Adobe Sign för SharePoint (lokalt): installationsguide

Med Adobe Sign-integrationen för Microsoft SharePoint får du en inbyggd lösning för att skapa, skicka, spåra och hantera elektroniska signaturer. Integreringen finns tillgänglig för Microsoft SharePoint 2013 och 2016 lokal instans av SharePoint. Lösningen utvecklas som en servergruppslösning för Microsoft SharePoint och gör det möjligt att:

• lägga till Adobe Sign-sidan Hantera som en SharePoint-webbdel, som kan användas av SharePoint-användare för att spåra och uppdatera avtal
• skicka valfritt dokument för signering från ett SharePoint-dokumentbibliotek
• skicka dokument till en enskild mottagare eller till en grupp mottagare från ett dokumentbibliotek eller anpassade SharePoint-listor.
• mappa data från SharePoint-listor eller ett dokumentbibliotek till dokument med kopplingsmappningen när dokumenten skickas för signering
• mappa data från formulärfält i ett signerat avtal till textkolumner i SharePoint-listor eller till ett dokumentbibliotek genom datamappning när dokumentet har signerats och dess status har antingen automatiskt eller manuellt uppdaterats på sidan Avtalsstatus
• arkivera alla signerade avtal i SharePoint

Krav

Adobe Sign-lösningen kan bara installeras och konfigureras av en administratör för en Microsoft SharePoint-servergrupp. För att lösningen ska kunna installeras behövs även administratörsbehörigheter för SharePoint-servern. Läs SharePoint-dokumentationen och fråga din organisations SharePoint-administratör om ytterligare systembehörigheter som kan behövas för att installera SharePoint-servergrupplösningar. För att konfigurera lösningen måste du även vara kontoadministratör för Adobe Sign och ha tillgång till kontointegreringsnyckeln för ditt Adobe Sign-konto. Nedanstående systemkrav omfattar både server- och klientkomponenter som krävs för att installera och köra Adobe Sign för SharePoint.

• Microsoft SharePoint 2013 On-Premise, SharePoint 2016 On-Premise eller SharePoint 2019 On-Premise
  

Kända fel som du bör vara medveten om

Privata/inkognito-webbläsarsessioner stöds inte av Adobe Sign-paketet.

SharePoint har teckenbegränsningar som du bör vara medveten om, speciellt vid namngivning av filer:

• URL-sökvägar måste vara 260 tecken eller mindre
• Filnamn måste vara 128 tecken eller mindre

Administratörer som identifieras som Systemkonto när de loggar in på någon platssamling bör ange sina egna uppgifter i AdobeSignUserInfo-listan enligt följande:

Det finns en situation som kan uppstå med de tidigare lösningarna som kan blockera vanliga SharePoint-användare från att komma åt platssamlingen.

Problemet inträffar om:

• EchoSign-lösningen (tidigare än version 4) finns installerad på platssamlingen
• SharePoint-administratören har bäddat in lösningen som en webbdel på valfri SharePoint-sida
• SharePoint-användaren är medlem i platssamlingens ägare/besökare/medlemsgrupp
• SharePoint-användaren är inte en medlem av EchoSign-admin eller användargruppen

Åtgärda problemet genom att ta bort webbdelen från SharePoint-sidan. 

Installation

Så här installerar du den lokala versionen av Adobe Sign för SharePoint-paketet:

1. Hämta den nya Adobe Sign för SharePoint.zip-filen
   
2. Logga in på din SharePoint-server som administratör
3. Överför Adobe Sign för SharePoint.zip till servern
4. Zippa upp filen för att extrahera den körbara filen
5. Klicka på Adobe Sign för SharePoint.exe
6. Konfigurationsguiden öppnas.  Klicka på Nästa

  7. Skriptet kör en systemkontroll. Om allt går bra, klickar du på Nästa

  8. Slutanvändaravtalet visas.

○ Kryssa för rutan Jag godkänner villkoren i licensavtalet

○ Klicka på Nästa

  9. Sidan för webbappen/platssamlingen läses in.  Välj de platssamlingar som du vill installera lösningen på

  10. När installationen har slutförts, klickar du på Nästa

  11. När informationssidan för distributionen visas, kan du klicka på Stäng

Aktivera/ta bort alternativ

Om du kör konfigurationsskriptet igenom så startas samma guide och systemkontroll. 

Istället för att gå vidare till slutanvändaravtalet efter systemkontrollen, kommer skriptet att be dig att antingen:

○ Aktivera – Aktivera låter administratören aktivera Adobe Sign-lösningen på ytterligare platser i SharePoint-miljön. När det väljs, läses sidan Webapp/platssamlingar in och visar alla platser där Adobe Sign-lösningen inte är aktiv (steg 9 ovan).

○ Ta borrt – det här alternativet tar fullständigt bort lösningen från alla platssamlingar där Adobe Sign har aktiverats. Slutförda dokumentfiler är kvar i SharePoint.

Avtal som är pågående kommer fortfarande att vara aktiva i Adobe Signera, och kommer att slutföras normalt. De färdiga dokumenten kommer inte längre att returneras till SharePoint.

Konfiguration efter installationen

När paketet har installerats, finns det fyra ytterligare konfigurationssteg som ska slutföras:

• Installera integrationsnyckeln
• Bestäm hur du vill lägga till användare
• Bestäm om du vill ha verifieringskedjor som associeras med det signerade dokumentet
• Bestäm var signerade avtal ska sparas

Installera integrationsnyckeln

Nya installationer kräver att en integrationsnyckel skapas i Adobe Sign och att den sedan anges i SharePoint. Nyckeln är den åtkomsttoken som autentiserar Adobe Sign- och SharePoint-miljöerna och gör det möjligt för dem att kommunicera och dela innehåll.

Så här skapar du en integreringsnyckel i Adobe Sign:

• Logga in som administrativ användare på ditt Adobe Sign-konto
• Navigera till Konto > Adobe Sign-API > API-information
• Klicka på länken Integreringsnyckel mitt på sidan

Gränssnittet Skapa integreringsnyckel läses in:

Ange ett tydligt namn för nyckeln (t.ex. SharePoint)

Integreringsnyckeln måste ha följande element aktiverade:

• user_write
• user_login
• agreement_read
• agreement_write
• agreement_send
• library_read
• library_write

Klicka på Spara när nyckeln har konfigurerats.

På sidan Åtkomsttoken visas de nycklar som är definierade för ditt konto.

• Klicka på nyckeldefinitionen som skapades för SharePoint

○ Länken Integrationsnyckel visas ovanför definitionen.

• Klicka på länken Integreringsnyckel

Integrationsnyckeln visas:

• Kopiera nyckeln och spara den på ett säkert ställe för nästa steg
• Klicka på OK

Så här installerar du integrationsnyckeln i SharePoint:

• Logga in på din administratörsanvändare för din SharePoint-plats
• Gå till ikonen Adobe Sign-inställningar för att visa Inställningar-sidan

1. På inställningssidan, klickar du på fliken Kontoinställningar
2. Klistra in din integreringsnyckel i det angivna fältet
3. Klicka på Spara

Lägg till användare

Det första steget för att lägga till användare är att ge dem tillgång till Adobe Sign-lösningen. Om du vill göra det så måste du:

1. Gå till Platsinställningar > Användare och behörigheter > Personer och grupper
2. Redigera Adobe Sign-grupperna efter behov:

○ Adobe Sign-admin: användare som har tillåtelse att konfigurera Adobe Sign-lösningen (slutföra inställningssidan och fylla i AdobeSignUserInfo-listan). Det är bara motsvarande platssamlings- eller webbprogramadministratörer som har tillåtelse att konfigurera den här gruppen. Användare som tillhör den här gruppen har åtkomst till flikarna Personliga inställningar, Kontoinställningar, Avtalsförvaring och Mallmappningar under Inställningar-sidan.

○ Adobe Sign-användare: användare som ska använda lösningen som konfigurerats av platssamlings-administratörerna. Användare som tillhör denna grupp har bara tillgång till fliken Personliga inställningar på sidan Inställningar.

Automatisk etablering av användare i Adobe Sign

Adobe Sign kräver att alla användare som skickar avtal har en licens för att göra det i Adobe Sign-systemet. Vid första användning så etableras en användare automatiskt i Adobe Sign om de inte redan finns. Som standard etableras användaren med den information som finns i användarens SharePoint-profil.

Hämta användarinformation från AdobeSignUserInfo-listan

Om du vill aktivera den här funktionen så instrueras SharePoint att använda värden i AdobeSignUserInfo-listan för att skapa nya användare och förstå befintliga användarsessioner till Adobe Sign.

Om funktionen inte är aktiverad, kommer SharePoint att använda de värden som är associerade med SharePointUser som definierats av SharePoint.

Det är värt att uppmärksamma att du kan associera e-postadresser (och därmed Adobe Sign-åtkomst) till SharePoint-användare som antingen inte har en offentlig e-postadress eller behöver använda en annan e-postadress än deras SharePoint-e-postvärde. (Bob@MyDomain.dom är till exempel en SharePoint-användare, men måste skicka avtal med e-postvärdet HumanResources@MyDomain.dom)

Om du vill använda listvärden för automatisk etablering, finns det två steg att slutföra:

1. Uppdatera AdobeSignUserInfo-listan
2. Aktivera funktionen Hämta användarinformation från AdobeSignUserInfo-listan

Så här uppdaterar du AdobeSignUserInfo-listan

1. Gå till Platsinnehåll > AdobeSignUserInfo
2. Redigera listan så att den innehåller de användarevärden som du vill

Om du vill aktivera användargenerering från AdobeSignUserInfo-listan:

1. Logga in på ditt SharePoint-konto som administratör
2. Gå till gränssnittet Adobe Sign-inställningar
3. Klicka på fliken Kontoinställningar
4. Kryssa i rutan Hämta användarinformation från AdobeSignUserInfo-listan
5. Klicka på Spara

Hämta verifieringskedjor för signerade avtal

Om det här alternativet har aktiverats, returneras en verifieringskedja för PDF tillsammans med det finaliserade dokumentet när ett avtal har slutförts. Verifieringskedjan är ett sammanfattande dokument över alla större händelser för avtalet (skickat, visat, signerat) inklusive användarmetadata associerade med de händelserna (tid/datum, ip-adress)

Så här aktiverar du leverans av verifieringskedjan:

1. Logga in på ditt SharePoint-konto som administratör
2. Gå till gränssnittet Adobe Sign-inställningar
3. Klicka på fliken Kontoinställningar
4. Kryssa i rutan Hämta verifieringskedjor för signerade avtal
5. Klicka på Spara

Definiera målmappen för signerade avtal

Du kan konfigurera att slutförd dokumentation levereras i en specifik mapp för hela (globala) platssamlingen.

Om ingen global mapp har angetts, kommer det sista signerade dokumentet att returneras till en Signerade avtal-undermapp som skapas i det dokumentbibliotek som dokumentet skickades från.

Så här konfigurerar du den globala signerade avtal-mappen:

1. Logga in på ditt SharePoint-konto som administratör
2. Skapa målmappen på den plats du behöver den
3. Gå till sidan Adobe Sign-inställningar
4. Klicka på fliken Avtalslagring.
5. Hitta mappen i listan över tillgängliga mappar och enkelklicka på den för att markera den
6. Klicka på knappen Spara

Mallmappning

Adobe Sign har stöd för möjligheten att relatera data mellan SharePoint-listor och avtalets formulärfält.

Med hjälp av arbetsflöden och genom att mappa listfälten till formulärfälten kan du automatiskt förifylla dokument innan du skickar dem. Det gör att det går snabbare för avsändare och/eller signerare att fylla i formuläret och det minskar risken för att felaktiga data anges.

Du kan även skapa en mappning som extraherar formulärfältsdata från ett signerat avtal för att fylla i en SharePoint-lista.

Du hittar den fullständiga användarhandboken för konfiguration av mallmappningar här.