Configurar Políticas de segurança de PDFs

Observação:

Para obter uma lista de artigos sobre o segurança, consulte Visão geral da segurança em conteúdo do Acrobat e de PDF.

Tipos de políticas de segurança

Se você costuma aplicar as mesmas configurações de segurança a vários PDFs, é possível salvá-las como uma política para poder reutilizá-la. Políticas de segurança economizam tempo e garantem um fluxo de trabalho consistentemente mais seguro. A criação de políticas para segurança de senha e certificado permite a reutilização das mesmas configurações de segurança para qualquer quantidade de PDFs. Dois tipos de políticas de segurança estão disponíveis:

  • Políticas organizacionais são especialmente úteis quando você desejar que outras pessoas tenham acesso a PDFs por um tempo limitado. As políticas do Servidor de formulários do Adobe Experience Manager (Segurança de documentos) são armazenadas em um servidor. Os usuários devem ter acesso ao servidor para usar estas políticas. Para criar essas políticas, é necessário especificar os destinatários do documento de uma lista no Servidor de formulários do Adobe Experience Manager (Segurança de documentos). O Servidor de formulários do Adobe Experience Manager (Segurança de documentos) controla o acesso a PDFs e eventos de auditoria, confirme definido pela política de segurança. Use o Servidor de formulários do Adobe Experience Manager (Segurança de documentos) se sua empresa tiver licenciado software e o disponibilizado para você.

  • As políticas de usuário são criadas e aplicadas por indivíduos. Se as mesmas configurações de segurança forem aplicadas a vários documentos, é possível economizar tempo criando uma política de usuário. Em seguida, aplique a política de usuário aos documentos. As políticas do usuário para senhas e certificados de chave pública são armazenadas no computador local. Com acesso ao Servidor de formulários do Adobe Experience Manager (Segurança de documentos), você pode criar uma política de usuário armazenada no Servidor de formulários. Essa política estará disponível somente para você.

Como as políticas organizacionais são autenticadas

Além de reutilizar as configurações de segurança, as políticas armazenadas no Servidor de formulários do Adobe Experience Manager (Segurança de documentos) permitem expirar e revogar documentos. É possível também manter o controle sobre os usuários que abrem documentos protegidos.

Gerenciamento do Adobe LiveCycleRights
Políticas de segurança

A. As políticas são armazenadas no servidor. B. As políticas são aplicadas a um PDF. C. Os usuários podem abrir, editar e imprimir um documento somente se permitido por uma política. 

A configuração de políticas de segurança baseadas em servidor envolve quatro etapas principais:

Configurar o Adobe Experience Manager - servidor de formulários

O administrador de sistema da sua empresa ou grupo normalmente configura o Servidor de formulários do Adobe Experience Manager (Segurança de documentos), gerencia contas e configura as políticas organizacionais. Para obter informações sobre como configurar o Servidor de formulários do Adobe Experience Manager (Segurança de documentos), consulte o site da Adobe.

Como publicar um documento com uma política de segurança

Um autor cria um PDF e aplica uma política armazenada no Servidor de formulários do Adobe Experience Manager ao PDF. O servidor gera uma licença e uma chave de criptografia exclusiva para o PDF. O Acrobat incorpora a licença no PDF e o criptografa usando a chave de criptografia. O autor ou administrador pode usar essa licença para controlar e auditar o PDF.

Como visualizar um documento com uma política aplicada

Para abrir um PDF protegido no Acrobat (ou no Reader), os usuários devem autenticar sua identidade. Se o usuário tiver acesso ao PDF, o PDF será descriptografado e aberto com as permissões especificadas na política.

Administrar eventos e modificar acesso

Ao fazer logon em uma conta do Servidor de formulários do Adobe Experience Manager (Segurança do documento), o autor ou o administrador pode rastrear eventos e alterar o acesso a PDFs protegidos por política. Os administradores podem visualizar todos os eventos de PDFs e do sistema, modificar definições de configuração e alterar o acesso a PDFs protegidos por políticas.

Como criar uma política de segurança do usuário

As políticas de usuário podem usar senhas, certificados ou o Servidor de formulários do Adobe Experience Manager (Segurança de documentos) para autenticar documentos.

As políticas de segurança por senha e por certificado podem ser armazenadas em um computador local. As políticas de segurança criadas usando o Servidor de formulários do Adobe Experience Manager (Segurança de documentos) são armazenadas em um servidor. Você pode fazer auditoria de ações e alterar configurações de segurança dinamicamente. Use o Servidor de formulários do Adobe Experience Manager (Segurança de documentos) se sua empresa tiver licenciado software e o disponibilizado para você.

Como criar uma política de senha

  1. No Acrobat, selecione Ferramentas > Proteção > Mais opções > Gerenciar políticas de segurança

  2. Clique em Novo.
  3. Selecione Usar senhas e clique em Próximo.

  4. Digite um nome e uma descrição para a política, execute um dos seguintes itens e clique em Avançar:
    • Para especificar senhas e restrições sempre que essa política for aplicada a um documento, desmarque a opção Salvar senhas com a política.

    • Se desejar salvar configurações de senhas e restrições com a política, selecione Salvar senhas com a política.

  5. Especifique uma configuração de compatibilidade e opções de senha. Se selecionar Salvar senhas com a política, especifique a senha e as restrições. Clique em OK.
  6. Revise os detalhes da política, clique em Concluir e em Fechar.

Como criar uma política de certificado

  1. No Acrobat, selecione Ferramentas > Proteção > Mais opções > Gerenciar políticas de segurança

  2. Clique em Novo.
  3. Selecione Usar certificados de chave pública e clique em Próximo.
  4. Digite um nome e uma descrição para a política e especifique os componentes do documento a serem criptografados.

    Os certificados devem ser atuais e ter um uso que permita criptografia.

  5. Determine como impor a política:
    • Para criar uma política associada com destinatários individuais, não selecione Solicitar destinatários ao aplicar esta política.

    • Para criar uma política associada com documentos individuais, selecione Solicitar destinatários ao aplicar esta política.

  6. Selecione um algoritmo de criptografia no menu que seja compatível com a versão do Acrobat do destinatário e clique em Próximo.
  7. Siga um destes procedimentos:
    • Se tiver selecionado Solicitar destinatários ao aplicar esta política, analise as configurações da política e clique em Concluir.

    • Se não tiver selecionado Solicitar destinatários ao aplicar esta política, especifique os destinatários selecionando as IDs digitais (incluindo sua ID digital). Clique em Próximo.

  8. Clique em Concluir.

Como criar políticas para anexos de arquivo protegidos

É possível adicionar segurança a um ou mais documentos incorporando-os em um envelope de segurança e enviando-o como um anexo de e-mail. Esse método é útil quando se deseja enviar um anexo de arquivo protegido sem criptografar os arquivos. Você pode incorporar os documentos como anexos de arquivos em um envelope de segurança e criptografar e enviar o envelope aos destinatários. Quando os destinatários abrirem o envelope, poderão extrair os anexos de arquivo e salvá-los. Os arquivos salvos são idênticos aos anexos de arquivo originais, mas não apresentam um formato criptografado após a gravação.

Por exemplo, ao enviar documentos confidenciais, incluindo arquivos não PDF, você deseja que os destinatários somente visualizem os documentos. É possível incorporar esses documentos como um anexo em um envelope de segurança, criptografar o envelope de e enviá-lo por e-mail. Qualquer pessoa poderá abrir o envelope, visualizar sua folha de rosto e até mesmo exibir uma lista do seu conteúdo. No entanto, somente o destinatário poderá exibir os anexos incorporados e extrai-los.

Incorpore os anexos do arquivo em envelopes de segurança para garantir o envio seguro
Incorpore os anexos do arquivo em envelopes de segurança para garantir o envio seguro.

  1. Selecione Ferramentas > Proteção > Mais opções > Criar envelope de segurança

  2. Clique em Adicionar Arquivo a Ser Enviado, selecione os documentos a serem anexados e clique em Abrir. Clique em Próximo.

  3. Selecione um modelo de envelope e clique em Próximo.

  4. Selecione um método de entrega e clique em Próximo.

  5. Se uma política de envelope tiver sido criada, selecione-a ou selecione Nova política e siga as etapas para criar uma política.

  6. Analise as informações e clique em Concluir.

  7. Em algumas políticas, você será solicitado a digitar as informações que desejar exibir no envelope. Insira informações suficientes para permitir que os destinatários identifiquem o remetente do envelope.
  8. Preencha as informações de segurança (senha, certificado ou política).
  9. Quando o envelope for exibido, digite os nomes dos destinatários. Em seguida, clique no ícone Salvar ou E-mail na barra de ferramentas.

    Se você clicar no ícone Enviar por email, seu programa de email padrão será aberto com o envelope de segurança como anexo. Digite os endereços de e-mail dos destinatários e envie a mensagem de e-mail.

Criar uma política de segurança de usuário com o Servidor de formulários do Adobe Experience Manager (Segurança de documentos)

Se você tiver acesso à Segurança do documento do Adobe Experience Manager, será possível restringir o acesso a documentos e direitos de indivíduos registrados no servidor. Ao criar uma política de usuário usando o Servidor de formulários do Adobe Experience Manager, você será redirecionado para a página da Web do Servidor de formulários do Adobe Experience Manager

  1. Siga um destes procedimentos:
    • Para um único PDF ou PDF de componente em um portfólio PDF, abra o PDF.

    • Para um Portfólio PDF, abra o Portfólio PDF e escolha Exibir > Portfólio > Folha de capa.

  2. Selecione Ferramentas > Proteção > Mais opções > Gerenciar políticas de segurança

  3. Clique em Novo.
  4. Selecione Usar o Servidor de formulários do Adobe Experience Manager (Segurança de documentos) e clique em Próximo.

  5. Na página da Web do Servidor de formulários do Adobe Experience Manager (Segurança de documentos), clique em Políticas e, em seguida, clique em Novo.

  6. Digite um nome e uma descrição, defina o período de validade e outras opções.
  7. Selecione os usuários ou grupos, defina permissões para eles e clique em OK.

  8. Especifique os componentes do documento que deseja criptografar e se deseja uma marca d'água.
  9. Ao concluir, clique em Salvar na parte superior da página.

Aplicar políticas de segurança a PDFs

É possível aplicar uma política organizacional ou uma política do usuário a um PDF. Para aplicar uma política de servidor a um documento, conecte-se ao Servidor de formulários do Adobe Experience Manager (Segurança de documentos). As políticas de segurança do Servidor de formulários do Adobe Experience Manager (Segurança de documentos) devem ser armazenadas em um servidor, mas os PDFs aos quais as políticas são aplicadas não precisam. As políticas podem ser aplicadas aos PDFs usando o Acrobat, sequências em lote de servidor ou outros aplicativos, como o Microsoft Outlook.

Somente o administrador da política pode editar ou remover políticas organizacionais.

Aplicação de políticas de segurança a PDFs

  1. Siga um destes procedimentos:
    • Para um único PDF ou PDF de componente em um portfólio PDF, abra o PDF.

    • Para um portfólio PDF, abra o portfólio PDF e escolha Exibir > Portfólio > Folha de capa.

  2. Se estiver usando uma política de servidor, selecione Ferramentas > Proteção > Mais opções > Gerenciar políticas de segurança. Selecione uma política. Escolha uma política do Servidor de formulários do Adobe Experience Manager (Segurança de documentos) na lista e clique em Atualizar.

    A atualização das políticas de segurança garante que você obtenha as políticas de servidor mais atuais.

  3. Selecione Ferramentas > Proteção > Mais opções > Gerenciar políticas de segurança. Selecione uma política e clique em Aplicar ao documento.

Como aplicar uma diretriz a anexos no Outlook

Envie vários tipos de arquivos, como anexos PDF seguros no Microsoft Outlook. Essa opção está disponível somente se o Servidor de formulários do Adobe Experience Manager (Segurança de documentos) estiver configurado e disponível no Acrobat.

  1. No Outlook, escolha Novo email na faixa de Inicio.
  2. Clique no botão Anexar como Adobe PDF protegido  na faixa Adobe PDF.
  3. Selecione o arquivo desejado para se anexado digitando o caminho para o arquivo ou clicando em Procurar.
  4. Especifique como deseja proteger o documento e clique em OK.

    O arquivo é convertido em PDF e criptografado com o uso do método de segurança escolhido.

  5. Conclua a mensagem de e-mail e clique em Enviar.

Remoção de políticas de segurança do usuário de PDFs

É possível remover uma política de segurança de um PDF se você tiver as permissões adequadas. Em geral, o proprietário de um documento pode remover uma política de segurança de um PDF.

  1. Siga um destes procedimentos:
    • Para um único PDF ou PDF de componente em um portfólio PDF, abra o PDF.

    • Para um Portfólio PDF, abra o Portfólio PDF e escolha Exibir > Portfólio > Folha de capa.

  2. Selecione Ferramentas > Proteção > Mais opções > Remover segurança

Exportar configurações de segurança

  1. No Acrobat, escolha Editar > Preferências > Segurança > Exportar.

  2. Escolha quais grupos de configurações deseja compartilhar e clique em OK.

  3. Revise e modifique as configurações de segurança conforme necessário e clique em Exportar.
  4. Selecione o método a ser usado para criptografar as configurações de segurança (se desejado) e clique em OK.

  5. Escolha Destinatários e clique em OK duas vezes.

  6. Assinar o arquivo.

Como copiar, editar ou excluir uma política

  1. Selecione Ferramentas > Proteção > Mais opções > Gerenciar políticas de segurança.

  2. No menu Mostrar, escolha se deseja exibir todas as políticas às quais tem acesso, as políticas de usuário criadas ou as políticas organizacionais.
  3. Selecione uma política e use as opções que desejar:
    Observação:

    As opções para editar ou excluir as políticas organizacionais não estão disponíveis, a menos que você tenha direitos de administrador no Servidor de formulários do Adobe Experience Manager (Segurança de documentos). Alterações nessas políticas podem ser feitas somente no Servidor de formulários do Adobe Experience Manager (Segurança de documentos), que é aberto automaticamente quando você seleciona uma opção.

    Copiar

    Use para criar uma política baseada nas configurações de uma política existente.

    Editar

    Editar uma política de usuário armazenada em um computador local afeta somente os documentos nos quais a política foi aplicada depois de editada. Para políticas de usuário armazenadas em um servidor, é possível editar as configurações de permissões e outras opções. Essa opção não está disponível para políticas organizacionais.

    Excluir

    Essa opção geralmente não está disponível para políticas organizacionais.

    Favorito

    Se esta opção estiver selecionada, uma estrela aparecerá ao lado da política. Para remover uma política das favoritas, clique em Favorito novamente. É possível aplicar a opção Favorito a várias políticas. Use essa opção para tornar mais fácil recuperar uma política.

Como cancelar um PDF protegido por política

Para restringir o acesso a um PDF protegido por política disponibilizado a um grupo de usuários, é possível cancelar o documento.

  1. Siga um destes procedimentos:
    • Para um único PDF ou um PDF de componente em um Portfólio PDF, abra o PDF e faça login no Gerenciamento de Direitos ES do Adobe LiveCycle.

    • Para um Portfólio PDF, abra o Portfólio PDF, faça logon no Servidor de formulários do Adobe Experience Manager (Segurança do documento) e escolha Exibir > Portfólio > Folha de capa.

  2. Selecione Ferramentas > Proteção > Mais opções > Segurança de documentos > Revogar

  3. No menu da página da Web, escolha uma opção que explique o cancelamento do documento ou digite uma mensagem. Se estiver substituindo o documento cancelado, digite o local do URL do novo documento.
  4. Clique em OK para salvar as alterações.

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