Guía del usuario Cancelar

Registro de actividad de acuerdo e informe de auditoría

 

Guía de Adobe Acrobat Sign

Novedades

Introducción

Administrar

Enviar, firmar y administrar acuerdos

Capacidades y flujos de trabajo de acuerdos avanzados

Integrar con otros productos

Acrobat Sign Desarrolladores

Soporte y solución de problemas

Información general

Cada acuerdo de Acrobat Sign pasa por una serie de “hitos” de eventos que definen el progreso de la transacción.

Estos objetivos pueden incluir acontecimientos por ejemplo:

  • Creación del documento
  • Modificaciones a la transacción enviadas
  • Correos electrónicos enviados a los destinatarios
  • Correo electrónico visto por los destinatarios
  • Delegación de la autoridad receptora
  • Firmas/aprobaciones aplicadas a los acuerdos
  • Estado terminado/rechazado/cancelado

 

Los objetivos se registran en dos formatos con contenido similar, pero objetivos levemente diversos:

Lista de actividad

La lista de Actividad es un resumen “de un vistazo” del proceso integral de las transacciones, desde la perspectiva de la aplicación Acrobat Sign.

  • La lista de actividad contiene un periodo de información mínimo que muestra solamente el acontecimiento, el usuario/destinatario (identificado por la dirección de correo electrónico) que registró el acontecimiento, y el sello de hora/fecha del acontecimiento (ajustado a la zona horaria de los visualizadores basada en la configuración local del sistema).
  • Cada hecho que cambia un documento (es decir, una modificación o una acción por parte del destinatario) contiene un vínculo que muestra el documento inmediatamente después de dicho cambio.
  • El alcance de la lista de actividad abarca la transacción entera. Como consecuencia, usted puede ver la información que no se incluye en el informe de auditoría (que se limita más hacia la interacción del documento).
    • Cuando la transacción sigue estando “en curso” la parte inferior de la lista actividad muestra una lista de destinatarios anticipados en el flujo de trabajo del acuerdo.
    • Retención y acontecimientos eVaulting que ocurren después de que se termine el documento.
  • La lista de actividad es un elemento del acuerdo, y es destruida por acciones explícitas que eliminan los acuerdos (por ejemplo: RGPD). Si el acuerdo se elimina de la cuenta de usuario por cualquier razón, el contenido del historial se pierde con esa vista del artículo y no puede ser recuperado.

Informes de auditoría contienen los mismos hitos de acuerdo que el panel Historial, pero incluyen el ID de transacción del documento autorizado en el servidor Acrobat Sign.

Los administradores pueden habilitar la recopilación de direcciones IP si es necesario.

Informe de auditoría

Los informes de auditoría están pensados para ser documentos de autoridad que articulan cómo un documento se ha manipulado a partir del momento en que fue creado y hasta que fue completamente resuelto. Pueden guardarse como archivos PDF e imprimirse para procesos internos según sea necesario.

  • Una diferencia clave que se debe tener en cuenta es que el informe de auditoría muestra todos los eventos estandarizados en la zona horaria de GMT. Esto reduce la confusión de los auditores que revisan las transacciones de los usuarios en varias zonas horarias.
    • La lista Actividad se genera dinámicamente para el visualizador y refleja todos los eventos de la zona horaria del sistema local del visualizador.
    • La marca de tiempo del campo de firma visible incrustado en el acuerdo refleja la zona horaria del sistema local del firmante en el momento en que se aplica la firma. El código de zona horaria se proporciona para ofrecer contexto al visualizar el PDF.
  • El formato de la marca de tiempo se establece en AAAA-MM-DD.
  • Los informes de auditoría se almacenan independientemente de los objetos del acuerdo vistos en la pestaña de gestión de la aplicación web. Eliminar un objeto de la página de gestión no elimina el informe de auditoría.

 

El informe de auditoría tiene dos etapas:

  • El informe “provisional”: mientras que una transacción está “en curso”, el informe de auditoría se genera desde los acontecimientos registrados en el acuerdo cuando se hace la solicitud. Por definición, este informe es incompleto y está sujeto a cambios cuando el destinatario siguiente asigna un acontecimiento registrado.

Los informes provisionales se marcan claramente en la parte superior del informe para garantizar que no pueden ser malinterpretados como documentos finales si se guardan/imprimen.

  • El informe “final”: una vez que el acuerdo alcanza un estado terminal (firmado, cancelado, rechazado o caducado), se genera y se almacena el informe de auditoría final. No se puede añadir al informe ningún otro acontecimiento que ocurra en relación con la transacción (por ejemplo, retención). Esto crea un informe detallado de los acontecimientos que se realizaron para conseguir el documento firmado y nada más.

Una vez que haya iniciado sesión, seleccione Administrar > Estado del acuerdo que desea ver > Seleccione el nombre del acuerdo, y, a continuación, seleccione Descargar informe de auditoría en el panel derecho.

Uso

La lista de Actividad se muestra en la página Administrar al hacer clic en el vínculo Actividad en la parte inferior de las opciones del carril derecho:

Actividad

 

Al informe de auditoría se accede a través de la pestaña Administrar

Seleccione el acuerdo y haga clic en Descargar informe de auditoría

Descargar informe de auditoría

Configuración

Disponibilidad:

El registro de Actividad y los Informes de auditoría están disponibles para todas las cuentas de Acrobat Sign.

Ámbito de configuración:

El registro de Actividad  y los Informes de auditoría están habilitados de forma predeterminada y no se pueden deshabilitar.

Muchas configuraciones pueden influir en los eventos notificados (y la terminología utilizada) en los Informes de auditoría. Si hay eventos que cree que deberían incluirse en el Informe de auditoría, consulte con el administrador de su grupo o cuenta para ver si se pueden agregar.

Los cuatro métodos que permiten a los usuarios acceder al Informe de auditoría son los siguientes:

  • Adjuntar el informe de auditoría al correo electrónico firmado y archivado.
  • Adjuntar el informe de auditoría a documentos descargados de la página Administrar.
  • Permitir el acceso al informe de auditoría a través de la página de la verificación de la transacción.
  • Adjuntar el informe de auditoría a través de la API cuando se llame al getLatestDocument.

Obtén ayuda de forma más rápida y sencilla

¿Nuevo usuario?