Adobe Sign för SharePoint (lokal): användarhandbok

Med Adobe Sign-integrationen för Microsoft SharePoint får du en inbyggd lösning för att skapa, skicka, spåra och hantera elektroniska signaturer. Integreringen finns tillgänglig för Microsoft SharePoint 2013 eller 2016 lokal instans av SharePoint. Lösningen utvecklas som en servergruppslösning för Microsoft SharePoint och gör det möjligt att:

• lägga till Adobe Sign-sidan Hantera som en SharePoint-webbdel, som kan användas av SharePoint-användare för att spåra och uppdatera avtal
• skicka valfritt dokument för signering från ett SharePoint-dokumentbibliotek
• skicka dokument till en mottagare eller till en grupp med SharePoint-listor och mappningsdata från SharePoint-listor i dokument när dokumenten skickas för signering
• arkivera alla signerade avtal i SharePoint

I det här dokumentet används termen ”avtal” löst för att beskriva transaktioner eller dokument som har blivit (eller ska bli) utskickade för signatur/godkännande.

”Mottagaren” är den generiska term som används för alla signerare, godkännare eller delegerare av ett avtal (i stort sett alla du skickar dokumentet till för någon åtgärd).

För användare som uppdaterar från en tidigare version

Om du uppdaterar från en tidigare version av Adobe Sign för SharePoint, bör du vara medveten om att tidigare standarder för avtalsmallar måste återskapas enligt det som beskrivs i avsnittet Definiera dina personliga inställningar.

Få åtkomst till Adobe Sign-funktionerna

Adobe Sign är ett servergruppslösningspaket som installeras av din SharePoint-administratör. Som användare, kommer du att se Adobe Sign-fliken överst på din SharePoint-webbplats.

Om du klickar på fliken Adobe Sign visas menyfliksområdet med alla funktioner som är tillgängliga i Adobe Sign.

Menyfliksområdet består av fem ikoner:

• Skicka för signering
• Avtalsstatus
• Biblioteksmall
• Hantera avtal
• Inställningar

Av dessa är de fyra första de åtgärder som du kan komma att använda regelbundet för att skapa och skicka avtal.

Med den sista ikonen, Inställningar, kan du definiera din personliga avtalsmall. När du har definierat den är det inte så troligt att du går tillbaka till sidan, såvida du inte vill ändra mallen.  Därför börjar vi där.

Definiera dina personliga inställningar

Med dina personliga inställningar kan du definiera ett standardnamn för avtal och ett standardmeddelande för alla avtal som du skickar från SharePoint med hjälp av Adobe Sign-appen.

I fältet Avtals namn (max. 255 tecken) kan du ange valfri sträng som identifierar avtalet.  Den här strängen fylls i ämnesraden för mottagarens e-postadress (markerat i gult nedan) och används även som namnets värde på sidan Hantera. Genom att ange ett unikt och meningsfullt avtalsnamn kan mottagarna lättare identifiera ditt e-postmeddelande och det kan förbättra dina möjligheter att söka efter avtalet vid behov

Avtals meddelandet är ett normalt textfält där du kan ange eventuella instruktioner eller nödvändiga kommentarer (markerat i grönt nedan). Meddelandet visas på e-postmeddelandet Signera som skickas till alla mottagare och bör inte användas som de personliga anteckningar som du kan bifoga till respektive mottagare.

Dokumentmallar för anpassade listor

Precis under fälten för standardnamn på avtal och standardmeddelande finns två inställningar som styr hur dokument kan bifogas när du skickar ett avtal från en lista.

Som standard kan avsändaren välja ett dokument i SharePoint.

Det finns två tillgängliga alternativ för användare som vill ändra standardinställningen:

► Använd en dokumentmall som inte kommer från SharePoint för anpassade listor – När det här alternativet är aktiverat åsidosätter avsändaren möjligheten att bifoga ett dokument från SharePoint. I stället visas alternativen för bifogning av filer enligt konfigurationerna i Adobe Sign-systemet.  Det kan inkludera ett eller flera av följande alternativ:

o Bifoga från det lokala systemet

o Bifoga från Adobe Sign-mallbiblioteket

            När alternativet inte är aktiverat, uppmanas du att välja en dokumentmall från SharePoint-dokumentlistan.

► Använd alltid den utsedda dokumentmallen för anpassade listor – När det här alternativet är aktiverat minns SharePoint vilken fil du bifogar och bifogar automatiskt filen till nästa avtal som du skapar från en lista och åsidosätter steget för val av fil.  Det passar utmärkt om du använder samma dokument många gånger.

Skicka ett avtal

Påbörja avtalet

Att skicka avtal och samla in signaturer är huvudsyftet med Adobe Sign, och i SharePoint-miljön finns det fyra metoder för att påbörja processen:

• Skicka från menyfliksområdet
• Skicka via högerklick
• Skicka från listor

Alla dessa tre alternativ öppnar konfigurationssidan där du kan definiera mottagare samt signaturordning om mer än en signatur behövs.

Skicka från menyfliksområdet

Att skicka från menyfliksområdet är den metod du ska använda om du vill bifoga flera SharePoint-dokument:

1. Välj vilka dokument som ska skickas genom att markera kryssrutan till vänster om dokumentnamnet
2. Klicka på fliken i menyfliksområdet längst upp på sidan.
   • Alla markerade dokument bifogas automatiskt.
3. Klicka på ikonen Skicka för signering

Skicka via högerklick

Om du skickar genom att högerklicka kan du snabbt skicka valfritt dokument i en lista med dokument, men endast den enskilda filen bifogas till avtalet:

1. Högerklicka på dokumentet som du vill skicka för signering
2. Markera ellipsen (...) om du vill öppna snabbmenyn
3. Välj Skicka för signering från menyn

Skicka från listor

Skicka från en lista är samma process som att skicka ett dokument, då du antingen kan skicka från menyfliksområdet eller genom att högerklicka.

Det finns två viktiga skillnader:

• Inga dokument bifogas automatiskt. Beroende på dina personliga inställningar, måste du antingen:
  • Uttryckligen lägga till en fil från SharePoint
  • Bifoga filerna på avtalssidan
• Den returnerade signerade kopian av PDF-filen (och eventuellt granskningsspåret) bifogas till listobjektet istället för att skickas till en ny mapp.
  • Om ingen dokumentlagringsmapp har definierats av SharePoint-admin. I så fall kommer PDF-filen att skickas till den mappen.

Konfigurera avtalet

När ett nytt avtal är öppet visas konfigurationssidan, som kan visas i fyra åtgärdsspecifika avsnitt:

A. Mottagare – Personerna som ska signera eller godkänna avtalet.

B. Meddelandeinformationen – Namnet och det globala meddelandet för avtalet.

C. Alternativ – Valfria funktioner som rör avtalet.

D. Filer – De faktiska dokument/filer du behöver få signerade/godkända.

○ Observera att dokumentet du använde för att öppna avtalet automatiskt kommer att bifogas med avtalet.

Avsnittet Mottagare

I avsnittet Mottagare, ber den översta växeln dig att välja det grundläggande arbetsflödet för signaturordning:

• När Slutför i ordning är aktiverat (enligt nedan) numreras mottagarna för att indikera deltagarordningen och en sekventiell signeringsprocess används från ett signeringssteg till nästa.

○ I de sekventiella stegen så går det att definiera ”behållare”-steg som tillåter:

► en delmängd av signerare att signera parallellt (hybrid-arbetsflöde);

► en grupp människor, där alla kan signera för hela gruppen (mottagargruppen).

• Om Slutför i vilken ordning som helst är aktiverat numreras inte mottagarna och de kan signera parallellt.

Till höger om växeln för signaturordning, ser du två länkar:

• Lägg till mig – klicka på den här länken för att infoga dig själv som nästa signerare i signeringsordningen.
• Lägg till mottagargrupp – klicka på den här länken för att skapa ett ”behållare”-steg där du kan definiera en grupp av signerare, där vilken som helst av dem kan signera. Skapa till exempel en grupp för HR-teamet, men bara en person från HR signerar.

Varje mottagare skapas med fem element:

A. Underskriftssteget – Definierar när i processen som mottagaren får tillgång till avtalet (när du aktiverat slutför i ordning)

B. Roll – Definierar hur mottagaren kan interagera med dokumentet.

○ Signerare (standard) – Mottagare som förväntas signera på minst ett ställe.

○ Godkännare – Mottagare som granskar och godkänner dokumentet, men som inte signerar juridiskt sett.

○ Delegerare – Mottagare som inte förväntas vare sig signera eller godkänna. De kommer att delegera möjligheten att signera eller godkänna till en annan part.

C. E-postadress – Vem är mottagaren? Det ska vara en personlig e-postadress.

D. Verifieringsprocess – Hur bör mottagaren kontrolleras?

○ E-post (standard) – Autentiseringen baseras på åtkomst till e-posten.

○ Lösenord – Ett lösenord (bokstäver/siffror) som avsändaren genererar och som ska ges till mottagaren separat.

○ Socialt nätverk – Autentisering till ett socialt nätverk som tillhör en tredje part, t.ex. Facebook eller LinkedIn.

○ KBA (endast USA) – Kunskapsbaserad autentisering kräver att mottagaren anger sitt socialförsäkringsnummer och genererar sedan ett antal kluriga frågor baserade på allmänna databaser.

○ Telefon – Kräver att avsändaren anger mottagarens telefonnummer så ett en SMS-kod kan skickas när en signatur behövs.

E. Privat meddelande (valfritt) – Avsändaren kan ge personliga anvisningar till varje mottagare som visas när mottagaren visar avtalet.

Om du trycker på Visa kopia under mottagarlistan visas ett fält där du kan skriva in en e-postadress dit du vill skicka en kopia av avtalet så att mottagaren ska kunna visa avtalet, men inte få åtkomst att signera/godkänna.

Hybrida arbetsflöden

Ett hybrid-arbetsflöde är en instans av den sekventiella signeringsordningen, där en eller flera av signeringsstegen inkluderar två eller fler mottagare som samtidigt får tillgång till dokumentet. Alla signerare i det parallella steget måste slutföra sin del innan den sekventiella processen flyttar till nästa signatursteg.

I ovanstående bild, till exempel har vi en trestegs-signeringscykel:

Steg 1 är fclarke@gmail.com. När avtalet skickas ut för underskrift, blir endast fclarke meddelad. När fclarke signerar dokumentet, fortsätter vi till nästa steg.

Steg 2 är det hybrida steget. Du kan se att alla tre mottagare får samma nummer (2) vilket innebär att Adobe Sign meddelar alla dessa mottagare samtidigt. De kan applicera sina signaturer i valfri ordning, men alla behöver slutföra sin del innan signaturcykeln går vidare till nästa steg.

Steg 3 är en annan enskild mottagare, men den här gången definieras den som en godkännare (bock-ikonen kontra pennspetsen). När mottagaren i steg 3 ger sitt godkännande, avslutas avtalet, dokumentet är helt färdigställt och alla parter aviseras med en kopia av dokumentet i PDF-format.

Om du vill skapa en hybrid grupp, anger du e-postadresserna till alla parterna som om de var enskilda mottagare och klickar och drar mottagarfältet över varandra hybridgruppen. På skärmen får du upp ett meddelande om att du skapar en parallell grupp

Mottagargrupper

Mottagargrupper är praktiska när du behöver godkännande från en organisation, men inte en specifik individ i den gruppen.  

I ovanstående bild till exempel, kan du se en signaturcykel i tre steg:

Steg 1 (JohnDoe) är en signerare och aviseras om att deras signatur krävs så snart avtalet skickas. När JohnDoe applicerar sin signatur, går avtalet vidare till steg 2

Steg 2 är en mottagargrupp som får namnet HR-gruppen. Fyra signerare har angetts i gruppen och var och en har getts en särskild varifieringsprocess (till exempel). När någon av de identifierade mottagarna ger sitt godkännande, går avtalet vidare till det tredje steget.

Steg 3 är en enskild signerare. När den sista signaturen har slutförts, slutförs dokumentet och alla parter meddelas med en kopia av dokumentet i PDF-format.

Om du vill skapa en mottagargrupp, klickar du på länken lägg till mottagargrupp överst till höger i mottagarefältet. Detta skapar en behållaren där du ombeds att ange gruppnamnet och de potentiella mottagarna.

Meddelandeavsnitt

Meddelandeavsnittet innehåller två fält som kan förbättra dina resultat betydligt, och om du har konfigurerat din egen mall fylls fälten automatiskt i med de värden som du har definierat.

I fältet Avtals namn kan du ange en valfri sträng som identifierar avtalet. 

Obs: det här värdet kan redigeras tills dess att avtalet skickas.

Avtals meddelande är ett normalt textfält där du kan ange eventuella instruktioner eller nödvändiga kommentarer.

• Om ditt konto är konfigurerat att använda meddelandemallar, visas länken för att komma åt mallarna överst till höger i meddelandeavsnittet

Alternativavsnitt

Alternativavsnittet ger dig bättre kontroll över dokumentet efter att det har skickats:

• Lösenordskyddat – kräv att mottagarna anger ett lösenord när de vill öppna och visa den signerade PDF-filen. Lösenordet definieras av avsändaren och skickas ut separat. Adobe Sign registrerar inte det här lösenordet, så glöm det inte!
• Tidsfrist till slutförande – antalet dagar innan avtalet upphör och inte längre kan fyllas i.
  •  Tidsfrist till slutförande visas bara om det aktiverats av din administratör.
• Ställ in påminnelse - Ställ in frekvensen för påminnelser som ska skickas tills avtalet är slutfört. Endast de aktuella mottagarna aviseras.
• Mottagarens språk – välj vilket språk som ska användas i e-postmeddelanden som skickas till mottagarna och under signeringsprocessen.

Filavsnitt

Filavsnittet är där du bifogar dokumenten till transaktionen. Det ursprungliga dokumentet som du använde för att starta avtalet bör redan vara bifogat.

Adobe Sign kommer att kombinera alla dokument för signeringsprocessen i en PDF-fil och skapar PDF-filen utifrån den ordning som dokumenten listas i. Du kan ändra dokumentens ordningsföljd genom att klicka på och dra ett dokument till en ny plats i listan.

Filer kan bifogas från antingen Adobe Sign-biblioteket, Google Docs, Box.net, Dropbox eller via överföring från ditt lokala system genom att söka efter filen eller dra och släppa den.

Tillåtna filtyper är: Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF och HTML.

Förhandsvisa och lägg till signaturfält

Precis under fillistan finns kryssrutan förhandsvisa och lägg till signaturfält.  Med det här alternativet kan du öppna dokumenten som du överför och placera formulärfält i dokumentet efter behov. 

Du bör placera minst signaturfälten, men det finns flera andra fält som du kan använda för att skapa komplexa formulär, om du vill.

Spåra dina avtal

Avtalsstatus

När ett avtal har skickats följer du enklast förloppet på sidan Avtalsstatus, som du når via ikonen Avtalsstatus på Adobe Signs menyfliksområde

Sidan avtalsstatus visar alla avtal som du har behörighet att visa som skickades från inom SharePoint-miljön.

Standardlistsorteringen är efter datum skickat, med den senaste högst upp i listan: 

Om du vill filtrera avtalen i den aktuella vyn kan du använda fältet Sök längst upp till höger på sidan.  Det här sökfältet söker efter valfri strängstam i alla fält och returnerar alla matchningar:

Sök avtalsstatus efter dokument eller lista

Du kan enkelt söka efter alla avtal som skickats med ett SharePoint-dokument eller en lista genom att:

1. Sök efter och markera dokumentet/listobjektet som du vill söka efter.
2. Klicka på alternativet Avtalsstatus (antingen i menyfliksområdet eller i snabbmenyn).

Uppdatering av avtalets status

I kolumnen längst till höger i tabellen Avtalsstatus finns en uppdateringsåtgärd som aktivt frågar Adobe Sign efter en uppdatering om avtalets status.  SharePoint uppdaterar automatiskt och regelbundet alla avtal som väntar på en mottagaråtgärd. Uppdatera-åtgärden låter dig uppdatera avtalet utanför den cykeln när du behöver veta status i realtid.

Ta bort avtalsposten

Allra längst ut till höger på sidan Avtalsstatus finns ikonen Ta bort.  Den här åtgärden tar bort avtalsposten i SharePoint utan att avtalet annulleras eller tas bort i Adobe Sign.  Den här åtgärden kan inte ångras och ska användas med stor försiktighet.

Signerade dokument

Beroende på hur din SharePoint-administratör har konfigurerat Adobe Sign, kommer signerade dokument att pushas tillbaka till antingen:

• En global mapp – Alla slutförda dokument finns i den här mappen om konfigurationen är gjord på detta sätt.
• En ny mapp i källbiblioteket – Om ingen global mapp identifieras, skapas en ny mapp med namnet ”Signerade avtal” i dokumentbiblioteket som avtalet skapades/skickades från. För alla slutförda avtal som skickas från ett visst bibliotek returneras de slutförda PDF-filerna till samma mapp för signerade avtal.
• Bifogade till listobjektet – Om du har skickat ett avtal från ett listobjekt finns de bifogade filerna i listan.

Hantera avtal

Ikonen Hantera avtal öppnar en annan vy över avtalen kopplade till din användare där det finns fler alternativ.  På sidan Avtalsstatus visas en enkel vy över alla avtal där du kan välja att uppdatera deras status. På sidan Hantera avtal får du dock en djupare insikt i avtalen och det finns ytterligare alternativ för att modifiera avtalsegenskaper.

Struktur på sidan Hantera

På sidan Hantera finns det många inbäddade funktioner att utforska. För enkelhetens skull kan de delas in i tre funktionsområden:

A. Innehåll och filter

B. Avtalslista

C. Avtalsverktyg

Innehållsfilter

Det finns fyra alternativ för innehåll/filter på sidan Hantera:

Avtalslista

Avtalslistan visar de enskilda avtal som överensstämmer med det innehåll du har valt och som har minskats med de filter du har valt.

Varje avtal visar:

Mottagare - Den aktuella mottagaren (om avtalet bearbetas) eller den första mottagaren (när avtalet har slutförts, avbrutits eller upphört).

• Mottagarens namn visas när det är känt. Mottagarens e-postadress visas när namnet är okänt

Avsändare - Avtalets avsändare.

Titel - Avtalets namn.

Status - Den aktuella status som avtalet relaterar till i signaturcykeln. (I exemplet nedan används alternativet Alla, och flera statusar visas)

Ändrat - Avtalets senaste ändringsdatum.

Standardsorteringsordningen för innehåll är avtalets senast ändrade datum.

Du kan emellertid klicka på valfri kolumnrubrik för att sortera datauppsättningen efter det värdet.

Avtalslista

Du visar avtalsverktygen genom att klicka på ett avtal eller en mall:

Den högra listen öppnas och visar verktygen för att komma åt eller ändra avtalet (eller biblioteksdokument/webbformulär/massutskick):

Visa och signera - Endast tillgängligt för avtal som väntar på dig

Öppna avtal/mall/webbformulär/massutskick – öppnar objektet för en fullständig vy av dokumentet.

• Avtal visar avtalets aktuella status, oavsett var det befinner sig i signaturcykeln.
• Mallar visar de basdokument som används för att skapa mallen    

Använd mall - Endast mallar (biblioteksdokument).  Det här alternativet startar ett nytt avtal med mallen som redan är bifogad

Hämta kod - endast webbformulär. Det här alternativet öppnar en sida där användaren kan kopiera HTML- eller skriptkoden för webbformuläret

Redigera mall/webbformulär - Används för att redigera mallen

Påminnelse - Används för att ange en påminnelse för den aktuella mottagaren

Avbryt - Avbryter avtalet

Ladda ned PDF - Hämtar en PDF-kopia av avtalet i dess nuvarande skick.

• Överordnade mallar hämtar en PDF-kopia av originaldokumenten som används för att skapa mallen

Hämta revideringsrapport - Hämtar granskningsrapporten för avtalet

Hämta formulärfältdata - Hämtar en CSV-fil med fältinnehållet för ett slutfört avtal

• Överordnade mallobjekt hämtar en CSV-fil med fältnivåinnehåll för alla underordnade avtal som har slutförts

Ändra avtal - Används för att redigera dokumenten i ett avtal och/eller fälten som har placerats i dokumentet.

• Det här alternativet är bara tillgängligt tills den första mottagaren utför sin åtgärd.

Ta bort - Endast mallar (biblioteksdokument). Tar bort mallen från systemet. Detta är en oåterkallelig åtgärd

Dölj avtal/webbformulär/massutskick – döljer objektet från användarens vy.  Den här åtgärden tar bara bort objektet från vyn, ingen annan åtgärd utförs

Dela - Används för att dela objektet explicit med en annan användare.  Det går inte att ångra den här åtgärden

Anteckningar - Används för att tillämpa personliga anteckningar på objektet

Ladda ned enskilda filer - Används för att ladda ned de enskilda filerna, om flera filer använts för att skapa avtalet/mallen

Visa aktivitetsrapport – endast Massutskick. Med det här alternativet skapas en sammanfattning av förloppet för Massutskick, där listan över mottagare delas in i kategorier som matchar signaturstatusen för avtalet

Ersätt aktuell mottagare - Endast tillgängligt för avtal som användaren har skickat. Användaren kan ersätta den aktuella mottagaren för ett avtal

Aktivitet - En löpande lista över händelser som har inträffat med avseende på avtalet. Börja med en Skapa-händelse, logga varje mottagares aktiviteter och avsluta med statusen slutfört/avbrutet/utgånget

Snabblänkar till vanliga åtgärder

Nedan följer en snabbreferens över de vanligaste åtgärderna som du kan behöva använda, följt av en översikt av sidan Hantera och dess huvudfunktioner.

• Ange påminnelser
• Ersätta signerare i ett avtal
• Redigera dokumentet eller fälten för ett avtal som har skickats
• Dela ett avtal
• Visa granskningsspåret för avtal

Biblioteksmallar (dokument)

Ikonen biblioteksmallar på menyfliksområdet för Adobe Sign låter dig skicka ett SharePoint-dokument till redigeringsmiljön i Adobe Sign, där du kan placera ut formulärfält och sedan spara det fältaktiverade formuläret i ditt Adobe Sign-bibliotek.

Så här skapar du en dokumentmall:

1. Klicka på det dokument som du vill bygga in i en mall.
2. Klicka på ikonen Biblioteksmall på menyfliksområdet (eller högerklicka och välj ett alternativ på menyn).
   • Adobe Signs redigeringsmiljö öppnas och hela dokumentet visas.
3. Placera ut de fält som behövs i dokumentet.
   • Om du skapar en mall som behöver indata/signaturer från två personer, ska du först placera ut alla fält för den första mottagaren.  Ändra sedan fältet Mottagare till Deltagare 2 och placera sedan ut fälten för den andra signeraren/godkännaren.

4. Klicka på Spara i det nedre högra hörnet när mallen är klar.

• Mallen sparas då i Adobe Sign-biblioteket.  

Nedladdningsbar PDF-kopia