Handbok till användargränssnittet för Adobe Sign-programmet i Microsoft Dynamics CRM

Översikt

Med Adobe Sign-integrationen i Dynamics finns en plug-and-play-lösning för att hantera signaturer i alla slags formulär/kontrakt. Den här integrationslösningen ger följande fördelar:

  • Adobe Sign är integrerat i CRM:s olika delar som kontakter, konton, leads, säljprojekt, beställningar, fakturor, offerter, kontrakt och i de anpassade CRM-funktioner som utvecklats av din administratör.
  • Avtalsprocessen går snabbare då avtal, som kontrakt och försäljningsdokument, kan skickas från Dynamics med ett enda klick.
  • Konfigurerbar datamappning för administratörer sammanfogar data från Dynamics, som konton och kontakter, i avtal och överför data som samlas in från de som undertecknat vid signeringsprocessen tillbaka till Dynamics.
  • Gör det enkelt för mottagare att signera var som helst, när som helst och på alla enheter.
  • Gör det möjligt att spåra dokument som skickats för signatur från Dynamics.
  • Eliminerar de manuella stegen i hela processen.

 

Den här versionen (v7) av paketet är endast tillgänglig för Microsoft Dynamics 365 CRM 8.2 och senare.

 

Se v6-guiden om du använder:

  • Dynamics CRM 2016 Online och On-Premise   
  • Dynamics 2015 Uppdatering 2                     
  • Dynamics 2013 Servicepack 1, uppdatering 4                   

 

Få åtkomst till Adobe Sign

Adobe Sign installeras av Dynamics-administratören och åtkomst beviljas via säkerhetsroller. Om du behöver åtkomst och inte ser Adobe Sign-alternativet på huvudsidan, ska du kontakta Dynamics-administratören för att få åtkomst.

Adobe Sign-knappen på Dynamics-startsidan

Obs!

Om Adobe Sign ska kunna fungera ordentligt i Dynamics, måste popup-funktionen vara aktiverad i din webbläsare. När du får ett meddelande som anger att ”Endast säkert innehåll visas”, klickar du på knappen Aktivera allt innehåll.

Skicka för signering

När alternativet Skicka för signering med Microsoft Dynamics CRM är installerat finns alternativet tillgängligt på menyn Fler .... Du kan använda alternativet Skicka för signering när du vill skicka avtal för signering från en Dynamics-enhet, eller från avtalssidan.

Så här skickar du ett avtal från en enhet:

  • Navigera till en enhet (till exempel säljprojekt, konto) i CRM och öppna den genom att klicka på den
  • Klicka på menyn Fler kommandon (...)
  • Välj Skicka för signering från menyn

Obs!

Återanvändbara mallar kan skapas av Dynamics-administratören för återkommande processer med förutsägbara arbetsflöden. Mallarna listas (alfabetiskt) i en undermeny när du har klickat på Skicka för signering.

Längst ned i mallistan finns alternativet Nytt avtal för avtal som inte passar en mall.

Välj Skicka för signering från menyn

En ny avtalssida öppnas och alla fältvärden som definieradesiavtalsmallen fylls i automatiskt.

Om du vill definiera och skicka ett avtal behöver du bara ett par saker:

  • En mottagare – Den person eller lista över personer som ska signera eller godkänna dokumentet
  • Ett avtalsnamn – Hur avtalet är markerat i ämnesraden för e-postmeddelanden samt för intern rapportering
  • Ett dokument som ska signeras – Det kan vara ett eller flera formulär eller andra dokument som kräver en giltig signatur


Mottagarsektionen

En eller flera signerare måste definieras i Mottagarsektionen. Ange mottagare i den ordning du vill att de ska signera dokumentet. Om du gör ett misstag kan du redigera fältet Mottagarordning till vänster om mottagarlistan.

Så här definierar du en mottagare:

  • Klicka på plustecknet till höger i fönstret
Ny avtalssida

Här kan du välja typ av signerare/godkännare:

1. Markera rätt värde från listan mottagartyp

  • Ny – När mottagaren inte är ett känt värde i Dynamics
  • Kontakt – För mottagare som är definierade kontakter i Dynamics
  • Lead – För mottagare som är definierade som Leads i Dynamics
  • Användare – Beskriver de interna användarna av Dynamics
Mottagarväljlista

2(a). Om du väljer Ny kan du ange ett fullständigt namn och e-postadress.

Den här åtgärden sparar inte en ny kontakt/lead till Dynamics, den använder enbart namn och e-postadress för den här transaktionen.

Markerad mottagare

Obs!

Standardverifieringen definieras antingen på avtalsmallen eller på kontonivå om du inte har definierat en inställning på mallen. Om du behöver åsidosätta standardinställningen, markerar du kryssrutan Åsidosätt standardverifiering. Åtgärden visar en lista där du kan välja olika verifieringsprocesser.

2(b). Om du väljer kontakt, lead eller användare kan du söka efter den specifika enhet du väljer. Ange namnet (eller delar av det) och klicka sedan på sökikonen för att välja den specifika mottagaren som du vill ha med.

Eftersom Dynamics hanterar dessa typer av enheter, importeras e-postadresser från databasen.

Kontaktmottagare

Du kan ange mottagarens roll med alla alternativ. Rollerna är:

  • Signerare (standard) – Signerare måste göra minst en signatur i avtalet.
  • Godkännare – Godkännare behöver inte signera avtalet (även om de kan göra det om ett signaturfält visas), men de måste aktivt godkänna avtalet, vilket är en loggad händelse.
  • CC – Parter som får kopior (CC) inkluderas i avtalets aviseringsprocess, men deltar inte i avtals- eller signeringscykeln.

 

3. När du har definierat mottagaren klickar du på Spara

4. Upprepa steg 1 till 3 för alla signerare/godkännare

Flera mottagare

Obs!

Mottagare ges (som standard) åtkomst till avtalet i den ordning de står i din mottagarlista. Du kan ändra ordningen på signerare/godkännare genom att ändra värdena för Mottagarordning till vänster om listan. Mottagarna staplas automatiskt i den ordning som du matar in.

 

Ändra ordning för mottagare

Klicka en gång på numret till vänster om mottagarens namn. Nummervärdet blir redigerbart. Ändra det till det nummer som du vill att mottagaren ska ha i signeringsprocessen. De andra mottagarna anpassas därefter.

Obs!

Fältet Mottagarordning är endast tillgängligt om fältet Signeringsordning är satt till Angiven ordning.

Om Signeringsordning är satt till Valfri ordning, visas inte kolumnen Mottagarordning i gränssnittet.

Flytta mottagare

 

Redigera mottagarvärdena

Du kan redigera alla mottagarvärden som inte är låsta (indikeras med låsikonen) genom att klicka en gång i fältet.

Detta öppnar fältet för redigering eller för val av ett nytt eller välj ett nytt listvärde.

När ändringen är klar klickar du på ikonen Spara i mottagarpanelen.

recipients_-_editrecipientvalues


LinkedIn Sales Navigator

Till höger om mottagarlistan finns LinkedIn Sales Navigator. 

Detta är en valfri inställning som kan aktiveras av din Dynamics-administratör om ditt företag har tillgång till ett konto för LinkedIn Sales Navigator-team eller -företag.

När den är aktiverad kan du:

  • Klicka en gång på valfri mottagare i din mottagarlista
  • Om e-postadressen som är associerad med mottagaren hittas på LinkedIn visas profilen för den användaren i panelen precis till höger om mottagarlistan.

 

linkedin_sales_navigator

 

För att aktivera LinkedIn-panelen, klicka i rutan Logga in och autentisera användning av ditt team- eller företagskonto.

När autentiseringen har skapats kan du välja en mottagare i din mottagarlista och visa motsvarande LinkedIn-profil.

 

Programmet söker efter namn och e-postadress för den valda mottagaren och visar profilen när dessa hittas.

Om flera mottagare markeras kommer endast den första du väljer att visas:

linkedin_sales_navigatorwithprofile

 

Om LinkedIn returnerar fel profil klickar du på ikonen Fler alternativ (...) i det övre högra hörnet och väljer Inte rätt person

linkedin_-_wrong

Obs!

Tänk på att LinkedIn Sales Navigator är en portal till LinkedIn-applikationen och därför kan komma att ändras om LinkedIn utvecklar funktionen.

Om du klickar på Spara som lead sparar du den som lead i LinkedIn-miljön, inte Dynamics.

Detsamma gäller för Skicka InMail och Anslut.

 

Om ingen LinkedIn-profil hittas (eller om du klickar på Inte rätt person) ändras panelen så att det blir möjligt för dig att ange mottagarna Aktuellt eller tidigare företag och/eller Aktuell titel för att hjälpa dig att identifiera möjliga profiler.

Ange de värden du känner till och klicka på Sök

linkedin_cant_findtheprofile

 

Om flera möjliga matchningar identifieras, kommer det att finnas två navigeringspilar i det övre högra hörnet av panelen med vilka du kan bläddra fram och tillbaka mellan de valda profilerna.

Klicka på matchningen för att få åtkomst till att visa profilen i en ny flik.

linkedin_found_severalpeople


Meddelandedetaljer

Sektionen Meddelandedetaljer innehåller avtalsnamnet och det globala meddelandet.

templates_-_messagedetails
  • Avtalsnamn – Avtalsnamnet är viktigt i meddelandeprocessen och finns både i e-postämnesraden, i fetstil i e-postbrödtexten och i ett mindre teckensnitt genom hela den formaterade texten (markerat i gult nedan)
  • Meddelande – Meddelandefältet är ett öppet textfält där du kan ange meddelanden eller instruktioner till undertecknaren (markerat i grönt nedan)
Exempel på e-postmeddelande
  • Om – Detta låsta värde indikerar att mottagaren importeras baserat på avtalsmallen
  • Datamappning – Detta låsta värde indikerar att datamappningen är associerad med mallen som konfigurerade detta avtal


Lägg till filer/avtal

Dokument kan läggas till i avtalet på ett av två sätt:

  • Ladda upp filer från en lokal dator – Klicka på plusikonen där du lägger till bifogade filer. Du uppmanas att söka efter de filer du vill ladda upp och lägga till i avtalet. Det här fungerar för enheter som är anslutna till ditt nätverk (till exempel SharePoint).
  • Bifoga dokument eller mall från Adobe Sign-biblioteket – Genom att markera den här kryssrutan, aktiverar du listan över dokumentmallar som har överförts till ditt Adobe Sign-konto. Enkelklicka på det dokument du vill ha med, och klicka sedan på knappen Bifoga.
    • Endast administratören kan lägga till dokument i biblioteket.
Gränssnitt för bifogade filer

Obs!

Alla bifogade filer sammanfogas till en PDF-fil för signeringsprocessen. Den ordning som dokumenten ska visas i, är den ordning du lägger till dem. Om du behöver ändra ordningen på dokumenten klickar du på länken Ändra ordning på dokument längst ned till höger i sektionen Bifoga filer.


Sektionen Avtalsalternativ

Sektionen Avtalsalternativ innehåller ett antal konfigurationsalternativ som endast kan användas för den här typen av transaktion:

template_-_agreementoptions
  • Förhandsvisa och placera signaturer innan avsändande – När det här alternativet är markerat öppnar avtalet automatiskt redigeringsmiljön så att avsändaren kan placera ut formulärfält.
  • Avtaletförfaller – Om det här alternativet är markerat anger avtalet ett datum när avtalet förfaller.
  • Dagar tillsavtaletförfaller – Detta definierar antalet dagar som avtalet förblir signerbart när funktionen Avtalet upphör är aktiverad
  • Lägg till startsida efter signering – När det här alternativet är aktiverat kan du bestämma vilken webbadress som mottagare omdirigeras till efter att deras interaktion med avtalet är slutförd.
  • Startsida efter signering – Det här fältet innehåller webbadressen för sidan som du vill att mottagaren omdirigeras till när alternativet Lägg till startsida efter signering är aktiverat.
  • Kräv vanlig signering – Använd det här alternativet om signeraren måste signera i avsändarens system eller på en surfplatta utan att ta hjälp av e-post.
  • Kräv Min signatur – Används när avsändaren ska vara delaktig i signeringsprocessen
    • Avsändaren signerar först, sist eller är den enda signeraren
    • Signeringsordningen ska vara Angiven ordning
Avtalsdetaljer
  • Signeringsordning – Välj mellan två arbetsflöden för att få dina dokument signerade
    • Valfri ordning meddelar de som ska signera samtidigt, och signerare behöver inte vänta på alla andra
    • Angiven ordning följer en strikt sekventiell signeringsprocess i den ordning du anger signerare på avtalet
  • Typ av signatur – Välj det signeringsformat som du vill att dokumentet ska signeras i.
    • E-SIGNATUR skickar avtalen för att signeras elektroniskt via e-post och mottagaren förväntas signera elektroniskt
    • SKRIFTLIGT levererar dokumenten via e-post där mottagaren skriver ut och signerar dokumentet. Mottagaren måste sedan använda samma e-postlänk för att överföra dokumentet till Adobe Sign igen.
  • Schemalägg påminnelser för mottagareAnger påminnelser för transaktionen. Påminnelser kan konfigureras för att skickas till den aktuella mottagaren dagligen eller veckovis.
  • Fördröjning i sekunder för omdirigering – Krävs när Startsida efter signering anges. Inställningen anger hur lång fördröjningen ska vara mellan signering och det att mottagaren att omdirigeras till den angivna startsidan.
  • Signeringsspråk – Den här inställningen definierar det språk som ska användas när avtalet skickas till signerare. Alla e-postmeddelanden och uppmaningar/instruktioner på skärmen visas på det språk som valts.


Säkerhetsalternativ

Adobe Sign använder en giltig signatur med standardprocessen för e-postbaserad autentisering, men tillåter två sorters utökad säkerhet:

  • Lösenordsskydda signerad PDF – Aktivera den här funktionen om du vill lösenordsskydda det slutgiltiga dokumentet för att förhindra otillåten åtkomst
  • ID-verifiering  Definierar andrafaktorsverifiering för autentisering av mottagare
    • E-post – Ingen andrafaktorsverifiering appliceras
    • Lösenord – Alfanumeriskt lösenordsfält som standard. Avsändaren måste uppge lösenordet till undertecknaren
    • Kunskapsbaserad – Kunskapsbaserad autentisering använder publika databaser för att fråga undertecknaren flera frågor om deras bakgrund för att verifiera deras identitet
    • Webbidentitet – Sociala medier används för att tillämpa en andra autentisering
Säkerhetsalternativ

När mottagarna har definierats läggs filerna till och när övriga fältändringar är slutförda klickar du på Skicka avtal i den övre menyn.

Skicka för signering


Skicka från valfri enhet med hjälp av en mall

Dynamics-administratörer kan skapa en eller flera mallar för Dynamics-entiteter (kontakter, potentiella kunder, konton) som förkonfigurerar avtalet och minskar mängden manuell konfigurering för avsändaren.

Mallar kan nås via ikonen Fler kommandon() på menyfliken

5MEnu from entity


Snappskapande av avtal från den nya (+)-menyn

Om du känner till kring vilken typ av enhet en mall är byggd kan du öppna ett nytt avtal från menyn Nytt:

  • Klicka på ikonen Nytt (+) i den övre menyfliken
  • Välj Avtal bland alternativen i sektionen Poster
    • Panelen Snabbskapa: Avtal öppnas
quick_create_agreement-selectentity

 

  • Välj enheten som är associerad med den mall som du vill använda
    • När valet är gjort visas två sökningar, som gör det möjligt för dig att välja vilken mall du villanvända,och det specifika objekt somdu villskicka avtalet till
quick_create_agreement-selecttemplate
  • Om du klickar på fältet Välj en mall genereras en liten meny med de mallar som är associerade med den enhet som du har valt. Välj mall
  • Om du klickar i fältet Välj {Entity} får du upp en lista över objekt med lämplig enhetstyp. Välj objekt
    • Om du anger en del av enhetsnamnet begränsas menyn till objekt som matchar din sträng
  • Klicka på Spara.

 

Efter att knappen Spara har klickats på, skapas avtalet baserat på mallvärdena:

  • Om mallen inte har någon mottagare eller fil bifogad, skapas avtalet med statusen Utkast
  • Om mallen har en mottagare och en fil bifogad, men mallen inte har Skicka med ett klick aktiverat, skapas avtalet med statusen Utkast
  • Om mallen har en mottagare och en fil bifogad och Skicka med ett klick är aktiverat för mallen, skickas avtalet automatiskt iväg för signering

Kontrollera avtalsstatus

Avtalsstatus anger den aktuella juridiska statusen och uppdateras i Dynamics med jämna mellanrum. Statusvärdena är:

  • Utkast – Ett avtal som skapats men ännu inte skickats.
  • Skickat för signering – Ett avtal som håller på att signeras.
  • Signerat – Signerat av alla parter och avslutat.
  • Avvisat – Anger att en mottagare har avvisat avtalet vilket gör att det avbryts i systemet.
  • Avbrutet – Signeringsprocessen avbröts av avsändaren innan alla signaturer inhämtats

Det bästa sättet att hitta ett avtal är att kontrollera de enheter som är kopplade till den enheten du använde för att skapa avtalet.

Om du till exempel har skapat ett avtal med en kontakt kan du kontrollera vilka enheter som hör till genom att navigera till kontakten, och sedan klicka på nedpilen till höger om kontaktens namn:

6check_agreementsfromentity

Om du öppnar relationsfönstret visas alternativet Avtalsobjekt. Om du klickar på det alternativet visas hela listan över avtal som är associerade med enheten.

 

Ett annat sätt att visa avtalsstatus är att förhandsgranska hela listan över avtal:

  • Navigera till Adobe Sign > Avtal
Navigera till Meny > Adobe Sign > Avtal

Alla avtal, oavsett enhet, visas i listan på avtalssidan. För signerade avtal visas Namn, Avtalsstatus och datum. För Skickat för signering och Utkast visas endast tillämplig information.

Avtalslista

Obs!

Signerade avtal finns även i avsnittet Anteckningar i den Dynamics-enhet som de är kopplade till.

Anteckningsposter

Uppdatera status, Skicka påminnelser och Avbryta avtal

För osignerade avtal finns tre alternativ:

  • Uppdatera status – En aktiv förfrågning till Adobe Sign-servern som hämtar aktuell status
  • Skicka påminnelse – Skickar en e-postpåminnelse till den aktuella signeraren av avtalet
  • Avbryta avtal – Avslutar avtalet i systemet och skickar ett meddelande till signeraren

Var och en av dessa åtgärder kan initieras från avtalet med hjälp av knapparna längst upp.

Uppdatera länkar

Nedladdningsbar version

Hämta

Denna produkt är licensierad enligt en Creative Commons Erkännande-Ickekommersiell-Dela Lika 3.0 Unported-licens  Twitter™- och Facebook-inlägg omfattas inte av villkoren i Creative Commons-licensen.

Juridiska meddelanden   |   Onlinesekretesspolicy