Adobe Sign for SharePoint Online: veiledning for maltilordning

 Opprette en Sharepoint-liste

Logg på Sharepoint-nettstedet og opprett en liste med underskrivere (disse er personene du vil sende avtalen til for signering).

• Vi vil bruke Mr. John Smith for vårt eksempel i denne arbeidsflyten.

Opprett en avtalemal (bruk Word, PDF osv.)

Det er viktig å huske på bruk av riktige Tekstkoder, som skulle ligne på dette: {{first_name}}

I dette eksempelet bruker vi et dokument med navnet mapping_test.docx som inneholder fire tekstkoder:

• {{first_name}}
• {{last_name}}
• {{age}}
• {{occupation}}

Opprette maltilordninger

Det finnes to forskjellige typer maltilordning: 

• SharePoint til avtale-tilordning brukes til å forhåndsutfylle detaljene fra en SharePoint-liste (trinn 1) i Adobe Sign-avtalen.

1. Klikk på valgknappen SharePoint til avtale-tilordning.
2. Velg riktig liste fra nedtrekksmenyen.
   • Det er viktig å sette opp maltilordningen for den riktige listen (dvs. listen som ble opprettet i trinn 1). Ellers vil ikke maltilordningen fungere riktig.
   • Du kan definere unike maltilordninger for individuelle SharePoint-lister.
3. Konfigurer den riktige tilordningen mellom SharePoint- og avtalefeltene.
   • SharePoint-feltet er navnet på kolonnen som er brukt i SharePoint-listen (trinn 1).
   • Avtalefeltet er "Tekstkode"-navnet som er brukt i avtalemalen (trinn 2). 
   • I dette eksempelet bruker vi "FirstName" og "LastName" for SharePoint → avtaletilordning slik at tilsvarende "first_name" og "last_name" vil bli forhåndsutfylt i avtalemalen med verdiene fra SharePoint-listen. 

• Avtale til SharePoint-tilordning brukes til å oppdatere SharePoint-listen med verdiene i avtalefeltene etter at avtalen er fullført:

1. Klikk på valgknappen Avtale til SharePoint-tilordning.
2. Velg riktig liste fra nedtrekksmenyen. 
3. Konfigurer den riktige tilordningen mellom SharePoint- og avtalefeltene. 
   • I dette eksempelet bruker vi "Occupation" og "Age" for Agreement → SharePoint-tilordning, som tilsvarer tekskodefeltene "occupation" og "age".

Starte Send til signering

Når feltene i listene og avtalen er riktig relatert til hverandre, er du klar til å sende avtalen:

• Gå til SharePoint-listen (opprettet i trinn 1).
• Velg en underskriver fra listen. Mr. John Smith i dette eksempelet.
• Gå til Adobe Sign-båndmenyen og velg alternativet Send til signering.

Velge avtalemalen:

På dette trinnet er det viktig å velge den riktige avtalemalen som du opprettet i trinn 2.

• Velg avtalemalen (mapping_test i dette eksempelet).
• Klikk på Legg ved.

Fullføre Send-siden:

• Skriv inn e-postadressen til mottakeren.
  • Hvis du følger eksempelet, skriver du inn en e-postadresse som du har tilgang til.
    • Denne e-postadressen må være forskjellig fra den du sender avtalen fra.
• Endre Melding slik du ønsker.
• Kontroller at den riktige avtalemalen blir lagt ved i Filer-delen.
• Merk av for Forhåndsvis og legg til signaturfelt.
• Klikk på Neste.

Kontrollere SharePoint → Avtalemal-tilordningen:

På dette punktet skal du kunne kontrollere at SharePoint → Avtalemal-tilordningen fungerer riktig.

I vårt eksempel skal du kunne se at "first_name" og "last_name" har blitt automatisk utfylt med riktig informasjon fra SharePoint-listen:

• Kontrollere at hvert tilordnede felt importerer riktige verdier
  
• Kontroller at ikke-tilordnede felt er tomme. Disse er feltene som mottakeren skal fylle ut.
• Legg til flere felt hvis det er nødvendig.
  • Legg til minst et Signatur-felt.
• Klikk på Send

Fullføre signeringsarbeidsflyten:

Mottakeren fullfører avtalen:

• Mottakeren får tilgang til avtalen gjennom en kobling i e-postmeldingen.
  • Hvis du følger eksempelet, logger du på e-postkontoen du sendte avtalen din.
• Mottakeren fyller ut avtaleskjemaet
  • Skriv inn verdier i feltene occupation og age.
• Signer dokumentet.
• Klikk på Klikk for å signere for å fullføre signeringsprosessen.

Kontrollere Avtale → SharePoint-tilordning:

Når avtalen er fullført:

• Logg på SharePoint-kontoen igjen.
• Gå til SharePoint-listen (trinn 1).
• Kontroller at Avtale → SharePoint-tilordningen har fungert ved å se gjennom listen og kontrollere at de nye verdiene fra avtalemalen er sendt til SharePoint.