Opprett skjemaet med alle felt definert
En veiledning for funksjonskonfigurasjoner av Maler og data/flettetilordning for Adobe Sign for Salesforce
Adobe Sign gjør det mulig å bruke interaktive skjemaer for å samle inn data fra underskriverne, plassere signatur- og initialfelt i dokumentene, samle inn informasjon fra to parter fra både avsender og underskriver, og mye mer.
Du kan opprette ditt eget Adobe Sign-malbibliotek ved å lagre Adobe Sign-skjemaer og -maler på fanen Salesforce-dokumenter.
Adobe Sign-tekstkoder gir følgende fordeler:
Du kan opprette Adobe Sign-skjemaer ved å legge til spesielle tekstkoder i dokumentet du sender via Adobe Sign (Word, PDF, tekst osv.). Hvis du vil ha mer informasjon, kan du lese dokumentasjonen for tekstkoder.
Det er to valgfrie innstillinger når det gjelder data og flettetilordning. Begge kan konfigureres etter dine behov ved å gå til Oppsett > Plattformverktøy > Tilpasset kode > Tilpassede innstillinger:
1. Ønsker du å få en e-postmelding når en data- eller flettetilordning mislykkes?
2. Ønsker du å vise API-navnene når du velger felt i data-/flettetilordning?
Sammenslåing/datatilordning av feltnavn til SFDC-objektfelt kan tilrettelegges ved å "laste opp" feltnavnene til Salesforce. Dette lar deg velge feltnavn fra en valgliste i stedet for å skrive inn feltnavnene for hånd i et tekstfelt.
Slik gjør du dette:
Opprett skjemaet med alle felt definert
Send skjemaet til signering gjennom Salesforce med et forklarende avtalenavn, som Mal for W4-felt
Angi innhold (hva som helst) i alle feltene du vil tilordne, og signer avtalen slik at den registreres som fullført i Salesforce.
Malen er nå tilgjengelig for deg når du bruker Import-funksjonen for data-/sammenslåingstilordning
Vellykket tilordning krever at du har forhåndsbygde skjemaer med definerte navnefelt, slik at du kan logisk relatere SFDC-objektfeltet til Adobe Sign-skjemafeltet.
Et enkelt skjema er illustrert nedenfor. Feltene er definert av par med klammeparenteser på hver side (definerer feltbredden) og feltnavnet (tegnstrengen mellom klammeparentesene).
Tekstkoder kan inneholde tilleggsargumenter i tillegg til navneverdi, inkluderingsvalideringer, beregninger og vanlige uttrykk. En grundig beskrivelse av skjemabygging finner du her, og denne kan dramatisk forbedre kvaliteten på dataene du registrerer under signeringsprosessen.
Funksjonen Forkorting av tekstkoder kan være svært nyttig i skjemadesign og felttilordning ved å etablere en konvensjon for feltnavnene som gjentas i alle dokumenter (og sparer tid ved at man ikke trenger å opprette den formelle koden på nytt). Dette forbedrer datatilordningen på tvers av flere plattformer og danner et grunnlag for fremtidige skjemaer.
Slå sammen tilordninger for Adobe Sign gjør det mulig å slå sammen feltdata fra Salesforce i dokumentfeltene før sending til signering.
Du kan for eksempel automatisk fylle ut et kundeemnes adresse og telefonnummer fra en Salesforce-oppføring i avtalen før den sendes til kundeemnet til signering. Du kan også endre statusen for en salgsmulighet når avtalen er fullstendig signert og fullført. Sammenslåtte datafelt kan eventuelt oppdateres av underskrivere hvis du velger å tilordne underskriveroppdateringer tilbake til Salesforce.
Du kan også bruke tilordninger for sammenslåing for å automatisk legge til produktlistene som er knyttet til en salgsmulighet. Du kan angi hvilke produktegenskaper (som antall og pris) som inkluderes i avtalene, samt angi hvordan de tilknyttede produktene skal sorteres og filtreres.
En datakildetype for en tilordning for sammenslåing kan være en spesifikk konstantverdi eller en verdi fra et Salesforce-objektfelt, som kan refereres fra Adobe Sign-avtalen. Målet for hvert element for tilordning for sammenslåing er et angitt felt på en Adobe Sign-avtale.
Tilordningen nedenfor oppdaterer for eksempel Adobe Sign-dokumentfeltene for FirstName og LastName med dataene i feltet Salesforce-mottaker (kontakt). Den fyller også ut firmafeltet i dokumentet med kontonavnet.
Når du velger et objekt å tilordne, starter du med avtaleobjektet og går til et overordnet objekt / oppslagsobjekt. Tilknytningen mellom objektene må allerede være opprettet ved kjøretid.
Opprette en ny tilordning for sammenslåing:
Velg Adobe Sign fra Appstarter øverst til venstre på skjermen
Klikk på fanen Tilordninger for sammenslåing
Klikk Ny på hjemmesiden for Tilordning for sammenslåing
Siden Ny tilordning for sammenslåing vises.
I inndelingen Informasjon om tilordning skriver du inn et navn på tilordningen og avgjør om du vil den skal være standardtilordning. Hvis du merker av for Standard tilordning for sammenslåing, vil tilordningen utføres som standard ved sending av en avtale til signering.
Hvis du vil importere og tilordne skjemafelt fra et eksisterende dokument, kan du velge en avtale som ble sendt til signering og signert. Du kan importere felt fra flere avtaler for å legge til flere felt. Felt med dupliserte navn importeres ikke to ganger. Gjør følgende for å importere skjemafelt:
Antall importerte felt vises:
I inndelingen Tilordne Salesforce-objektfelt til dokumentfelt kan du opprette en tilordning fra felt som kan refereres fra Adobe Sign-avtaleobjektet (inkludert egendefinerte felt). Du kan også legge til tilordningsregler for å slå sammen data i Adobe Sign-dokumenter.
Klikk på Legg til felttilordning for å legge til en ny, tom rad.
Definer tilordningene og tilordningsreglene i følgende inndelinger:
Hvis kildeverdien er konstant, må du skrive inn en verdi i kildeverdifeltet.
Gjenta trinn 1-2 for å legge til flere tilordningsrader.
I inndelingen Tilordne Salesforce-produktlinjeelementfelt til Adobe-dokumentfelt kan du legge til produktlister knyttet til en salgsmulighet.
Klikk på Legg til felttilordning for å legge til en ny, tom rad.
Klikk på Valg objekt for å vise dialogboksen Objektvelger.
I dialogboksen Objektvelger velger du et Salesforce-kildefeltsalgsmulighet og produkt for salgsmulighet, og legger deretter til produktegenskapene, som antall, pris og linjebeskrivelse, som er inkludert i avtalene. Du kan også angi sorteringsfeltet og sorteringsrekkefølgen.
Klikk på Fullført.
Gjenta trinn 1-4 for å legge til flere tilordningsrader.
Når du har fullført malen for tilordning for sammenslåing, klikker du på Lagre
Du kan opprette så mange tilordninger for sammenslåinger som nødvendig, og én av dem kan defineres som standardtilordning som utføres når en avtale sendes til signering. Bare én tilordning kan være standardtilordning.
Du kan også eksplisitt angi hvilken tilordning for sammenslåing du vil bruke for en avtale, ved å referere til den i avtalens felt for tilordning for sammenslåing (echosign_dev1__Merge_Mapping__c). Du kan bruke en Salesforce-arbeidsflyt eller -utløser for å kjøre en egendefinert forretningslogikk for å fastslå hvilken mal som skal brukes. Vær oppmerksom på at du ikke trenger å angi at dette feltet skap peke til standardtilordningen. Standardtilordningen utføres hvis dette feltet er tomt.
Det anbefales at store eller komplekse distribusjoner bare bruker standardtilordning under innledende prøve / konseptbevis. Eksplisitt tilknytning av maler bør være standard.
Det er innstillinger for tilordning av sammenslåing som definerer hvordan filvedlegg håndteres. Som standard vil det opprinnelige vedleggsdokumentet (for eksempel en NDA-mal) fjernes, og det sammenslåtte dokumentet legges ved avtaleoppføringen når avtalen sendes.
Disse innstillingene er globale og har innvirkning på alle maler for tilordning for sammenslåing.
Slik endrer du innstillingene:
Gå til Oppsett > Plattformverktøy > Tilpasset kode > Tilpassede innstillinger
Klikk på etiketten for Innstillinger for tilordning for sammenslåing for Adobe Sign
Klikk på Behandle-knappen.
Klikk New-knappen
Rediger innstillingene etter behov, og klikk på Lagre.
Salesforce-felt har valideringsregler som kan føre til at en tilordning mislykkes. Hvis du for eksempel tilordner e-postfelt i Salesforce til et Adobe Sign-tekstfelt, kan dette mislykkes hvis innholdet i feltet ikke er en gyldig e-postadresse.
Hvis en tilordning mislykkes av en eller annen årsak, logges feilmeldingen i feltet Feil under tilordning av sammenslåing (echosign_dev1__Merge_Mapping_Error__c) for Adobe Sign-avtaleobjektet, og det sendes en e-postmelding til eieren av tilordningen av sammenslåingen som angir feilen.
Det et også mulig å opprette en rapport eller listevisning for å vise mislykkede tilordningsfelt
E-postvarslet er aktivert som standard, men kan deaktiveres ved å endre innstillingen:
Gå til Oppsett > Plattformverktøy > Tilpasset kode > Tilpassede innstillinger
Klikk på etiketten Innstillinger for Adobe Sign
Klikk på Behandle-knappen på siden Definisjon for egendefinert innstilling
Klikk på Ny eller Rediger på siden Egendefinert innstilling
Finn Aktiver varsel for tilordningsfeil og endre etter behov
Datatilordninger for Adobe Sign-skjemafelt lar deg definere hvordan Adobe Sign vil oppdatere Salesforce.com-objekter med data som registreres fra underskrivere. Du kan for eksempel oppdatere en underskrivers kontaktoppføring i Salesforce.com med adressen og telefonnummeret de angav ved utfylling og signering av dokumentet. Du kan i tillegg også sende tilbake den signerte Adobe Sign-avtalen, revisjonssporet og opplastede støttedokumenter fra mottakere i Salesforce-objekter, ved å konfigurere filtilordninger.
Adobe Sign-datatilordninger oppdaterer Salesforce-objekter når en Adobe Sign-avtale signeres eller ved en angitt status i arbeidsflyten for avtale. Hver enkelt datatilordning konfigureres på forhånd og inneholder regler for datatilordning. Hver enkelt regel for datatilordning definerer datakilden og Salesforce-målfeltet som skal oppdateres.
En datakilde for en tilordning kan være et Adobe Sign-skjemafelt, en spesifikk kontantverdi eller en verdi fra et Adobe Sign-avtalefelt. Et mål for hvert datatilordningselement kan være et felt i alle Salesforce-objekter, som kan refereres fra Adobe Sign-avtalen.
Tilordningen nedenfor oppdaterer for eksempel underskriverens for- og etternavn (som angitt av underskriveren) i Kontakt-objektet. Den oppdaterer også statusen for salgsmulighet og legger til den signerte avtalen og revisjonssporet i salgsmuligheten når avtalen signeres.
Her er noen andre eksempler på bruk av datatilordninger til å oppdatere Salesforce:
Følg fremgangsmåten nedenfor for å opprette en ny datatilordning for Adobe Sign:
Velg Adobe Sign fra Appstarter øverst til venstre på skjermen
Klikk på fanen Datatilordninger
Klikk på Ny-knappen på hjemmesiden Datatilordninger
Navngi datatilordningen
Skriv et intuitivt navn på tilordningen på siden Ny datatilordning, og bestem om du vil at det skal være standardtilordningen.
Hvis du merker av for Standard datatilordning, utføres tilordningen som standard når avtalene signeres
Du kan lagre tilordningen nå uten felt definert, eller du kan fortsette til Definer felt til felttilordninger
Hvis du ikke har egendefinerte Adobe Sign-felt i dokumentet du importerer fra, kan du ikke importere standard Adobe Sign-felt som følger med hvert enkelt signert avtale. (for eksempel signert (dato), e-postadresse, fornavn, etternavn, stilling og firma).
I delen Felttilordning kan du definere felt til felt-relasjonene mellom feltene i Salesforce-miljøet og avtaleskjemafeltene.
Tilordning av felt er prosessen med å:
Det anbefales generelt at administratorer laster opp skjemafelt til Salesforce slik at de kan importere feltnavnene fra den signerte avtalen og aktivere valg av feltnavn fra en valgliste (kontra manuell inntasting):
Øverst i delen Felttilordning er et alternativ for å importere felt fra en signert avtale
Dette alternativet lar deg velge en hvilken som helst avtale som er signert, og importere feltnavnene som er tilgjengelige i skjemaet
Gjør følgende for å importere felt fra en avtale:
Klikk på søkeikonet ved siden av knappen Importer skjemafelt
Velg (klikk på) avtalen med feltnavnene du vil importere
Klikk på Importer skjemafelt-knappen. Antall importerte felt vises.
Klikk på Legg til tilordning for å legge til en oppføring
Angi mål, kilde og utløser:
1a. Hvilket Salesforce-objekt skal oppdateres? – Velg Salesforce-målobjektet dataene skal oppdateres til
1b. Hvilket Salesforce-felt skal oppdateres – Velg Salesforce-målfeltet dataene skal oppdateres til
2a. Hvor kommer dataene fra? – Velg Type – Velg ett av følgende alternativer:
2b. Hva er verdien av dataene?– Avhengig av alternativet Data kommer fra som er valgt, må du angi følgende:
3. Når skal tilordningen kjøres? – Velg avtalestatus – Datatilordningen vil kjøre når avtalestatusen endres til den angitte statusen.
Gjenta trinn 1-2 til alle feltrelasjonene er definert.
Lagre fremdriften din.
På postnivå kan du velge å kontrollere pushingen av innholdsoppdateringsinnhold. Under Handlinger klikker du på Innstillinger-ikonet (tannhjul).
I dialogboksen Innstillinger for verdi for felttilordning kan du angi følgende:
Du kan også deaktivere en tilordningsrad slik at den ikke utføres, ved å merke av for Deaktiver-alternativet.
Du kan tilordne den signerte Adobe Sign-avtalen eller revisjonssporet til det valgte Salesforce-målobjektet ved å gjøre følgende:
I delen Filtilordning:
Klikk på Legg til tilordning
Definer filene du vil legge til, målobjektet du vil legge dem til og tilleggingsstilen:
1. Hvilket Salesforce-objekt skal oppdateres? – Velg Salesforce-målobjektet du vil oppdatere med filene
2a. Hvordan vil du legge til filen? – Hvordan vil du at filen skal være representert i målobjektetne
2b. Lagre som et vedlegg – Når dette alternativet er valgt, lagres dokumentet som en Vedlegg-objekttype. Hvis dette alternativet ikke er valgt, lagres innholdet som et Fil-objekt
2c. Hvilket felt skal nettadressen for filen legges til i? – Bare nødvendig hvis du velger Legg til en referansekobling til filen. Du må velge målfeltet som nettadressen skal kopieres til
3. Hvilken fil skal legges til? – Alternativene er som følger:
Når skal tilordningen kjøres? – Velg avtalestatus – Datatilordningen vil kjøre når avtalestatusen endres til en angitt status.
Følgende alternativer finnes:
Når datatilordningen er fullført, klikker du på Lagre-knappen
Kunder som har et tilpasset underdomene i sin Adobe Sign-URL (f.eks: https: //caseyjones.na1.adobesign.com), må legge til nettadressen sin i Salesforce-listen Eksternt nettsted.
Dette er bare nødvendig ved tilordning av den signerte avtalen:
Du kan opprette så mange datatilordninger som nødvendig, og én av dem kan defineres som standardtilordning som utføres når statusen for en avtale endres. Bare én tilordning kan være standardtilordning.
Du kan eksplisitt angi hvilken for tilordning du vil bruke for en avtale, ved å referere til den i avtalens felt for datatilordning (echosign_dev1__Process_Template__c). Du kan bruke en Salesforce-arbeidsflyt eller -utløser for å kjøre en egendefinert forretningslogikk for å fastslå hvilken datatilordning som skal brukes. Vær oppmerksom på at du ikke trenger å angi at dette feltet skap peke til standardtilordningen. Standardtilordningen utføres hvis dette feltet er tomt.
Du kan også utføre en tilordning før eller etter at avtalestatusen endres til Signert (for eksempel utføre tilordningen etter at den første underskriveren har signert den) ved å merke av for Utløs datatilordning (echosign_dev1__Trigger_Process_Template__c). Du kan bruke en Salesforce-arbeidsflyt eller -utløser for å kjøre en egendefinert forretningslogikk for å fastslå når en datatilordning skal utføres.
I tillegg kan du knytte en datatilordning til en avtalemal. Se Avtalemaler for mer informasjon.
Salesforce-felt har valideringsregler som kan føre til at en tilordning mislykkes. Hvis du for eksempel tilordner et Adobe Sign-tekstfelt til et e-postadressefelt for Salesforce, kan validering mislykkes hvis innholdet i feltet ikke er en gyldig e-postadresse.
Pass på å bruke valideringsregler for Adobe Sign-skjemafelt når dette er mulig, for å sikre at dataene som angis av underskrivere, kan sendes tilbake til Salesforce. Standard valideringsregler for PDF-skjemafelt for Adobe Sign fra PDF-dokumenter. Lar deg opprette valideringsregler ved bruk av Adobe Sign-tekstkoder. Se Dokumentasjonen for tekstkode for mer informasjon.
Hvis en tilordning mislykkes av en eller annen årsak, logges feilmeldingen i feltet Feil under datatilordning (echosign_dev1__Data_Mapping_Error__c) for Adobe Sign-avtaleobjektet, og det sendes en e-postmelding til eieren av datatilordningen som angir feilen.
Det et også mulig å opprette en rapport eller listevisning for å vise mislykkede tilordningsfelt
E-postvarslet er aktivert som standard, men kan deaktiveres ved å endre innstillingen:
Adobe Sign-avtalemaler er en enkel måte for å forhåndskonfigurere mange standardverdier og -innstillinger for avtalene. Du kan også koble en avtalemal til en Send til signering-knapp.
Avtalemaler handler om å forhåndsdefinere avtalefelt, inkludert navn, melding, språk, utløpsdatoer og sikkerhetsalternativer. Du kan også tilknytte en bestemt datatilordning, tilordning for sammenslåing og et objekt (for eksempel Salgsmulighet, Forretningsforbindelse, Kontakt, Kundeemne, Kontrakt) til avtalemalen. Du kan også forhåndsdefinere mottakerdefinisjonene, tilordne felt til avtalefelt og forhåndsdefinere filvedleggene.
Du kan også konfigurere en Sent til signering-knapp som vises på en tilknyttet objektoppføring (for eksempel Salgsmulighet), slik at den knyttes til en avtalemal som standard. Klikking på knappen genererer en avtale ved hjelp av en avtalemal.
Følg fremgangsmåten nedenfor for å opprette en ny avtalemal:
Et overlegg ber deg om å oppgi det nye malnavnet:
4. Skriv inn malnavnet og klikk på Lagre
►Hvis arbeidsflyter har blitt aktivert, finnes alternativet for å velge en arbeidsflyt for malen, men det er ikke obligatorisk.
Den nye Avtalemal-siden vises, og viser navnet øverst.
Til høyre for navnet er det et “vis mer”-rullegardinikon som åpner en meny med følgende alternativer:
Rett under Lagre-knappen er IDen for malen og metadataene om hvem som opprettet, eier og sist endret malen.
Aktiv/deaktivert-bryteren gjør malen tilgjengelig eller ikke (henholdsvis). Nye maler opprettes i en Aktiv tilstand.
Maldetaljene har kjernedetaljene som relaterer avtalene som er opprettet av malen, til det refererende Salesforce-objektet.
Tekstfelt, som Avtalenavn, kan bruke Salesforce-variabler som en del av definisjonen til dynamisk generering av meningsfulle feltverdier.
Du kan for eksempel tilpasse Avtalenavn slik at det inkluderer navnet på en mottaker når avtalen genereres. Eks: Acme Corp-avtale - {!Name}
Du kan for eksempel definere mottakere, felttilordninger eller vedlegg for avtalen for å slå opp felt og tilordne i hovedobjektet eller data fra oppslagsobjekter.
Hvis du har et hovedobjekt definert i avtalemalen, starter du avtalen fra en Send til signering-knapp i hovedobjektet. (Se Aktivere Send til signering-knappen for mer informasjon hvordan du aktiverer en standardknapp eller oppretter nye Send til signering-knapper.)
For at Send automatisk skal fungere må det være definert minst én mottaker og ett vedlegg i avtalemalen.
Tilordne data til avtalefelt i avtalemalen:
Klikk på koblingen Tilordne data til avtalefelt.
Tilordne data til avtalefelt i avtalemalen:
Klikk på koblingen Tilordne data til avtalefelt og velg en tilordningsmetode:
Hovedobjektet kan for eksempel være Salgsmulighet. I det neste skjermbildet velger du kildefeltet fra hovedobjektet (for eksempel Salgsmulighet), og du velger også målfeltet for avtaleobjektet som dataene skal tilordnes.
Alle tilordnede felt er oppført i malen der de kan redigeres eller slettes enkeltvis.
Legg ved dokumentene som avtalen er forventet å levere.
Hvis ingen dokumenter legges ved malen, må avsenderen velge dokumentet når avtalen konfigureres.
Hvis malen er satt til Send automatisk, bør minst ett dokument legges ved malen.
En fil som lastes opp via dra-og-slipp eller Last opp filer, legges til i Salesforce CRM og filer-innholdet (lagret som en fil), eid av den som laster opp.
Legg til et dokument fra objekt eller kjøretidsvariabel – Dette alternativet lar deg velge et dokument eller objekt fra et Salesforce-objekt eller en kjøretidsvariabel.
Noen Salesforce-hovedobjekter vil ha flere alternativer for kilden til dokumentet (hvis for eksempel Salesforce-objektet som er definert på Maldetaljer-fanen er Salgsmulighet, vil du se det ekstra kildealternativet Legg til fra salgsmulighetstilbud).
Det er tre alternativer:
○ Legg til fra Salesforce-objekt
►Kildetype – Velg objekttypen for dokumentet, Fil eller Vedlegg
►Dokumentvalg – Velg dokumentet som skal legges ved, basert på ett av disse kriteriene:
○ Siste dokument – Nyligste opprettelsesdato
○ Eldste dokument – Eldste opprettelsesdato
○ Alle dokumenter – Alle dokumenter som blir funnet
○ Legg til fra salgsmulighetstilbud
►Tilbudstype:
○ Nyeste tilbud
○ Eldste tilbud
►Tilbudstype bestemt av:
○ Dato for siste endring
○ Opprettingsdato
►Tilbudsdokumenttype
○ Nyeste dokument
○ Eldste dokument
○ Alle dokumenter
○ Kjøretidsvariabel
Legg til et vedlegg dynamisk fra et objekt
►Legg til navn på kjøretidsvariabel– Angi variabelen og ID-typen fra Salesforce-objektet.
Mottakere-fanen styrer mottakerne av avtalen.
Innstillingen Aktiver Bare avsender signerer må være aktivert for å bruke dette alternativet. Dette alternativet kan settes til å være skrivebeskyttet ved hjelp av innstillingen Skrivebeskyttet Bare avsender signerer, avhengig av kravene dine.
Mottakerne bestemmer fire viktige elementer i avtalen:
Typiske signaturprosesser er sekvensielle, men en parallell prosess kan oppnås ved å redigere indeksnumrene manuelt slik at de får samme verdi. Dette kan gjøres for alle mottakerne for å få en fullt parallell prosess, eller bare for deler av mottakerne slik at det blir en hybridsignaturflyt.
Mottakere kan legges til etter:
Melding-delen importerer Avtalenavn fra fanen Maldetaljer.
Merk: Hvis du bruker Send på vegne av-funksjonaliteten, må du passe på å aktivere dette først ved å følge disse instruksjonene.
På fanen Datatilordning kan du velge å angi hvilken datatilordning eller tilordning for sammenslåing, eller begge, som skal kjøres når sending av avtaler bruker denne avtalemalen.
• Tilordning for sammenslåing – Velg en datatilordning for å slå sammen Salesforce-felt til en avtale før den sendes
• Datatilordning – Velg en datatilordning som skal brukes for å tilordne inndata fra en signert avtale tilbake til Salesforce
Tilleggsregler er alternativene for å automatisere vanlige avtaleoppgaver:
Merk: Organisasjoner som bruker en pakkeversjon tidligere enn 21.x, viser Dager til utløp som et tallfelt.
Organisasjoner med pakkeversjon 21.x eller nyere, viser dette feltet som et tekstfelt slik at det kan referere til andre felt i hovedobjektet (f.eks. {!Expiry Date}).
Kunder som har oppgradert fra en versjon tidligere enn v21, vil ha begge feltene.
Salesforce kan enkelt konfigureres for å importere arbeidsflyter fra Adobe Sign slik at agenter får fleksibiliteten ved å kunne sende fra begge miljøene med samme mottakerstruktur, godkjenningsmetoder, e-postdistribusjon og så videre.
Bruk av arbeidsflyter som kilde for Salesforce-maler gjør det også mulig å bruke dokumentmaler for flere formål som enkelt kan inkludere eller hoppe over mottakere etter behov.
Definering av Salesforce-malen er litt annerledes når en arbeidsflyt er tilknyttet, siden arbeidsflyten endrer Mottakere-fanen slik at den er i samsvar med arbeidsflyten, og setter inn noen konfigurerte elementer som du vanligvis ville definere i SFDC-malen.
Listen nedenfor viser forskjellene i oppsettprosessen:
Det er tre krav for å få tilgang til arbeidsflyter i Salesforce:
Arbeidsflyter er nå klare til å brukes i Salesforce-organisasjonen!
Maldetaljer-fanen fyller automatisk ut Avtalenavn-verdien slik den er definert av arbeidsflyten.
Alle andre felt er tilgjengelige for konfigurasjon som standardmal.
Vedlegg-fanen er redusert til bare å vise dokumentene som er tilgjengelige i henhold til Adobe Sign-arbeidsflyten.
Mottaker-fanen importerer mottakerlisten og -rekkefølgen fra Adobe Sign-arbeidsflyten.
Avtalemelding- og Kopi til-partene blir også importert til Mottaker-fanen (fra Avtaleinfo-delen av Adobe Sign-arbeidsflyten).
Hvis Adobe Sign-arbeidsflyten inneholder godkjenningsmetoder for mottakerne, importeres de også, selv om de ikke vises i malen.
Datatilordning kan ikke importeres fra Adobe Sign-arbeidsflyten, men kan likevel konfigureres manuelt for malen.
Regler -fanen importerer Dager til utløp -verdien fra arbeidsflyten:
Endringer som gjøres i en Salesforce-mal, blir ikke lagret automatisk.
Pass på å klikke på Lagre-knappen øverst til høyre på skjermen for å lagre endringer.
Send til signering-knappen tilknyttes standard avtalemal eller en spesifikk avtalemal som du konfigurerer. Adobe Sign for Salesforce-integrasjonen omfatter som standard en Send til signering-knapp som du kan legge til på oppsettsidene for Salgsmulighet, Forretningsforbindelse, Kontakt, Kundeemne eller Kontrakt. Du kan også opprette flere egendefinerte Send til signering-knapper som kan legges til andre objekter og tilknyttes andre avtalemaler.
Her er et eksempel på hvordan du hvordan du aktiverer Send til signering-knappen for Salgsmulighet-objektet:
Gå til Oppsett > Plattformverktøy > Objekter og felt > Objektbehandling
Velg objektet du vil redigere (Salgsmulighet i dette eksemplet) fra listen over objekter til venstre
Klikk på Sideoppsett-alternativet til venstre
Velg sideoppsettet du vil redigere.
Når sideoppsettet åpnes, velger du Knapper fra listen til venstre
Dra knappen Send til signatur fra øverste del til Tilpassede knapper-boksen i delen Salgsmulighetsdetaljer.
Du kan opprette egendefinerte Send til signering-knapper for andre objekter. Du kan angi en etikett for knappen etter behov.
Her er et eksempel på hvordan du oppretter en egendefinert Send til signering-knapp for Salgsmulighet-objektet:
Gå til Oppsett > Plattformverktøy > Objekter og felt > Objektbehandling
Velg objektet du vil redigere (Salgsmulighet i dette eksemplet) fra listen over objekter til venstre
Når objektsiden er lastet inn, velger du alternativet Knapper, koblinger og handlinger i venstre sidefelt
Klikk på knappen Ny knapp eller lenke øverst til høyre
Du kan kopiere det som ble konfigurert for standard Salgsmulighet-knapp (se skjermbildet nedenfor), men du må erstatte objekt-ID-variabelen i slutten av banen, med objekt-ID-variabelen du vil legge til:
{! URLFOR('/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess', null, [masterId=Opportunity.Id]) }
Hvis du vil knytte en spesifikk avtalemal for en spesifikk Send til signering-knapp, skal banen til knappen være:
{!URLFOR('/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess', null, [masterId = Opportunity.Id, templateId='a024J000002LuyBQAS'])}
der templateId skal settes til den spesifikke ID-en for avtalemalen som skal brukes. Hvis denne verdien ikke angis, brukes standard avtalemal. Du finner templateId i nettadressen for siden for avtalemalen:
Eksempel: Du kan definere en Send til signering-knapp, slik at når den klikkes, omdirigeres brukeren til en angitt nettadresse eller tilbake til oppføringen i stedet for til avtalesiden. Hvis du vil definere denne knappen, bruker du denne strenge som eksempel:
/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}&retURL=/{!Opportunity.Id}
Eksempel: Du kan definere en Send til signering-knapp, slik at når den klikkes, omdirigeres brukeren til avtalesiden, og etter at siden er lastet inn, sendes avtalen uten ytterligere brukermedvirkning. Hvis du vil definere denne knappen, bruker du denne strenge som eksempel:
/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}&onloadAction=Send
Hvis du vil finne ut mer om onLoadActions, kan du se onLoadActions. Du kan også tilordne Send-verdien til On Load Action-feltet (valgliste) for avtaleoppføringen. Se Tilordne data til avtalefelt for informasjon om hvordan du definerer denne tilordningen.
Klikk på Lagre-knappen.
Når du har opprettet den egendefinerte knappen, går du til sideoppsettet for objektet og legger det til på siden på samme måte som i fremgangsmåten nevnt ovenfor for Salgsmulighet-eksemplet.
Aktiver dette alternativet for å omdirigere underskriverne til en landingsside du velger. Dette gjør alternativene Nettadresse for omdirigering etter signering og Forsinkelse for omdirigering etter signering tilgjengelig på siden for å sende avtale. Signatarer for en avtale omdirigeres til den angitte nettadressen etter signering. Du kan for eksempel omdirigere dem til selskapets nettsted eller en undersøkelsesside. Dette alternativet kan gjøres skrivebeskyttet for avsendere som bruker innstillingen Skrivebeskyttede alternativer for etter signering.
Slik aktiverer du alternativer for etter signering:
Gå til Oppsett > Plattformverktøy > Tilpasset kode > Tilpassede innstillinger
Klikk på etiketten Adobe Sign-innstillinger
Klikk på Administrer
Klikk Ny (eller Rediger)
Søk etter innstillingen Aktiver alternativ for etter signering
Rediger etter behov, og klikk på Lagre
Du kan aktivere funksjonaliteten Send på vegne av hvis det er tilfeller der det kreves at noen i Salesforce-organisasjonen må sende avtaler på vegne av en annen person. Denne funksjonen fungerer for all avtalesending, inkludert sending i bakgrunnen, som utløses av en oppdatering av avtalefeltet Bakgrunnshandlinger eller alternativet Send automatisk i avtalemaler. Du kan også konfigurere et oppslag for en bruker i en avtalemal til Send på vegne av, slik at det fylles ut automatisk når avtalen genereres.
Slik aktiverer du funksjonaliteten Send på vegne av:
Aktiver innstillingen Tillat sending på vegne av andre ved å gjøre følgende:
Legg til feltet DC – Tillat sending som andre i oppsettet for brukeroppføring ved å gjøre følgende:
Du må aktivere alternativet Tillat sending som andre brukere for Adobe Sign for den spesifikke brukeren du vil sende på vegne av, slik:
Legg til feltet Send på vegne av andre i sideoppsettet for avtale ved å gjøre følgende:
a. Gå til Oppsett > Bygg > Opprett > Objekter
b. Klikk på Avtale-koblingen
c. Klikk på Feltsett øverst på siden for å gå til denne inndelingen
d. Klikk på Rediger-handlingen
e. Velg avtalen, finn feltet Send på vegne av, og deretter klikker du på og drar det til inndelingen I feltsettet.
f. Når du konfigurerer avtalen for sending, må feltet Send på vegne av fylles ut med brukeren som har tillatt at andre brukere kan sende på vegne av dem.
Aktiver denne innstillingen for å vise og aktivere alternativet Bare avsender signerer i Mottaker-inndelingen på siden for å sende avtalen. Når alternativer Bare avsender signerer, presenteres avtalen eller dokumentet til avsender til signering. Denne funksjonaliteten er lik Fyll ut og signer-funksjonaliteten i Adobe-tjenestene. Dette alternativet kan settes til å være skrivebeskyttet ved hjelp av innstillingen Skrivebeskyttet Bare avsender signerer.
Slik aktiverer du funksjonen Bare avsender signerer:
Gå til Oppsett > Plattformverktøy > Tilpasset kode > Tilpassede innstillinger
Klikk på etiketten Adobe Sign-innstillinger
Klikk på Administrer
Klikk Ny (eller Rediger)
Finn innstillingen Aktiver Bare avsender signerer
Rediger etter behov, og klikk på Lagre
Salesforce kan utløse handlinger automatisk via nettadresseparameteren for onLoadAction som støttes av Adobe Sign for handlingene for avtaleknappen: Send, Påminn, Slett, Avbryt, Oppdater og Vis. Nettadresseparameteren vil ta hensyn til innstillingene for verktøylinjen (se Veiledning for avansert tilpassing) som angis av administrator, slik at bare de som er aktivert er tilgjengelig.
Eksesmpel på nettadresser med onLoadAction:
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Avtale-ID]&sfdc.override=1&onLoadAction=send
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Avtale-ID]&sfdc.override=1&onLoadAction=remind
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Avtale-ID]&sfdc.override=1&onLoadAction=delete
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Avtale-ID]&sfdc.override=1&onLoadAction=cancel
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Avtale-ID]&sfdc.override=1&onLoadAction=update
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Avtale-ID]&sfdc.override=1&onLoadAction=view
Logg på kontoen din