Bienvenue dans le guide de configuration rapide d’Adobe Sign.

Ce guide vous explique les premières étapes à suivre pour configurer votre compte Adobe Sign, de sorte qu’il soit prêt pour l’envoi de transactions.

Les deux onglets ci-dessous sont destinés, respectivement, aux utilisateurs du système et aux administrateurs du compte. Sur chaque onglet sont répertoriées les fonctionnalités à configurer. À droite du nom de la fonctionnalité figurent les niveaux de service auxquels elles s’appliquent.

Nous conseillons à tous les utilisateurs de configurer d’abord leur ID utilisateur personnel. Ensuite, s’il s’avère que vous êtes également l’administrateur, accédez à l’onglet Admin et configurez les paramètres de votre compte.

Remarque :

Les comptes Pro comportent une seule licence. Dès lors, par défaut, l’utilisateur est également l’administrateur de compte.

Utilisateurs

Vérification de vos informations de profil — Tous les utilisateurs

Lors de votre première connexion à Adobe Sign, prenez quelques instants pour passer en revue vos informations personnelles. Celles-ci sont utilisées dans plusieurs modèles. Il est donc primordial qu’elles soient exactes.

  • Pour ouvrir le menu, placez le curseur de la souris dans l’angle supérieur droit de l’écran, puis cliquez sur Mon profil.

La page du profil contient les valeurs spécifiques utilisées par Adobe Sign lors de la personnalisation de vos transactions. Voici les plus importantes :

  • Votre nom complet : utilisé dans les communications électroniques et dans votre signature par défaut.
  • Votre fonction : le cas échéant, renseigne automatiquement le champ Fonction.
  • Nom de votre entreprise : utilisé dans les communications électroniques, il doit s’agir de la dénomination sociale complète de votre entreprise.
  • Fuseau horaire – Heure/Date : pour plus de clarté lors de l’exécution de rapports, des tampons seront diffusés dans votre fuseau horaire.

Pour modifier ces valeurs, cliquez sur le bouton Modifier, apportez les modifications nécessaires, puis cliquez sur Enregistrer.

Définition de votre signature — Tous les utilisateurs

Adobe Sign autorise trois types de signatures, en fonction de vos exigences personnelles ou de celles de votre entreprise :

  • Police de type cursive : valeur par défaut et style privilégié actuellement. Une police est appliquée à votre nom pour obtenir l’aspect d’une signature manuscrite.

Si cette option vous convient, plus aucune action n’est nécessaire !

 

  • Biométrique : tracez votre signature à l’aide d’une souris, d’un stylet ou de votre doigt.  Pour obtenir le meilleur résultat, tracez votre signature sur une tablette à l’aide de votre doigt.

  Si vous choisissez cette option, vous pouvez signer une transaction en dessinant votre nom, puis en l’enregistrant. Les signatures biométriques peuvent uniquement être enregistrées lors d’un événement de signature. Vous pouvez donc utiliser la fonction Je suis le seul à signer de l’onglet Accueil pour accéder à un événement de signature.

Lors de la création d’une signature biométrique, n’oubliez pas de cocher la case Enregistrer comme ma signature dans le coin supérieur droit de la fenêtre lorsque le résultat vous convient.

 

  • Image de la signature : si vous disposez d’une image de votre signature, vous pouvez la télécharger sur le système. Adobe Sign appliquera alors cette image comme signature lorsque vous signerez. Pour transférer une image de votre signature, connectez-vous à Adobe Sign et sélectionnez Préférences personnelles > Ma signature.

Remarque :

Si vous choisissez d’utiliser l’option Biométrique ou une image pour votre signature, veillez également à configurer votre parafe !

Configuration d’événements/alertes personnels — Enterprise Premium

Pour les utilisateurs expérimentés qui souhaitent effectuer un suivi précis de leurs transactions, la version Team permet de configurer des notifications d’événement, tandis que la version Enterprise permet de configurer à la fois des événements et des alertes. 

Pour accéder à votre page Événements/Alertes, sélectionnez Préférences personnelles > Mes événements/alertes.

 

Quelques définitions en bref…

Événements : actions qui s’appliquent à une transaction (envoi, affichage, signature, etc.).

Alertes : actions attendues qui ne se produisent pas au cours d’une période indiquée (non consulté sous 8 heures, consulté mais non signé sous 3 heures, etc.)

Le mode de notification des événements et des alertes peut être configuré de deux façons. Vous pouvez n’en sélectionner aucun, un seul ou les deux en cochant les options de configuration appropriées. Ces options sont les suivantes :

E-mail : si vous sélectionnez cette option, un message électronique est envoyé lors de chaque événement ou alerte. En fonction de votre volume de messages, cette option peut être considérée comme du spam. Veuillez donc tenir compte de ce facteur lors de la configuration de l’option.

Événement : les événements sont marqués pour être affichés sur votre onglet Accueil (dans la section Événements/Alertes). Ils sont répertoriés dans tous les rapports que vous créez sur la page Événements/Alertes.

Notez également qu’il existe deux onglets pour ces événements/alertes.

Mes événements/alertes : ensemble des options relatives aux transactions dont vous êtes l’expéditeur.

La création de rapports peut être configurée au bas de la page de manière à vous envoyer un récapitulatif des événements que vous avez vérifiés. Ce rapport peut alors être envoyé, suivant vos besoins, chaque semaine, tous les jours ouvrables ou tous les jours de la semaine. 

 

Les Événements/alertes partagés concernent tout autre ID utilisateur ayant partagé son compte avec vous. Pour configurer des événements/alertes partagés, accédez à Préférences personnelles > Événements/alertes partagés.

Définition d’un pied de page personnalisé — Enterprise Premium

Les comptes de niveau Enterprise peuvent permettre aux utilisateurs de créer un pied de page personnel, à l’image d’un fichier de signature dans un e-mail.

Si cette option est activée par l’administrateur de votre compte, vous pouvez la définir dans Préférences personnelles > Mon texte de fin d’e-mail.

Si cette option n’est pas visible, l’administrateur de votre compte peut l’activer au niveau du compte.

Ce pied de page est placé au bas de vos e-mails de transaction, mais au-dessus de tout pied de page de niveau compte.

Administrateurs

Bienvenue aux administrateurs !

La configuration de votre ID utilisateur personnel s’est déroulée sans problèmes et vous êtes maintenant prêt à prendre des décisions plus importantes à l’échelle du compte.

Les descriptions ci-dessous sont, il est vrai, relativement longues, mais la configuration correcte de votre compte permettra aux expéditeurs et aux signataires d’adopter votre processus sans le moindre souci. Cela permettra, en outre, de réduire les questions qui se posent inévitablement à la suite d’un déploiement.

Remarque : toutes les options mises à votre disposition ne font pas l’objet d’une description détaillée. Si vous avez des questions, nous vous invitons donc à contacter le service d’assistance.

Installation des archives externes — Tous les plans

Tout comme vous sauvegardez les données de votre ordinateur ou de votre téléphone, il est conseillé de conserver des copies de vos accords signés. Au lieu de télécharger les accords un par un à partir de la page Gérer, l’option Archive externe peut envoyer une copie des accords signés à une autre adresse e-mail, un compte Evernote ou un compte Box.

Comment procéder

Connectez-vous en tant qu’administrateur de compte, puis accédez à Compte > Paramètres de compte > Archive externe.

Pour que des copies des accords de votre compte soient envoyées à une autre adresse e-mail, saisissez cette adresse dans le champ Envoyer une copie supplémentaire..., puis cliquez sur le bouton Enregistrer les modifications.

Remarque :

Le nombre de caractères est limité à 255 pour le champ Archive externe. Dès lors, si vos besoins en termes d’envoi sont supérieurs à vos capacités, essayez d’utiliser une liste de distribution !

Pour qu’une copie soit envoyée à Evernote ou Box, cliquez sur le lien cliquez ici correspondant afin que des instructions spécifiques s’affichent dans une nouvelle fenêtre.

Configuration des préférences de signature — Tous les plans

Préférences de signature !

Il existe de nombreuses options à prendre en compte avec ces paramètres. Examinons cela d’un peu plus près !

Sélectionnez Compte > Préférences de signature

Les deux premiers paramètres contrôlent la mise en forme de la ligne sur laquelle repose la signature et les données de signature qui sont insérées sous la ligne :

  • Utiliser des signatures et initiales correctement formatées
    • Si vous activez cette option, la ligne est placée avec le contenu de la signature en dessous.
    • Si vous désactivez cette option, la signature est apposée sans les marques qui indiquent qu’elle est de type électronique

  • Ajuster la ligne sous la signature et le paraphe de manière dynamique 
    • Si vous activez cette option, la ligne sous la signature est ajustée de manière dynamique pour être plus longue de seulement quelques pixels que la signature/le paraphe.
    • La désactivation de cette option entraîne l’impression de la ligne entière selon la longueur du champ de signature d’origine.


Autoriser les destinataires à signer et parapher par

La section suivante détermine la manière dont les destinataires peuvent apposer leur signature. En règle générale, à moins que vous ayez un objectif métier précis pour limiter les options, nous vous conseillons d’autoriser les destinataires à apposer leur signature de la manière qu’ils préfèrent.

Trois options sont disponibles :

  • Saisie de leur nom et paraphe : la saisie du nom est le processus le plus simple pour la plupart des signataires, car elle ne nécessite aucune autre action. Le destinataire saisit son nom et une police ressemblant à un script est appliquée.
    • Choisir la police de signature de manière dynamique : le système Adobe Sign contient de nombreuses polices de script. Par défaut, elles sont appliquées dans un ordre spécifique.  Si cette option est activée, le point de départ de la police utilisée est aléatoire.
  • Tracé d’une signature et du paraphe à l’écran à l’aide de la souris, d’un stylet ou du doigt : si cette option est activée, les destinataires ont la possibilité de tracer leur signature physiquement.
  • Transfert d’une image de leur signature et paraphe : lorsque cette option est activée, les destinataires sont autorisés à transférer une image de leur signature à partir du système local.


Autoriser les destinataires à utiliser leur signature enregistrée

Cette section d’options détermine si les destinataires peuvent utiliser une signature enregistrée existante (les signatures biométriques et basées sur une image sont enregistrées).  Si vous décidez d’interdire l’utilisation des signatures enregistrées, le destinataire devra explicitement saisir, tracer ou télécharger sa signature, selon les types de signature autorisés.

Les options sont les suivantes :

  • Tous les destinataires : lorsque cette option est sélectionnée, les destinataires sont autorisés à utiliser leurs signatures enregistrées.
  • Destinataires internes : cette option permet uniquement aux destinataires qui existent également en tant qu’utilisateurs dans votre compte Adobe Sign d’utiliser leurs signatures enregistrées.
  • Personne : cette option interdit l’utilisation d’une signature enregistrée par tous les destinataires.

 

Cette section contient une case à cocher supplémentaire :

  • Autoriser les utilisateurs de mon compte à transférer une image et à l’enregistrer sur leur profil comme signature et paraphe : l’activation de cette option permet aux utilisateurs de votre compte Adobe Sign de transférer une image de leur signature dans leur section Préférences personnelles.

Configuration du nom de l’entreprise et de l’hôte : tous les programmes

L’ajout de l’identité visuelle de votre entreprise est un excellent moyen de personnaliser Adobe Sign pour les utilisateurs de votre compte, ainsi que les signataires.

Nom de l’entreprise et nom d’hôte de l’URL

Dans cette section, vous allez définir le nom de l’entreprise et un nom d’hôte pour votre compte. Ces informations peuvent sembler basiques, mais elles permettent de personnaliser votre compte. 

Ces deux paramètres sont à l’échelle du compte et ne peuvent pas être ajustés au niveau du groupe.

Connectez-vous en tant qu’administrateur de compte et accéder à : Compte > Paramètres de compte > Configuration du compte

Nom entreprise

La valeur que vous saisissez dans ce champ sera visible dans toute la correspondance par e-mail depuis Adobe Sign. Elle est également automatiquement renseignée dans les champs Nom entreprise pour vos utilisateurs lors de la signature d’un document.

Par défaut, Adobe Sign permet aux utilisateurs de modifier leurs paramètres personnels, notamment la valeur Nom entreprise de leur utilisateur individuel. Si vous préférez mettre en place un nom d’entreprise non modifiable pour tous les utilisateurs, vous pouvez cocher la case Définissez le nom de l’entreprise pour tous les utilisateurs du compte.

 

Nom d’hôte

Lorsque vous définissez le nom d’hôte de votre compte, l’URL à laquelle les utilisateurs se connectent et celle où les accords sont hébergés sont modifiées pour vos signataires.

Vous obtenez une URL personnalisée avec votre nom d’hôte.

Téléchargement de votre logo : Team, Business et Enterprise

La marque est un élément important ! Vos clients souhaitent voir votre logo figurer sur les transactions que vous envoyez. En téléchargeant votre logo, vous apposerez, en outre, votre marque sur tous les messages électroniques qu’Adobe Sign envoie pour vos transactions.

Les formats d’image JPEG, GIF et PNG sont pris en charge, ce dernier offrant généralement les meilleurs résultats.

Connectez-vous en tant qu’administrateur de compte et accéder à : Compte > Paramètres de compte > Configuration du compte > Télécharger le logo.

Cliquez sur le bouton Télécharger et accédez à l’image que vous souhaitez utiliser. Gardez à l’esprit que les images aux dimensions indiquées (60 pixels de hauteur et 200 pixels de large) sont celles qui sont le mieux adaptées.

Une fois que vous avez sélectionné une image, le logo s’affiche à droite du bouton Télécharger :

Si vous devez modifier à tout moment le logo, cliquez sur le bouton Effacer pour le supprimer.

Configuration des paramètres généraux

La section Paramètres généraux de l’onglet Compte est l’une des sections les plus riches en fonctionnalités. Tous les paramètres qui y figurent sont spécifiques à un cas d’utilisation.

Vous trouverez, ci-dessous, une brève description de chaque option et une explication de notre recommandation. Cependant, il est fort probable que votre cas d’utilisation diffère de l’usage le plus courant.

Sélectionnez Compte > Paramètres de compte > Paramètres généraux.

  • Joindre un fichier CSV avec des données de formulaire aux courriers électroniques de l’accord signé de l’expéditeur
    Si vous utilisez des formulaires et souhaitez obtenir un fichier CSV des données de champ pour chaque document signé, cochez cette case. Cependant, disposer de fichiers CSV individuels pour chaque transaction peut s’avérer quelque peu difficile à gérer.

    Si vous devez collecter des données ou replacer des données dans votre système CRM, il peut être préférable de prendre le temps de créer une solution API.

  • Visibilité limitée de documents
    Cette fonction permet de ne présenter certains fichiers de votre transaction qu’aux différents signataires. Pour tirer pleinement parti de la fonction « Visibilité limitée de documents », vous devez parfaitement comprendre votre flux de signature relativement aux documents que vous envoyez, ainsi que la manière dont ces documents sont joints.

    Si vous prévoyez d’envoyer une transaction à plusieurs fichiers à plusieurs signataires, et souhaitez masquer des parties de ce document pour certains d’entre eux, ce paramètre est fait pour vous ! Voici une vidéo de présentation rapide si vous n’avez toujours pas pris votre décision.

  • Certifier la copie des documents pour
    Lorsque vous activez cette fonctionnalité, tous les documents PDF distribués ou téléchargés à partir d’Adobe Sign comprennent un certificat Adobe CDS. Les documents avec CDS indiquent clairement qu’ils n’ont pas été falsifiés.
    Vous avez la possibilité d’appliquer un certificat CDS aux copies remises à vos agents internes, à vos signataires externes, à tout le monde ou à personne.

Remarque :

Le système CDS vous empêche de supprimer la protection du fichier PDF final. Ainsi, si vous devez manipuler des copies du document final (les diviser en fichiers, ajouter un tampon de traitement, etc.), vous devez supprimer le système CDS pour les destinataires internes.

  • Joindre une copie PDF du document signé aux e-mails envoyés à
    Une fois votre transaction terminée, toute personne concernée en reçoit une copie par défaut. Ce paramètre vous permet de modifier le système pour permettre d’envoyer ces copies uniquement en interne, uniquement en externe, les deux ou aucune de ces manières.

    La définition de ce paramètre dépendra probablement de la nature de vos documents. Si vous collectez des informations confidentielles, il peut être intéressant de ne pas envoyer les copies signées par courrier électronique. Il s’agit de la meilleure option sur le plan de la sécurité, mais il se peut, dans ce cas, que vos clients vous contactent pour obtenir une copie du document. Dans ce cas, nous vous conseillons d’inviter le signataire à s’enregistrer auprès d’Adobe Sign afin d’obtenir un compte gratuit et de récupérer une copie directement à partir d’Adobe Sign.

  • Joindre le rapport d’audit aux documents terminés
    Si les rapports d’audit doivent être joints à la copie du document signé que nous vous avons envoyé par courrier électronique, activez cette option, au moins pour l’expéditeur.

  • Fusionner plusieurs documents en un seul document après la signature
    Lorsque vous transférez plusieurs fichiers pour une seule transaction, Adobe Sign les concatène dans un seul PDF avant d’envoyer celui-ci pour signature.

    Ce paramètre détermine si vos courriers électroniques signés et déposés contiennent un seul document PDF volumineux ou si celui-ci est réparti dans plusieurs fichiers.

Remarque :

Ce paramètre s’applique uniquement à la copie jointe à l’e-mail signé et déposé. Dans le cas des copies téléchargées ultérieurement depuis Adobe Sign, il s’agira toujours d’un seul PDF.

  • Envoyer une copie supplémentaire de chaque accord signé à ces adresses électroniques

Il s’agit encore de l’option Archive externe, mais ce paramètre peut être configuré au niveau du groupe (pour les clients Enterprise), ce qui permet d’acheminer des contrats de ventes vers le service de comptabilité ou des avis de conformité vers l’équipe juridique (par exemple).


  • Télécharger le document signé
    Si vous autorisez les signataires à imprimer le document, le signer et le renvoyer par fax, vous devez activer ce paramètre. Un jour, un utilisateur imprimera un document et vous l’enverra par courrier électronique. Si ce paramètre n’est pas activé, vous ne pourrez pas clôturer la transaction dans Adobe Sign.

  • Intégration Twitter
    Permettez à vos utilisateurs de partager leurs succès avec le monde entier ! Envoyez une notification Twitter chaque fois qu’une transaction est terminée.

  • Délégation pour les utilisateurs de mon compte
    Dans ce cas, la délégation signifie autoriser un autre signataire (une autre adresse électronique) à signer un document à votre place. La délégation ne supprime pas l’accès de l’agent d’origine ; elle accorde simplement à un autre utilisateur l’autorisation de signer.

    En règle générale, nous recommandons de faciliter au maximum le processus de signature, ce qui signifie autoriser la délégation. Cependant, dans certains cas, il est impératif que la signature soit apposée par un seul utilisateur désigné.

Remarque :

Gardez à l’esprit que le paramètre fait référence aux utilisateurs de votre compte Adobe Sign (et non à l’ensemble du personnel de votre entreprise). Il est possible que les signataires ne soient pas associés à des ID d’utilisateur Adobe Sign dans votre compte. Dans ce cas, ils ne sont pas concernés par ce paramètre.

  • Droit de signer
    Ce paramètre détermine l’accès par défaut dont doivent disposer les utilisateurs de votre compte Adobe Sign pour pouvoir signer un document.

    En règle générale, il est conseillé d’autoriser, par défaut, tout le monde à apposer sa signature. Si vous avez l’intention d’utiliser Adobe Sign, pour n’importe quel objectif de type RH, vous devez assurément autoriser tout le monde à apposer sa signature.
    Si vous choisissez de refuser, par défaut, le droit de signer à tous les utilisateurs, vous devrez autoriser explicitement les signataires qui doivent apposer leur signature.

    Conseil ! Ce n’est pas parce que vous êtes administrateur que les privilèges de signataire vous sont acquis. Par conséquent, si vous devez signer des documents et que le droit de signature est refusé par défaut, l’étape suivante consiste à accéder à Utilisateurs et groupes, à cliquer sur votre adresse électronique, puis à activer vos droits de signature.

  • Délégation pour les utilisateurs externes à mon compte
    Identique au paramètre ci-dessus, si ce n’est que cette fonction est spécifique aux utilisateurs qui ne figurent pas dans votre compte Adobe Sign.

  • Définir un fuseau horaire pour les accords créés par les utilisateurs de ce compte
    Ce paramètre règle le fuseau horaire pour les horodatages sur vos transactions.

  • Paramètres associés aux administrateurs de groupes
    Les clients de la version Enterprise peuvent comporter des groupes. Si tel est le cas, vous aurez peut-être besoin d’administrateurs spécifiques pour ces groupes.

    Ces deux paramètres vous permettent d’activer (ou non) pour les administrateurs de groupe le droit d’ajouter de nouveaux utilisateurs ou de modifier leurs paramètres de niveau du groupe (qui sont à peu près les mêmes paramètres qui s’affichent dans la section Paramètres généraux).

Remarque :

Adobe Sign fonctionne selon le modèle de la relation parent-enfant, et les groupes sont les objets enfant du compte. Cela signifie qu’un nouveau groupe héritera des propriétés du compte. Cela signifie également que les modifications apportées au niveau du groupe remplacent les paramètres définis au niveau du compte.

Configuration de la page Envoyer

Les paramètres d’envoi sont les fonctions qui sont proposées à vos agents d’envoi sur l’onglet Envoyer. Cette section est consacrée à toutes les configurations disponibles sur cette page.

À l’instar des paramètres généraux, elles dépendent fortement du cas d’utilisation.

Cette section est également assez longue. Nous vous conseillons donc de vous installer confortablement et de sélectionner Compte > Paramètres de compte > Paramètres d’envoi.

  • Nouvel environnement d’envoi
    Ce paramètre active le nouvel environnement d’envoi. Vous pouvez également permettre aux utilisateurs de basculer entre les environnements d’envoi nouveau et classique.

  • Afficher la page d’envoi après connexion
    Ce paramètre conduit vos utilisateurs à l’onglet Envoyer lorsqu’ils se connectent à Adobe Sign (au lieu de l’onglet Accueil).

    Si vous constatez un retard ennuyeux lors de la première connexion, il est probable qu’il a pour cause des scripts qui s’exécutent sur l’onglet Accueil afin que ces options pratiques de création de rapports originaux reflètent les données de manière exacte. Si vos utilisateurs préfèrent se lancer directement dans le processus d’envoi, sans passer en revue les données de l’onglet Accueil, il s’agit là de la fonction idéale !

  • Envoyer des documents pour approbation
    Votre flux de production exige l’approbation d’un ou de plusieurs utilisateurs, mais pas leur signature ? Si tel est le cas, activez cette fonction.

Remarque :

Les formulaires peuvent être conçus de manière à exiger qu’un approbateur renseigne les informations de champ, sans toutefois apposer sa signature sur le document.

  • Mise en pièce jointe de documents
    Ce paramètre active les divers canaux qui permettent à un utilisateur de joindre un document. Si vous devez obligatoirement effectuer un contrôle de version sur vos documents, vous souhaiterez probablement tout désactiver, à l’exception de la bibliothèque qui héberge les versions actuelles de vos formulaires.

  • Remplir automatiquement le nom du document
    Le remplissage automatique du nom du document permet de gagner un temps précieux. Cependant, n’oubliez pas que le document va adopter le nom du premier fichier joint. Par conséquent, si vous activez cette option, vous devez également envisager sérieusement d’autoriser l’expéditeur à modifier le nom du document, au cas où cela s’avérerait nécessaire.
  • Langues
    Ce paramétrage permet d’autoriser les utilisateurs à définir la langue de signature des signataires externes sur la page d’envoi.
  • Modèles de messages
    Cette option constitue un réel gain de temps pour les agents qui traitent un volume important de données. Les modèles de messages vous permettent de définir un nouveau message par défaut et de définir plus précisément une grande variété d’autres modèles de messages personnalisés. S’il s’avère que vous envoyez plusieurs fois par jour les mêmes documents avec le même message, prenez le temps de configurer cette fonction.

  • Messages privés pour les destinataires
    Permet d’autoriser les expéditeurs à inclure un message pour chaque destinataire.

  • Types de signature autorisés
    Par défaut, seule la signature électronique est activée. Cependant, il existe encore, en ce bas monde, de nombreuses personnes qui préfèrent imprimer leurs documents et les renvoyer par fax. Si certains de vos clients appartiennent à cette catégorie d’utilisateurs, activez l’option Signature par fax.

  • Paramètres de la signature de l’expéditeur
    Ces paramètres sont conçus pour les cas où l’expéditeur doit contresigner le document. Si vous autorisez les expéditeurs à contresigner, il est judicieux de configurer les paramètres par défaut conformément à votre flux de travail, afin de réduire le nombre de paramètres que les expéditeurs doivent régler par transaction.

  • Rappels
    Si votre processus nécessite la configuration de rappels, ce paramètre vous permet de configurer l’itération et le message de rappel, ce qui réduit davantage encore le temps de cycle pour les expéditeurs.

  • Protection par mot de passe des documents signés
    Lorsque cette option est activée, l’utilisateur doit saisir un mot de passe pour pouvoir ouvrir le PDF signé ou le consulter en ligne.

    Cette option peut entraîner des frictions avec l’utilisateur, mais elle garantit un bon niveau de sécurité.

  • Vérification de l’identité pour les signataires dans mon compte
    Adobe Sign autorise plusieurs méthodes d’authentification de second facteur pour les signataires. En fonction de l’utilisation, vous pouvez activer l’une ou plusieurs de ces options, et vous pouvez choisir d’autoriser les expéditeurs à sélectionner leur méthode, ou les priver de ce choix.

Remarque :

Il est possible de sélectionner toutes les options, ou seulement une partie d’entre elles, mais si vous souhaitez activer Authentification téléphonique, vous devez d’abord activer Autoriser les expéditeurs à définir les paramètres de vérification de l’identité des signataires par document.

  • Expiration du document
    Si les « fenêtres d’opportunité » font partie de votre scénario d’utilisation (un prix spécial valable uniquement pour les XX prochains jours, par exemple), vous pouvez définir cette fenêtre et forcer l’expiration du document s’il n’est pas signé dans le délai imparti.

    Si vous activez cette option, vous êtes invité à prendre en compte la définition de l’option Autoriser la modification des paramètres d’expiration après l’envoi du document. Vous ne devez pas repousser l’échéance, mais il est intéressant de bénéficier de cette possibilité.

  • Nouvel environnement d’aperçu et de création
    Active le nouvel environnement de création. Cela autorise également les utilisateurs à basculer entre les environnements de création nouveau et classique.

  • Aperçu, placer signatures ou ajout champs formulaire
    S’il s’avère que vous ajoutez des champs à des documents à la volée, il est recommandé d’activer, par défaut, l’outil de champ par glisser-déposer. Cependant, si vous utilisez des documents qui sont sous contrôle de version, il est probable que vous souhaitiez supprimer l’option permettant aux utilisateurs de modifier les champs.

  • Ordre de signature
    Nous constatons que la plupart des documents sont signés selon un ordre séquentiel, ce qui constitue la valeur par défaut. Toutefois, s’il s’avère que votre flux de travail le plus courant utilise un processus de signature parallèle où tout le monde est invité à signer en même temps, vous pouvez configurer cet élément ici.

    S’il y a lieu, vous avez également la possibilité d’autoriser l’expéditeur à choisir le flux idéal pour ses transactions.

Téléchargement de votre en-tête/texte de fin d’e-mail

Identité visuelle à tous les niveaux !

Sélectionnez Compte > Paramètres de messagerie. Vous avez alors accès aux options suivantes :

Texte de fin d’e-mail : il s’agit d’un paramètre à l’échelle du compte qui place un message texte au bas de vos courriers électroniques. Il s’agit d’un excellent emplacement pour faire figurer certaines informations marketing ou juridiques.

Autoriser les utilisateurs à avoir leurs propres textes de fin d’e-mail : ce paramètre permet aux utilisateurs de configurer leur contenu de signature personnel

Images d’en-tête et de texte de fin d’e-mail : les en-têtes et textes de fin d’e-mail ressemblent à des logos, mais en plus grand. Cette méthode fait vraiment ressortir votre identité visuelle sur vos e-mails, et permet au client d’identifier leur provenance.

À l’instar des logos, les images JPEG, GIF et PNG sont prises en charge. 

Utilisez une image ayant exactement 200 pixels de haut sur 600 pixels de large.

Un lien est disponible pour chaque option permettant de Télécharger une nouvelle image. Cela vous permet de rechercher votre image sur votre système local. Cliquez sur Enregistrer.

 

Configuration des paramètres de sécurité

Les paramètres de sécurité d’Adobe Sign correspondent au paramètre général de sécurité par mot de passe que vous trouverez pour toute application que vous avez peut-être gérée (avec quelques paramètres de document farfelus).

Pour configurer votre sécurité, sélectionnez Compte > Paramètres de compte > Paramètres de sécurité.

  • Paramètres d’authentification unique
    Vos utilisateurs s’authentifient-ils auprès d’une base d’utilisateurs Adobe ou Google ? Dans ce cas, vous devez activer le paramètre approprié et désactiver tous ceux que vous ne vous attendez pas à utiliser.

  • Paramètres de mémorisation
    Permet de mémoriser les informations de connexion de l’utilisateur au cours d’une période donnée. Sélectionnez une période dans la liste déroulante.

  • Politique de mot de passe de connexion
    Ce paramètre définit les paramètres relatifs à la fréquence de réinitialisation du mot de passe, ainsi que le nombre de mots de passe historiques qui seront mémorisés par Adobe Sign pour empêcher la définition de mots de passe récurrents.

  • Sécurité du mot de passe de connexion
    Le niveau de sécurité requis de vos mots de passe est essentiel pour garantir la sécurité de votre compte. Il est conseillé de définir cette valeur sur le paramètre le plus élevé qui est toléré par vos utilisateurs.

  • Type de chiffrement PDF
    Pour définir les niveaux de chiffrement PDF, vous devez avoir une idée précise de la version de Reader que vos signataires sont susceptibles d’avoir installée. Les chiffrements plus avancés nécessitent des versions plus modernes de Reader.

    D’une manière générale, si votre signataire cible est peu féru de technologie, vous pouvez, sans crainte, définir cette valeur sur 128 bits AES. Acrobat 7 a été publié au début de l’année 2005, et la plupart des utilisateurs ont effectué la mise à niveau depuis lors.

  • API
    Vous permet d’autoriser les applications partenaires non certifiées à accéder aux données de ce compte. Autorise également les utilisateurs qui ne sont pas des administrateurs du compte à développer des applications qui utilisent l’API Adobe Sign.

  • Plages d’adresses IP autorisées
    Si vous êtes préoccupé par des entités externes qui tentent d’accéder à vos utilisateurs, limiter la plage d’adresses IP constitue une excellente mesure défensive. Assurez-vous simplement que personne ne doit travailler sur les réseaux dont vous êtes propriétaire depuis son domicile ou à partir d’un appareil mobile.

  • Partage de compte
    Le partage de compte est une fonction idéale pour gérer les agents dont vous êtes responsable. Il peut toutefois être intéressant de contrôler les personnes avec lesquelles ils partagent leurs comptes. De nombreux administrateurs choisissent de ne créer des partages de compte que lors de la création d’utilisateurs et de désactiver le paramètre à l’échelle du compte.

  • Vérification de l’identité des signataires
    Vos utilisateurs doivent-ils se connecter avant de signer un document ? En fonction du cas d’utilisation, il peut s’agir d’un bon contrôle de sécurité.

  • Mot de passe de signature des accords
    Vous permet d’appliquer une politique de mot de passe pour protéger la signature ou l’accès aux documents.

  • Sécurité du mot de passe de signature des accords
    Permet de spécifier la sécurité du mot de passe.

  • Authentification fondée sur les connaissances
    Vous pouvez limiter le nombre de tentatives, par le signataire, de validation de son identité avant d’annuler l’accord.

Activation de l’API si nécessaire — Enterprise uniquement

Allez-vous utiliser l’API ? Si, en votre qualité de développeur, vous souhaitez intégrer Adobe Sign dans votre système CRM existant (ou tout autre élément compatible avec l’API), vous pouvez prendre en compte cette option.

Adobe Sign prend en charge deux types d’API : SOAP et REST.

Sélectionnez Compte > API Adobe Sign.

L’utilisation des API Adobe Document Cloud pour accéder aux données utilisateur nécessite des jetons OAuth.

Vous pouvez créer une clé d’intégration si vous possédez une application héritée qui ne prend pas en charge OAuth.

Si le lien permettant de créer une clé d’intégration n’est pas disponible, contactez l’assistance technique.

Vous trouverez également les éléments suivants sur cette page :

En outre, une fois l’API activée, un nouveau lien s’affiche dans la partie gauche pour le Journal de requêtes d’API. Ce journal vous présente le XML d’entrée en provenance de vos appels API. Il peut se révéler particulièrement utile pour résoudre d’éventuels problèmes liés au code.

 

L’API REST est disponible via l’option Applications API.

Une fois sur la page, cliquez sur le lien Créer une application, attribuez un nom à votre application, puis cliquez sur le bouton Créer l’application.

Vos nouveaux ID et secret d’application sont générés et affichés immédiatement.

Configuration des groupes : Business et Enterprise

La répartition des utilisateurs dans des groupes fonctionnels peut se révéler extrêmement utile, surtout si vous avez différentes exigences en termes de signature ou des structures de rapport qui doivent être respectées.

Heureusement, créer un groupe dans Adobe Sign est un jeu d’enfant. Sélectionnez simplement
Compte > Utilisateurs ou Compte > Groupes.

 

Une fois sur la page Groupe, cliquez sur le bouton + dans le coin supérieur droit de la page et saisissez le nom du nouveau groupe dans le champ.

Il existe également un lien pour configurer les paramètres du groupe. Cliquez sur la ligne pour voir le lien Paramètres de groupe. Ces paramètres sont pratiquement identiques aux paramètres généraux que vous avez configurés au niveau du compte. Cependant, les groupes étant les objets enfants du compte, les paramètres de groupe remplacent ceux du compte.

Vous remarquerez également que le nom du groupe peut toujours être mis à jour. Si vous devez renommer le groupe, cela ne pose donc aucun problème.

Ajout d’utilisateurs : Team, Business et Enterprise

Le moment est enfin venu d’ajouter des utilisateurs !

Il existe deux méthodes pour créer des utilisateurs dans Adobe Sign :

Un par un

ou

Création en bloc via un fichier CSV

Le processus mono-utilisateur est relativement simple. Sélectionnez simplement
Aller à Compte > Utilisateurs, puis cliquez sur le bouton + dans la barre d’outils affichée en regard de la zone de recherche. La boîte de dialogue Créer s’affiche.

 

Renseignez l’adresse e-mail, le prénom et le nom, puis sélectionnez un groupe auquel affecter l’utilisateur (si nécessaire).

La case à cocher « Afficher leurs accords » est également affichée. Cette option crée un partage de compte du nouvel utilisateur à l’utilisateur Administrateur. Si vous devez contrôler les transactions de votre nouvel agent, cochez cette case.

Dans le cas contraire, vous pourrez quand même créer un partage, mais vous devrez simplement utiliser la fonctionnalité Partage de compte.

Dès que l’utilisateur a été créé, un courrier électronique est envoyé à l’adresse e-mail que vous avez fournie pour inviter l’utilisateur à définir les mots de passe. Une fois cette opération effectuée, l’utilisateur est actif et prêt à envoyer son premier document !

La méthode de création en bloc est la suivante : sélectionnez Compte > Utilisateurs, puis cliquez sur le bouton + dans la barre d’outils affichée en regard de la zone de recherche. Dans la boîte de dialogue Créer, cliquez sur Créer utilisateurs en bloc.

 

La procédure consiste à créer un fichier CSV contenant au moins une adresse électronique, ainsi que les colonnes prénom/nom. Pour le format précis, consultez le fichier CSV d’exemple. Cliquez sur le lien de téléchargement du fichier CSV d’exemple. Préparez votre fichier au format spécifié. Une fois que le fichier est prêt, cliquez sur le bouton Parcourir et sélectionnez le fichier.

L’un des principaux inconvénients de ce processus est l’impossibilité de créer le partage entre l’utilisateur et votre compte d’administration.

Ce produit est distribué sous licence Creative Commons Attribution - Pas d’utilisation commerciale - Partage à l’identique 3.0 non transposé  Les publications Twitter™ et Facebook ne sont pas couvertes par les dispositions Creative Commons.

Mentions légales   |   Politique de confidentialité en ligne