L’administrateur des informations personnelles peut accéder à la fonction d’Adobe Sign permettant de supprimer des données d’utilisateur dans tous les comptes multi-licence.

Description de la fonction

Dans Adobe Sign, il est possible de supprimer intégralement toutes les informations enregistrées sous un ID utilisateur sur le système Adobe Sign (conformément au règlement général sur la protection des données (RGPD)). Une fois lancée, cette suppression est complète et irrévocable.

Seuls les administrateurs de comptes pour lesquels l’option Administrateur des informations personnelles est activée ont accès à cet outil.

Seuls les administrateurs des informations personnelles sont autorisés à supprimerdes ID utilisateursrésidant dans leur compte (en règle générale, les employés de l’entreprise).


Utilisation

Pour supprimer un utilisateur du serveur Adobe Sign, vous devez au préalable détenir l’autorité système sur cet ID utilisateur. Si l’utilisateur ne figure pas dans votre compte, vous n’avez aucune autorité pour le supprimer.

 

Pour déterminer si l’utilisateur se trouve sous votre autorité, procédez comme suit :

  • Accédez à l’interface utilisateur : Compte > Utilisateurs.
  • Cliquez sur l’icône Options (trois lignes à l’extrême droite).
  • Sélectionnez Afficher tous les utilisateurs.
  • Recherchez l’adresse électronique de l’utilisateur.
navigate_to_users

 

Si l’adresse électronique est introuvable dans le compte, le message Aucun utilisateur disponible à l’aide du filtre actuel s’affiche à l’écran.

user_not_found

 

Si l’utilisateur existe, un seul enregistrement est visible (puisque les adresses électroniques sont uniques).

 

Pour supprimer l’utilisateur, procédez comme suit :

  • Vérifiez que l’adresse électronique est correcte et que vous êtes sur le point de supprimer l’ID utilisateur approprié.
  • Cliquez une fois sur l’enregistrement d’utilisateur pour le mettre en évidence. Les liens d’action apparaissent alors juste au-dessus de l’enregistrement d’utilisateur.
  • Si l’utilisateur a un état autre que Inactif, cliquez sur le lien Désactiver l’utilisateur.
    • Seuls les utilisateurs inactifs peuvent être supprimés.
  • Cliquez sur le lien Supprimer les informations d’utilisateur.
delete_the_user

 

La demande de confirmation de suppression de l’utilisateur s’affiche, indiquant les ramifications de ce que vous êtes sur le point d’effectuer.

La suppression d’un utilisateur va :

  • Annuler tous les accordsen cours de traitementdéclenchés par cet utilisateur
  • Refuser tous les accordsen cours de traitementpour lesquels l’utilisateur est un destinataire
  • Désactiver tout widget actif créé par cet utilisateur
  • Empêcher toute intégration associée à cet utilisateur d’effectuer des appels API
  • Supprimer tout modèle de bibliothèque enregistré créé par cet utilisateur
  • Supprimer tous les partages de comptes avec cet utilisateur

 

Trois options s’affichent sous les avertissements :

  • Conserver les accords initiés par cet utilisateur mais supprimer les informations d’utilisateur, y compris les ressources ci-dessus
    • Sélectionnez cette option si l’utilisateur a créé des accords qui restent valables pour l’entreprise.
      • Les accords sont alors automatiquement partagés avec le compte de l’administrateur qui supprime l’utilisateur (voir la remarque ci-dessous).
    • S’applique uniquement aux accords terminés.
    • Vous pouvez supprimer ces accords ultérieurement si nécessaire.
  • Supprimer les informations d’utilisateur y compris les ressources ci-dessus et tous les accords initiés par cet utilisateur
    • Tout disparaît.
  • Ne pas supprimer les informations d’utilisateur pour l’instant 
    • Option par défaut.

Remarque :

Si l’option Conserver les accords est sélectionnée :

  • L’ensemble du contenu finalisé créé par l’ID utilisateur est partagé avec le compte de l’administrateur qui supprime l’utilisateur.
  • L’adresse électronique associée à l’ID utilisateur supprimé est conservée de sorte qu’elle puisse être correctement référencée par l’historique/le rapport d’audit.
  • Puisque l’adresse électronique est conservée, elle ne peut pas être attribuée à un nouvel utilisateur créé dans le système.
  • Si un nouvel ID utilisateur doit être créé avec l’adresse électronique conservée, tout le contenu partagé doit être supprimé au préalable ; sinon, l’utilisateur ne pourra pas être créé (puisqu’il ne peut pas y avoir deux adresses électroniques dans le système).

Sélectionnez l’option qui convient à la situation, puis cliquez sur Supprimer les informations d’utilisateur (ou Annuler).

delete_user_challenge

 

Une dernière demande de confirmation s’affiche :

  • Cliquez sur Supprimer les informations d’utilisateur si vous êtes sûr de vous.
    • Dans le cas contraire, cliquez sur Annuler.
delete_user_challenge-part2

 

Un message de réussite s’affiche, indiquant que l’ID utilisateur est supprimé de la base de données.

  • Aucun regret... cliquez sur OK.
delete_user_success


Options de configuration

Il n’y a pas d’autre option que celle qui permet l’activation et la désactivation de la fonction.


Activation et désactivation

L’accès à la fonction Supprimer les informations d’utilisateur est réservée aux administrateurs des informations personnelles.

Seul l’utilisateur désigné comme tel peut utiliser cette fonction.

Pour désigner un administrateur des informations personnelles, procédez comme suit :

  • Connectez-vous en tant qu’administrateur du compte.
  • Accédez à Compte > Utilisateurs.
  • Cliquez une fois sur l’utilisateur que vous souhaitez désigner comme administrateur des informations personnelles.
  • Sélectionnez Modifier dans le menu situé au-dessus de la liste des utilisateurs.
navigate_to_users

 

Lorsque le panneau des utilisateurs s’affiche :

  • Activez au bas du panneau la case à cocher L’utilisateur est un administrateur des informations personnelles.
  • Cliquez sur Enregistrer.

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