La fonctionnalité de capture de signature mobile obligatoire d’Adobe Acrobat Sign est disponible pour les niveaux de service Entreprises et Grands comptes.
Présentation
La capture de signature mobile obligatoire est un type de signature qui exige du destinataire qu’il définisse sa signature via un appareil mobile duquel il aura indiqué le numéro de téléphone (SMS).
Etant donné que le destinataire fournit lui-même le numéro de téléphone de l’appareil mobile, l’expéditeur de l’accord n’a pas besoin de connaître ce numéro de téléphone à l’avance.
Le destinataire trace ensuite sa signature sur l’appareil mobile ou charge une image à partir du dispositif en question.
Une fois la procédure terminée, la signature est renvoyée à son environnement d’origine afin d’être appliquée à l’accord.
L’enregistrement des quatre derniers chiffres du numéro de téléphone dans l’historique / le journal d’audit fait partie intégrante du processus de signature.
Utilisation
Les répercussions de la capture de signature mobile obligatoire sont uniquement constatées lors du processus de signature.
Dès lors qu’un destinataire doit apposer sa signature, une boîte de dialogue lui demande d’indiquer un numéro de téléphone mobile.
Le destinataire saisit son numéro et clique sur Envoyer, afin qu’Acrobat Sign envoie un lien au numéro de téléphone fourni :
Le service SMS tente de détecter si le numéro indiqué est une ligne fixe, ce qui entraînerait l’échec de la tentative d’envoi de la signature.
Lorsqu’un numéro de téléphone potentiellement problématique est détecté, le message d’erreur ci-dessous est renvoyé pour permettre à l’utilisateur de vérifier le numéro saisi.
L’utilisateur a alors la possibilité d’envoyer le message au numéro défini ou de quitter le processus :
Le lien fourni est un lien à usage unique qui expire au bout de cinq minutes.
Un nouveau lien peut être envoyé à tout moment si le délai de cinq minutes a été dépassé.
Lorsque l’utilisateur clique sur le lien, la fenêtre de signature et les options associées s’affichent.
Les options Tracer et Image sont toutes deux disponibles.
Une fois que le destinataire a tracé sa signature ou chargé une image, il clique sur Terminé.
Cette signature est renvoyée et appliquée à l’environnement du document d’origine et l’accord est complété normalement.
La section Historique de l’onglet Gérer affiche la procédure de capture à distance ainsi que le numéro (en partie masqué) de l’appareil qui a capturé la signature.
Le rapport d’audit affiche également clairement la capture et l’appareil utilisé.
Options de configuration
À part les options d’activation et de désactivation, il n’existe actuellement aucune option configurable.
Activation et désactivation
L’option de capture de signature mobile obligatoire doit d’abord être ajoutée à l’interface d’administration de votre compte. Pour ce faire, contactez votre responsable du succès client ou l’équipe d’assistance d’Acrobat Sign.
Une fois visible, cette fonctionnalité peut être activée à l’échelle du compte par son administrateur Acrobat Sign.
Les paramètres au niveau du groupe sont autorisés et remplaceront les valeurs au niveau du compte.
Pour activer la fonction, connectez-vous en tant qu’administrateur de compte et accédez au menu Compte > Paramétres de compte > Préférences de signature > Paramètres supplémentaires
Les expéditeurs n’ont pas besoin de modifier leur processus existant.
Ce paramètre n’a d’effet sur les destinataires qu’au moment de l’apposition de leur signature.
Etant donné que l’option du panneau de signature est appelée au moment de signer, tous les accords actuellement en attente de signature seront concernés par la modification.
Points à prendre en compte...
- L’activation de la capture de la signature mobile obligatoire annule le paramètre Autoriser les destinataires à signer et parafer avec.
- La signature tapée n’est pas autorisée.
- Les options de signature Tracer et Image sont activées.
- Les flux de signatures numériques sont autorisés.
- Activer la capture de signature mobile obligatoire a des répercussions immédiates sur l’ensemble des contrats existants qui adoptent directement le processus de signature mobile obligatoire.
- Tous les signataires sont inclus, aussi bien internes qu’externes.
- Les signataires qui utilisent déjà un appareil mobile alors que le processus de signature est initié devront quand même suivre la procédure par SMS pour capturer leur signature.
- Si votre compte est configuré sur Autoriser les processus avec tampons, les champs de tampon nécessiteront également le suivi de la procédure par SMS, sachant que dans ce cas, seule une Image pourra être fournie.
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