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Crear cuentas de servicio para enviar acuerdos bajo una entidad funcional

 

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Cuentas de servicio de Adobe Acrobat Sign

Las cuentas de servicio son un vehículo que permite a los usuarios de una cuenta de nivel empresarial enviar acuerdos bajo la autorización de un ID de usuario generado explícitamente para ese fin (en lugar de utilizar su ID de usuario personal).

Por ejemplo, se puede crear una cuenta de servicio para enviar documentos legales. El perfil del usuario se puede diseñar para proporcionar un nombre funcional y una dirección de correo electrónico que identifiquen al departamento jurídico y no a un remitente individual. Todos los usuarios que necesiten enviar acuerdos de confidencialidad (por ejemplo) pueden ir a la cuenta de servicio legal y enviarlos bajo ese perfil, lo que proporciona a la transacción un aspecto más coherente y autoritativo. Además, los acuerdos de una naturaleza específica pueden limitarse al grupo de la cuenta de servicio, restringiendo todos los acuerdos de un tipo funcional a ese usuario en lugar de distribuirse por toda la base de usuarios.

Las cuentas de servicio están disponibles para los clientes empresariales que hayan habilitado el uso compartido avanzado y administren sus cuentas a través de Adobe Admin Console.

Tarjetas de producto de cuentas técnicas

Nota:

En el siguiente proceso se describe el uso de las Cuentas de servicio a las que acceden manualmente los usuarios desde el entorno de Acrobat Sign. Las organizaciones que deseen habilitar la API para enviar acuerdos en nombre de una parte centralizada deben consultar las cuentas técnicas de la documentación de la API.

Requisitos previos

Para habilitar una cuenta de servicio, su cuenta de Acrobat Sign deberá tener lo siguiente:

  • El servicio de ETLA de nivel empresarial
  • Administrar usuarios en Adobe Admin Console*.
  • El uso compartido avanzado de cuentas con los permisos de envío activados.
    • Usuarios en varios grupos (se recomienda muy especialmente).

*Nota sobre Adobe Admin Console

Adobe Admin Console proporciona un marco de trabajo para la administración de usuarios y la asignación de licencias. La mayoría de los clientes tienen una sola Admin Console.

Sin embargo, algunos clientes con requisitos de usuario/licencia complejos pueden tener varias Admin Console, lo que podría ocasionar confusión en un proceso como la creación de una cuenta de servicio, en el que una Admin Console puede controlar la administración de usuarios federados, y otro administra las licencias de Acrobat Sign.

Si sabe que tiene varias cuentas o no está seguro, lea lo siguiente:

Información general

La creación de una cuenta de servicio es un proceso de varios pasos que requiere acceso de administrador a Adobe Acrobat Console y autorización del administrador de cuentas en Acrobat Sign.

El proceso requiere que el administrador realice lo siguiente:

  1. (Opcional) Crear un nuevo grupo en el sistema de Acrobat Sign.
    • La creación de un grupo dedicado para la cuenta de servicio permite una configuración muy estricta de las propiedades del acuerdo que puede ser demasiado estricta o diferente de otras configuraciones de grupo.
  2. Creación de una nueva cuenta de servicio en Adobe Admin Console.
    • Se crea una cuenta de servicio a la que otros usuarios pueden acceder (mediante el uso compartido avanzado de la cuenta) y enviar acuerdos.
  3. Compartir la cuenta de servicio con los usuarios y grupos a los que se debería permitir el uso de la cuenta de servicio.
    • Compartir la cuenta de servicio con otros usuarios y grupos permite a esos usuarios acceder a la cuenta de servicio y generar nuevos acuerdos que se enviarán bajo ese perfil de ID de usuario.

Considerar la posibilidad de generar un grupo único en Acrobat Sign para la aplicación

La adición de una cuenta de servicio a un grupo único permite que la función de la cuenta de servicio determine los parámetros de envío y firma del grupo, así como los flujos de trabajo, las plantillas y las funciones de informes disponibles.

En el ejemplo de una cuenta de servicio diseñada para las transacciones legales, el grupo puede definir el requisito de autenticación predeterminado, la fecha de caducidad, las partes de CC automáticas y las reglas de adjuntos de PDF, que probablemente no sean adecuadas para las transacciones de ventas.

Además, restringir las plantillas de biblioteca específicas al grupo de la cuenta de servicio garantiza que todos los acuerdos que utilicen esa plantilla estén asociados solo a la cuenta de servicio y no se distribuyan por toda la base de usuarios.

Para crear un grupo distinto:

  1. Inicie sesión en Acrobat Sign como administrador de nivel de cuenta.

  2. Vaya a la pestaña Grupos en el menú de administración.

  3. Haga clic en el icono de signo “más” para crear un grupo nuevo.

  4. Escriba un nombre intuitivo para el grupo (es decir, el nombre de la función para la que se crea la cuenta de servicio).

  5. Guarde el grupo.

    Creación de un grupo

  6. (Opcional) Abra el nuevo grupo y configure los valores predeterminados necesarios para el tipo de acuerdos que se van a enviar.

    1. Seleccione el nuevo grupo en la lista de grupos para mostrar la barra de acciones en la parte superior de la lista.
    2. Seleccione Configuración del grupo para abrir la configuración en el nivel de grupo.
    Acceder a la configuración de nivel de grupo

Nota:

Si su organización

  • usa la herramienta de sincronización de usuarios (User Sync Tool, UST) para sincronizar a los usuarios automáticamente entre Adobe y Active Directory
  • no permite que los usuarios se agreguen o creen manualmente en Acrobat Sign,

deberá crear un grupo de excepciones para que sea el grupo principal de todos los ID de usuario de la cuenta de servicio.

El nombre del grupo se agrega a la configuración de UST para garantizar que el proceso de sincronización no afecte a los ID de usuario, lo que provoca que se desactiven o se eliminen sus derechos.

Crear la nueva cuenta de servicio

Nota:

Antes de crear la nueva cuenta de servicio, debe identificar una dirección de correo electrónico que se puede utilizar para las respuestas o preguntas entrantes de los destinatarios. (p. ej., acuerdos_legales@mi_dominio.dom)

Para crear la nueva cuenta de servicio:

  1. Inicie sesión en su sincronización federada de la Admin Console como administrador.

  2. Vaya a ConfiguraciónIdentidad

    Seleccione un directorio para crear el nuevo usuario.

    Dominio activo

  3. Seleccione la pestaña sincronización.

  4. Seleccionar Ir a configuración

    Configuración de directorio: pestaña de sincronización

  5. Seleccione Habilitar edición.

    Cuando la edición está activada, Adobe Admin Console solo permite editar los datos del usuario dentro de Admin Console. El IdP no se actualiza con las ediciones.

    Cuenta técnica

    Nota:

    La edición permanecerá habilitada solo durante una hora o hasta que se desactive manualmente.

  6. Inicie sesión en Admin Console con licencia (si trabaja con varias Admin Console).

  7. Vaya a: Usuarios → Agregar usuario.

  8. Configure su nueva cuenta de servicio con:

    • Correo electrónico o nombre de usuario: utilice la dirección de correo electrónico con la que desea capturar los correos electrónicos de respuesta de los destinatarios.
    • Tipo de ID: Federated ID
    • Nombre/apellidos: este valor se utiliza en el sistema Acrobat Sign y se refleja en el informe de auditoría. Utilice un valor que proporcione contexto. Por ejemplo: Departamento jurídico
    • Nombre de usuario de SSO: utilice el mismo valor de correo electrónico.
    • País o región: seleccione el país o la región adecuados para su empresa.
    • Seleccione el perfil de productos de Acrobat Sign.
    • Establezca la función de usuarios en Usuario.

    Haga clic en Guardar cuando haya finalizado.

    Cuenta técnica

  9. Vuelva a iniciar sesión en Sync de directorio federado de la Admin Console para habilitar la sincronización de sus datos de IdP.

  10. Vuelva a Configuración → Identidad → {Directorio} → Sincronizar → Ir a Configuración.

    Haga clic en Deshabilitar edición para volver a habilitar la sincronización de datos con su IdP.

  11. La nueva cuenta de servicio se generará automáticamente en el sistema de Acrobat Sign.

Comparta la cuenta de servicio con los grupos o usuarios autorizados a utilizar la cuenta de servicio

Al crear un uso compartido en un grupo, se establece una conexión de uso compartido con todos los usuarios del grupo, lo que permite a los usuarios del grupo cambiar a la interfaz Cuenta de servicio y crear acuerdos.

Compartir directamente con un usuario establece una conexión únicamente con ese usuario.

  1. Inicie sesión en Acrobat Sign como administrador de nivel de cuenta.

  2. Vaya a la pestaña Usuarios en el menú de administración.

  3. Seleccione la cuenta de servicio en la lista de usuarios y, a continuación, seleccione Editar detalles de usuario de las acciones en la parte superior de la lista.

    Editar datos usuarios

  4. Seleccionar Estado de uso compartido en el menú de la barra de la izquierda.

    • Asegúrese de que la pestaña Cuenta de usuario compartida con está seleccionada.
    • Seleccione el icono “más”  para crear una nueva relación de uso compartido.
    Cuenta de usuario compartida con

  5. Seleccione el grupo o usuario con el que desea compartir la cuenta de servicio:

    1. Haga clic en el icono de tres líneas situado a la derecha del cuadro de búsqueda.
    2. Haga clic en el icono “más”  junto al grupo o usuario para seleccionarlo.
      • Se pueden agregar usuarios individuales expandiendo un grupo y luego seleccionando un usuario individual de ese grupo.
    3. Habilitar Envío bajo las Permiso adicional más allá de la visualización opciones.
    4. Haga clic en Guardar.
    Cuenta técnica

Probar la nueva cuenta de servicio

Para probar que los usuarios pueden acceder a la cuenta de servicio:

  1. Inicie sesión con cualquier usuario con el que la cuenta de servicio haya compartido su cuenta.

  2. Seleccione su nombre en la esquina superior derecha para mostrar el submenú de usuarios.

  3. Seleccionar Cambiar cuenta del menú.

    Una superposición muestra la lista de cuentas de usuario compartidas.  Seleccione la cuenta de servicio y haga clic en OK.

    Cambiar entre cuentas

  4. La vista de usuario se actualiza para mostrar la interfaz Cuenta de servicio.

    • Esto se puede identificar con el titular azul.

    Vaya a la página Enviar y envíese un acuerdo a sí mismo.

    • Tenga en cuenta que todas las plantillas asignadas directamente al grupo en el que se encuentra la cuenta de servicio están disponibles para su envío.
    Cuenta de usuario compartida

  5. El correo electrónico que reciba tendrá el formato adecuado para mostrar el nombre y la dirección de correo electrónico de la cuenta de servicio.

    Correo electrónico proxy

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