Översikt

Detta dokument ger Workday-kunder den information de behöver för att integrera Adobe Sign i sin Workday-klient. Dokumentet är en installationshandbok och den är inte avsett att vara en omfattande användarhandbok för Workday.

Om du vill använda Adobe Sign tillsammans med Workday, måste du besitta kunskaper och ha förståelse för hur du skapar och ändrar Workday-objekt såsom Business Process Framework, Tenant Set-up and configuration, Reporting och Workday Studio Integration.

De åtgärder du måste utföra för att slutföra integreringen är:

  • Aktivera administratörskontot i Adobe Sign (endast nya kunder)
  • Konfigurera en grupp i Adobe Sign för att rymma integreringsanvändare/nyckel för Workday
  • Kontakta Adobe Sign-support för att aktivera/bekräfta integreringsinställningar
  • Skapa en integreringsnyckel i Adobe Sign
  • Installera integreringsnyckeln i Workday-klienten

Aktivera ditt Adobe Sign-konto

Befintliga kunder med etablerade konton kan hoppa till steget Konfigurera Adobe Sign för Workday

För nya Adobe Sign-kunder, som saknar inloggningsuppgifter, kommer en Adobe-specialist att tilldela ett konto (i Adobe Sign) för Workday. När du är klar erhåller du en bekräftelse med e-post:

Bild på välkomstmeddelandet från Adobe Sign

Följ instruktionerna i e-postmeddelandet för hur du skapar ett konto och tar dig till kontrollpanelen för Adobe Sign.

Sidan för kontrollpanelen i Adobe Sign

Konfigurera Adobe Sign för Workday

När du konfigurerar Adobe Sign för Workday måste två speciella objekt skapas i Adobe Sign-systemet:

  • En ”Workday-grupp”
    För Workday krävs en dedikerad ”grupp” på Adobe Sign-kontot för att integreringsfunktionen ska aktiveras. Adobe Sign-gruppen används endast för att kontrollera hur Workday används i Adobe Sign. Annan eventuell användning (Salesforce.com, Arriba osv.) kommer inte att påverkas.
    Exempel: Workday-gruppen kommer inte att få e-postaviseringar så Workday-användare kommer endast att få meddelanden i sin Workday-inkorg.

  • En autentiserad användare som har integreringsnyckeln
    Inom gruppen ska det finnas en (och bara en) gruppnivåadministratör.  Det är den här användaren som är den officiella användaren och den som har integreringsnyckeln. Vi rekommenderar att en funktionell (verklig) e-postadress används, t.ex. HR@MyDomain.com. Genom att använda en funktionell e-postadress, i stället för en personlig, minskar du problemen om användaren inaktiveras i framtiden och därmed inaktiverar integreringen.

Skapa en användare och en grupp i Adobe Sign

Så här skapar du en användare i Adobe Sign:

  • Logga in på Adobe Sign som kontoadministratör
  • Navigera till Konto > Användare
  • Klicka på det inringade plustecknet för att skapa en ny användare
Bild av navigeringssökvägen för att skapa en ny användare

En popup-meny öppnas där du anger information om den nya användaren:

  • Ange en funktionell e-postadress som du har åtkomst till
    • Den här användaren kommer att inneha integreringsnyckeln
    • E-postadressen måste vara en faktisk adress som ska kunna kontrolleras
  • Ange ett för- och efternamn
  • Markera [Skapa en ny grupp för den här användaren] på plocklistan Användargrupp
  • Ange ett intuitivt namn i Nytt gruppnamn, till exempel ”Workday
  • Klicka på Spara.
Panelen Skapa en användare

Popup-fönstret stängs och du kommer tillbaka till sidan Användare.  Du kommer att se den nya användaren med statusvärdet SKAPAD.

En vy över den nyligen skapade användaren

Statusvärdet ”Skapad” anger att användaren ännu inte har verifierat sin e-postadress.

  • Logga in på den nya användarens e-postkonto
  • Sök efter e-postmeddelandet ”Välkommen till Adobe Sign”
  • Klicka där det står Klicka här för att ange ditt lösenord
  • Ange lösenordet
    • Denna åtgärd ändrar statusvärdet för användaren i systemet till AKTIV
Bild av den nya aktiverade användaren

Definiera den verifierade användaren

Så här befordrar du den nya användaren i Workday-gruppen:

  • Navigera till sidan Användare (om du inte redan är där)
  • Dubbelklicka på användaren i Workday-gruppen
    • Nu öppnas sidan Redigera med användarens behörigheter
  • Markera rutan Användaren är en gruppadministratör
  • Klicka på Spara.
Bild på egenskapspanelen som visar hur du definierar en gruppadministratör.

Kontrollera inställningarna med Adobe Sign-support

Adobe Sign-support måste konfigurera gruppen och administratören i Adobe Sign-miljön för att integreringsfunktionerna ska aktiveras. Om du är en befintlig kund med ett etablerat konto, kan du kontakta din Success-ansvarige för att se om detta är utfört.

 

Nya kunder som inte har tilldelats en Success-ansvarig kan kontakta support direkt för att kontrollera att kontot är konfigurerat korrekt:

  • Öppna ett ärende med Adobe Sign-support
  • Ange:
    • Namnet på gruppen som du skapade
    • E-postadressen för Workday-gruppadministratören
  • Begär:
    • Bekräftelse på att gruppen och användaren är konfigurerade för Workday-åtkomst

Skapa en integeringsnyckel

När bekräftelsen tagits emot om att gruppen och användaren är korrekt aktiverade, kommer gruppnivåadministratören att få behörighet att generera åtkomsttoken (integreringsnycklar).

För nya installationer krävs att en integreringsnyckel skapas i Adobe Sign och att den sedan anges i Workday. Den här nyckeln används för att autentisera Adobe Sign- och Workday-miljöerna så att de kan dela samma innehåll. 

Så här skapar du en integreringsnyckel i Adobe Sign:

  • Logga in som gruppnivåadministratör i Adobe Sign
  • Navigera till Konto > Personliga inställningar > Åtkomsttoken
  • Klicka på plustecknet med en cirkel omkring till höger i fönstret
Navigeringssökvägen till sidan Åtkomsttoken

Gränssnittet Skapa integreringsnyckel öppnas:

Ange ett namn för din nyckel (t.ex. Workday)

Integreringsnyckeln måste ha följande element aktiverade:

  • agreement_read
  • agreement_write
  • agreement_send
  • widget_read
  • library_read
Panelen Skapa integreringsnyckel
  • Klicka på Spara när nyckeln är konfigurerad.

 

På sidan Åtkomsttoken visas de nycklar som är avsedda för ditt konto.

  • Klicka på nyckeldefinitionen som skapades för Workday
    • Länken Integreringsnyckel visas ovanför definitionen
  • Klicka på länken Integreringsnyckel
Länken Integrationsnyckel

Integreringsnyckeln visas.

  • Kopiera nyckeln och spara den på ett säkert ställe för nästa steg
  • Klicka på OK
Integreringsnyckeln

Konfigurera Workday-klienten

Installera integrationsnyckeln

Installera integreringsnyckeln i Workday-klienten för att upprätta en betrodd relation till Adobe Sign. När relationen är etablerad kan varje affärsprocess få ett steg för Granska dokument tillagt för att aktivera signeringsprocessen.

 

Obs! Adobe Sign varumärkesmarkeras som ”Adobe Document Cloud” i hela Workday-miljön.

 

Så här installerar du integreringsnyckeln:

  • Logga in på Workday som en kontoadministratör
  • Sök efter Redigera klientinställning – Affärsprocess

 

Sidan Redigera klientinställning – Affärsprocess läses in.  Det finns fyra fält som gäller för Adobe Sign-integreringen:

Adobe Document Cloud tillkännagivande – Ett fast textgodkännande av integreringen.

Adobe Document Cloud API-nyckel – Där integreringsnyckeln är installerad

Avsändares e-postadress för Adobe Document Cloud – E-postadressen för gruppnivåadministratören i Adobe Sign

Ta bort dokument som väntar på e-signatur när dokument är annullerat – En valfri inställning som tar bort dokument från signeringscykeln om ett dokument är annullerat i Workday.

Sidan Redigera klientinställning – Affärsprocess

Slutför installationen:

  • Klistra in integreringsnyckelen i fältet API-integreringsnyckel för Adobe Sign
  • Ange e-postadressen till gruppnivåadministratören (skapad i Adobe Sign) i Avsändares e-postadress för Adobe Document Cloud
  • Klicka på OK
Inmatningsfält för integreringsnyckeln och nyckelinnehavarens e-postadress

Det går nu att lägga till Adobe Sign-funktioner till alla affärsprocesser genom att lägga till ett steg för Granska dokument och konfigurera det med ”eSign by Adobe” som e-signeringstyp.

Konfigurera steget Granska dokument

Dokumentet för steget Granska dokument kan vara ett statiskt dokument, ett dokument som skapats av ett genereringsdokumentsteg inom samma affärsprocess eller en formaterad rapport som skapas med Workday Report Designer. Alla dessa kan kompletteras med Adobe-texttaggar för att kontrollera utseendet och placeringen av specifika komponenter för Adobe Sign. Dokumentkällan måste anges i definitionen för affärsprocessen. Det går inte att överföra ett adhoc-dokument medan affärsprocessen utförs.

Unikt för Adobe Sign, med ett steg för att Granska dokument, är möjligheten att ha efterföljande signeringsgrupper. Detta gör att du kan ange rollbaserade grupper som signerar efter varandra. Parallella signeringsgrupper stöds inte.

Om du behöver hjälp med att konfigurera steget Granska dokument, ska du läsa Snabbstart som du hittar här:
https://helpx.adobe.com/se/sign/help/Workday_Quick_Start.html

Support

Workday-support

Workday är integreringsägaren och bör vara den första kontaktpunkten för eventuella frågor om omfattningen av integreringen, funktioner eller problem med det dagliga integreringsarbetet.

I Workday-communityen finns flera bra artiklar om hur du felsöker integreringen och skapar dokument:

Felsöka e-signeringsintegreringar

https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g

Steget Granska dokument
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Skapa dynamiska dokument

https://community.workday.com/node/176443

Tips angående konfiguration för att skapa dokument

https://community.workday.com/node/183242

Adobe Sign-support

Adobe Sign är integreringspartnern och ska kontaktas om integreringen inte kan hämta signaturer eller om meddelanden med väntande signeringar misslyckas.

Adobe Sign-kunder bör kontakta sin Customer Success Manager (CSM) för att be om hjälp. Det går även att ringa till Adobes tekniska support på 1-866-318-4100, vänta på produktlistan och sedan ange 4 sedan ange 2 (enligt anvisningarna).

Lägga till Adobe-texttaggar till dokument
https://helpx.adobe.com/content/dam/help/en/sign/adobesign_text_tags_guide.pdf

Konfiguration av Granska dokument och exempel
https://helpx.adobe.com/se/sign/help/Workday_Quick_Start.html

Denna produkt är licensierad enligt en Creative Commons Erkännande-Ickekommersiell-Dela Lika 3.0 Unported-licens  Twitter™- och Facebook-inlägg omfattas inte av villkoren i Creative Commons-licensen.

Juridiska meddelanden   |   Onlinesekretesspolicy