren som administrator
  3. Last opp filen Adobe Sign for SharePoint.zip til serveren.
  4. Pakk ut filen for å trekke ut den utførbare filen.
  5. Klikk på Adobe Sign for SharePoint.exe.
  6. Installasjonsveiviseren åpnes.  Klikk på Neste.
Installasjonsprosessveiviser

  7. Skriptet vil kjøre en systemkontroll. Hvis alt er i orden, klikker du på Neste.

Installasjonsprosessens systemkontroll

  8. Lisensavtalen for sluttbruker vil bli presentert.

○ Merk av i boksen Jeg godtar vilkårene i lisensavtalen.

○ Klikk på Neste

EULA i installasjonsprosessen

  9. Siden Webapp / Områdesamlinger lastes inn.  Velg områdesamlingene du vil installere løsningen til.

Installasjonsprosess - Velg områder

  10. Når installasjonen er fullført, klikker du på Neste.

Installasjonsprosessen fullført

  11. Når Detaljer-siden for distribusjon vises, kan du klikke på Lukk.

Lukke installasjonsprosessen

Merk:

  • Aktivering av applikasjonen vil opprette to brukergrupper (Områdeinnstillinger > Brukere og tillatelser > Personer og grupper).
  • Deaktivering av Adobe Sign for SharePoint-funksjonen vil slette alle relasjonstabellene som muliggjør søk og oppdatering av avtalestatus.  IKKE deaktiver funksjonen hvis du ikke absolutt må.  Alle avtaler vil forbli i Adobe Sign, men muligheten til å vise dem i SharePoint, vil være tapt.


Aktiver / Fjern alternativer

Hvis du kjører installasjonsskriptet på nytt, startes samme veiviser og systemkontroll. 

Etter systemkontrollen, og i stedet for å gå til EULA-siden, vil skriptet be deg om å:

○ Aktivere – Aktiver lar administratoren aktivere Adobe Sign-løsningen på flere områder i SharePoint-miljøet. Når valgt, lastes siden Webapp / Områdesamlinger og viser alle områder der Adobe Sign-løsningen ikke er aktiv (trinn 9 over).

○ Fjern – Dette alternativet vil fjerne løsningen fullstendig fra alle områdesamlinger der Adobe Sign har blitt aktivert. Fullførte dokumentfiler vil forbli i SharePoint.

Avtaler som er under behandling, vil fremdeles være aktive i AdobeSign,og vil fullføres på vanlig måte. De fullførte dokumentene vil ikke lenger bli returnert til SharePoint.

activate_-_removepanel

Konfigurering etter installering

Når pakken er installert, er det fire konfigurasjonstrinn til som må fullføres:

  • Installere integrasjonsnøkkelen
  • Bestemme hvordan du vil legge til brukere
  • Bestemme om du vil ha revisjonsspor lagt ved de signerte dokumentene
  • Bestemme hvor signerte avtaler skal lagres

Installere integrasjonsnøkkelen

Nye installasjoner krever at integrasjonsnøkkelen genereres i Adobe Sign og deretter angis i SharePoint. Denne nøkkelen er tilgangstokenet som godkjenner Adobe Sign- og SharePoint-miljøene slik at de klarerer hverandre og deler innhold.

Slik genererer du en integreringsnøkkel i Adobe Sign:

  • Logg på som administratorbruker for Adobe Sign-kontoen
  • Gå til Konto > API for Adobe Sign > API-informasjon
  • Klikk på Integrasjonsnøkkel-koblingen midt på siden.

Merk:

Hvis du ikke ser Integreringsnøkkel-koblingen på siden API-informasjon, må du kontakte din kundeansvarlige (eller kundestøtte for Adobe Sign) for å gjennomgå kontoinnstillingene og gjøre de nødvendige justeringene for å vise denne påkrevde funksjonaliteten.

Tilgangstokener i Adobe Sign

Grensesnittet Opprett integreringsnøkkel lastes inn:

Angi et beskrivende navn på nøkkelen (for eksempel SharePoint)

Integreringsnøkkelen må ha følgende elementer aktivert:

  • user_write
  • user_login
  • agreement_read
  • agreement_write
  • agreement_send
  • library_read
  • library_write
Grensesnittet Opprett integreringsnøkkel

Klikk på Lagre når nøkkelen er konfigurert.

 

Siden Tilgangstokener viser nøklene som er definert i kontoen.

  • Klikk på nøkkeldefinisjonen som er opprettet for SharePoint

○ Koblingen Integreringsnøkkel vises øverst i definisjonen.

  • Klikk koblingen Integreringsnøkkel
Koblingen Integreringsnøkkel

Integreringsnøkkelen vises:

  • Kopier nøkkelen, og lagre den på et sikkert sted for det neste trinnet
  • Klikk OK
Integreringsnøkkelen

Slik installerer du integrasjonsnøkkelen i SharePoint:

  • Logg på som administratorbruker for SharePoint-området.
  • Gå til ikonet for Adobe Sign-innstillinger for å vise Innstillinger-siden.
Innstillinger-ikonet på SharePoint-båndet
  1. Når du er på innstillingssiden, klikker du på Kontoinnstillinger-fanen.
  2. Lim inn integrasjonsnøkkelen i det avsatte feltet.
  3. Klikk på Lagre
Lagre integrasjonsnøkkelen


Legge til brukere

Første trinn når du skal legge til brukere er å gi dem tilgang til Adobe Sign-løsningen. For å gjøre dette må du:

  1. Gå til Områdeinnstillinger > Brukere og tillatelser > Personer og grupper.
  2. Rediger Adobe Sign-gruppene slik det er nødvendig:

○ Adobe Sign-administrator: Brukere som har tillatelse til å konfigurere Adobe Sign-løsningen (dvs. fullføre siden med innstillinger og fylle ut AdobeSignUserInfo-listen). Bare tilsvarende områdesamling- eller webapplikasjonsadministratorer kan konfigurere denne gruppen. Brukere som tilhører denne gruppen har tilgang til fanene Personlige innstillinger, Kontoinnstillinger, Avtalelagring og Maltilordninger under Innstillinger-siden.

○ Adobe Sign-bruker: Brukere som skal bruke løsningen som er konfigurert av områdesamlingsadministratorer. Bruker som tilhører denne gruppen har bare tilgang til kategorien Personlige innstillingerInnstillinger-siden.

Adobe Sign-gruppene

Klargjør brukere automatisk i Adobe Sign

Adobe Sign krever at alle brukere som sender avtaler, har lisens til å gjøre det i Adobe Sign-systemet. Ved bruk første gang blir en bruker automatisk klargjort i Adobe Sign hvis de ikke allerede finnes. Som standard blir den brukeren klargjort med informasjonen i brukerens SharePoint-profil.

Hent brukerinformasjon fra AdobeSignUserInfo-listen

Aktivering av denne funksjonen vil informere SharePoint om å bruke verdiene i AdobeSignUserInfo-listen til å opprette nye brukere og forstå eksisterende brukerøkter til Adobe Sign.

Hvis funksjonen ikke er aktivert, vil SharePoint bruke verdiene som er knyttet til SharePointUser slik de er definert av SharePoint.

Det er verdt å merke seg at du kan knytte e-postadresser (og derved Adobe Sign-tilgang) til SharePoint-brukere som enten ikke har en offentlig e-postadresse eller som må bruke en annen e-postadresse enn SharePoint-e-postadressen. (Eksempel: Bob@MittDomene.dom er en SharePoint-bruker, men trenger å sende avtaler via e-postadressen HumanResources@MyDomain.dom)

Hvis du skal bruke listeverdier til automatisk klargjøring, må du fullføre to trinn:

  1. Oppdatere AdobeSignUserInfo-listen
  2. Aktivere funksjonen Hent brukerinformasjon fra AdobeSignUserInfo-listen

 

Slik oppdaterer du AdobeSignUserInfo-listen

  1. Gå til Områdeinnhold > AdobeSignUserInfo.
  2. Rediger listen slik at den inneholder brukerverdiene du ønsker.
Oppdatere AdobeSignUserInfo-listen

Slik aktiverer du brukergenerering fra AdobeSignUserInfo-listen:

  1. Logg på SharePoint-kontoen som administrator.
  2. Gå til grensesnittet Adobe Sign-innstillinger.
  3. Klikk på fanen Kontoinnstillinger.
  4. Merk av i boksen for Hent brukerinformasjon fra AdobeSignUserInfo-listen.
  5. Klikk på Lagre.
Alternativ for å hente brukerinformasjon

Hent revisjonsspor for signerte avtaler

Hvis dette alternativet er aktivert, blir en PDF-fil med revisjonsspor returnert sammen med den ferdige dokumentet når en avtale er fullført. Revisjonssporet er et dokument med et sammendrag av alle viktige hendelser for avtalen (Sendt, Vist, Signert), inkludert brukermetadata som er knyttet til de hendelsene (klokkeslett/dato, IP-adresse).

Merk:

Revisjonssporet er alltid tilgjengelig direkte fra Adobe Sign-nettstedet. Aktivering av denne funksjonen legger til rette for automatisk levering av revisjonen til SharePoint-miljøet. Overflødig, men praktisk. 

Slik aktiverer du levering av revisjonsspor:

  1. Logg på SharePoint-kontoen som administrator.
  2. Gå til grensesnittet Adobe Sign-innstillinger.
  3. Klikk på fanen Kontoinnstillinger.
  4. Merk av i boksen for Hent revisjonsspor for signerte avtaler.
  5. Klikk på Lagre.
Hent revisjonsspor-alternativ

Definere målmappen for signert avtale

Fullført dokumentasjon kan konfigureres til å bli oppbevart i én bestemt mappe for hele (globale) områdesamlingen.

Hvis det ikke defineres noen global mappe, blir det endelige signerte dokumentet returnert til en Signerte avtaler-undermappe som blir opprettet i dokumentbiblioteket som dokumentet ble sendt fra.

Signert avtale-mappe

Merk:

Alle signerte avtaler er alltid tilgjengelig på Adobe Sign-nettstedet, og er lett tilgjengelig på fanen Behandle avtaler.

Slik konfigurerer du den globale mappen for signerte avtaler:

  1. Logg på SharePoint-kontoen som administrator.
  2. Opprett målmappen der du ønsker.
  3. Gå til siden Adobe Sign-innstillinger.
  4. Klikk på fanen Avtalelagring.
  5. Finn mappen i listen over tilgjengelige mapper, og enkeltklikk for å velge den.
  6. Klikk på Lagre.
agreement_storage

Maltilordning

Adobe Sign støtter relasjoner mellom data i SharePoint-lister og skjemafeltene i avtaler.

Ved å bruke arbeidsflyter og tilordning av listefeltene til skjemafeltene, kan du automatisk forhåndsutfylle dokumenter før sending, redusere tiden det tar for avsendere og/eller signatarer å fylle ut skjemaet, og redusere sjansen for feilregistrering av data.

Du kan også opprette en tilordning som trekker ut skjemafeltdata fra en signert avtale, og fyller ut en SharePoint-liste.

Den fulle veiledningen for konfigurasjon av maltilordninger finnes her.