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Nota:

En este artículo se describe la nueva experiencia Solicitud de firmas a la que se accede en la página Enviar . (Versión en noviembre de 2023)

Revise los elementos de la página Enviar, tomando nota de todas las funciones que se muestran en la interfaz al redactar un acuerdo.

Información general

La página Enviar ofrece una experiencia de procedimiento en la que el usuario es guiado por el proceso de composición gradualmente. El acuerdo configurado que se describe en este artículo es el flujo de trabajo que se ejecuta con más frecuencia y que contiene un destinatario y un documento.

Las funciones opcionales se describen brevemente a medida que se muestran, con vínculos a páginas dedicadas que las exploran en profundidad.

Redacción de un acuerdo

Paso uno

La redacción de un nuevo acuerdo comienza con la selección de la pestaña Enviar en la barra de navegación superior y al elegir un archivo para formar la base de contenido del acuerdo.

En esta página hay dos elementos interactivos que producen una superposición:

A. El selector de grupo. Este menú desplegable está habilitado para las cuentas que tienen habilitadas los usuarios en varios grupos. De lo contrario, la lista desplegable aparecerá atenuada y no se podrá acceder a ella.
El selector de grupo permite que un usuario elija el grupo desde el que se enviará el acuerdo. Solo los grupos a los que pertenece el usuario se rellenan en la lista desplegable.
Al cambiar el grupo, se actualiza el proceso del acuerdo y se descartan las configuraciones, por lo que es mejor seleccionar el grupo en primer lugar. La opción de cambiar el grupo permanece activa durante todo el proceso de configuración del acuerdo.

B. El vínculo Elegir archivos es solo un vínculo para abrir la superposición del selector de archivos. No puede arrastrar y soltar archivos en este campo. Seleccione el vínculo.

C. Superposición del selector de archivos. El selector de archivos permite al usuario seleccionar archivos de su equipo o de las plantillas de biblioteca bajo la autoridad del grupo seleccionado.
Al seleccionar un archivo del sistema local, el proceso avanza inmediatamente al siguiente paso.
Las plantillas ofrecen la opción de utilizar un filtro para las plantillas recientes o de revisar toda la biblioteca de plantillas. Se pueden seleccionar varias plantillas si se utilizan. 

Nota:

El vínculo Cambiar a la experiencia clásica solo es visible en cuentas con varias licencias y solo si el administrador ha activado esa opción

La página del selector de grupo con un bajorrelieve de la superposición del selector de archivos

Paso dos: 

Después de seleccionar los archivos, la página se actualiza automáticamente para mostrar los elementos configurables con los archivos seleccionados importados.

Hay tres Detalles del acuerdo y cuatro Configuraciones del acuerdo que se pueden manipular.

Detalles del acuerdo. Estos elementos incluyen los archivos utilizados en el acuerdo y la información que se emplea para configurar el correo electrónico enviado a los destinatarios.

D. Elegir más archivos. Este vínculo permite al usuario añadir más archivos al acuerdo. Tenga en cuenta que el documento final es un PDF combinado de todos los archivos concatenados en el orden en que se muestran en el campo de archivos. Los archivos se pueden arrastrar para reorganizarlos.

E. Nombre del acuerdo. De forma predeterminada, el nombre del acuerdo adopta el nombre del primer archivo cargado. El campo se puede editar a cualquier valor que requiera el remitente.
El nombre del acuerdo se inserta en la línea de asunto del correo electrónico enviado a los clientes y es uno de los valores destacados que se muestran en la página Administrar.

F. Mensaje. El valor Mensaje se inserta en el cuerpo del correo electrónico enviado a los destinatarios.

Configuración del acuerdo. Esta configuración está compuesta por elementos opcionales que admiten el proceso de firma.

G. Fecha límite de finalización. La fecha mostrada identifica cuándo se cancela automáticamente el acuerdo. Este valor se puede desactivar para que el acuerdo nunca se cancele automáticamente, se puede habilitar como valor predeterminado, configurarse manualmente al redactar el acuerdo y modificarse después de enviarlo a la página Administrar.

H. Frecuencia del recordatorio. La frecuencia del recordatorio se puede suprimir sin enviar el acuerdo, configurarse con una iteración predeterminada en el nivel de grupo, configurarse manualmente al redactar el acuerdo y eliminarse o ampliarse en la página Administrar después de enviar el acuerdo.

I. Contraseña. Esta contraseña se aplica al PDF firmado final. La contraseña se puede configurar para que sea necesaria durante la composición del acuerdo o se puede eliminar de las opciones en el nivel de grupo. Tenga en cuenta que esta contraseña no se almacena en el sistema de Acrobat Sign. Los usuarios deben conservar la contraseña a través de su proceso interno.

J. Idioma. Este valor define qué localización se aplica a la plantilla de correo electrónico enviada al destinatario. Tenga en cuenta que solo se localiza el contenido de la plantilla proporcionado por el sistema Acrobat Sign. El valor Nombre del acuerdoMensaje y el contenido de los archivos adjuntos no se traducen. El valor predeterminado se puede configurar en el nivel de grupo y ajustarse al redactar un nuevo acuerdo.

La segunda página del proceso de envío resalta los detalles del acuerdo y las opciones de configuración.

Una vez configurado el acuerdo, seleccione el botón Añadir destinatarios para avanzar en el proceso.

 

Paso tres:

Al seleccionar el botón Añadir destinatarios se actualiza la página para incluir la sección de destinatarios.

Cada fila identifica a un destinatario en el proceso de firma y cada uno se configura como una entidad única para su acción concreta. No importa si se utiliza la misma dirección de correo electrónico varias veces; la configuración para el destinatario puede ser diferente y esa configuración se aplica durante ese paso del ciclo de firma.
Por ejemplo, si hay cinco destinatarios configurados y el primero, tercero y quinto utilizan la misma dirección de correo electrónico, cada uno se puede configurar con diferentes funciones y métodos de autenticación, que se aplicarán a medida que el acuerdo ingrese en el primer, tercer y quinto paso del ciclo de firma.

Hay tres funciones distintas en la sección de destinatarios:

El flujo del ciclo de firma:

K. Orden de firma del destinatario. Cuando esta casilla está activada, los destinatarios deben iniciar sesión en un orden secuencial. A cada destinatario solo se le notifica cuando es su turno para acceder al acuerdo, y el acuerdo se completa cuando el último destinatario completa su acción.
Si la casilla está desactivada, se utiliza un ciclo de firma paralelo. Se notifica a todos los destinatarios al mismo tiempo y el acuerdo se completa una vez que todos los destinatarios han completado su acción.

La configuración del destinatario:

L. Índice de firma. Este número solo es visible cuando se selecciona un ciclo de firma secuencial. El número indica el orden en el que los destinatarios accederán al acuerdo. Los destinatarios se pueden reordenar seleccionando las flechas arriba o abajo junto al número de índice.

M. Función. La función de un destinatario tiene cierto impacto en la forma en que un destinatario puede interactuar con el acuerdo, pero afecta principalmente a la forma en que el inicio de sesión en el sistema muestra lo que se esperaba que hiciera el destinatario (firmante, aprobador, rellenador de formularios, etc.). Las funciones no se pueden cambiar una vez enviado el acuerdo.

N. Correo electrónico. La dirección de correo electrónico es el dato clave para enviar el acuerdo al destinatario. Una libreta de direcciones personal conserva las direcciones de correo electrónico de los acuerdos enviados anteriormente y se rellena una lista de opciones de correo electrónico coincidentes una vez que el remitente comienza a escribir en el campo. La introducción de una dirección de correo electrónico incorrecta se puede solucionar modificando el destinatario en la página Administrar.

O. Método de autenticación. Un valor predeterminado para el método de autenticación del destinatario se importa desde la configuración del grupo y se puede editar durante la composición si la configuración del grupo lo permite. En el menú desplegable solo se muestran los métodos de autenticación habilitados para el grupo. Los métodos de autenticación se pueden editar en la página Administrar.

P. Mensaje privado. Solo es visible si Mensajes privados están activados. Se añade un mensaje privado al cuerpo del correo electrónico para ese destinatario individual y, opcionalmente, está disponible para él en el entorno de firma electrónica.

Q. Eliminar registro de destinatario. Al seleccionar el icono Eliminar, se borra el registro del destinatario y se contraen los destinatarios restantes, con lo que se reordena el índice de firma.

Se han añadido participantes que no participan en el ciclo de firma:

R. Añadir CC. Al seleccionar el vínculo Añadir CC se abre un campo de entrada para añadir hasta 11 direcciones de correo electrónico que se notifican una vez completado el acuerdo.

Al seleccionar el icono más, se añade otro destinatario si es necesario.

Paso tres del proceso de envío que muestra las opciones configurables de la sección de destinatarios

Una vez añadidos y configurados todos los destinatarios, el remitente tiene la opción de enviar el acuerdo inmediatamente o de obtener una vista previa del acuerdo en el entorno de creación. El entorno de creación de la aplicación permite colocar los campos mediante un método de hacer clic y colocar. Por lo general, se recomienda colocar al menos un campo de firma para cada uno de los destinatarios con la función de firmante. 

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