Збір даних PDF-форм і керування ними    |    Про Інспектор форм    |

У цьому документі пояснюється, як робити збір даних PDF-форм і керувати ними. (Якщо вам потрібна інформація про створення форми з нуля, а також про її розповсюдження, відстеження або заповнення й підписання, клацніть відповідне посилання вище. Щоб переглянути найпоширеніші запитання про форми, клацніть посилання «Запитання й відповіді про роботу з формами»).

 

Коли ви передаєте форму, Acrobat автоматично створює портфоліо PDF для збирання даних, відправлених користувачами. За замовчуванням цей файл зберігається в тій самій теці, що й вихідний файл, та називається ім’я файлу_responses.

Збір даних користувача

  1. Після того, як користувач надіслав форму, відкрийте її.
  2. У діалоговому вікні « Додати заповнену форму до файлу відповідей» виберіть одну з наступних дій:

    Додати до існуючого файлу відповідей

    Збирає дані у файл відповідей, створений під час використання майстра розповсюдження форм для надсилання форми. (Якщо потрібно, клацніть «Перегляд» і вкажіть файл відповідей.)

    Створити новий файл відповідей

    Створюється новий файл відповідей з указаним вами іменем та розташуванням.

  3. Файл відповідей відкривається після натискання кнопки «OK». Кожна повернута форма, додана до файлу відповіді, з’являється як файл-компонент у портфоліо PDF.

Додавання даних користувача до наявного файлу відповідей

  1. Відкрийте файл відповідей в Acrobat.

  2. На лівій панелі навігації клацніть «Додати».

  3. У діалоговому вікні «Додати повернені форми» клацніть «Додати файл», а потім знайдіть і виберіть заповнені форми, після чого клацніть «Відкрити».

  4. Повторіть попередній етап, щоб додати повернені форми в інші папки. Закінчивши, натисніть кнопку «OK».

Після закінчення кожна форма PDF відображатиметься як файл-компонент портфоліо PDF.

Експорт даних користувача з файлу відповідей

Використовуйте цей процес для збереження всіх записів у файлі відповіді портфоліо PDF у вигляді електронної таблиці чи файлу XML.

  1. В Acrobat відкрийте файл відповідей і виберіть дані для експорту.

  2. На навігаційній панелі ліворуч клацніть «Експорт», а потім виберіть пункт «Експортувати виділене».

  3. У діалоговому вікні «Виберіть папку для збереження файлу» вкажіть ім’я, розташування та формат файлу (CSV або XML) для даних форми та клацніть «Зберегти».

Керування файлами даних форм

Можна перетворювати відповіді у формі PDF в інші формати, які зберігатимуть всі дані з меншим розміром, ніж повний PDF-файл.

Імпорт даних форми

У деяких сценаріях робочого процесу особи надсилають заповнені форми як файли лише з даними, а не як повні PDF-файли. Ці файли не є PDF-файлами та використовують інший формат, такий як FDF або XML. Можна переглядати дані, надіслані окремим одержувачем, у контексті PDF шляхом відкриття вихідного файлу та імпорту інформації у файл даних.

  1. В Acrobat відкрийте форму PDF, в яку слід імпортувати дані.

  2. Виберіть пункт «Інструменти» > «Підготувати форму». На панелі праворуч виберіть пункт «Більше» > «Очистити форму».

    Примітка.

    Коли ви імпортуєте дані з іншого файлу у форму PDF, імпортовані дані замінюють будь-яку інформацію, що з’являлася до цього в окремих полях форми. Однак, якщо файл імпортованих даних містить одне або декілька порожніх полів форми, імпортування не очистить вихідні дані.

  3. Виберіть пункт «Більше» > «Імпортувати дані».

  4. У діалоговому вікні «Вибрати файл, що містить дані форми» в меню «Файл типу» виберіть формат, що відповідає файлу даних, який необхідно імпортувати. Потім знайдіть цей файл, виділіть його та клацніть «Відкрити».

    Примітка.

    Деякі формати доступні лише для певних типів PDF-форм залежно від програми, за допомогою якої створено форму, наприклад Acrobat або Designer ES2. Дані, які імпортуються з текстового файлу (.txt), повинні форматуватися в розділені символами табуляції рядки, що формують стовпці.

Експорт даних файлу

Можна зберегти інформацію в заповненій формі PDF як файл даних в іншому форматі. Можна буде використовувати дані пізніше, щоб знову заповнити цю форму або заповнити іншу форму з тими ж самими полями та іменами файлу.

  1. В Acrobat відкрийте файл заповненої форми.

  2. На панелі праворуч виберіть пункт «Більше» > «Експортувати дані».

  3. У діалоговому вікні «Експортувати дані форми як» виберіть формат, у якому потрібно зберегти дані форми (FDF, XFDF, XML або TXT). Після цього виберіть місце розташування, ім’я файлу та натисніть кнопку «Зберегти».

    Примітка.

    Деякі формати файлів доступні лише для певних типів форм PDF, залежно від способу створення форми.

Об’єднання експортованих файлів даних в електронній таблиці

Якщо ви бажаєте компілювати дані з форм, яких ще немає в наборі даних, виконайте наступні дії.

  1. Виконайте·одну·з наведених нижче дій.

    • У меню «Правка» виберіть «Параметри форми» > «Об’єднати файли даних в електронну таблицю». 
    • Виберіть пункт «Інструменти» > «Підготувати форму». На панелі праворуч виберіть пункт «Більше» > «Об’єднати файли з даними в електронну таблицю».
  2. У діалоговому вікні «Експортувати дані з багатьох форм» клацніть «Додати файли».

  3. У діалоговому вікні «Виберіть файл, що містить дані форми» виберіть формат файлу для параметра «Файл типу» («Файли даних форм Acrobat» або «Усі файли»). Потім знайдіть файли форми, які потрібно об’єднати в електронну таблицю, виділіть їх і натисніть кнопку «Відкрити».

  4. Повторіть попередній етап, щоб додати файли даних форми, що знаходяться в інших місцях, якщо це необхідно.
  5. Натисніть кнопку «Експортувати». Після цього виберіть папку, вкажіть ім’я файлу для електронної таблиці та натисніть «Зберегти».

  6. У діалоговому вікні «Виконання експортування» клацніть або «Переглянути файл зараз», щоб відкрити електронну таблицю, або «Закрити діалогове вікно», щоб повернутися до Acrobat.

Примітка.

Коли повернуті форми знаходяться у файлі відповіді, найбільш ефективним шляхом експорту інформації до таблиці є використання кнопки «Експорт даних» на лівій навігаційній панелі для файлу відповіді портфоліо PDF.

Про Інспектор форм

Інспектор використовується для керування розповсюдженими або отриманими формами. Інспектор дозволяє переглядати та редагувати розташування файлу відповідей, відстежувати одержувачів, які відповіли, та інших, а також надсилати одержувачам повідомлення електронною поштою та переглядати відповіді у формах.

  1. В Acrobat виберіть «Правка» > «Параметри форми» > «Стежити» або «Перегляд» > «Інспектор».

  2. На лівій панелі навігації розгорніть вкладку «Форми».

  3. Виберіть форму, потім виконайте одну з описаних далі дій.

    • Для перегляду всіх відповідей для форми клацніть пункт «Переглянути відповіді».

    • Для зміни місця розташування файлу відповідей на вкладці «Розташування файлу відповідей» клацніть пункт «Змінити місце розташування файлу».

    • Для перегляду вихідної форми клацніть пункт «Відкрити вихідну форму».

    • Для відправлення форми додатковим одержувачам виберіть команду «Додати одержувачів».

Цей документ захищено ліцензією Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  Публікації Twitter™ і Facebook не підпадають під умови ліцензії Creative Commons.

Юридична інформація   |   Політика мережевої конфіденційності