Bruke dra og slipp-verktøy for å opprette skjemaer

En av de kraftigste sidene av Adobe Acrobat Sign er muligheten til å opprette gjenbrukbare skjemaer og skjemaoverlegg for å definere feltene som underskrivere skal fylle ut.

Hvis du bruker litt tid på å tenke gjennom signeringsprosessen og nøye opprette skjemaene dine, fører dette til at du og underskriverne sparer tid, at underskrivere letter tar funksjonen i bruk og at dokumentene fullføres på kortere tid.

Når du oppretter et skjema, er det fire faser du går gjennom, og de vises nedenfor:

Gjenbrukbare dokumenter kontra feltoverlegg

Gjenbrukbare dokumenter kontra feltoverlegg ... hva passer best for deg?

Til syvende og sist vil dette vedtaket trolig avgjøres av skjemaene og hvordan du produserer dokumentasjonen.

Hvis du bruker et standarddokument der innholdet i dokumentet ikke endres, oppretter du et gjenbrukbart dokument.

Dette omfatter dokumenter som skjemaer for kredittkortgebyr, skatteskjemaer, søknader og så videre.

I disse eksemplene er det ikke annet unikt innhold for underskriveren enn informasjonen underskriveren registrerer i feltene.

Skjemafeltlaget er imidlertid bare et feltlag som plasseres over et opplastet skjema/fil. Du bruker dette når du har et skjema som inneholder variabelt innhold. Dette kan for eksempel være en leieavtale der du har egendefinert informasjon i hele dokumentinnholdet, men feltene for kunden er de samme og på samme sted.

I slike tilfeller genererer du et nytt dokument som du laster opp, og deretter bruker du feltlaget over dokumentet.

Roller – Deltakere og hvordan du identifiserer dem på riktig måte

Roller angir hvordan parter (underskrivere, avsendere og så videre) kan samhandle med dokumentet/transaksjonen. Med hensyn til skjemaer (spesielt skjemaer med flere underskrivere), er det svært viktig at du forstår hvordan roller angir i avtalen hvilke felt som skal gjøres tilgjengelig for hver underskriver. 

Alle felt har en tilordnet rolle.  Bare underskriver med riktig rolle har tilgang til feltene som er tilordnet dem. 

Konseptet i seg selv er ikke så uklart, med logikken er datamaskinlogikk, så de kan hende du må distansere deg fra den menneskelige betydningen av enkelte ord for virkelig å skjønne prosessen. Klikk her for mer detaljert informasjon om roller.

Det er tre hovedroller å forstå:

Forhåndsutfylles (av avsender) – Denne rollen definerer felt som du vil at avsender skal fylle ut før første underskriver.  Hvis du har priser eller rabatter som du slipper direkte på dokumentet, kan forhåndsutfylte felt være nyttig.

Forhåndsutfylte felt kan bare fylles ut av avsender når de prøver å sende dokumentet, og hvis det finnes påkrevde forhåndsutfylte felt, kan ikke dokumentet sendes for de er fylt ut.

Forhåndsutfylte felt er ikke tilgjengelig for redigering etter forhåndsutfyllingsfasen. Ingen etterfølgende underskriver av dokumentet kan redigere forhåndsutfylte felt. Klikk her for mer informasjon om forhåndsutfylling.

Deltaker N (der N er et økende tall som begynner på 1) – Det er her det begynner å bli litt vanskelig...

Deltaker 1 er den første personen (e-postadresse) du sender dokumentet til for signering eller godkjenning. 

Deltaker 2 der den andre personen som skal godkjenne eller signere dokumentet.

Kunsten å huske er at rollen til underskriver er basert på rekkefølgen du deretter angir i Til-feltet i kategorien Send.

Den første e-postadressen i Til-feltet er deltaker 1. Den andre er deltaker 2 og så videre...

Dette er enkelt.

Når du er kjent med sendeprosessen, vil du legge merke til at det er en ekstra avmerkingsboks i kategorien Send som sier Jeg må logge på, og denne avmerkingsboksen vil legge til avsenderen i signaturflyten. 

Hvis du holder deg til standardalternativet, vil avsender være siste underskriver.

Hvis du har to kunder som må signere først, er de deltaker 1 og 2, og avsender er deltaker 3.

Hvis du vil endre innstillingen slik at avsender må signere først, er avsender deltaker 1, og i eksemplet ovenfor, vil kundene være deltaker 2 og 3.

Tenk deg at du har en sak der dokumentet sendes ut for tre signaturer, men du vil sende dokumentet med en arbeidsflyt for parallelle signaturer.  Alle parter varsle samtidig, og det er ingen forventning til hvem som skal signere først.  Hvem er deltaker 1?

Det korte svaret er: Sannsynligvis den første e-postadressen i Til-feltet

Det litt lengre svaret er: Den første e-postadressen i Til-feltet (forutsatt at du ikke har merket av for Jeg må logge på og definert at avsender skal signere først).

Alle – Denne rollen gir hvilken som helst underskriver tilgang til feltet (herunder parten for forhåndsutfylling).

Alle-rollen gjør at feltet er tilgjengelig for alle til det er fylt ut.  Når feltet er fylt ut, låses innholdet i feltet og ingen etterfølgende underskriver kan redigere det.

Felttyper

Det finnes flere felttyper, og mange er for bestemte funksjoner (for eksempel signaturfeltet), og noen få er til generelle formål (for eksempel tekstfeltet).

Disse feltene deles opp i fem kategorier:

Signaturfelt – Disse feltene er de faktiske signaturfeltene, grunnlaget for e-signering!

Signaturfelt registrerer bare signaturverdiene for underskriver. Hvis du har flere signaturfelt for en underskriver, må vedkommende fylle ut det første, men underskriver trenger bare klikke etterfølgende felt for å fylle ut verdien.

Initialer, på samme måte som signaturfelt, må fylles ut én gang, og deretter kan tilleggsfelt ganske enkelt klikkes.

Signaturblokker er faktisk beholderobjekter som inneholder alle feltene som kontoen krever for å fullføre en signatur.  Signaturblokken inneholder bare signaturfeltet og et e-postadressefelt som standard.  Kontoadministrator kan også konfigurere signaturinnstillingene slik at de krever en stillings- og/eller firmaverdi. HVIS disse verdiene er påkrevd, vil signaturblokken også inneholde dem.

Informasjonsfelt for underskriver – Disse feltene samler inn eller viser informasjon om underskriver/signatur.

Disse feltene tjener en spesiell hensikt for å gjøre signering enklere for brukerne hvis de noen gang må signere på nytt.

Du har sannsynligvis sett siden med dine personlige innstillinger der navn, stilling og firma er angitt.

Disse feltene fyller ut informasjonen for underskrivers profil.

Obs! Firmafeltet er ikke et generelt inndatafelt for å registrere firmanavn.  Feltet må tilordnes en rolle, og innholdet som angis i feltet, lagres som firmainformasjon for deltakerrollen som det er koblet til.

Hvis du plasserer et stillings- og/eller firmafelt for en deltaker, vil tjenesten lagre dette innholdet som stillings-/firmainformasjon for underskriver, og fylle ut automatisk neste gang de blir bedt om å signere med disse feltene.

Feltet for underskrivers navn viser en typesettversjon av innholdet underskriver skriver inn i signaturfeltet. Feltet vises først som en tom inndeling i skjemaet til en signatur blir brukt, og deretter fylles feltet ut.

Tenk på dette om feltet du vil ha på Skriv navnet ditt-linjen, like under signaturlinjen på mange skjemaer.

E-post (adresse) fylles ut automatisk med e-postadressen til underskriver. E-postadressen er en kjent verdi, så vi kan bare sette den inn her.

Obs! På samme måte som for stillings- og firmafeltet skal du ikke bruke dette for å prøve å samle inn en e-postadresse.  Hvis du må samle inn en e-postadresse, kan du bruke et tekstfelt (se nedenfor).

Dato – Dette feltet viser gjeldende dato når deltakeren bruker signaturen på dokumentet.  Dette er ikke et generelt inndatafelt for dato.  Hvis du trenger et inndatafelt, bruker du tekstfeltet.

Datafelt – Datafelt tillater innsamling av informasjon om dokumentet i tillegg til identifisering av underskriver. Dette er verktøy du bruker for å samle inn informasjon fra kundene, og de er de mest brukte felttypene.

Tekstfelt er generelle inndatafelt for innhold du trenger fra underskriver. Dette kan være kredittkortinformasjon, adresser, telefonnumre, kommentarer eller beskrivelser… alt du trenger for å fullføre kontraktsprosessen.

Rullegardinfelt er nyttige når du tilbyr en rekke alternativer og kunden bare kan velge ett av dem.

Avmerkingsbokser er objektene du bruker når du har en rekke alternativer og du vil at kunden kan velge flere ved behov..

Alternativknapper er det motsatte av avmerkingsbokser. Disse utgjør en rekke alternativer, men underskriver kan bare velte ett alternativ.

Flere felt – Ikke datafelt, men kategorien Flere felt inneholder alternativ for filvedlegg eller mulighet til å definere et aktiveringspunkt for en hyperkobling i dokumentet.

Stempler – Disse felttypene fylles ut av Acrobat Sign, slik at de viser transaksjonsdata som vanligvis ikke er i dokumentet.

Stemplet for deltakelse viser navn, klokkeslett og e-postadresse for deltakeren i feltet der er ment for (rollen).

Transaksjonsnummer viser transaksjonsnummeret (praktisk hvis du har et problem og trenger støtte for å spore transaksjonen).

Oppsett-/justeringsverktøy

Når du har plassert alle feltene, er det siste trinnet å justere dem riktig, slik at skjemaet ser flott og profesjonelt ut.

Det vises et linjalikon helt til venstre på båndet for feltet.  Klikk dette for å vis justeringsverktøyene.

Velg ett felt (det du vil skal være utgangspunktet), og hold deretter nede CTRL (eller Kommando) og velg et annet felt.  Du vil se at ikonene lyser, og deretter kan du klikke et av ikonene for å justere feltene i henhold til den lille linjen som vises i ikonet.  Det første ikonet viser for eksempel linjen over de to feltene, slik at feltene justeres etter den øvre kanten.

Alternativene for størrelse lar deg velge flere felt og deretter endre dem til samme størrelse.

Det første ikonet er for felthøyde, det andre er for bredde og det tredje ikonet er bor begge deler. Feltene skaleres til samme størrelse som det første feltet som ble valgt.