Adobe Acrobat Sign s’associe à eOriginal pour aider les organisations à satisfaire aux exigences de conformité et de réglementation en permettant l’archivage sécurisé et numérique de documents signés importants. Une fois le document signé, eOriginal procède à son archivage sécurisé au sein d’un environnement numérique en assurant un haut degré de protection et de conformité. Les organisations peuvent choisir d’archiver l’ensemble de leurs documents dans un compte particulier, tous les documents associés à un groupe spécifique (ou un sous-ensemble d’utilisateurs) ou encore des documents individuels.
Lorsqu’un document est créé, le document original qui est chargé dans Acrobat Sign est considéré comme la copie du contrat faisant autorité. La copie fiable est conservée sur les serveurs Adobe tout au long du cycle de signature. Une fois le cycle de signature terminé, la copie fiable est archivée dans eOriginal, et le document obtient alors une valeur juridique. Une copie au format PDF du document est conservée dans Acrobat Sign, mais elle est protégée par le filigrane « Copie de l’original » pour indiquer que l’unique version authentique du document est celle qui est archivée par eOriginal :
À la fin du cycle de signature, toute transaction configurée de manière à permettre l’archivage entraînera le lancement du transfert de la copie fiable par le service d’archivage d’eOriginal. Il s’agit d’un processus d’interaction asynchrone au cours duquel le service d’archivage demande des informations à Acrobat Sign après réception d’une notification, Acrobat Sign fournissant alors le contenu demandé.
Ces demandes séquentielles se produisent pratiquement en temps réel afin d’assurer l’enregistrement de la copie fiable par le service d’archivage dès l’instant où le processus de signature est terminé.
Une fois la signature finale apposée, les étapes suivantes se présentent dans cet ordre :
Le service d’archivage concerne uniquement la copie finale (faisant autorité) du document et les images associées.
Les versions intermédiaires du document (avant la signature finale) ne font pas partie du processus d’archivage.
Ces versions officieuses restent sur les serveurs Acrobat Sign à l’état non filigrané, à moins qu’elles ne soient supprimées par un autre processus (dans le cadre d’une politique de conservation ou du RGPD).
À ce stade, Acrobat Sign conserve uniquement une copie filigranée du document final. Les vignettes (telles qu’elles apparaissent dans Acrobat Sign) sont également filigranées pour s’assurer qu’il n’existe qu’une seule version non filigranée qui reste en possession du service d’archivage.
Une fois que le document est archivé, Adobe ne conserve plus aucune copie non filigranée du document final.
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