På denne siden
- Oversikt
- Slå sammen tilordninger – Generere dokumenter med Salesforce-data
- Datatilordninger – Sende signatardata og filer til Salesforce-oppføringer
- Avtalemaler Send til signering-knappen
- Aktivere Send til signering-knappen
- Aktiver alternativer for etter signering
- Aktiver funksjonaliteten Send på vegne av
- Aktivere Bare avsender signerer
- onLoadActions
Adobe Sign gjør det mulig å bruke interaktive skjemaer for å samle inn data fra signatarene, plassere signatur- og initialfelt i dokumentene, samle inn informasjon fra to parter fra avsender og signatar, og mye mer.
Du kan opprette ditt eget Adobe Sign -malbibliotek ved å lagre Adobe Sign-skjemaer og -maler i Salesforce-dokumenterfanen.
Adobe Sign-tekstkoder gir følgende fordeler:
- Angi spesifikke plasseringer der kunder kan signere og sette initialene sine på dokumenter
- Samle inn data fra signatarer som senere kan sendes tilbake til Salesforce-kontoen. (Se Datatilordninger)
- Slå sammen data fra Salesforce i dokumentfelt før sending til signering. (Se Slå sammen tilordninger)
Du kan opprette Adobe Sign-skjemaer ved å legge til spesielle tekstkoder i dokumentet du sender via Adobe Sign (Word, PDF, tekst osv.). Hvis du vil ha mer informasjon, kan du lese dokumentasjonen for tekstkoder.
Merk:
Det er to valgfrie innstillinger når det gjelder data og flettetilordning. Begge kan konfigureres etter dine behov ved å gå til Oppsett > Plattformverktøy > Tilpasset kode > Tilpassede innstillinger:
1. Ønsker du å få en e-postmelding når en data- eller flettetilordning mislykkes?
- Aktiver varsel om tilordningsfeil (Aktivert som standard): Aktiver denne innstillingen for å sende e-postvarsler til eieren av datatilordninger eller flettetilordninger hvis det oppstår feil når tilordningene utføres.
2. Ønsker du å vise API-navnene når du velger felt i data-/flettetilordning?
- Vis API-navn for felt (Deaktivert som standard): Aktiver dette alternativet for å vise API-navn for hvert felt og hver relasjon i Salesforce-objekter mens du angir datatilordning og flettetilordning.
Du vil legge merke til at på noen sider er det en Vis meg-knapp.
Denne knappen flytter deg gjennom de overordnede trinnene som siden er utformet for. Det er ikke en kontroll av verdiene du setter inn, men er nyttig for å flytte gjennom en prosess i riktig rekkefølge og ikke gå glipp nødvendige elementer.
Merk:
Sammenslåing/datatilordning av feltnavn til SFDC-objektfelt kan tilrettelegges ved å "laste opp" feltnavnene til Salesforce. Dette lar deg velge feltnavn fra en valgliste i stedet for å skrive inn feltnavnene for hånd i et tekstfelt. Slik gjør du dette:
- Opprett skjemaet med alle felt definert
- Send skjemaet til signering gjennom Salesforce med et forklarende avtalenavn, som Mal for W4-felt
- Dette gjør det enklere å finne riktig mal når du tilordner feltene
- Angi innhold (hva som helst) i alle feltene du vil tilordne, og signer avtalen slik at den registreres som fullført i Salesforce.
- Fullføringsprosessen gir Salesforce en kilde å hente feltnavnene fra
- Du skal nå se malen når du bruker Import-funksjonen for data / slå sammen tilordninger
Vellykket tilordning krever at du har forhåndsbygde skjemaer med definerte navnefelt, slik at du kan logisk relatere SFDC-objektfeltet til Adobe Sign-skjemafeltet.
Et enkelt skjema er illustrert nedenfor. Feltene er definert av par med klammeparenteser på hver side (definerer feltbredden) og feltnavnet (tegnstrengen mellom klammeparentesene).
Tekstkoder kan inneholde tilleggsargumenter i tillegg til navneverdi, inkluderingsvalideringer, beregninger og vanlige uttrykk. En grundig beskrivelse av skjemabygging finner du her, og denne kan dramatisk forbedre kvaliteten på dataene du registrerer under signeringsprosessen.
Merk:
Funksjonen Forkorting av tekstkoder kan være svært nyttig i skjemadesign og felttilordning ved å etablere en konvensjon for feltnavnene som gjentas i alle dokumenter (og sparer tid ved at man ikke trenger å opprette den formelle koden på nytt). Dette forbedrer datatilordningen på tvers av flere plattformer og danner et grunnlag for fremtidige skjemaer.
Slå sammen tilordninger for Adobe Sign gjør det mulig å slå sammen feltdata fra Salesforce i dokumentfeltene før sending til signering.
Du kan for eksempel automatisk fylle ut et kundeemnes adresse og telefonnummer fra en Salesforce-oppføring i avtalen før den sendes til kundeemnet til signering. Du kan også endre statusen for en salgsmulighet når avtalen er fullstendig signert og fullført. Sammenslåtte datafelt kan eventuelt oppdateres av underskrivere hvis du velger å tilordne underskriveroppdateringer tilbake til Salesforce.
Du kan også bruke tilordninger for sammenslåing for å automatisk legge til produktlistene som er knyttet til en salgsmulighet. Du kan angi hvilke produktegenskaper (som antall og pris) som inkluderes i avtalene, samt angi hvordan de tilknyttede produktene skal sorteres og filtreres.
En datakildetype for en tilordning for sammenslåing kan være en spesifikk konstantverdi eller en verdi fra et Salesforce-objektfelt, som kan refereres fra Adobe Sign-avtalen. Målet for hvert element for tilordning for sammenslåing er et angitt felt på en Adobe Sign-avtale.
Tilordningen nedenfor oppdaterer for eksempel Adobe Sign-dokumentfeltene for FirstName og LastName med dataene i feltet Salesforce-mottaker (kontakt). Den fyller også ut firmafeltet i dokumentet med kontonavnet.
Merk:
Når du velger et objekt å tilordne, starter du med avtaleobjektet og går til et overordnet objekt / oppslagsobjekt. Tilknytningen mellom objektene må allerede være opprettet ved kjøretid.
Opprette en ny tilordning for sammenslåing:
1. Velg Adobe Sign fra Appstarter øverst til venstre på skjermen
2. Klikk på fanen Tilordninger for sammenslåing
3. Klikk Ny på hjemmesiden for Tilordning for sammenslåing.
4. I inndelingen Informasjon om tilordning skriver du inn et navn på tilordningen og avgjør om du vil den skal være standardtilordning. Hvis du merker av for Standard tilordning for sammenslåing, vil tilordningen utføres som standard ved sending av en avtale til signering.
5. Hvis du vil importere og tilordne skjemafelt fra et eksisterende dokument, kan du velge en avtale som ble sendt til signering og signert. Du kan importere felt fra flere avtaler for å legge til flere felt. Felt med dupliserte navn importeres ikke to ganger. Gjør følgende for å importere skjemafelt:
a. Klikk på Vis for å vise inndelingen Importer skjemafelt for dokument.
b. Klikk på søkeikonet etter felter der du ser Importer felt fra
c. Klikk på avtalen du vil importere felt fra
d. Klikk på Importer skjemafelt-knappen.
Antall importerte felt vises.
6. I inndelingen Tilordne Salesforce-objektfelt til dokumentfelt kan du opprette en tilordning fra felt som kan refereres fra Adobe Sign-avtaleobjektet (inkludert egendefinerte felt). Du kan også legge til tilordningsregler for å slå sammen data i Adobe Sign-dokumenter.
Gjør følgende for å opprette en tilordningsrad for å slå sammen felt:
1. Klikk på Legg til felttilordning for å legge til en ny, tom rad.
2. Definer tilordningene og tilordningsreglene i følgende inndelinger:
- Måldokumentfelt – Hvis du har importert skjemafelt, kan du velge disse feltene. Du kan også angi et bestemt feltnavn.
- Klikk på ikonet til venstre for måldokumentfeltet feltet for å bytte mellom et tekstinndatafelt og en valgbar rullegardinmeny som viser tilgjengelige og importerte skjemafeltverdier.
- Kildetype – Velg Salesforce-objektfeltet eller Konstant.
- Kildeverdi – Avhengig av valgt kildetype må du angi følgende:
- Hvis kildeverdien er Salesforce-objektfelt, må du velge en verdi. Du gjør dette ved å klikke på koblingen Valgt objekt for å vise dialogboksen Objektvelger, der du kan velge Salesforce-kildeobjektfeltet.
Hvis kildeverdien er konstant, må du skrive inn en verdi i kildeverdifeltet.
- Deaktiver – Hvis merket, vil ikke denne tilordningsraden utføres
- Handlinger – Klikking på dette ikonet sletter raden
I inndelingen Tilordne Salesforce-produktlinjeelementfelt til Adobe-dokumentfelt kan du legge til produktlister knyttet til en salgsmulighet.
Gjør følgende for å opprette en tilordningsrad for å slå sammen felt:
- Klikk på Legg til felttilordning for å legge til en ny, tom rad.
3. I dialogboksen Objektvelger velger du et Salesforce-kildefeltsalgsmulighet og produkt for salgsmulighet, og legger deretter til produktegenskapene, som antall, pris og linjebeskrivelse, som er inkludert i avtalene. Du kan også angi sorteringsfeltet og sorteringsrekkefølgen.
4. Klikk på Fullført.
5. Gjenta trinn 1-4 for å legge til flere tilordningsrader.
Når du har fullført malen for tilordning for sammenslåing, klikker du på Lagre
Du kan opprette så mange tilordninger for sammenslåinger som nødvendig, og én av dem kan defineres som standardtilordning som utføres når en avtale sendes til signering. Bare én tilordning kan være standardtilordning.
Du kan også eksplisitt angi hvilken tilordning for sammenslåing du vil bruke for en avtale, ved å referere til den i avtalens felt for tilordning for sammenslåing (echosign_dev1__Merge_Mapping__c). Du kan bruke en Salesforce-arbeidsflyt eller -utløser for å kjøre en egendefinert forretningslogikk for å fastslå hvilken mal som skal brukes. Vær oppmerksom på at du ikke trenger å angi at dette feltet skap peke til standardtilordningen. Standardtilordningen utføres hvis dette feltet er tomt.
Merk:
Det anbefales at store eller komplekse distribusjoner bare bruker standardtilordning under innledende prøve / konseptbevis. Eksplisitt tilknytning av maler bør være standard.
Det er innstillinger for tilordning av sammenslåing som definerer hvordan filvedlegg håndteres. Som standard vil det opprinnelige vedleggsdokumentet (for eksempel en NDA-mal) fjernes, og det sammenslåtte dokumentet legges ved avtaleoppføringen når avtalen sendes.
- Legg ved sammenslått dokument: Når en tilordning for sammenslåing brukes for en avtale, vil valg av dette alternativet legge ved dokumentet med de sammenslåtte dataene i avtaleoppføringen etter at avtalen er sendt.
- Fjern opprinnelig dokument: Når en tilordning for sammenslåing brukes for en avtale, vil valg av dette alternativet fjerne det opprinnelige maldokumentet fra avtaleoppføringen etter at avtalen er sendt.
Merk:
Disse innstillingene er globale og har innvirkning på alle maler for tilordning for sammenslåing.
Slik endrer du innstillingene:
- Gå til Oppsett > Plattformverktøy > Tilpasset kode > Tilpassede innstillinger
- Klikk på etiketten for Innstillinger for tilordning for sammenslåing for Adobe Sign
- Klikk på Behandle-knappen.
- Klikk New-knappen
- Rediger innstillingene etter behov, og klikk på Lagre.
Salesforce-felt har valideringsregler som kan føre til at en tilordning mislykkes. Hvis du for eksempel tilordner e-postfelt i Salesforce til et Adobe Sign-tekstfelt, kan dette mislykkes hvis innholdet i feltet ikke er en gyldig e-postadresse.
Hvis en tilordning mislykkes av en eller annen årsak, logges feilmeldingen i feltet Feil under tilordning av sammenslåing (echosign_dev1__Merge_Mapping_Error__c) for Adobe Sign-avtaleobjektet, og det sendes en e-postmelding til eieren av tilordningen av sammenslåingen som angir feilen.
Merk:
Det et også mulig å opprette en rapport eller listevisning for å vise mislykkede tilordningsfelt
E-postvarslet er aktivert som standard, men kan deaktiveres ved å endre innstillingen:
1. Gå til Oppsett > Plattformverktøy > Tilpasset kode > Tilpassede innstillinger
2. Klikk på etiketten Adobe Sign-innstillinger
2. Klikk på Behandle-knappen på siden Definisjon for egendefinert innstilling
3. Klikk på Ny eller Rediger på siden Egendefinert innstilling
4. Finn Aktiver varsel for tilordningsfeil og endre etter behov
Datatilordninger for Adobe Sign-skjemafelt lar deg definere hvordan Adobe Sign vil oppdatere Salesforce.com-objekter med data som registreres fra signatarer. Du kan for eksempel oppdatere en signatars kontaktoppføring i Salesforce.com med adressen og telefonnummeret de angav ved utfylling og signering av dokumentet. Du kan i tillegg også sende tilbake den signerte Adobe Sign-avtalen, revisjonssporet og opplastede støttedokumenter fra mottakere i Salesforce-objekter, ved å konfigurere filtilordninger.
Datatilordninger for Adobe Sign oppdaterer Salesforce-objekter når en Adobe Sign-avtale signeres eller ved en angitt status i arbeidsflyten for avtale. Hver enkelt datatilordning konfigureres på forhånd og inneholder regler for datatilordning. Hver enkelt regel for datatilordning definerer datakilden og Salesforce-målfeltet som skal oppdateres.
En datakilde for en tilordning kan være et Adobe Sign-skjemafelt, en spesifikk kontantverdi eller en verdi fra et Adobe Sign-avtalefelt. Et mål for hvert datatilordningselement kan være et felt i alle Salesforce-objekter, som kan refereres fra Adobe Sign-avtalen.
Tilordningen nedenfor oppdaterer for eksempel signatarens for- og etternavn (som angitt av signataren) i Kontakt-objektet. Den oppdaterer også statusen for salgsmulighet og legger til den signerte avtalen og revisjonssporet i salgsmuligheten når avtalen signeres.
Her er noen andre eksempler på bruk av datatilordninger til å oppdatere Salesforce:
- Oppdatere kontaktinformasjon for mottaker
- Legge til et IO-nummer i salgsmuligheten
- Oppdatere betalingsinformasjon i konto
- Endre salgsmulighetsfase når kontrakten er signert
- Legge til signert PDF og revisjonsspor i kontakt
Følg fremgangsmåten nedenfor for å opprette en ny datatilordning for Adobe Sign:
- Velg Adobe Sign fra Appstarter øverst til venstre på skjermen
- Klikk på fanen Datatilordninger
- Klikk på Ny-knappen på hjemmesiden Datatilordninger
- Skriv et intuitivt navn på tilordningen på siden Ny datatilordning, og bestem om du vil at det skal være standardtilordningen. Hvis du merker av for Standard datatilordning, vil tilordningen utføres som standard når avtalene signeres. Du trenger ikke å angi en datatilordning som standard. Du kan tilordne den til en avtalemal som skal brukes når en avtale opprettes
5. Bruk inndelingen Felttilordning for å definere datatilordninger til Salesforce-felt. Du kan legge til tilordningsregler for å oppdatere felt til tilknyttede Salesforce-objekter. Du kan opprette en tilordning til et hvilket som helst felt (inkludert egendefinerte felt). Det er to metoder for å opprette tilordningsrader og angi hvilke avtalefelt dataene kommer fra. Du kan importere felt fra et eksisterende dokument ved hjelp av Importer felt fra en eksisterende avtale. Du kan også definere hver enkelt tilordningsrad enkeltvis ved hjelp av Legg til tilordning.
Merk:
Hvis du ikke har egendefinerte Adobe Sign-felt i dokumentet du importerer fra, kan du ikke importere standard Adobe Sign-felt som følger med hvert enkelt signert avtale. (for eksempel signert (dato), e-postadresse, fornavn, etternavn, stilling og firma).
Du kan bruke Importer felt fra en eksisterende avtale for å importere en liste over skjemafeltnavn som det skal opprettes tilordninger fra, ved å velge en eksisterende avtale som ble sendt til signering og signert. Du kan importere felt fra flere avtaler for å legge til flere felt. Gjør følgende for å importere felt fra en avtale:
- Velg avtalen du vil importere felt fra.
Angi følgende for hver enkelt felttilordningsrad:
1a. Hvilket Salesforce-objekt skal oppdateres? – Velg Salesforce-målobjektet dataene skal kopieres til.
1b. Hvilket Salesforce-felt skal oppdateres – Velg Salesforce-målfeltet dataene skal kopieres til.
2a. Hvor kommer dataene fra? – Velg type – Velg ett av følgende alternativer: EchoSign Skjemafelt, Konstant eller Avtalefelt.
2b. Hva er verdien av dataene?– Avhengig av alternativet Data kommer fra som er valgt, må du angi følgende:
- Data kommer fra EchoSign-skjemafelt – Velg et EchoSign-skjemafelt eller inndata i et spesifikt feltnavn. Klikk på ikonet til venstre for feltet for å bytte mellom et tekstinndatafelt og en valgbar rullegardinmeny som viser tilgjengelige og importerte skjemafeltverdier.
- Data kommer fra konstant – Skriv inn en spesifikk verdi. Du kan for eksempel angi en feltverdi som du vil endre for en Salesforce-valgliste. Du kan også angi et tall eller en tekst som du vil oppdatere i et Salesforce-felt.
- Data kommer fra avtalefelt – Velg et avtalefelt fra rullegardinmenyen.
3. Når skal tilordningen kjøres? – Velg avtalestatus – Datatilordningen vil kjøre når avtalestatusen endres til den angitte statusen.
- Signert/godkjent/Godtatt/Skjema-utfylt/Levert
- Venter på motsignatur/Godkjenning/Godtak/Skjemautfylling/Levering
- Ute til signering/Godkjenning/Godtak/Skjemautfylling/Levering
- Avbrutt/avvist
- Utløpt
Du kan også endre innstillingene for en tilordningsrad.
- Under Handlinger klikker du på Innstillinger-ikonet (tannhjul)
- I dialogboksen Innstillinger for verdi for felttilordning kan du angi følgende:
- Ikke overskriv eksisterende – Hvis det er merket av for dette og verdien allerede finnes i Salesforce-målfeltet, ikke overskriv verdien ved hjelp av denne tilordningsregelen.
- Ikke skriv tomt – Hvis det er merket av for dette og kildeverdien fra Adobe Sign-avtalen er tom, ikke overskriv den tomme verdien i Salesforce-målfeltet ved hjelp av denne tilordningsregelen.
Du kan også deaktivere en tilordningsrad slik at den ikke utføres, ved å merke av for Deaktiver-alternativet
Du kan tilordne den signerte Adobe Sign-avtalen eller revisjonssporet til det valgte Salesforce-målobjektet ved å gjøre følgende:
1. Klikk på Legg til tilordning i tabellen Filtiordning.
2. Velg følgende for hver enkelt felttilordningsrad:
1. Hvilket Salesforce-objekt skal oppdateres? – Velg Salesforce-målobjektet dataene skal kopieres til
2a. Hvordan vil du legge til filen? – Alternativene er som følger:
• Legg til en referansekobling til filen – Angir nettadressen for å hente den signerte PDF-filen for avtalen.
• Legg ved filen direkte i objektet – Legg ved PDF-dokumentet direkte i objektet du tilordner til hvis en vedleggsliste er tilgjengelig for objektet.
Merk:
Ikke alle objekter (for eksempel brukere) støtter filvedlegg, så du må ikke tilordne filer til disse objektene.
2b. Lagre som et vedlegg – Når dette alternativet er valgt, blir innholdet lagret som et vedlegg (Salesforce-objekttype). Hvis dette alternativet ikke er valgt, lagres innholdet som en fil.
2c. Hvilket felt skal nettadressen for filen legges til i? – Bare nødvendig hvis du velger Legg til en referansekobling til filen. Du må velge målfeltet som nettadressen skal kopieres til.
Merk:
Hvis det legges til en referansekobling for revisjonssporet, støttes ikke støttedokument eller PDF-filer med delt signering. Du kan legge ved disse PDF-filene i Salesforce-objektoppføringen.
Referansekoblingen kan også bare tilordnes til et tekstbasert felt (for eksempel streng, valgliste)
3. Hvilken fil skal legges til? – Alternativene er som følger:
• Signert avtale – Sammenslått PDF – Velg dette alternativet hvis du sender flere dokumenter til signering i én enkelt transaksjon. Dette alternativet vil sende de signerte dokumentene tilbake til Salesforce-objektoppføringen som én enkelt sammenslått PDF-fil.
• Signert avtale – Separate PDF-filer – Velg dette alternativet hvis du sender flere dokumenter til signering i én enkelt transaksjon. Dette alternativet vil sende de signerte dokumentene tilbake til Salesforce-objektoppføringen som separate PDF-filer.
• Revisjonsspor – Velg dette alternativet for å sende revisjonssporet i PDF-format tilbake til Salesforce-objektoppføringen.
• Støttedokumenter – Velg dette alternativet for å sende eventuelle støttedokumenter som lastes opp av signatarene, tilbake til Salesforce-objektoppføringen.
Merk:
Hvis du har en egendefinert nettadresse i Adobe Sign med et egendefinert underdomene (for eksempel https://firmaxyz.echosign.com), må du utføre ett ekstra trinn for å få den signerte avtalen-PDF-filen tilbake til Salesforce.
- Gå til Oppsett > Innstillinger > Sikkerhet > Innstillinger for eksternt nettsted
- Klikk på Nytt eksternt nettsted-knappen
- Legg til Adobe Sign-nettadressen som en ny nettadresse for eksternt nettsted. Dette er bare nødvendig ved tilordning av den signerte avtalen|.
4. Når skal tilordningen kjøres? – Velg avtalestatus – Datatilordningen vil kjøre når avtalestatusen endres til en angitt status. Følgende alternativer finnes:
• Signert/godkjent/Godtatt/Skjema-utfylt/Levert
• Venter på motsignatur/Godkjenning/Godtak/Skjemautfylling/Levering
• Ute til signering/Godkjenning/Godtak/Skjemautfylling/Levering
• Avbrutt/avvist
• Utløpt
Du kan opprette så mange datatilordninger som nødvendig, og én av dem kan defineres som standardtilordning som utføres når statusen for en avtale endres. Bare én tilordning kan være standardtilordning.
Du kan eksplisitt angi hvilken for tilordning du vil bruke for en avtale, ved å referere til den i avtalens felt for datatilordning (echosign_dev1__Process_Template__c). Du kan bruke en Salesforce-arbeidsflyt eller -utløser for å kjøre en egendefinert forretningslogikk for å fastslå hvilken datatilordning som skal brukes. Vær oppmerksom på at du ikke trenger å angi at dette feltet skap peke til standardtilordningen. Standardtilordningen utføres hvis dette feltet er tomt.
Du kan også utføre en tilordning før eller etter at avtalestatusen endres til Signert (for eksempel utføre tilordningen etter at den første signataren har signert den) ved å merke av for Utløs datatilordning (echosign_dev1__Trigger_Process_Template__c). Du kan bruke en Salesforce-arbeidsflyt eller -utløser for å kjøre en egendefinert forretningslogikk for å fastslå når en datatilordning skal utføres.
I tillegg kan du knytte en datatilordning til en avtalemal. Se Avtalemaler for mer informasjon.
Salesforce-felt har valideringsregler som kan føre til at en tilordning mislykkes. Hvis du for eksempel tilordner et Adobe Sign-tekstfelt til et e-postadressefelt for Salesforce, kan validering mislykkes hvis innholdet i feltet ikke er en gyldig e-postadresse.
Pass på å bruke valideringsregler for Adobe Sign-skjemafelt når dette er mulig, for å sikre at dataene som angis av signatarer, kan sendes tilbake til Salesforce. Standard valideringsregler for PDF-skjemafelt for Adobe Sign fra PDF-dokumenter. Lar deg opprette valideringsregler ved bruk av Adobe Sign-tekstkoder. Se Dokumentasjonen for tekstkode for mer informasjon.
Hvis en tilordning mislykkes av en eller annen årsak, logges feilmeldingen i feltet Feil under datatilordning (echosign_dev1__Data_Mapping_Error__c) for Adobe Sign-avtaleobjektet, og det sendes en e-postmelding til eieren av datatilordningen som angir feilen.
Merk:
Det et også mulig å opprette en rapport eller listevisning for å vise mislykkede tilordningsfelt
E-postvarslet er aktivert som standard, men kan deaktiveres ved å endre innstillingen:
- Gå til Oppsett > Plattformverktøy > Tilpasset kode > Tilpassede innstillinger
- Klikk på etiketten Adobe Sign-innstillinger
- Klikk på Administrer
- Klikk Ny (eller Rediger)
- Finn (Ctrl/Cmd+F) innstillingen Aktiver varsel for tilordningsfeil
- Rediger innstillingen etter behov
- Klikk på Lagre
Adobe Sign-avtalemaler er en enkel måte for å forhåndskonfigurere mange standardverdier og -innstillinger for avtalene. Du kan også koble en avtalemal til en Send til signering-knapp.
Dette omfatter forhåndsdefinering av avtalefelt til å inkludere navn, melding, språk, signaturtype, utløpsdatoer og sikkerhetsalternativer. Du kan også tilknytte en bestemt datatilordning, tilordning for sammenslåing og et objekt (for eksempel Salgsmulighet, Forretningsforbindelse, Kontakt, Kundeemne, Kontrakt) til avtalemalen. Du kan også forhåndsdefinere mottakerdefinisjonene, tilordne felt til avtalefelt og forhåndsdefinere filvedleggene.
Du kan også konfigurere en Sent til signering-knapp som vises på en tilknyttet objektoppføring (for eksempel Salgsmulighet), slik at den knyttes til en avtalemal som standard. Klikking på knappen genererer en avtale ved hjelp av en avtalemal.
Følg fremgangsmåten nedenfor for å opprette en ny avtalemal:
- Velg Adobe Sign fra Appstarter øverst til venstre på skjermen
- Klikk på fanen Avtalemaler
- Klikk på Ny-knappen på hjemmesiden Avtalemaler
Den nye Avtalemal-siden vises, og viser navnet øverst.
Til høyre for navnet er det et “vis mer”-rullegardinikon som åpner en meny med følgende alternativer:
- Rediger navn – Endre navnet på gjeldende mal
- Endre eier – Endre eieren av gjeldende mal Må være tildelt til en aktiv bruker i Salesforce-organisasjonen
- Klone – Dupliserer gjeldende mal med et unikt Salesforce ID-nummer
- Slett – Sletter gjeldende mal fra Salesforce
Rett under Lagre-knappen er IDen for malen og metadataene om hvem som opprettet, eier og sist endret malen.
Aktiv/inaktiv-bryteren gjør malen tilgjengelig eller ikke (henholdsvis). Nye maler opprettes i en Aktiv tilstand.
Maldetaljene har kjernedetaljene som relaterer avtalene som er opprettet av malen, til det refererende Salesforce-objektet.
- Avtalenavn – Dette feltet definerer standardnavnet på avtalen. Alle avtaler opprettes i utgangspunktet med dette navnet.
Tekstfelt, som Avtalenavn, kan bruke Salesforce-variabler som en del av definisjonen til dynamisk generering av meningsfulle feltverdier.
Du kan for eksempel tilpasse Avtalenavn slik at det inkluderer navnet på en mottaker når avtalen genereres. Eks: Acme Corp-avtale - {!Name}
- Salesforce-objekt – Velg Salesforce-hovedobjektet som du vil bruke som hovedreferanse for noen av de valgfrie definisjonene i avtalemalen.
Du kan for eksempel definere mottakere, felttilordninger eller vedlegg for avtalen for å slå opp felt og tilordne i hovedobjektet eller data fra oppslagsobjekter.
Hvis du har et hovedobjekt definert i avtalemalen, starter du avtalen fra en Send til signering-knapp i hovedobjektet. (Se Aktivere Send til signering-knappen for mer informasjon hvordan du aktiverer en standardknapp eller oppretter nye Send til signering-knapper.)
- Send automatisk – Aktiver dette alternativet hvis du har automatiske arbeidsflyter som du vil bruke for å utløse sending av avtaler, eller hvis du vil sende en avtale automatisk etter at en bruker klikker på Send til signering-knappen fra en Salesforce-oppføring.
For at Send automatisk skal fungere må det være definert minst én mottaker og ett vedlegg i avtalemalen.
Avanserte alternativer
- Avtaletype – Velg fra listen over definerte Avtaletyper.
- Nyttig for bedre rapporteringsmuligheter.
- Språk – Definerer språket som brukes i kommunikasjon med mottakeren, inkludert e-post og instruksjoner på skjermen.
- Velg signaturtypen for denne avtalen – Velg standardverdien for signaturtypen som skal samles inn:
- E-signatur – Elektroniske signaturer vil bli innsamlet som standard
- Skrevet signatur – Mottakerne blir bedt om å laste ned dokumentet, signere det fysisk, skanne det signerte dokumentet og laste opp det dokumentet til Adobe Sign
- E-signatur – Elektroniske signaturer vil bli innsamlet som standard
Tilordne data til avtalefelt i avtalemalen:
Klikk på koblingen Tilordne data til avtalefelt og velg en tilordningsmetode:
- Velg fra objekt
- Dette alternativet krever at et Salesforce-objekt er definert.
- Basert på hovedobjektet du konfigurerer, velger du et Kilde- og Målavtale-felt.
Hovedobjektet kan for eksempel være Salgsmulighet. I det neste skjermbildet velger du kildefeltet fra hovedobjektet (for eksempel Salgsmulighet), og du velger også målfeltet for avtaleobjektet som dataene skal tilordnes.
Legg ved dokumentene som avtalen er forventet å levere.
Hvis ingen dokumenter legges ved malen, må avsenderen velge dokumentet når avtalen konfigureres.
Hvis malen er satt til Send automatisk, bør minst ett dokument legges ved malen.
- Last opp for å legge til et dokument – Det øverste feltet lar deg legge til en fil via dra-og-slipp fra skrivebordet, eller laste opp en fil gjennom en menydrevet veiviser.
Merk:
En fil som lastes opp via dra-og-slipp eller Last opp filer, legges til i Salesforce CRM og filer-innholdet (lagret som en fil), eid av den som laster opp.
- Velg for å legge til dokumenter – Dette alternativet lar deg søke etter et dokument etter spesifikke biblioteker ved å bruke søkefeltet under valgknappene:
- Salesforce CRM og filer – Ditt personlige bibliotek. Alle dokumenter du laster opp fra systemet ditt, lagres i dette biblioteket for fremtidig bruk.
- Salesforce-dokumenter – Salesforce-biblioteket som er delt mellom brukere.
- Adobe Sign-bibliotek – Biblioteksinnholdet som er lagret i Adobe Sign-systemet.
- Avansert søk – Ett grensesnitt der alle alternativene over er tilgjengelig.
Avanserte alternativer
Legg til et dokument fra objekt eller kjøretidsvariabel – Dette alternativet lar deg velge et dokument eller objekt fra et Salesforce-objekt eller en kjøretidsvariabel.
Noen Salesforce-hovedobjekter vil ha flere alternativer for kilden til dokumentet (hvis for eksempel Salesforce-objektet som er definert på Maldetaljer-fanen er Salgsmulighet, vil du se det ekstra kildealternativet Legg til fra salgsmulighetstilbud).
Det er tre alternativer:
○ Legg til fra Salesforce-objekt
►Kildetype – Velg objekttypen for dokumentet, Fil eller Vedlegg
►Dokumentvalg – Velg dokumentet som skal legges ved, basert på ett av disse kriteriene:
○ Siste dokument – Nyligste opprettelsesdato
○ Eldste dokument – Eldste opprettelsesdato
○ Alle dokumenter – Alle dokumenter som blir funnet
○ Legg til fra salgsmulighetstilbud
►Tilbudstype:
○ Nyeste tilbud
○ Eldste tilbud
►Tilbudstype bestemt av:
○ Dato for siste endring
○ Opprettingsdato
►Tilbudsdokumenttype
○ Nyeste dokument
○ Eldste dokument
○ Alle dokumenter
○ Kjøretidsvariabel
Legg til et vedlegg dynamisk fra et objekt
►Legg til navn på kjøretidsvariabel– Angi variabelen og ID-typen fra Salesforce-objektet.
Mottakere-fanen styrer mottakerne av avtalen.
- Alle mottakere signerer – Alle mottakerne som er definert i malen, må delta i prosessen i samsvar med rollene de er tildelt. Dette er innstillingen for alle avtaler som ikke forventes å bli signert bare av avsenderen.
- Bare avsender signerer – Aktiver dette alternativet for å legge til Bare jeg signerer-funksjonaliteten i malen.
Innstillingen Aktiver Bare avsender signerer må være aktivert for å bruke dette alternativet. Dette alternativet kan settes til å være skrivebeskyttet ved hjelp av innstillingen Skrivebeskyttet Bare avsender signerer, avhengig av kravene dine.
Mottakerne bestemmer fire viktige elementer i avtalen:
- Hvem er involvert i avtalen – Hver mottaker av avtalen (og kopimottakere) er oppført for seg.
- Hvordan bekreftes de – Bekreftelse av mottakeridentitet kan konfigureres per mottaker.
- Hva har de tillatelse til å gjøre – Hver mottaker kan tildeles sin egen rolle som definerer hvordan de kan samhandle med avtalen og hvordan de logges i revisjonsrapporten.
- I hvilken rekkefølge får de tilgang til avtalen – Tallet helt til venstre angir når i syklusen mottakeren får tilgang til dokumentet.
Typiske signaturprosesser er sekvensielle, men en parallell prosess kan oppnås ved å redigere indeksnumrene manuelt slik at de får samme verdi. Dette kan gjøres for alle mottakerne for å få en fullt parallell prosess, eller bare for deler av mottakerne slik at det blir en hybridsignaturflyt.
Mottakere kan legges til etter:
- Salesforce-objekt – Kontakt, Bruker, Salgsemne eller Gruppe
- E-postadresse – Alle e-postadresser aksepteres
- Kjøretidsvariabel – Sett inn en mottaker dynamisk basert på en importert verdi fra en variabel i hovedobjektet (som definert på fanen Maldetaljer)
Melding-delen importerer Avtalenavn fra fanen Maldetaljer.
- Tekstfeltet under Avtalenavn har den globale meldingsteksten i e-postmeldingen som leveres til mottakerne.
Avanserte alternativer
- Aktiver vertssignering (personlig signatur) – Aktiver for å tilrettelegge for vertsbasert, personlig signering hvis underskriveren er tilgjengelig.
- Aktiver Forhåndsvis og plasser felt – Aktiver dette alternativet for å forhåndsvise avtalen og dra og slippe skjemafelt til den før sending til signering
- Send på vegne av – Avtalen sendes på vegne av brukeroppførings-ID-en som angis i dette feltet.
Merk: Hvis du bruker Send på vegne av-funksjonaliteten, må du passe på å aktivere dette først ved å følge disse instruksjonene.
- Avanserte bekreftelsesmetoder – Med dette alternativet kan du konfigurere bekreftelsesmetodene for mottakere hvis du styrer underskriverbekreftelse basert på Intern/Ekstern mottakerstatus.
Tilleggsregler er alternativene for å automatisere vanlige avtaleoppgaver:
- Automatiske påminnelser – Velg et alternativ for automatiske påminnelser. Alternativene er Aldri, Hver dag, Til signert eller Hver uke til signert.
- Dager til utløp – Angi antall dager til avtalen utløper
- Det angitte antall dager legges til gjeldende dato når avtaleoppføringen genereres fra avtalemalen, for dynamisk beregning av utløpsdatoen.
Merk: Organisasjoner som bruker en pakkeversjon tidligere enn 21.x, viser Dager til utløp som et tallfelt.
Organisasjoner med pakkeversjon 21.x eller nyere, viser dette feltet som et tekstfelt slik at det kan referere til andre felt i hovedobjektet (f.eks. {!Expiry Date}).
Kunder som har oppgradert fra en versjon tidligere enn v21, vil ha begge feltene.
- Nettadresse for omdirigering etter signering – Angi en nettadresse for automatisk omdirigering av underskrivere av en avtale til en spesifikk nettadresse. Innstillingen Aktiver alternativer for etter signering må være aktivert for å bruke dette alternativet.
- Forsinkelse for omdirigering etter signering (sekunder) – Hvis innstillingen Aktiver alternativer for etter signering er aktivert og det er angitt en nettadresse for omdirigering etter signering (se nedenfor), angir du antall sekunders forsinkelse før omdirigeringen utføres
- Passordbeskytt det signerte dokumentet – Aktiver dette alternativet for å kryptere den signerte PDF-filen som sendes til underskrivere.
- Angi som standardmal for alle avtaler – Aktiver dette alternativet hvis du vil angi denne som standard avtalemal for nye avtaler. Du kan også definere en spesifikk avtalemal som skal knyttes til andre avtaler, som kan overstyre standard avtalemal. Du kan for eksempel opprette en egendefinert Sent til signering-knapp for Forretningsforbindelse-objektet som er knyttet til en spesifikk avtalemal. Se Aktivere Send til signering-knappen for mer informasjon egendefinerte knapper.
- Aktivert som en Chatter-publiseringshandling – Hvis du har aktivert Chatter-publiseringshandlinger i organisasjonen, kan du merke av for dette alternativet for å aktivere avtalemalen. Chatter-utgiverhandlingen lar brukere sende avtaler fra Chatter. Merk av for dette alternativet for å aktivere avtalemalen for Chatter-handlingen for følgende hovedobjekter: Kontakt, Forretningsforbindelse eller Salgsmulighet. Hvis hovedobjektet for eksempel er Salgsmulighet, vil merking av dette alternativet la brukere sende med denne avtalemalen fra Chatter-feeder for Salgsmulighet. Hvis du lar hovedobjektet være tomt, kan du aktivere avtalemalen på hjemmesiden for Chatter-feeden. Finn ut mer om hvordan du aktiverer Chatter-publiseringshandlingen for Adobe Sign.
Send til signering-knappen tilknyttes standard avtalemal eller en spesifikk avtalemal som du konfigurerer. Adobe Sign for Salesforce-integreringen omfatter som standard en Send til signering-knapp som du kan legge til på oppsettsidene for Salgsmulighet, Forretningsforbindelse, Kontakt, Kundeemne eller Kontrakt. Du kan også opprette flere egendefinerte Send til signering-knapper som kan legges til andre objekter og tilknyttes andre avtalemaler.
Her er et eksempel på hvordan du hvordan du aktiverer Send til signering-knappen for Salgsmulighet-objektet:
1. Gå til Oppsett > Plattformverktøy > Objekter og felt > Objektbehandling
.
2. Velg objektet du vil redigere (Salgsmulighet i dette eksemplet) fra listen over objekter til venstre
3. Klikk på Sideoppsett-alternativet til venstre
4. Velg sideoppsettet du vil redigere.
5. Når sideoppsettet åpnes, velger du Knapper fra listen til venstre
6. Dra knappen Send til signatur fra øverste del til Tilpassede knapper-boksen i delen Salgsmulighetsdetaljer
Du kan opprette egendefinerte Send til signering-knapper for andre objekter. Du kan angi en etikett for knappen etter behov.
Her er et eksempel på hvordan du oppretter en egendefinert Send til signering-knapp for Salgsmulighet-objektet:
1. Gå til Oppsett > Plattformverktøy > Objekter og felt > Objektbehandling.
2. Velg objektet du vil redigere (Salgsmulighet i dette eksemplet) fra listen over objekter til venstre
3. Når objektsiden er åpnet, velger du delen Knapper, lenker og handlinger til venstre
4. Klikk på knappen Ny knapp eller lenke øverst til høyre
• Siden Egendefinert knapp eller kobling vises
5. Du kan kopiere det som ble konfigurert for standard Salgsmulighet-knapp (se skjermbildet nedenfor), men du må erstatte objekt-ID-variabelen i slutten av banen, med objekt-ID-variabelen du vil legge til: /apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}
• (Valgfritt) Knytte en spesifikk avtalemal til knapp:
Hvis du vil knytte en spesifikk avtalemal for en spesifikk Send til signering-knapp, skal banen til knappen være:
/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Object.Id}&templateId=a011I000006tTeXQAU
der templateId skal settes til den spesifikke ID-en for avtalemalen som skal brukes. Hvis denne verdien ikke angis, brukes standard avtalemal. Du finner templateId i nettadressen for siden for avtalemalen:
• (Valgfritt) Når knappen klikkes og avtalen genereres, send brukeren til en annen side enn avtalesiden ved hjelp av retURL-parameteren.
Eksempel: Du kan definere en Send til signering-knapp, slik at når den klikkes, omdirigeres brukeren til en angitt nettadresse eller tilbake til oppføringen i stedet for til avtalesiden. Hvis du vil definere denne knappen, bruker du denne strenge som eksempel:
/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}&retURL=/{!Opportunity.Id}
• (Valgfritt) Når knappen klikkes, utløs en onLoadAction for Send
Eksempel: Du kan definere en Send til signering-knapp, slik at når den klikkes, omdirigeres brukeren til avtalesiden, og etter at siden er lastet inn, sendes avtalen uten ytterligere brukermedvirkning. Hvis du vil definere denne knappen, bruker du denne strenge som eksempel:
/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}&onloadAction=Send
Hvis du vil finne ut mer om onLoadActions, kan du se onLoadActions. Du kan også tilordne Send-verdien til On Load Action-feltet (valgliste) for avtaleoppføringen. Se Tilordne data til avtalefelt for informasjon om hvordan du definerer denne tilordningen.
3. Klikk på Lagre-knappen.
Når du har opprettet den egendefinerte knappen, går du til sideoppsettet for objektet og legger det til på siden på samme måte som i fremgangsmåten nevnt ovenfor for Salgsmulighet-eksemplet. (Se Aktivere Send til signering-knappen for mer informasjon.)
Aktiver dette alternativet for å omdirigere underskriverne til en landingsside du velger. Dette gjør alternativene Nettadresse for omdirigering etter signering og Forsinkelse for omdirigering etter signering tilgjengelig på siden for å sende avtale. Signatarer for en avtale omdirigeres til den angitte nettadressen etter signering. Du kan for eksempel omdirigere dem til selskapets nettsted eller en undersøkelsesside. Dette alternativet kan gjøres skrivebeskyttet for avsendere som bruker innstillingen Skrivebeskyttede alternativer for etter signering.
Slik aktiverer du alternativer for etter signering:
- Gå til Oppsett > Plattformverktøy > Tilpasset kode > Tilpassede innstillinger
- Klikk på etiketten Adobe Sign-innstillinger
- Klikk på Administrer
- Klikk Ny (eller Rediger)
- Søk etter innstillingen Aktiver alternativ for etter signering
- (Valgfritt) Finn innstillingen for Skrivebeskyttede alternativer for etter signering
- Rediger etter behov, og klikk på Lagre
Merk:
Muligheten til å sende på vegne av en annen bruker fungerer bare i Adobe Sign for Salesforce v11.7 eller nyere.
Du kan aktivere funksjonaliteten Send på vegne av hvis det er tilfeller der det kreves at noen i Salesforce-organisasjonen må sende avtaler på vegne av en annen person. Denne funksjonen fungerer for all avtalesending, inkludert sending i bakgrunnen, som utløses av en oppdatering av avtalefeltet Bakgrunnshandlinger eller alternativet Send automatisk i avtalemaler. Du kan også konfigurere et oppslag for en bruker i en avtalemal til Send på vegne av, slik at det fylles ut automatisk når avtalen genereres.
Slik aktiverer du funksjonaliteten Send på vegne av:
1. Aktiver innstillingen Tillat sending på vegne av andre ved å gjøre følgende:
a. Gå til Oppsett > Plattformverktøy > Tilpasset kode > Tilpassede innstillinger
b. Klikk på etiketten Adobe Sign-innstillinger.
c. Klikk på Behandle-knappen.
d. Klikk på Ny-knappen (eller Rediger).
e. Finn (Ctrl/Cmd+F) innstillingen Tillat sending på vegne av andre, og rediger etter behov
f. Klikk på Lagre-knappen
2. Legg til feltet DC – Tillat sending som andre i oppsettet for brukeroppføring ved å gjøre følgende:
a. Gå til Oppsett > Plattformverktøy > Objekter og felt > Objektbehandling
b. Velg Bruker fra Objektbehandling
c. Velg Brukersideoppsett til venstre på Bruker-objektsiden
d. Klikk på Brukeroppsett-lenken
e. Merk Felt , klikk på Tillat sending som andre brukere for Adobe Sign og dra det til delen Tilleggsinformasjon (topptekst bare synlig ved redigering) i oppsettet.
f. Klikk på Lagre-knappen
3. Du må aktivere alternativet Tillat sending som andre brukere for Adobe Sign for den spesifikke brukeren du vil sende på vegne av, slik:
a. Gå til Oppsett > Administrasjon > Brukere > Brukere
b. Klikk på Rediger-handlingen for den spesifikke brukeren.
c. I inndelingen Tilleggsinformasjon på siden Rediger bruker, aktiverer du alternativet Tillat sending som andre brukere for Adobe Sign.
d. Klikk på Lagre-knappen
4. Legg til feltet Send på vegne av andre i sideoppsettet for avtale ved å gjøre følgende:
a. Gå til Oppsett > Bygg > Opprett > Objekter.
b. Klikk på Avtale-koblingen.
e. Velg avtalen, finn feltet Send på vegne av, og deretter klikker du på og drar det til inndelingen I feltsettet.
f. Når du konfigurerer avtalen for sending, må feltet Send på vegne av fylles ut med brukeren som har tillatt at andre brukere kan sende på vegne av dem.
Aktiver denne innstillingen for å vise og aktivere alternativet Bare avsender signerer i Mottaker-inndelingen på siden for å sende avtalen. Når alternativer Bare avsender signerer, presenteres avtalen eller dokumentet til avsender til signering. Denne funksjonaliteten er lik Fyll ut og signer-funksjonaliteten i Adobe-tjenestene. Dette alternativet kan settes til å være skrivebeskyttet ved hjelp av innstillingen Skrivebeskyttet Bare avsender signerer.
Slik aktiverer du funksjonen Bare avsender signerer:
- Gå til Oppsett > Plattformverktøy > Tilpasset kode > Tilpassede innstillinger
- Klikk på etiketten Adobe Sign-innstillinger
- Klikk på Administrer
- Klikk Ny (eller Rediger)
- Finn innstillingen Aktiver Bare avsender signerer
- (Valgfritt) Finn innstillingen for Skrivebeskyttet Bare avsender signerer
- Rediger etter behov, og klikk på Lagre
Salesforce kan utløse handlinger automatisk via nettadresseparameteren for onLoadAction som støttes av Adobe Sign for handlingene for avtaleknappen: Send, Påminn, Slett, Avbryt, Oppdater og Vis. Nettadresseparameteren vil ta hensyn til innstillingene for verktøylinjen (se Veiledning for avansert tilpassing) som angis av administrator, slik at bare de som er aktivert er tilgjengelig.
Eksesmpel på nettadresser med onLoadAction:
- Send: Kontroller at du har en avtale med statusen Utkast i kontoen.
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Avtale-ID]&sfdc.override=1&onLoadAction=send
- Påminn: Kontroller at du har en avtale med statusen Ute til signering i kontoen.
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Avtale-ID]&sfdc.override=1&onLoadAction=remind
- Slett: Kontroller at du har en avtale med statusen Ute til signering i kontoen.
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Avtale-ID]&sfdc.override=1&onLoadAction=delete
- Avbryt: Kontroller at du har en avtale med statusen Ute til signering i kontoen.
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Avtale-ID]&sfdc.override=1&onLoadAction=cancel
- Oppdater: Kontroller at du har en avtale med statusen Ute til signering i kontoen.
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Avtale-ID]&sfdc.override=1&onLoadAction=update
- Vis: Kontroller at du har en avtale med statusen Ute til signering, Signert eller Kansellert på kontoen.
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Avtale-ID]&sfdc.override=1&onLoadAction=view
Last ned
Innlegg på Twitter™ og Facebook dekkes ikke av Creative Commons-vilkår.