Opprette tilgjengelige PDF-filer

Prosessen med å opprette tilgjengelige PDF-dokumenter omfatter i hovedsak følgende faser:

Disse trinnene presenteres i en rekkefølge som passer de fleste scenarioer. Du kan imidlertid utføre oppgavene i en annen rekkefølge eller gjenta noen av trinnene. I alle tilfeller identifiserer du formålet med dokumentet og bestemmer deretter riktig arbeidsflyt. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du oppretter tilgjengelige PDF-dokumenter, kan du se veiledningen for å opprette tilgjengelige elektroniske dokumenter.

Vurdere tilgjengelighet før du konverterer dokumenter til PDF

Når det er mulig, bør du alltid tenke tilgjengelighet når du oppretter kildefilene i et redigeringsprogram, for eksempel et tekstredigerings- eller sideoppsettsprogram.

Vanlige oppgaver i redigeringsprogrammet er å legge til alternativ tekst for grafikk, optimalisere tabeller og bruke avsnittsstiler eller andre dokumentstrukturfunksjoner som kan konverteres til koder. Hvis du vil ha mer informasjon, se Opprette en kodet PDF-fil fra et redigeringsprogram.

Legge til utfyllbare skjemafelt og beskrivelser, og angi tabulatorrekkefølge

Hvis PDF-filen inneholder skjemafelt, bruker du Verktøy > Tilgjengelighet > Kjør skjemafeltgjenkjenning for å finne skjemafelt og gjøre dem interaktive (utfyllbare).

Bruk skjemaverktøyene til å opprette utfyllbare skjemafelt, for eksempel knapper, avmerkingsbokser, hurtigmenyer og tekstbokser. Når du oppretter et felt, skriver du inn en beskrivelse i Verktøytips-boksen i dialogboksen Egenskaper for feltet. Skjermlesere leser denne teksten høyt for brukeren. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Opprette skjemafelt.

Hvis du vil ha informasjon om hvordan du angir at tabulatorrekkefølgen skal bruke dokumentstruktur, kan du se Angi navigasjon for skjemafelt.

Legge til flere tilgjengelighetsfunksjoner i PDF-dokumentet

I Acrobat Pro, angir du i denne fasen dokumentspråket og kontrollerer at sikkerhetsinnstillingene ikke forstyrrer skjermlesere. I tillegg oppretter du tilgjengelige koblinger og legger til bokmerker. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Angi dokumentspråk, Forhindre at sikkerhetsinnstillinger forstyrrer skjermlesere, Legge til tilgjengelige koblinger og Bokmerker.

I Acrobat Standard, angir du, i denne fasen, dokumentspråket, kontrollerer at sikkerhetsinnstillingene ikke forstyrrer skjermleserne og legger til bokmerker. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Angi dokumentspråk, Forhindre at sikkerhetsinnstillinger forstyrrer skjermlesere og Bokmerker.

Legg til koder i PDF-filen

Forbedre tilgjengeligheten for PDF-filer ved å legge til koder i Acrobat. Hvis en PDF ikke inneholder koder, prøver Acrobat å kode dokumentet automatisk når brukerne leser det eller tilpasser flyten, men det er ikke sikkert at resultatene blir som forventet. I en kodet PDF-fil sender den logiske trestrukturen innholdet til en skjermleser eller annen hjelpeprogramvare eller -maskinvare i riktig rekkefølge.

De beste resultatene får du ved å kode et dokument når du konverterer det til PDF i et redigeringsprogram. Eksempler på slike programmer er Adobe FrameMaker®, Adobe InDesign®, Microsoft Word og OpenOffice Writer. Hvis du ikke har tilgang til et redigeringsprogram som kan generere en kodet PDF-fil kan du når som helst kode en PDF-fil med Acrobat.

Koding under konvertering til PDF krever et redigeringsprogram som støtter koding i PDF-format. Ved koding under konvertering kan redigeringsprogrammet hente avsnittsstiler eller annen strukturinformasjon fra kildedokumentet for å generere en logisk trestruktur. Den logiske trestrukturen gjenspeiler en nøyaktig leserekkefølge og riktige kodenivåer. Denne kodingen tolker strukturen til avansert oppsett bedre, for eksempel innebygde sidestolper, spalter som er nær hverandre, uvanlig tekstjustering og tabeller. Ved koding under konvertering kan også koblingene, kryssreferansene, bokmerkene og den alternative teksten (når den er tilgjengelig) i filen kodes riktig.

Hvis du vil kode en PDF i Acrobat, velger du Verktøy > Tilgjengelighet > Legg til koder i dokument. Denne kommandoen virker på alle ukodede PDF-filer, for eksempel et dokument som er opprettet med Adobe PDF-skriveren. Acrobat analyserer innholdet i PDF-filen for å tolke de individuelle sideelementene, elementenes hierarkiske struktur og den antatte leserekkefølgen for hver side. Deretter blir det bygd et kodetre som gjenspeiler denne informasjonen. I tillegg opprettes koder for alle koblinger, kryssreferanser og bokmerker du la til i dokumentet i Acrobat.

Kommandoen Legg til koder i dokument genererer passende koder for de fleste standardoppsett. Kommandoen kan imidlertid ikke alltid tolke strukturen og leserekkefølgen for kompliserte sideelementer. Eksempler på slike elementer er spalter tett inntil hverandre, uvanlig tekstjustering, skjemafelt som ikke kan fylles ut, og tabeller som ikke har kantlinjer. Koding av disse sidene med kommandoen Legg til koder i dokument kan resultere i feil kombinasjon av elementer eller feil kodesekvens. Dette kan igjen føre til problemer med leserekkefølgen i PDF-filen.

Vannmerker og skjermlesere

Du kan legge til et vannmerke i en kodet PDF-fil uten at vannmerket legges til i kodetreet. Det er praktisk for brukere av skjermlesere at vannmerket ikke vises i kodetreet. Da slipper de å høre at vannmerket leses som en del av dokumentinnholdet.

Den beste metoden for å legge til et vannmerke som ikke forstyrrer skjermlesere, er å sette inn en ukodet PDF av vannmerket inn i en kodet PDF.

Reparere PDF-kodeproblemer (Acrobat Pro)

Når du har kodet en PDF, må du kontrollere om dokumentet inneholder problemer med leserekkefølgen, kodefeil og tilgjengelighetsfeil og reparere feilene etter behov.

Uansett hvilken metode du bruker til å kode PDF-filen, bruker du Acrobat til å rette opp kodene og leserekkefølgen for komplekse sideoppsett eller uvanlige sideelementer. Når du bruker kommandoen Legg til koder i dokument, skilles det ikke alltid mellom instruksjonsfigurer og dekorative sideelementer, for eksempel kantlinjer, linjer eller bakgrunnselementer. Det kan hende at alle disse elementene feilaktig kodes som figurer. På samme måte kan denne kommandoen feilaktig kode grafiske tegn innenfor teksten, som innfelte bokstaver, som figurer i stedet for å inkludere dem i koden som representerer tekstblokken. Slike feil kan bringe uorden i kodetreet og komplisere leserekkefølgen som hjelpeteknologien er basert på.

Hvis du koder et dokument i Acrobat, genereres en feilrapport når kodingen er fullført. Bruk denne rapporten som veiledning når du reparerer kodeproblemer. Du kan identifisere andre problemer med koding, leserekkefølge og tilgjengelighet for en hvilket som helst PDF-fil ved å bruke Full kontroll/Tilgjengelighetskontroll-verktøyet eller verktøyet Leserekkefølge. Hvis du vil ha mer informasjon, se Kontrollere tilgjengelighet med Full kontroll/Tilgjengelighetskontroll og Kontrollere og rette leserekkefølge.

Opprette en kodet PDF-fil fra en nettside

En PDF som du oppretter fra en nettside, er bare så tilgjengelig som HTML-kilden dokumentet er basert på. Hvis for eksempel nettsiden er utformet ved hjelp av tabeller, er det ikke sikkert at HTML-koden for tabellen flyter i den samme logiske leserekkefølgen som en kodet PDF krever, selv om HTML-koden er tilstrekkelig strukturert til at alle elementene vises riktig i en nettleser.

Avhengig av hvor kompleks nettsiden er, kan du utføre omfattende reparasjoner i Acrobat Pro med verktøyet for leserekkefølge eller ved å redigere kodetreet i Acrobat.

For å gjøre det mulig å produsere mest mulig tilgjengelige PDF-filer fra nettsider du oppretter, må du først definere en logisk rekkefølge i HTML-koden. De beste resultatene får du ved å følge retningslinjene i Web Content Accessibility Guidelines, som er publisert av World Wide Web Consortium (W3C). Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se retningslinjene på W3Cs webområde.

Opprette en kodet PDF fra redigeringsverktøyet

Vanligvis oppretter du kodede PDF-dokumenter i et redigeringsprogram, for eksempel Adobe FrameMaker®, Adobe InDesign eller Microsoft Word. På denne måten blir koder lagt til mer effektivt enn når du legger til koder i Acrobat.

PDFMaker inneholder konverteringsinnstillinger som lar deg opprette kodede PDF-dokumenter i Microsoft Excel, PowerPoint eller Word.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du oppretter tilgjengelige PDF-dokumenter, kan du se www.adobe.com/accessibility.

Hvis du vil ha mer informasjon, se dokumentasjonen for redigeringsprogrammet.

Koder i kombinerte PDF-dokumenter

Du kan kombinere flere filer fra forskjellige programmer til en enkelt PDF i én operasjon. Du kan for eksempel kombinere tekstbehandlingsfiler med lysbildepresentasjoner, regneark og nettsider. Velg Fil > Opprett > Slå sammen filer til én enkelt PDF-fil.

Under konverteringen åpner Acrobat hvert redigeringsprogram, oppretter en kodet PDF og setter sammen PDF-filene til én kodet PDF-fil.

Konverteringsprosessen tolker ikke alltid dokumentstrukturen for det kombinerte PDF-filen riktig. Dette kommer av at filene som slås sammen, ofte har forskjellig format. Bruk Acrobat Pro for å opprette en tilgjengelig PDF-fil fra flere dokumenter.

Når du kombinerer flere PDF-filer til én kodet PDF-fil, bør du kode det kombinerte dokumentet på nytt. Når du kombinerer kodede og ukodede PDF-filer, får du en delvis kodet PDF-fil som ikke er tilgjengelig for brukere med funksjonshemming. Enkelte brukere, for eksempel de som bruker skjermleser, vil ikke få frem sider som ikke inneholder koder. Hvis du starter med en blanding av kodede og ukodede PDF-filer, må du kode de ukodede filene før du fortsetter. Hvis alle PDF-filene er ukodet, legger du til koder i det kombinerte PDF-filen når du er ferdig med å sette inn, erstatte og slette sider.

Når du setter inn, erstatter eller sletter sider, behandler Acrobat eksisterende koder i kodetreet i den kombinerte PDF-filen på følgende måte:

• Når du setter inn sider i en PDF-fil, legger Acrobat til eventuelle koder for de nye sidene på slutten av kodetreet. Denne rekkefølgen brukes selv om du setter inn de nye sidene på begynnelsen av eller midt i dokumentet.

• Når du erstatter sider i en PDF, legger Acrobat til eventuelle koder fra de innkommende sidene på slutten av kodetreet. Denne rekkefølgen brukes selv om du erstatter sider på begynnelsen av eller midt i dokumentet. Acrobat beholder eventuelle koder for sidene som erstattes.

• Når du sletter sider fra en PDF, beholdes eventuelle koder fra de slettede sidene.

Sider med koder som ikke vises i riktig rekkefølge i den logiske trestrukturen, kan forårsake problemer for skjermlesere. Skjermlesere leser koder sekvensielt ovenfra og ned i treet og kommer av den grunn kanskje ikke til kodene for en innsatt side før helt på slutten av treet. Du kan løse dette problemet ved å omorganisere kodetreet i Acrobat Pro. Plasser store grupper med koder i samme leserekkefølge som selve sidene. Dette arbeidet kan du unngå ved å planlegge en PDF slik at sider settes inn på slutten av dokumentet, det vil si at dokumentet bygges i rekkefølge fra begynnelse til slutt. Hvis du for eksempel oppretter en PDF-tittelside atskilt fra PDF-innholdet, legger du til innholdsdokumentet i tittelsidedokumentet, selv om innholdsdokumentet er større. Kodene for innholdet plasseres da etter kodene for tittelsiden. Det er ikke nødvendig å ordne kodene senere i Acrobat Pro.

Kodene som blir igjen når du sletter eller erstatter en side, er ikke koblet til noe innhold i dokumentet. De er ikke noe annet enn store, tomme kodetreområder. Disse overflødige kodene øker filstørrelsen for dokumentet, reduserer hastigheten for skjermlesere og kan gjøre at skjermlesere viser forvirrende resultater. Best resultater får du ved å gjøre koding til det siste trinnet i konverteringsprosessen. Bruk Acrobat Pro for å slette kodene for slettede sider fra kodetreet.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Opprette sammenslåtte PDF-filer.

Verktøy for å opprette tilgjengelige PDF-skjemaer

Adobe har flere verktøy for å opprette tilgjengelige PDF-skjemaer:

Bruk et av disse programmene til å åpne ukodede eller kodede PDF-skjemaer (bortsett fra PDF-skjemaer som er opprettet i Adobe Designer) for å legge til utfyllbare skjemafelt, som for eksempel tekstbokser, avmerkingsbokser og knapper. Deretter bruker du de andre verktøyene i programmet til å gjøre skjemaet tilgjengelig. Legg til beskrivelser for skjemafelt, kode ukodede skjemaer, angi tabulatorrekkefølge, bearbeid koder, og utfør andre oppgaver for PDF-tilgjengelighet.

De fleste redigeringsprogrammer du kan bruke til å utforme skjemaer, beholder ikke utfyllbare skjemafelt når du konverterer filene til PDF. Bruk skjemaverktøyene i Acrobat Pro for å legge til utfyllbare skjemafelt. Hvis du koder skjemaet under konvertering til PDF, kan redigeringsprogrammet generere feil koder for skjemafeltenes tekstetiketter. I et komplekst skjema kan for eksempel tekstetikettene for alle feltene settes sammen til én enkelt linje. Skjermlesere kan ikke tolke disse feltene som enkeltetiketter. I Acrobat Pro kan det være en tidkrevende oppgave å skille etikettene fra hverandre for å løse slike problemer med leserekkefølgen. En bedre løsning kan i enkelte tilfeller være å opprette et ukodet PDF-skjema i redigeringsprogrammet. Deretter kan du bruke skjemaverktøyene i Acrobat Pro for å legge til utfyllbare skjemafelt før du koder hele dokumentet. Noen skjemaer er såpass likefremme at du kan opprette et kodet PDF-skjema fra redigeringsprogrammet. Deretter foretar du en lett oppfrisking i Acrobat Pro etter at du har lagt til de utfyllbare skjemafeltene.

Arbeidsflyt for å opprette tilgjengelige PDF-skjemaer

I Acrobat kan du åpne ukodede og kodede PDF-skjemaer, legge til utfyllbare skjemafelt, legge til feltbeskrivelser og alternativ tekst, angi tabulatorrekkefølge og kode skjemaene (hvis de ikke allerede er kodet). Du kan også redigere kodene i et kodet PDF-skjema med verktøyet for leserekkefølge eller med kodetreet.

Utforme skjemaet med tanke på tilgjengelighet.

Skjemaer har ofte relativt komplekse oppsett sammenlignet med dokumenter som har en enkel struktur med én kolonne. Hvor godt et program kan analysere og kode et skjema, avhenger i stor grad av opprinnelig dokumentformatering og -oppsett og hva slags felt som brukes i skjemaet.

Når du utformer et skjema, legger du til overskrifter, instruksjoner og felt som brukerne skal fylle ut. Du bør gi hvert felt en etikett. Legg også til spesielle instruksjoner for felt der dette kreves. Bruk grafikkverktøy til å tegne linjer og bokser. Ikke bruk understreker eller loddrette streker til dette, fordi disse teksttegnene kan forvirre skjermlesere.

Beskrivelser til skjemafelt kan hjelpe skjermlesere med å identifisere feltene for brukerne. Beskrivelsen leses høyt når brukerne kommer til feltet. Skriv inn beskrivelser som er enkle, men fullstendige. Beskrivelsen “Fornavn” passer for eksempel for et fornavnfelt. Ikke bruk instruksjoner (for eksempel “Skriv inn fornavn”) som en beskrivelse.

Angi og teste tabulatorrekkefølgen for et skjema.

Tabulatorrekkefølgen for skjemafelt gjør det mulig for funksjonshemmede brukere å bruke tastaturet til å flytte fra felt til felt i en logisk rekkefølge. I PDF-skjemaer setter du tabulatorrekkefølgen til Bruk dokumentstruktur. Du kan bruke følgende tastaturkommandoer til å teste tabulatorrekkefølgen i et skjema:

• Tab for å flytte fokus til neste felt

• Skift+Tab for å flytte fokus til forrige felt

• Mellomrom for å velge alternativer

• Piltaster for å velge alternativer eller listeelementer

Kode PDF-skjemaet og rette opp kodeproblemer.

Hvis PDF-skjemaet allerede er kodet, bruker du verktøyet for leserekkefølge i Acrobat til å kode hvert skjemafelt. Med dette verktøyet kan du også rette opp problemer med leserekkefølgen for tekstetiketter for skjemafelt. Du må for eksempel kanskje dele opp sammenslåtte linjer med felt til enkeltfelt.