Dans Acrobat, ouvrez le fichier PDF que vous souhaitez convertir en formulaire Acrobat Sign.
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Présentation
Les balises de texte d’Adobe Acrobat Sign peuvent être utilisées conjointement avec les champs de formulaire d’Acrobat pour définir les propriétés spécifiques d’un champ. Bien que les balises de texte soient directement ajoutées à un document en accord avec le contenu, les balises PDF sont utilisées attribuer un nom aux champs, en définissant les règles et les validations du champ physiquement placé. Les champs de formulaire Acrobat associent la simplicité d’utilisation de l’environnement de création à la polyvalence des balises de texte.
Lorsqu’un document est chargé dans la bibliothèque de documents Acrobat Sign ou envoyé pour signature, les champs de formulaire Acrobat sont traités par le système et convertis en champs de formulaire Acrobat Sign. Le système vérifie en particulier le nom donné au champ, en contrôlant si une balise Acrobat Sign a été définie. Il crée ensuite un champ de formulaire Acrobat Sign avec les propriétés que vous avez définies.
Les balises permettent de définir des propriétés spécifiques pour les champs. Les balises et les outils de placement des champs de formulaire d’Acrobat permettent de donner à votre document un aspect professionnel et entièrement fonctionnel.
Version des balises de texte
Ce document décrit la syntaxe 2.0 actuelle des balises de texte Acrobat Sign. Cette syntaxe doit être utilisée pour tous les nouveaux documents et les révisions des documents existants. Si vous ne maîtrisez pas les balises de texte dans Acrobat Sign, consultez la documentation relative aux balises de texte.
Création de formulaires pour Acrobat Sign
Acrobat vous permet de placer physiquement des champs de formulaire directement sur les pages d’un document. Cette section explique comment ajouter des champs de formulaire et présente les options permettant de donner un aspect plus homogène aux champs dans votre document.
Préparation du formulaire
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Sélectionnez Outils > Préparer le formulaire.
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Cliquez sur Démarrer. Acrobat crée le formulaire et l’ouvre en mode d’édition de formulaire. Le volet droit affiche des options pour modifier le formulaire. La barre d’outils contient des outils de champ de formulaire permettant d’ajouter d’autres champs.
Acrobat recherche dans le document du texte (identifié par des espaces soulignés ou des zones vides) pouvant être converti en champs de formulaire et place un champ adéquat à cet emplacement.
Remarque :Si le document ne contient pas déjà des espaces ou des zones pouvant être convertis, une boîte de dialogue s’affiche pour vous informer qu’aucun champ de formulaire n’a été détecté. Cliquez sur OK pour continuer.
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Dans le volet de droite, cliquez sur Plus, puis sélectionnez Convertir en formulaire Acrobat Sign.
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Lorsque vous êtes averti qu’Acrobat supprime des champs de formulaire qui ne sont pas pris en charge par Acrobat Sign, cliquez sur Suivant.
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Si une autre alerte s’affiche, cliquez sur OK.
Nettoyage du placement automatisé des champs
Lors de la création de champs, Acrobat recherche des points de repère comme des traits de soulignement, des zones et des cercles pouvant signaler des champs, des cases à cocher et des cases d’option. En outre, le texte environnant est évalué pour attribuer aux champs générés un nom significatif. Toutefois, il y a de fortes chances que certains champs soient nommés ou placés incorrectement. Ils devront donc être modifiés manuellement.
Examinez votre formulaire, supprimez tous les champs supplémentaires et déplacez les champs qui ne sont pas correctement placés.
Remarque :
Tous les champs qui sont automatiquement placés possèdent un nom unique qui peut être abstrait (fill_3, par exemple).
Il est conseillé de prendre le temps d’attribuer des noms compréhensibles aux champs si vous souhaitez générer des rapports et devez évaluer des données de champ.
Pour renommer un champ, double-cliquez dessus (ou cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Propriétés dans le menu). Le nom du champ figure en haut de la fenêtre des propriétés.
Placement manuel des champs de formulaire
Si le placement automatisé des champs ne trouve pas tous les champs, vous devez les ajouter manuellement. Il s’agit d’un processus par clic simple que vous effectuez à l’aide de la barre d’outils située dans la partie supérieure de la fenêtre Acrobat.
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Pour ajouter un champ au formulaire, cliquez pour sélectionner l’icône adéquate du champ voulu dans la barre d’outils.
De gauche à droite, les champs sont les suivants :
- Sélectionner l’objet : libère le curseur pour sélectionner n’importe quel objet sur la page.
- Champ de texte : champ de texte générique pour autoriser des entrées. Champ le plus couramment utilisé pour la plupart des formulaires.
- Case à cocher : utilisée pour proposer des éléments lorsque l’utilisateur peut sélectionner plusieurs options.
- Cases d’option : utilisées pour proposer des éléments lorsque l’utilisateur ne peut sélectionner qu’une seule option.
- Liste déroulante : liste de sélection d’éléments dans laquelle l’utilisateur peut effectuer un choix.
- Champ de signature : champ unique de signature.
- Bloc de signature : champ multiple de signature contenant au moins les champs Signature et E-mail, mais pouvant éventuellement inclure la fonction et/ou la société des signataires, selon les paramètres du compte Acrobat Sign utilisé pour envoyer le document.
- Paraphe : champ de paraphe unique pouvant contenir jusqu’à quatre caractères.
- Fonction : champ obligatoire qui demande la fonction du destinataire.
- Société : champ obligatoire qui demande le nom de la société du destinataire.
- Nom complet : champ en lecture seule qui renvoie une version composée du texte saisi dans le champ Signature.
- Adresse e-mail : champ en lecture seule qui renvoie l’adresse e-mail du destinataire.
- Date : champ en lecture seule qui renvoie l’horodatage actuel lorsque le destinataire ouvre l’accord.
- Conserver l’outil sélectionné : cliquez sur cette icône pour activer ou désactiver la possibilité de placer plusieurs champs. Lorsque cette option est désactivée, le curseur reprend la forme de la flèche du sélecteur après le placement d’un champ. Lorsque cette option est activée, le curseur reste l’empreinte du champ, ce qui vous permet de placer plusieurs champs sans avoir à sélectionner l’icône d’abord..
Remarque :Les champs obligatoires et en lecture seule sont propres au destinataire, ce qui signifie qu’ils sont destinés uniquement à collecter des informations sur le destinataire auquel ils sont affectés. Si vous devez demander du contenu autre que les informations personnelles du destinataire, utilisez un champ de texte. Par exemple, si vous devez collecter une date qui ne correspond pas à une date de signature, utilisez un champ de texte et validez ce champ pour qu’il soit au format de date.
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Le curseur se transforme pour afficher l’empreinte du champ que vous avez sélectionné. Cliquez pour placer le champ où vous voulez.
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Lorsque le champ est placé sur la page, une petite fenêtre apparaît dans laquelle le nom du champ peut être modifié et le rôle du participant défini. Attribuer un nom significatif est utile. Toutefois, le rôle du participant ne doit être défini que si vous maîtrisez le processus de signature du document et les rôles à appliquer.
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Cliquez et faites glisser l’une des zones bleues (ou poignées) dans le cadre du champ pour modifier la taille.
Alignement des champs et taille correspondante
Une fois qu’un champ a été approximativement placé dans le document, les outils d’Acrobat peuvent vous aider à appliquer des tailles et des alignements uniformes et donner ainsi un aspect professionnel au formulaire.
Remarque :
Pour sélectionner plusieurs champs, vous pouvez maintenir le bouton Ctrl/Cmd enfoncé et cliquer sur chaque champ ou vous pouvez cliquer dans le fichier PDF, et faire glisser le curseur pour tracer une zone. Tous les champs qui sont partiellement contenus dans la zone décrite sont sélectionnés. Cliquez n’importe où dans le document PDF pour désélectionner les champs.
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La première étape pour aligner les champs consiste à trouver un champ correctement placé. Dans l’exemple ci-dessous, le champ d’adresse a été correctement redimensionné à l’aide du processus manuel (cliquer et faire glisser).
Vous pouvez voir que le champ de contact à droite aura la même hauteur et que les champs de téléphone, de télécopie et de numéro de commande auront la même largeur.
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Sélectionnez les champs d’adresse et de contact. Vous remarquerez que les bordures de champ changent de couleur par rapport aux autres champs, ce qui indique qu’elles sont sélectionnées.
Remarque :- Le champ de « modèle » affichera les zones bleues de « poignée ». Lors de l’utilisation des outils d’alignement ou de redimensionnement correspondant, tous les champs sont alignés sur le champ de modèle.
- Vous pouvez modifier le champ de modèle une fois que tous les champs ont été sélectionnés. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit sur le champ devant devenir le modèle.
- Lorsque vous cliquez en dehors des champs sélectionnés, tous les champs sont désélectionnés.
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La fenêtre Acrobat affiche les outils d’alignement en haut à droite. Cliquez sur l’icône Faire correspondre la largeur et la hauteur.
Le champ de contact sera aligné sur la taille du champ d’adresse :
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Les deux champs étant toujours sélectionnés, cliquez sur l’icône Aligner en haut pour aligner correctement le champ de contact en haut des champs.
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Cliquez avec le bouton gauche sur le champ de contact pour le sélectionner uniquement, puis ajustez les poignées à gauche et à droite du champ pour le placer correctement.
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Sélectionnez ensuite tous les champs d’une colonne. Vérifiez que le champ de modèle est correct.
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Cliquez sur l’icône Faire correspondre la largeur pour donner la même largeur à tous les champs.
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Tous les champs étant toujours sélectionnés, cliquez sur l’icône Aligner à gauche.
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Donnez aux champs la hauteur correcte. Cette opération peut être effectuée manuellement pour chaque champ si nécessaire. Vous pouvez également ajuster manuellement un champ, puis sélectionner les autres pour les aligner sur la même hauteur.
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Vous pouvez ajuster avec précision les champs à l’aide des touches de direction de votre clavier. Sélectionnez un ou plusieurs champs, puis utilisez les flèches pour les déplacer par petits incréments.
Remarque :Souvenez-vous qu’il est possible d’effectuer un zoom avant dans le document PDF pour ajuster plus précisément les objets de champ.
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Suivez le même principe pour faire correspondre les champs restants aux modèles adéquats.
Dans cet exemple :
- Sélectionnez les champs de contact, d’e-mail et de site Web et donnez-leur la même largeur.
- Alignez les champs sur le côté gauche.
- Sélectionnez les champs de la ligne (téléphone et e-mail) et placez-les à la même hauteur.
- Vous pouvez ensuite utiliser l’outil d’alignement en haut pour les aligner.
- Effectuez la même opération pour la ligne de champs de télécopie et de site Web.
Une fois les champs en place, le document est prêt à être envoyé par Acrobat Sign.
Tous les champs ont un nom d’identification, mais aucun d’entre eux n’est affecté explicitement à un destinataire et aucun champ n’a de validation de contenu.
Si vous souhaitez inclure des propriétés de champ (identification du destinataire, validation du contenu, aspect conditionnel ou calculs), vous devez ajouter le nom du champ avec des arguments, comme vous le feriez avec des balises de texte.
Utilisation de balises dans des champs de formulaire placés
Lorsque vous ajoutez des champs au formulaire, une liste des noms de champs apparaît dans le rail droit de la page d’Acrobat. Cette liste peut être utilisée pour rechercher ou accéder rapidement à n’importe quel champ de formulaire, sans être sur la page. Elle indique aussi immédiatement si un nom de champ existe à plusieurs endroits du formulaire en ajoutant un #1 à la suite du nom.
Remarque :
Les noms de champ uniques peuvent comporter du contenu unique. Les champs qui portent le même nom contiendront le même contenu. En remplissant un champ, vous appliquerez automatiquement ce contenu à chaque autre champ portant le même nom. Cela s’avère utile lorsque le formulaire demande les mêmes informations à plusieurs endroits.
Si vous utilisez des champs automatiquement placés par Acrobat, leur nom correspondra à des chaînes descriptives simples. (S’ils ne sont pas explicites, il est recommandé de prendre le temps de les modifier maintenant.)
Les champs placés à partir de la barre d’outils peuvent avoir un plus grand nom, notamment des arguments identiques au format des balises de texte.
Attribution d’un nom aux champs de formulaire
Remplacer le nom d’un champ de formulaire par une balise Acrobat Sign permet d’appliquer toutes les propriétés de champ identifiées par Acrobat Sign, sans perdre de place sur le document comme c’est le cas avec une balise de texte.
Pour accéder au menu des propriétés du champ de formulaire, double-cliquez sur le champ ou cliquez avec le bouton droit dessus et sélectionnez Propriétés dans le menu.
L’onglet Général de la fenêtre Propriétés affiche les propriétés Nom, Info-bulle, Type de champ, Rôle de participant et
Propriétés courantes du champ.
- Nom : emplacement où est ajoutée la balise du champ de formulaire.
- Info-bulle : informations qui s’affichent lorsque le pointeur est placé sur le champ.
- Type de champ : indique le type de champ comme champ de texte, de signature, de date, etc.
- Rôle de participant : détermine quelle partie signataire doit interagir avec ce champ tel que l’expéditeur, signataire, celui-ci, et ainsi de suite.
- Lecture seule : rend le champ inaccessible et non modifiable. Cette option est généralement utilisée lorsque le champ est renseigné par le biais d’une intégration ou d’un fichier CSV.
- Obligatoire : marque le champ comme étant obligatoire pour que le processus de signature ne puisse pas être terminé tant que des données n’ont pas été saisies dans ce champ.
Bien que l’environnement de création par glisser-déposer d’Acrobat Sign ne prenne pas en charge les champs multilignes, vous pouvez définir un champ de cette façon dans Acrobat et le faire fonctionner par le biais d’Acrobat Sign. Cette option est appelée « Champ multiligne » dans l’onglet « Options ».
Pour connaître les balises à utiliser dans les champs de formulaire sur votre document, reportez-vous à la documentation sur les balises de texte.
Remarque :
La documentation sur les balises de texte montre toutes les balises entre « {{}} » pour être analysées. Ces accolades ne sont pas nécessaires lors de la création de champs dans Acrobat et doivent être omises.
Placement d’autres objets
Outre les champs de texte standard, Acrobat propose des cases à cocher, des cases d’option et des menus déroulants qui fonctionnent via Acrobat Sign. Les options de ces objets peuvent être appliquées à l’aide des arguments dans la balise ou via les propriétés de l’objet dans Acrobat.
Si vous choisissez d’utiliser les propriétés de l’objet dans Acrobat, veillez à toujours saisir une balise de base pour le nom de l’objet. Par exemple, si vous disposez d’une case à cocher et que tous les paramètres ont été définis dans la fenêtre Propriétés, nommez-la CB1_es_:signer1, par exemple. Ainsi, l’objet possède un nom et est affecté au destinataire prévu.
Cases à cocher
Lorsque vous sélectionnez « Case à cocher » dans la barre « Sélectionner l’objet », le curseur se transforme pour vous permettre de placer la case à cocher. Pour plus d’informations, voir Placement manuel des champs de formulaire.
Pour accéder au menu des propriétés de la case à cocher, double-cliquez sur le champ ou cliquez avec le bouton droit et sélectionnez « Propriétés » dans le menu.
Sous Options, les paramètres disponibles sont les suivants : Style de case à cocher, Exporter la valeur et l’option Case à cocher qui est activée par défaut. Changer l’option « Style de case à cocher » n’a pas d’incidence sur la représentation visuelle de la case à cocher dans Acrobat Sign, mais le document PDF obtenu aura le style choisi.
Cases d’option
Lorsque vous sélectionnez « Case d’option » dans la barre d’outils « Sélectionnez l’objet », le curseur se transforme pour vous permettre de placer la case d’option. Pour plus d’informations, voir Placement manuel des champs de formulaire.
Lorsque vous placez la case d’option, la boîte de dialogue des propriétés affiche un avertissement indiquant que le groupe doit contenir au moins deux cases d’option car il s’agit d’un choix ou.
Il est possible d’ajouter une autre case d’option en cliquant sur le lien « Ajouter un autre bouton » ou en choisissant « Case d’option » dans la barre d’outils « Sélectionner l’objet », en plaçant l’objet et en le renommant avec le même nom de groupe.
Pour accéder au menu des propriétés pour la case d’option, double-cliquez sur le champ ou cliquez avec le bouton droit et sélectionnez « Propriétés » dans le menu.
Sous Options, les paramètres disponibles sont les suivants : Style de bouton, Choix de la case d’option et les deux options Le bouton est activé par défaut et Les boutons aux noms et choix identiques sont sélectionnés simultanément, qui associe les boutons portant le même nom. Le nom de la case d’option détermine à quel groupe il appartient. Si vous créez un ensemble de cases d’option, elles devront donc porter le même noms pour faire partie du même groupe.
Menus déroulants
Lorsque vous sélectionnez « Liste déroulante » dans la barre d’outils « Sélectionner l’objet », le curseur se transforme pour permettre de placer le menu déroulant. Pour plus d’informations, voir Placement manuel des champs de formulaire.
Pour accéder au menu des propriétés pour la liste déroulante, double-cliquez sur le champ ou cliquez avec le bouton droit et sélectionnez « Propriétés » dans le menu.
Sous Options, les paramètres disponibles sont les suivants : Élément, Exporter la valeur, Liste des éléments, Trier les éléments, Autoriser l’utilisateur à saisir du texte personnalisé, Vérifier l’orthographe et Valider la valeur sélectionnée immédiatement.
Saisissez le nom de l’option dans le champ « Élément ». En outre, une valeur d’exportation est recommandée. Par exemple, si l’élément est « Rouge », la valeur d’exportation peut être « R ». Cette valeur peut être ensuite exportée pendant le processus de signature.
Une fois que vous avez configuré le choix de la liste déroulante, cliquez sur le bouton Ajouter. Les options sont ainsi déplacées vers le bas dans la liste des éléments afin d’être triées et gérées.
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