Användarhandbok Avbryt

Adobe Sign för SharePoint Online: Användarhandbok för mallmappning

  1. Adobe Acrobat Sign-integreringar
  2. Nyheter
  3. Produktversioner och livscykel
  4. Acrobat Sign för Salesforce
    1. Installera paketet
    2. Konfigurera paketet
    3. Användarhandbok
    4. Användarhandbok för utvecklare
    5. Handbok om avancerad anpassning
    6. Användarhandbok för fältmappning och mallar
    7. Användarhandbok för den mobila appen
    8. Flödesautomatiseringsguide
    9. Användarhandbok för Document Builder
    10. Konfigurera stora dokument
    11. Användarhandbok för uppgraderingar
    12. Versionsinformation
    13. Svar på vanliga frågor
    14. Felsökningsguide
    15. Ytterligare artiklar
  5. Acrobat Sign för Microsoft
    1. Acrobat Sign för Microsoft 365
      1. Installationshandbok
    2. Acrobat Sign för Outlook
      1. Användarhandbok
    3. Acrobat Sign för Word/PowerPoint
      1. Användarhandbok
    4. Acrobat Sign för Teams
      1. Användarhandbok
      2. Användarhandbok för Live Sign
      3. Användarhandbok för mobilt
      4. Versionsinformation
      5. Microsoft Teams-godkännanden
    5. Acrobat Sign för Microsoft PowerApps och Power Automate
      1. Användarhandbok
      2. Versionsinformation
    6. Acrobat Sign Connector för Microsoft Search
      1. Användarhandbok
      2. Versionsinformation
    7. Acrobat Sign för Microsoft Dynamics 
      1. Översikt
      2. Dynamics Online: installationshandbok 
      3. Dynamics Online: användarhandbok 
      4. Dynamics On-Prem: installationshandbok 
      5. Dynamics On-Prem: användarhandbok
      6. Handbok för arbetsflöde för Dynamics
      7. Dynamics 365 för Talent
      8. Användarhandbok för uppgraderingar
      9. Versionsinformation
    8. Acrobat Sign för Microsoft SharePoint 
      1. Översikt
      2. SharePoint On-Prem: installationshandbok
      3. SharePoint On-Prem: användarhandbok för mallmappning
      4. SharePoint On-Prem: användarhandbok
      5. SharePoint On-Prem: versionsinformation
      6. SharePoint Online: installationshandbok
      7. SharePoint Online: användarhandbok för mallmappning
      8. SharePoint Online: användarhandbok
      9. SharePoint Online: användarhandbok för mappning av webbformulär
      10. SharePoint Online: versionsinformation
  6. Acrobat Sign för ServiceNow
    1. Översikt
    2. Installationshandbok
    3. Användarhandbok
    4. Versionsinformation
  7. Acrobat Sign för HR ServiceNow
    1. Installationshandbok
  8. Acrobat Sign för SAP SuccessFactors
    1. Installationshandbok för Cockpit (ersatt)
    2. Installationshandbok för rekrytering (inaktuell)
    3. Användarhandbok för rekrytering
    4. Installationshandbok för Cloud Foundry
    5. Versionsinformation
  9. Acrobat Sign för Workday
    1. Installationshandbok
    2. Snabbstart
    3. Självstudiekurs i konfiguration
  10. Acrobat Sign för NetSuite
    1. Installationshandbok
    2. Versionsinformation
  11. Acrobat Sign för SugarCRM
  12. Acrobat Sign för VeevaVault
    1. Installationshandbok
    2. Användarhandbok
    3. Användarhandbok för uppgraderingar
    4. Versionsinformation
  13. Acrobat Sign för Coupa BSM Suite
    1. Installationshandbok
  14. Utvecklingsdokumentation för Acrobat Sign
    1. Översikt
    2. Webhookar
    3. Texttaggar
Viktigt:

Stöd för integreringen Adobe Acrobat Sign för SharePoint Online avslutas senast juni 2024. Följaktligen kan du inte skicka avtal via den här integreringen efter det datumet. Du kan fortfarande skicka avtal från SharePoint med andra integreringar, till exempel Acrobat Sign för Power Automate

Vi rekommenderar att du tar bort insticksprogrammet Acrobat Sign från SharePoint-webbplatsen och överför arbetsflöden till andra program

Översikt

Adobe Sign har stöd för möjligheten att relatera data mellan SharePoint-listor och avtalets formulärfält.

Med hjälp av arbetsflöden och genom att mappa listfälten till formulärfälten kan du automatiskt förifylla dokument innan du skickar dem. Det gör att det går snabbare för avsändare och/eller signerare att fylla i formuläret och det minskar risken för att felaktiga data anges.

Omvänt kan du även skapa en mappning som extraherar data från formulärfält i ett signerat avtal för att fylla i en SharePoint-lista.


Lite information om hur du skapar webbformulär med fält

För lyckad mappning måste du ha färdiga formulär med definierade fältnamn, så att listfältet logiskt kan relateras till Adobe Sign-formulärfältet. 

Det finns flera sätt att skapa formulär som sedan kan överföras till Adobe Sign:

  • Redigeringsmiljön i Adobe Sign har automatisk fältidentifiering, vilket gör det mycket snabbare att skapa formulär
    • Automatiskt placerade formulärfält har ett generiskt namn (Anpassat fält 1) och bör döpas om till något som visar fältets användning    
  • PDF-formulär kan också skapas med Acrobat.  Acrobat-formulär kan också automatiskt identifiera var fält ska vara
    • Acrobat placerar automatiskt fält med ett fältnamn som härletts från den föregående texten i dokumentet. Dessa namn är ofta svårtydda eller omfattande och bör redigeras till ett intuitivt värde för fältets användning
  • Texttaggar kan användas om dokumentgenereringen skapar ett redigerbart textdokument

Fältmappning är beroende av att namnet på ett fält i formuläret och namnet på en kolumn i SharePoint relateras logiskt.

Oavsett vilken metod du använder måste du namnge fälten på rätt sätt så att du enkelt kan identifiera dem när de visas i ett listformat (under mappningsprocessen).

Obs!

Följande typer av SharePoint-kolumner stöds: Enkel textrad, nummer, alternativ (alternativknappar), flera textrader, ja/nej (kryssruta). 

Typ av SharePoint-kolumn Fälttyp i Adobe Sign
Enkel textrad Text
Siffra Text
Alternativ (alternativknappar) Alternativknappar
Flera textrader Flerradig text
Ja/nej (kryssruta) Kryssruta


Steg-för-steg-arbetsflöde för mallmappning

I exemplet nedan vill SharePoint-administratören skicka avtal till en lista med kunder.

Det finns redan en befintlig SharePoint-lista med kunder som innehåller information om varje mottagare ("Förnamn" och "Efternamn"), men ytterligare information ("Ålder" och "Yrke") samlas in.

Ett formulär skapas (med texttaggar) för att importera namnvärdena från SharePoint-listan och samla in de nya värden som söks.

När avtalet har slutförts överförs de mappade fältvärdena i formuläret tillbaka till SharePoint-listan.

Obs!

I det här exemplet visas ett formulär som bara innehåller fält av tydlighetsskäl.

Ditt formulär kommer förmodligen att ha mycket mer innehåll, men fälten fungerar på samma sätt.

  1.  Skapa en SharePoint-lista

    Logga in på din SharePoint-webbplats och skapa en lista med signerare (de personer som du vill skicka avtalet till för signering)

    • Vi kommer att använda John Smith som exempel i detta arbetsflöde
    bild

  2. Skapa en avtalsmall (t.ex. ett Word- eller PDF-dokument)

    Det är viktigt att komma ihåg att använda texttaggar på rätt sätt, vilket bör se ut ungefär så här: {{first_name}}

    I det här exemplet använder vi ett dokument med namnet mapping_test.docx som innehåller fyra texttaggar:

    • {{first_name}}
    • {{last_name}}
    • {{age}}
    • {{occupation}}
    bild

  3. Skapa mallmappningar

    Det finns två olika typer av mallmappning: 

    • Mappning av SharePoint till avtal används för att fylla i informationen i förväg från en SharePoint-lista (steg 1) till Adobe Sign-avtalet
    1. Välj alternativknappen Mappning av SharePoint till avtal
    2. Välj rätt lista i listrutan
      • Det är viktigt att ställa in mallmappningen för rätt lista (t.ex. listan som skapades i steg 1), annars fungerar inte mallmappningen korrekt
      • Du kan definiera unika mallmappningar för enskilda SharePoint-listor
    3. Konfigurera korrekt mappning mellan SharePoint- och avtalsfälten
      • SharePoint-fältet är namnet på den kolumn som nämns i SharePoint-listan (steg 1)
      • Avtalsfältet är "Texttagg"-namnet som används i avtalsmallen (steg 2) 
      • I det här exemplet använder vi "Förnamn" och "Efternamn" för mappning av SharePoint till avtal, så att motsvarande "first_name" och ”last_name" fylls i i förväg i avtalsmallen med hjälp av värdena från SharePoint-listan 
    Mappning av SharePoint till avtal

    • Mappning av avtal till SharePoint används för att uppdatera SharePoint-listan med värdena i avtalsfälten när avtalet har slutförts:
    1. Markera alternativknappen Mappning av avtal till SharePoint.
    2. Välj rätt lista i listrutan. 
    3. Konfigurera rätt mappning mellan SharePoint- och avtalsfälten. 
      • I det här exemplet använder vi "Yrke" och "Ålder" för mappning av avtal till SharePoint, vilket motsvarar texttaggsfälten "Yrke" och "Ålder"
    Mappning av avtal till SharePoint

  4. Initiera Skicka för signering

    När fälten mellan listan och avtalsmallen är korrekt relaterade kan du skicka avtalet:

    • Gå till SharePoint-listan (skapad i steg 1)
    • Välj en signerare i listan. I det här exemplet använder vi John Smith
    • Gå till Adobe Sign-menyfliksområdet och välj alternativet Skicka för signering
    bild

  5. Välj avtalsmall:

    I det här steget är det viktigt att välja rätt avtalsmall, det vill säga den som du skapade i steg 2.

    • Välj avtalsmall (i det här exemplet använder vi mapping_test)
    • Klicka på Bifoga
    bild

  6. Slutför Skicka-sidan:

    • Ange mottagarens e-postadress
      • Om du följer exemplet anger du en e-postadress som du har åtkomst till
        • Den här e-postadressen måste vara en annan än den som du skickar avtalet från
    • Ändra meddelandet efter behov
    • Kontrollera att rätt avtalsmall är bifogad i avsnittet Filer
    • Markera Förhandsvisa och lägg till signaturfält
    • Klicka på Nästa
    Konfigurera avtal

  7. Verifiera mallmappning av SharePoint till avtal:

    Du bör nu kunna verifiera att mallmappningen av SharePoint till avtal fungerar korrekt.

    Om du följer vårt exempel bör du se att "first_name" och "last_name" har fyllts i automatiskt med rätt information baserat på informationen från SharePoint-listan:

    • Kontrollera att alla mappade fält importerar rätt värden
    • Kontrollera att omappade fält är tomma. Detta är fälten som mottagaren kommer att fylla i
    • Lägg till ytterligare fält efter behov
      • Lägg till minst ett signaturfält
    • Klicka på Skicka
    Lägg till formulärfält

  8. Slutför signeringsarbetsflödet:

    Mottagaren slutför avtalet:

    • Mottagaren öppnar avtalet via en länk i e-postmeddelandet
      • Om du följer exemplet loggar du in i e-posten som du skickade avtalet till
    • Mottagaren fyller i avtalsformuläret
      • Ange värden för fälten Yrke och Ålder
    • Signera dokumentet
    • Klicka på Klicka för att signera för att slutföra signeringsprocessen
    Klicka för att signera

  9. Verifiera mappning av avtal till SharePoint:

    När avtalet har slutförts:

    • Logga in på ditt SharePoint-konto igen
    • Gå till SharePoint-listan (steg 1)
    • Kontrollera att mappningen av avtal till SharePoint fungerar genom att granska listan och verifiera att de nya värdena från avtalsmallen har överförts till SharePoint
    bild

 Adobe

Få hjälp snabbare och enklare

Ny användare?

Adobe MAX 2024

Adobe MAX
Kreativitetskonferensen

14–16 okt i Miami Beach och online

Adobe MAX

Kreativitetskonferensen

14–16 okt i Miami Beach och online

Adobe MAX 2024

Adobe MAX
Kreativitetskonferensen

14–16 okt i Miami Beach och online

Adobe MAX

Kreativitetskonferensen

14–16 okt i Miami Beach och online