Adobe Sign til SharePoint – vejledning i skabelontilknytning

Oversigt

Adobe Sign støtter idéen om relaterede data mellem SharePoint-lister og formularfelter i aftaler.

Ved at bruge workflows og tilknytte listefelterne til formularfelterne kan du automatisk forudfylde dokumenter, før de sendes. Dette reducerer den tid, afsendere og/eller underskrivere bruger på at udfylde formularen, og reducerer risikoen for forkert indtastede data.

Omvendt kan du også oprette en tilknytning, der udtrækker formularfeltdata fra en underskrevet aftale, for at udfylde en SharePoint-liste.


En hurtig kommentar om bygning af webformularer med felter

En vellykket tilknytning kræver, at du har bygget webformularer med definerede feltnavne, så du på logisk vis kan relatere Liste-feltet til Adobe Sign-formularfeltet. 

Der er flere måder at bygge formularer, der kan uploades til Adobe Sign, på:

  • Adobe Signs Oprettelsesmiljø har automatisk feltregistrering, så det er meget hurtigere at bygge formularer
    • Automatisk placerede formularfelter har et generisk navn (Brugerdefineret felt 1) og bør omdøbes til noget meningsfuldt for feltets formål    
  • PDF-formularer kan også oprettes med Acrobat.  Acrobat-formularer kan også automatisk registrere, hvor felter bør være
    • Acrobat placerer også automatisk felter og bruger et feltnavn, der kommer fra den efterfølgende tekst på dokumentet. Disse navne er ofte uklare eller lange og bør redigeres til en intuitiv værdi til feltbrugen
  • Teksttags kan bruges, hvis din dokumentgenerering producerer et redigerbart tekstdokument

Felttilknytning er afhængig af en logisk relation til feltets navn på formularen og en kolonnes navn i SharePoint.

Uanset hvilken metode du benytter, skal du sørge for at navngive dine felter korrekt, så du nemt kan identificere dem, når de er vist i et listeformat (under tilknytningsprocessen).

Bemærk:

Følgende typer af SharePoint-kolonner understøttes: enkelt tekstlinje, tal, valg ("alternativknapper"), flere tekstlinjer, ja/nej (afkrydsningsfelt). 

SharePoint-kolonnetype Adobe Sign-felttype
Enkelt tekstlinje Tekst
Tal Tekst
Flere tekstlinjer Tekst på flere linjer
Ja/nej (afkrydsningsfelt) Afkrydsningsfelt


Trinvist workflow for skabelontilknytning

I nedenstående eksempel ønsker SharePoint-administratoren at sende aftaler til en liste over kunder.

En eksisterende SharePoint-liste med kunderne findes allerede og indeholder nogle detaljer om hver modtager ("Fornavn" og "Efternavn"), men der indsamles flere oplysninger ("Alder" og "Beskæftigelse").

Der oprettes en formular (med teksttags) for at importere navneværdierne fra SharePoint-listen og indsamle de nye værdier, som søges.

Når aftalen er fuldført, skubbes de tilknyttede feltværdier i formularen tilbage til SharePoint-listen.

Bemærk:

Dette eksempel viser en formular, der kun indeholder felter, for klarhedens skyld.

Din formular vil sandsynligvis have langt mere indhold, men felterne fungerer på samme måde.

  1.  Opret en SharePoint-liste

    Log på dit SharePoint-websted, og opret en liste over underskrivere (disse er de personer, du vil sende aftalen til underskrivelse til)

    • Vi bruger Mr. John Smith som vores eksempel i dette workflow
    billede

  2. Opret en aftaleskabelon (med Word, PDF osv.)

    Det er vigtigt at huske at bruge korrekte teksttags, som skal ligne dette: {{first_name}}

    I dette eksempel bruger vi et dokument kaldet mapping_test.docx, der indeholder fire teksttags:

    • {{first_name}}
    • {{last_name}}
    • {{age}}
    • {{occupation}}
    billede

  3. Opret skabelontilknytninger

    Der er to forskellige slags skabelontilknytning: 

    • SharePoint til aftaletilknytning bruges til at forudfylde detaljerne fra en SharePoint-liste (trin 1) til Adobe Sign-aftalen
    1. Vælg alternativknappen SharePoint til aftaletilknytning
    2. Vælg den korrekte liste fra rullemenuen
      • Det er vigtigt at konfigurere skabelontilknytningen for den korrekte liste (dvs. den liste, der blev oprettet i trin 1), for ellers vil skabelontilknytningen ikke virke korrekt
      • Du kan definere unikke skabelontilknytninger for individuelle SharePoint-lister
    3. Konfigurer den korrekte tilknytning mellem SharePoint- og aftalefelter
      • SharePoint-feltet er navnet på den kolonne, der er nævnt i SharePoint-listen (trin 1)
      • Aftalefeltet er det "teksttag"-navn, der blev brugt i aftaleskabelonen (trin 2) 
      • I dette eksempel bruger vi "fornavn" og "efternavn" til SharePoint Agreement-tilknytning, så det tilsvarende "fornavn" og "efternavn" forudfyldes i aftaleskabelonen med værdierne fra SharePoint-listen 
    SharePoint til aftale-tilknytning

    • Aftale til SharePoint-tilknytning bruges til at opdatere SharePoint-listen med værdierne i aftalefelterne, efter aftalen er fuldført:
    1. Vælg alternativknappen Aftale til SharePoint-tilknytning.
    2. Vælg den korrekte liste fra rullemenuen. 
    3. Konfigurer den korrekte tilknytning mellem SharePoint- og aftalefelter. 
      • I dette eksempel bruger vi "Beskæftigelse" og "Alder" for Aftale → SharePoint-tilknytning, som svarer til felterne med teksttagget "beskæftigelse" og "alder"
    Aftale til SharePoint-tilknytning

  4. Start Send til underskrivelse

    Med felterne mellem listen og aftaleskabelonen korrekte relateret er du klar til at sende aftalen:

    • Gå til SharePoint-listen (oprettet i trin 1)
    • Vælg en underskriver på listen. Mr. John Smith i dette eksempel
    • Gå til Adobe Sign-menuen, og vælg Send til underskrivelse
    billede

  5. Vælg aftaleskabelonen:

    I dette trin er det vigtigt at vælge den korrekte aftaleskabelon, som du oprettede i trin 2.

    • Vælg aftaleskabelonen (tilknytning_test i dette eksempel)
    • Klik på Vedhæft
    billede

  6. Fuldfør Send-siden:

    • Angiv modtagerens mailadresse
      • Hvis du følger eksemplet, skal du skrive den mailadresse, du har adgang til
        • Mailadressen skal være anderledes end den, du sender aftalen fra
    • Rediger feltet Besked som ønsket
    • Bekræft, at den korrekte aftaleskabelon er vedhæftet i sektionen Filer
    • Markér Vis og tilføj signaturfelter
    • Klik på Næste
    Konfigurer aftale

  7. Bekræft tilknytning af SharePoint → Aftaleskabelon:

    Nu bør du kunne bekræfte, at tilknytningen af SharePoint → Aftaleskabelon virker korrekt.

    Ved at følge vores eksempel bør du se, at "fornavn" og "efternavn" automatisk er blevet udfyldt med de korrekte oplysninger baseret på SharePoint-listens oplysninger:

    • Bekræft, at hver tilknyttet felt importerer de korrekte værdier
    • Bekræft, at de ikke-tilknyttede felter er tomme. Disse er de felter, som modtageren skal udfylde
    • Tilføj flere felter som ønsket
      • Tilføj som minimum et signaturfelt
    • Klik på Send
    Tilføj formularfelter

  8. Fuldfør underskriver-workflowet:

    Modtageren fuldfører aftalen:

    • Modtageren tilgår aftalen via et link i sin mail
      • Hvis du følger dette eksempel, skal du logge på den mail, du sende aftalen til
    • Modtageren udfylder aftaleformularen
      • Angiv værdier for felterne beskæftigelse og alder
    • Underskriv dokumentet
    • Klik på Klik for at underskrive for at fuldføre signaturprocessen
    Klik for at underskrive

  9. Bekræft Aftale → SharePoint-tilknytning

    Når aftalen er fuldført:

    • Log på din SharePoint-konto igen
    • Gå til SharePoint-listen (trin 1)
    • Bekræft, at Aftale → SharePoint-tilknytningen virker, ved at gennemgå listen og bekræfte, at de nye værdier fra aftaleskabelonen er blevet skubbet ind i SharePoint
    billede

Adobe-logo

Log ind på din konto