Présentation

Le concepteur de flux de travaux permet de créer des flux de travaux qui personnalisent les processus de signature selon vos exigences opérationnelles spécifiques. Grâce à ce nouvel outil, les administrateurs peuvent facilement concevoir et gérer des modèles de flux de travaux avec un éditeur par glisser-déposer intuitif. Il est facile de spécifier les documents à inclure dans un accord : caractéristiques des participants (y compris des noms, des rôles et des acheminements prédéfinis), champs de formulaire que doit préremplir l’expéditeur, messages électroniques à envoyer aux participants, options d’expiration ou de mot de passe de l’accord et bien plus encore.

Les flux de travaux permettent également de créer des expériences d’envoi faciles à suivre pour vos utilisateurs, pour lesquels les étapes du processus peuvent être suivies de manière cohérente à chaque fois. Les expéditeurs employant un modèle de flux de travaux sont guidés tout au long du processus d’envoi grâce à des instructions et des champs personnalisés, ce qui rend ce processus plus simple d’utilisation et moins sujet aux erreurs.

Nouveautés...

Sur la version de juin 2018, plusieurs modifications ont été appliquées à Workflow Designer afin d’en rapprocher les fonctionnalités avec le processus d’envoi manuel.

Les nouvelles fonctionnalités incluent la possibilité de :

  • Utiliser des signatures numériques pour un ou plusieurs destinataires
  • Configurer des destinataires pour utiliser l’authentification du destinataire par téléphone (SMS)
  • Configurer des groupes de destinataires durant le processus d’envoi
  • Joindre des documents à partir de toutes les sources activées durant le processus d’envoi

 

Toutes les fonctionnalités ci-dessus sont activées lorsque vous optez pour l’utilisation du nouveau processus de Envoi de flux de tâches personnalisé.

Ce nouveau processus d’envoi s’affiche dans une nouvelle page renouvelable qui ressemble beaucoup à la page d’envoi et qui peut être activé en accédant à : Compte > Paramètres de compte > Paramètres d’envoi > Envoi de flux de tâches personnalisé.

Remarque :

Veuillez noter que deux défauts connus ont été découverts juste avant la version de juin. Tous deux sont censés être résolus dans un correctif diffusé en août.

1. Le code HTML permettant de générer des listes et une certaine mise en forme du texte dans les instructions ne produit pas un rendu correct et s’affiche sous forme de code HTML brut sur la page.

Si vous n’utilisez pas de code HTML dans vos instructions, ce défaut ne sera pas apparent.

Suggestions de résolution :

  • Supprimez le code HTML des instructions et mettez à jour le flux de travaux.
  • Si le code HTML brut ne cause aucun impact, ignorez-le jusqu’à ce que le correctif soit appliqué au mois d’août.
  • Différez l’activation de la nouvelle expérience de flux de travaux jusqu’au mois d’août.

 

2. Les fichiers joints dans Workflow Designer ne sont pas automatiquement joints lors du processus d’envoi. Le fichier doit être joint manuellement.

Le lien Ajouter un fichier pour le fichier en pièce jointe affiche le fichier (et uniquement ce dernier) dans la bibliothèque.

S’il est indispensable que le fichier soit joint automatiquement, n’activez pas la nouvelle expérience d’envoi avant le correctif du mois d’août.

navigate_to_customworkflowsend

 

Authentification du destinataire

Dans Workflow Designer, toutes les méthodes d’authentification activées sont affichées dans l’objet du destinataire.

Les méthodes d’authentification ont été mises à jour de manière à s’afficher sous forme de cases à cocher, en permettant à la conception de flux de travaux d’autoriser les options pour l’expéditeur. 

Si plusieurs options sont sélectionnées dans le concepteur, ces mêmes options seront disponibles pour l’expéditeur lors du processus d’envoi.

Cette version ajoute également le téléphone (SMS) en tant qu’option dans le concepteur.

workflow_phone_authentication

 

Groupes de destinataires

Les objets de destinataire gérés dans le concepteur peuvent désormais être marqués en tant que groupes de destinataires. Cette configuration permet à l’expéditeur de configurer un tableau des adresses électroniques autorisées à signer pour cetteétape designature.

Si, par exemple, vous avez besoin d’une contresignature de la part d’un directeur sur cinq, vous pouvez lister les cinq adresses électroniques, mais n’appliquer la signature qu’à une seule d’entre elles.

workflow_recipientgrouppair

Remarque :

Les destinataires dans le concepteur de flux de travaux peuvent être identifiés comme un groupe de destinataires, mais ils ne sont pas configurés dans la conception de flux de travaux.

Le groupe de destinataires peut uniquement être configuré durant le processus d’envoi.

 

Fichiers en pièces jointes

Les documents peuvent désormais, durant le processus d’envoi, être joints depuis n’importe laquelle des sources Adobe Sign activées.

workflow_librarypair

 

L’interface utilisateur du flux de travaux de l’expérience d’envoi a été modernisée conformément à la page d’envoi.

Les instructions qui se trouvaient auparavant à droite de la liste des destinataires ont été déplacées vers le haut de la page dans une fenêtre réductible.

new_workflow_sendexperience

Création d’un flux de travaux personnalisé

Seuls les administrateurs peuvent créer des flux de travaux. Les administrateurs de comptes peuvent créer des flux de travaux pour l’ensemble de leur compte ou pour des groupes spécifiques au sein de leur compte. Les administrateurs de groupes pourront voir tous les flux de travaux, mais ne pourront modifier que ceux de leur groupe.

La création d’un flux de travaux consiste à définir les informations suivantes :

  • Informations sur le flux de travail : définissez le flux de travaux lui-même, notamment en lui attribuant un nom, en saisissant des instructions personnalisées à l’attention des expéditeurs qui l’utilisent et en accordant des permissions pour son utilisation.
  • Informations sur l’accord : définissez et personnalisez les informations concernant l’accord qui s’affichent sur la page Envoyer.
  • Destinataires : créez un acheminement en ajoutant des destinataires (signataires et approbateurs) dans l’ordre de signature requis.
  • Messages électroniques : spécifiez les messages électroniques à envoyer aux participants à différentes étapes du processus de signature.
  • Documents : spécifiez les documents qui doivent être inclus dans le flux de travaux.
  • Champs de saisie de l’expéditeur : définissez les champs dans lesquels les expéditeurs peuvent saisir des informations lors de l’envoi de l’accord. Les informations saisies par les expéditeurs sont fusionnées dans l’accord avant son envoi aux signataires et aux approbateurs.

Les champs obligatoires sont marqués d’un astérisque rouge. Certains intitulés de champs peuvent être modifiés, comme indiqué par l’icône en forme de
crayon. C’est le cas, par exemple, de l’intitulé Nom de l’accord :

editable label

Cliquez sur l’icône en forme de crayon pour saisir un intitulé personnalisé. Cet intitulé s’affichera sur la page Envoyer lorsque le flux de travaux est utilisé pour envoyer un document. Pour rétablir l’intitulé d’origine, cliquez sur l’icône Rétablir.

Informations sur le flux de travail

1. Connectez-vous en tant qu’administrateur de compte et accédez à Compte > Flux de tâches.

2. Nav to Workflow

2. Cliquez sur le bouton Créer un flux de tâches pour ouvrir le concepteur de flux de travaux. 

Create New

Le concepteur de flux de travaux s’ouvre et le panneau Informations sur le flux de travail s’affiche :

workflow_-_workflowinfo

Dans la bannière Concepteur de flux de travaux, le nom par défaut du flux de travaux s’affiche (par exemple Nouveau flux de travaux).

Le point situé en regard du nom du flux de travaux indique si l’état du flux de travaux est Brouillon/Inactif (point gris) ou Actif
(point vert).

Les commandes suivantes sont situées à droite :

  • Fermer: cliquez sur cette commande pour fermer le flux de travaux.
  • Enregistrer : cliquez sur cette commande pour enregistrer vos modifications.
  • Activer/Désactiver : cliquez sur cette commande pour activer (ou désactiver) le flux de travaux pour le groupe sélectionné.

 

1. Sur la page Informations sur le flux de travail, saisissez les informations suivantes :

  • Nom du flux de tâches : attribuez un nom à votre flux de travaux. Ce nom s’affiche dans la bannière Concepteur de flux de travaux, dans le menu déroulant Utiliser un flux de travaux sur le tableau de bord et en haut de la page Envoyer lorsque le flux de travaux est utilisé pour envoyer un accord. 
  • Instruction à l’expéditeur : saisissez des instructions sur l’utilisation du flux de travaux. Ces instructions s’affichent en haut de la page Envoyer lorsque le flux de travaux est utilisé pour envoyer un accord.

Remarque :

Des instructions peuvent être ajoutées à l’aide de balises HTML. Les balises HTML suivantes, ainsi que leurs attributs, peuvent être utilisés dans la section des instructions : <p>, <br>, <b>, <i>, <u>, <ul>, <ol>, <li>, <img src="chemin complet"> et <a href="chemin complet">.

Si vous souhaitez utiliser des chemins src ou href, vous devez les ajouter à la liste blanche. Envoyez les URL à votre chargé de compte.

  • Activer pour : spécifiez qui peut utiliser le flux de travaux. Les options disponibles sont Tous les groupes ou les groupes au sein de votre compte.

 

Voici un exemple de section Informations sur le flux de travail : 

Workflow Info

Informations sur l’accord

1. Cliquez sur Informations sur l’accord dans le volet gauche.

workflow_-_agreementinfo

2. Dans la section Informations sur l’accord, définissez les informations sur l’accord comme elles doivent s’afficher sur la page Envoyer pour l’expéditeur :

  • Nom de l’accord : saisissez le nom de l’accord. Ce nom s’affiche sur la page Envoyer lorsque le flux de travaux est utilisé pour envoyer un accord, ainsi que dans l’en-tête du message électronique « Veuillez signer/Veuillez approuver ». Ce champ est obligatoire et l’intitulé est modifiable.
  • Message : saisissez un message à l’attention des destinataires. Ce message s’affiche sur la page Envoyer lorsque le flux de travaux est utilisé pour envoyer un accord. Ce champ est obligatoire et l’intitulé est modifiable.
  • Cc : si nécessaire, saisissez les adresses électroniques des parties à mettre en copie carbone.
    • Minimum : spécifiez le nombre minimum d’adresses électroniques qui peuvent être mises en copie carbone.
    • Maximum : spécifiez le nombre maximum d’adresses électroniques qui peuvent être mises en copie carbone.
    • Modifiable : activez cette option pour autoriser les expéditeurs à modifier les adresses mises en copie carbone sur la page Envoyer.
  • Langue du destinataire : l’expéditeur peut utiliser ce champ pour spécifier la langue du destinataire. Ce paramètre définit si le sélecteur de langue s’affiche ou non sur la page Envoyer. Si c’est le cas, il spécifie la langue sélectionnée par défaut.
  • Options d’envoi
    • Définir le mot de passe pour ouvrir le PDF téléchargé : activez cette option pour autoriser l’expéditeur à spécifier un mot de passe pour un PDF téléchargé.
      • Activer cette option définit également le paramètre Vérification du signataire sur Mot de passe, et utilise la même valeur de mot de passe.
      • Obligatoire : activez cette option pour toujours exiger un mot de passe pour le PDF téléchargé. Si cette option est configurée, les expéditeurs ne peuvent pas la désactiver sur la page Envoyer et doivent renseigner un mot de passe.
    • Échéance : activez cette option pour autoriser la spécification d’une échéance sur la page Envoyer.
      • jours pour achever l’accord : sélectionnez le nombre de jours par défaut dont dispose(nt) le(s) destinataire(s) pour terminer le processus de signature. Le nombre de jours spécifié peut être modifié sur la page Envoyer.
    • Autoriser la création des documents avant l’envoi : activez cette option pour autoriser les expéditeurs à modifier les champs de formulaire du document dans l’environnement de création à l’aide de l’option Aperçu sur la page Envoyer.
      • Autoriser la création par défaut : activez cette option pour activer automatiquement l’option Aperçu sur la page Envoyer.

 

Voici un exemple de section Informations sur l’accord :

Agreement Info

Destinataires

1. Cliquez sur Destinataires dans le volet gauche pour accéder à la section Acheminement des destinataires.

workflow_-_recipients

2. La section Acheminement des destinataires, vous permet de spécifier les destinataires et l’ordre d’acheminement selon vos exigences. Vous pouvez créer des flux de travaux très complexes avec un acheminement en série, parallèle, hybride ou hybride imbriqué. Les instructions suivantes mettent en avant les fonctionnalités disponibles pour l’acheminement des destinataires.

  • Pour ajouter un autre destinataire avant ou après un destinataire existant, procédez comme suit :
    • Cliquez sur l’icône Ajouter.
    • Sélectionnez le rôle (tous les rôles activés pour le compte seront disponibles) que vous souhaitez insérer.
recip1

 

  • Pour spécifier une branche parallèle, cliquez sur l’icône Ajouter située au-dessus d’un destinataire et sélectionnez Branches parallèles
Recip2

 

  • Pour supprimer un destinataire, placez votre curseur sur la bulle du destinataire, puis cliquez sur l’icône Supprimer.
Recip4

 

  • Pour personnaliser un destinataire, placez votre curseur sur la bulle du destinataire, puis cliquez sur l’icône Modifier .
recipient_properties

Lors de la modification d’un destinataire, vous pouvez configurer les informations suivantes :

  • Intitulé du destinataire : personnalisez l’intitulé du destinataire. Par exemple, modifiez l’intitulé Destinataire par défaut en Acheteur. 
    • Les intitulés des destinataires doivent être uniques au sein d’un flux de travaux.
  • Adresse électronique : saisissez l’adresse électronique par défaut du destinataire.
  • Ce destinataire est l’expéditeur : lorsque cette option est sélectionnée, l’expéditeur est inséré en tant que destinataire.
  • Marquer en tant que groupe de destinataires : lorsque cette option est sélectionnée, le destinataire s’affiche en tant que groupe de destinataires vide pour l’expéditeur pendant le processus d’envoi. L’expéditeur doit configurer les adresses électroniques pour le groupe de destinataires.
  • Rôle : mettez à jour le rôle du destinataire (signataire ou approbateur).
  • Obligatoire : activez cette option si la signature du destinataire est requise.
  • Modifiable : activez cette option pour autoriser l’expéditeur à mettre à jour l’adresse électronique du destinataire sur la page Envoyer.
  • Vérification de l’identité : sélectionnez le type de vérification d’identité qui est requis pour le signataire.
    • Les options possibles sont : Aucun(e), Adobe Sign, Téléphone, KBA, Mot de passe et Identité Web.
    • Seules les options qui ont été activées pour le compte Adobe Sign seront visibles.

Remarque :

Sélectionner Mot de passe comme méthode de vérification de l’identité ajoutera le même mot de passe aux paramètres de sécurité du document, empêchant ainsi la consultation du PDF jusqu’à la saisie du mot de passe.

Assurez-vous de cliquer sur Enregistrer pour enregistrer les configurations de destinataires effectuées.

 

Voici un exemple d’informations sur les destinataires, ainsi qu’un acheminement où les intitulés des deux signataires (Acheteur et Directeur des ventes) et de l’approbateur (Vice-président des ventes) ont été personnalisés. 

Recip Example

Messages électroniques

1. Cliquez sur Messages électroniques dans le volet gauche pour accéder à la section Messages électroniques.

La section Messages électroniques vous permet de contrôler les messages électroniques qui sont envoyés pendant le processus de signature et d’approbation en fonction de différents événements. 

Par exemple, vous pouvez choisir d’envoyer des notifications électroniques aux destinataires et aux parties mises en copie carbone en cas d’annulation d’un accord. 

2.  Cochez les cases correspondant aux événements pour lesquels vous souhaitez déclencher une notification électronique.

workflows_-_emails

Remarque :

Certains événements ne sont pas modifiables :

  • « Toujours » signifie qu’une notification électronique sera toujours envoyée aux destinataires pour l’événement.
  • « - » signifie que la combinaison des destinataires de l’événement n’est pas valide et qu’aucune notification électronique ne sera envoyée.

Documents

1.  Cliquez sur Documents dans le volet gauche pour accéder à la section Documents.

workflows_-_documents

 

2. La section Documents vous permet de configurer les éléments suivants :

  • Titre du document : saisissez un titre pour le document. Ce titre s’affiche dans la section Documents de la page Envoyer lorsque vous utilisez le flux de travaux pour envoyer un accord.
  • Fichiers : cliquez sur l’icône Ajouter un fichier pour joindre un document à partir de votre bibliothèque Adobe Sign. Ce document est automatiquement joint lorsque vous utilisez le flux de travaux pour envoyer un accord.
    • Si aucun fichier n’est sélectionné, le flux de travaux permet à l’expéditeur de joindre un fichier lors de l’envoi de l’accord.
    • Supprimer le fichier : si vous joignez le mauvais fichier, vous pouvez cliquer sur l’icône Supprimer (X) en regard du nom du fichier pour le supprimer.
  • Nom du document : saisissez un nom évocateur permettant d’identifier le document pour l’expéditeur. Le nom du document de bibliothèque chargé est renseigné par défaut, mais peut être modifié.
  • Obligatoire : spécifie si le document est obligatoire.
  • Ajouter le document : cliquez sur le bouton Ajouter un document pour ajouter des lignes pour des documents supplémentaires.
  • Supprimer la ligne : cliquez sur l’icône Supprimer la ligne (X) pour supprimer la ligne entière.

Remarque :

Seuls les fichiers chargés dans la bibliothèque Adobe Sign peuvent être joints à des flux de travaux dans le concepteur.

Au cours du processus d’envoi, les expéditeurs peuvent joindre des fichiers depuis n’importe laquelle de leurs sources activées dans les paramètres d’Adobe Sign.

 

Voici un exemple de section Documents configurée :

Document Info

Champs de saisie de l’expéditeur

1. Cliquez sur Champs de saisie de l’expéditeur dans le volet gauche pour accéder à la section Champs de saisie de l’expéditeur.

Ces champs de saisie sont mappés à des champs de formulaire définis dans les documents qui sont joints (soit au sein de la conception du flux de travaux, soit sous forme de fichier chargé par l’expéditeur).

L’expéditeur peut utiliser ces champs pour préremplir du contenu avant d’envoyer l’accord au destinataire.

workflow_-_senderinputfield

2. Dans le panneau Champs de saisie de l’expéditeur, cliquez sur Ajouter un champ.

input firld record

Pour chaque ligne ajoutée, vous pouvez configurer les éléments suivants :

  • Titre du champ : saisissez un titre pour le champ. Cette valeur s’affichera sur la page Envoyer à titre de référence pour l’expéditeur.
  • Nom du champ de document : attribuez un nom à un champ figurant sur le document de bibliothèque joint.
    • Le nom attribué au champ doit correspondre au nom du champ de formulaire dans le document.
  • Valeur par défaut : saisissez une valeur par défaut, le cas échéant.
  • Obligatoire : activez cette option si une valeur doit être saisie pour ce champ avant l’envoi de l’accord.
  • Modifiable : activez cette option pour autoriser l’expéditeur de l’accord à modifier la valeur par défaut.
  • Cliquez sur l’icône Supprimer la ligne (X) pour supprimer la ligne entière.

 

Voici un exemple de section Champs de saisie de l’expéditeur : 

Sendere Input fields

Une fois le flux de travaux entièrement configuré, cliquez sur Enregistrer en haut de la page.

Pour activer immédiatement le flux de travaux, cliquez sur Activer. Le flux de travaux peut être modifié à tout moment.

Envoi d’un accord à l’aide d’un flux de travaux personnalisé

Vous pouvez envoyer un accord à l’aide d’un flux de travaux. Lorsque vous sélectionnez un flux de travaux, la page Envoyer affiche les champs personnalisés définis, notamment des instructions personnalisées, les destinataires par défaut, etc.

Processus d’envoi

1. À partir du tableau de bord, sélectionnez un flux de travaux dans le menu déroulant Utiliser un flux de travail, puis cliquez sur Commencer.

workflow_menu_onthedashboardpage

 

La page Envoyer s’affiche :

whole_workflow_pagebysection

Dans l’exemple de page Envoyer ci-dessus, les personnalisations suivantes s’affichent :

A. Dans la section Informations sur le flux de travail :

○ Le nom du flux de travaux (contrat de service GlobalCorp < 50 K) dans la partie supérieure

○ Instructions pour l’expéditeur (Ce flux de travaux est utilisé pour les contrats de moins de 50 K...)

B. Dans la section Informations sur l’accord :

○ Nom d’accord personnalisé (contrat de service GlobalCorp pour 2018)

○ Le message (Veuillez trouver ci-joint le contrat de service...)

○ Protéger document signé par mot de passe (autorisé mais non défini)

C. Dans la section Destinataires :

○ Les libellés personnalisés pour les destinataires (Signataire et Contre-signataire) et pour les destinataires certifiés (Équipe juridique) s’affichent.

○ Les adresses électroniquessontmasquées lorsque l’expéditeur est l’un des signataires, et « Moi-même » est indiqué à la place.

○ Les adresses électroniques du groupe de destinataires (Équipe juridique) sont saisies par l’expéditeur.

D. Dans la section Documents :

○ Le nom du contrat joint au préalable (Contrat de service) s’affiche dans la section Documents.

○ Le nom du fichier devant être chargé par l’expéditeur (Document de référence) s’affiche également.

E. Dans la section Champs de saisie de l’expéditeur :

○ Les champs définis s’affichent dans la section Champs.

○ La valeur par défaut est importée, mais peut être modifiée.

 

2. Remplissez les champs qui sont requis par votre flux de travaux.

Dans l’exemple ci-dessus, il s’agit des suivants :

  • L’adresse électronique de l’équipe juridique
  • Les adresses électroniques mises en copie (facultatif)
  • Chargez le fichier du Document de référence
  • Les informations de champs requises (Produit et Coût total)
  • Les options Protégerle documentsigné par mot de passe et Prévisualiser, positionner les signatures ou ajouter des champs de formulaire, toutes deux facultatives pour ce flux de travaux.

3. Cliquez sur Envoyer.

4. Si vous le souhaitez, vous pouvez apporter des modifications aux champs dans l’environnement de création, puis cliquer sur Envoyer.

Signature et approbation de l’accord d’un flux de travaux

L’accord du flux de travaux est envoyé dans l’ordre d’acheminement spécifié. Les signataires et les approbateurs peuvent signer l’accord en cliquant sur le lien figurant dans le message électronique Veuillez signer/Veuillez approuver ou en se rendant sur leurs pages Gérer s’ils sont inscrits à Adobe Sign. Cela fonctionne de la même manière que le processus d’envoi standard.

L’historique et le rapport d’audit de l’accord du flux de travaux sont accessibles à partir de la page Gérer. Pendant que l’accord est en cours de signature/d’approbation, vous pouvez ajouter des rappels et accomplir d’autres tâches.

Modification d’un flux de travaux personnalisé

Mise à jour de flux de travaux existants

1. Connectez-vous en tant qu’administrateur de compte et accédez à Compte > Flux de tâches.

24. Nav to Workflow

2. Dans la liste Flux de tâches, sélectionnez un flux de travaux.

workflows

 

3. Dans le menu contextuel, cliquez sur Ouvrir. Le concepteur de flux de travaux s’affiche.

Une fois le concepteur de flux de travaux ouvert, le flux de travaux peut être entièrement modifié. Toutes les sections peuvent être modifiées à votre convenance. Aucune modification ne sera enregistrée avant que vous n’ayez cliqué sur le bouton Mettre à jour.

 

Dans le concepteur de flux de travaux, vous pouvez effectuer les modifications suivantes :

workflow_header

 

A) Cloner le flux de travaux : si vous sélectionnez cette icône, vous serez invité à attribuer un nouveau nom au flux de travaux. Une copie exacte de ce dernier sera ensuite enregistrée sous ce nouveau nom.

B) Supprimer le flux de travaux : si vous sélectionnez cette option, il vous sera demandé de confirmer que vous souhaitez supprimer le flux de travaux. Si vous répondez par l’affirmative, le flux de travaux est définitivement supprimé.

C) Fermer : cette option permet de fermer le concepteur de flux de travaux sans enregistrer les modifications.

D) Mettre à jour : si vous apportez des modifications au flux de travaux, cliquez sur ce bouton pour enregistrer les modifications.

E) Désactiver : ce bouton modifie l’état du flux de travaux d’Actif à Brouillon. Les flux de travaux à l’état Brouillon ne peuvent être utilisés par aucun utilisateur.

 

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