Supprimer des destinataires des accords en cours

Supprimez des destinataires des accords déjà en cours sans annuler ni recréer l’accord, en gagnant ainsi du temps et en évitant les transactions en double.

Un ou plusieurs destinataires peuvent être retirés entièrement du cycle de signature des accords déjà « en cours ».

• Tout destinataire n’ayant pas encore participé à l’accord peut être retiré.
• Des destinataires individuels appartenant à des groupes de destinataires peuvent être retirés, en laissant les autres membres du groupe.
• Si le destinataire fait partie de ceux qui n’ont pas encore effectué leur action, il est retiré silencieusement, et les champs qui lui sont assignés (le cas échéant) sont supprimés.
• Si le destinataire retiré est la dernière partie attendue par l’accord, l’accord est mis à jour avec le statut Terminé, et toute automatisation ultérieure se déclenche normalement.

L’option permettant aux expéditeurs de retirer un utilisateur fait partie des contrôles Modifier les accords et est activée séparément de l’option de modification des fichiers de l’accord.

Avantages

• Évitez d’annuler et de recréer des accords pour modifier les destinataires.
• Maintenez l’intégrité de l’audit tout en retirant les destinataires qui ne sont plus nécessaires.
• Améliorez l’efficacité pour l’expéditeur et réduisez l’utilisation des transactions.
• Gardez les informations des destinataires et les attributions des champs de formulaire cohérentes entre les révisions.

Configuration

Disponibilité :

• Acrobat Standard et Acrobat Pro : non pris en charge
• Acrobat Sign Solutions : pris en charge
• Acrobat Sign pour le gouvernement : non pris en charge

Portée de la configuration :

Cette fonctionnalité peut être configurée au niveau des comptes et des groupes. En savoir plus sur les contrôles d’accès administrateur.

Pour utiliser cette fonctionnalité, accédez au menu de configuration de l’administrateur, puis sélectionnez Paramètres d’envoi > Modifier les accords.

Fonctionnement

Lorsque vous sélectionnez Modifier l’accord sur la page Gérer, l’accord passe à l’état En révision.
Dans cet état :

• L’expéditeur peut supprimer des destinataires sur la page Composer en sélectionnant l’icône Supprimer.
  • Les destinataires ayant déjà signé sont verrouillés et ne peuvent pas être retirés.
  • Les destinataires qui n’ont pas signé peuvent être supprimés, tant que la modification ne change pas le workflow principal (séquentiel, parallèle ou hybride).
• Les destinataires retirés perdent immédiatement l’accès à l’accord.
• Tous les champs attribués au destinataire retiré sont retirés de l’accord.
• Les destinataires mis à jour voient l’accord reprendre une fois la révision terminée.

L’accord retourne à son état En cours après l’enregistrement de la révision.

Comportement de l’accord

• Statut En révision : indique que l’expéditeur modifie activement un accord en cours.
• Contraintes du workflow principal : les modifications qui altèrent le type de workflow (par exemple, de séquentiel à parallèle) sont bloquées pour des raisons juridiques et techniques.
• Notifications :
  • Les destinataires ayant déjà signé ne reçoivent pas de nouvelles notifications.
  • Les destinataires qui ont reçu l’e-mail « Veuillez signer » et qui ont ensuite été retirés reçoivent une notification par e-mail les informant que leur accès à l’accord a pris fin.
  • Les destinataires reçoivent des notifications si l’ordre de signature change et s’ils sont « les prochains à signer ».
  • Si le destinataire final est retiré et que l’accord passe à l’état Terminé, une notification de finalisation est envoyée à l’expéditeur.

Journal d’audit et notifications

Pour garantir la transparence et la conformité, chaque action de gestion des destinataires est enregistrée dans le Rapport d’audit de l’accord et visible dans la liste Activité .

Entrées du journal d’audit

Lorsque des destinataires sont supprimés, le journal d’audit enregistre qui a effectué la modification, quand elle s’est produite et quels destinataires ont été affectés (par exemple, le destinataire Jean Dupont (jean.dupont@example.com) a été supprimé par Jeanne Durand.)

Le journal d’audit conserve l’historique complet de tous les participants, y compris ceux qui ont été supprimés, pour maintenir un enregistrement complet de l’activité de l’accord.

Visibilité de la liste d’activités

La section Activité dans les détails de l’accord affiche les mêmes événements de gestion des destinataires en temps réel, fournissant ainsi aux expéditeurs et aux administrateurs une confirmation immédiate que les modifications ont été appliquées avec succès.

Limites

La gestion des destinataires pour les accords actifs s’applique uniquement aux workflows Demander une signature. Les éléments suivants ne sont pas pris en charge :

• Accords avec deux destinataires au maximum
• Accords utilisant les signataires notariés.
• Accords créés via les processus Envoyer en masse et Workflow personnalisé.
• Workflows Remplir et signer, Auto-signature structurée, Formulaires web, et Signature manuscrite.
• Accords avec une visibilité limitée des documents.
• Les types de champs suivants ne sont pas pris en charge : Cases à cocher, Groupes de cases à cocher, Boutons radio, Listes déroulantes et Blocs de signature.
  •  Cette limitation s’applique uniquement lorsque ces champs sont attribués à un destinataire qui n’a pas encore terminé son action. Une fois que le destinataire a terminé son action, les champs sont écrasés et ne sont plus comptés comme des objets de champ non pris en charge.   
• Les versions client Salesforce antérieures à la version 25.5 ne sont pas compatibles. Les intégrations utilisant des versions de Salesforce antérieures à la version 25.5 continueront de fonctionner, mais elles ne pourront pas utiliser cette fonctionnalité.
  • Les clients sont encouragés à effectuer la mise à niveau vers la version la plus récente.

Problèmes connus et dépannage

Erreur de modification du workflow principal
Lors de la suppression des destinataires, Acrobat Sign vérifie si la modification altère le workflow de l’accord (par exemple, la réduction d’un flux séquentiel à un seul destinataire). Le cas échéant, l’opération est bloquée et un message d’information s’affiche. Pour continuer, annulez l’accord et créez-en un nouveau avec la transmission correcte.

Visibilité En révision
Lorsqu’un accord est en cours de révision :

• Les expéditeurs et les destinataires précédents le voient sous le filtre En cours sur la page Gérer avec le statut En révision.
• Les destinataires en attente de signature le voient sous En attente de mon intervention avec le même statut.
• Les destinataires supprimés ne peuvent plus accéder à l’accord ni le télécharger.

Conflits de visibilité des documents
Les accords avec une visibilité limitée des documents ou des restrictions par destinataire peuvent échouer lors de la suppression de destinataires. En cas d’échec de la suppression, vérifiez les paramètres de visibilité des documents ou désactivez la visibilité limitée des documents avant de réessayer.

État bloqué sur En révision
Si le navigateur se ferme pendant la modification, l’accord peut rester En révision. Pour reprendre, localisez l’accord sous Brouillons ou En cours et sélectionnez Modifier l’accord pour continuer la modification ou finaliser la mise à jour.