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Configurar el acceso a los flujos de trabajo de Power Automate

 

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Permite que administradores y usuarios automaticen los flujos de trabajo de envío y posteriores a la firma mediante la integración de Microsoft Power Automate.

Información general

La licencia de empresa comercial de Acrobat Sign da derecho a la cuenta a un uso limitado del servicio Microsoft Power Automate para administrar flujos de trabajo que implican acuerdos de Acrobat Sign.

Los usuarios pueden crear flujos de trabajo que se activan manualmente, mediante un evento de activación (como la finalización de un acuerdo) o en una programación planificada. Los flujos de trabajo se pueden diseñar para enviar acuerdos desde una plantilla, archivar acuerdos en repositorios de terceros (como SharePoint), notificar a alguien que se ha recibido un acuerdo e innumerables otras tareas manuales. El motor de flujos de trabajo es increíblemente robusto y proporciona muchas opciones para que un usuario las automatice.

Los administradores tienen la opción de permitir que los usuarios que no sean administradores creen y utilicen flujos como lo harán o restringir el acceso solo para uso del administrador, dependiendo de cómo funcione mejor tu entorno de trabajo.

Disponibilidad:

El servicio Flujo de trabajo de Power Automate  está disponible solo para planes de licencias comerciales para empresas.

Ámbito de configuración:

La funcionalidad se puede habilitar tanto en el nivel de cuenta como en el de grupo.

Uso

Crear un flujo de trabajo puede ser algo tan sencillo como enviar una notificación por correo electrónico a una compleja serie de eventos que implican varias aplicaciones vinculadas a través de conectores OAuth. Lo que se puede construir depende en gran medida de lo que puedas imaginar que necesitas hacer con las aplicaciones que tienes.

Existen plantillas para varias de las automatizaciones más habituales por las que preguntan los clientes y estas se pueden modificar para adaptarse a tus necesidades particulares. 

Configuración

Para evaluar los controles de esta funcionalidad, ve a Configuración global > Flujos de trabajo de Power Automate

La página de administración de Configuración global resalta los controles de los flujos de trabajo de Power Automate.

Estas son las opciones configurables:

  • Habilitar flujos de trabajo de Power Automate en Acrobat Sign: este ajuste está habilitado de forma predeterminada, lo que permite a todos los usuarios descubrir la función y ejecutar los flujos de Power Automate que se comparten con ellos (o que crean).
    • Al deshabilitar esta opción, se eliminan todos los accesos para detectar, crear y ejecutar flujos de Power Automate para administradores de grupo y usuarios que no sean administradores. Los administradores de nivel de cuenta conservan el acceso para crear y ejecutar flujos de trabajo (siempre que la integración siga conectada a Microsoft).
    • Los administradores de nivel de grupo conservan la autoridad para habilitar la opción en el nivel de grupo, con lo que obtienen acceso para crear y ejecutar flujos de trabajo.
  • Permitir a los usuarios crear flujos de trabajo de Power Automate: este ajuste permite a los usuarios que no sean administradores crear nuevos flujos de trabajo en Acrobat Sign.
  • Permitir a los usuarios habilitar esta función: cuando esta opción está habilitada, aparece la pestaña Integración del flujo de trabajo para los usuarios que no sean administrativos. Esto permite que un usuario que no sea administrador habilite la integración para su grupo principal. Los usuarios no administradores siguen el mismo proceso de habilitación.
Menú personal de un usuario no administrador que resalta la pestaña Integraciones del flujo de trabajo

Nota:

Para que los usuarios puedan ejecutar flujos de Power Automate, deben iniciar sesión en Acrobat Sign, seleccionar la pestaña Flujos de trabajo y autenticarse en su cuenta de Microsoft.

  • El desafío de autenticación se activa en cuanto el usuario abra la pestaña Flujos de trabajo.
  • Esta autenticación de usuario es persistente y los usuarios no deben volver a autenticarse después de la primera vez.

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