Visão geral

A integração do Adobe Sign para o Microsoft SharePoint fornece uma solução integrada para criar, enviar, rastrear e gerenciar assinaturas eletrônicas.

Esta documentação foi desenvolvida para a instância online do Microsoft SharePoint (referenciado como “SharePoint” ao longo deste guia) e destina ser um guia para a utilização do complemento da perspectiva do usuário final. O guia de instalação pode ser encontrado aqui.

Esta solução é desenvolvida como um aplicativo de complemento para o SharePoint e oferece:

  • Enviar um contrato de qualquer biblioteca, ou lista, de documentos do SharePoint para assinatura
  • Capacidade de enviar documentos a um único destinatário ou grupo de destinatários de uma biblioteca de documentos ou de uma lista personalizada do SharePoint
  • Mapeie os dados das listas do SharePoint, bem como de uma biblioteca, em documentos com a unificação de mapeamentos quando os documentos forem enviados para assinatura
  • Mapeie os dados dos campos de formulário do contrato assinado em colunas textuais das listas do SharePoint, bem como de uma biblioteca de documentos com o mapeamento de dados quando o documento for assinado e seu status for atualizado automática ou manualmente através da página de Status do contrato
  • Arquivamento de todos os contratos assinados no SharePoint
  • Capacidade de adicionar a página Gerenciar do Adobe Sign como parte da Web do SharePoint, que pode ser usada pelos usuários do SharePoint, para acompanhar e atualizar os contratos


Navegadores suportados

Os navegadores Chrome, Firefox e Safari são suportados


Internet Explorer 11 e superior (incluindo o Edge)

Para que os complementos do SharePoint funcionem, é necessária alguma configuração de sites confiáveis no Internet Explorer/Edge.  Internet Explorer 10 e anteriores não são suportados.

Além disso, os usuários do IE 11/Edge precisam editar explicitamente as configurações de Sites confiáveis para incluir os seguintes URLs:

  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.sharepoint.com
  • https://*.echosign.com

 

Para editar seus sites confiáveis:

1. Abra o IE 11

► Os usuários do Edge pressionam Windows + S

2. Clique no ícone Ferramentas (engrenagem) e selecione Opções da Internet no menu suspenso

► Os usuários do Edge digitam Opções da Internet e pressionam Enter

IE11 Options

3. O menu Opções da Internet abre. Selecione a guia Segurança.

4. Clique no ícone Sites confiáveis.

5. Clique no botão Sites.

6. Insira um dos URLs acima e clique em Adicionar.

7. Repita essas etapas para cada URL acima

8. Feche o menu Opções da Internet ao terminar

Trusted Sites


Acessar os recursos do Adobe Sign

O Adobe Sign é um aplicativo de complemento que é instalado pelo administrador do SharePoint. Como usuário, você pode ver o guia do Adobe Sign na parte superior do site do SharePoint.

Clicar na guia Adobe Sign expõe a faixa de opções com todos os recursos disponíveis do Adobe Sign.

Os ícones da faixa de opções são inacessíveis até que você clique em parte da web de um documento ou uma lista, ou até que você selecione um documento.  Quando você clicar na parte da web, os ícones da faixa de opções ficarão ativos.

ribbon

Observação:

Na interface do usuário atualizada, a faixa de opções foi substituída por uma barra de menu. Todas as mesmas funcionalidades são disponibilizadas na barra de menu:

MEnu

A faixa de opções/menu consiste em cinco ícones:

  • Enviar para assinatura
  • Status do contrato
  • Modelo de biblioteca
  • Gerenciar contratos
  • Configurações

Desses, os primeiros quatro são ações que você pode usar regularmente para criar e enviar contratos.

O último ícone, Configurações, é onde você pode definir seu modelo pessoal de contrato. Depois de definido, provavelmente, você não retornará à página, a menos que queira ajustar o modelo.  Vamos começar lá.


Defina as configurações personalizadas

Suas configurações personalizadas permitem definir um nome padrão e uma mensagem para todos os contratos enviados do SharePoint, usando o aplicativo do Adobe Sign.

Personal Settings

O campo Nome do contrato (máx. de 255 caracteres) permite incorporar qualquer sequência de caracteres que identifique o contrato.  Essa sequência de caracteres preenche a linha de assunto do email dos destinatários (destacada em amarelo abaixo) e também como o valor de nome na página Gerenciar. Fornecer um nome exclusivo e significativo para o contrato ajuda seus destinatários a identificar mais prontamente seu email e pode melhorar sua capacidade de pesquisar o contrato, se necessário

A Mensagem do contrato é um campo de texto sem formatação onde você pode incorporar todas as instruções ou comentários que forem justificados (destacada em verde abaixo). A mensagem aparece no email Assinar enviado para todos os destinatários e não deve ser usada como as anotações pessoais que você pode anexar para cada destinatário.

email pair-rebranded


Modelos de documento nas listas personalizadas

Logo abaixo dos campos de mensagem e nome do contrato padrão existem duas configurações que controlam como os documentos podem ser anexados ao enviar um contrato a partir de uma lista.

O comportamento padrão é permitir que o remetente selecione um documento a partir do SharePoint.

Duas opções estão disponíveis para o usuário modificar a experiência padrão:

Para listas personalizadas, usar um modelo de documento de fora do SharePoint - Quando ativado, o remetente ignora a opção para anexar um documento a partir do SharePoint. Em vez disso, serão apresentadas as opções de anexo de arquivo conforme configurado no sistema do Adobe Sign.  Isso pode incluir um ou mais destes procedimentos:

o Anexar do sistema local

o Anexar da biblioteca de modelos do Adobe Sign

Attach Files in AS

► Para listas personalizadas, sempre usar o modelo de documento designado - Quando ativado, o SharePoint lembra o arquivo que você anexou e o anexa automaticamente ao próximo contrato criado de uma lista, ignorando a etapa de seleção de arquivos.  Ótimo para quando você usa o mesmo documento várias vezes.


Enviar um contrato

Iniciar o contrato

A finalidade do Adobe Sign é enviar contratos e obter assinaturas e no ambiente do SharePoint há quatro métodos para começar esse processo:

  • Enviar da faixa de opções ou do menu
  • Enviar via clique com o botão direito do mouse
  • Enviar das listas através da faixa de opções ou do menu
  • Enviar das listas via clique com o botão direito do mouse

Todas as quatro opções abrem a página de configuração que permite definir os destinatários e a ordem de assinatura se mais de uma assinatura for necessária.

Observação:

Os documentos enviados por meio do SharePoint não podem exceder 5 MB. 

Se você precisar enviar um documento com mais de 5 MB, poderá carregar esse documento na biblioteca do Adobe Sign (fora da integração do SharePoint) e anexá-lo desse local.

Enviar da faixa de opções/menu

Enviar da faixa de opções é o método a ser usado se você precisar anexar múltiplos documentos do SharePoint:

1. Selecione os documentos a serem enviados clicando na seleção à esquerda do nome do documento

2. Clique na guia na faixa de opções na parte superior da página

3. Clique no ícone Enviar para assinatura

○ Todos os documentos selecionados são anexados automaticamente

New List - MEnu
Interface moderna

SEnd from Ribbon
Interface clássica

Enviar via clique com o botão direito do mouse

Enviar clicando com o botão direito do mouse permite enviar rapidamente qualquer documento em uma lista de documentos, mas somente anexa o arquivo ao contrato:

1. Clique com o botão direito do mouse no documento que você deseja enviar para assinatura

2. Selecione Avançado no menu pop-up

3. Selecione Enviar para assinatura no submenu

New Library - Right Click
Interface moderna

 

A estrutura do menu clássico é um pouco diferente:

1. Clique com o botão direito do mouse no registro da lista desejado

2. Selecione Avançado no menu e Enviar para assinatura no submenu

Send via rightClick
Interface clássica

Enviar de listas

Enviar de uma lista pode ser realizado usando a faixa de opções ou o menu de contexto clicando com o botão direito do mouse


Enviar das listas através da faixa de opções ou do menu

1. Clique no registro da lista desejado

2. Clique em Adobe Sign na faixa de opções ou no menu

3. Selecione Enviar para assinatura no menu suspenso

Send From list using Ribbon
Interface moderna

Classic List - Ribbon
Interface clássica

Enviar das listas através do menu de contexto clicando com o botão direito do mouse

1. Clique com o botão direito do mouse no registro da lista desejado

2. Selecione Enviar para assinatura no menu

List select
Interface moderna

 

A estrutura do menu clássico é um pouco diferente:

1. Clique com o botão direito do mouse no registro da lista desejado

2. Selecione Avançado no menu e Enviar para assinatura no submenu

Classic List - Right Click
Interface clássica

 

A página atualiza para a visualização de seleção de arquivo:

Select File Within Sharepoint-rebranded

 

3. Selecione um arquivo

4. Clique em Anexar

 

Se Para listas personalizadas, usar um modelo de documento de fora do SharePoint estiver ativado, você ignorará a janela de anexo de arquivo a partir do SharePoint e avançará diretamente à página do contrato para configuração.  Nesse caso, você precisará usar a Seção de arquivo para adicionar os documentos para assinatura.

 

Há dois recursos importantes que você deve ter em mente:

► Se você tiver Para listas personalizadas, sempre usar o modelo de documento designado, o último arquivo usado para essa lista será anexado automaticamente.

o Se for preciso anexar um arquivo diferente, você deve desativar Para listas personalizadas, sempre usar o modelo de documento designado.

► O PDF da cópia assinada retornado (e, possivelmente, a trilha de auditoria) é adicionado ao item de lista como um anexo, em vez de ser salvo em uma nova pasta.

o Se uma pasta de armazenamento de documentos foi definida pelo administrador do SharePoint, o PDF será salvo nessa pasta.


Configurar o contrato

Quando um novo contrato for aberto, você verá a página de configuração, que pode ser exibida em quatro seções para tarefas específicas:

A. Destinatários - As pessoas que interagem com o contrato

B. Mensagem- O nome e a mensagem global para o contrato

C. Opções - Recursos opcionais relativos ao contrato

D. Arquivo – Os documentos/arquivos reais que você precisa assinar/aprovar

o Observe que o documento que você usou para iniciar o processo de envio será anexado automaticamente ao contrato.

send page


Seção de destinatários

Cada destinatário é criado com cinco elementos:

Recipients

A. Índice de assinatura - Esse número indica a posição relativa do destinatário no ciclo de assinatura quando um fluxo de trabalho sequencial é selecionado.

B. Função - Define como o destinatário pode interagir com o documento. As funções são habilitadas pelo administrador da conta e, portanto, você poderá não ver todas as opções listadas:

○ Signatários (padrão) - Destinatários que devem aplicar ao menos uma assinatura

○ Aprovadores - Os destinatários que avaliam e aprovam o documento, mas não precisam assinar legalmente

○ Aceitadores - Aceitadores funciona mecanicamente da mesma forma que Aprovadores, mas a principal diferença é que o relatório de auditoria os identifica como Aceitação do contrato e. Aprovação do documento.

○ Destinatários certificados – Os destinatários certificados não podem ter um campo de formulário atribuído a eles. Durante o processo de “assinatura”, será solicitado que eles deleguem, neguem ou aprovem o contrato.

○ Preenchedores de formulários - Projetados especificamente para clientes que têm a necessidade de preencher o conteúdo do formulário durante o processo de assinatura, mas não possuem os sistemas em vigor para criar documentos personalizados de forma programática ou transferir o conteúdo dos campo de um banco de dados para o formulário.

○ Delegadores - A função de delegador foi projetada para fluxos de trabalho que exigem que uma pessoa tome a decisão final sobre a próxima pessoa que deve assinar ou aprovar o documento. Há uma versão de Delegador para cada uma das outras funções.

C. Endereço de email – Quem é o destinatário? Deve ser um endereço de email pessoal

○ Adicionar-me - O remetente pode inserir a si mesmo no ciclo de assinatura, clicando no link Adicionar-me na parte superior direita da seção Destinatários

○ Adicionar grupo de destinatários - Às vezes, um destinatário no ciclo de assinatura pode ser uma de vários pessoas. Por exemplo, se você precisa que alguém da equipe jurídica assine, mas pode ser qualquer um dos cinco indivíduos. Os grupos de destinatários permitem que o remetente relacione todos os cinco signatários possíveis, mas exija que apenas um deles aplique uma assinatura. (Consulte o destinatário 3 na imagem acima)

D. Processo de verificação – Como o destinatário deve ser controlado?

○ Email (padrão) - A autenticação é baseada no acesso à caixa de entrada de email

○ Senha - Uma senha alfanumérica gerada por um remetente que deve ser comunicada ao destinatário externamente

○ Social - Autenticar a uma rede social de terceiros como o Facebook ou o LinkedIn

○ KBA (Somente EUA) - A autenticação baseada em conhecimento exige que o destinatário insira o número do CPF e gere várias perguntas não-triviais baseadas em bancos de dados públicos

○ Telefone - Exige que o remetente forneça o número de telefone do destinatário para enviar um código por SMS quando sua assinatura for necessária

E. Mensagem privada (opcional) - O remetente pode fornecer instruções individuais para cada destinatário e elas aparecem quando o destinatário visualiza o contrato. Essa opção deve ser ativada pelo administrador da conta na UI do Adobe Sign.

 

O link Mostrar CC logo abaixo da lista de destinatários expõe um campo no qual você adicionar um endereço de email para enviar uma cópia (CC) do contrato, sem permitir o acesso interativo.

Observação:

Para alterar a ordem dos destinatários, você poderá clicar e arrastar os destinatários na ordem correta da pilha e os números de índice serão ajustados corretamente.

Logo acima da lista de destinatários há uma opção que solicita que você selecione o fluxo de trabalho básico da ordem de assinatura:

○ Quando Concluir em ordem está ativado (como mostrado acima), os destinatários são indexados e um processo de assinatura sequencial é respeitado de uma etapa de assinatura à seguinte

○ Quando Concluir em qualquer ordem está ativado, os destinatários não são numerados e assinaturas paralelas podem ocorrer.

Complete in any order


Seção de mensagens

A seção de Mensagem contém dois campos que podem melhorar significativamente seu sucesso e, se você configurou seu modelo pessoal, esses campos são preenchidos automaticamente com os valores definidos.

O campo Nome do contrato permite incorporar qualquer sequência de caracteres que identifique o contrato. 

A Mensagem do contrato é um campo de texto sem formatação onde você pode incorporar todas as instruções ou comentários que forem justificados.

Observação:

Esses valores podem ser editados até que o contrato seja enviado.


Seção de opções

A seção Opções permite controlar melhor o documento depois de enviado:

► Proteger com senha - Exige que todos os destinatários digitem uma senha para abrir e visualizar o PDF assinado.  Essa senha é definida pelo remetente e deve ser comunicada externamente. O Adobe Sign não registra essa senha; portanto, não esqueça ela!

PDF password

► Data de conclusão - Clique no campo Data de conclusão para abrir uma interface de calendário. Selecione a data na qual o contrato deve expirar e não pode mais ser preenchido. A expiração do documento deve ser ativada pelo administrador da conta antes desse recurso ficar disponível.

NEw Complete date- Marked

► Definir lembrete – Configure a frequência de envio (diária ou semanal) dos lembretes até a data de conclusão do contrato. Somente os destinatários atuais são notificados

Set Reminder

► Tipos de assinatura - Essa opção define o processo de assinatura esperado:

o Eletrônico - Essa opção tenta coletar uma assinatura eletrônica para todos os signatários do contrato.

o Manual - Quando você precisa obter uma assinatura física, essa opção solicita que os signatários imprimam o documento, assinem-no fisicamente e o recarreguem no sistema do Adobe Sign. (Instruções fornecidas ao signatário ao abrir o contrato) O fluxo de trabalho de assinatura manual deve ser ativado pelo administrador da conta para que possa ser usado.

Sig Type

► Idioma do destinatário - Selecione o idioma a ser utilizado nos emails enviados a destinatários e durante a experiência de assinatura.

o Essa configuração também define os Modelos de mensagem visíveis, se sua conta estiver configurada para usá-los.

Recip Language


Seção Arquivos

Se sua conta SharePoint estiver configurada para permitir documentos externos, anexe os documentos da transação na seção Arquivo. Se tiver iniciado o processo com um documento do SharePoint, esse arquivo já deverá estar anexado.

O Adobe Sign combina todos os documentos em um PDF abrangente para o processo de assinatura e cria o PDF com base na ordem em que os documentos estão listados. Os documentos podem ser reorganizados, clicando e arrastando um documento para um novo local de lista.

Os arquivos podem ser anexados da biblioteca do Adobe Sign ou ser carregados do sistema local usando a pesquisa de arquivos ou o recurso de arrastar e soltar.

Os tipos de arquivos permitidos são: Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML

Attach Files in AS - Copy


Visualizar e adicionar campos de assinatura

Logo abaixo da lista de arquivos, você vê a caixa de seleção Visualizar e adicionar campos de assinatura.  Esta opção permite abrir os documentos carregados e posicionar os campos de formulário conforme necessário no documento. 

Se você não estiver usando os modelos criados, será necessário inserir pelo menos os campos de assinatura. Há vários outros campos que você pode usar para criar formulários complexos, se desejar.

Observação:

Se nenhum campo de assinatura for adicionado, o Adobe Sign adicionará automaticamente uma página ao contrato e colocará um bloco de assinatura na página para cada signatário.


Rastrear seus contratos

Observação:

  • Se o contrato estiver concluído (Assinado ou Aprovado), o nome do contrato será transformado em um link e mostrará o documento concluído quando clicado.
  • Se o contrato estiver em um estado terminal (Assinado, Cancelado/Recusado, Expirado), a ação Atualizar estará desativada
  • Se o contrato não estiver em um estado terminal, o ícone Excluir estará desativado


Status do contrato

Quando um contrato é enviado, o progresso pode ser melhor acompanhado na página de Status do contrato, que pode ser acessada pelo ícone Status do contrato na faixa de opções do Adobe Sign.

Ribbon - Agreement Status

 

Você pode localizar facilmente todos os contratos enviados usando um documento ou uma lista do SharePoint, fazendo o seguinte:

1. Localize e selecione o documento/item de lista que você deseja pesquisar

○ Vários documentos podem ser selecionados

2. Clique na opção Status do contrato (na faixa de opções ou com um clique com o botão direito do mouse no menu de contexto)

Agreement Status List-rebranded

Se você não selecionar documentos específicos ou itens de lista para pesquisar, o SharePoint retornará todos os contratos de todos os documentos/itens dentro da biblioteca ou da lista que foram iniciados pelo usuário.

Se o usuário clicar no ícone de Status do contrato na faixa de opções da página Inicial, o SharePoint retornará todos os documentos iniciados por esse usuário dentro de toda a coleção do site.

Observação:

A página Status de contratos tem um limite de 5000 registros que podem ser retornados à página. Se os resultados da sua pesquisa excederem 5000 registros, use a opção Gerenciar contratos.


Filtragem

Para filtrar os contratos em sua visualização, você pode usar o campo de pesquisa no canto superior direito da página.  Este campo de pesquisa busca qualquer linha de sequência de caracteres em qualquer um dos campos, e retorna todas as correspondências:

Status one line


Atualizar o status do contrato

A coluna na extremidade direita da tabela de Status do contrato é uma ação “Atualizar” que consulta ativamente o Adobe Sign para realizar uma atualização do status do contrato.

Observação:

O SharePoint atualiza automaticamente todos os contratos em um ciclo regular. A ação Atualizar permite atualizar um contrato individual fora desse ciclo.


Excluir o registro do contrato

O último ícone na extremidade direita da página de status do contrato é o ícone Excluir.  Esta ação exclui o registro do contrato no SharePoint, mas não substitui nem exclui o contrato no Adobe Sign.  Essa ação deverá ser usada com cuidado porque não pode ser desfeita.


Documentos assinados

Dependendo de como o administrador do SharePoint tiver configurado o armazenamento de contratos assinados, os documentos assinados (e, possivelmente, as trilhas de auditoria) serão retornados para:

► Uma pasta global – Todos os documentos concluídos estão nesta pasta, se tiverem sido configurados dessa forma

► Uma nova pasta de “Contratos assinados” na biblioteca de origem – Se nenhuma pasta Global for identificada, uma nova pasta denominada “Contratos assinados” será criada na biblioteca de Documentos onde o contrato foi criado/enviado. Todos os contratos concluídos e enviados de uma mesma biblioteca têm seus PDFs concluídos retornados à mesma pasta de Contratos assinados

► Anexado ao item de lista – Se tiver enviado um contrato de um item de lista, os anexos estarão contidos na lista


Gerenciamento de contratos

O ícone Gerenciar contratos abre uma exibição diferente e mais habilitada dos contratos relacionados ao usuário.  Enquanto que a página de status do contrato mostra uma visualização simples de todos os contratos com a opção de atualizar seus status, a exibição Gerenciar contratos oferece uma visualização mais detalhada dos contratos e opções adicionais para modificar as propriedades do contrato.

Ribbon - Manage Agreements


Gerenciar a estrutura de páginas

A página Gerenciar tem vários recursos incorporados para explorar. Para simplificar, podem ser divididos em quatro áreas funcionais:

A. Filtros do contrato

B. Lista de contratos

C. Metadados do contrato

D. Ferramentas do contrato

Manage page Whole

Filtros do contrato

Ao longo da parte superior da página temos quatro ferramentas para ajudar a localizar contratos específicos filtrando as listas abaixo. As listas suspensas são preenchidas dinamicamente a partir dos contratos carregadas nas listas. Eles são:

► Filtrar por nome ou empresa - Essa é uma lista de todos os nomes e nomes de empresa que foram inseridos como um campo do signatário nos seus contratos. Selecionar qualquer item na lista de opções filtra todos os outros contratos.

► Filtrar por status do documento - Essa lista recolhe efetivamente todas as seções da lista, exceto as que você selecionar.

► Filtrar por proprietário do documento - Útil se você visualizar contratos de outros usuários do Adobe Sign, essa opção limita as listas para mostrar somente os contratos do proprietário (remetente) selecionado

O campo de texto na extremidade direita permite que você procure qualquer sequência de caracteres que seja o nome do destinatário, o nome da empresa, o email do destinatário ou o nome do documento.

 

Lista de contratos

O corpo principal da página contém as listas dos contratos aos quais você está conectado.  Cada contrato que envolve você (o que significa o endereço de email usado para fazer logon no Adobe Sign) é refletido em algum lugar na lista. Não apenas os contratos que você emitiu, mas também os contratos que foram enviados para você assinar/aprovar, bem como qualquer contrato recebido como cópia.

A lista é dividida em seções que podem ser recolhidas e que exibem o status do contrato. Da parte superior:

► Aguardando que você aprove/assine - Esses contratos ficam na parte superior da lista, pois estão todos a espera de uma ação sua

► Rascunho - Esses contratos foram criados até o ponto em que foram enviados ao ambiente de criação, mas nunca foram enviados para assinatura

o Clique no link editar para abrir o documento no ambiente de criação e concluir o processo de envio

► Enviados por para serem assinados - Esses contratos estão no processo de assinatura e aguardam a assinatura/aprovação de outras pessoas

► Assinados – Contratos totalmente executados/concluídos

► Cancelou/recusou - Qualquer contrato que foi cancelado por você, ou recusado por um destinatário por alguma razão

► Arquivados – Arquivos que foram carregados no sistema do Adobe Sign para armazenamento. Estes documentos não fazem parte de um processo de assinatura legal gerenciado por meio do Adobe Sign.

► Modelos de biblioteca – Qualquer modelo criado por você ou compartilhado com você por outra pessoa no seu grupo/conta

o A capacidade de editar o modelo está reservada ao proprietário (criador) do modelo

o Clicar no link enviar inicia uma novo contrato com o modelo já anexado

► Widget - Uma lista de todos os Widgets criados por você

o Use o link obter código para expor o URL, o código HTML ou o código JavaScript

Os cabeçalhos ao longo da parte superior das listas classificam os conteúdos de cada seção com um clique. Clicar neles novamente reverte a ordem de classificação.

Os registros individuais contêm as seguintes informações:

Manage page record

Nome - O valor de nome reflete o nome ou o endereço de email do primeiro destinatário que não é o remetente

o Um endereço de email é usado se o destinatário nunca tiver assinado um documento através do sistema do Adobe Sign.

o Depois que um valor de nome é incorporado durante o processo de assinatura, o email é substituído pelo nome

Empresa – Se o primeiro destinatário inseriu um nome da empresa, em um campo de assinatura ou fazendo logon e atualizando seu perfil, esse valor de nome é refletido aqui.

o Se você não incluir os campos de Nome da empresa nos seus contratos, esta coluna permanecerá amplamente vazia

Título do documento – Este é o nome do contrato

Indicadores de ícone - Há quatro ícones que indicam que controles adicionais estão em vigor:

Notas - Um ícone de balão de texto indica que há notas anexadas ao contrato que podem ser visualizadas clicando na guia Notas na seção de ferramentas

lembretes - O ícone de sino indica que pelo menos um lembrete está definido para o contrato que pode ser revisado clicando na guia Lembretes na seção de ferramentas

Proteção por senha - Um ícone de cadeado de teclado indica que o documento está protegido por senha para visualização

Conteúdo do campo - Encontrado somente em contratos assinados, este ícone abre um arquivo CSV que mostra todos os dados de campo coletados no documento

Data - Essa data mostra a data da Última modificação, que significa a última vez em que o documento foi atualizado durante um evento de envio ou assinatura/aprovação

 

Metadados do contrato

Quando um contrato é selecionado nas listas, seus metadados são exibidos neste pequeno painel.  Os dados incluídos são:

Manage MEtadata

► Nome do contrato – O nome fornecido para o contrato quando ele foi criado

Modificar contrato - Se o contrato for qualificado para modificação, a opção Modificar contrato será exibida ao lado do nome do contrato.

► De – A pessoa que enviou o contrato (e o nome da empresa, se conhecido)

► Para – O primeiro signatário do contrato (e o nome da empresa, se conhecido)

► Data – O registro de data e hora da última modificação do contrato

► Status - O status funcional atual do contrato

o Link Substituir signatário - Se o contrato permitir ao remetente substituir o signatário atual, o link será exibido abaixo do status. Isso é útil se você tiver enviado o contrato para o email errado ou se o signatário atual estiver indisponível

Carregar uma cópia assinada - Se as configurações da conta permitirem, um link para carregar o documento assinado será exibido abaixo do status.  Isso é útil na pontual ocasião quando alguém imprime o documento, assina e o envia de volta para você

► Mensagem - A mensagem original inserida no campo Mensagem

► Data de expiração - Este campo exibe a data na qual o contrato se cancela automaticamente

Adicionar/Editar - Se a sua conta estiver configurada para permitir que datas de expiração, um link para adicionar ou editar a data de expiração do contrato estará disponível

 

Ferramentas do contrato

O painel Ferramentas do contrato permite acessar alguns controles para gerenciar ou entender melhor seus contratos.

Manage Tools Panel

► Visualização – Uma miniatura do contrato em seu estado atual é mostrada

► Compartilhar – Compartilhar um documento com este recurso solicita a incorporação de um endereço de email e uma mensagem; uma cópia do contrato em seu estado atual deve ser enviada para este email e o documento deve ser adicionado à guia Gerenciar do endereço de email designado

► Proteger – Somente disponível se o documento ainda não estiver concluído, esta guia permite estabelecer uma proteção contra a visualização do documento após o seu envio.

► Lembrar – Os lembretes podem ser criados ou excluídos após o envio do contrato usando este painel. Além disso, é possível enviar um lembrete em tempo real ou em uma data específica.

► Histórico – Esta guia é uma lista inclusiva de todos os eventos registrados pelo contrato, começando com o evento Enviar e terminando com o evento final de assinatura.

o Relatório de auditoria – Este link gera um relatório estendido em PDF do histórico do contrato, incluindo parâmetros detalhados como o endereço IP de cada evento

► Notas – Você pode adicionar uma nota pessoal a qualquer contrato. Essa nota é pessoal apenas para você, e não é compartilhada com qualquer outro usuário ou signatário


Links rápidos para tarefas comuns

Abaixo encontra-se uma referência rápida para as tarefas mais comuns que você pode precisar realizar, seguida de uma pesquisa de alto nível sobre a página de gerenciamento e as referências do recurso.


Modelos (de documentos) da biblioteca

O ícone Modelos da biblioteca na faixa de opções do Adobe Sign permite enviar um documento do SharePoint ao ambiente de criação do Adobe Sign, no qual você pode inserir campos de formulário e salvar o formulário habilitado para campos em sua biblioteca do Adobe Sign.

Observação:

O documento original no SharePoint não deve ser modificado.  O novo modelo de documento existe apenas no Adobe Sign e deve ser anexado por meio da opção Biblioteca de documentos na seção Arquivos do contrato.

Para ciar um modelo de documento:

1. Clique no documento que você deseja transformar em um modelo

2. Clique no ícone Modelo de biblioteca na faixa de opções (ou clique com o botão direito do mouse e escolha no menu)

○ O ambiente de criação do Adobe Sign é aberto, mostrando todo o documento

3. Posicione os campos obrigatórios no documento

○ Se você estiver criando um modelo que precisa da entrada/assinatura de duas pessoas, posicione todos os campos para o primeiro destinatário.  Em seguida, altere o campo Destinatários para o Participante 2 e, em seguida, posicione os campos para o segundo signatário/aprovador.

Observação: ao criar um modelo no ambiente de criação, você pode criar o documento para até 99 destinatários. Para inserir o Participante 3+, clique na opção Adicionar novo participante na parte superior da lista de participantes.

Select Recipient

4. Quando o modelo estiver concluído, clique no botão Salvar no canto inferior direito.

○ Isso salva o modelo à biblioteca do Adobe Sign.

Recursos adicionais para conhecer

O complemento do Adobe Sign inclui dois recursos de automação que o administrador do SharePoint pode configurar. Se a funcionalidade abaixo for útil para o processo, entre em contato com o administrador do SharePoint para discutir melhor como utilizá-la.


Armazenamento de documentos no site para contratos assinados

Os administradores podem configurar uma pasta central na qual todos os contratos assinados e, opcionalmente, as Trilhas de auditoria relacionadas podem ser armazenados. Isso inclui documentos das bibliotecas, bem como das listas.

Se uma pasta central para documentos assinados não for definida, todos os contratos assinados serão retornadas à biblioteca de documentos da qual foram enviados. 

Uma nova pasta será criada na biblioteca denominada “Contratos assinados”.

Para os contratos enviados das listas, os PDFs de contrato assinados (e, potencialmente, as trilhas de auditoria) serão anexados ao item de lista.


Mesclagem de modelos de campo

O Adobe Sign oferece suporte à ideia de criar documentos com campos que podem ser preenchidos por listas do SharePoint. 

Além disso, modelos podem ser criados para atualizar o conteúdo das listas a partir do conteúdo dos campos capturado em um contrato assinado.

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