Criação de índices de PDF

Para acelerar o processo de pesquisa de um arquivo PDF extenso, você pode incluir um índice das palavras no documento. Esse índice pode ser pesquisado muito mais rápido pelo Acrobat do que pesquisando o documento em si. O índice será incluído em todas as cópias do arquivo PDF. Os usuários podem pesquisar em PDFs com índices exatamente como fariam em PDFs sem um índice incorporado.

Adição de um índice a um PDF

Atualização ou remoção do índice de um PDF

Sobre o recurso de catálogo (Acrobat Pro)

É possível definir um grupo específico de PDFs como um catálogo e criar um índice unificado para todo esse conjunto de documentos. Quando usuários pesquisam informações específicas em PDFs catalogados, o índice torna o processo de pesquisa muito mais rápido.

Ao distribuir ou publicar a coleção em um CD, você pode incluir o índice com os PDFs.

É possível catalogar documentos escritos em caracteres romanos, chineses, japoneses ou coreanos. Os itens que podem ser catalogados incluem textos de documentos, comentários, marcadores, campos de formulário, marcas, metadados de objetos e de documentos, anexos, informações de documentos, assinaturas digitais, metadados de imagens XIF (Extended Image File Format, formato estendido de arquivos de imagem) e propriedades de documentos personalizadas.

Preparação de PDFs para indexação (Acrobat Pro)

Para indexar PDFs, comece criando uma pasta que contenha PDFs completos com recursos eletrônicos, como links, marcadores e texto pesquisável. Para documentos digitalizados, certifique-se de que o texto seja pesquisável. É melhor dividir documentos maiores em arquivos menores de tamanho de capítulos para melhorar o desempenho da pesquisa. Adicionar informações às propriedades do documento também melhora a capacidade de pesquisa.

Antes de indexar uma coleção de documentos, configure a estrutura do documento na unidade de disco ou no volume do servidor de rede e verifique se os nomes de arquivos para várias plataformas. Nomes de arquivos para várias plataformas podem estar truncados, dificultando a recuperação em uma pesquisa. Siga estas diretrizes para evitar esse problema:

• Renomeie arquivos, pastas e índices usando a convenção de nomeação de arquivos do MS-DOS® (oito caracteres ou menos seguidos por uma extensão de arquivo com três caracteres), principalmente se estiver planejando colocar a coleção de documentos e o índice em um disco CD-ROM formatado no padrão ISO 9660.
  
• Remova dos nomes dos arquivos e das pastas os caracteres estendidos, como caracteres acentuados e caracteres em idiomas diferentes do inglês. (A fonte usada pelo recurso de catálogo não é compatível com os códigos de caracteres 133 a 159).
• Não use pastas profundamente aninhadas ou nomes de caminhos com mais de 256 caracteres para os índices que serão pesquisados por usuários do macOS.
• Se estiver usando o macOS com um servidor de rede local (LAN) OS/2®, configure o Servidor IBM®LAN do Macintosh (LSM) para aplicar as convenções de nomeação de arquivos do MS-DOS® ou indexe apenas os volumes FAT (tabela de alocação de arquivos). (Volumes HPFS [Sistema de arquivos de alto desempenho] podem conter nomes de arquivo extensos e irrecuperáveis).
• Se a estrutura do documento inclui subpastas que você não quer indexar, é possível excluí-las durante o processo de indexação.

Adição de metadados às propriedades do documento (Acrobat Pro)

Para facilitar a pesquisa em um PDF, é possível adicionar informações do arquivo, denominadas metadados, às propriedades do documento. (Para ver as propriedades do PDF atualmente aberto, escolha Arquivo > Propriedades e clique na guia Descrição.)

Ao adicionar dados para as propriedades de documentos, considere as seguintes Adobe Recommendations:

• Use um bom título descritivo no campo Título. O nome do arquivo do documento deverá ser exibido na caixa de diálogo de resultados da pesquisa.
• Sempre use a mesma opção (campo) para informações semelhantes. Por exemplo, não adicione um termo importante à opção Assunto para alguns documentos e à opção Palavras-chave para outros.
• Use um termo único e consistente para a mesma informação. Por exemplo, não use biologia para alguns documentos e ciências biológicas para outros.
• Use a opção Autor para identificar o grupo responsável pelo documento. Por exemplo, o autor de um documento de políticas de contratação pode ser o departamento de Recursos Humanos.
• Se usar números de peças nos documentos, adicione-os como palavras-chave. Por exemplo, ao adicionar doc#=m234 às Palavras-chave, é possível indicar um documento específico presente nas centenas de documentos sobre um assunto específico.
• Use a opção Assunto ou Palavras-chave, seja individualmente ou em conjunto, para categorizar documentos por tipo. Você pode usar, por exemplo, um relatório de status como uma entrada de Assunto e mensal ou semanal como uma entrada de Palavras-chave para um único documento.
• Se possuir treinamento especializado com o Adobe PDF, poderá definir campos de dados personalizados, como Tipo de documento, Número do documento e Identificador do documento, ao criar o índice. Isso é recomendado apenas para usuários avançados e não é abordado na Ajuda completa do Acrobat.

Criar um índice para uma coleção (Acrobat Pro)

Ao criar um novo índice, o Acrobat cria um arquivo com a extensão .pdx e uma nova pasta de suporte que contém um ou mais arquivos com as extensões .idx. Os arquivos IDX contêm as entradas de índice. Todos esses arquivos devem estar disponíveis aos usuários que desejam pesquisar no índice.

Consulte as opções de indexação

• Não incluir números: selecione esta opção para excluir todos os números exibidos no texto do documento a partir do índice. A exclusão dos números pode reduzir significativamente o tamanho de um índice, agilizando as pesquisas.
• Adicionar IDs aos arquivos do Adobe PDF v1.0: selecione esta opção se a coleção incluir PDFs criados antes do Acrobat 2.0, que não adicionava automaticamente os números de identificação. Os números de ID são necessários quando nomes de arquivos extensos do macOS são abreviados após a conversão em nomes de arquivos do MS-DOS®. O Acrobat 2.0 e versões posteriores adicionam identificadores automaticamente.
• Não avisar sobre documentos alterados ao pesquisar: quando esta opção não está selecionada, uma mensagem aparece quando você pesquisa documentos que foram alterados desde a criação do índice mais recente.
• Propriedades personalizadas: use esta opção para incluir propriedades de documento personalizadas no índice; são indexadas apenas as propriedades de documentos personalizadas já existentes nos PDFs. Digite a propriedade, selecione uma opção no menu Tipo e clique em Adicionar. Essas propriedades aparecem como uma opção de pesquisa nos menus pop-up de critérios adicionais da janela Pesquisar PDF ao pesquisar o índice resultante. Por exemplo, se você inserir a propriedade personalizada Nome do documento e escolher a propriedade de string no menu Tipo, alguém que realiza uma pesquisa no índice poderá pesquisar na propriedade personalizada selecionando a opção Nome do documento no menu “Usar esses critérios adicionais”.

• Campos XMP: use essa opção para incluir campos XMP personalizados. Esses campos são indexados e aparecem nos menus pop-up de critérios adicionais para que possam ser pesquisados nos índices selecionados.
• Restringir palavras: use para excluir palavras específicas (um máximo de 500) dos resultados da pesquisa do índice. Digite a palavra, clique em Adicionar e repita, conforme necessário. A exclusão de palavras pode tornar o índice 10% a 15% menor. A palavra restringida pode conter até 128 caracteres e diferencia maiúsculas de minúsculas.
• Tags de estrutura: use essa opção para habilitar a pesquisa de nós de tags de elementos folha específicos nos documentos que apresentam uma estrutura lógica marcada.

Arquivos Leia-me do catálogo (Acrobat Pro)

Uma recomendação geral é criar um arquivo README separado e colocá-lo na pasta com o índice. Esse arquivo Leia-me pode fornecer detalhes sobre o índice, tais como:

• Os tipos de documentos indexados.

• As opções de pesquisa suportadas.

• A pessoa a ser contatada ou um número de telefone de assistência.

• Uma lista de números ou palavras que são excluídos do índice.

• Uma lista das pastas que contêm documentos incluídos em um índice com base em LAN ou uma lista dos documentos incluídos em um índice com base em disco. Também é possível incluir uma breve descrição do conteúdo de cada pasta ou documento.

• Uma lista dos valores para cada documento, se forem atribuídos valores de campo de informações do documento.

  Se um catálogo tiver um número particularmente grande de documentos, considere a inclusão de uma tabela que mostre os valores atribuídos a cada documento. Essa tabela pode fazer parte do arquivo Leia-me ou pode ser um documento à parte. Durante o desenvolvimento do índice, é possível usar a tabela para manter a consistência.

Revisão de um índice (Acrobat Pro)

É possível atualizar, reconstruir ou expurgar um índice existente.

Preferências de catálogo (Acrobat Pro)

É possível definir preferências de indexação que se apliquem em nível geral a todos os índices subsequentes criados. É possível substituir algumas dessas preferências para um índice individual, selecionando novas opções durante o processo de criação de índice.

Na caixa de diálogo Preferências, em Categorias, selecione Catálogo. Muitas das opções são idênticas àquelas descritas para o processo de criação de índice.

Atualizações de índice programadas (Acrobat Pro)

Para automatizar o processo de criação, reconstrução, atualização e limpeza de um índice, você pode usar o recurso Catálogo junto com um arquivo de lote de catálogo PDX (BPDX). Esse arquivo contém uma lista de caminhos e sinalizadores de arquivos de índice de catálogo. É possível agendar quando e com que frequência essas tarefas devem ser executadas automaticamente usando um aplicativo de agendamento como o Windows® Scheduler. Para fazer isso, basta exibir o arquivo BPDX no Acrobat e ele recriará o índice de acordo com os sinalizadores no arquivo BPDX.

Para usar arquivos BPDX, acesse Preferências > Catálogo e selecione a opção Permitir que arquivos de lote de catálogo (. BPDX) sejam executados novamente.

Como mover coleções e seus índices (Acrobat Pro)

É possível desenvolver e testar um conjunto de documentos indexados em uma unidade de disco rígido local e, em seguida, mover o conjunto de documentos finalizados para um servidor de rede ou um disco. Uma definição de índice contém os caminhos relativos entre o arquivo de definição de índice (PDX) e as pastas que contêm os documentos indexados. Se esses caminhos relativos não forem alterados, não será necessário reconstruir o índice depois de mover o conjunto de documentos indexados. Se o arquivo PDX e as pastas que contêm os documentos indexados estiverem na mesma pasta, será possível manter o caminho relativo apenas movendo essa pasta.

Se o caminho relativo for alterado, será necessário criar um índice depois de mover a coleção de documentos indexados. Entretanto, ainda será possível usar o arquivo PDX original. Para usá-lo, mova primeiro os documentos indexados. Em seguida, copie o arquivo PDX para a pasta na qual deseja criar o índice e edite as listas de inclusão e exclusão de diretórios e subdiretórios, conforme necessário.

Se o índice residir em uma unidade ou em um volume de servidor separado de qualquer parte do conjunto aplicável, a movimentação do conjunto ou do próprio índice dividirá o índice. Se você pretende mover um conjunto de documentos para outro local na rede ou para um CD, crie e construa o índice no mesmo local que o do conjunto.