יצירת קובצי PDF בעזרת PDFMaker ‏(Windows)

בצעו את הפעולות הבאות:

• (יישומי Office 2010) לחצו על הכרטיסייה קובץ ולאחר מכן על אפשרויות.

• אם התוספות PDFMOutlook או Acrobat PDFMaker Office COM אינן מופיעות, בחרו באפשרות תוספות COM מתוך התפריט הנפתח 'נהל' ולחצו על 'ביצוע'.
• אם התוספות PDFMOutlook או Acrobat PDFMaker Office COM אינן רשומות תחת תוספות יישומים לא זמינות, בחרו באפשרות פריטים שאינם זמינים מתוך התפריט הנפתח 'נהל' ולחצו על 'ביצוע'.

בחרו בתוספת PDFMOutlook או Acrobat PDFMaker Office COM ולחצו על 'אישור'.

לחצו על הלחצן Convert To Adobe PDF  בסרגל הכלים של PDFMaker.

ביישומים של Microsoft Office 2010, כגון Word‏, Excel ו- PowerPoint, לחצו על הלחצן Create PDF‏בסרגל הכלים שלAcrobat.

הזינו שם קובץ ומיקום עבור ה- PDF ולחצו על Save.

(אופציונלי) סמנו את האפשרות View Result כדי לפתוח את ה- PDF או לאפשר לתכונה Protect PDF לציין את קביעות האבטחה עבור ה- PDF.

בחרו Adobe PDF‏ > Convert To Adobe PDF And Email.

ביישומים של Microsoft Office 2010, כגון Word‏, Excel ו- PowerPoint, לחצו על הלחצן Create And Attach To Email בסרגל הכלים שלAcrobat.

לאחר שההמרה תושלם, הודעה ריקה שקובץ ה- PDF החדש מצורף אליה תיפתח באופן אוטומטי ביישום הדוא"ל המוגדר כברירת מחדל. כעת ניתן להוסיף כתובת למשלוח ולהשלים את ההודעה, ולאחר מכן לשלוח אותה או לשמור אותה כטיוטה.

בחלון הודעת הדוא"ל של Outlook לחצו על הלחצן Attach As Adobe PDF.

בחרו קובץ לצירוף ולחצו על פתח.

בחלון הודעת הדוא"ל של Outlook, לחצו על הלחצן Attach As Secured Adobe PDF.

לחצו על Browse, בחרו קובץ להמרה ולחצו על Open.

ציינו מי המשתמשים שיוכלו לפתוח את קובץ ה- PDF ולחצו על OK:

• כדי לציין רק משתמשים שיקבלו את קובץ ה- PDF, בחרו באפשרות Restrict Access Only To People In This Message’s To:,‏ Cc:,‏ And Bcc:‏ List. במקרה זה, מסמך PDF אינו מאובטח עד לשליחת הודעת הדוא"ל.
• כדי לציין רק משתמשים שצויינו במדיניות אבטחה, בחרו באפשרות Restrict Access By Applying The Following Security Policy ולאחר מכן בחרו מדיניות אבטחה מתוך הרשימה. במקרה כזה, מסמך PDF מאובטח לפני צירופו להודעת הדוא"ל.

אם תתבקשו, הזינו שם וסיסמה לצורך כניסה לשרת ניהול הזכויות של Adobe LiveCycle.

לחצו על הלחצן Convert To Adobe PDF And Send For Review בסרגל הכלים של Acrobat PDFMaker, או (אם האפשרות זמינה) בחרו Adobe PDF‏ > Convert To Adobe PDF And Send For Review.

ביישומים של Microsoft Office 2010, כגון Word‏, Excel ו- PowerPoint, לחצו על הלחצן Create And Send For Review‏בסרגל הכלים שלAcrobat.

כאשר תוצג תיבת הדו-שיח Identity Setup, הזינו את הפרטים האישיים המתאימים ולחצו על Complete.

לחצו על הלחצן Convert To Adobe PDF And Run Action בסרגל הכלים של Acrobat PDFMaker, או (אם האפשרות זמינה), בחרו Adobe PDF‏ > Convert To Adobe PDF And Run Action.

ביישומים של Microsoft Office 2010, כגון Word‏, Excel‏ ו- PowerPoint, לחצו על הלחצן Create PDF And Run Action בסרגל הכלים של Acrobat.

לחצו על פעולה לביצוע מתפריט הלחצנים ופעלו על-פי ההנחיות ההמוצגות על המסך לשמירת הקבצים.

ה- PDF ייפתח ב- Acrobat. לחצו על Start בחלון הימני כדי לבצע עיבוד של הקובץ.

• (Lotus Notes) בחרו Actions‏ > Change Adobe PDF Conversion Settings.
• (יישומים של Office 2010) בסרגל הכלים של Acrobat או של Adobe PDF, לחצו על Preferences.
• (כל היישומים האחרים) בחרו Adobe PDF‏ > Change Conversion Settings.

(אופציונלי) כדי לחזור לקביעות ברירת המחדל המקוריות, לחצו על Restore Defaults בכרטיסייה Settings.

• (Office 2010) מתוך סרגל הכלים של Acrobat, בחרו אחת מאפשרויות Create.

בתיבת הדו-שיח שח Acrobat PDFMaker, בחרו טווח המרה ולחצו על Convert To PDF.

בתיבת הדו-שיח Save Adobe PDF File As, ציינו שם ומיקום לקובץ ה- PDF.

לחלופין, לחצו על הלחצן Options כדי לשנות את קביעות ההמרה

לחצו על Save כדי ליצור את ה- PDF.

(Office 2010) מתוך סרגל הכלים של Acrobat, בחרו באחת מהאפשרויות Create PDF‏, Create And Attach to Email או Create And Send For Review.

בתיבת הדו-שיח Save Adobe PDF File As, ציינו שם ומיקום לקובץ ה- PDF.

לחלופין, לחצו על הלחצן Options כדי לשנות את קביעות ההמרה

בחרו טווח עמודים (Word) או טווח שקופיות (PowerPoint). אפשרות הבחירה זמינה רק אם בחרתם תוכן בקובץ.

לחצו עלOK ולאחר מכן על Save כדי ליצור את ה- PDF.

(Office 2010) בסרגל הכלים של Acrobat, לחצו על Embed Flash.

בתיבת הדו-שיח Insert Flash, בחרו קובץ מולטימדיה מתוך התפריט או לחצו על Browse כדי למצוא קובץ ולבחור בו.

לחצו על OK.‏ Acrobat תמיר את הקובץ לתבנית FLV ותוסיף אותו למסמך.

כשתהיו מוכנים ליצור קובץ PDF, עקבו אחר הצעדים הרגילים ליצירת קובץ PDF‏. (PowerPoint בלבד) בתיבת הדו-שיח Save Adobe PDF File As, לחצו על Options וודאו שסימנתם את האפשרות Convert Multimedia.

• (Outlook) בחרו ‏Adobe PDF ‏> Change Conversion Settings.
• (Lotus Notes) בחרו Actions‏ > Change Adobe PDF Conversion Settings.

• כדי להמיר הודעות דוא"ל ולמזג אותן לעמודים עוקבים במסמך אחד, בטלו את הבחירה באפשרות Output Adobe PDF Portfolio When Creating A New PDF File.
• כדי לאסוף הודעות דוא"ל שהומרו כרכיבים בתיק PDF, בחרו באפשרות Output Adobe PDF Portfolio When Creating A New PDF File.

בחרו Adobe PDF‏ > Convert To Adobe PDF.

ב- Outlook או ב- Lotus Notes, בחרו הודעות דוא"ל רצויות.

• (Outlook) בחרו Adobe PDF‏ > Convert Selected Messages‏ > Create New PDF.
• (Lotus Notes) בחרו Actions‏ > Convert Selected Messages To Adobe PDF.

בתיבת הדו-שיח Save Adobe PDF As, בחרו מיקום, הזינו שם קובץ ולחצו על Save.

ב- Outlook או ב- Lotus Notes, בחרו הודעות או תיקיות דוא"ל רצויות.

• (Outlook) בחרו ‏Adobe PDF ‏> Convert Selected Messages‏ > Append To Existing PDF או Adobe PDF‏ > Convert Selected Folders‏ > Append To Existing PDF.

• (Lotus Notes) בחרו Actions‏ > Append Selected Message(s) To Existing Adobe PDF או Actions‏ > Append Selected Folder(s) To Existing Adobe PDF.

אתרו ובחרו את קובצי ה- PDF או תיקי ה- PDF שאליהם ברצונכם להוסיף את הודעות הדוא"ל שהומרו ולחצו על Open.

• כדי ליצור תיק PDF מארכיון ה- PDF המקורי, לחצו על Yes ובחרו שם ומיקום לארכיון. ‏(שם ברירת המחדל מוסיף ‎_Portfolio לשם קובץ PDF המקורי). לאחר שההמרה תושלם ותיבת הדו-שיח Creating Adobe PDF תיסגר, הארכיון החדש יפתח ב- Acrobat.
• לחצו על No כדי לבטל את התהליך.

• (Outlook) בחרו Adobe PDF‏ > Convert Selected Folders‏ > Create New PDF.
• (Lotus Notes) בחרו Actions‏ > Convert Selected Folder(s) To Adobe PDF.

בחרו בתיקיות בתיבת הדו-שיח Convert Folder(s) To PDF. לאחר מכן סמנו או בטלו את הבחירה באפשרות Convert This Folder And All Sub Folders.

בתיבת הדו-שיח Save Adobe PDF File As, בחרו מיקום ושם עבור תיק ה-PDF.

• (Outlook) בחרו Adobe PDF‏ > Setup Automatic Archival.
• (Lotus Notes) בחרו Actions‏ > Setup Automatic Archival.

תחת הכרטיסייה Automatic Archival בתיבת הדו-שיח Acrobat PDFMaker, בחרו באפשרות Enable Automatic Archival. לאחר מכן, בחרו אפשרויות עבור תדירות ואת השעה ביום שבה תתבצע השמירה האוטומטית בארכיון.

לחצו על Add ובחרו את התיקיות ותיקיות המשנה בתיבת הדוא"ל. לאחר מכן, בחרו או בטלו את הבחירה באפשרות Convert This Folder And All Sub Folders לפי העדפתכם ולחצו על OK.

בתיבת הדו-שיח Save PDF Archive File As, בחרו שם ומיקום ל- PDF של ארכיון הדוא"ל. לאחר מכן לחצו על Open.

• כדי להוסיף תיקיות דוא"ל נוספות לרשימה, לחצו על Add ובחרו את התיקייה.
• כדי להסיר תיקיות מהרשימה, בחרו את התיקיות ולחצו על Delete.
• כדי לשנות קובץ ארכיון, בחרו בשם תיקייה כלשהו מתוך הרשימה, לחצו על Change Archive File וציינו את השם ואת המיקום.
• כדי להתחיל מיד בשמירת הודעות דוא"ל בארכיון, לחצו על Run Archival Now.

ב- Microsoft Word, פתחו את התבנית שיצרתם כבסיס למיזוג הדואר שלכם, או צרו את הקובץ בסרגל הכלים 'מיזוג דואר' ואשף מיזוג הדואר של Word, לפי הצורך.

• בחרו Adobe PDF‏ > Mail Merge To Adobe PDF.
• לחצו על הלחצן Mail Merge To Adobe PDF בסרגל הכלים 'מיזוג דואר' ('תצוגה' > 'סרגלי כלים' > 'מיזוג דואר').

בחרו באפשרויות הרצויות בתיבת הדו-שיח Acrobat PDFMaker‏ - מיזוג דואר:

• כדי לציין אילו רשומות יש לייבא מקובץ הנתונים לקובצי מיזוג הדואר, בחרו All או Current או הזינו טווח עמודים בהקלדה בתיבות From ו- To.
• כדי לתת שם למסמך ה- PDF שיווצר, הקלידו את השם בתיבה Specify PDF File Name.

באשר לבחירה באפשרות Automatically Send Adobe PDF Files By Email, בצעו אחת מהפעולות הבאות:

• כדי ליצור ולשמור מסמכי PDF ממוזגים לצורך הדפסה או שליחה בדוא"ל בשלב מאוחר יותר, אל תסמנו את האפשרות ולחצו על OK.
• כדי ליצור קובצי PDF ממוזגים ולצרף כל אחד מהם להודעת דוא"ל לנמען המתאים, בחרו אפשרות זו ומלאו את שאר האפשרויות.

כאשר תוצג תיבת הדו-שיח Browse For Folder, נווטו אל המיקום שבו ברצונכם להשתמש ולחצו על OK.

בזמן ש- PDFMaker ייצור את קובצי ה- PDF הנפרדים, יוצגו מחווני מצב.

אם בחרתם באפשרות Automatically Send Adobe PDF Files By Email, תוצג תיבת דו-שיח שבה תתבקשו להזין את פרופיל הדוא"ל שלכם. הזינו את הנתונים המתאימים ולחצו על OK.

אם ברצונכם לשנות את קביעות ההמרה ב- PDFMaker, בצעו את הפעולות הבאות. ‏(למידע נוסף על קביעה מסוימת, מקמו את המצביע מעל לקביעה כדי להציג מתחתיהתיאור כלי.)

• (Visio 2010) בחרו ‏Acrobat >‏ Preferences

אם ברצונכם להמיר כל עמוד בקובץ Visio לעמוד מסומן בסימנייה בקובץ PDF, בחרו Adobe PDF‏ > Convert All Pages In Drawing. אם אפשרות זו לא פעילה, רק העמוד הנוכחי יעבור המרה.

• (Visio 2010) בחרו ‏Acrobat >‏ Create PDF.
• (Visio 2010) בחרו Acrobat‏ > Convert To Adobe PDF. 
• (Visio 2010) בחרו Acrobat‏ > Create and Attach To Email. קובץ PDF זה מצורף להודעת דוא"ל חדשה ביישום הדוא"ל של ברירת המחדל. 
• (Visio 2010) בחרו Acrobat‏ > Create and Send For Review. הקובץ עובר המרה לקובץ Adobe PDF ומתחיל תהליך סקירה מבוססת דוא"ל. 

לחצו על Continue.

בחרו אפשרות שכבות כדי לשמר או לשטח שכבות בקובץ ה- PDF שיווצר ולחצו על Continue.

לחצו על Convert To Adobe PDF, ציינו מיקום ושם קובץ ולחצו על Save.

לחצו על הלחצן בסרגל הכלים Adobe PDF כאשר הקובץ מרובה השכבות פתוח ב- Visio ובחרו באפשרות Retain Some Layers In The Selected Page.

בחרו שכבה אחת או יותר מהרשימה Layers In Visio Drawing.

• כדי להמיר את שכבות ה- Visio שנבחרו לשכבות PDF נפרדות בערכת שכבות PDF, לחצו על Create Layer Set ואופציונלית, הזינו שם לשכבה.
• כדי להמיר את שכבות ה- Visio הנבחרות לשכבות נפרדות (אך לא לקבץ אותן בערכת שכבות), לחצו על הלחצן Add Layer(s)‎‏.

• כדי לסדר מחדש את השכבות ברשימה Layers In PDF, גררו פריט כלפי עמלה או כלפי מטה ברשימה.
• כדי לכלול מאפיין ראות שניתן להפעלה ולכיבוי ב- Acrobat, בטלו את הבחירה ב- Locked On בסמוך לשם שכבת ה- PDF, כדי לנעול את ראות שכבת ה- PDF המתקבלת במצב פעולה, בחרו Locked On.
• כדי לשמור את הקביעות הקיימות בשכבות ה- Visio שנבחרו, לחצו על Save PDF Settings ולאחר מכן על OK. קביעות אלה תשמשנה בפעם הבאה שתמירו את קובץ Visio הנוכחי לקובץ PDF.

לחצו על Convert To PDF, ציינו בתיבה Save In את התיקייה שבה יש לשמור את קובץ ה- PDF, הזינו שם קובץ ולחצו על Save.

ב- Acrobat, בחרו File‏ > Create‏ > PDF From File.

(אופציונלי) מהתפריט Files Of Type בחרו באפשרות Autodesk AutoCAD, לחצו על הלחצן Settings ושנו את קביעות ההמרה בהתאם לצורך. הקביעות זהות לקביעות Acrobat PDFMaker המיוחדות ל- AutoCAD, כולל התוספות הבאות:

אם תוצג תיבת הדו-שיח Adobe PDF Settings For Autodesk AutoCAD Documents, ציינו בה קביעות לפי הצורך ולחצו על OK.

• לחצו על לחצן בסרגל הכלים Adobe PDF‏: Convert To Adobe PDF  או Convert To Adobe PDFAnd Send For Review .
• בחרו Adobe PDF‏ > Convert To Adobe PDF.
• בחרו Adobe PDF‏ > Convert To Adobe PDF And Email.
• בחרו Adobe PDF‏ > Convert To Adobe PDF And Send For Review. 

בתיבת הדו-שיח Choose Layouts, הוסיפו או הסירו שכבות כנדרש. כדי לסדר מחדש את הפריסות, בחרו פריסה מתוך הרשימה Layouts In PDF ולחצו על Move Up או Move Down.

כדי לקבוע את אופן ההמרה של שכבות AutoCAD, בחרו אחת מהאפשרויות הבאות ולחצו על Continue:

• Flatten All Layers. כשמתבצע שיטוח שכבות, רק העצמים השייכים לשכבות שאינן מוקפאות וניתנות להדפסה יופיעו במסמך PDF לאחר ההמרה.
• Retain All Or Some Layers. בתיבת הדו-שיח הבאה, ציינו את השכבות שייכללו במסמך PDF שייווצר.

ציינו שם קובץ ומיקום בתיבת הדו-שיח Save As ולחצו על Save.

התחילו בהמרת קובץ AutoCAD מתוך היישום ובחרו באפשרות Retain All Or Some Layers.

כדי להציג שכבות AutoCAD מסוימות ברשימת שכבות בשרטוט, בצעו אחת מהפעולות הבאות:

• בחרו אפשרות מתוך התפריט Named Layer Filters כדי לפרט את כל השכבות שמתאימות לקריטריון.
• בחרו באפשרות Invert כדי לפרט את כל השכבות מלבד אלה שמתוארות באפשרות שנבחרה בתפריט Named Layer Filters.
• כדי לשנות את סדר המיון של השכבות, לחצו על הכותרות.

• בחרו סדרת שכבות שנשמרה בעבר מתוך התפריט PDF Layer Settings.
• בחרו שכבה אחת או יותר מהרשימה Layers In Drawing.
• כדי להמיר את כל השכבות בשרטוט, לחצו על Add All Layers ועברו לשלב 5.

• כדי להמיר את שכבות AutoCAD לשכבות נפרדות בתוך ערכת שכבות PDF, לחצו על Create Layer Set. פעולה זו יוצרת תיקייה של שכבות בחלון הניווט Layers ב- Acrobat.
• כדי להמיר את שכבות AutoCAD שנבחרו לשכבות נפרדות, לחצו על Add Layer(s)‎‏.

כרצונכם, בצעו אחד מהצעדים הבאים ברשימת Layers In PDF:

• לארגון מחדש של השכבות, גררו פריט למעלה או למטה ברשימה.
• כדי לכלול מאפיין ראות שניתן להפעלה או לכיבוי ב- Acrobat, בטלו את הבחירה באפשרות Locked On עבור שכבת ה- PDF. כדי לנעול את הראות של קובצי ה- PDF המתקבלים במצב מופעל, בחרו באפשרות Locked On.
• כדי לשמור את הרשימה הקיימת של שכבות AutoCAD שנבחרו, לחצו על Add PDF Setting. בשלב מאוחר יותר, תוכלו לאחזר את הרשימה מתוך התפריט PDF Layer Settings.

לחצו על Convert, ציינו שם קובץ ומיקום ולחצו על Save.

• לחצו על Add Folder או על Add Files וציינו את שם התיקייה או הקבצים.
• כדי לטעון רשימת קבצים שנשמרה בעבר, לחצו על Append List וציינו את שם הרשימה.
• בהתאם לצורך, הרחיבו קבצים בודדים וסמנו או בטלו את הסימון בפריטים הרצויים, כגון מרחב מודל ופריסות. כדי לכלול או שלא לכלול את כל מרחבי המודל, לחצו על הלחצנים המתאימים.
• כדי שלא לכלול קובץ בהמרה, בטלו את הסימון בתיבת הקובץ. בהתאם לצורך, סמנו את בטלו את הסימון בכל הקבצים ברשימה, שנו את סדר הקבצים, הסירו קבצים או נקו את הרשימה.
• כדי להציג את הנתיב המלא של הקובץ, בחרו באפשרות Expand File Name(s)‎.
• כדי לשמור את רשימת DWG לשימוש בשלב מאוחר יותר, לחצו על Save List. פעולה זו שומרת את הרשימה במצב הנוכחי, כולל סדר הקבצים והבחירות בקבצים. ניתן לאחזר את הרשימה בכל עת על-ידי לחיצה על Append List.

לחצו על Convert.

לאחר שההמרה תסתיים, תוכלו ללחוץ על Save Details כדי לשמור קובץ יומן של ההמרה.