יצירת אינדקסים של PDF

כדי להאיץ את תהליך החיפוש במסמך PDF ארוך, תוכלו לכלול אינדקס של המילים המופיעות במסמך. Acrobat יכול לחפש באינדקס הזה מהר יותר מאשר לחפש במסמך עצמו. האינדקס כלול בכל העותקים של מסמך ה-PDF. המשתמשים יכולים לחפש במסמך PDF הכולל אינדקס בדיוק באותה דרך שבה הם מחפשים במסמך שאינו כולל אינדקס מוטמע.

הוספת אינדקס למסמך PDF

עדכון אינדקס במסמך PDF או הסרתו

אודות התכונה 'קטלוג' (Acrobat Pro)

ניתן להגדיר קבוצת מסמכי PDF ספציפיים כקטלוג וליצור אינדקס מאוחד לאוסף מסמכים זה כולו. כשמשתמשים מחפשים מידע מסוים במסמכי PDF מקוטלגים, האינדקס יאיץ במידה רבה את תהליך החיפוש.

כאשר תפיצו את אוסף המסמכים על-גבי תקליטור, תוכלו לכלול בו א האינדקס עם מסמכי ה- PDF‏.

ניתן לקטלג מסמכים הכתובים בשפות המשתמשות בתווים לטיניים, סיניים, יפניים או קוריאנים. הפריטים שתוכלו לקטלג כוללים את המלל של המסמך, הערות, סימניות, שדות טופס, תגים, מטא-נתונים של עצם ושל מסמך, קבצים מצורפים, פרטי מסמך, חתימות דיגיטליות, מטא-נתונים מסוג XIF של תמונה (XIF - תבנית קובץ תמונה מורחב), ומאפייני מסמך מותאמים אישית.

הכנת מסמכי PDF לצורך יצירת אינדקס (Acrobat Pro)

כדי ליצור אינדקס במסמכי PDF, התחילו ביצירת תיקיה שמכילה מסמכי PDF מלאים עם תכונות אלקטרוניות כגון קישורים, סימניות וטקסט שאפשר לחפש בו. במסמכים סרוקים, ודאו שניתן לחפש בתוך הטקסט. מומלץ לפצל מסמכים ארוכים לקבצים קטנים יותר בגודל של פרקים, כדי לשפר את ביצועי החיפוש. הוספת מידע להעדפות המסמך משפרת גם היא את החיפוש במסמך.

לפני שתיצרו אינדקס לאוסף מסמכים, הגדירו את מבנה המסמכים בכונן הקשיח או במחיצת שרת הרשת וודאו ששמות הקבצים מתאימים לכל המערכות. שמות הקבצים עלולים להיקטם במערכות הפעלה שונות, מה שיקשה על אחזורם בחיפוש. פעלו על פי ההנחיות האלה כדי למנוע את הבעיה הזו:

• שנו שמות קבצים, תיקיות ואינדקסים תוך שימוש במוסכמת שמות הקבצים של MS-DOS®‎ (שמונה תווים או פחות ואחריהם סיומת בת שלושה תווים), במיוחד אם בכוונתכם להעביר את אוסף המסמכים והאינדקס לתקליטור CD-ROM בתבנית ISO 9660.
  
• הסירו תווים מורחבים, כגון תווים בעלי דגשים (accent‏, umlaut) ותווים שאינם באנגלית, משמות הקבצים והתיקיות. (הגופן שבשימוש תכונת הקטלוג אינו תומך בקודי התווים 133 עד 159.)
• אל תשתמשו בתיקיות בקינון רב או בנתיבים העולים על 256 תווים לאינדקסים שבהם יתבצע חיפוש על-ידי משתמשי MacOS.
• אם אתם משתמשים ב- macOS עם שרת מסוג OS/2®‎ LAN, הגדירו את IBM®LAN Server Macintosh (‏LSM) כך שיאכוף את מוסכמות בחירת השמות לקבצים של MS-DOS®‎ או הוסיפו לאינדקס רק אמצעי אחסון בשיטת FAT (טבלת מיקום קבצים). (אמצעי אחסון שמשתמשים ב- HPFS‏ [High Performance File System] עשויים להכיל שמות קבצים ארוכים שאינם ניתנים לשחזור.)
• אם במבנה המסמך נכללות תיקיות-משנה שאינכם מעוניינים לכלול אותן באינדקס, ניתן למנוע את הכללתן במהלך תהליך יצירת האינדקס.

הוספת מטא-נתונים למאפייני מסמך (Acrobat Pro)

כדי להקל על החיפוש במסמכי PDF, ניתן להוסיף מידע אודות הקבצים הנקרא מטא-נתונים למאפייני המסמך שלהם. (ניתן לצפות במאפייני מסמך PDF הפתוח כעת על ידי בחירה באפשרות File ‏> Properties, ולחיצה על הכרטיסייה Description.)

כשאתם מוסיפים נתונים למאפייני מסמך, קחו בחשבון את ההמלצות הבאות של Adobe:

• השתמשו בכותרת תיאורית טובה בשדה Title. שם המסמך צריך להופיע בתיבת הדו-שיח Search Results.
• השתמשו תמיד באותה אפשרות (שדה) למידע דומה. לדוגמה, אל תשתמשו באפשרות Subject כדי להוסיף מונח חשוב למסמכים מסוימים ובאפשרות Keywords להוספת אותו מונח במסמכים אחרים.
• השתמשו במונח אחד ועקבי לתיאור אותו מידע. לדוגמה, אל תשתמשו במונח ביולוגיה בחלק מהמסמכים ובמונח מדעי החיים במסמכים אחרים.
• השתמשו באפשרות Author לזיהוי הקבוצה האחראית על המסמך. לדוגמה, המחבר של מסמך מדיניות לשכירת עובדים עשוי להיות מחלקת משאבי אנוש.
• אם אתם משתמשים במספרים לחלקי מסמכים, הוסיפו אותם כמילות מפתח. לדוגמה, הוסיפו doc#=m234 ל-Keywords כדי לציין מסמך ספציפי בקבוצה של כמה מאות מסמכים בנושא מסוים.
• השתמשו באפשרות Subject או Keywords , בנפרד או ביחד, כדי לסווג מסמכים לפי סוג. לדוגמה, תוכלו להשתמש במונח דוח מצב כנושא (Subject) ובמונח חודשי או שבועי כמילות מפתח (Keywords) למסמך בודד.
• אם כבר קיבלתם הדרכה שמתמחית ב- Adobe PDF, תוכלו להגדיר שדות נתונים מותאמים אישית, כגון Document Type‏, Document Number ו-Document Identifier כאשר תיצרו את האינדקס. אפשרות זו מומלצת למשתמשים מתקדמים בלבד והיא אינה מפורטת בעזרה המלאה של Acrobat‏.

יצירת אינדקס לאוסף (Acrobat Pro)

כשאתם בונים אינדקס חדש, Acrobat יוצר קובץ בעל סיומת ‎.Pdx וכן תיקיית תמיכה חדשה המכילה קובץ ‎.idx אחד או יותר. קובצי IDX מכילים את עיולי האינדקס. כל הקבצים הללו חייבים להיות זמינים למשתמשים המעוניינים לבצע חיפוש באינדקס.

ראו את אפשרויות ההוספה לאינדקס 

• Do Not Include Numbers‏: בחרו אפשרות זו אם ברצונכם שהאינדקס לא יכלול את כל המספרים המופיעים במלל המסמך. אי-ההכללה של מספרים עשויה להפחית במידה משמעותית את גודל האינדקס ולהפוך את החיפושים למהירים יותר.
• Add IDs To Adobe PDF v1.0 Files: בחרו באפשרות זו אם האוסף שלכם כולל מסמכי PDF שנוצרו לפני Acrobat 2.0, גרסה שבה אין הוספה אוטומטית של מספרי זיהוי. מספרי זיהוי דרושים במקרים שבהם שמות קבצים ארוכים של MacOS מקוצרים במהלך התרגום לשמות קבצים של MS-DOS®‎. גרסה 2.0 ומעלה של תוכנת Acrobat מוסיפה מספרי זיהוי באופן אוטומטי.
• Do Not Warn For Changed Documents When Searching: ככאשר אפשרות זו לא מסומנת, כאשר תחפשו במסמכים תופיע הודעה במקרה שהם השתנו מאז בניית האינדקס האחרון.
• Custom Properties: השתמשו באפשרות זו כדי לכלול באינדקס מאפייני מסמך מותאמים אישית; ייכללו באינדקס רק מאפייני מסמך מותאמים אישית שכבר קיימים במסמכי PDF שעבורם אתם בונים אינדקס. הקלידו את המאפיין, בחרו מהתפריט Type ולאחר מכן לחצו על Add. מאפיינים אלה מופיעים כאפשרות חיפוש בתפריטי הקריטריונים הנוספים הנפתחים של החלון Search PDF כאשר מבצעים חיפוש באינדקס שהתקבל. לדוגמה, אם תזינו את המאפיין המותאם אישית Document Name ותבחרו במאפיין המחרוזת מתוך התפריט Type, משתמש שיבצע חיפוש באינדקס יוכל לחפש בתוך המאפיין המותאם אישית על-ידי בחירה באפשרות Document Name מתוך התפריט Use These Additional Criteria.

• XMP Fields: השתמשו באפשרות זו כדי לכלול שדות XMP מותאמים אישית. שדות XMP מותאמים אישית כלולים באינדקס, ומופיעים בתפריטים הנפתחים של קריטריונים נוספים, כדי שניתן יהיה לחפש בהם באינדקסים שנבחרו.
• Stop Words: השתמשו באפשרות זו כדי שלא לכלול מילים ספציפיות (עד 500) בתוצאות החיפוש של האינדקס. הקלידו את המילה, לחצו על Add וחזרו על הפעולה לפי הצורך. אי הכללה של מילים באינדקס עשויה להביא להקטנה של האינדקס ב- ‎1‎0% עד 15%. מילת עצירה יכולה להכיל עד 128 תווים והיא תלויית-רישיות (case-sensitive).
• Structure Tags: השתמשו באפשרות זו כדי ליצור צמתי עלה ספציפיים של תגים, שבהם ניתן לבצע חיפוש, במסמכים בעלי מבנה לוגי של תגים.

קובצי ReadMe בקטלוג (Acrobat Pro)

לרוב, מומלץ ליצור קובץ ReadMe נפרד ולמקם אותו בתיקייה יחד עם האינדקס. קובץ ReadMe יכול לספק פרטים אודות האינדקס שיצרתם, כגון:

• סוג המסמכים הכלולים באינדקס.

• אפשרויות החיפוש שעבורן יש תמיכה.

• האדם שאליו יש לפנות או מספר טלפון לשאלות.

• רשימת מספרים או מילים שאינם כלולים באינדקס.

• רשימה של התיקיות המכילות מסמכים הכלולים באינדקס מבוסס-LAN, או רשימה של המסמכים הכלולים באינדקס מבוסס-כונן. תוכלו גם לכלול תיאור קצר של תוכן כל תיקייה או מסמך.

• רשימה של הערכים לכל מסמך אם אתם מזינים ערכים בשדה Document Info.

  אם נכלל בקטלוג מספר גדול במיוחד של מסמכים, שקלו לכלול טבלה המראה את הערכים המוקצים לכל מסמך. הטבלה יכולה להיות חלק מקובץ ReadMe או מסמך נפרד. כשאתם מפתחים את האינדקס, תוכלו להיעזר בטבלה לשם שמירה על עקביות.

עדכון אינדקס (Acrobat Pro)

ניתן לעדכן, לבנות מחדש, או למחוק אינדקס קיים.

העדפות קטלוג (Acrobat Pro)

ניתן להגדיר העדפות ליצירת אינדקסים אשר יחולו גלובלית על כל האינדקסים שתיצרו לאחר מכן. ניתן לעקוף חלק מהעדפות אלו לאינדקס יחיד על-ידי בחירת אפשרויות שונות במהלך תהליך בניית האינדקס.

בתיבת הדו-שיח Preferences, תחת Categories, בחרו Catalog. רבות מהאפשרויות זהות לאלו שתוארו בתהליך יצירת אינדקס.

תזמון עדכוני אינדקסים (Acrobat Pro)

תוכלו להשתמש בתכונה Catalog ובקובץ אצווה PDX של קטלוג (.Bpdx) כדי להפוך את התהליך של בניית האינדקס, הבנייה מחדש שלו, העדכון והמחיקה שלו לאוטומטי. מסמך זה מכיל רשימה של נתיבים ודגלים של קובץ אינדקס של קטלוג. באפשרותכם לתזמן מתי ובאיזו תדירות לבצע את הפעולות האלה באופן אוטומטי באמצעות יישום תזמון כמו Windows® scheduler. כדי לעשות זאת, כל שעליכם לעשות הוא להציג את קובץ ה-BPDX ב-Acrobat, ו-Acrobat יצור מחדש את האינדקס בהתאם לדגלים בקובץ ה-BPDX.

כדי להשתמש בקובצי BPDX, עברו אל Preferences‏ > Catalog‏ ולאחר מכן סמנו את תיבת הסימון לצד האפשרות Allow Catalog Batch Files (. Bpdx) to re run.

העברת אוספים והאינדקסים שלהם (Acrobat Pro)

תוכלו לפתח ולבדוק אוסף מסמכים המסודר באינדקס בכונן קשיח מקומי, ולאחר מכן להעביר את אוסף המסמכים המוגמר לשרת רשת או לכונן נייד. הגדרת אינדקס כוללת נתיבים יחסיים בין קובץ הגדרת האינדקס (PDX) לבין התיקיות המכילות את המסמכים הכלולים באינדקס. אם נתיבים יחסיים אלה לא משתנים, אין צורך לבנות מחדש את האינדקס לאחר העברת אוסף המסמכים המסודרים באינדקס. אם קובץ PDX והתיקיות המכילות את המסמכים הכלולים באינדקס נמצאים באותה תיקייה, תוכלו לשמר את הנתיב היחסי, פשוט על-ידי העברת תיקייה זו.

אם הנתיב היחסי השתנה, עליכם ליצור אינדקס לאחר העברת אוסף המסמכים הכלולים באינדקס. עם זאת, תוכלו עדיין להשתמש בקובץ PDX המקורי. כדי להשתמש בקובץ PDX המקורי, העבירו תחילה את המסמכים הכלולים באינדקס. לאחר מכן, העתיקו את קובץ PDX לתיקייה שבה תרצו ליצור את האינדקס, וערכו את רשימות ההכללה ואי-ההכללה של תיקיות ושל תיקיות-משנה לפי הצורך.

אם האינדקס נמצא בכונן או באמצעי אחסון של השרת שהם נפרדים מכל חלק של האוסף שאליו מתייחס אינדקס זה, העברת האוסף או העברת האינדקס יפגעו בשלמות האינדקס. אם אתם מתכוונים להעביר אוסף מסמכים למיקום אחר ברשת או לתקליטור, צרו ובנו את האינדקס באותו מיקום בו נמצא האוסף.