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Copie et modification d’un modèle partagé

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Dernière mise à jour le 6 avr. 2022

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Nouveautés

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Administration

Présentation d’Admin Console
Gestion des utilisateurs
1. Ajout d’utilisateurs
2. Création d’utilisateurs axés sur les fonctions
  1. Comptes techniques - Pilotés par API
  2. Comptes de service - Pilotés manuellement
3. Recherche d’utilisateurs présentant des erreurs d’approvisionnement
4. Modification du nom/de l’adresse e-mail
5. Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe
6. Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe via l’interface de groupe
7. Promotion d’un utilisateur à un rôle d’administrateur
8. Types d’identités des utilisateurs et SSO
9. Changement d’identité d’utilisateur
10. Authentification des utilisateurs avec Microsoft Azure
11. Authentification des utilisateurs avec la fédération Google
12. Profils de produit
13. Expérience de connexion
Paramètres de compte/groupe
1. Présentation des paramètres
2. Paramètres généraux
  1. ID et niveau de compte
  2. Nouvelle expérience pour les destinataires
  3. Workflows de signature automatique
  4. Envoi en masse
  5. Formulaires web
  6. Workflows d’envoi personnalisés
  7. Workflows Power Automate
  8. Documents de bibliothèque
  9. Collecte des données de formulaire avec les accords
  10. Visibilité limitée de documents
  11. Ajout d’une copie PDF de l’accord signé en pièce jointe
  12. Insertion d’un lien dans l’e-mail
  13. Insertion d’une image dans l’e-mail
  14. Fichiers joints à un e-mail nommés
  15. Ajout de rapports d’audit aux documents en pièces jointes
  16. Fusion de plusieurs documents en un seul
  17. Télécharger les documents individuels
  18. Chargement d’un document signé
  19. Délégation pour les utilisateurs de mon compte
  20. Autorisation de la délégation des destinataires externes
  21. Autorisation de signature
  22. Autorisation d’envoi
  23. Pouvoir d’ajouter des cachets électroniques
  24. Définition d’un fuseau horaire par défaut
  25. Définition d’un format de date par défaut
  26. Utilisateurs dans plusieurs groupes (UMG)
    1. Mise à niveau pour utiliser la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes
  27. Autorisations d’administrateur de groupe
  28. Remplacement du destinataire
  29. Rapport d’audit
    1. Présentation
    2. Autorisation des accès non authentifiés sur la page de vérification des transactions
    3. Inclusion des rappels
    4. Insertion des événements de consultation
    5. Inclusion du nombre de pages/pièces jointes de l’accord
  30. Dans les messages et les conseils sur les produits
  31. PDF accessibles
  32. Nouvelle expérience de création
  33. Client du secteur de la santé
3. Configuration du compte
  1. Ajout d’un logo
  2. Personnalisation du nom d’hôte/de l’URL de la société
  3. Ajout du nom de l’entreprise
  4. Redirection d’URL une fois l’accord complété
4. Préférences de signature
  1. Signatures correctement formatées
  2. Autorisation des destinataires à signer par
  3. Possibilité pour les signataires de modifier leur nom
  4. Autorisation des destinataires à utiliser leur signature enregistrée
  5. Personnalisation des conditions d’utilisation et de la règle concernant la divulgation des informations de l’utilisateur
  6. Navigation des destinataires dans les champs de formulaire
  7. Refus de signer
  8. Autorisation des processus avec tampons
  9. Ajout de la fonction ou la société obligatoire pour les destinataires
  10. Autorisation des signataires à imprimer et à apposer une signature manuscrite
  11. Affichage des messages lors de la signature électronique
  12. Obligation pour les signataires d’utiliser un appareil mobile pour créer leur signature
  13. Adresse IP des signataires requise
  14. Exclusion du nom de la société et de la fonction des tampons de participation
5. Signatures numériques
  1. Présentation
  2. Téléchargement et signature d’un document avec Acrobat
  3. Signatures en mode cloud
  4. Inclure les métadonnées pour les fournisseurs d’identité
  5. Fournisseurs de signature en mode cloud restreints
6. Cachets électroniques
7. Identité numérique
  1. Passerelle d’identités numériques
  2. Politique de vérification d’identité
8. Paramètres de rapport
  1. Nouvelle expérience de rapport
  2. Paramètres de rapport classiques
9. Paramètres de sécurité
  1. Paramètres d’authentification unique
  2. Paramètres de mémorisation
  3. Politique de mot de passe de connexion
  4. Sécurité du mot de passe de connexion
  5. Durée de la session web
  6. Type de chiffrement PDF
  7. API
  8. Accès aux informations sur les utilisateurs et les groupes
  9. Plages d’adresses IP autorisées
  10. Partage de compte
  11. Autorisations de partage de compte
  12. Commandes de partage d’accords
  13. Vérification de l’identité des signataires
  14. Mot de passe de signature des accords
  15. Sécurité du mot de passe du document
  16. Blocage des signataires par géolocalisation
  17. Authentification téléphonique
  18. Authentification basée sur les connaissances (KBA)
  19. Autorisation de l’extraction de pages
  20. Expiration du lien de document
  21. Chargement d’un certificat client pour les webhooks/rappels
  22. Horodatage
10. Paramètres d’envoi
  1. Affichage de la page Envoyer après la connexion
  2. Nom du destinataire requis lors de l’envoi
  3. Verrouillage des valeurs de nom pour les utilisateurs connus
  4. Rôles autorisés du destinataire
  5. Autorisation des témoins électroniques
  6. Groupes de destinataires
  7. Champs requis
  8. Ajout de documents en pièces jointes
  9. Aplatissement du champ
  10. Modification des accords
  11. Nom de l’accord
  12. Langues
  13. Messages privés
  14. Types de signature autorisés
  15. Rappels
  16. Protection par mot de passe des documents signés
  17. Envoyer une notification d’accord par
  18. Options d’identification du signataire
    1. Présentation
    2. Mot de passe de signature
    3. Mot de passe à usage unique par e-mail
    4. Authentification Acrobat Sign
    5. Authentification téléphonique
    6. Signature numérique dans le cloud
    7. Authentification fondée sur les connaissances
    8. Pièce d’identité officielle
    9. Rapports d’identité des signataires
  19. Protection du contenu
  20. Activation des transactions Notarize
  21. Expiration du document
  22. Aperçu, positionnement des signatures et ajout de champs
  23. Ordre de signature
  24. Liquid Mode
  25. Commandes de workflow personnalisé
  26. Options de chargement pour la page de signature électronique
  27. Redirection de l’URL de confirmation post-signature
11. Modèles de message
12. Paramètres bio-pharma
  1. Présentation
  2. Fonction Appliquer l’authentification de l’identité
  3. Motifs de la signature
13. Intégration des workflows
14. Paramètres d’authentification notariale
15. Intégration des paiements
16. Messages pour les signataires
17. Paramètres SAML
  1. Configuration SAML
  2. Installation des services Microsoft Active Directory Federation Services
  3. Installation d’Okta
  4. Installation de OneLogin
  5. Installation d’Oracle Identity Federation
18. Gouvernance des données
19. Paramètres d’horodatage
20. Archive externe
21. Langues du compte
22. Paramètres de messagerie
  1. Images d’en-tête et de pied de page d’e-mail
  2. Autorisation de pieds de page dans l’e-mail d’un utilisateur individuel
  3. Personnalisation de l’e-mail « Signature requise »
  4. Personnalisation des champs « À » et « Cc »
  5. Activer les notifications sans lien
  6. Personnalisation des modèles de courrier électronique
23. Migration d’echosign.com vers adobesign.com
24. Configuration des options pour les destinataires
Conseils relatifs aux exigences réglementaires
1. Accessibilité
2. HIPAA
3. RGPD
4. 21 CFR Part 11 et EudraLex Annexe 11
5. Clients du secteur de la santé
6. Prise en charge du service fiscal Income Verification Express Service (IVES)
7. Accords « placés dans le coffre »
8. Considérations relatives à l’Union européenne et au Royaume-Uni
Téléchargement d’accords en masse
Dépôt de votre domaine
Liens Signaler un abus

Envoi, signature et gestion des accords

Options du destinataire
1. Annulation d’un rappel par e-mail
2. Options de la page de signature électronique
Envoi les accords
Création de champs dans des documents
1. Environnement de création intégré à l’application
2. Création de formulaires avec des balises de texte
3. Création de formulaires avec Acrobat (AcroForms)
  1. Création d’un formulaire AcroForm
  2. Création de fichiers PDF accessibles
4. Champs
5. FAQ sur la création
Signature d’accords
Gérer les accords
Rapport d’audit
Rapports et exportations de données
1. Présentation
2. Octroi aux utilisateurs d’un accès aux rapports
3. Graphiques de rapports
4. Exportations de données
5. Attribution d’un nouveau nom à un graphique/une exportation
6. Duplication d’un rapport/d’une exportation
7. Planification d’un rapport/d’une exportation
8. Suppression d’un rapport/d’une exportation
9. Vérification de l’utilisation des transactions

Fonctionnalités et workflows d’accord avancés

Formulaires web
Modèles réutilisables (modèles de bibliothèque)
Transfert de la propriété des formulaires web et des modèles de bibliothèque
Workflows Power Automate
1. Présentation de l’intégration Power Automate et des droits inclus
2. Activation de l’intégration Power Automate
3. Actions contextuelles sur la page Gérer
4. Suivi de l’utilisation de Power Automate
5. Création d’un flux (exemples)
6. Déclencheurs utilisés pour les flux
7. Importation de flux depuis l’extérieur d’Acrobat Sign
8. Gestion des flux
9. Modification des flux
10. Partage des flux
11. Désactivation ou activation des flux
12. Suppression des flux
13. Modèles utiles
  1. Administrateur uniquement
  2. Archivage des accords
    1. Enregistrement des documents terminés dans SharePoint
    2. Enregistrement des documents terminés dans OneDrive Entreprise
    3. Enregistrement de vos documents terminés dans Google Drive
    4. Enregistrement de vos documents terminés dans Dropbox
    5. Enregistrement des documents terminés dans Box
  3. Archivage des accords de formulaire web
    1. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans une bibliothèque SharePoint
    2. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans OneDrive Entreprise
    3. Enregistrement des documents terminés dans Google Drive
    4. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans Box
  4. Extraction des données d’accord
    1. Extraction des données des champs de formulaire de votre document signé et mise à jour de la feuille Excel
  5. Notifications d’accord
    1. Envoi de notifications personnalisées par e-mail avec le contenu de votre accord et l’accord signé
    2. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans un canal Teams
    3. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Slack
    4. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Webex
  6. Génération d’un accord
    1. Génération d’un document à partir d’un formulaire Power Apps et d’un modèle Word et envoi pour signature
    2. Génération d’un accord à partir d’un modèle Word dans OneDrive et obtention d’une signature
    3. Génération d’un accord pour la ligne Excel sélectionnée, envoi pour révision et signature
Workflows d’envoi personnalisés
Partage d’utilisateurs et d’accords
1. Partage d’un utilisateur
2. Partage d’accords

Intégration à d’autres produits

Développeur Acrobat Sign

Assistance et dépannage

La bibliothèque de modèles Adobe Acrobat Sign contient trois documents fiscaux américains qui illustrent la création de formulaires. Ces documents sont entièrement valides et fonctionnels, mais ne peuvent pas être modifiés par les utilisateurs dans la mesure où ils sont partagés par tous les comptes. L’article ci-dessous présente le processus permettant d’enregistrer le modèle Acrobat Sign dans votre bibliothèque personnelle afin que vous puissiez modifier les champs comme vous le souhaitez, puis diffuser le document vers votre compte local. Ce processus s’appuie sur des modèles de champ de formulaire. Il n’est donc viable qu’avec des formules de service pour les équipes, les entreprises et les grands comptes.

Présentation

La création d’une copie d’un modèle de bibliothèque prend environ 2 à 3 minutes. Elle vous permet d’obtenir une version du document que vous pouvez entièrement contrôler.

Avant de commencer la procédure ci-dessous, vous souhaiterez peut-être obtenir une version PDF du formulaire de l’administration fiscale américaine (IRS) que vous voulez répliquer à partir du site web IRS.gov. L’administration fiscale modifie régulièrement ces formulaires. Vous devez donc vous assurer que vous disposez de la version la plus récente.

Une fois que vous disposez d’une version PDF du formulaire, la procédure consiste en deux étapes rapides :

Copiez le modèle en envoyant un accord.
Mettez à jour les propriétés du modèle pour rendre le document accessible aux autres utilisateurs (facultatif).

La partie inférieure de cet article contient en outre les étapes à suivre pour télécharger une nouvelle version du formulaire de base et appliquer la superposition de champs.

Attention :

L’API utilisant des comptes doit se rappeler que chaque modèle possède un ID de document différent. Si vous répliquez un modèle que vous utilisez à partir de la bibliothèque Acrobat Sign, vous devez donc mettre à jour l’ID de document dans les appels API afin d’utiliser la nouvelle copie.

Copie du modèle

Pour copier le modèle, vous devez envoyer un accord, en utilisant le modèle Acrobat Sign existant, par le biais de l’environnement de création, et en enregistrant une copie pendant le processus.

Accédez à la page Envoyer d’Acrobat Sign et commencez un accord.
Configurez l’accord pour deux destinataires.
- Ces destinataires ne doivent pas être valides, car l’accord n’a pas besoin d’être signé. Il doit juste être copié.
- Comme l’accord doit être envoyé, il est judicieux d’utiliser une adresse e-mail « fictive » connue.
  
  Par exemple noreply@myDomain.dom
Remarque :

Deux destinataires sont définis, car le modèle en cours de copie identifie des champs pour deux destinataires. Si vous configurez uniquement l’accord pour un destinataire, vous importerez seulement les champs pour le premier destinataire.
Joignez le modèle Acrobat Sign que vous souhaitez copier.
- Un seul modèle à la fois.
- Dans l’exemple ci-dessous, le modèle I-9 est utilisé, mais tous les modèles fonctionnent de manière identique.
Cochez la case Prévisualiser et ajouter des champs de signature, puis cliquez sur Suivant.
- L’environnement de création s’ouvre en affichant le formulaire.
L’environnement de création étant ouvert :
- Cochez la case Enregistrer ds biblio.
- Cliquez sur le bouton Envoyer.
Une boîte de dialogue s’affiche pour vous inviter à attribuer un nom au nouveau modèle que vous êtes en train d’enregistrer dans votre bibliothèque de documents personnelle.
- Vous pouvez conserver ce nom ou renommer le modèle, si vous le souhaitez.
- Après avoir défini le nom du modèle, cliquez sur le bouton Enregistrer et envoyer.
Après avoir cliqué sur le bouton Enregistrer et envoyer, le modèle est enregistré en tant que document dans votre bibliothèque personnelle.
- L’accord est également envoyé pour signature, ce qui ne doit pas avoir aucun impact si vous avez défini des adresses électroniques « sûres ».

Mise à jour des propriétés du modèle

Une copie du formulaire se trouve désormais dans votre bibliothèque personnelle. Si d’autres personnes doivent l’utiliser, vous devez en étendre l’accès.

Cliquez sur le lien Gérer dans la partie supérieure de la fenêtre pour ouvrir la page Gérer.

Deux nouvelles entrées figurent sur la page Gérer :
- l’accord fictif envoyé dans la section Émis pour signature ;
- le modèle de document de la section Modèles de bibliothèque.
Remarque :

À ce stade, il est recommandé d’annuler et de supprimer l’accord fictif que vous avez utilisé pour copier le modèle.
Cliquez sur le lien Modifier le modèle du modèle de document.
- L’environnement de création s’ouvre alors.
Une fois que l’environnement de création est ouvert, développez la section Propriétés du modèle, en haut à droite de la fenêtre.

Ici, vous pouvez :
- renommer le modèle ;
- changer le TYPE DE MODÈLE (la sélection de l’option Les deux est recommandée) ;
- modifier l’étendue de l’accès (UTILISATEURS AUTORISÉS) dans votre groupe ou dans l’ensemble de l’entreprise, le cas échéant.
Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les propriétés du modèle.
- Une page de « réussite » s’ouvre pour indiquer que le modèle a été correctement enregistré.

Félicitations ! Le modèle Acrobat Sign a été copié dans votre compte personnel.

Création d’une version différente du document à l’aide de la superposition de champs existante

Pour les clients qui souhaitent télécharger une nouvelle version d’un formulaire (dans la mesure où les formulaires changent régulièrement), vous pouvez créer un nouveau modèle de document rapidement et appliquer la superposition de champs à partir du modèle existant.

Deux étapes sont nécessaires :

Téléchargement du nouveau formulaire
Application de la superposition de champs

Pour cela, vous devez disposer d’une copie de la version du document auquel vous souhaitez appliquer la superposition de champs. Dans le cas des documents de l’administration fiscale américaine, vous pouvez les obtenir sur le site Web IRS.gov.

Vous devez également être le propriétaire du modèle que vous voulez utiliser en tant que superposition de champs pour le nouveau formulaire.

Téléchargement du formulaire

Accédez à la page d’accueil dans Acrobat Sign.
Cliquez sur le bouton Créer un modèle réutilisable.
- La page Créer un modèle de bibliothèque s’ouvre alors.
La page Créer un modèle de bibliothèque étant ouverte :
- Saisissez un nom de modèle pour le nouveau modèle.
  
  Dans l’idéal, choisissez un nom qui identifie le modèle de manière unique. Ce nom peut être modifié ultérieurement.
- Téléchargez le nouveau fichier sur lequel est basé le nouveau modèle de document.
- Cliquez sur le bouton Aperçu et ajout de champs.
  
  L’environnement de création s’ouvre alors.

Application du recouvrement de champs

Lorsque l’environnement de création est ouvert :
- Cliquez sur le menu déroulant Modèles champs dans le coin supérieur gauche de l’écran.
- Sélectionnez le modèle que vous souhaitez appliquer.
Le modèle étant sélectionné, cliquez sur le bouton Appliquer.

Le document sera traité pendant une courte période lors de l’application de la surperposition de champs.

Lorsque l’application est terminée, le formulaire est actualisé et les champs appliqués deviennent visibles.
Si la structure de la page était très similaire (comme le sont généralement les formulaires de l’administration fiscale américaine), le placement des champs doit être très bien aligné.

Il est toutefois important de prendre quelques minutes pour observer le modèle et s’assurer que les champs sont alignés comme vous le souhaitez.

Le moment est venu d’ajuster les champs et leurs propriétés pour répondre à vos besoins.

Lorsque vous êtes satisfait des résultats, cliquez sur le bouton Enregistrer dans l’angle inférieur droit pour enregistrer le modèle de document.

Une fois le document enregistré, le nouveau modèle figure sur la page Gérer dans la section Modèles.
Testez votre document en interne afin de vérifier que tout fonctionne comme vous le souhaitez.

Lorsque vous êtes sûr que le formulaire est correct :
- Modifiez le nouveau modèle sur la page Gérer.
- Définissez le nom final que vous souhaitez afficher.
- Modifiez les propriétés du modèle pour accorder l’accès à votre groupe/entreprise.
Remarque :

Changez éventuellement les propriétés du modèle de l’ancien formulaire en étendue d’accès Seulement moi, au cas où vous devriez restaurer l’ancien modèle.