חיפוש במסמכי PDF

למשתמשים יש שליטה רבה בביצוע חיפושים יעילים ב- Adobe Acrobat ועומדות לרשותם אפשרויות רבות לשם כך. ניתן לבצע חיפוש רחב או מוגבל, שכולל סוגים רבים של נתונים שונים  ומכסה  קובצי Adobe PDF רבים.

אם עובדים עם מספר גדול של קובצי PDF קשורים, ניתן להגדיר אותם כקטלוג ב- Acrobat Pro, הגדרה שתייצר אינדקס PDF עבור הקבצים. חיפוש באינדקס PDF - במקום לחפש בקובצי ה- PDF עצמם - מאיץ את תהליכי החיפוש במידה רבה ראו יצירת אינדקסים של PDF.

החיפוש נועד למציאת פריטים ספציפיים בקובצי PDF. ניתן לבצע חיפוש פשוט, אחר מילת חיפוש בקובץ בודד, או חיפוש מורכב יותר, אחר סוגי נתונים שונים במסמך PDF אחד או יותר. ניתן להחליף מלל באופן סלקטיבי.

ניתן לבצע חיפוש באמצעות חלון Search או באמצעות סרגל הכלים Find. בשני המקרים, Acrobat מחפש את המלל בגוף מסמך PDF, בשכבות, בשדות טפסים ובחתימות דיגיטליות. ניתן גם לכלול סימניות והערות בחיפוש. רק סרגל הכלים Find כולל את האפשרות Replace With

כשאתם מקלידים את האותיות הראשונות לחיפוש ב-PDF, ‏Acrobat מציע הצעות למילים מתאימות עם תדירות ההופעה שלהן במסמך. כשאתם בוחרים במילה, Acrobat מדגיש את כל התוצאות המתאימות ב-PDF.

החלון Search מציע אפשרויות רבות יותר וסוגי חיפושים רבים יותר מאשר סרגל הכלים Find. אם משתמשים בחלון Search, ניתן לחפש גם בנתוני עצמים ובמטא-נתונים של תמונות XIF (תבנית קובץ תמונה מורחב). לצורך חיפוש במספר מסמכי PDF,‏ Acrobat מחפש גם במאפייני המסמכים ובמטא-נתונים XMP, והוא מחפש תגי מבנה שנכללו באינדקס תוך כדי החיפוש באינדקס PDF. אם חלק ממסמכי PDF שבהם אתם מבצעים את החיפוש כוללים קובצי PDF מצורפים, ניתן לכלול את הקבצים המצורפים בחיפוש.

גישה לתכונות החיפוש

נקודת ההתחלה של החיפוש תלויה בסוג החיפוש שברצונכם לבצע. השתמשו בסרגל הכלים Find לצורך חיפוש מהיר בקובץ PDF פתוח ולצורך החלפת מלל. השתמשו בחלון Search כדי לחפש אחר מילים או מאפייני מסמך במספר מסמכי PDF, להשתמש באפשרויות חיפוש מתקדמות ולחפש באינדקסים של PDF.

הציגו את סרגל הכלים Find

פתיחת החלון Search

מיקום חלון מסמך PDF וחלון Search

חיפוש והחלפת מלל בקובצי PDF

חיפוש והחלפת מלל בקובץ PDF

סרגל הכלים Find יבצע חיפוש במסמך PDF שפתוח באותו רגע. ניתן להחליף את מונח החיפוש באופן סלקטיבי במלל חלופי. החלפת המלל מתבצעת בכל מופע בנפרד. לא ניתן לבצע שינוי גלובלי בקובץ כולו או בקובצי PDF מרובים.

חיפוש מלל במסמכי PDF מרובים

החלון Search מאפשר חיפוש של מונחי חיפוש בקובצי PDF מרובים. לדוגמה, ניתן לחפש בכל קובצי ה- PDF שנמצאים במיקום מסוים או בכל הקבצים הכלולים בתיק PDF פתוח. האפשרות Replace With אינה זמינה בחלון Search.

סקירה ושמירה של תוצאות חיפוש ב- PDF

צפייה בתוצאות החיפוש

לאחר ביצוע חיפוש מחלון Search, התוצאות יופיעו על פי סדר העמודים, כאשר כל התוצאות המתייחסת למסמך מסוים יוצגו מתחת לשמו. כל פריט מתוך התוצאות כולל מספר מילים מתוך המלל (אם רלוונטי) וסימן המציין את סוג המופע.

דילוג אל מופע ספציפי בתוצאות החיפוש (קובצי PDF בודדים בלבד)

מיון מופעים בתוצאות החיפוש

הסמלים המוצגים לצד תוצאות החיפוש

הסמל המופיע לצד מופע של תוצאות חיפוש מציין את אזור החיפוש שבו הופיע מופע זה. בחירת סמל כלשהו תגרום לאחת מהפעולות הבאות:

הפכו את המסמך לפעיל בחלון המסמך. הרחיבו את הרשימה כדי להציג תוצאות חיפוש בודדות במסמך זה.

במסמכי PDF, עובר למופע זה של מילת החיפוש, בדרך כלל בגוף המלל של מסמך PDF. המופע של מילת החיפוש יהיה מודגש במסמך.

בקבצים שאינם קובצי PDF, פותח את הקובץ. או אם פתיחת סוג קובץ זה מוגבלת, פותח תיבת הודעה.

פותח את החלונית Bookmarks ומדגיש את המופעים של מילות החיפוש.

פותח את החלונית Comments ומדגיש את המופעים של מילות החיפוש.

עשוי לפתוח הודעה המציינת ששכבה זו מוסתרת והשואלת אם ברצונכם להפוך אותה לגלויה.

פותח קובץ המצורף למסמך PDF האב שבו נעשה החיפוש, ומציג את המופעים המודגשים של מילות החיפוש.

שמירת תוצאות חיפוש

ניתן לשמור את תוצאות החיפוש כקובץ PDF או CSV. לצפייה בווידאו, ראה שמירת תוצאות חיפוש ב-Acrobat.

אפשרויות חיפוש מתקדמות

כברירת מחדל יציג החלון Search את אפשרויות החיפוש הבסיסיות. לחצו על Show More Options לצד הלחצן לפתיחת החלון, כדי להציג אפשרויות נוספות. כדי לחזור לאפשרויות הבסיסיות, לחצו על Show Less Options לצד הלחצן לפתיחת החלון.

מגביל את החיפוש לקובץ PDF הפתוח, לכל תיקי PDF פתוחים (אם רלוונטי), לאינדקס או למיקום מסוים במחשב. אם בחרתם לחפש באינדקס, במיקום במחשב או בתיק PDF, יופיעו אפשרויות נוספות תחת Use These Additional Criteria.

הזינו את המלל או את הביטוי לחיפוש.

מגביל את תוצאות החיפוש בהתאם לאפשרויות שבהן בחרתם:

מחפש אחר מחרוזת התווים השלמה, כולל רווחים, בסדר שבו הם מופיעים בתיבת המלל.

מחפש אחר כל מופע של לפחות אחת מהמילים שאותן הקלדתם. לדוגמה, אם תחפשו אחד מכל , התוצאות יכללו את כל המופעים שבהם מופיעות אחת המילים או שתיהן: אחד, מכל, אחד מכל , או מכל אחד.

מחפש מופעים המכילים את כל מילות החיפוש, אך לא בהכרח בסדר שבו הקלדתם אותן. אפשרות זו זמינה רק לחיפוש במספר מסמכים או חיפוש בקובצי הגדרה של אינדקס.

משתמש באופרטורים הבוליאניים שהקלדתם עם מילות החיפוש לתוך התיבהWhat Word Or Phrase Would You Like To Search For. אפשרות זו זמינה רק לחיפוש במספר מסמכים או באינדקסים של PDF.

הערה: לא ניתן לבצע חיפושים עם תווים כלליים (wildcards) תוך שימוש בכוכביות (*) או בסימני שאלה (?) בשעת חיפוש באינדקסים של PDF.

כולל את אפשרויות החיפוש הבסיסיות בתוספת לחמש אפשרויות נוספות:

מחפש אחר שתי מילים או יותר שהרווח ביניהן אינו גדול ממספר המילים שהוגדר, כפי שנקבע בהעדפות החיפוש. זמין רק בחיפוש במסמכים מרובים או בקובצי הגדרת אינדקס וכאשר בוחרים באפשרות Match All Of The Words.

מחפש מילים המכילות חלק מהמילה שצוינה. לדוגמה, חיפוש אחר opening ימצא מופעים של open, opened, opens ושל openly. אפשרות זו חלה על מילים בודדות ועל משפטים בעת ביצוע חיפוש במסמך PDF הנוכחי, בתיקיה או באינדקס שנוצר עם Acrobat 6.0 או גרסה מתקדמת יותר. לא ניתן להשתמש בתווים כלליים (*, ?) בחיפושי שורש מילה. האפשרות Stemming אינה זמינה אם בוחרים באפשרויות Whole Words Only או Case-Sensitive.

מחפש אחר מלל בסימניות, כפי שהן מוצגות בחלונית Bookmarks.

מחפש אחר מלל בהערות שהוספו למסמך PDF, כפי שהן מוצגות בחלונית Comments.

מחפש אחר קבצים שצורפו למסמך PDF הנוכחי או למסמכי PDF מצורפים אחרים (עד שתי רמות של צירוף).

אפשרות זו תופיע רק בחיפושים הנעשים במספר מסמכים או באינדקסים של PDF. ניתן לבחור במספר שילובים של תכונה-מגדיר-ערך ולהחיל אותם על החיפושים. קביעה זו אינה חלה על קבצים שאינם קובצי PDF בתוך תיקי PDF.

הערה: ניתן לחפש לפי מאפייני מסמך בלבד בעזרת אפשרויות מאפייני מסמך בשילוב עם חיפוש מלל מסוים.

מחיל את הקריטריונים שנקבעו בשלוש האפשרויות הקשורות על החיפוש. (תיבת הסימון נבחרת באופן אוטומטי כאשר תקלידו נתונים בכל אחד משלוש האפשרויות לקבוצה זו. לאחר שמילאתם את האפשרויות, הסרת הסימון מתיבת הסימון לא תמחק את הרישומים; הם פשוט לא יוחלו על החיפוש הנוכחי.)

מציין את מאפיין המסמך שאותו יש לחפש. האפשרויות הזמינות כוללות Date Created‏, Date Modified‏, Author‏, Title‏, Subject‏, Filename‏, Keywords‏, Bookmarks‏, Comments‏, JPEG Images‏, XMP Metadata‏ו- Object Data.

מציין את רמת ההתאמה. אם הבחירה בתפריט הראשון היא תאריך, האפשרויות הזמינות בתפריט השני יהיוIs Exactly‏, Is Before‏, Is After‏, Is Not. אחרת, האפשרויות הזמינות יהיו Contains ו- Does Not Contain.

מציין את הנתונים שהקלדתם ושיש להתאימם. אם בתפריט הראשון נבחר תאריך, תוכלו ללחוץ על החץ כדי לפתוח לוח שנה שבו ניתן למצוא ולבחור את התאריך הרצוי.

אופרטורים בוליאניים

בין האופרטורים הבוליאניים הנפוצים ניתן למצוא:

AND

השתמשו בו בין שתי מילים כדי לחפש מסמכים המכילים את שני המונחים, בכל סדר שהוא. לדוגמה, הקלידו פריס   AND צרפת כדי לזהות מסמכים שמכילים גם את המילה פריס וגם את  צרפת . חיפושים בעזרת האופרטור הבוליאני AND בלבד יפיקו תוצאות זהות לאלה שיתקבלו בעקבות הבחירה באפשרות All Of The Words . 

NOT

השתמשו בו לפני מונח חיפוש כדי שלא לכלול מסמכים המכילים מונח זה. לדוגמה, הקלידו NOT  קנטקי כדי למצוא את כל המסמכים שאינם מכילים את המילה קנטקי . לחלופין, הקלידו פריס   NOT קנטקי כדי למצוא את כל המסמכים שמכילים את המילה פריס אך לא את המילה קנטקי .

OR

השתמשו בו כדי לחפש את כל המופעים של אחד מהמונחים שצוינו. לדוגמה, הקלידו "אופציונלי OR אופציונאלי" (ללא המירכאות) כדי לאתר את כל המסמכים המכילים מופעים של אחת מצורות הכתיב. חיפוש שנעשה תוך שימוש באופרטור OR ללא אופרטורים בוליאניים אחרים יפיק את אותן תוצאות כמו הבחירה באפשרות Any Of The Words ‏ . 

^‏ (Exclusive OR)

השתמשו בו לחיפוש כל המופעים של אחד מהמונחים שצוינו, אך לא של שניהם גם יחד. לדוגמה, הקלידו "חתול ^ כלב" (ללא המירכאות) כדי לאתר את כל המסמכים בעלי מופעים של "חתול" או של "כלב", אבל לא גם "חתול" וגם "כלב".

( )

השתמשו בסוגריים כדי לציין את סדר קביעת הערך של המונחים. לדוגמה, הקלידו לבן AND (לוויתן  OR אחאב ) כדי למצוא את כל המסמכים שמכילים את המילים לבן ולוויתן או לבן ו אחאב . (מעבד השאילתות מבצע שאילתת OR על לוויתן ועל אחאב ואז מבצע שאילתת AND על התוצאות הללו עם לבן.)

לקבלת מידע נוסף בנושא שאילתות בוליאניות, תחביר בוליאני ואופרטורים בוליאניים נוספים שניתן להשתמש בהם בחיפושים, עיינו בכל ספר, אתר אינטרנט או משאב סטנדרטיים הכוללים מידע מלא בנושא לוגיקה בוליאנית

חיפוש בקובצי אינדקס של מסמכי PDF מקוטלגים

כשנעשה שימוש בתוכנת Acrobat כדי להגדיר קטלוג של מסמכי PDF, נוצר אינדקס מלא. ניתן לחפש באינדקס זה במקום להפעיל חיפוש מלא על כל מסמך PDF שבקטלוג. החיפוש באינדקס מפיק רשימת תוצאות עם קישורים למופעי החיפוש במסמכים הכלולים באינדקס.

ב- Mac OS, אינדקסים שנוצרו בחלק מהגרסאות הישנות יותר של Acrobat אינם תואמים לתכונת החיפוש של Acrobat X. אם שדרגתם את התוכנה לאחרונה, עדכנו את האינדקס לפני שימוש בתכונה Acrobat X לחיפוש.

העדפות תכונות חיפוש

בתיבת הדו-שיח Preferences, באזור Categories, בחרו Search.

איתור מופעי חצי-רוחב ורוחב-מלא של התווים בשפות אסיאתיות במלל לחיפוש.

מוצא את מונחי החיפוש עם אפשרויות שונות של האותיות. לדוגמה, אם הקלדתם cafe, החיפוש ייעשה אחר cafe וגם אחר café. גם אם הקלדתם café, ייעשה החיפוש אחר שתי האפשרויות. אם אפשרות זו לא נבחרה, הקלדת cafe לא תאתר את café, ולהיפך.

מציג את האפשרויות הנוספות הזמינות בחלון החיפוש, נוסף לאפשרויות הבסיסיות.

מציג את כותרות המסמכים בתוצאות החיפוש. אם למסמך אין כותרת, מציג את שם הקובץ. כאשר מבטלים את הבחירה באפשרות זו, שם הקובץ מוצג בתוצאות החיפוש.

מגביל את תוצאות החיפוש בחלון Search PDF למספר מסוים של מסמכים. ערך ברירת המחדל הוא 500, אך ניתן להזין ערך כלשהו בין 1 ל- 10,000.

מגביל את תוצאות החיפוש לאלו שבהן מספר המלים הנמצאות בין המילים שצוינו אינו גדול יותר מהמספר שאותו קבעתם. ניתן להכניס טווח שבין 1 ל- 10,000.

מפיק זיכרון מטמון הכולל נתונים מכל קובץ PDF שבו אתם עורכים חיפוש. זיכרון מטמון זה מפחית את משכי החיפוש הבאים במסמך PDF זה.

מגביל את זיכרון המטמון הזמני של נתוני חיפוש באפשרות Fast Find לגודל שנקבע ב- MB (מ- 5 עד 100,000). ברירת המחדל היא 100.

מוחק את כל זיכרון המטמון הזמני של פרטי חיפוש באפשרות Fast Find.