Erfahren Sie, wie Sie Ihre Inhalte direkt in der ServiceNow-Wissensdatenbank veröffentlichen.
Musterseiten, die in der PDF- oder Word-Ausgabevorlage verwendet werden, wurden in "Seitenlayout" umbenannt.
Musterseiten, die für Themenvorlagen oder Onlineausgaben verwendet werden, wurden in "Themenlayouts" umbenannt.
Weitere Informationen finden Sie unter Vorlagen in Adobe RoboHelp.
Mit der ServiceNow-Integration hat Adobe RoboHelp seine Veröffentlichungsfunktionen erweitert, um die Veröffentlichung in Wissensdatenbankausgaben direkt in der Wissensdatenbank als KBs vorzunehmen.
Bevor Sie beginnen, Wissensdatenbanken und Wissensartikel zu erstellen, müssen Sie ServiceNow Knowledge Management einrichten. Um ein Setup unter Anleitung durchzuführen, beachten Sie die folgenden Punkte:
Im Folgenden finden Sie die Schritte zum Konfigurieren der ServiceNow-Wissensdatenbank Base vor der Veröffentlichung Ihrer Ausgabe.
So erstellen Sie eine Ausgabevoreinstellung in RoboHelp:
Führen Sie in einem geöffneten Projekt einen der folgenden Schritte aus:
und dann auf das Symbol Einstellungen bearbeiten 
.Die Ansicht „Ausgabe“ wird geöffnet.
Klicken Sie in der Symbolleiste „Ausgabe“ auf Ausgabevorgaben.Daraufhin wird der Bereich „Ausgabevorgaben“ geöffnet.
Klicken Sie im Bereich Ausgabevorgaben auf 
.
Geben Sie im Dialogfeld „Neue Vorgabe“ die folgenden Optionen an:
Typ Wählen Sie in der Dropdown-Liste den voreingestellten Wissensdatenbank-Typ aus.
Name Geben Sie einen Namen für die Ausgabevorgabe an.
Ziel Wählen Sie in der Ziel-Dropdown-Liste ServiceNow-Wissensdatenbank.
Klicken Sie auf Fertig.
Sie haben im Bereich Ausgabevorgaben in der Symbolleiste Ausgabe Zugriff auf die Ausgabevorgaben. Stattdessen können Sie auch im Dialogfeld Schnell erstellen des Authoring-Fensters auf die Ausgabevorgabe zugreifen.
Sie können mit den folgenden Einstellungen die Ausgabevorgabe Wissensdatenbank konfigurieren:
Geben Sie mit den folgenden Optionen grundlegende Ausgabeeinstellungen wie Titel, Ausgabepfad, Kodierung usw. an.
Titel Geben Sie den Titel für die generierte Ausgabe an.
Sie können Variablen im Titel verwenden. Geben Sie dazu STRG+1 ein, und wählen Sie eine Variable aus der Dropdown-Liste aus. Drücken Sie anschließend die Eingabetaste. Wenn Sie während der Ausgabegenerierung einen Variablensatz auf der Registerkarte „Inhalt > Variablensatz“ angegeben haben, wird der Wert der ausgewählten Variablen aus dem Variablensatz ausgewählt.
Ziel Wählen Sie in der Dropdown-Liste „ServiceNow-Wissensdatenbank“ zum Generieren der ausgewählten Ausgabe.
Ausgabepfad Geben Sie einen Speicherort für die Ausgabe an. Um einen Speicherort auszuwählen, klicken Sie auf 
.
Stellen Sie sicher, dass sich der Ausgabepfad NICHT im Projektordner befindet.Wenn sich der Ausgabepfad im Projektordner befindet, schlägt die Ausgabegenerierung fehl. Außerdem sollte der von Ihnen ausgewählte Ordner KEINE Inhalte enthalten, die Sie benötigen. RoboHelp löscht den Inhalt des Ordners, bevor die Ausgabe generiert wird.
Ausgabepfad relativ zum Projekt speichern: Wenn diese Option aktiviert ist und Sie zum Ausgabepfad navigieren, ist der Pfad zur Ausgabe nun ein relativer statt ein absoluter Wert.
Kodierung Wählen Sie in der Dropdown-Liste den Typ des Zeichenkodierungsformats aus, der für Ihren Inhalt verwendet werden soll.
Skript nach der Generierung Um Ihr benutzerdefiniertes Skript nach der Ausgabegenerierung auszuführen, wählen Sie die .js-Skriptdatei in der Dropdownliste aus.
Geben Sie mit den folgenden Optionen inhaltsbezogene Ausgabeeinstellungen wie die Einstellungen für Inhaltsverzeichnis, Bedingungsausdruck und Variablensatz an.
Inhaltsverzeichnis Wählen Sie in der Dropdownliste das Inhaltsverzeichnis aus, das in der Ausgabe enthalten sein soll. Diese Dropdownliste zeigt die in Ihrem Projekt verfügbaren Inhaltsverzeichnisse an. Das erste Inhaltsverzeichnis in dieser Dropdownliste ist standardmäßig ausgewählt.
Der Satz von Dateien und ihre Referenzen, die im ausgewählten Inhaltsverzeichnis enthalten sind, werden in der generierten Ausgabe angezeigt.
Bedingungsausdruck Geben Sie mithilfe der Dropdownliste den Bedingungsausdruck für Ihre Ausgabe an. Mit dieser Einstellung können Sie Inhalte abhängig vom gewünschten Ausgabetyp oder von der Benutzerbasis einfach ein- oder ausschließen. Klicken Sie auf 
, um den ausgewählten Bedingungsausdruck zu bearbeiten. Sie können in der Dropdown-Liste auch „Keine“ auswählen, um keinen Bedingungsausdruck anzugeben.
Variablensatz Geben Sie mithilfe der Dropdownliste den Variablensatz für Ihre Ausgabe an. In der Dropdownliste können Sie <Standardvariablensatz> auswählen, um den Standardvariablensatz des Projekts zu verwenden. Mit Variablensätzen können Sie die ausgabenspezifische Verwendung von Variablen implementieren.Sie können beispielsweise verschiedene Variablensätze zum Generieren von Ausgaben für Kunden und interne Benutzer verwenden.
Erweiternde Textinhalte einschließen Diese Option ist für das Veröffentlichen in der ServiceNow-Wissensdatenbank nicht gültig.
Inhalt des Dropdowntexts einbeziehen Diese Option ist für das Veröffentlichen in der ServiceNow-Wissensdatenbank nicht gültig.
Beachten Sie unbedingt, dass ServiceNow das Hinzufügen von JavaScript oder Cascading Style Sheets (CSS) in den Artikeln nicht zulässt, sodass Ihre Publikation keinen Dropdowntext, Expanding-Text oder Miniaturbilder enthalten darf. Wenn sie jedoch verwendet werden, wird der eingeschlossene Text als einfacher Text beibehalten.
Geben Sie mit den folgenden Optionen ServiceNow-Veröffentlichungseinstellungen an, z. B. „Veröffentlichungsprofil“, „RecordType“, „Kategorien“:
Veröffentlichungsprofil Wählen Sie in der Dropdown-Liste Ihr ServiceNow-Verbindungsprofil aus. Informationen zum Erstellen eines Veröffentlichungsprofils finden Sie unter Konfigurieren von Veröffentlichungsprofilen.
Wissensdatenbank Wählen Sie mit diesem Feld die erforderliche ServiceNow-Wissensdatenbank aus.
Der Benutzer kann „Wissensdatenbank“ auf der ServiceNow-Website konfigurieren, um den Inhalt basierend auf den Berechtigungen zu speichern.Alle aus diesem Projekt veröffentlichten Artikel können in diesen Wissensdatenbanken veröffentlicht werden.
Alle Artikel in derselben Kategorie veröffentlichen Wählen Sie diese Option aus, um alle Themen des Inhaltsverzeichnisses in einer einzigen Kategorie und einem Abschnitt auf der ServiceNow-Website zu veröffentlichen.
Alle Stile in Inlinestile umwandeln Wählen Sie diese Option aus, um sicherzustellen, dass die in RoboHelp verwendete Stile beibehalten werden, wenn Sie Ihre Ausgabe in der ServiceNow-Wissensdatenbank veröffentlichen.
Schlüsselwörter aus Thema als Artikel-Tags verwenden Verwenden Sie Tags zum Filtern und Anzeigen markierter Artikel. Wählen Sie diese Option aus, um Ihre Artikel mit Schlüsselwörtern zu markieren.
ServiceNow verwendet Artikel-Tags mit Ihren Schlüsselwörtern. Tags können für jeden Benutzer (global), nur für bestimmte Gruppen oder Benutzer (gemeinsam genutzt) oder für einen einzelnen Benutzer (privat) sichtbar sein.
Beispielsweise können in einem Artikel über das Einrichten der Übersetzung in mehreren Sprachen die folgenden Systemtags angewendet werden: „Übersetzung“, „mehrere“, „Sprachen“ usw. Beim Suchen oder Durchsuchen eines Artikels können Benutzer auf ein Tag klicken, um ihre Suchergebnisse zu verfeinern.
Hochladen als Entwurf Wählen Sie diese Option aus, um das Thema zur Freigabe als Entwurf hochzuladen, bevor Sie es den Benutzern zur Verfügung stellen.
Bilder hochladen Wählen Sie diese Option aus, wenn Bilder in Themen in die veröffentlichte Ausgabe aufgenommen werden sollen.
Verknüpfte Dokumente hochladen Wählen Sie diese Option, wenn in Themen verknüpfte Dokumente wie PPT, PPTX, DOC, DOCX und PDF in die veröffentlichte Ausgabe aufgenommen werden sollen.
Sie müssen ein Profil erstellen und konfigurieren, bevor Sie Ihre Ausgabe in der ServiceNow-Wissensdatenbank veröffentlichen. So erstellen und konfigurieren Sie ein Profil:
Wählen Sie Bearbeiten > Veröffentlichungsprofile.
Das Dialogfeld Veröffentlichungseinstellungen wird geöffnet.
Klicken Sie auf 
, um ein Profil zu erstellen.
Wählen Sie im Feld Servertyp die Option ServiceNow-Wissensdatenbank.
Führen Sie für den Servertyp ServiceNow-Wissensdatenbank folgende Schritte aus:
Klicken Sie auf Speichern.
RoboHelp speichert das Profil und zeigt den Profilnamen in der Spalte Profile an. Um ein Profil zu bearbeiten, klicken Sie auf den Profilnamen und bearbeiten Sie die Felder. Um ein Profil zu löschen, klicken Sie für die Farbe auf 
.
Im letzten Schritt vor der Veröffentlichung überprüfen Sie, ob Ihr Inhaltsverzeichnis dazu organisiert ist, Ihre Inhalte in Kategorien und Abschnitten zu veröffentlichen, wobei Sie die folgenden Richtlinien berücksichtigen:
Sie können die Ausgabevoreinstellung Wissensdatenbank so konfigurieren, dass sie mit ServiceNow verknüpft ist, und dann Ihre Inhalte in der ServiceNow-Wissensdatenbank veröffentlichen.
Klicken Sie auf die Registerkarte Ausgabe in der Standard-Symbolleiste.In der Symbolleiste Ausgabevorgaben ist die Standardauswahl in der Ausgabesymbolleiste.
Doppelklicken Sie im Bereich Ausgabevorgaben auf eine Ausgabevoreinstellung, um sie zu bearbeiten.
Klicken Sie im Ausgabevoreinstellungseditor auf die Registerkarte Veröffentlichen, um das in der ServiceNow-Registerkartenkonfiguration ausgewählte Profil anzuzeigen.
Sie können die Serverinformationen auch im Dialogfeld Profil veröffentlichen bearbeiten, das Sie durch Klicken auf 
starten können.
Wählen Sie die Profile (Server) aus, auf denen Sie Inhalte veröffentlichen möchten.
Klicken Sie im Bereich „Ausgabevorgaben“ auf das Symbol „Vorgabe generieren“ 
.
Sie können dann einen Fortschrittsbalken neben der ausgewählten Ausgabevorgabe im Bereich „Ausgabevorgaben“ anzeigen. Sobald die Ausgabegenerierung abgeschlossen ist, wird in der unteren rechten Ecke des Bildschirms das Dialogfeld „Erfolg“ angezeigt.
Klicken Sie nach Abschluss der Ausgabegenerierung im Bereich „Ausgabevorgaben“ auf 
, um die Ausgabe anzuzeigen.
Um in den ausgewählten Profilen (Servern) zu veröffentlichen, klicken Sie auf die Ausgabevorgabe und dann in der Standardsymbolleiste auf 
. Oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Ausgabevorgabe, und klicken Sie auf „Veröffentlichen“.
RoboHelp pusht den Inhalt an ServiceNow. Um die veröffentlichte Ausgabe anzuzeigen, klicken Sie auf das -Symbol, um zur Landingpage der ServiceNow-Wissensdatenbank zu gelangen, wo Sie zu Ihrem Artikel navigieren können.
Um die veröffentlichte Ausgabe anzuzeigen, klicken Sie auf das -Symbol, um zur Landingpage der ServiceNow-Wissensdatenbank zu gelangen, wo Sie zu Ihrem Artikel navigieren können.
