Utilisation des services d’archivage eOriginal

Archivage des documents Adobe Acrobat Sign via les services d’archivage eOriginal

Gérez et protégez vos documents de façon numérique

Adobe Acrobat Sign s’associe à eOriginal pour aider les organisations à satisfaire aux exigences de conformité et de réglementation en permettant l’archivage sécurisé et numérique de documents signés importants. Une fois le document signé, eOriginal procède à son archivage sécurisé dans un environnement entièrement numérique en assurant un haut degré de protection et de conformité. Les organisations peuvent choisir d’archiver l’ensemble de leurs documents dans un compte particulier, tous les documents associés à un groupe spécifique (ou un sous-ensemble d’utilisateurs) ou encore des documents individuels.

Lorsqu’un document est créé, le document original qui est chargé dans Acrobat Sign est considéré comme la copie du contrat faisant autorité. La copie fiable est conservée sur les serveurs Adobe tout au long du cycle de signature. Une fois le cycle de signature terminé, la copie fiable est archivée dans eOriginal, et le document obtient alors une valeur juridique. Une copie au format PDF du document est conservée dans Acrobat Sign, mais elle est protégée par le filigrane « Copie de l’original » pour indiquer que l’unique version authentique du document est celle qui est archivée par eOriginal :

Fonctionnement du coffre

À la fin du cycle de signature, toute transaction configurée de manière à permettre l’archivage entraînera le lancement du transfert de la copie fiable par le service d’archivage d’eOriginal. Il s’agit d’un processus d’interaction asynchrone au cours duquel le service d’archivage demande des informations à Acrobat Sign après réception d’une notification, Acrobat Sign fournissant alors le contenu demandé.

Ces demandes séquentielles se produisent pratiquement en temps réel afin d’assurer l’enregistrement de la copie fiable par le service d’archivage une fois le processus de signature terminé.

Une fois la signature finale apposée, les étapes suivantes se présentent dans cet ordre :

  1. Le rapport d’audit est mis à jour avec l’événement « Document prêt pour archivage ».
    • Étant donné que le rapport d’audit doit être terminé lorsqu’une licence atteint un état final, et que le processus d’archivage se produit uniquement après la fin du processus de signature, il est impossible de mettre à jour le rapport d’audit pour indiquer que le processus d’archivage est terminé. L’historique des événements de transaction (stockés sur des serveurs Acrobat Sign) indique la fin du processus d’archivage.
  2. Le document et toutes les images correspondantes sont filigranés. 
    • Un exemplaire non filigrané du document final est conservé pour un éventuel chargement chez le fournisseur de l’archivage électronique.
    • À ce stade, seul le fournisseur d’archivage électronique peut récupérer la version non filigranée à l’aide d’un jeton d’accès vérifié.
  3. Le service d’archivage est informé par un ping de rappel d’archivage que le document est prêt pour archivage. 
    • Acrobat Sign envoie au service d’archivage un identifiant unique du document, appelé clé d’accès au document.
  4. Le service d’archivage demande la piste de vérification du document pour créer un profil associé au document.
  5. Acrobat Sign fournit le journal d’audit.
    • Celle-ci comprend un rapport détaillé des événements du processus de signature, y compris l’identité des signataires, la date et l’heure de chaque événement, l’adresse IP ainsi que les informations de localisation (le cas échéant).
  6. Le service d’archivage demande le document non filigrané.
  7. Acrobat Sign fournit le document non filigrané au service d’archivage.
  8. Le service d’archivage confirme la bonne réception du document et informe Acrobat Sign de la fin du processus d’archivage.
  9. La copie non filigranée du contrat final est supprimée du système Acrobat Sign.
Remarque :

le service d’archivage concerne uniquement la copie finale (faisant autorité) du document et les images associées.

Les versions intermédiaires du document (avant la signature finale) ne font pas partie du processus d’archivage.

Ces versions officieuses restent sur les serveurs Acrobat Sign à l’état non filigrané, à moins qu’elles ne soient supprimées par un autre processus (dans le cadre d’une politique de conservation ou du RGPD).

Schéma du processus d’archivage

À ce stade, Acrobat Sign conserve uniquement une copie filigranée du document final. Les vignettes (telles qu’elles apparaissent dans Acrobat Sign) sont également filigranées pour s’assurer qu’il n’existe qu’une seule version non filigranée qui reste en possession du service d’archivage.

Une fois que le document est archivé, Adobe ne conserve plus aucune copie non filigranée du document final.

Configuration d’un accord par les utilisateurs pour le placer dans le coffre

L’option permettant de configurer un accord pour le placer dans le coffre ou non n’est visible que par les utilisateurs une fois la configuration du service au sein du compte terminée.

Les utilisateurs peuvent contrôler si un accord doit être placé dans le coffre en cochant ou décochant l’option Placer dans le coffre dans la section Paramètres de l’accord de l’interface de configuration de l’accord (Options dans l’expérience classique).

La valeur par défaut de l’option Placer dans le coffre est définie dans la configuration du service. L’assistance Acrobat Sign peut vous aider à modifier la valeur si nécessaire.

La page Demande de signature met en évidence le paramètre « Placer dans le coffre » à l’état activé.

Remarque :

la modification d’un accord marqué pour être placé dans le coffre ne peut être effectuée que dans l’environnement classique de la page Envoyer. Les accords créés à l’origine dans l’expérience Demande de signature chargent la page Envoyer classique s’ils sont ouverts pour modification.

La modification d’un accord marqué pour être placé dans le coffre dans le nouvel environnement Demande de signature est introduite dans la nouvelle page Demande de signature dans une prochaine version.

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