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Planen Ihres RoboHelp-Projekts

  1. Benutzerhandbuch zu RoboHelp
  2. Einführung
    1. Neue Funktionen in Adobe RoboHelp
    2. Neue Funktionen bei RoboHelp (2020 Release) Update 7
    3. Neue Funktionen bei RoboHelp (2020 Release) Update 6
    4. Neue Funktionen bei RoboHelp (2020 Release) Update 5
    5. Neue Funktionen bei RoboHelp (2020 Release) Update 4
    6. Systemanforderungen für RoboHelp
    7. Häufig gestellte Fragen zu RoboHelp
    8. Herunterladen und Installieren Ihrer Adobe-App
    9. Herunterladen und Installieren von RoboHelp für macOS
    10. Erste Schritte im RoboHelp-Arbeitsbereich
    11. Behobene Probleme in RoboHelp
  3. Projekte
    1. Planen Ihres RoboHelp-Projekts
    2. Erstellen eines Projekts
    3. Arbeiten mit Themen und Ordnern
    4. Generieren von Berichten
    5. Arbeiten mit kontextsensitiver Hilfe
    6. Verwalten von Verweisen
    7. Festlegen von Einstellungen in RoboHelp
  4. Zusammenarbeit mit Autoren
    1. Zusammenarbeit mithilfe von Git
    2. Zusammenarbeit mithilfe von SharePoint Online
    3. Zusammenarbeit mithilfe von Azure DevOps (Team Foundation Server)
  5. Bearbeiten und Formatieren
    1. Formatieren Ihres Inhalts
    2. Erstellen und Verwalten von Querverweisen
    3. Erstellen und Verwalten von Verknüpfungen
    4. Snippets als Einzelquellenelemente
    5. Arbeiten mit Bildern und Multimedia
    6. Erstellen und Verwenden von Variablen für einfache Updates
    7. Arbeiten mit Variablensätzen
    8. Verwenden des Tools „Suchen und Ersetzen“
    9. Automatisches Speichern Ihrer Inhalte
    10. Bearbeitung nebeneinander in der geteilten Ansicht
    11. Verwenden der Rechtschreibprüfungsfunktion
    12. Erstellen und Bearbeiten von Lesezeichen
    13. Einfügen und Aktualisieren von Feldern
    14. Wechseln zwischen mehreren Ansichten
    15. Automatische Nummerierung in CSS
  6. Importieren und Verknüpfen
    1. Importieren von Markdown-Dateien in ein Projekt
    2. Importieren von Word-Dokumenten in ein Projekt
    3. Importieren von FrameMaker-Dokumenten in ein Projekt
  7. Inhaltsverzeichnisse, Indizes und Glossare
    1. Erstellen und Verwalten von Inhaltsverzeichnissen
    2. Erstellen und Verwalten von Indizes
    3. Erstellen und Verwalten eines Glossars
    4. Abfolgen erstellen und verwalten
    5. Arbeiten mit „Siehe auch“ und verwandten Themen
  8. Bedingter Inhalt
    1. Was ist bedingter Inhalt?
    2. Bedingungs-Tags erstellen und anwenden
    3. Konfigurieren von Ausgabevorgaben für bedingten Inhalt
    4. Optimieren und Verwalten von bedingtem Inhalt
  9. Microcontent
    1. Microcontent
  10. Überprüfung und Zusammenarbeit
    1. Überprüfung und Zusammenarbeit
  11. Übersetzung
    1. Übersetzen von Inhalten in mehrere Sprachen
    2. Konfigurieren eines Übersetzungsframeworks für einen Dienstleister
  12. Skins und Masterseiten
    1. Arbeiten mit Skins
    2. Arbeiten mit Masterseiten
    3. Arbeiten mit Beschriftungen
    4. Anpassen von PDFs
    5. Einführung in den Frame-losen Skin-Editor
  13. Generieren der Ausgabe
    1. Generieren der Ausgabe
    2. Generieren einer Frame-los-Ausgabe
    3. Generieren der Wissensdatenbankausgabe
    4. Generieren von PDF-Ausgabe
    5. Generieren einer interaktiven HTML5-Ausgabe
    6. Generieren einer Worddokument-Ausgabe
    7. Generieren einer „Nur Inhalt“-Ausgabe
    8. Generieren einer E-Book-Ausgabe
    9. Generieren einer Microsoft HTML Help-Ausgabe in RoboHelp
    10. Generieren einer App-Ausgabe
  14. Ausgabe veröffentlichen
    1. Veröffentlichen auf einem RoboHelp-Server
    2. Veröffentlichen auf einem FTP-Server, einem sicheren FTP-Server oder einem Dateisystem
    3. Veröffentlichen in SharePoint Online
    4. Veröffentlichen im Zendesk-Hilfe-Center
    5. Veröffentlichen in der Salesforce-Wissensdatenbank
    6. Veröffentlichen in der ServiceNow-Wissensdatenbank
    7. Veröffentlichen in der Zoho-Wissensdatenbank
    8. Veröffentlichen in Adobe Experience Manager
  15. Anhang
    1. Adobe RoboHelp Scripting-Referenz
    2. RoboHelp-Tastaturbefehle

Erfahren Sie mehr über einige wichtige Aspekte, die Sie berücksichtigen sollten, bevor Sie ein Projekt in RoboHelp erstellen.

Es ist immer empfehlenswert, zuerst etwas Zeit in die Planung Ihres Projekts zu investieren und nicht direkt mit dem Authoring zu beginnen. Machen Sie sich klar, welches Geschäftsziel Sie erreichen und welches Publikum Sie ansprechen möchten. Auch die zum Erstellen und Bereitstellen des Inhalts verfügbaren Ressourcen sind ein Faktor für Ihre Entscheidungen während der Planung des Projekts. Wenn Sie mehrere Autoren an einem Projekt zusammenarbeiten sollen, ist die Planung des Projekts besonders wichtig, um die Qualität und einen optimalen Einsatz der Ressourcen sicherzustellen.

Planung eines Projekts vor dem Authoring

Setup mit einem oder mehreren Autoren

Die Größe Ihres Autorenteams ist ein wichtiger Faktor bei der Wahl der zu verwendenden Prozesse und Werkzeuge. Wenn beispielsweise mehrere Autoren gemeinsam Inhalte erstellen und bereitstellen müssen, empfiehlt es sich in jedem Fall, ein Versionskontrollsystem zu integrieren. Gleichermaßen trägt das Erstellen und Pflegen von Glossaren, gemeinsamen Assets sowie Richtlinien für die Erstellung und Veröffentlichung von Inhalten dazu bei, in Umgebungen mit mehreren Autoren die Qualität des Inhalts sicherzustellen.

Setup mit mehreren Rollen

Wenn Ihre Veröffentlichungsanforderungen umfangreich und vielfältig sind, müssen möglicherweise verschiedene Gruppen von Teammitgliedern das Authoring und die Erstellung der Ausgabe übernehmen. Planen Sie in diesem Fall Prozesse und Protokolle, die dem Team die Nutzung der Leistungsfähigkeit und integrierten Funktionen von RoboHelp ermöglichen, sodass ein effizientes, reibungsloses System der Bereitstellung entsteht. Wenn Designer im Team vorhanden sind, sorgen Sie dafür, dass Autoren, Designer und Publishing-Experten beim Erstellen von Masterseiten und Skins zusammenarbeiten, um ein optimales Layoutdesign zu entwickeln.

Ausgabestile und -bereitstellung

Identifizieren Sie die verschiedenen Ausgabetypen, die Sie benötigen. Benötigen Sie später eventuell weitere Ausgabetypen? Wenn dies der Fall ist: Wie können Sie das nachträgliche Hinzufügen eines Ausgabetyps erleichtern? Wenn die Ausgabe auf einem Server gehostet werden soll: Benötigen Sie die Unterstützung Ihres IT-Administrators? Wenn Sie planen, eine Ausgabe für Mobile Apps zu erstellen: Müssen Sie Richtlinien zum Verfassen kurzer, übersichtlicher Themen festlegen? Müssen Sie Inhalte für mehrere Versionen eines Produkts pflegen oder Inhalte für zwei nebeneinander existierende Erfahrungen derselben Funktion bereitstellen? Planen Sie, ob Bedingungs-Tags und Ausdrücke definiert werden müssen, damit bedingte Inhalte in unterschiedlichen Ausgabetypen einbezogen werden können. Planen Sie Variablensätze für verschiedene Ausgabetypen.

Darstellung der Ausgabe

Um sicherzustellen, dass Ihre Zielgruppe die Inhalte ihren Erwartungen entsprechend erlebt, sollten Sie sich Zeit nehmen, um das Erscheinungsbild der Ausgabe zu visualisieren. Sehen Sie sich die in RoboHelp enthaltenen Skins an und entscheiden Sie, ob verfügbare Skins abgewandelt oder ausgestaltet werden müssen oder neue Skins benötigt werden. Planen Sie die Entwicklung einer wirklich hervorragenden Formatvorlage ein, damit sich die Nutzung des Inhalts für die Endbenutzer wirklich angenehm gestaltet.

Nutzung externer Inhalte

Stehen Ihnen Inhalte in anderen Formaten zur Verfügung? Zum Beispiel könnten FAQs, Lösungen, Fallstudien und andere Arten von qualitativ hochwertigen Inhalten vorhanden sein, die von Fachexperten in Microsoft Word verfasst wurden. In diesem Fall können Sie diesen Inhalt problemlos in RoboHelp importieren. Achten Sie jedoch darauf, die verschiedenen Word-Importeinstellungen zu überprüfen und über den Stil, die Formatierung und verschiedene andere Aspekte des importierten Inhalts zu entscheiden. Wenn für die von Ihnen bereitgestellten Inhalte Adobe Captivate-Videos vorhanden sind, können Sie diese in Ihre Inhalte integrieren und den Nutzern ein reichhaltiges, immersives Content-Erlebnis bieten.

Design der Navigation

Stellen Sie sicher, dass Sie vor der Erstellung großer Mengen von Inhalten ein System entwickeln, das den Endbenutzern die Navigation im Inhalt in der Ausgabe ermöglicht. Wie möchten Sie die Themen und Inhalte in jedem Thema organisieren? Wie viele Ordnerebenen möchten Sie zulassen? Wie viele Ebenen von Überschriften sollten verwendet werden, um den Inhalt in einem Thema zu organisieren? Möchten Sie für verschiedene Ausgabetypen oder -varianten unterschiedliche Inhaltsverzeichnisse verwenden? Sie können beispielsweise verschiedene Inhaltsverzeichnisse planen, wenn Sie Ausgabevarianten für PDF-Ausgabe und Responsive HTML-Ausgabe oder für verschiedene Hilfesysteme für interne und externe Benutzer generieren möchten. Auf ähnliche Weise benötigen Sie unterschiedliche Inhaltsverzeichnisse – und die entsprechende Planung – wenn Sie separate Hilfesysteme für Einsteiger und fortgeschrittene Benutzer erstellen möchten.

Wiederverwendbarer Inhalt

Eine der wichtigsten Stärken von RoboHelp ist die Unterstützung der Wiederverwendbarkeit von Inhalten. Identifizieren Sie die Arten von Informationen, die im gesamten Projekt auf einheitliche Weise verwendet werden müssen. Wenn diese sich häufig oder in einem späten Stadium des Projekts ändern, verwenden Sie beim Authoring Variablen und Snippets, ändern Sie diese zentral an einer Stellen und verwenden Sie sie dann mehrfach im Projekt.

Formatieren und Gestalten von Inhalten

Planen Sie ein einheitliches und professionelles Erscheinungsbild für die verschiedenen Elemente Ihrer Inhalte mithilfe von Stilen. Insbesondere können Sie in RoboHelp die Inline-Formatierung projektweit verbieten. Bevor Sie mit dem Authoring beginnen, sollten Sie daher eine Entscheidung treffen, die Inline-Formatierung zuzulassen oder zu verbieten. Wenn Sie die Inline-Formatierung zulassen möchten, stellen Sie sicher, das Konventionen definiert und eingehalten werden, um eine einheitliche Formatierung des Inhalts zu gewährleisten. Wenn beispielsweise alle im Inhalt erwähnten UI-Begriffe fett gedruckt werden sollen, legen Sie diese Konvention in der Planungsphase des Projekts fest und halten Sie sie beim Authoring konsequent ein.

Glossar

Es ist immer empfehlenswert, in ein Glossar zu investieren. Die Identifizierung und gut verständliche Erläuterung der Begriffe erleichtert Ihnen und den Endbenutzern das Verständnis der Konzepte und Anweisungen. Darüber hinaus hilft das Glossar Autoren dabei, die Wortwahl innerhalb des Projekts konsistent zu halten und den Endbenutzern eine nahtlose und authentische Erfahrung zu vermitteln. Mit RoboHelp können Sie mehrere Glossare in einem Projekt erstellen und pflegen. So können Sie sogar ein Glossar erstellen, das nur für Autoren gedacht ist und nicht in der Projektausgabe enthalten ist. Sie können auch mehrere Glossare für Benutzer erstellen und auswählen, ob Sie sie für bestimmte Ausgabetypen einschließen oder ausschließen möchten.

Governance von Inhalt

Nutzen Sie die integrierten Funktionen von RoboHelp, um ein Governance-Framework für Ihre Inhalte zu definieren. Definieren Sie die Liste der Themenstatus und fordern Sie die Autoren auf, diese konsequent anzuwenden. Verwenden Sie die verschiedenen RoboHelp-Berichte, um effizient Fehler und Inkonsistenzen in verschiedenen Komponenten zu ermitteln und globale Aktualisierungen vorzunehmen. Sorgen Sie für einen sauberen und zuverlässigen Zustand Ihrer Projekte, indem Sie ungenutzte Assets und Projektkomponenten entfernen. Sie können sogar Richtlinien und Autorennotizen in den Themen im Projekt verwalten, aber aus der Projektausgabe ausschließen.

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