Skapa en SharePoint-lista
Logga in på din SharePoint-webbplats och skapa en lista med signerare (de personer som du vill skicka avtalet till för signering)
- Vi kommer att använda John Smith som exempel i detta arbetsflöde
Stöd för integreringen Adobe Acrobat Sign för SharePoint Online avslutas senast juni 2024. Följaktligen kan du inte skicka avtal via den här integreringen efter det datumet. Du kan fortfarande skicka avtal från SharePoint med andra integreringar, till exempel Acrobat Sign för Power Automate.
Vi rekommenderar att du tar bort insticksprogrammet Acrobat Sign från SharePoint-webbplatsen och överför arbetsflöden till andra program.
Adobe Sign har stöd för möjligheten att relatera data mellan SharePoint-listor och avtalets formulärfält.
Med hjälp av arbetsflöden och genom att mappa listfälten till formulärfälten kan du automatiskt förifylla dokument innan du skickar dem. Det gör att det går snabbare för avsändare och/eller signerare att fylla i formuläret och det minskar risken för att felaktiga data anges.
Omvänt kan du även skapa en mappning som extraherar data från formulärfält i ett signerat avtal för att fylla i en SharePoint-lista.
För lyckad mappning måste du ha färdiga formulär med definierade fältnamn, så att listfältet logiskt kan relateras till Adobe Sign-formulärfältet.
Det finns flera sätt att skapa formulär som sedan kan överföras till Adobe Sign:
Fältmappning är beroende av att namnet på ett fält i formuläret och namnet på en kolumn i SharePoint relateras logiskt.
Oavsett vilken metod du använder måste du namnge fälten på rätt sätt så att du enkelt kan identifiera dem när de visas i ett listformat (under mappningsprocessen).
Följande typer av SharePoint-kolumner stöds: Enkel textrad, nummer, alternativ (alternativknappar), flera textrader, ja/nej (kryssruta).
Typ av SharePoint-kolumn | Fälttyp i Adobe Sign |
Enkel textrad | Text |
Siffra | Text |
Alternativ (alternativknappar) | Alternativknappar |
Flera textrader | Flerradig text |
Ja/nej (kryssruta) | Kryssruta |
I exemplet nedan vill SharePoint-administratören skicka avtal till en lista med kunder.
Det finns redan en befintlig SharePoint-lista med kunder som innehåller information om varje mottagare ("Förnamn" och "Efternamn"), men ytterligare information ("Ålder" och "Yrke") samlas in.
Ett formulär skapas (med texttaggar) för att importera namnvärdena från SharePoint-listan och samla in de nya värden som söks.
När avtalet har slutförts överförs de mappade fältvärdena i formuläret tillbaka till SharePoint-listan.
I det här exemplet visas ett formulär som bara innehåller fält av tydlighetsskäl.
Ditt formulär kommer förmodligen att ha mycket mer innehåll, men fälten fungerar på samma sätt.
Skapa en SharePoint-lista
Logga in på din SharePoint-webbplats och skapa en lista med signerare (de personer som du vill skicka avtalet till för signering)
Skapa en avtalsmall (t.ex. ett Word- eller PDF-dokument)
Det är viktigt att komma ihåg att använda texttaggar på rätt sätt, vilket bör se ut ungefär så här: {{first_name}}
I det här exemplet använder vi ett dokument med namnet mapping_test.docx som innehåller fyra texttaggar:
Skapa mallmappningar
Det finns två olika typer av mallmappning:
Initiera Skicka för signering
När fälten mellan listan och avtalsmallen är korrekt relaterade kan du skicka avtalet:
Välj avtalsmall:
I det här steget är det viktigt att välja rätt avtalsmall, det vill säga den som du skapade i steg 2.
Slutför Skicka-sidan:
Verifiera mallmappning av SharePoint till avtal:
Du bör nu kunna verifiera att mallmappningen av SharePoint till avtal fungerar korrekt.
Om du följer vårt exempel bör du se att "first_name" och "last_name" har fyllts i automatiskt med rätt information baserat på informationen från SharePoint-listan:
Slutför signeringsarbetsflödet:
Mottagaren slutför avtalet:
Verifiera mappning av avtal till SharePoint:
När avtalet har slutförts: