Användarhandbok Avbryt

Adobe Sign för SharePoint Online: Användarhandbok för mallmappning

Sök

Senast uppdaterad den 28 feb. 2024 | Gäller även Adobe Acrobat Sign

Adobe Acrobat Sign-integreringar
Nyheter
Produktversioner och livscykel
Acrobat Sign för Salesforce
Acrobat Sign för Microsoft
1. Acrobat Sign för Microsoft 365
  1. Installationshandbok
2. Acrobat Sign för Outlook
  1. Användarhandbok
3. Acrobat Sign för Word/PowerPoint
  1. Användarhandbok
4. Acrobat Sign för Teams
5. Acrobat Sign för Microsoft PowerApps och Power Automate
  1. Användarhandbok
  2. Versionsinformation
6. Acrobat Sign Connector för Microsoft Search
  1. Användarhandbok
  2. Versionsinformation
7. Acrobat Sign för Microsoft Dynamics
8. Acrobat Sign för Microsoft SharePoint
Acrobat Sign för ServiceNow
Acrobat Sign för HR ServiceNow
1. Installationshandbok (Utgången)
Acrobat Sign för SAP SuccessFactors
Acrobat Sign för Workday
Acrobat Sign för NetSuite
1. Installationshandbok
2. Versionsinformation
Acrobat Sign för SugarCRM
Acrobat Sign för VeevaVault
Acrobat Sign för Coupa BSM Suite
1. Installationshandbok
Acrobat Sign för Zapier
Utvecklingsdokumentation för Acrobat Sign

Viktigt:

Stöd för integreringen Adobe Acrobat Sign för SharePoint Online avslutas senast juni 2024. Följaktligen kan du inte skicka avtal via den här integreringen efter det datumet. Du kan fortfarande skicka avtal från SharePoint med andra integreringar, till exempel Acrobat Sign för Power Automate.

Vi rekommenderar att du tar bort insticksprogrammet Acrobat Sign från SharePoint-webbplatsen och överför arbetsflöden till andra program.

Översikt

Adobe Sign har stöd för möjligheten att relatera data mellan SharePoint-listor och avtalets formulärfält.

Med hjälp av arbetsflöden och genom att mappa listfälten till formulärfälten kan du automatiskt förifylla dokument innan du skickar dem. Det gör att det går snabbare för avsändare och/eller signerare att fylla i formuläret och det minskar risken för att felaktiga data anges.

Omvänt kan du även skapa en mappning som extraherar data från formulärfält i ett signerat avtal för att fylla i en SharePoint-lista.

Lite information om hur du skapar webbformulär med fält

För lyckad mappning måste du ha färdiga formulär med definierade fältnamn, så att listfältet logiskt kan relateras till Adobe Sign-formulärfältet.

Det finns flera sätt att skapa formulär som sedan kan överföras till Adobe Sign:

Redigeringsmiljön i Adobe Sign har automatisk fältidentifiering, vilket gör det mycket snabbare att skapa formulär
- Automatiskt placerade formulärfält har ett generiskt namn (Anpassat fält 1) och bör döpas om till något som visar fältets användning
PDF-formulär kan också skapas med Acrobat. Acrobat-formulär kan också automatiskt identifiera var fält ska vara
- Acrobat placerar automatiskt fält med ett fältnamn som härletts från den föregående texten i dokumentet. Dessa namn är ofta svårtydda eller omfattande och bör redigeras till ett intuitivt värde för fältets användning
Texttaggar kan användas om dokumentgenereringen skapar ett redigerbart textdokument

Fältmappning är beroende av att namnet på ett fält i formuläret och namnet på en kolumn i SharePoint relateras logiskt.

Oavsett vilken metod du använder måste du namnge fälten på rätt sätt så att du enkelt kan identifiera dem när de visas i ett listformat (under mappningsprocessen).

Obs!

Följande typer av SharePoint-kolumner stöds: Enkel textrad, nummer, alternativ (alternativknappar), flera textrader, ja/nej (kryssruta).

Typ av SharePoint-kolumn	Fälttyp i Adobe Sign
Enkel textrad	Text
Siffra	Text
Alternativ (alternativknappar)	Alternativknappar
Flera textrader	Flerradig text
Ja/nej (kryssruta)	Kryssruta

Steg-för-steg-arbetsflöde för mallmappning

I exemplet nedan vill SharePoint-administratören skicka avtal till en lista med kunder.

Det finns redan en befintlig SharePoint-lista med kunder som innehåller information om varje mottagare ("Förnamn" och "Efternamn"), men ytterligare information ("Ålder" och "Yrke") samlas in.

Ett formulär skapas (med texttaggar) för att importera namnvärdena från SharePoint-listan och samla in de nya värden som söks.

När avtalet har slutförts överförs de mappade fältvärdena i formuläret tillbaka till SharePoint-listan.

Obs!

I det här exemplet visas ett formulär som bara innehåller fält av tydlighetsskäl.

Ditt formulär kommer förmodligen att ha mycket mer innehåll, men fälten fungerar på samma sätt.

Skapa en SharePoint-lista

Logga in på din SharePoint-webbplats och skapa en lista med signerare (de personer som du vill skicka avtalet till för signering)
- Vi kommer att använda John Smith som exempel i detta arbetsflöde
Skapa en avtalsmall (t.ex. ett Word- eller PDF-dokument)

Det är viktigt att komma ihåg att använda texttaggar på rätt sätt, vilket bör se ut ungefär så här: {{first_name}}

I det här exemplet använder vi ett dokument med namnet mapping_test.docx som innehåller fyra texttaggar:
- {{first_name}}
- {{last_name}}
- {{age}}
- {{occupation}}
Skapa mallmappningar

Det finns två olika typer av mallmappning:
- Mappning av SharePoint till avtal används för att fylla i informationen i förväg från en SharePoint-lista (steg 1) till Adobe Sign-avtalet
1. Välj alternativknappen Mappning av SharePoint till avtal
2. Välj rätt lista i listrutan
  
  Det är viktigt att ställa in mallmappningen för rätt lista (t.ex. listan som skapades i steg 1), annars fungerar inte mallmappningen korrekt
  
  Du kan definiera unika mallmappningar för enskilda SharePoint-listor
3. Konfigurera korrekt mappning mellan SharePoint- och avtalsfälten
  
  SharePoint-fältet är namnet på den kolumn som nämns i SharePoint-listan (steg 1)
  
  Avtalsfältet är "Texttagg"-namnet som används i avtalsmallen (steg 2)
  
  I det här exemplet använder vi "Förnamn" och "Efternamn" för mappning av SharePoint till avtal, så att motsvarande "first_name" och ”last_name" fylls i i förväg i avtalsmallen med hjälp av värdena från SharePoint-listan
- Mappning av avtal till SharePoint används för att uppdatera SharePoint-listan med värdena i avtalsfälten när avtalet har slutförts:
1. Markera alternativknappen Mappning av avtal till SharePoint.
2. Välj rätt lista i listrutan.
3. Konfigurera rätt mappning mellan SharePoint- och avtalsfälten.
  
  I det här exemplet använder vi "Yrke" och "Ålder" för mappning av avtal till SharePoint, vilket motsvarar texttaggsfälten "Yrke" och "Ålder"
Initiera Skicka för signering

När fälten mellan listan och avtalsmallen är korrekt relaterade kan du skicka avtalet:
- Gå till SharePoint-listan (skapad i steg 1)
- Välj en signerare i listan. I det här exemplet använder vi John Smith
- Gå till Adobe Sign-menyfliksområdet och välj alternativet Skicka för signering
Välj avtalsmall:

I det här steget är det viktigt att välja rätt avtalsmall, det vill säga den som du skapade i steg 2.
- Välj avtalsmall (i det här exemplet använder vi mapping_test)
- Klicka på Bifoga
Slutför Skicka-sidan:
- Ange mottagarens e-postadress
  
  Om du följer exemplet anger du en e-postadress som du har åtkomst till
  
  Den här e-postadressen måste vara en annan än den som du skickar avtalet från
- Ändra meddelandet efter behov
- Kontrollera att rätt avtalsmall är bifogad i avsnittet Filer
- Markera Förhandsvisa och lägg till signaturfält
- Klicka på Nästa
Verifiera mallmappning av SharePoint till avtal:

Du bör nu kunna verifiera att mallmappningen av SharePoint till avtal fungerar korrekt.

Om du följer vårt exempel bör du se att "first_name" och "last_name" har fyllts i automatiskt med rätt information baserat på informationen från SharePoint-listan:
- Kontrollera att alla mappade fält importerar rätt värden
- Kontrollera att omappade fält är tomma. Detta är fälten som mottagaren kommer att fylla i
- Lägg till ytterligare fält efter behov
  
  Lägg till minst ett signaturfält
- Klicka på Skicka
Slutför signeringsarbetsflödet:

Mottagaren slutför avtalet:
- Mottagaren öppnar avtalet via en länk i e-postmeddelandet
  
  Om du följer exemplet loggar du in i e-posten som du skickade avtalet till
- Mottagaren fyller i avtalsformuläret
  
  Ange värden för fälten Yrke och Ålder
- Signera dokumentet
- Klicka på Klicka för att signera för att slutföra signeringsprocessen
Verifiera mappning av avtal till SharePoint:

När avtalet har slutförts:
- Logga in på ditt SharePoint-konto igen
- Gå till SharePoint-listan (steg 1)
- Kontrollera att mappningen av avtal till SharePoint fungerar genom att granska listan och verifiera att de nya värdena från avtalsmallen har överförts till SharePoint