Opprette PDF-indekser

Du kan redusere tiden som kreves for å søke i et langt PDF-dokument ved å bygge inn en indeks med ordene i dokumentet. Acrobat kan søke mye raskere i indeksen enn i dokumentet. Den innebygde indeksen inkluderes i distribuerte eller delte kopier av PDF-filen. Brukere kan søke i PDF-filer med innebygde indekser på samme måte som de søker i de som ikke har innebygde indekser. Det kreves ingen ekstra trinn.

Legge til en indeks i en PDF-fil

Oppdatere eller fjerne den innebygde indeksen i en PDF-fil

Om Katalog-funksjonen  (Acrobat Pro)

Du kan definere en bestemt gruppe med PDF-filer som en katalog, og opprette en samlet indeks for hele samlingen av dokumenter. Når brukere søker etter bestemt informasjon i katalogiserte PDF-filer, vil indeksen utføre søkeprosessen mye raskere.

Når du distribuerer samlingen på en CD, kan du inkludere indeksen i PDF-filene.

Du kan katalogisere dokumenter skrevet med latinske, kinesiske, japanske eller koreanske tegn. Elementene du kan katalogisere, omfatter dokumenttekst, kommentarer, bokmerker, skjemafelt, koder, objekt- og dokumentmetadata, vedlegg, dokumentinformasjon, digitale signaturer, XIF-metadata (utvidet bildefilformat) for bilde og egendefinerte dokumentegenskaper.

Klargjøre PDF-filer for indeksering  (Acrobat Pro)

Begynn med å opprette en mappe som skal inneholde PDF-filene du vil indeksere. Alle PDF-filene må være fullstendige både når det gjelder innhold og elektroniske funksjoner, f.eks. koblinger, bokmerker og skjemafelt. Hvis filene som skal indekseres, omfatter skannede dokumenter, må du sørge for at teksten er søkbar. Bryt lange dokumenter ned i mindre filer på kapittelstørrelse for å forbedre søkeytelsen. Du kan også legge til informasjon i en fils dokumentegenskaper for å gjøre det enklere å søke i filen.

Før du indekserer en dokumentsamling, er det svært viktig at du setter opp dokumentstrukturen på disken eller nettverksserveren og kontrollerer at filnavnene kan brukes på flere plattformer. Filnavn kan bli kuttet av og dermed vanskelige å finne igjen ved et kryssplattformsøk. Du kan forhindre dette problemet ved å vurdere følgende retningslinjene:

• Endre navn på filer, mapper og indekser ved hjelp av MS-DOS-filnavnkonvensjoner (åtte tegn eller færre, etterfulgt av en filtype på tre tegn), spesielt hvis du skal levere dokumentsamlingen og indeksen på en ISO 9660-formatert CD.

• Fjern spesielle tegn, for eksempel tegn med aksent og ikke-engelske tegn, fra fil- og mappenavn. (Skriften som brukes av Katalog-funksjonen, støtter ikke tegnkodene 133 til og med 159).

• Ikke bruk dypt nestede mapper eller banenavn med mer enn 256 tegn for indekser som Mac OS-brukere skal søke i.

• Hvis du bruker Mac OS med en OS/2 LAN-server, konfigurerer du IBM® LAN Server Macintosh (LSM) til å opprettholde MS-DOS-filnavnkonvensjoner, eller indekser bare FAT-volumer (File Allocation Table). (HPFS-volumer [High Performance File System] kan inneholde lange filnavn som ikke kan hentes.)

  Hvis dokumentstrukturen inkluderer undermapper som du ikke vil indeksere, kan du utelate dem under indekseringsprosessen.

Legge til metadata i dokumentegenskaper  (Acrobat Pro)

Hvis du vil gjøre det enklere å søke i en PDF-fil, kan du legge til filinformasjon som kalles metadata, i dokumentegenskapene. (Du viser egenskapene til en åpen PDF-fil ved å velge Fil > Egenskaper og klikke Beskrivelse-fanen.)

Når du legger til data i dokumentegenskapene, bør du vurdere følgende anbefalinger:

• Bruk en god og beskrivende tittel i Tittel-feltet. Filnavnet for dokumentet skal vises i dialogboksen Søkeresultater.

• Bruk alltid det samme alternativet (feltet) for lignende informasjon. Legg for eksempel ikke til et viktig nøkkelord i Emne-alternativet for noen dokumenter og i Nøkkelord-alternativet for andre.

• Bruk en enkelt, konsekvent term for samme informasjon. Bruk for eksempel ikke biologi for noen dokumenter og livsvitenskap for andre.

• Bruk Forfatter-alternativet til å identifisere gruppen som er ansvarlig for dokumentet. Forfatteren for et dokument med retningslinjer for ansettelse kan for eksempel være personalavdelingen.

• Hvis du bruker dokumentdelenumre, legger du dem til som Nøkkelord. Legg for eksempel til doc#=m234 i Nøkkelord for å indikere et bestemt dokument i en serie med flere hundre dokumenter om et bestemt emne.

• Bruk alternativet Emne eller Nøkkelord, enten alene eller sammen, til å kategorisere dokumentene etter type. Du kan for eksempel bruke statusrapport som Emne-oppføring og månedlig eller ukentlig som Nøkkelord-oppføring for et enkeltdokument.

  Hvis du allerede har spesialistopplæring i Adobe PDF, kan du definere felt for egendefinerte data, for eksempel Dokumenttype, Dokumentnummer og Dokumentidentifikator, når du oppretter indeksen. Dette anbefales bare for erfarne brukere, og det omhandles ikke i den fullstendige hjelpen for Acrobat.

Opprette en indeks for en samling (Acrobat Pro)

Når du bygger en ny indeks, oppretter Acrobat en fil av typen PDX og en ny støttemappe som inneholder én eller flere filer av typen IDX. IDX-filene inneholder indeksoppføringene. Alle disse filene må være tilgjengelige for brukerne som vil søke i indeksen.

Indekseringsalternativer, dialogboks

Velg dette alternativet hvis du vil at alle tall som vises i dokumentteksten, skal utelates fra indeksen. Hvis du utelater tall, kan størrelsen på indeksen bli betydelig mindre, noe som gjør søking raskere.

Velg dette alternativet hvis samlingen inkluderer PDF-filer som er opprettet før Acrobat 2.0 som ikke legger til identifikasjonsnumre automatisk. ID-numre er nødvendige når lange Mac OS-filnavn forkortes når de oversettes til MS DOS-filnavn. Acrobat 2.0 og senere versjoner legger til ID-er automatisk.

Når det ikke er merket av for dette alternativet, vises en melding når du søker i dokumenter som er endret etter siste bygging av indeksen.

Bruk dette alternativet til å inkludere egendefinerte dokumentegenskaper i indeksen. Det er bare egendefinerte dokumentegenskaper som allerede finnes i PDF-filene du indekserer, som indekseres. Skriv inn egenskapen, velg alternativ fra Type-menyen og klikk Legg til. Disse egenskapene vises som et søkealternativ på hurtigmenyene for tilleggskriterier i vinduet Søk i PDF når du søker i den resulterende indeksen. Hvis du for eksempel angir den egendefinerte egenskapen Dokumentnavn og velger strengegenskapen fra Type-menyen, kan en bruker som søker i indeksen, da søke innenfor de egendefinerte egenskapene ved å velge Dokumentnavn fra menyen Bruk disse tilleggsvilkårene.

Bruk dette alternativet til å inkludere egendefinerte XMP-felt. De egendefinerte XMP-feltene indekseres og vises på hurtigmenyene for tilleggskriterier slik at de er søkbare i de valgte indeksene.

Bruk dette alternativet til å utelate bestemte ord (maks 500) fra søkeresultatene for indeksen. Skriv inn ordet, klikk Legg til, og gjenta etter behov. Hvis du utelater ord, kan indeksen bli 10 til 15 % mindre. Ett stoppord kan innehold opptil 128 tegn, og det skilles mellom store og små bokstaver.

Bruk dette alternativet til å gjøre bestemte strukturkoder søkbare i dokumenter som har en kodet logisk struktur.

Viktig-filer for Katalog (Acrobat Pro)

Det er ofte en god ide å opprette en egen Viktig-fil og legge den inn i mappen med indeksen. Denne Viktig-filen kan gi informasjon om indeksen, for eksempel:

• Hvilken type dokumenter som er indeksert.

• Hvilke søkealternativer som støttes.

• Hvilken person som skal kontaktes eller et telefonnummer som kan ringes i forbindelse med spørsmål.

• En liste over tall eller ord som er utelatt fra indeksen.

• En liste over mappene som inneholder dokumenter som er inkludert i en LAN-basert indeks, eller en liste over dokumentene som er inkludert i en diskbasert indeks. Du kan også ta med en kort beskrivelse av innholdet i hver mappe eller hvert dokument.

• En liste over verdiene for hvert dokument hvis du tilordner feltverdier for Dokumentinformasjon.

  Hvis en katalog har et spesielt stort antall dokumenter, bør du vurdere å ta med en tabell som viser verdiene som er tilordnet hvert dokument. Tabellen kan være en del av Viktig-filen eller et eget dokument. Når du utvikler indeksen, kan du bruke tabellen for å opprettholde konsekvens.

Revidere en indeks  (Acrobat Pro)

Du kan oppdatere, bygge på nytt eller tømme en eksisterende indeks.

Kataloginnstillinger (Acrobat Pro)

Du kan angi innstillinger for indeksering som gjelder globalt for alle påfølgende indekser du bygger. Du kan overstyre noen av disse innstillingene for en enkelt indeks ved å velge nye alternativer under indeksbyggingsprosessen.

Velg Katalog under Kategorier, i dialogboksen Innstillinger. Mange av alternativene er like dem som er beskrevet for indeksbyggingsprosessen.

Planlagte indeksoppdateringer  (Acrobat Pro)

Bruk Katalog-funksjonen og en gruppe-PDX-fil (BPDX) for Katalog til å planlegge når og hvor ofte en indeks automatisk skal bygges, bygges på nytt, oppdateres og tømmes. En BPDX-fil er en tekstfil som inneholder en liste over plattformavhengige katalogindeksfilbaner og -flagg. Bruk et planleggingsprogram, for eksempel Windows Scheduler, til å vise BPDX-filen i Acrobat. Acrobat oppretter deretter indeksen på nytt i henhold til flaggene i BPDX-filen.

Flytte samlinger og indeksene (Acrobat Pro)

Du kan utvikle og teste en indeksert dokumentsamling på en lokal harddisk og deretter flytte den ferdige dokumentsamlingen til en nettverksserver eller disk. En indeksdefinisjon inneholder relative baner mellom indeksdefinisjonsfilen (PDX) og mappene som inneholder de indekserte dokumentene. Hvis disse relative banene ikke endres, trenger du ikke bygge indeksen på nytt etter at du har flyttet den indekserte dokumentsamlingen. Hvis PDX-filen og mappene som inneholder de indekserte dokumentene, er i den samme mappen, kan du opprettholde den relative banen ganske enkelt ved å flytte mappen.

Hvis den relative banen endres, må du opprette en ny indeks etter at du har flyttet den indekserte dokumentsamlingen. Du kan imidlertid fremdeles bruke den opprinnelige PDX-filen. Hvis du vil bruke den opprinnelige PDX-filen, må du først flytte de indekserte dokumentene. Kopier deretter PDX-filen til mappen der du vil opprette den nye indeksen, og rediger listene med inkluderte og utelatte kataloger og underkataloger etter behov.

Hvis indeksen finnes på en stasjon eller server atskilt fra alle deler av samlingen den gjelder for, brytes indeksen hvis du flytter enten samlingen eller indeksen. Hvis du har tenkt å flytte en dokumentsamling til enten en annen nettverksplassering eller over på en CD-ROM, oppretter og bygger du indeksen på samme plassering som samlingen.