Oversikt

Adobe Sign støtter relasjoner mellom data i SharePoint-lister og skjemafeltene i avtaler.

Ved å bruke arbeidsflyter og tilordning av listefeltene til skjemafeltene, kan du automatisk forhåndsutfylle dokumenter før sending, redusere tiden det tar for avsendere og/eller signatarer å fylle ut skjemaet, og redusere sjansen for feilregistrering av data.

Du kan også opprette en tilordning som trekker ut skjemafeltdata fra en signert avtale for å fylle ut en SharePoint-liste.


Kort om å bygge webskjemaer med felt

Vellykket tilordning krever at du har bygd webskjemaer med definerte feltnavn slik at du logisk kan relatere listefeltet til Adobe Sign-skjemafeltet. 

Det er flere måter å bygge skjemaer på som deretter kan lastes opp til Adobe Sign:

  • Redigeringsmiljøet i Adobe Sign har automatisk feltoppdaging slik at skjemabyggingen går mye raskere.
    • Automatisk plasserte felt har et generelt navn (Egendefinert felt 1), og bør gis et nytt navn som sier noe om hvordan det skal brukes.    
  • PDF-skjemaer kan også bygges med Acrobat.  Acrobat-skjemaer kan også automatisk oppdage hvor felt skal være.
    • Acrobat plasserer også felt automatisk, og bruker et feltnavn som er utledet fra den foregående teksten i dokumentet. Disse navnene er ofte merkelige eller omfattende og bør redigeres til en verdi som sier noe om feltets bruk.
  • Tekstkoder kan brukes hvis dokumentgenereringen produserer et redigerbart tekstdokument.

Felttilordning bygger på logisk relasjon mellom navnet på et felt i skjemaet og navnet på en kolonne i SharePoint.

Uansett hvilken metode du bruker, må du passe på å navngi feltene slik at du enkelt kan identifisere dem når de presenteres i et listeformat (under tilordningsprosessen).

Merk:

Følgende typer SharePoint-kolonner støttes: Enkeltlinje med tekst, Tall, Valg (“Valgknapper”), Flere linjer med tekst, Ja/nei (avmerkingsboks). 

SharePoint-kolonnetype Adobe Sign-felttype
Enkeltlinje med tekst Tekst
Tall Tekst
Flere linjer med tekst Flerlinjetekst
Ja / Nei (avmerkingsboks) Avmerkingsboks


Trinnvis arbeidsflyt for maltilordning

I eksempelet nedenfor ønsker SharePoint-administratoren å sende avtaler til en liste med kunder.

En eksisterende SharePoint-liste med kundene finnes allerede, med detaljer om hver mottaker ("Fornavn" og "Etternavn"), men mer informasjon ("Alder" og "Yrke") samles inn.

Det opprettes et skjema (med tekstkoder) for å importere navneverdiene fra SharePoint-listen og samle inn de nye verdiene som ønskes.

Når avtalen er fullført, blir de tilordnede feltverdiene i skjemaet sendt tilbake til SharePoint-listen.

Merk:

Dette eksempelet viser et skjema som bare inneholder felt, for å gjøre det klarere.

Skjemaet ditt vil sannsynligvis ha mye mer innhold, men feltene fungerer på samme måte.

  1.  Opprette en Sharepoint-liste

    Logg på Sharepoint-nettstedet og opprett en liste med underskrivere (disse er personene du vil sende avtalen til for signering).

    • Vi vil bruke Mr. John Smith for vårt eksempel i denne arbeidsflyten.
    bilde
  2. Opprett en avtalemal (bruk Word, PDF osv.)

    Det er viktig å huske på bruk av riktige Tekstkoder, som skulle ligne på dette: {{first_name}}

    I dette eksempelet bruker vi et dokument med navnet mapping_test.docx som inneholder fire tekstkoder:

    • {{first_name}}
    • {{last_name}}
    • {{age}}
    • {{occupation}}
    bilde
  3. Opprette maltilordninger

    Det finnes to forskjellige typer maltilordning: 

    • SharePoint til avtale-tilordning brukes til å forhåndsutfylle detaljene fra en SharePoint-liste (trinn 1) i Adobe Sign-avtalen.
    1. Klikk på valgknappen SharePoint til avtale-tilordning.
    2. Velg riktig liste fra nedtrekksmenyen.
      • Det er viktig å sette opp maltilordningen for den riktige listen (dvs. listen som ble opprettet i trinn 1). Ellers vil ikke maltilordningen fungere riktig.
      • Du kan definere unike maltilordninger for individuelle SharePoint-lister.
    3. Konfigurer den riktige tilordningen mellom SharePoint- og avtalefeltene.
      • SharePoint-feltet er navnet på kolonnen som er brukt i SharePoint-listen (trinn 1).
      • Avtalefeltet er "Tekstkode"-navnet som er brukt i avtalemalen (trinn 2). 
      • I dette eksempelet bruker vi "FirstName" og "LastName" for SharePoint → avtaletilordning slik at tilsvarende "first_name" og "last_name" vil bli forhåndsutfylt i avtalemalen med verdiene fra SharePoint-listen. 
    SharePoint til avtale-tilordning
    • Avtale til SharePoint-tilordning brukes til å oppdatere SharePoint-listen med verdiene i avtalefeltene etter at avtalen er fullført:
    1. Klikk på valgknappen Avtale til SharePoint-tilordning.
    2. Velg riktig liste fra nedtrekksmenyen. 
    3. Konfigurer den riktige tilordningen mellom SharePoint- og avtalefeltene. 
      • I dette eksempelet bruker vi "Occupation" og "Age" for Agreement → SharePoint-tilordning, som tilsvarer tekskodefeltene "occupation" og "age".
    Avtale til SharePoint-tilordning
  4. Starte Send til signering

    Når feltene i listene og avtalen er riktig relatert til hverandre, er du klar til å sende avtalen:

    • Gå til SharePoint-listen (opprettet i trinn 1).
    • Velg en underskriver fra listen. Mr. John Smith i dette eksempelet.
    • Gå til Adobe Sign-båndmenyen og velg alternativet Send til signering.
    bilde
  5. Velg avtalemalen:

    På dette trinnet er det viktig å velge den riktige avtalemalen som du opprettet i trinn 2.

    • Velg avtalemalen (mapping_test i dette eksempelet).
    • Klikk på Legg ved.
    bilde
  6. Fullfør Send-siden:

    • Skriv inn e-postadressen til mottakeren.
      • Hvis du følger eksempelet, skriver du inn en e-postadresse som du har tilgang til.
        • Denne e-postadressen være forskjellig fra den du sender avtalen fra.
    • Endre Melding slik du ønsker.
    • Kontroller at den riktige avtalemalen blir lagt ved i Filer-delen.
    • Merk av for Forhåndsvis og legg til signaturfelt.
    • Klikk på Neste.
    Konfigurere avtale
  7. Kontroller SharePoint → Avtalemal-tilordningen:

    På dette punktet skal du kunne kontrollere at SharePoint → Avtalemal-tilordningen fungerer riktig.

    I vårt eksempel skal du kunne se at "first_name" og "last_name" har blitt automatisk utfylt med riktig informasjon fra SharePoint-listen:

    • Kontrollere at hvert tilordnede felt importerer riktige verdier
    • Kontroller at ikke-tilordnede felt er tomme. Disse er feltene som mottakeren skal fylle ut.
    • Legg til flere felt hvis det er nødvendig.
      • Legg til minst et Signatur-felt.
    • Klikk på Send
    Legg til skjemafelt
  8. Fullfør signeringsarbeidsflyten:

    Mottakeren fullfører avtalen:

    • Mottakeren får tilgang til avtalen gjennom en kobling i e-postmeldingen.
      • Hvis du følger eksempelet, logger du på e-postkontoen du sendte avtalen din.
    • Mottakeren fyller ut avtaleskjemaet
      • Skriv inn verdier i feltene occupation og age.
    • Signer dokumentet.
    • Klikk på Klikk for å signere for å fullføre signeringsprosessen.
    Klikk her for å signere
  9. Kontroller Avtale → SharePoint-tilordning:

    Når avtalen er fullført:

    • Logg på SharePoint-kontoen igjen.
    • Gå til SharePoint-listen (trinn 1).
    • Kontroller at Avtale → SharePoint-tilordningen har fungert ved å se gjennom listen og kontrollere at de nye verdiene fra avtalemalen er sendt til SharePoint.
    bilde