Guide d'utilisation Annuler

Génération groupée de plusieurs accords à l’aide d’un formulaire CSV

 

Guide Adobe Acrobat Sign

Nouveautés

  1. Notes de version préliminaire
  2. Notes de mise à jour
  3. Notifications importantes

Commencer

  1. Guide de démarrage rapide à l’attention des administrateurs
  2. Guide de démarrage rapide à l’attention des utilisateurs
  3. Pour les développeurs
  4. Bibliothèque de tutoriels vidéo
  5. Foire aux questions

Administration

  1. Présentation d’Admin Console
  2. Gestion des utilisateurs
    1. Ajout d’un utilisateur
    2. Ajout d’utilisateurs en masse
    3. Ajout d’utilisateurs à partir de votre répertoire
    4. Ajout d’utilisateurs à partir de Microsoft Azure Active Directory
    5. Création d’utilisateurs axés sur les fonctions
      1. Comptes techniques - Pilotés par API
      2. Comptes de service - Pilotés manuellement
    6. Recherche d’utilisateurs présentant des erreurs d’approvisionnement
    7. Modification du nom/de l’adresse e-mail
    8. Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe
    9. Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe via l’interface de groupe
    10. Promotion d’un utilisateur à un rôle d’administrateur
    11. Types d’identités des utilisateurs et SSO
    12. Changement d’identité d’utilisateur
    13. Authentification des utilisateurs avec Microsoft Azure
    14. Authentification des utilisateurs avec la fédération Google
    15. Profils de produit
    16. Expérience de connexion
  3. Paramètres de compte/groupe
    1. Présentation des paramètres
    2. Paramètres généraux
      1. ID et niveau de compte
      2. Workflows de signature automatique
      3. Envoi en masse
      4. Formulaires web
      5. Workflows d’envoi personnalisés
      6. Workflows Power Automate
      7. Documents de bibliothèque
      8. Collecte des données de formulaire avec les accords
      9. Visibilité limitée de documents
      10. Ajout d’une copie PDF de l’accord signé en pièce jointe
      11. Insertion d’un lien dans l’e-mail
      12. Insertion d’une image dans l’e-mail
      13. Fichiers joints à un e-mail nommés
      14. Ajout de rapports d’audit aux documents en pièces jointes
      15. Fusion de plusieurs documents en un seul
      16. Chargement d’un document signé
      17. Délégation pour les utilisateurs de mon compte
      18. Autorisation de la délégation des destinataires externes
      19. Autorisation de signature
      20. Autorisation d’envoi
      21. Pouvoir d’ajouter des cachets électroniques
      22. Définition d’un fuseau horaire par défaut
      23. Définition d’un format de date par défaut
      24. Utilisateurs dans plusieurs groupes (UMG)
        1. Mise à niveau pour utiliser la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes
      25. Autorisations d’administrateur de groupe
      26. Remplacement du destinataire
      27. Rapport d’audit
        1. Présentation
        2. Autorisation des accès non authentifiés sur la page de vérification des transactions
        3. Inclusion des rappels
        4. Insertion des événements de consultation
        5. Inclusion du nombre de pages/pièces jointes de l’accord
      28. Dans les messages et les conseils sur les produits
      29. PDF accessibles
      30. Nouvelle expérience de création
      31. Client du secteur de la santé
    3. Configuration du compte
      1. Ajout d’un logo
      2. Personnalisation du nom d’hôte/de l’URL de la société
      3. Ajout du nom de l’entreprise
    4. Préférences de signature
      1. Signatures correctement formatées
      2. Autorisation des destinataires à signer par
      3. Possibilité pour les signataires de modifier leur nom
      4. Autorisation des destinataires à utiliser leur signature enregistrée
      5. Personnalisation des conditions d’utilisation et de la règle concernant la divulgation des informations de l’utilisateur
      6. Navigation des destinataires dans les champs de formulaire
      7. Refus de signer
      8. Autorisation des processus avec tampons
      9. Ajout de la fonction ou la société obligatoire pour les destinataires
      10. Autorisation des signataires à imprimer et à apposer une signature manuscrite
      11. Affichage des messages lors de la signature électronique
      12. Obligation pour les signataires d’utiliser un appareil mobile pour créer leur signature
      13. Adresse IP des signataires requise
      14. Exclusion du nom de la société et de la fonction des tampons de participation
    5. Signatures numériques
      1. Présentation
      2. Téléchargement et signature d’un document avec Acrobat
      3. Signatures en mode cloud
      4. Inclure les métadonnées pour les fournisseurs d’identité
      5. Fournisseurs de signature en mode cloud restreints
    6. Cachets électroniques
    7. Identité numérique
      1. Passerelle d’identités numériques
      2. Politique de vérification d’identité
    8. Paramètres de rapport
      1. Nouvelle expérience de rapport
      2. Paramètres de rapport classiques
    9. Paramètres de sécurité
      1. Paramètres d’authentification unique
      2. Paramètres de mémorisation
      3. Politique de mot de passe de connexion
      4. Sécurité du mot de passe de connexion
      5. Durée de la session web
      6. Type de chiffrement PDF
      7. API
      8. Accès aux informations sur les utilisateurs et les groupes
      9. Plages d’adresses IP autorisées
      10. Partage de compte
      11. Autorisations de partage de compte
      12. Commandes de partage d’accords
      13. Vérification de l’identité des signataires
      14. Mot de passe de signature des accords
      15. Sécurité du mot de passe du document
      16. Blocage des signataires par géolocalisation
      17. Authentification téléphonique
      18. Authentification basée sur les connaissances (KBA)
      19. Autorisation de l’extraction de pages
      20. Expiration du lien de document
      21. Chargement d’un certificat client pour les webhooks/rappels
      22. Horodatage
    10. Paramètres d’envoi
      1. Affichage de la page Envoyer après la connexion
      2. Nom du destinataire requis lors de l’envoi
      3. Verrouillage des valeurs de nom pour les utilisateurs connus
      4. Rôles autorisés du destinataire
      5. Groupes de destinataires
      6. Champs requis
      7. Ajout de documents en pièces jointes
      8. Aplatissement du champ
      9. Modification des accords
      10. Nom de l’accord
      11. Langues
      12. Messages privés
      13. Types de signature autorisés
      14. Rappels
      15. Protection par mot de passe des documents signés
      16. Options d’identification du signataire
        1. Présentation
        2. Mot de passe de signature
        3. Mot de passe à usage unique par e-mail
        4. Authentification Acrobat Sign
        5. Authentification téléphonique
        6. Signature numérique dans le cloud
        7. Authentification fondée sur les connaissances
        8. Pièce d’identité officielle
        9. Rapports d’identité des signataires
      17. Protection du contenu
      18. Activation des transactions Notarize
      19. Expiration du document
      20. Aperçu, positionnement des signatures et ajout de champs
      21. Ordre de signature
      22. Liquid Mode
      23. Commandes de workflow personnalisé
      24. Options de chargement pour la page de signature électronique
      25. Redirection de l’URL de confirmation post-signature
    11. Modèles de message
    12. Paramètres bio-pharma
      1. Présentation
      2. Fonction Appliquer l’authentification de l’identité
      3. Motifs de la signature
    13. Intégration des workflows
    14. Paramètres d’authentification notariale
    15. Intégration des paiements
    16. Messages pour les signataires
    17. Paramètres SAML
      1. Configuration SAML
      2. Installation des services Microsoft Active Directory Federation Services
      3. Installation d’Okta
      4. Installation de OneLogin
      5. Installation d’Oracle Identity Federation
    18. Gouvernance des données
    19. Paramètres d’horodatage
    20. Archive externe
    21. Langues du compte
    22. Paramètres de messagerie
      1. Images d’en-tête et de pied de page d’e-mail
      2. Autorisation de pieds de page dans l’e-mail d’un utilisateur individuel
      3. Personnalisation de l’e-mail « Signature requise »
      4. Personnalisation des champs « À » et « Cc »
      5. Modèles d’e-mail personnalisés
      6. Activer les notifications sans lien
    23. Migration d’echosign.com vers adobesign.com
    24. Configuration des options pour les destinataires
  4. Conseils relatifs aux exigences réglementaires
    1. Accessibilité
      1. Conformité de l’accessibilité
      2. Création de formulaires accessibles avec Acrobat pour poste de travail
      3. Création de formulaires AcroForms accessibles
    2. HIPAA
    3. RGPD
      1. Présentation du RGPD
      2. Biffure d’un utilisateur
      3. Biffure des accords d’un utilisateur    
    4. 21 CFR Part 11 et EudraLex Annexe 11
      1. Pack de validation 21 CRF Part 11
      2. Manuel 21 CFR et EudraLex Annexe 11
      3. Analyse des responsabilités partagées
    5. Clients du secteur de la santé
    6. Prise en charge du service fiscal Income Verification Express Service (IVES)
    7. Archivage eOriginal des actes mobiliers
    8. Considérations relatives à l’Union européenne et au Royaume-Uni
      1. eIDAS et transactions transfrontalières dans l’Union européenne et au Royaume-Uni
      2. Exigences HMLR pour les actes signés électroniquement
      3. Impact du Brexit sur les lois sur les signatures électroniques au Royaume-Uni
  5. Téléchargement d’accords en masse
  6. Dépôt de votre domaine

Envoi, signature et gestion des accords

  1. Envoi les accords
    1. Présentation de la page Envoyer
    2. Envoi d’un accord uniquement à vous-même
    3. Envoi d’un accord à d’autres utilisateurs
    4. Signatures manuscrites
    5. Ordre de signature des destinataires
    6. Envoi en masse
      1. Vue d’ensemble de la fonction Envoi en masse
      2. Envoi en masse - destinataires manuels
      3. Envoi en masse - chargement CSV
      4. Annulation d’une transaction Envoyer en masse
      5. Ajout de rappels à l’Envoi en masse
      6. Rapports pour l’Envoi en masse
  2. Création de champs dans des documents
    1. Environnement de création intégré à l’application
      1. Détection automatique des champs
      2. Glisser-déposer des champs à l’aide de l’environnement de création
      3. Affectation des champs de formulaire aux destinataires
      4. Rôle de préremplissage
      5. Application de champs à l’aide d’un modèle de champ réutilisable
      6. Transfert de champs vers un nouveau modèle de bibliothèque
      7. Mise à jour de l’environnement de création lors de l’envoi d’accords
    2. Création de formulaires avec des balises de texte
    3. Création de formulaires avec Acrobat (AcroForms)
      1. Création d’un formulaire AcroForm
      2. Création de fichiers PDF accessibles
    4. Champs
      1. Types de champ
        1. Types de champs communs
        2. Images intégrées
        3. Tampons
      2. Apparence du contenu d’un champ
      3. Validations de champs
      4. Valeurs des champs masqués
      5. Définition des conditions d’affichage/de masquage
      6. Champs calculés
  1. FAQ sur la création
  2. Signature d’accords
    1. Signature des accords qui vous ont été envoyés
    2. Outil Remplir et signer
    3. Signature automatique
  3. Gestion des accords
    1. Présentation de la page Gérer
    2. Accords de délégation
    3. Remplacement des destinataires
    4. Limitation de la visibilité des documents
    5. Annulation d’un accord
    6. Création de nouveaux rappels
    7. Vérification des rappels
    8. Annulation d’un rappel
    9. Autres actions
      1. Fonctionnement de la recherche
      2. Affichage d’un accord
      3. Création d’un modèle à partir d’un accord
      4. Masquage/Affichage des accords dans la vue
      5. Chargement d’un accord signé
      6. Modification des fichiers et des champs d’un accord envoyé
      7. Modification de la méthode d’authentification d’un destinataire
      8. Ajout ou modification d’une date d’expiration
      9. Ajout d’une note à l’accord
      10. Partage d’un accord individuel
      11. Annulation du partage d’un accord
      12. Téléchargement d’un accord individuel
      13. Téléchargement des fichiers individuels d’un accord
      14. Téléchargement du rapport d’audit d’un accord
      15. Téléchargement du contenu des fichiers d’un accord
  4. Rapport d’audit
  5. Rapports et exportations de données
    1. Présentation
    2. Octroi aux utilisateurs d’un accès aux rapports
    3. Graphiques de rapports
      1. Création d’un rapport
      2. Rapports sur les accords
      3. Rapports de transactions
      4. Rapport sur l’activité des paramètres
      5. Modification d’un rapport
    4. Exportations de données
      1. Création d’une exportation de données
      2. Modification d’une exportation de données
      3. Actualisation du contenu d’une exportation de données
      4. Téléchargement de l’exportation de données
    5. Attribution d’un nouveau nom à un graphique/une exportation
    6. Duplication d’un rapport/d’une exportation
    7. Planification d’un rapport/d’une exportation
    8. Suppression d’un rapport/d’une exportation
    9. Vérification de l’utilisation des transactions

Fonctionnalités et workflows d’accord avancés

  1. Formulaires web
    1. Création d’un formulaire web
    2. Modification d’un formulaire web
    3. Désactivation/Activation d’un formulaire web
    4. Masquage/Affichage d’un formulaire web
    5. Recherche de l’URL ou du code de script
    6. Préremplissage des champs de formulaire web avec les paramètres d’URL
    7. Enregistrement d’un formulaire web à remplir ultérieurement
    8. Redimensionnement d’un formulaire web
  2. Modèles réutilisables (modèles de bibliothèque)
    1. Formulaires de l’administration américaine dans la bibliothèque Acrobat Sign
    2. Création d’un modèle de bibliothèque
    3. Modification du nom d’un modèle de bibliothèque
    4. Modification du type d’un modèle de bibliothèque
    5. Modification du niveau d’autorisation d’un modèle de bibliothèque
    6. Copie, modification et enregistrement d’un modèle partagé
    7. Téléchargement des données de champ agrégées d’un modèle de bibliothèque
  3. Transfert de la propriété des formulaires web et des modèles de bibliothèque
  4. Workflows Power Automate
    1. Présentation de l’intégration Power Automate et des droits inclus
    2. Activation de l’intégration Power Automate
    3. Suivi de l’utilisation de Power Automate
    4. Création d’un flux (exemples)
    5. Déclencheurs utilisés pour les flux
    6. Importation de flux depuis l’extérieur d’Acrobat Sign
    7. Gestion des flux
    8. Modification des flux
    9. Partage des flux
    10. Désactivation ou activation des flux
    11. Suppression des flux
    12. Modèles utiles
      1. Administrateur uniquement
        1. Enregistrement de tous les documents terminés dans SharePoint
        2. Enregistrement de tous les documents terminés dans OneDrive Entreprise
        3. Enregistrement de tous les documents terminés dans Google Drive
        4. Enregistrement de tous les documents terminés dans Dropbox
        5. Enregistrement de tous les documents terminés dans Box
      2. Archivage des accords
        1. Enregistrement des documents terminés dans SharePoint
        2. Enregistrement des documents terminés dans OneDrive Entreprise
        3. Enregistrement de vos documents terminés dans Google Drive
        4. Enregistrement de vos documents terminés dans Dropbox
        5. Enregistrement des documents terminés dans Box
      3. Archivage des accords de formulaire web
        1. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans une bibliothèque SharePoint
        2. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans OneDrive Entreprise
        3. Enregistrement des documents terminés dans Google Drive
        4. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans Box
      4. Extraction des données d’accord
        1. Extraction des données des champs de formulaire de votre document signé et mise à jour de la feuille Excel
      5. Notifications d’accord
        1. Envoi de notifications personnalisées par e-mail avec le contenu de votre accord et l’accord signé
        2. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans un canal Teams
        3. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Slack
        4. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Webex
      6. Génération d’un accord
        1. Génération d’un document à partir d’un formulaire Power Apps et d’un modèle Word et envoi pour signature
        2. Génération d’un accord à partir d’un modèle Word dans OneDrive et obtention d’une signature
        3. Génération d’un accord pour la ligne Excel sélectionnée, envoi pour révision et signature
  5. Workflows d’envoi personnalisés
    1. Présentation des workflows d’envoi personnalisés
    2. Création d’un nouveau workflow d’envoi
    3. Modification d’un workflow d’envoi
    4. Activation ou désactivation d’un workflow d’envoi
    5. Envoi d’un accord avec un workflow d’envoi
  6. Partage d’utilisateurs et d’accords
    1. Partage d’un utilisateur
    2. Partage d’accords

Intégration à d’autres produits

  1.  Présentation des intégrations Acrobat Sign
  2.  Acrobat Sign pour Saleforce
  3. Acrobat Sign pour Microsoft
    1. Acrobat Sign pour Microsoft 365
    2. Acrobat Sign pour Outlook
    3. Acrobat Sign pour Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign pour Teams
    5. Acrobat Sign pour Microsoft PowerApps et Power Automate
    6. Connecteur Acrobat Sign pour Microsoft Search
    7. Acrobat Sign pour Microsoft Dynamics
    8. Acrobat Sign pour Microsoft SharePoint
  4. Autres intégrations
    1.  Acrobat Sign pour ServiceNow
    2. Acrobat Sign pour les RH ServiceNow
    3. Acrobat Sign pour SAP SuccessFactors
    4.  Acrobat Sign pour Workday
    5. Acrobat Sign pour NetSuite
    6. Acrobat Sign pour VeevaVault
    7. Acrobat Sign pour Coupa BSM Suite
  5. Intégrations gérées par des partenaires
  6. Obtention d’une clé d’intégration

Développeur Acrobat Sign

  1. API REST
    1. Documentation sur les méthodes
    2. Guide du développeur/SDK
    3. FAQ sur les API
  2. Webhooks
    1. Présentation des webhooks
    2. Configuration d’un nouveau webhook
    3. Affichage ou modification d’un webhook
    4. Désactivation ou réactivation d’un webhook
    5. Suppression d’un webhook
    6. Certificats SSL bidirectionnels
    7. Webhooks dans l’API

Assistance et dépannage

  1. Ressources pour le Service clientèle 
  2. Ressources pour le succès client de grands comptes 
Remarque :

cet article décrit la nouvelle expérience Envoi en masse accessible à partir de la page d’Accueil lorsqu’elle est activée (disponible en novembre 2023). Notez que l’environnement Envoi en masse dispose d’un lien qui permet aux utilisateurs de basculer entre la nouvelle expérience et l’expérience classique. 

Cette nouvelle expérience est activée par défaut pour les nouveaux comptes après la version de novembre 2023 et activée par un administrateur pour les comptes existants avant la version de novembre 2023.

Le document sur le processus Envoi en masse classique est toujours disponible et le restera jusqu’au retrait de l’expérience.

Création d’un modèle parent d’envoi en masse en utilisant un fichier CSV pour configurer les accords

Pour créer un modèle Envoi en masse avec un fichier de valeurs séparées par des virgules (CSV), l’expéditeur doit déterminer quelles valeurs de l’interface doivent être appliquées globalement à tous les accords enfants, puis créer le fichier CSV pour appliquer les paramètres personnalisés à chaque accord. Seule l’adresse e-mail du destinataire est requise pour que la méthode de saisie CSV puisse générer des accords enfants. Toutes les autres valeurs peuvent être héritées des paramètres de l’interface Envoi en masse.

La méthode d’importation CSV offre plusieurs améliorations pratiques par rapport à la méthode manuelle, telles que :

  • Jusqu’à 1 000 accords enfants peuvent être configurés pour une transaction Envoi en masse.
  • Jusqu’à 100 destinataires peuvent être inclus dans chaque accord enfant. Chaque destinataire peut disposer de son propre :
    • Rôle
    • Type d’authentification (y compris par e-mail (aucun), authentification Acrobat Sign, par téléphone (SMS), par mot de passe et authentification basée sur les connaissances)
    • Valeur d’authentification
    • Message privé (jusqu’à 1 000 caractères)
  • Chaque accord enfant peut inclure : 
    • Nom d’accord personnalisé
    • Message global personnalisé dans l’e-mail (jusqu’à 1 000 caractères)
    • Paramètres régionaux personnalisés
    • Date d’expiration personnalisée
    • Structures de workflow complexes (flux de signature séquentiels, parallèles et hybrides)
Alerte :

l’utilisation de l’option Envoi en masse pour un fichier CSV ne permet pas la création de champs dans l’application. Tous les champs doivent être placés sur le modèle de document avant d’être téléchargés dans l’interface Envoi en masse.

Création du fichier CSV

Il est préférable de créer un fichier CSV à l’aide d’un tableur comme Excel, Numbers, Google Sheets, etc. La plupart des feuilles de calcul peuvent être exportées au format CSV, ce qui est nécessaire pour que le téléchargement réussisse.

Les feuilles de calcul présentent les données dans un format de tableau facilement lisible, où les lignes (c.-à-d. les enregistrements) et les colonnes (c.-à-d. les champs) sont facilement identifiables. Lors de la création de votre fichier CSV, chaque ligne représente un accord enfant et chaque colonne est un argument appliqué à l’accord (comme l’adresse e-mail du destinataire et les champs de formulaire personnalisés).

Tenez compte de ces deux points avant de commencer à créer votre fichier CSV :

  • Le modèle Envoi en masse permet de configurer de nombreuses options d’accord. Si le fichier CSV ne définit pas explicitement de paramètre, la valeur par défaut du modèle est utilisée. Ainsi, si tous les accords ont le même Nom de l’accord, n’incluez pas cette colonne dans votre fichier CSV.
  • Il n’est pas nécessaire de placer une valeur dans chaque champ juste parce qu’une colonne existe. Les champs vides sont ignorés et la valeur par défaut du modèle Envoi en masse est utilisée. Il n’est donc pas nécessaire de remplir tous les champs de chaque enregistrement.

Le fichier CSV lui-même peut être divisé en trois sections significatives :

Remarque :

le nouvel environnement Envoyer en masse ne prend actuellement pas en charge la configuration de l’expéditeur pour qu’il signe en premier via l’interface utilisateur.

Les clients qui utilisent un fichier CSV hérité dans la nouvelle expérience ne pourront pas insérer l’expéditeur en tant que premier signataire. Un nouveau fichier CSV utilisant le nouveau formatage doit être créé avec l’expéditeur défini comme premier destinataire de chaque accord enfant.

Au moins un et jusqu’à 100 destinataires peuvent être inclus dans chaque accord enfant. 

Chaque destinataire peut être défini par cinq champs :

  • Recipient_X:Email
  • Recipient_X:Role
  • Recipient_X:Auth_Type
  • Recipient_X:Auth_Value
  • Recipient_X:Private_Message

Où _X est le numéro d’index du destinataire (Recipient_1, Recipient_2, etc.) et l’argument après : est la valeur utilisée par le système pour créer l’accord.

Seule l’adresse e-mail est requise. Toutes les autres valeurs peuvent être ignorées ou héritées du modèle parent en omettant la colonne ou en laissant le champ vide.

Exemple de fichier CSV affichant les six colonnes de destinataires

Remarque :

la définition des valeurs du destinataire, telles que son nom destinataire, son titre et sa société, peut être réalisée à l’aide d’en-têtes de colonne au nom unique qui sont mappés sur les champs portant le même nom dans le document. Voir Définition de champs personnalisés pour la fusion des données dans les accords ci-dessous.

Les en-têtes de colonne sont sensibles à la casse et doivent correspondre exactement aux noms de champ.

Valeurs de champ :

:Email : ce champ accepte toute chaîne formatée comme une adresse e-mail (x@y.zz). Les valeurs dans le champ :Email qui ne sont pas conformes au format d’adresse e-mail déclenchent une erreur.

:Role : accepte les rôles standard pour les accords :

  • SIGNER
  • APPROVER
  • ACCEPTOR
  • FORM_FILLER
  • CERTIFIED_RECIPIENT

:Auth_Type : accepte l’une des méthodes d’authentification ci-dessous. Si une méthode d’authentification définie n’est pas activée pour le groupe d’envoi, une erreur est générée.

:Auth_Value : accepte une chaîne qui définit la valeur utilisée pour valider la méthode d’authentification (le cas échéant). Ceci s’applique à :

  • PASSWORD authentication : chaîne qui définit une valeur que le destinataire doit saisir pour réussir la demande d’authentification.
  • PHONE authentication : chaîne de nombres qui définit le numéro de téléphone du destinataire. Le numéro de téléphone sera utilisé pour communiquer le code au destinataire.
    • Le numéro de téléphone doit être mis en forme de manière à comporter un tiret entre l’indicatif du pays et le numéro de téléphone (par exemple, 1-5555551212 et 91-9934765344).
    • Le format du numéro de téléphone peut comprendre un signe « plus » au début et des traits d’union dans le numéro pour créer une chaîne plus lisible par l’œil humain selon les besoins. (par exemple, +1-555-555-1212).

:Private_Message : une chaîne de 1 000 caractères maximum remise au destinataire sous forme de message privé dans le corps de son e-mail et sur la page de signature électronique.

Ces colonnes se rapportent aux sections Détails de l’accord et Paramètres de l’accord de l’interface utilisateur de configuration Envoi en masse. Lors de la configuration de la transaction Envoi en masse dans l’interface Acrobat Sign, vous définissez les valeurs par défaut à utiliser si aucune valeur n’est explicitement définie dans ces colonnes. Il existe cinq champs distincts :

  • Locale : définit la langue (localisation) appliquée à l’expérience du destinataire. Seuls les éléments de page d’e-mail et de signature électronique qui font partie du modèle Acrobat Sign sont localisés. Le contenu personnalisé ajouté par l’expéditeur n’est pas traduit. Les valeurs disponibles sont :
  • Basque (Espagne) : eu_ES 
  • Bokmål (Norvégien) : nb_NO 
  • Catalan (Espagne) : ca_ES
  • Chinois : zh_CN 
  • Chinois (Taïwan) : zh_TW 
  • Croate : hr_HR
  • Tchèque : cs_CZ
  • Danois : da_DK
  • Néerlandais : nl_NL
  • Finnois : fi_FI
  • Français : fr_FR
  • Allemand : de_DE
  • Hébreu : iw_IL 
  • Hongrois : hu_HU
  • Islandais : is_IS
  • Indonésien : in_ID 
  • Italien : it_IT
  • Japonais : ja_JP
  • Coréen : ko_KR
  • Malais : ms_MY
  • Norvégien : no_NO
  • Nynorsk (Norvégien) : nn_NO 
  • Polonais : pl_PL
  • Portugais : pt_PT
  • Portugais (Brésil) : pt_BR 
  • Roumain : ro_RO
  • Russe : ru_RU
  • Slovaque : sk_SK 
  • Slovène : sl_SI
  • Espagnol : es_ES
  • Suédois : sv_SE
  • Thaï : th_TH
  • Turc : tr_TR
  • Ukrainien : uk_UA
  • Anglais (Royaume-Uni) : en_GB
  • Anglais (États-Unis) : en_US 
  • Vietnamien : vi_VN
  • Agreement_Name : la valeur Nom de l’accord qui est insérée dans l’e-mail du destinataire et fournie sur la page Gérer.
  • Expires : ce champ définit le nombre de jours avant l’annulation automatique de l’accord.
  • Agreement_Message : définit le message global inséré dans le corps de l’e-mail envoyé au destinataire.
  • Order : ce champ décrit le flux de destinataires :
    • Une chaîne de destinataires avec chaque destinataire séparé par des virgules est identifiée comme un flux de signature séquentiel.
    • Tous les destinataires entre parenthèses (Recipient_1,Recipient_2) sont identifiés comme faisant partie d’un flux de signature parallèle. Tous les membres sont informés en même temps et ils doivent tous signer le document.
    • Vous pouvez combiner librement ces méthodes dans un ordre quelconque pour créer un flux de signature hybride :
      Par exemple, Recipient_1,Recipient_2,(Recipient_3,Recipient_4,Recipient_5),Recipient_6,(Recipient_7,Recipient_8),Recipient_9
Fichier CSV avec les colonnes associées à l’accord visibles

Pour ajouter des mappages de champs personnalisés à la transaction Envoi en masse, il vous faut d’abord comprendre le nom du champ dans le modèle que vous téléchargez. Le fichier CSV doit utiliser le nom de champ du modèle de document comme nom d’en-tête de colonne.

Par exemple, si le modèle de document contient un champ nommé Investissement, l’en-tête de colonne du fichier CSV doit être Investissement.

Si vous devez remplir un champ nommé AdressePostale, l’en-tête de colonne du fichier CSV doit être AdressePostale.

Les en-têtes de colonne sont sensibles à la casse et doivent correspondre exactement aux noms de champ.

Exemple de fichier CSV avec deux colonnes de champ personnalisé ajoutées

Attention :

le fichier CSV ne doit pas contenir de virgule ni d’espace vide à la fin d’une ligne ni à sa toute fin.

La présence d’une virgule ou d’un espace vide à la fin d’une ligne ou du fichier déclenche un message d’erreur : « Erreur lors de la lecture du fichier CSV fourni. ».

Exemple d’un fichier CSV avec des virgules de fin et une ligne vierge à la fin du fichier en surbrillance.

Procédure d’envoi de la transaction Envoi en masse pour générer des accords enfants

  1. Connectez-vous en tant qu’utilisateur avec la fonctionnalité Envoi en masse activée dans son groupe principal et accédez à la page Accueil.

  2. Sélectionnez la vignette Envoi en masse.

    Si la vignette n’est pas présente, la fonctionnalité Envoi en masse n’est pas activée dans le groupe principal de l’utilisateur.

    Exemple de page d’accueil avec la fonctionnalité Envoi en masse activée et désactivée
    Contactez l’administrateur Acrobat Sign pour qu’il donne accès à la fonctionnalité Envoi en masse au groupe principal de l’utilisateur.

    Si une erreur est générée avec le message Vous n’avez pas les droits suffisants, le groupe principal de l’utilisateur n’est pas configuré pour autoriser l’accès à Envoi en masse, mais l’utilisateur est membre d’un groupe avec accès.

    Envoi manuel en masse
    L’accès à l’interface Envoi en masse nécessite que la fonctionnalité soit activée pour l’utilisateur dans son groupe principal.

  3. Une fois l’interface Envoi en masse chargée :

    1. Sélectionnez le groupe à partir duquel les accords doivent être envoyés. Si le sélecteur de groupe n’est pas interactif, vous n’avez accès qu’à un seul groupe. Le groupe définit :
      • les modèles disponibles pour la transaction ;
      • les options de signature et les exigences ;
      • la garantie appliquée aux accords.
    2. Sélectionnez le fichier à utiliser comme document de base pour l’accord. Vous pouvez sélectionner un fichier depuis :
      • Mon ordinateur. La sélection d’un fichier sur votre ordinateur lance immédiatement le processus de configuration. Si vous devez utiliser plusieurs fichiers, vous pouvez sélectionner d’autres fichiers une fois la page actualisée.
      • La bibliothèque de modèles. En faisant votre sélection à partir de l’option Modèle, vous pouvez sélectionner plusieurs fichiers dans la bibliothèque en cochant les cases dans la liste. Une fois tous les fichiers sélectionnés, cliquez sur le bouton Confirmer pour les ajouter à la transaction. La bibliothèque de modèles comporte deux onglets : 
        • Modèles. Il s’agit d’une liste de tous les modèles disponibles pour l’utilisateur via la bibliothèque de modèles du groupe.
        • Modèles récents. Il s’agit de la liste des derniers modèles utilisés dans la bibliothèque de modèles du groupe.

     

    Section Détails de l’accord de l’interface Envoi en masse avec le sélecteur de fichiers mis en évidence
    Toutes les valeurs définies dans la section Détails de l’accord sont appliquées à tous les accords enfants.

    Remarque :

    un lien peut être activé dans le coin supérieur droit de la fenêtre pour permettre aux utilisateurs de passer à la version classique de la fonctionnalité Envoi en masse.

    Section Détails de l’accord de l’interface Envoi en masse avec le sélecteur de fichiers mis en évidence
    Toutes les valeurs définies dans la section Détails de l’accord sont appliquées à tous les accords enfants.

    A. Envoyer depuis (sélecteur de groupe) : lorsque l’utilisateur appartient à plusieurs groupes, la liste déroulante Envoyer depuis permet à l’expéditeur de sélectionner le groupe à partir duquel les accords enfants seront envoyés. Si l’utilisateur n’est membre que d’un seul groupe, le champ est grisé et inactif.

    B. Nom de l’accord : le nom de l’accord fourni s’applique par défaut à tous les accords enfants. Si aucun nom d’accord n’est explicitement fourni, le nom du premier fichier chargé est saisi automatiquement.
    Des noms uniques peuvent être fournis par accord à l’aide du fichier CSV pour nommer les accords. L’utilisation d’un nom d’accord significatif et unique facilite la génération de rapports et les exportations de données pour la transaction Envoi en masse.

    C. Ajouter un fichier : un ou plusieurs fichiers sont chargés pour fournir la base de l’accord. Si plusieurs fichiers sont ajoutés, ils sont concaténés dans un fichier PDF pour que le destinataire puisse les réviser. L’ordre dans lequel les fichiers sont répertoriés (de haut en bas) dans l’interface suit fidèlement l’ordre dans lequel ils sont concaténés.

    D. Paramètres de l’accord : groupe des paramètres qui régissent les transactions enfants en dehors de l’accord proprement dit. Ces valeurs sont appliquées par défaut pour tous les accords enfants.
    Chacun de ces paramètres peut être explicitement défini pour chaque accord enfant dans le fichier CSV et, s’il est défini, remplacera les valeurs par défaut.

    • Échéance : date d’expiration automatique des accords enfants.
    • Fréquence des rappels : cycle d’envoi des rappels au destinataire actif.
    • Mot de passe : définit le mot de passe requis pour afficher le PDF final. Ce mot de passe est incorporé au PDF et n’est pas observable dans le système Acrobat Sign.
    • Langue : définit les paramètres régionaux appliqués à l’environnement de la messagerie et du destinataire.
  4. La page s’actualise pour afficher les Détails de l’accord.

    Il existe trois sections à réviser et à modifier selon les besoins :

    • Fichiers d’accord : les fichiers ou modèles sélectionnés sont déjà joints. Si vous souhaitez joindre d’autres fichiers, cliquez sur le bouton Sélectionner plus de fichiers et ajoutez des fichiers à partir de votre ordinateur local ou de la bibliothèque de modèles. 
      • Les fichiers peuvent être ajoutés à partir des deux sources si nécessaire.
      • Les fichiers sélectionnés à partir de votre système local ne peuvent être ajoutés qu’un par un. Vous pouvez sélectionner plusieurs modèles.
    • Nom de l’accord : le nom de l’accord apparaît dans l’objet de l’e-mail envoyé au destinataire et est mis en évidence sur la page Gérer
      • Le nom par défaut de l’accord est importé à partir du premier fichier joint.
      • Le nom de l’accord peut être modifié en cliquant dans le champ et en saisissant du texte.
    • Message : le champ Message contient le message par défaut qui est inséré dans le corps de l’e-mail pour tous les destinataires. Pour modifier le champ Message, cliquez dessus et commencez la saisie.
    Interface Envoi en masse affichant les détails de l’accord configuré

  5. Vérifiez ou configurez l’échéance.

    Selon la nature de vos accords, vous pouvez ou non utiliser une échéance d’accord. 
    Si vous l’utilisez :

    • La durée de vie par défaut des accords est définie au niveau du groupe. Si vous devez modifier cette valeur fréquemment, contactez votre administrateur pour voir si la valeur par défaut peut être ajustée. 
    • L’expéditeur peut modifier cette échéance lors de la composition de l’accord (si les paramètres de groupe le permettent).
    • Les échéances peuvent être modifiées dans la page Gérer par l’expéditeur d’origine (si les paramètres de groupe le permettent).
    • Les signataires internes peuvent être exclus de l’annulation de l’échéance (s’ils sont configurés pour le faire dans les paramètres de groupe).
    • L’accord expire automatiquement une fois l’échéance dépassée et ne peut plus être signé ni terminé. Un nouvel accord doit être créé.

    Modifiez l’échéance en sélectionnant l’icône de modification Paramètres de l’accord et en choisissant une nouvelle échéance dans le calendrier.

    Panneau Paramètres de l’accord avec le calendrier d’échéance mis en évidence

    Remarque :

    tous les accords expirent après avoir été en cours pendant 365 jours s’ils ne sont pas terminés. Ce délai d’expiration ne peut pas être modifié ou supprimé.

  6. Vérifiez ou modifiez la Fréquence des rappels.

    La fréquence des rappels définit le cycle selon lequel des rappels sont envoyés par e-mail aux destinataires actifs actuels de votre accord. 

    • L’itération de rappel par défaut est définie dans les paramètres de groupe.
    • Un message de rappel par défaut peut être configuré dans les paramètres de groupe.
    • Le rappel par défaut peut être modifié pendant la composition de l’accord (si les paramètres de groupe le permettent).
    • Les rappels quotidiens ont une durée de vie de 10 jours. Tous les autres rappels ont une durée de vie de 60 jours. Les durées de vie des rappels ne peuvent pas être modifiées.
    • Les e-mails de rappel sont envoyés au même moment de la journée que l’accord initial. 
    • Les rappels peuvent être configurés sur la page Gérer une fois l’accord envoyé.
    • Les destinataires sont uniquement avertis lorsqu’ils sont le participant actif de l’accord. Ils ne sont pas avertis avant ou après (à l’exception de la notification finale contenant le PDF d’accord terminé).

    Modifiez la Fréquence des rappels en sélectionnant l’icône de modification Paramètres de l’accord et en choisissant une nouvelle fréquence dans la liste déroulante.

    Panneau Paramètres de l’accord avec le sélecteur de rappel mis en évidence

  7. Ajoutez un mot de passe pour visualiser le PDF final.

    Le mot de passe saisi dans ce champ est exclusivement réservé à la visualisation du PDF.

    • Le mot de passe permettant de visualiser le PDF de l’accord final peut être configuré comme un champ obligatoire, un champ facultatif ou un champ refusé dans les paramètres de groupe.
    • La sécurité du mot de passe (nombre de caractères et complexité) est définie dans les paramètres de groupe.
    • Il est impossible de définir une valeur de mot de passe par défaut. Il doit être fourni par l’expéditeur lors de la composition de l’accord.
    • Lorsqu’il est ajouté, ce mot de passe est intégré au PDF en tant que paramètre de sécurité et ne peut être supprimé sans le mot de passe.
    • Le mot de passe n’est stocké nulle part dans le système Acrobat Sign et ne peut être récupéré par l’assistance.

    Pour définir la sécurité par mot de passe lors de la visualisation du PDF de l’accord, sélectionnez l’icône de modification Paramètres de l’accord et saisissez un mot de passe dans le champ.

    Panneau Paramètres de l’accord avec le champ de mot de passe mis en évidence

  8. Configurez Protection du contenu (si disponible).

    La protection du contenu installe une sécurité pour afficher l’accord une fois qu’il est terminé. L’accord nécessite la même méthode d’authentification pour être affiché que celle configurée pour signer initialement l’accord.

    Panneau Paramètres de l’accord avec les champs de protection du contenu mis en évidence

  9. Vérifiez ou sélectionnez une nouvelle langue de localisation pour l’e-mail envoyé au destinataire.

    La valeur Langue indique la localisation de tous les éléments du modèle Acrobat Sign, tels que les libellés et les instructions, dans l’e-mail envoyé au destinataire et la page de signature électronique.

    • La localisation par défaut est définie dans les paramètres de groupe. 
    • La valeur par défaut peut être modifiée (si les paramètres de groupe le permettent).
    • La langue de localisation est un paramètre distinct des paramètres de l’environnement de l’utilisateur. Il est possible de définir la langue de l’interface utilisateur du groupe sur Anglais américain et la langue de signature par défaut du groupe sur Japonais.

    Modifiez la Langue du destinataire en sélectionnant l’icône de modification Paramètres de l’accord et en choisissant une nouvelle langue dans le menu déroulant.

    Panneau Paramètres de l’accord avec le sélecteur de langue mis en évidence

  10. Une fois tous les détails et paramètres de l’accord configurés, sélectionnez le bouton Ajouter des destinataires au bas de la page.

  11. Configurez la section Ajouter des destinataires.

    Section Ajouter des destinataires de l’interface Envoi en masse avec les éléments configurables numérotés
    Le nombre indiqué entre la liste déroulante des rôles et le champ de saisie correspond au nombre total d’accords enfants configurés.

    A. Lien Liste des destinataires en masse : lien à bascule qui définit l’option d’entrée du destinataire : saisie manuelle ou Importer un fichier CSV.

    • Lorsque la valeur du lien indique Importer un fichier CSV, l’utilisateur configure l’expérience de saisie manuelle.
    • Lorsque la valeur du lien indique Saisir les destinataires manuellement, l’utilisateur configure l’expérience d’importation CSV.

    Ce document décrivant l’utilisation du processus CSV, sélectionnez le lien afin qu’il affiche Saisir les destinataires manuellement.

    B. Fichier CSV : sélectionnez le bouton Choisir des fichiers pour accéder au fichier CSV configuré pour cette transaction.

    C. Télécharger le modèle CSV : téléchargez un exemple de configuration du fichier CSV.

    D. Ajouter Cc : ajoutez les adresses e-mail des parties en copie. Les personnes en copie recevront des e-mails pour tous les accords enfants.

    Remarque :

    il n’y a pas d’option pour vous ajouter en tant que contre-signataire, car tous les destinataires doivent être définis dans le fichier CSV.

  12. Corrigez les erreurs signalées.

    Le fichier CSV exige que les valeurs fournies soient conformes à la forme attendue lors de la définition des valeurs système (telles que la localisation et les rôles). Si des lignes du fichier CSV contiennent des erreurs, un lien rouge s’affiche pour indiquer le nombre d’erreurs.

    1. Sélectionnez le lien pour obtenir un rapport complet indiquant les lignes qui présentent des problèmes et le problème rencontré.
    2. Modifiez votre fichier CSV pour corriger les erreurs.
    3. Rechargez le fichier CSV corrigé.
    Section Ajouter des destinataires de l’interface Envoi en masse avec un lien d’erreur mis en évidence et le rapport d’erreur

  13. Sélectionnez Envoyer maintenant lorsque le modèle Envoi en masse est entièrement configuré et une fois que tous les destinataires ont été ajoutés.

    Acrobat Sign lance immédiatement un traitement par lots pour générer les accords enfants et en informer les destinataires.

    Si vous vérifiez le modèle parent de la page Gérer, vous pouvez voir le statut de traitement dans le résumé Accords pendant la génération des accords.

    Tableau récapitulatif des accords avec un message « traitement »

 Adobe

Recevez de l’aide plus rapidement et plus facilement

Nouvel utilisateur ?