Håndtere PDF-gjennomganger
I en styrt gjennomgang kan du bruke en veiviser til å definere gjennomgangen, angi dokumentplassering og invitere deltakere. Du trenger ikke importere kommentarer, aktivere kommentering for Reader-brukere eller spore svar fra lesere manuelt.
Du må ha Acrobat Pro installert for å aktivere kommentering for Acrobat Reader-brukere i styrte gjennomganger. Du kan ikke aktivere kommentering for Acrobat Reader-brukere hvis du bruker Acrobat Standard
Acrobat inneholder to typer styrte gjennomganger: delte og e-postbaserte gjennomganger. Hver gjennomgangstype har en veiviser som hjelper deg med å distribuere en PDF-fil med spesielle verktøy og instruksjoner til leserne.
Sporing sporer alle styrte gjennomganger. Sporing gir tilgang til PDF-filen og informasjon om gjennomgangen og deltakerne. Initiativtakere for gjennomgang kan endre tidsfrister for gjennomgang, legge til lesere og avslutte gjennomganger fra Sporing. Sporing lar deltakerne vite når nye kommentarer er tilgjengelige, når tidsfrister endres, og når lesere blir lagt til, selv når Acrobat er lukket. Sporing gir også informasjon om status for serverfeil.
Styrte gjennomganger kan ikke utføres for PDF-porteføljer.
Delte gjennomganger
Delte gjennomganger er den gjennomgangstypen som gir best mulighet for samarbeid, fordi deltakerne kan lese og svare på hverandres kommentarer. Kommentarer fra deltakerne lagres på en intern server. Acrobat synkroniserer kommentarer med jevne mellomrom for å laste ned de siste endringene. Leserne blir varslet om nye kommentarer etter hvert som kommentarer blir lagt til, og de kan se og svare på kommentarer fra andre lesere.
For delte gjennomganger må leserne ha Acrobat 8 eller senere eller Reader 8 eller senere installert for å kunne se andre leseres kommentarer. Lesere som bruker tidligere versjoner av Acrobat, må sende kommentarene sine via e-post.
E-postbaserte gjennomganger
E-postbaserte gjennomganger er ideelle når leserne ikke har tilgang til en fellesserver eller ikke har behov for samarbeidsbasert gjennomgang av dokumenter.
I en e-postbasert gjennomgang sender initiativtakeren en PDF-fil som et e-postvedlegg til leserne. Leserne legger til kommentarer og sender dokumentet tilbake ved hjelp av Send kommentarer-knappen på dokumentmeldingslinjen. Når initiativtakeren mottar disse kommentarene, kan han slå dem sammen i sin kopi av PDF-filen.
Den største begrensningen med e-postbaserte gjennomganger er at deltakerne ikke kan se hverandres kommentarer under gjennomgangen. Initiativtakere kan vise kommentarer først etter å ha mottatt dem.
Deltakere i en e-postbasert gjennomgang må ha Acrobat 6.0 eller senere, eller Reader 7.0 eller senere.
Velge et distribusjonsalternativ for gjennomganger og skjemaer
Acrobat har flere distribusjonsalternativer i veiviseren for sending til delt gjennomgang og veiviseren for skjemadistribusjon. Når du velger et alternativ, bør du vurdere sikkerhetsbehovene for den distribuerte filen, hvilke servere eller nettsteder mottakerne kan bruke til å laste ned filen, og hvordan du ønsker å motta kommentarer eller skjemadata.
Intern server
Du kan bruke din egen interne serverplassering hvis mottakerne arbeider bak en brannmur og alle har tilgang til en fellesserver. Serveren kan være en nettverksmappe, et Microsoft SharePoint-arbeidsområde (bare Windows) eller en webservermappe. Du kan inkludere en kobling i den distribuerte PDF-filen eller sende filen som vedlegg i en e-postmelding. Acrobat laster opp publiserte kommentarer til serveren for gjennomganger. Acrobat lagrer returnerte skjemasvar på harddisken din.
Webservermapper er ikke tilgjengelige for skjemadistribusjon.
Når du angir din egen server, ber veiviseren deg lagre en profil som omfatter serverplasseringen og distribusjonsalternativene du velger. Neste gang du distribuerer en PDF-fil, er den lagrede profilen tilgjengelig som et alternativ i veiviseren.
E-post
Veiviseren for skjemadistribusjon har et alternativ for å sende et skjema som e-postvedlegg. Du kan sende skjemaet ved hjelp av din egen e-postklient eller e-post på nettet. Du kan også bruke veiviseren til å opprette en e-postmelding der skjemafilen er vedlagt. Når mottakerne har fylt ut og sendt skjemaet, sendes svarene tilbake til din postkasse. Hvert enkelt svar kopieres inn i en svarfil i PDF-porteføljen, som du kan organisere og eksportere til et regneark.
Send for delt gjennomgang-veiviseren lar deg enten sende en kobling til PDF-filen på e-post, eller legge en PDF-fil ved e-posten.
Aktivere kommentarer for Reader-brukere (Acrobat Pro)
Ved å aktivere kommenteringsrettigheter i en PDF-fil kan brukere av Reader 8 eller senere delta i gjennomganger av PDF-filen. Når en PDF-fil med kommenteringsrettigheter åpnes i Reader, inneholder den en dokumentmeldingslinje og kommenteringsverktøy som ellers er utilgjengelige.
Når du starter en styrt gjennomgang, aktiveres kommenteringsrettighetene automatisk. Hvis du ikke bruker en styrt gjennomgang (for eksempel hvis du sender en PDF-fil direkte på e-post), kan du likevel aktivere kommenteringsrettigheter.
- Åpne PDF-filen og velg Fil > Lagre som annet > Reader-utvidet PDF > Aktiver kommentering og måling.
Hvis du aktiverer kommentering for Reader i et digitalt signert dokument, ugyldiggjøres signaturen.
Velge et e-postprogram for gjennomganger
Du må ha et e-postprogram og tilkobling til en e-postserver eller en konto for e-post på nettet, for å bruke e-postbasert gjennomgang og for å sende kommentarer. Acrobat støtter de fleste e-postprogrammer. Hvis du har mer enn ett e-postprogram installert, kan du angi hvilket program som skal starte når Acrobat sender en PDF-fil. Gjør ett av følgende:
(Windows) Dobbeltklikk Alternativer for Internett i Kontrollpanel. I dialogboksen Egenskaper for Internett velger du kategorien Programmer og deretter det foretrukne e-postprogrammet. Start Acrobat på nytt for å aktivere endringen.
(Windows) Endre MAPI-innstillingene i e-postprogrammet. Acrobat og Reader bruker MAPI (Messaging Application Program Interface) til å kommunisere med e-postprogrammet. De fleste e-postprogrammer leveres med MAPI-innstillinger som håndterer denne kommunikasjonen. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du konfigurerer e-postprogrammene, se Hjelp for e-postprogrammet.
(Mac OS) I Mail velger du Mail > Valg og Generelt, og deretter velger du det foretrukne e-postprogrammet fra menyen Standard e-postleser. Start Acrobat på nytt for å aktivere endringen. Hvis programmet ikke vises i listen, velger du Velg på menyen og blar til plasseringen. Hvis du velger et program som ikke finnes på menyen Standard e-postleser, er det ikke sikkert at Acrobat støtter det.
Angi en server
Hvis du distribuerer en PDF-fil via din egen serverplassering, kan du angi en nettverksmappe, en Windows-server som kjører Microsoft SharePoint Services, eller en webservermappe. Deltakerne må ha lese- og skrivetilgang til serveren du angir. Be nettverksansvarlig om å få en egnet serverplassering for lagring av kommentarer. Ingen ekstra programvare kreves for å konfigurere en server.
Webservermapper er ikke tilgjengelige for skjemadistribusjon.
Nettverksmappe
Hvis alle mottakerne er på et lokalt nettverk, er nettverksmapper og SharePoint-servere de beste alternativene for en kommentarserver. En nettverksmappe er vanligvis det billigste og mest pålitelige alternativet.
SharePoint-nettsteder
Du kan bruke din egen interne serverplassering hvis mottakerne arbeider bak en brannmur og alle har tilgang til en fellesserver, for eksempel et Microsoft SharePoint-område. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Være vert for delte gjennomganger på SharePoint.
WebDAV-servere
WebDAV-servere (webservere som bruker WebDAV-protokollen) er bare det beste alternativet hvis du har lesere utenfor en brannmur eller et lokalt nettverk. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du konfigurerer Acrobat til å bruke en WebDAV-tjeneste, kan du se Styre en delt gjennomgang: Et alternativ til Acrobat.com.
