Guide d'utilisation Annuler

Conformité aux exigences du RGPD

 

Guide Adobe Acrobat Sign

Nouveautés

  1. Notes de version préliminaire
  2. Notes de mise à jour
  3. Notifications importantes

Commencer

  1. Guide de démarrage rapide à l’attention des administrateurs
  2. Guide de démarrage rapide à l’attention des utilisateurs
  3. Pour les développeurs
  4. Bibliothèque de tutoriels vidéo
  5. Foire aux questions

Administration

  1. Présentation d’Admin Console
  2. Gestion des utilisateurs
    1. Ajout d’un utilisateur
    2. Ajout d’utilisateurs en masse
    3. Ajout d’utilisateurs à partir de votre répertoire
    4. Ajout d’utilisateurs à partir de Microsoft Azure Active Directory
    5. Création d’utilisateurs axés sur les fonctions
      1. Comptes techniques - Pilotés par API
      2. Comptes de service - Pilotés manuellement
    6. Recherche d’utilisateurs présentant des erreurs d’approvisionnement
    7. Modification du nom/de l’adresse e-mail
    8. Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe
    9. Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe via l’interface de groupe
    10. Promotion d’un utilisateur à un rôle d’administrateur
    11. Types d’identités des utilisateurs et SSO
    12. Changement d’identité d’utilisateur
    13. Authentification des utilisateurs avec Microsoft Azure
    14. Authentification des utilisateurs avec la fédération Google
    15. Profils de produit
    16. Expérience de connexion
  3. Paramètres de compte/groupe
    1. Présentation des paramètres
    2. Paramètres généraux
      1. ID et niveau de compte
      2. Workflows de signature automatique
      3. Envoi en masse
      4. Formulaires web
      5. Workflows d’envoi personnalisés
      6. Workflows Power Automate
      7. Documents de bibliothèque
      8. Collecte des données de formulaire avec les accords
      9. Visibilité limitée de documents
      10. Ajout d’une copie PDF de l’accord signé en pièce jointe
      11. Insertion d’un lien dans l’e-mail
      12. Insertion d’une image dans l’e-mail
      13. Fichiers joints à un e-mail nommés
      14. Ajout de rapports d’audit aux documents en pièces jointes
      15. Fusion de plusieurs documents en un seul
      16. Chargement d’un document signé
      17. Délégation pour les utilisateurs de mon compte
      18. Autorisation de la délégation des destinataires externes
      19. Autorisation de signature
      20. Autorisation d’envoi
      21. Pouvoir d’ajouter des cachets électroniques
      22. Définition d’un fuseau horaire par défaut
      23. Définition d’un format de date par défaut
      24. Utilisateurs dans plusieurs groupes (UMG)
        1. Mise à niveau pour utiliser la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes
      25. Autorisations d’administrateur de groupe
      26. Remplacement du destinataire
      27. Rapport d’audit
        1. Présentation
        2. Autorisation des accès non authentifiés sur la page de vérification des transactions
        3. Inclusion des rappels
        4. Insertion des événements de consultation
        5. Inclusion du nombre de pages/pièces jointes de l’accord
      28. Dans les messages et les conseils sur les produits
      29. PDF accessibles
      30. Nouvelle expérience de création
      31. Client du secteur de la santé
    3. Configuration du compte
      1. Ajout d’un logo
      2. Personnalisation du nom d’hôte/de l’URL de la société
      3. Ajout du nom de l’entreprise
    4. Préférences de signature
      1. Signatures correctement formatées
      2. Autorisation des destinataires à signer par
      3. Possibilité pour les signataires de modifier leur nom
      4. Autorisation des destinataires à utiliser leur signature enregistrée
      5. Personnalisation des conditions d’utilisation et de la règle concernant la divulgation des informations de l’utilisateur
      6. Navigation des destinataires dans les champs de formulaire
      7. Refus de signer
      8. Autorisation des processus avec tampons
      9. Ajout de la fonction ou la société obligatoire pour les destinataires
      10. Autorisation des signataires à imprimer et à apposer une signature manuscrite
      11. Affichage des messages lors de la signature électronique
      12. Obligation pour les signataires d’utiliser un appareil mobile pour créer leur signature
      13. Adresse IP des signataires requise
      14. Exclusion du nom de la société et de la fonction des tampons de participation
    5. Signatures numériques
      1. Présentation
      2. Téléchargement et signature d’un document avec Acrobat
      3. Signatures en mode cloud
      4. Inclure les métadonnées pour les fournisseurs d’identité
      5. Fournisseurs de signature en mode cloud restreints
    6. Cachets électroniques
    7. Identité numérique
      1. Passerelle d’identités numériques
      2. Politique de vérification d’identité
    8. Paramètres de rapport
      1. Nouvelle expérience de rapport
      2. Paramètres de rapport classiques
    9. Paramètres de sécurité
      1. Paramètres d’authentification unique
      2. Paramètres de mémorisation
      3. Politique de mot de passe de connexion
      4. Sécurité du mot de passe de connexion
      5. Durée de la session web
      6. Type de chiffrement PDF
      7. API
      8. Accès aux informations sur les utilisateurs et les groupes
      9. Plages d’adresses IP autorisées
      10. Partage de compte
      11. Autorisations de partage de compte
      12. Commandes de partage d’accords
      13. Vérification de l’identité des signataires
      14. Mot de passe de signature des accords
      15. Sécurité du mot de passe du document
      16. Blocage des signataires par géolocalisation
      17. Authentification téléphonique
      18. Authentification basée sur les connaissances (KBA)
      19. Autorisation de l’extraction de pages
      20. Expiration du lien de document
      21. Chargement d’un certificat client pour les webhooks/rappels
      22. Horodatage
    10. Paramètres d’envoi
      1. Affichage de la page Envoyer après la connexion
      2. Nom du destinataire requis lors de l’envoi
      3. Verrouillage des valeurs de nom pour les utilisateurs connus
      4. Rôles autorisés du destinataire
      5. Groupes de destinataires
      6. Champs requis
      7. Ajout de documents en pièces jointes
      8. Aplatissement du champ
      9. Modification des accords
      10. Nom de l’accord
      11. Langues
      12. Messages privés
      13. Types de signature autorisés
      14. Rappels
      15. Protection par mot de passe des documents signés
      16. Options d’identification du signataire
        1. Présentation
        2. Mot de passe de signature
        3. Mot de passe à usage unique par e-mail
        4. Authentification Acrobat Sign
        5. Authentification téléphonique
        6. Signature numérique dans le cloud
        7. Authentification fondée sur les connaissances
        8. Pièce d’identité officielle
        9. Rapports d’identité des signataires
      17. Protection du contenu
      18. Activation des transactions Notarize
      19. Expiration du document
      20. Aperçu, positionnement des signatures et ajout de champs
      21. Ordre de signature
      22. Liquid Mode
      23. Commandes de workflow personnalisé
      24. Options de chargement pour la page de signature électronique
      25. Redirection de l’URL de confirmation post-signature
    11. Modèles de message
    12. Paramètres bio-pharma
      1. Présentation
      2. Fonction Appliquer l’authentification de l’identité
      3. Motifs de la signature
    13. Intégration des workflows
    14. Paramètres d’authentification notariale
    15. Intégration des paiements
    16. Messages pour les signataires
    17. Paramètres SAML
      1. Configuration SAML
      2. Installation des services Microsoft Active Directory Federation Services
      3. Installation d’Okta
      4. Installation de OneLogin
      5. Installation d’Oracle Identity Federation
    18. Gouvernance des données
    19. Paramètres d’horodatage
    20. Archive externe
    21. Langues du compte
    22. Paramètres de messagerie
      1. Images d’en-tête et de pied de page d’e-mail
      2. Autorisation de pieds de page dans l’e-mail d’un utilisateur individuel
      3. Personnalisation de l’e-mail « Signature requise »
      4. Personnalisation des champs « À » et « Cc »
      5. Modèles d’e-mail personnalisés
      6. Activer les notifications sans lien
    23. Migration d’echosign.com vers adobesign.com
    24. Configuration des options pour les destinataires
  4. Conseils relatifs aux exigences réglementaires
    1. Accessibilité
      1. Conformité de l’accessibilité
      2. Création de formulaires accessibles avec Acrobat pour poste de travail
      3. Création de formulaires AcroForms accessibles
    2. HIPAA
    3. RGPD
      1. Présentation du RGPD
      2. Biffure d’un utilisateur
      3. Biffure des accords d’un utilisateur    
    4. 21 CFR Part 11 et EudraLex Annexe 11
      1. Pack de validation 21 CRF Part 11
      2. Manuel 21 CFR et EudraLex Annexe 11
      3. Analyse des responsabilités partagées
    5. Clients du secteur de la santé
    6. Prise en charge du service fiscal Income Verification Express Service (IVES)
    7. Archivage eOriginal des actes mobiliers
    8. Considérations relatives à l’Union européenne et au Royaume-Uni
      1. eIDAS et transactions transfrontalières dans l’Union européenne et au Royaume-Uni
      2. Exigences HMLR pour les actes signés électroniquement
      3. Impact du Brexit sur les lois sur les signatures électroniques au Royaume-Uni
  5. Téléchargement d’accords en masse
  6. Dépôt de votre domaine

Envoi, signature et gestion des accords

  1. Options du destinataire
    1. Annulation d’un rappel par e-mail
    2. Options de la page de signature électronique
      1. Vue d’ensemble de la page de signature électronique
      2. Ouverture d’un accord pour le lire sans champs
      3. Refus de signer un accord
      4. Délégation de l’autorité de signature
      5. Redémarrage de l’accord
      6. Téléchargement d’un PDF de l’accord
      7. Affichage de l’historique de l’accord
      8. Affichage des messages de l’accord
      9. Conversion d’une signature électronique en signature manuscrite
      10. Conversion d’une signature manuscrite en signature électronique 
      11. Navigation dans les champs de formulaire
      12. Effacement des données des champs de formulaire
      13. Agrandissement de la page de signature électronique et navigation dans la page
      14. Modification de la langue utilisée dans les outils et informations de l’accord
      15. Consultation des informations juridiques
      16. Réglage des préférences d’Acrobat Sign en matière de cookies
  2. Envoi les accords
    1. Présentation de la page Envoyer
    2. Envoi d’un accord uniquement à vous-même
    3. Envoi d’un accord à d’autres utilisateurs
    4. Signatures manuscrites
    5. Ordre de signature des destinataires
    6. Envoi en masse
      1. Vue d’ensemble de la fonction Envoi en masse
      2. Envoi en masse - destinataires manuels
      3. Envoi en masse - chargement CSV
      4. Annulation d’une transaction Envoyer en masse
      5. Ajout de rappels à l’Envoi en masse
      6. Rapports pour l’Envoi en masse
  3. Création de champs dans des documents
    1. Environnement de création intégré à l’application
      1. Détection automatique des champs
      2. Glisser-déposer des champs à l’aide de l’environnement de création
      3. Affectation des champs de formulaire aux destinataires
      4. Rôle de préremplissage
      5. Application de champs à l’aide d’un modèle de champ réutilisable
      6. Transfert de champs vers un nouveau modèle de bibliothèque
      7. Mise à jour de l’environnement de création lors de l’envoi d’accords
    2. Création de formulaires avec des balises de texte
    3. Création de formulaires avec Acrobat (AcroForms)
      1. Création d’un formulaire AcroForm
      2. Création de fichiers PDF accessibles
    4. Champs
      1. Types de champ
        1. Types de champs communs
        2. Images intégrées
        3. Tampons
      2. Apparence du contenu d’un champ
      3. Validations de champs
      4. Valeurs des champs masqués
      5. Définition des conditions d’affichage/de masquage
      6. Champs calculés
    5. FAQ sur la création
  4. Signature d’accords
    1. Signature des accords qui vous ont été envoyés
    2. Outil Remplir et signer
    3. Signature automatique
  5. Gérer les accords
    1. Présentation de la page Gérer
    2. Accords de délégation
    3. Remplacement des destinataires
    4. Limitation de la visibilité des documents
    5. Annulation d’un accord
    6. Création de nouveaux rappels
    7. Vérification des rappels
    8. Annulation d’un rappel
    9. Autres actions
      1. Fonctionnement de la recherche
      2. Affichage d’un accord
      3. Création d’un modèle à partir d’un accord
      4. Masquage/Affichage des accords dans la vue
      5. Chargement d’un accord signé
      6. Modification des fichiers et des champs d’un accord envoyé
      7. Modification de la méthode d’authentification d’un destinataire
      8. Ajout ou modification d’une date d’expiration
      9. Ajout d’une note à l’accord
      10. Partage d’un accord individuel
      11. Annulation du partage d’un accord
      12. Téléchargement d’un accord individuel
      13. Téléchargement des fichiers individuels d’un accord
      14. Téléchargement du rapport d’audit d’un accord
      15. Téléchargement du contenu des fichiers d’un accord
  6. Rapport d’audit
  7. Rapports et exportations de données
    1. Présentation
    2. Octroi aux utilisateurs d’un accès aux rapports
    3. Graphiques de rapports
      1. Création d’un rapport
      2. Rapports sur les accords
      3. Rapports de transactions
      4. Rapport sur l’activité des paramètres
      5. Modification d’un rapport
    4. Exportations de données
      1. Création d’une exportation de données
      2. Modification d’une exportation de données
      3. Actualisation du contenu d’une exportation de données
      4. Téléchargement de l’exportation de données
    5. Attribution d’un nouveau nom à un graphique/une exportation
    6. Duplication d’un rapport/d’une exportation
    7. Planification d’un rapport/d’une exportation
    8. Suppression d’un rapport/d’une exportation
    9. Vérification de l’utilisation des transactions

Fonctionnalités et workflows d’accord avancés

  1. Formulaires web
    1. Création d’un formulaire web
    2. Modification d’un formulaire web
    3. Désactivation/Activation d’un formulaire web
    4. Masquage/Affichage d’un formulaire web
    5. Recherche de l’URL ou du code de script
    6. Préremplissage des champs de formulaire web avec les paramètres d’URL
    7. Enregistrement d’un formulaire web à remplir ultérieurement
    8. Redimensionnement d’un formulaire web
  2. Modèles réutilisables (modèles de bibliothèque)
    1. Formulaires de l’administration américaine dans la bibliothèque Acrobat Sign
    2. Création d’un modèle de bibliothèque
    3. Modification du nom d’un modèle de bibliothèque
    4. Modification du type d’un modèle de bibliothèque
    5. Modification du niveau d’autorisation d’un modèle de bibliothèque
    6. Copie, modification et enregistrement d’un modèle partagé
    7. Téléchargement des données de champ agrégées d’un modèle de bibliothèque
  3. Transfert de la propriété des formulaires web et des modèles de bibliothèque
  4. Workflows Power Automate
    1. Présentation de l’intégration Power Automate et des droits inclus
    2. Activation de l’intégration Power Automate
    3. Suivi de l’utilisation de Power Automate
    4. Création d’un flux (exemples)
    5. Déclencheurs utilisés pour les flux
    6. Importation de flux depuis l’extérieur d’Acrobat Sign
    7. Gestion des flux
    8. Modification des flux
    9. Partage des flux
    10. Désactivation ou activation des flux
    11. Suppression des flux
    12. Modèles utiles
      1. Administrateur uniquement
        1. Enregistrement de tous les documents terminés dans SharePoint
        2. Enregistrement de tous les documents terminés dans OneDrive Entreprise
        3. Enregistrement de tous les documents terminés dans Google Drive
        4. Enregistrement de tous les documents terminés dans Dropbox
        5. Enregistrement de tous les documents terminés dans Box
      2. Archivage des accords
        1. Enregistrement des documents terminés dans SharePoint
        2. Enregistrement des documents terminés dans OneDrive Entreprise
        3. Enregistrement de vos documents terminés dans Google Drive
        4. Enregistrement de vos documents terminés dans Dropbox
        5. Enregistrement des documents terminés dans Box
      3. Archivage des accords de formulaire web
        1. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans une bibliothèque SharePoint
        2. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans OneDrive Entreprise
        3. Enregistrement des documents terminés dans Google Drive
        4. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans Box
      4. Extraction des données d’accord
        1. Extraction des données des champs de formulaire de votre document signé et mise à jour de la feuille Excel
      5. Notifications d’accord
        1. Envoi de notifications personnalisées par e-mail avec le contenu de votre accord et l’accord signé
        2. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans un canal Teams
        3. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Slack
        4. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Webex
      6. Génération d’un accord
        1. Génération d’un document à partir d’un formulaire Power Apps et d’un modèle Word et envoi pour signature
        2. Génération d’un accord à partir d’un modèle Word dans OneDrive et obtention d’une signature
        3. Génération d’un accord pour la ligne Excel sélectionnée, envoi pour révision et signature
  5. Workflows d’envoi personnalisés
    1. Présentation des workflows d’envoi personnalisés
    2. Création d’un nouveau workflow d’envoi
    3. Modification d’un workflow d’envoi
    4. Activation ou désactivation d’un workflow d’envoi
    5. Envoi d’un accord avec un workflow d’envoi
  6. Partage d’utilisateurs et d’accords
    1. Partage d’un utilisateur
    2. Partage d’accords

Intégration à d’autres produits

  1.  Présentation des intégrations Acrobat Sign
  2.  Acrobat Sign pour Saleforce
  3. Acrobat Sign pour Microsoft
    1. Acrobat Sign pour Microsoft 365
    2. Acrobat Sign pour Outlook
    3. Acrobat Sign pour Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign pour Teams
    5. Acrobat Sign pour Microsoft PowerApps et Power Automate
    6. Connecteur Acrobat Sign pour Microsoft Search
    7. Acrobat Sign pour Microsoft Dynamics
    8. Acrobat Sign pour Microsoft SharePoint
  4. Autres intégrations
    1.  Acrobat Sign pour ServiceNow
    2. Acrobat Sign pour les RH ServiceNow
    3. Acrobat Sign pour SAP SuccessFactors
    4.  Acrobat Sign pour Workday
    5. Acrobat Sign pour NetSuite
    6. Acrobat Sign pour VeevaVault
    7. Acrobat Sign pour Coupa BSM Suite
  5. Intégrations gérées par des partenaires
  6. Obtention d’une clé d’intégration

Développeur Acrobat Sign

  1. API REST
    1. Documentation sur les méthodes
    2. Guide du développeur/SDK
    3. FAQ sur les API
  2. Webhooks
    1. Présentation des webhooks
    2. Configuration d’un nouveau webhook
    3. Affichage ou modification d’un webhook
    4. Désactivation ou réactivation d’un webhook
    5. Suppression d’un webhook
    6. Certificats SSL bidirectionnels
    7. Webhooks dans l’API

Assistance et dépannage

  1. Ressources pour le Service clientèle 
  2. Ressources pour le succès client de grands comptes 
Remarque :

du fait que le RGPD impose d’obtenir le consentement de l’utilisateur avant de stocker ses données sur des appareils, certains utilisateurs peuvent recevoir une ou plusieurs demandes d’activation des cookies :

  • Les utilisateurs qui accèdent à Adobe Acrobat Sign à partir de pays appliquant le RGPD doivent activer les cookies de service de base.
    • Les cookies de performances et de publicité personnalisée peuvent être activés ou désactivés en cliquant sur le bouton Personnaliser.
    • Vous pouvez gérer les cookies à tout moment en cliquant sur le lien Préférences en matière de cookies en bas à droite de toutes les pages web Acrobat Sign :

  • Les comptes qui migrent vers le domaine adobesign.com (depuis echosign.com) doivent configurer leurs cookies deux fois, car chaque domaine doit placer des cookies uniques.
Attention :

AVERTISSEMENT : ce guide constitue une ligne directrice, mais PAS un avis juridique.  Consultez le conseiller juridique de votre entreprise pour répondre aux exigences des régions dans lesquelles vous exercez vos activités.

Qu’est-ce que le RGPD ?

Le règlement général sur la protection des données (RGPD) est une nouvelle loi de l’Union européenne concernant la protection de la vie privée qui harmonise et modernise les exigences en matière de protection des données. Bien que de nombreuses exigences aient été améliorées ou ajoutées, les grands principes fondamentaux restent les mêmes. Les nouvelles règles offrent une définition extensive des données personnelles et s’appliquent à toutes les entreprises collectant des informations personnelles sur des particuliers au sein de l’UE.  Une partie du règlement stipule que les particuliers ont le droit de savoir quelles données personnelles sont collectées et de les faire supprimer sur demande, le cas échéant.

Aux fins du présent article, le terme Utilisateur désigne un membre d’une entreprise qui envoie des accords pour signature. Le terme Signataire désigne une personne qui reçoit et signe ou refuse l’accord. Un administrateur des informations personnelles est un administrateur de compte Acrobat Sign doté de droits uniques lui permettant de supprimer des informations personnelles du service, à la demande d’un expéditeur ou d’un signataire.

L’unicité de l’utilisateur repose sur l’adresse e-mail utilisée pour identifier la personne. Une personne disposant de plusieurs adresses e-mail peut avoir plusieurs ID utilisateur distincts dans le système. Tous les contrôles du RGPD dans Acrobat Sign utilisent une adresse e-mail pour rechercher et gérer des informations personnelles. Puisqu’il n’y a aucune connexion entre les diverses adresses e-mail d’une même personne, l’administrateur trouvera uniquement des données concernant l’adresse e-mail fournie.

Fonctionnalités prenant en charge le RGPD

Acrobat Sign offre des fonctionnalités pour aider les clients à se conformer au RGPD. Pour plus d’informations sur la façon dont Adobe protège votre vie privée, consultez la page www.adobe.com/fr/privacy.

En vertu du RGPD, les particuliers disposent de droits étendus pour demander l’accès, la correction et la suppression de leurs informations personnelles.

  • Accès : un utilisateur/signataire peut directement accéder à la plupart de ses informations personnelles via l’interface utilisateur Acrobat Sign.  Les petites quantités d’informations sur les activités ne sont actuellement pas disponibles directement.  Le titulaire d’un compte individuel doit contacter le bureau des informations personnelles d’Adobe via la page Adobe.com/fr/privacy pour demander l’accès à ces informations.  Un exemple de rapport est inclus plus bas dans cet article.
  • Correction : toutes les informations personnelles collectées sur les utilisateurs ou les signataires sont disponibles via l’interface utilisateur.  Si des modifications s’imposent, l’Utilisateur ou le Signataire peut les apporter directement sans contacter Adobe ou un administrateur.
  • Suppression : différentes actions dépendent du rôle joué dans la cérémonie de signature.  Un Utilisateur envoyant des accords doit effectuer une demande auprès de l’entreprise qui l’emploie.  Adobe ne peut pas participer à cette interaction et ne contrôle pas les données que l’employeur a collectées dans le cadre de ses activités.  Le processus de signature collecte un minimum d’informations sur le signataire lors de la cérémonie.  Cela comprend le nom, l’adresse e-mail, l’adresse IP et, éventuellement, un numéro de téléphone et un mot de passe à usage unique (OTP).  Ces informations sont stockées avec l’accord et les signatures et sont contrôlées par l’entreprise qui a envoyé l’accord.  Si un Signataire souhaite plus de renseignements au sujet des informations personnelles collectées avec cet accord, il doit contacter l’Expéditeur de l’accord.  En tant que responsable du traitement de données, Adobe ne peut fournir aucune information au Signataire concernant l’accord ou l’entreprise qui le lui a envoyé. Étant donné que toutes les informations sauvegardées au sujet du Signataire se trouvent dans l’Accord, la suppression de celui-ci supprime également les informations personnelles du Signataire.  Si l’Expéditeur accepte de supprimer les informations du Signataire, il peut alors utiliser le menu de confidentialité pour rechercher et supprimer les accords auxquels le Signataire a participé.

En ce qui concerne les outils Acrobat Sign, trois fonctionnalités sont en place :

  • Journaux de niveau utilisateur : journal des différents événements (incluant des informations personnelles) déclenchés dans l’environnement Acrobat Sign
  • Suppression d’un accord : les administrateurs des informations personnelles sont habilités à afficher et à supprimer tout accord créé par un utilisateur au sein de leur compte.
  • Suppression d’utilisateurs : les administrateurs des informations personnelles peuvent supprimer n’importe quel utilisateur de leur compte.

 

Les administrateurs chargés de la protection des données peuvent gérer les informations et les accords des utilisateurs en se connectant à l’Admin Console et en modifiant le profil de l’utilisateur.

Journaux de niveau utilisateur

Tout utilisateur peut effectuer une demande auprès du Centre de traitement des données personnelles d’Adobe afin d’obtenir le journal de ses activités dans le système Acrobat Sign contenant ses informations privées.

Ces informations sont renvoyées sous la forme d’un fichier CSV contenant ce qui suit :

  • la date de l’événement ;
  • le type d’événement ;
  • l’adresse IP à partir de laquelle l’événement a été déclenché.

Suppression des accords

Applicable uniquement aux accords envoyés par les utilisateurs sous l’autorité de l’administrateur des informations personnelles.

Lorsqu’un Signataire demande que ses informations soient supprimées du système Acrobat Sign, l’administrateur des informations personnelles chargé du compte peut effectuer une recherche basée sur l’adresse e-mail de l’utilisateur et renvoyer tous les accords auxquels cette adresse e-mail a participé et qui ont été créés dans l’organisation de l’administrateur.

Si l’administrateur des informations personnelles estime que l’accord n’est plus nécessaire, il peut le supprimer totalement et définitivement du service.

Les destinataires qui contactent Acrobat Sign sont invités à consulter leur onglet Gérer et à contacter la société qui est à l’origine de la transaction afin de supprimer l’accord.

En tant que responsable du traitement des données du Client, Acrobat Sign ne supprime jamais un accord à la demande d’un destinataire.

La fenêtre Confidentialité avec les accords affichés et le lien Télécharger l’accord mis en évidence

Suppression des utilisateurs

Applicable uniquement aux utilisateurs sous l’autorité de l’administrateur des informations personnelles.

Lorsqu’un employé demande que ses informations soient supprimées de vos systèmes, cet outil supprime toutes les informations de l’utilisateur des serveurs Acrobat Sign. 

Les utilisateurs doivent effectuer cette demande directement auprès de l’administrateur des informations personnelles du compte. Seul l’administrateur des informations personnelles est habilité à supprimer des utilisateurs.

L’équipe d’assistance d’Acrobat Sign ne peut pas supprimer des utilisateurs d’un compte. Si elle en reçoit la demande, elle dirige l’utilisateur vers son administrateur de compte.

L’onglet Utilisateur affiche les options d’utilisateur inactif et le lien Supprimer les informations d’utilisateur est mis en évidence

Remarque :

Comptes indépendants et particuliers et comptes gratuits

Les personnes qui utilisent seules un compte ou qui disposent uniquement d’un compte gratuit, ne peuvent pas se supprimer. Dans ce cas, l’utilisateur devra contacter le Centre de traitement des données personnelles d’Adobe.

L’utilisateur doit fournir son adresse e-mail et une instruction claire pour supprimer l’utilisateur associé à l’adresse e-mail des systèmes Acrobat Sign. Le Centre de traitement des données personnelles d’Adobe prendra ensuite les mesures appropriées pour s’assurer que l’utilisateur est supprimé.

Comment les utilisateurs peuvent-ils demander que leurs données soient supprimées d’Acrobat Sign ?

La suppression des informations personnelles du système Acrobat Sign nécessite que les actifs de l’utilisateur soient traités de façon adéquate.  Ce processus varie en fonction du type d’utilisateur ou de compte concerné, qui peut être regroupé en trois catégories :

Les signataires sont uniques en ce sens qu’un autre utilisateur a créé tous leurs accords.

La première étape pour supprimer votre contenu du système Acrobat Sign consiste à enregistrer votre adresse e-mail et à examiner le contenu associé à celle-ci.

Vous pouvez enregistrer votre adresse e-mail ici.

 

Une fois votre adresse e-mail enregistrée :

  • Connectez-vous et sélectionnez l’onglet Gérer en haut de la fenêtre.
  • Parcourez chaque filtre dans le rail gauche (En attente, Terminé, Annulé et Expiré) pour trouver vos accords.

Si cette page n’affiche aucun contenu, contactez le Centre de traitement des données personnelles d’Adobe et demandez que votre utilisateur (adresse e-mail) soit supprimé du système Acrobat Sign.

Rechercher l’expéditeur de l’accord

Pour supprimer le contenu de votre accord, vous devez contacter l’expéditeur à l’origine de celui-ci.

Seul le compte émetteur d’origine peut examiner l’accord et le supprimer.

Remarque : l’administrateur des informations personnelles du compte à l’origine du contrat détermine quand un contrat peut être supprimé.

 

Pour savoir qui est l’expéditeur d’origine :

  1. Dans l’onglet Gérer, cliquez une fois sur un enregistrement pour le sélectionner (un double-clic ouvrira l’accord).
    • Le rail droit s’ouvre et affiche les métadonnées et les actions de l’accord.
  2. Copiez l’adresse e-mail en haut à droite de la fenêtre (en regard de De : - en surbrillance dans l’image ci-dessus).
  3. Envoyez à l’adresse e-mail du créateur du document un e-mail indiquant que vous souhaitez qu’il supprime vos informations de son compte Acrobat Sign.
    • Veillez à envoyer l’e-mail à partir de la même adresse que celle à laquelle l’accord d’origine a été envoyé, afin qu’il sache que vous êtes autorisé à effectuer la demande.

Répétez les étapes ci-dessus pour tous les accords répertoriés sur la page Gérer dans les catégories Terminé et En cours.
Les sociétés contactées disposent de 30 jours pour répondre à votre demande de suppression du contenu.

Les accords de la section En attente doivent être refusés :

  1. Ouvrez l’accord à signer.
  2. Sélectionnez les options en haut à gauche.
  3. Sélectionnez Ne e-signerai pas.
  4. Indiquez le motif de refus, puis sélectionnez le bouton Refuser.
Refuser

Une fois que tous les accords ouverts ont été refusés et que les expéditeurs des accords terminés ont été contactés, contactez le Centre de traitement des données personnelles d’Adobe et demandez à ce que votre utilisateur (adresse e-mail) soit supprimé du système Acrobat Sign.

Les formules de service gratuites et individuelles disposent d’une adresse e-mail enregistrée et les utilisateurs doivent pouvoir se connecter à leur compte pour consulter le contenu quand ils le souhaitent.

Si vous ne parvenez pas à vous connecter, sélectionnez le lien J’ai oublié mon mot de passe en dessous des champs de connexion et réinitialisez votre mot de passe.

La page de connexion Acrobat Sign avec le lien J’ai oublié mon mot de passe mis en évidence

Une fois que vous pouvez vous connecter au service :

  1. Accédez à l’onglet Confidentialité dans le menu administrateur.
    • Une page s’ouvre, dans laquelle vous pouvez utiliser une adresse e-mail pour rechercher le contenu que vous avez créé à partir de celle-ci.
  2. Saisissez votre propre adresse e-mail en haut et sélectionnez Entrer.
    • Une liste de tous les accords que vous avez créés est renvoyée.
  3. Sélectionnez chaque accord Terminé et téléchargez le PDF pour le consulter.
  4. Supprimez tous les accords qui ne sont plus en vigueur en sélectionnant l’icône de corbeille tout à droite.
    • L’utilisateur ne peut pas être supprimé tant que tous les accords Terminés n’ont pas été supprimés du compte.
La fenêtre Confidentialité avec les accords affichés et le lien Télécharger l’accord mis en évidence

Sélectionnez l’onglet Gérer en haut de la fenêtre.

Cette page affiche tout le contenu Acrobat Sign restant qui inclut votre adresse e-mail.

Paramètre De de la page Gérer

Pour supprimer les accords envoyés par d’autres utilisateurs, vous devez contacter l’expéditeur à l’origine de l’accord.

Seul le compte émetteur d’origine peut examiner l’accord et le supprimer.

Remarque : selon le RGPD, les contrats encore en vigueur ne doivent pas obligatoirement être supprimés. C’est l’administrateur des informations personnelles du compte à l’origine du contrat qui détermine cela.

 

Pour savoir qui est l’expéditeur d’origine :

  • Dans l’onglet Gérer, sélectionnez un enregistrement (un double-clic ouvrira l’accord).
    • Le rail de droite s’affiche et donne accès aux métadonnées et aux actions de l’accord.
  • Copiez l’adresse e-mail en haut à droite de la fenêtre (en regard de De : - en surbrillance dans l’image ci-dessus).
  • Envoyez à l’adresse e-mail du créateur du document un e-mail indiquant que vous souhaitez qu’il supprime vos informations de son compte Acrobat Sign.
    • Veillez à envoyer l’e-mail à partir de la même adresse que celle à laquelle l’accord d’origine a été envoyé, afin qu’il sache que vous êtes autorisé à effectuer la demande.
  • Les sociétés ont 30 jours pour répondre à votre demande et supprimer le contenu.

Répétez les étapes ci-dessus pour tous les accords répertoriés sur la page Gérer dans les catégories Terminé et En cours.

  • Si vous avez créé l’accord En cours, annulez-le.
  • Refusez tout accord dans la catégorie En attente.

Une fois tous les accords Signés supprimés, contactez le Centre de traitement des données personnelles d’Adobe et demandez à ce que votre utilisateur (adresse e-mail) soit supprimé du système Acrobat Sign.

Les utilisateurs sous l’autorité d’un administrateur des informations personnelles doivent uniquement contacter leur administrateur et demander à être supprimés du système.

L’administrateur des informations personnelles peut examiner votre contenu et supprimer tout contenu approprié.

Centre de traitement des données personnelles d’Adobe

Toute demande d’action non prise en charge par les outils dans l’interface utilisateur et toute question relative à la conformité au RGPD doivent être soumises au Centre de traitement des données personnelles d’Adobe.

Les agents d’assistance et de réussite ne peuvent pas accéder aux outils permettant de supprimer du contenu des serveurs.

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