Présentation des champs créés
La création d’un document permet de placer des champs pour collecter des données de destinataire. Ces données peuvent aller des champs de signature et de paraphe initiaux omniprésents aux options plus inhabituelles telles que les valeurs calculées, les hypertextes vers des pages web externes et les pièces jointes externes.
Cet article fournit un bref résumé de chaque famille de champs et des champs uniques inclus dans cette famille. Un lien vers un article plus détaillé est disponible pour :
Champs de formulaire communs et avancés
Lorsque tous les comptes ont accès aux types de champ communs, les niveaux de service supérieurs ont accès à un ensemble supplémentaire de champs de formulaire avancés et de fonctionnalités :
Champs de signature :
- Signature
- Signature numérique
- Paraphe
- Bloc de signature
- Tampon
Champs d’informations sur les signataires :
- Titre
- Société
- Nom
- Adresse email
- Date
Champs de données :
- Saisie texte
- Liste déroulante
- Case à cocher
- Case d’option
Champs transaction :
- Tampon Participation
- Numéro de transaction
Champs de données :
- Image
Autres champs :
- Pièce jointe
- Lien hypertexte
Champs de paiement :
- Paiements (Les champs de paiement sont uniques en ce sens qu’ils nécessitent l’intégration d’un service tiers.)
Outre les types de champ ci-dessus, les « champs de formulaire avancés » proposent également les fonctionnalités ci-dessous :
- Visibilité du champ conditionnel : disponible pour tous les types de champ à l’exception des champs Hypertexte et Transaction
- Valeurs du champ calculé : propriété du champ Saisie texte
- Validation du champ - Personnalisée : expression régulière : option de validation pour le champ Saisie texte qui permet l’utilisation d’une expression régulière codée personnalisée
- Validation du champ - Personnalisée : formule : option de validation pour le champ Saisie texte qui permet l’utilisation d’une valeur calculée
Sélection du type de champ au niveau des champs
Dans les propriétés de la plupart des types de champ, une valeur de menu déroulant permet de changer le type de champ en un autre.
La création de formulaire sera beaucoup plus rapide lorsque cette fonction sera utilisée en conjonction avec la détection automatique de champs.
Champs de signature
Par défaut, les champs de signature et de paraphe sont obligatoires, comme l’indique l’astérisque rouge. Vous pouvez désélectionner la case à cocher Obligatoire dans les propriétés de champ si vous souhaitez les rendre facultatifs. Un champ de signature obligatoire doit avoir été attribué à chaque signataire. Si aucun champ de signature obligatoire n’a été attribué à un signataire ou s’il s’est vu attribuer un champ de signature facultatif, Adobe Acrobat Sign ajoute un bloc de signature à la fin du document.
Un bloc de signature est un groupe de champs. Le champ de bloc de signature ne peut pas devenir facultatif ; il est toujours obligatoire.
Par défaut, il contient un champ de signature et un champ d’adresse e-mail.
Les administrateurs de compte peuvent modifier les champs qui sont inclus dans un bloc de signature. Des champs de fonction et de nom de société peuvent être inclus, en plus des champs de signature et d’adresse e-mail.
Ils peuvent être ajoutés en accédant à la page Compte, Préférences de signature, puis en cochant les options suivantes :
- Demander aux signataires d’ajouter leur fonction lors d’une signature électronique
- Demander aux signataires d’ajouter le nom de leur entreprise lors d’une signature électronique
Si les blocs de signature apparaissent à la fin du document, cela signifie que le système n’a pas réussi à trouver un champ de signature obligatoire pour un ou plusieurs signataires. Au moins un champ de signature obligatoire doit être attribué à tous les signataires.
Un bloc de signature est également ajouté lorsque les préférences de signature ont été définies sur « Demander aux signataires d’ajouter leur fonction ou le nom de la société lors de la signature électronique. » et que des champs distincts n’ont pas été ajoutés.
Les formulaires web nécessitent un champ de signature et un champ d’adresse e-mail Acrobat Sign pour tous les signataires.
Les champs Tampon peuvent servir de champ de signature autonome ou être utilisé en plus d’autres champs de signature. Vous pouvez par exemple avoir à placer une signature personnelle, ainsi qu’un tampon d’entreprise ou un sceau hanko.
Champs d’informations sur les signataires
Les champs d’informations sur le signataire sont utilisés pour recueillir des informations précises stockées dans Acrobat Sign. Ces informations figurent dans le profil des utilisateurs enregistrés.
En règle général, ces champs sont automatiquement renseignés avec des informations consignées pour l’utilisateur affecté.
Les champs Fonction et Société sont automatiquement renseignés avec la valeur de fonction et de société si le signataire dispose déjà d’un compte Acrobat Sign. Si le signataire en est dépourvu, il peut cliquer dans ces champs pour saisir une valeur. Cette valeur est alors conservée. Elle est automatiquement appliquée à ces types de champs dans les futurs documents à signer.
Les champs de fonction et de société ne peuvent pas devenir facultatifs. Ils sont toujours obligatoires, comme l’indique l’astérisque rouge.
Les champs de fonction et de société peuvent être redimensionnés en faisant glisser les tirets dans le coin inférieur droit du champ.
Ces champs sont en lecture seule. Ils sont automatiquement renseignés avec les données consignées du signataire.
Le champ Nom du signataire prend la valeur du nom qui est saisie dans le champ de signature.
Le champ d’adresse e-mail est automatiquement renseigné avec l’adresse e-mail à laquelle vous avez envoyé l’accord.
Le champ de date est automatiquement renseigné avec la date d’accès à l’accord.
Si vous souhaitez une valeur de date personnalisée ou une adresse e-mail saisie manuellement, utilisez un champ de formulaire et configure-le pour une validation personnalisée.
Champs de données
Les champs de données servent à recueillir des informations supplémentaires du destinataire. Ils comprennent également des objets que le destinataire peut utiliser pour effectuer des sélections ou choisir des options.
Le champ texte est le type de champ le plus polyvalent. Il s’agit d’un champ texte à remplir qui peut contenir par défaut n’importe quel type de données (une adresse ou une phrase courte, par exemple).
Le champ de formulaire peut être redimensionné en faisant glisser les tirets dans le coin inférieur droit du champ.
Par défaut, les champs de texte ne prennent en charge qu’une seule ligne de texte. Si vous souhaitez créer un champ qui peut contenir plusieurs lignes de texte, ouvrez la fenêtre d’options du champ de formulaire. Sélectionnez ensuite Entrée de données multiligne. Ajustez la taille du champ pour qu’il puisse contenir plusieurs lignes de données.
Le champ de liste déroulante correspond à une liste de choix. Un seul choix peut être effectué dans cette liste. Il peut s’agir par exemple d’une liste de pays dans laquelle le signataire peut sélectionner un seul pays.
Le champ de liste déroulante peut être redimensionné en faisant glisser les tirets dans le coin inférieur droit du champ.
Les cases à cocher sont des objets bascules ; elles peuvent être cochées ou décochées à tout moment. Cette option s’avère utile pour les cas de « sélection de toutes les options qui conviennent » ou comme bascule pour une seule sélection, comme accepter un futur contact.
Les cases d’option sont regroupées ensemble. Un groupe doit comporter au moins deux cases et permettre uniquement la sélection d’une seule case à tout moment. Si une autre case d’option de ce groupe est sélectionnée, les autres cases sont désélectionnées. C’est l’option idéale pour les cas « c’est soit l’un, soit l’autre », comme Oui ou Non.
Le champ Image peut être utilisé pour qu’un destinataire joigne une image pouvant être exportée pour une utilisation ultérieure. Les images des cartes d’étudiant ou les images numérisées de documents comme les cartes de sécurité sociale sont possibles.
Autres champs
Le champ de pièce jointe peut être utilisé pour joindre des documents ou des images à la transaction.
Les champs de pièce jointe peuvent servir à recueillir des documents d’accompagnement ou des images auprès des signataires pendant le processus de signature. Les documents téléchargés sont inclus avec le document signé. Ils sont joints à la fin de l’accord signé une fois le processus de signature terminé.
Le champ de pièce jointe peut être redimensionné en faisant glisser les tirets dans le coin inférieur droit du champ.
Les pièces jointes sont limitées à 25 pages et 5 Mo.
Les formats pris en charge sont les suivants : PNG, JPG, JPEG, GIF, BMP, PDF, DOC, DOCX, WP, TXT, RTF, HTM et HTML.
- Le champ de lien hypertexte est disponible pour les formules de service Entreprises et Grands comptes.
- Le champ de lien hypertexte peut être redimensionné en faisant glisser les tirets dans le coin inférieur droit du champ.
- Si un champ de lien hypertexte est défini comme Obligatoire, le champ doit être affecté à un participant.
- Les liens hypertexte peuvent être attribués avec le rôle de participation Tout le monde, ce qui signifie que tous les destinataires peuvent cliquer sur le lien.
- Des liens hypertexte peuvent être configurés pour permettre à l’utilisateur d’accéder à un emplacement du document ou à une URL externe.
- Lorsqu’un lien hypertexte est configuré avec une cible externe, le destinataire est averti que le lien le dirige vers un site externe.
- Lorsqu’un lien hypertexte est configuré avec une cible externe, le destinataire est averti que le lien le dirige vers un site externe.
Les tampons de participation sont appliqués une fois que le destinataire affecté a signé l’accord. Ils ne sont donc pas accessibles ni modifiables par le destinataire.
Par défaut, le tampon inclut les informations suivantes sur le participant :
- Nom
- Heure de signature
- Adresse électronique
- Titre*
- Société*
*Les valeurs des champs Titre et Société sont importées à partir des champs Titre et Société attribués au participant de l’accord.
- Si le champ Fonction et/ou Société n’est pas indiqué sur l’accord, les valeurs sont importées à partir du profil Acrobat Sign du participant (le cas échéant).
- Dans le cas contraire, les champs restent vides.
Si vous le souhaitez, les valeurs des champs Titre et Société peuvent être exclues en cochant la case Exclure le nom de la société et le titre du poste dans le tampon de participation située dans le menu de cet administrateur sous Préférences de signature > Paramètres supplémentaires :
Le tampon Numéro de transaction remplit automatiquement le numéro d’identification unique qui permet d’identifier l’accord dans le système Acrobat Sign. Les destinataires ne peuvent pas interagir directement avec le champ.
Articles connexes
Accéder à votre compte