Opas Adobe Sign for Salesforcen mallin ja tieto-/yhdistämismääritysominaisuuden määritystä varten

Yleiskatsaus

Adobe Signin avulla voidaan käyttää vuorovaikutteisia lomakkeita tietojen keräämiseen allekirjoittajilta, allekirjoitus- ja nimikirjainkenttien asettamiseen asiakirjoihin, kahden osapuolen tietojen keräämiseen sekä lähettäjältä että allekirjoittajalta ja paljon muuta.

Voit luoda oman Adobe Sign -mallikirjaston tallentamalla Adobe Sign -lomakkeita ja -malleja Salesforce-asiakirjojen välilehteen.

Adobe Signin tekstitagit tehostavat organisaatiosi prosesseja monin tavoin:

  • Sijaintien määrittäminen asiakkaille asiakirjojen allekirjoitusta ja nimikirjaimia varten
  • Kerää tietoja allekirjoittajilta, jotka voidaan myöhemmin siirtää takaisin Salesforce-tilillesi. (Katso Tietomääritykset)
  • Yhdistä tiedot Salesforcesta asiakirjakenttiin ennen allekirjoitettavaksi lähettämistä. (Katso Yhdistämismääritykset)

Voit luoda Adobe Sign -lomakkeita lisäämällä tekstitageja Adobe Signin avulla lähettämääsi asiakirjaan (Word, PDF, teksti jne.). Lue lisätietoja kohdasta Tekstitagien dokumentaatio.

Opasta minua -ominaisuus

Walk me thru

Tietyillä sivuilla on Opasta minua -painike.

Painiketta painamalla siirryt päävaiheiden läpi, jotka on määritetty sivulle. Kyseessä ei ole lisäämiesi arvojen asianmukaisuuden tarkistaminen. On kuitenkin hyödyllistä siirtyä prosessin läpi oikeassa järjestyksessä, ilman että mikään välttämätön osa jää puuttumaan.


Huomautus:

”Lataamalla” kenttien nimet Salesforceen mahdollistetaan yhdistämis- ja tietomäärityksen kenttien nimet SFDC:n objektikenttiin. Tämän avulla voit valita kenttien nimet valintaluettelosta tekstikenttään kirjoittamisen sijaan. Tämä tehdään seuraavasti:

  1. Luo lomake, jonka kaikki kentät on määritetty.
  2. Lähetä lomake allekirjoitettavaksi Salesforcen avulla antamalla selvä sopimuksen nimi, kuten W4-kenttämalli.
    • Sen avulla löydät oikean mallin, kun määrität kenttien vastaavuutta.
  3. Kirjoita jotakin jokaiseen kenttään, jonka vastaavuuden haluat määrittää, ja allekirjoita sopimus, jotta se rekisteröityy valmiina Salesforceen.
    • Valmistumisprosessi antaa Salesforcelle lähteen, josta kenttien nimet voi noutaa.
  4. Mallin pitäisi olla nyt näkyvissä, kun käytät tieto- ja yhdistämismäärityksen tuontiominaisuutta.

Huomautus lomakkeista/tekstitunnisteista

Onnistunut tietojen vastaavuuden määritys edellyttää, että lomakkeisiin on esimääritetty kenttien nimet, jotta voit yhdistää loogisesti SFDC-objektin kentän Adobe Sign -lomakkeen kenttään. 

Alla on esimerkki yksinkertaisesta lomakkeesta.  Molemmilla puolilla olevat aaltosulkuparit (jotka määrittävät kentän leveyden) ja kentän nimi (merkkijono aaltosulkujen sisällä) määrittävät lomakkeen kentät. 

Esimerkkejä tekstitageista

Tekstitunnisteet voivat sisältää nimen lisäksi muitakin argumentteja, esimerkiksi tarkistuksia, laskuja ja säännöllisiä lausekkeita. Tarkemmat ohjeet lomakkeiden suunnittelusta löydät täältä. Tämän ominaisuuden avulla voit merkittävästi parantaa allekirjoitusprosessin aikana kerättyjen tietojen laatua.

Huomautus:

Tekstitunnisteiden lyhentäminen (tekstitunnisteoppaan s. 27) voi olla erittäin hyödyllinen ominaisuus lomakkeiden suunnittelussa ja kenttien vastaavuuden määrityksessä. Lyhentäminen määrittää vakioilmaukset kaikissa asiakirjoissa esiintyville kenttien nimille (ja säästää aikaa, kun tunnisteen koko nimeä ei tarvitse luoda aina uudelleen). Tämä parantaa tietojen vastaavuuden määritystä useissa eri lomakkeissa ja luo pohjan myöhemmin luotaville lomakkeille.

Yhdistämismääritykset – Asiakirjojen luominen Salesforcen tiedoilla

Adobe Signin yhdistämismääritysten avulla voit yhdistää kentän tietoja Salesforcesta asiakirjojen kenttiin ennen kuin ne lähetetään allekirjoitettavaksi.

Esimerkiksi liidin osoite ja puhelinnumero voidaan täyttää sopimukseen Salesforcen tietueesta automaattisesti ennen sopimuksen lähettämistä liidille allekirjoitettavaksi. Myös mahdollisuuden tila voidaan muuttaa, kun sopimus on allekirjoitettu ja suoritettu kokonaan. Yhdistetyt tietokentät voidaan myös vaihtoehtoisesti päivittää allekirjoittajilla, jos valitset allekirjoittajan päivitysten vastaavuuden määrittämisen takaisin Salesforceen.

Yhdistämismäärityksillä voidaan myös lisätä automaattisesti mahdollisuuteen sidottuja tuoteluetteloita. Voit määrittää, mitkä tuoteattribuutit (kuten määrä ja hinta) sisältyvät sopimuksiin samoin kuin liittyvien tuotteiden lajittelu- ja suodatustavan. 

Yhdistämismäärityksistä

Yhdistämismäärityksen tietolähdetyyppi voi olla tietty vakioarvo tai Salesforcen objektikentän arvo, johon voidaan viitata Adobe Sign -sopimuksesta. Jokaisen yhdistämismäärityksen kohteen kohde on Adobe Sign -sopimuksen valittu kenttä.

Esimerkiksi alla olevalla vastaavuusmäärityksellä päivitetään Adobe Sign -asiakirjan Etunimi- ja Sukunimi-kentät Salesforcen vastaanottajan (yhteyshenkilön) kentän tiedoilla. Asiakirjan yrityksen kenttään täytetään tilin nimi.

Esimerkki kenttien yhdistämisestä

Huomautus:

Kun valitset objektin vastaavuusmääritystä varten, aloitat sopimusobjektissa ja siirryt ylätaso- tai hakuobjektiin. Objektien välisen yhteyden on oltava muodostettuna käytön aikana.

Yhdistämismäärityksen luominen

Uuden yhdistämismäärityksen luominen:

    1. Valitse Adobe Sign Force.comin oikeassa yläkulmassa olevasta Sovellus-valikosta.

    2. Napsauta Yhdistämismääritykset-välilehteä.

    3. Napsauta Yhdistämismääritys-kotisivulla Uusi.

Uusi painike Yhdistämismääritys-sivulla

Uusi Yhdistämismääritys-sivu avautuu.

Uusi Yhdistämismääritys-sivu

    4. Kirjoita Vastaavuusmäärityksen tiedot -osiossa vastaavuusmäärityksen nimi ja valitse, haluatko sen oletusarvoksi. Jos valitset kohdan Oletusyhdistämismääritys, vastaavuusmääritys suoritetaan oletuksena sopimusta allekirjoitettavaksi lähetettäessä.

Vastaavuusmäärityksen nimeäminen

    5. Kun haluat tuoda ja määrittää lomakekenttien nimien vastaavuuden olemassa olevasta asiakirjasta, voit valita sopimuksen, joka lähetettiin allekirjoitettavaksi tai on allekirjoitettu. Voit lisätä kenttiä tuomalla kenttiä lisäsopimuksista. Samannimisiä kenttiä ei tuoda kahta kertaa. Tuo lomakekenttiä seuraavasti:

        a. Napsauta Näytä -kiikkunäppäintä, jolloin Tuo asiakirjan lomakekentät -osio avautuu.

Tuo asiakirjan lomakekenttiä

        b. Napsauta Haku-kuvaketta kentän jälkeen, jossa näet tekstin Tuo kenttiä sopimuksesta.

        c. Valitse sopimus, josta haluat tuoda kenttiä.

        d. Napsauta Tuo lomakekenttiä -painiketta.

Tuotujen kenttien lukumäärä näytetään.

Tuotujen kenttien lukumäärä näytetään.

    6. Yhdistä Salesforce-objektikentät dokumenttikenttiin -osiossa voit luoda vastaavuusmäärityksen kentistä, joihin voidaan viitata Adobe Sign -sopimuksen objektista (mukaan lukien mukautetut kentät). Voit myös lisätä vastaavuusmäärityssääntöjä tietojen yhdistämistä varten Adobe Sign -asiakirjoihin. 

Yhdistä Salesforce-objektikentät dokumenttikenttiin -osio

Luo yhdistämiskentän yhdistämisrivi seuraavasti:

    1. Lisää uusi tyhjä rivi valitsemalla Lisää kentän yhdistäminen.

Lisää kentän yhdistäminen

    2. Määritä yhdistämiset ja yhdistämissäännöt seuraavien valintakohtien avulla:

  • Kohdedokumentin kenttä – Jos olet tuonut lomakekenttiä, voit valita nämä kentät. Vaihtoehtoisesti voit syöttää kentän nimen.
    • Napsauta kuvaketta kohdan Kohdedokumentin kenttä vasemmalla puolella, kun haluat vaihtaa tekstinsyöttökentän ja valittavan pudotusvalikon välillä, jossa näytetään käytettävissä olevat ja tuodut lomakekenttien arvot.
  • Lähdetyyppi – Valitse joko Salesforce-objektikenttä tai Vakioarvo.
  • Lähdearvo – Määritä seuraava sen mukaan, mikä lähdetyyppi on valittu:
    • Jos lähdearvo on Salesforce-objektikenttä, täytyy valita arvo. Napsauta sen vuoksi Valittu objekti -linkkiä. Näyttöön avautuu Objektivalitsin-valikko, josta voit valita Salesforce-lähdeobjektikentän.
Objektivalitsin

        Jos lähdearvo on vakioarvo, kirjoita arvo lähdearvokenttään.

  • Estä – Jos tämä valitaan, yhdistämisriviä ei suoriteta.
  • Toimet – Tämän kuvakkeen napsauttaminen poistaa rivin
    .
Kirjoita vakioarvo, jos arvo on vakio.

    3. Lisää yhdistämisrivejä toistamalla vaiheet 1–2.

 

Osiossa Salesforcen tuotelinjakohteen kenttien yhdistäminen Adobe-dokumenttikenttiin voit lisätä mahdollisuuteen sidottuja tuoteluetteloita.

Luo yhdistämiskentän yhdistämisrivi seuraavasti:

  1. Lisää uusi tyhjä rivi valitsemalla Lisää kentän yhdistäminen.
Map SFDC product line fields

    2. Valitse Valittu objekti, kun haluat näyttää Objektivalitsin-valikon.

Objektivalitsin

    3. Valitse Objektivalitsin-valikossa Salesforce-lähdekentät, valitse Mahdollisuus, Mahdollisuuden tuote, lisää sen jälkeen tuoteattribuutit, kuten määrä, hinta ja rivin kuvaus, jotka sisältyvät sopimuksiin. Myös lajittelukenttä ja -järjestys voidaan määrittää.

Object Selector Expanded

    4. Valitse Valmis.

    5. Lisää yhdistämisrivejä toistamalla vaiheet 1-4.

Kun yhdistämismääritysmalli on valmis, valitse Tallenna.

 

Oletusarvoisen ja usean yhdistämismäärityksen käyttäminen

Voit luoda yhdistämismäärityksiä tarpeellisen määrän. Oletusmääritykseksi määritetty yhdistämismääritys suoritetaan, kun sopimus lähetetään allekirjoitettavaksi. Vain yksi määritys voi olla oletusmääritys.

Voit myös määrittää erikseen, mitä yhdistämismääritystä haluat käyttää sopimuksessa viittaamalla siihen sopimuksen Yhdistämismääritys (echosign_dev1__Merge_Mapping__c) -kentässä. Voit määrittää käytettävän mallin suorittamalla mukautetun liiketoimintalogiikan Salesforcen työnkulun tai laukaisimen avulla. Huomaa, että kenttää ei tarvitse asettaa osoittamaan oletusmääritykseen. Oletusmääritys suoritetaan, jos tämä kenttä on jätetty tyhjäksi.

Huomautus:

On suositeltavaa, että oletusmääritystä käytetään vain merkittävissä ja monimutkaisissa käyttöyhteyksissä ensimmäisen kokeilun tai toimivuuden testaamisen aikana. Erityisesti liittyvät mallit pitäisi olla käytössä.


Liitetiedostot

Yhdistämismääritysasetusten avulla määritetään, miten liitetiedostoja käsitellään. Oletusarvoisesti alkuperäinen liiteasiakirja (esim. NDA-malli) poistetaan ja yhdistetty asiakirja liitetään sopimustietueeseen, kun sopimus lähetetään.

  • Liitä yhdistetty dokumentti – Kun yhdistämismääritystä sovelletaan sopimukseen, tämän vaihtoehdon valinnalla asiakirja liitetään yhdistettyihin tietoihin sopimuksen tietueeseen, kun sopimus on lähetetty.
  • Poista alkuperäinen dokumentti – Kun yhdistämismääritystä sovelletaan sopimukseen, tämän vaihtoehdon valinnalla alkuperäinen malliasiakirja poistetaan sopimuksen tietueesta, kun sopimus on lähetetty.

Huomautus:

Nämä yleiset asetukset vaikuttavat kaikkiin yhdistämismääritysmalleihin.

Asetusten muuttaminen:

  1. Valitse Määritys > Kehitys > Mukautetut asetukset
  2. Napsauta selitettä Adobe Signin yhdistämismääritysasetukset.
  3. Napsauta Hallinta-painiketta.
  4. Napsauta Uusi-painiketta.
  5. Muokkaa asetuksia tarvittaessa ja valitse Tallenna.

 

Yhdistämisasetusten vianetsintä

Salesforce-kenttien tarkistussäännöt voivat aiheuttaa vastaavuusmäärityksen epäonnistumisen. Esimerkiksi Salesforcen sähköpostikentän yhdistäminen Adobe Signin tekstikenttään voi epäonnistua, jos kentän sisältö ei ole kelvollinen sähköpostiosoite.

Jos yhdistäminen jostain syystä epäonnistuu, virheilmoitus kirjataan Yhdistämisen vastaavuusvirhe (echosign_dev1__Merge_Mapping_Error__c) -kenttään Adobe Signin sopimusobjektissa, ja sähköposti lähetetään virheestä ilmoittavan yhdistämismäärityksen omistajalle.

Huomautus:

Epäonnistuneista yhdistämiskentistä voi myös luoda raportin tai luettelonäkymän.

Sähköposti-ilmoitus on käytössä oletuksena, mutta se voidaan ottaa pois käytöstä säätämällä asetusta:

1. Siirry Määritys > Versio > Kehitys > Mukautetut asetukset.

2. Napsauta selitettä Adobe Sign Settings.

Adobe Sign Settingsien mukauttaminen

    2. Napsauta Hallinta-painiketta Mukautetun asetuksen määritelmä -sivulla.

    3. Valitse Uusi tai Muokkaa Mukautettu asetus -sivulla.

    4. Etsi kohta Ota käyttöön vastaavuusvirheen ilmoitus ja muuta tarvittaessa.

Ota käyttöön vastaavuusvirheen ilmoitus

Tietomääritykset – Allekirjoittajan tietojen ja tiedostojen siirtäminen Salesforce-tietueisiin

Adobe Signin lomakekenttätietojen yhdistämisen avulla voit määrittää, miten Adobe Sign päivittää Salesforce.com-objektit allekirjoittajilta keräämillään tiedoilla. Voit esimerkiksi päivittää allekirjoittajan yhteyshenkilön tietueen Salesforce.comiin asiakirjan valmistumisen ja allekirjoituksen yhteydessä saamillasi osoitteella ja puhelinnumerolla. Voit lisäksi siirtää allekirjoitetun Adobe Sign -sopimuksen, jäljitysketjun ja muun ladatun tukiasiakirjan takaisin vastaanottajilta Salesforce-objekteihin määrittämällä tiedostojen vastaavuusmääritykset. 

Lomakekenttien tietojen yhdistämisasetuksista

Adobe Signin tietojen yhdistämisasetuksilla päivitetään Salesforce-objektit, kun Adobe Sign -sopimus allekirjoitetaan, tai tietyssä sopimuksen työnkulun vaiheessa. Jokainen tietomääritys asetetaan etuajassa ja sisältää tietomäärityssäännöt. Jokaisella tietomäärityssäännöllä määritetään tietolähde ja Salesforce-kohdekenttä, joka sillä on päivitettävä.

Yhdistämismäärityksen tietolähde voi olla Adobe Sign -lomakekenttä, tietty vakioarvo tai Adobe Sign -sopimuksen kentän arvo. Kunkin tietomäärityksen kohteen kohde voi olla kenttä Salesforce-objektissa, johon voidaan viitata Adobe Sign -sopimuksesta.

Esimerkiksi alla olevalla yhdistämismäärityksellä päivitetään allekirjoittajan etu- ja sukunimi (allekirjoittajan syöttämällä tavalla) Yhteyshenkilö-objektiin. Sen avulla päivitetään myös mahdollisuuden vaihe ja lisätään allekirjoitettu sopimus ja jäljitysketju mahdollisuuteen, kun sopimus allekirjoitetaan. 

Esimerkki kenttämäärityksistä

Muita esimerkkejä Salesforcen päivittämiseen liittyvien tietomääritysten käytöstä ovat seuraavat: 1) vastaanottajan yhteyshenkilön tietojen päivittäminen, 2) ostotilauksen numeron lisääminen mahdollisuuteen, 3) maksutietojen päivittäminen tiliin, 4) mahdollisuuden vaiheen muuttaminen, kun sopimus allekirjoitetaan ja 5) allekirjoitetun PDF-asiakirjan ja jäljitysketjun lisääminen Yhteyshenkilöön. 

 

Lomakekentän tietomäärityksen luominen

Luo uusi Adobe Sign -tietomääritys noudattamalla seuraavia vaiheita:

  1. Valitse Adobe Sign Force.comin oikeassa yläkulmassa olevasta Sovellus-valikosta.
  2. Napsauta Tietomääritykset-välilehteä.
  3. Napsauta Tietomääritykset-kotisivulla Uusi-painiketta.
  4. Kirjoita Uusi tietomääritys-sivulla määrityksen yksilöllinen nimi ja valitse, haluatko sen oletusarvoksi. Jos valitset kohdan Oletustietomääritys, vastaavuusmääritys suoritetaan oletuksena, kun sopimukset on allekirjoitettu. Tietomääritystä ei tarvitse asettaa oletusarvoksi. Voit määrittää sen sopimusmalliksi, jota käytetään, kun sopimus luodaan.
Uusi tietomääritys -sivu

    5. Käytä Kenttien yhdistäminen -osiota, kun haluat määrittää tietomääritykset Salesforce-kenttiin. Voit lisätä liittyviin Salesforce-objekteihin yhdistämissääntöjä, joiden mukaan kenttiä päivitetään. Voit luoda vastaavuusmäärityksen haluamaasi kenttään (mukaan lukien mukautetut kentät). On kaksi tapaa luoda yhdistämisrivit ja määrittää sopimuskentät, joista tiedot ovat peräisin. Voit tuoda kenttiä olemassa olevasta asiakirjasta valitsemalla Tuo kenttiä olemassa olevasta sopimuksesta. Voit myös määrittää kunkin yhdistämisrivin yksilöllisesti valitsemalla Lisää yhdistäminen.

Huomautus:

Jos mukautettuja Adobe Sign -kenttiä ei ole asiakirjassa, josta tuot, et voi tuoda oletusarvoisia Adobe Sign -vakiokenttiä, jotka tuodaan jokaisen allekirjoitetun sopimuksen yhteydessä. (esim. allekirjoitettu (päiväys), sähköposti, etunimi, sukunimi, työnimike ja yritys).

Voit valita Tuo kenttiä olemassa olevasta sopimuksesta ja tuoda lomakekentän nimien luettelon, josta luodaan vastaavuusmäärityksiä, valitsemalla olemassa oleva sopimus, joka lähetettiin allekirjoitettavaksi ja allekirjoitettiin. Voit lisätä kenttiä tuomalla kenttiä lisäsopimuksista. Tuo kenttiä sopimuksesta seuraavasti:

  1. Valitse sopimus, josta haluat tuoda kenttiä.
Valitse malli tuontia varten.

    2. Napsauta Tuo lomakekenttiä -painiketta. Tuotujen kenttien lukumäärä näytetään.

Napsauta Tuo lomakekenttiä -painiketta.

Voit lisätä yhdistämisrivejä yksitellen alla esitetyllä tavalla valitsemalla Lisää yhdistäminen:

Lisää yhdistäminen -linkki

Määritä jokainen Kentän yhdistäminen -rivi seuraavasti:

    1a. Mikä Salesforce-objekti päivitetään? – Valitse Salesforce-kohdeobjekti, johon tiedot kopioidaan.

    1b. Mikä Salesforce-kenttä päivitetään? – Valitse Salesforce-kohdekenttä, johon tiedot kopioidaan.

    2a. Mistä tiedot ovat peräisin? – Valitse tyyppi – Valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista: EchoSign-lomakekenttä, Vakioarvo tai Sopimuskenttä.

    2b. Mikä on tietojen arvo? – Määritä valitun Tiedot ovat peräisin -vaihtoehdon mukaan seuraavat:

  • EchoSign-lomakekentästä peräisin olevat tiedot – Valitse EchoSign-lomakekenttä tai anna kentän nimi. Napsauta kuvaketta kentän vasemmalla puolella, kun haluat vaihtaa tekstinsyöttökentän ja valittavan pudotusvalikon välillä, jossa näytetään käytettävissä olevat ja tuodut lomakekenttien arvot.
  • Vakioarvosta peräisin olevat tiedot – Kirjoita arvo. Voit esimerkiksi antaa kenttäarvon, jonka haluat muuttaa Salesforcen valintaluettelossa. Voit myös syöttää numeron tai tekstin, jonka haluat päivittää Salesforce-kenttään.
  • Sopimuskentästä peräisin olevat tiedot – Valitse sopimuskenttä pudotusvalikosta.

    3. Milloin vastaavuusmääritys suoritetaan? – Valitse sopimuksen tila – Tietomääritys suoritetaan, kun sopimuksen tila muuttuu määritetyksi tilaksi.

  • Allekirjoitettu/Hyväksytty
  • Odotetaan varmennusta/hyväksyntää
  • Lähetetty allekirjoitettavaksi/hyväksyttäväksi
  • Peruutettu/Hylätty
  • Vanhentunut
Esimerkki tietomääritystietueista

Voit valinnaisesti muokata yhdistämisrivin asetuksia.

  1. Napsauta Toimet-kohdan alla Asetukset (hammaspyörä) -kuvaketta.
  2. Kenttien vastaavuusmääritysarvon asetukset -valintaikkunassa voit tehdä seuraavat määritykset:
    • Älä korvaa entisiä – Jos tämä valitaan ja arvo on jo Salesforce-kohdekentässä, älä korvaa arvoa yhdistämissäännöllä.
    • Älä kirjoita tyhjää – Jos tämä valitaan ja Adobe Sign -sopimuksen lähdearvo on tyhjä, älä kirjoita tyhjää arvoa Salesforce-kohdekenttään tätä yhdistämissääntöä käyttämällä.

Valitsemalla Estä-vaihtoehdon voit myös valinnaisesti estää yhdistämisrivin, jolloin sitä ei suoriteta.

 

Tiedoston vastaavuusmäärityksen luominen

Voit yhdistää allekirjoitetun Adobe Sign -sopimuksen tai jäljitysketjun valittuun Salesforce-kohdeobjektiin seuraavasti:

    1. Valitse Lisää yhdistäminen Tiedoston vastaavuusmääritys -taulukossa. 

Tiedoston vastaavuusmääritys – Lisää yhdistäminen -linkki

    2. Valitse jokaiselle Tiedoston vastaavuusmääritys -riville:

1. Mikä Salesforce-objekti päivitetään? – Valitse Salesforce-kohdeobjekti, johon tiedot kopioidaan.

2a. Miten haluat lisätä tiedoston? – Vaihtoehdot ovat seuraavat:

• Lisää viitelinkki tiedostoon – URL-osoite toimitetaan allekirjoitettua PDF-sopimusasiakirjaa varten.

• Liitä tiedosto suoraan objektiin – Liitä PDF-asiakirja suoraan yhdistettävään objektiin, jos liiteluettelo on käytettävissä kyseiselle objektille.

Huomautus:

Kaikki objektit (esim. käyttäjät) eivät tue liitetiedostoja, joten älä yhdistä tiedostoja kyseisiin objekteihin.

2b. Mihin kenttään tiedoston URL lisätään? – Vaaditaan vain, jos valitset Liitä viitelinkki tiedostoon. Valitse kohdekenttä, johon URL-osoite kopioidaan.

Huomautus:

Jos jäljitysketjun viitelinkki lisätään, tukiasiakirjaa ja allekirjoitettuja jaettuja PDF-asiakirjoja ei tueta. Nämä PDF-tiedostot voidaan liittää Salesforce-objektin tietueeseen.

Viitelinkki voidaan yhdistää vain tekstipohjaiseen kenttään (esim. merkkijono, valintaluettelo).

3. Mikä tiedosto lisätään? – Vaihtoehdot ovat seuraavat:

• Allekirjoitettu sopimus – Yhdistetty PDF – Valitse tämä vaihtehto, jos lähetät monta asiakirjaa allekirjoitettavaksi yhdellä tapahtumalla. Tämä vaihtoehto siirtää allekirjoitetut asiakirjat takaisin Salesforce-objektin tietueeseen yhtenä yhdistettynä PDF-asiakirjana.

• Allekirjoitettu sopimus – Erilliset PDF-asiakirjat – Valitse tämä vaihtehto, jos lähetät monta asiakirjaa allekirjoitettavaksi yhdellä tapahtumalla. Tämä vaihtoehto siirtää allekirjoitetut asiakirjat takaisin Salesforce-objektin tietueeseen erillisinä PDF-asiakirjoina.

• Jäljitysketju – Valitse tämä vaihtoehto, kun haluat siirtää jäljitysketjun PDF-muodossa takaisin Salesforce-objektin tietueeseen.

• Tukiasiakirjat – Valitse tämä vaihtoehto, kun haluat siirtää takaisin tukiasiakirjoja, jotka allekirjoittajat ovat ladanneet takaisin Salesforce-objektin tietueeseen.

Huomautus:

Jos sinulla on mukautettu URL-osoite Adobe Signissa, jossa on mukautettu alitoimialue (esim.: https://companyxyz.echosign.com), tarvitset yhden ylimääräisen vaiheen, jotta allekirjoittu PDF-muotoinen sopimus toimitetaan takaisin Salesforceen. 

  1. Valitse Määritys > Hallinnointi > Suojauksen hallinta > Etäsivuston asetukset.
  2. Napsauta Uusi etäsivusto -painiketta.
  3. Lisää Adobe Signin URL-osoite uuden etäsivuston URL-osoitteeksi. Tämä tarvitaan vain, kun yhdistetään allekirjoitettua sopimusta.
Etäsivuston muokkaus -sivu

4. Milloin yhdistäminen suoritetaan? – Valitse sopimuksen tila – Tietomääritys suoritetaan, kun sopimuksen tila muuttuu määritetyksi tilaksi. Vaihtoehdot ovat seuraavat:

• Allekirjoitettu/Hyväksytty

• Odotetaan varmennusta/hyväksyntää

• Lähetetty allekirjoitettavaksi/hyväksyttäväksi

• Peruutettu/Hylätty

• Vanhentunut

Kun tietomääritys on valmis, napsauta Tallenna-painiketta.

 

Oletusarvoisen ja usean tietomäärityksen käyttäminen

Voit luoda tietomäärityksiä tarpeellisen määrän. Oletusmääritykseksi määritetty tietomääritys suoritetaan, kun sopimuksen tila muuttuu. Vain yksi määritys voi olla oletusmääritys.

Voit myös määrittää erikseen, mitä tietomääritystä haluat käyttää sopimuksessa viittaamalla siihen sopimuksen Tietomääritys (echosign_dev1__Process_Template__c) -kentässä. Voit määrittää käytettävän tietomäärityksen suorittamalla mukautetun liiketoimintalogiikan Salesforcen työnkulun tai laukaisimen avulla. Huomaa, että kenttää ei tarvitse asettaa osoittamaan oletusmääritykseen. Oletusmääritys suoritetaan, jos tämä kenttä on jätetty tyhjäksi.

Voit myös suorittaa määrityksen ennen kuin sopimuksen tilaksi muuttuu ”Allekirjoitettu” tai sen jälkeen (esim. suorita määritys, kun ensimmäinen allekirjoittaja on allekirjoittanut sen) määrittämällä Käynnistä tietojen vastaavuusmääritys (echosign_dev1__Trigger_Process_Template__c) -valintaruutu. Voit määrittää, milloin tietomääritys suoritetaan suorittamalla mukautetun liiketoimintalogiikan Salesforcen työnkulun tai laukaisimen avulla.

Voit myös yhdistää tietomäärityksen sopimusmalliin. Katso lisätietoja kohdasta Sopimusmallit.

Tietomääritysten vianetsintä

Salesforce-kenttien tarkistussäännöt voivat aiheuttaa vastaavuusmäärityksen epäonnistumisen. Esimerkiksi Adobe Sign -tekstikentän yhdistäminen Salesforcen sähköpostikentän tarkistukseen voi epäonnistua, jos kentän sisältö ei ole kelvollinen sähköpostiosoite.

Varmista, että Adobe Sign -lomakekentän tarkistussäännöt ovat käytössä aina kun se on mahdollista, jotta allekirjoittajien syöttämien tietojen siirtyminen Salesforceen varmistetaan. Adobe Signin PDF-lomakkeen vakiokenttien tarkistussääntöjen avulla voit luoda tarkistussääntöjä, kun Adobe Signin tekstitunnisteet ovat käytössä. Katso lisätietoja kohdasta Tekstitunnistedokumentaatio.

Jos yhdistäminen jostain syystä epäonnistuu, virheilmoitus kirjataan Tietojen vastaavuusvirhe (echosign_dev1__Data_Mapping_Error__c) -kenttään Adobe Signin sopimusobjektissa, ja sähköposti lähetetään virheestä ilmoittavan tietomäärityksen omistajalle.

Huomautus:

Epäonnistuneista yhdistämiskentistä voi myös luoda raportin tai luettelonäkymän.

Sähköposti-ilmoitus on käytössä oletuksena, mutta se voidaan ottaa pois käytöstä säätämällä asetusta:

  1. Valitse Määritys > Versio > Kehitys > Mukautetut asetukset.
  2. Napsauta Adobe Sign Settings -selitettä.
  3. Valitse Hallinta.
  4. Valitse Uusi (tai Muokkaa).
  5. Etsi (ctrl/cmd +f) Ota käyttöön vastaavuusvirheen ilmoitus -asetus.
  6. Tee asetukseen haluamasi muutokset.
  7. Valitse Tallenna.

Sopimusmallit ja Lähetä allekirjoitettavaksi -painike

Adobe Sign -sopimusmallit tarjoavat helpon tavan määrittää monta oletusarvoa ja asetusta sopimuksiin etuajassa. Sopimusmalli voidaan myös liittää Lähetä allekirjoitettavaksi -painikkeeseen.

Sopimusmalleista

Tähän sisältyy sopimuskenttien esimääritys, kuten nimi, viesti, kieli, allekirjoitustyyppi, vanhenemispäiväykset ja suojausasetukset. Sopimusmalleihin voidaan liittää muös tietomääritys, yhdistämismääritys ja objekti (esim. Mahdollisuus, Tili, Yhteyshenkilö, Liidi, Mahdollisuus ja Sopimus). Lisäksi voidaan esiasettaa vastaanottomääritelmiä, yhdistää kenttiä sopimuskenttiin ja esimäärittää liitetiedostoja.

Voit myös määrittää Lähetä-allekirjoitettavaksi -painikkeen, joka näkyy liittyvässä objektitietueessa (esim. Mahdollisuus). Se voidaan linkittää oletuksena sopimusmalliin. Sopimus luodaan sopimusmallien avulla painiketta napsauttamalla.

Sopimusmallin luominen

Luo uusi sopimusmalli nouodattamalla seuraavia vaiheita:

  1. Valitse Adobe Sign Force.comin oikeassa yläkulmassa olevasta Sovellus-valikosta.
  2. Napsauta Sopimusmallit -välilehteä.
  3. Napsauta Sopimusmallit-kotisivulla Uusi-painiketta.
Siirry kohtaan Uudet sopimusmallit.

Uusi sopimusmalli -sivu avautuu.

Sopimusmalli -sivu

4. Syötä tai ota käyttöön Tiedot-osiossa seuraava:

Tiedot-osio

• Sopimusmallin nimi – Anna sopimusmallin nimi.

• Pääobjektin tyyppi – Anna sen Salesforce-objektin API-nimi (ei selitettä), jota haluat käyttää pääviitteenä joillekin sopimusmallin valinnaisille määritelmille. Voit esimerkiksi määrittää sopimuksen Vastaanottajat, Kenttämääritykset tai Liitteet etsimään kenttiä ja yhdistämään pääobjektiin tai tietoihin hakuobjekteista. Pääobjektiesimerkkeihin sisältyvät Mahdollisuus, Tili, Yhteyshenkilö, Liidi, Mahdollisuus tai Sopimus. Jos sopimusmalliin on määritetty pääobjekti, sopimus on aloitettava pääobjektin Lähetä allekirjoitettavaksi -painikkeesta. Katso lisätietoja oletuspainikkeen käyttöön ottamisesta ja uuden Lähetä allekirjoitettavaksi -painikkeen luomisesta kohdasta Ota käyttöön Lähetä allekirjoitettavaksi -painike.

• Aktiivinen – Aseta malli käytettäväksi ottamalla käyttöön tämä vaihtoehto. Tämän vaihtoehdon valinnan poistaminen poistaa mallin käytöstä.

• Oletus – Ota tämä vaihtoehto käyttöön, jos haluat asettaa sen oletussopimusmalliksi uusille sopimuksille. Voit myös määrittää sopimusmallin liittymään muihin sopimuksiin, mikä voi ohittaa oletussopimusmallin. Voit esimerkiksi luoda mukautetun Lähetä allekirjoitettavaksi -painikkeen tiliobjektille, joka liittyy sopimusmalliin. Katso lisätietoja mukautetuista painikkeista kohdasta Ota käyttöön Lähetä allekirjoitettavaksi -painike.

• Automaattinen lähetys – Ota tämä vaihtoehto käyttöön, jos haluat käyttää automaattisia työnkulkuja, joilla haluat laukaista sopimusten lähetyksen tai jos haluat lähettää sopimuksen automaattisesti, kun käyttäjä napsauttaa Lähetä allekirjoitettavaksi -painiketta Salesforce-tietueesta. Jotta automaattinen lähetys toimii, sopimusmalliin on määritettävä vähintään yksi vastaanottaja ja yksi liite.

• Käytettävissä Publisher-toimia varten – Jos organisaatiossasi on käytössä Chatterin Publisher-toimet, voit valita tämän ruudun sopimusmallin käyttöönottoa varten. Chatterin Publisher-toimella käyttäjät voivat lähettää sopimuksia Chatterista. Valitse tämä ruutu, kun haluat ottaa käyttöön tämän sopimusmallin Chatter-toimelle jotakin seuraavaa pääobjektia varten: Yhteyshenkilö, Tili tai Mahdollisuus. Jos pääobjektina on esimerkiksi Mahdollisuus, valitsemalla tämän ruudun käyttäjät voivat lähettää tällä sopimusmallilla mistä tahansa mahdollisuuden Chatter-syötteestä. Jos pääobjekti jätetään tyhjäksi, sopimusmallin voi ottaa käyttöön kotisivun Chatter-syötteessä. Lue lisää ominaisuuden Adobe Signin Chatterin Publisher-toimi käyttöönotosta.

 

5. Syötä tai valitse Sopimustiedot-osiossa seuraava:

Sopimuksen nimen lisääminen

• Sopimuksen nimi – Syötä mukautettu nimi tai hyväksy oletusnimi.

• Viesti (valinnainen) – Syötä mukautettu viesti.

• Allekirjoitustyyppi – Valitse allekirjoitustyyppi ja vastaanottajan kieli. Vaihtoehdot ovat seuraavat: Ei mitään, e-Allekirjoitus tai Kirjoitettu allekirjoitus.

• Kieli – Valitse sähköpostin lähetyksen kieli. 

Huomautus:

Sopimusmallin tekstikentissä, kuten Sopimuksen nimi ja Viesti, voit valinnaisesti käyttää Salesforce-muuttujia määritelmän osana tämän sopimuksen tiedon dynaamista luomista varten. Tästä on hyötyä, jos haluat esimerkiksi mukauttaa sopimuksen nimen ja viestin vastaanottajille aina, kun sopimus luodaan. Katso esimerkit alla.

Esimerkki 1:

Pääobjekti: Mahdollisuus

Sopimuksen nimi: Acme Corp -sopimus – {!Name}

Viesti:

Tämä on arvio seuraaville:

Tili: {!Account.Name}

Määrä: {!Amount}

Allekirjoita liitteenä oleva sopimus.

Kiittäen, {!Owner.Name}

 

Seuraava on tulos, kun sopimus luodaan määrätystä mahdollisuudesta:

Sopimus luodaan määrätystä mahdollisuudesta.

Esimerkki 2: Mukautettu objekti pääobjektina

Mukautettu hakukenttä mahdollisuudessa: Student__c

Sopimusmallin määritelmä: AgreementTemplateProcess

Pääobjekti: Student__c

Sopimuksn nimi: Opiskelijasopimus – {!Name}

Viesti:

Hei! {!Student__r.Student_Name__c}

Allekirjoita liitteenä oleva hakemus.

Kiittäen, {!Account.Owner.Name}

 

    6. Syötä, valitse tai ota käyttöön Sopimusasetukset-osiossa seuraava:

Sopimusasetukset-paneeli

Huomautus:

Tekstikentissä voit valinnaisesti käyttää Salesforce-muuttujia, kuten {!Id} tai {!Account.Name}, jotka viittaavat sopimusmallissa määritettyyn pääobjektiin. Voit esimerkiksi kirjoittaa {!Owner.Email} Lähetä kopio sähköpostitse -kenttään tai {!OwnerId} Lähetä tämän käyttäjän puolesta -kenttään. Jos pääobjektina olisi mahdollisuus, muuttuja {!OwnerId} olisi mahdollisuuden omistaja ja muuttuja {!Owner.Email} olisi mahdollisuuden omistajan sähköposti. 

• Lähetä kopio sähköpostitse – Syötä niiden vastaanottajien pilkulla erotetut sähköpostiosoitteet, joille sopimus lähetetään.

• Automaattiset muistutukset – Valitse vaihtoehto automaattisiksi muistutuksiksi. Vaihtoehdot ovat Ei koskaan, Joka päivä allekirjoittamiseen asti ja Joka viikko allekirjoittamiseen asti.

• Allekirjoitustyönkulku – Valitse vaihtoehto allekirjoitusjärjestystä varten. Vaihtoehdot ovat Ei mitään, Vastaanottajat allekirjoittavat järjestyksessä tai Vastaanottajat allekirjoittavat missä järjestyksessä tahansa.

• Lähettäjän allekirjoitusjärjestys – Valitse vaihtoehto sen mukaan, milloin lähettäjän pitäisi allekirjoittaa. Vaihtoehdot Ei mitään, Vastaanottajat allekirjoittavat ensin, sitten lähettäjä allekirjoittaa tai Lähettäjä allekirjoittaa ensin, sitten vastaanottajat allekirjoittavat.

• Lähetä tämän käyttäjän puolesta – Sopimus lähetetään käyttäjän puolesta, jonka tietuetunnus on määritetty tässä kentässä.

Huomautus: Jos Lähetä toiminnallisuuden puolesta -vaihtoehto on käytössä, se on otettava käyttöön ensin noudattamalla näitä ohjeita.

• Allekirj. jälk. uud.ohj. URL-osoite – Sopimuksen allekirjoittajat ohjataan uudelleen määrättyyn URL-osoitteeseen automaattisesti allekirjoittamisen jälkeen syöttämällä URL-osoite. Ota allekirj. jälk. aset. käyttöön -asetus on oltava käytössä, jotta tätä asetusta voidaan käyttää.

• Ota käyttöön isännöity allekirjoitus – Ota käyttöön isännöidyn, henkilökohtaisen allekirjoituksen helpottamiseksi, jos allekirjoittaja on käytettävissä.

• Vain lähettäjä allekirjoittaa käyttöön – Otä tämä ominaisuus käyttöön Vain minä allekirjoitan -toiminnallisuuden lisäämiseksi tässä mallissa. Ota Vain lähettäjä allekirjoittaa -toiminto käyttöön -asetus on oltava käytössä, jotta tätä asetusta voidaan käyttää. Vaatimusten perusteella asetus voidaan määrittää vain luku -tilaan käyttämällä Vain lähettäjä allekirjoittaa (vain luku) -asetusta.

• Ota esikats. ja kenttien asett. käyttöön – Ottamalla käyttöön tämän asetuksen voit esikatsella sopimusta ja vetää ja pudottaa lomakekenttiä siihen ennen sen lähettämistä allekirjoitettavaksi.

• Käytä faksinumeroa – Ota käyttöön sopimuksen lähettäminen yhteyshenkilön, liidin tai käyttäjän faksinumeroon, kun halutaan mieluummin kirjoitettu allekirjoitus.

• Päiviä jäljellä ennen vanhenemista – Syötä päivien lukumäärä, joiden kuluessa sopimus vanhenee.

Huomautus: Päivien lukumäärä lisätään nykyiseen päivämäärään, kun sopimustietue luodaan sopimusmallista vanhenemispäivän dynaamista laskemista varten.

• Allekirj. jälk. uudelleenohj. viive (s) – Jos Ota allekirjoituksen jälkeiset asetukset käyttöön -asetus on käytössä ja Allekirjoituksen jälkeinen uudelleenohjauksen URL-osoite on määritetty (katso alla), syötä numero sekunteina, joiden pitäisi kulua ennen uudelleenohjauksen suorittamista.

 

    7. Syötä, valitse tai ota käyttöön Sopimuksen suojaussasetukset -osiossa seuraava:

Sopimuksen suojausasetukset -paneeli

• Ulkoisen ja sisäisen allekirjoittajan todennusmenetelmä (valinnainen) – Valitse todennusmenetelmä sisäisiä allekirjoittajia (kaikki Adobe Sign -tilin sähköpostiosoitteet) ja ulkoisia allekirjoittajia (kaikki sähköpostiosoitteet eivät Adobe Sign -tilillä). Vaihtoehdot ovat Ei mitään, Salasana sopimuksen allekirjoittamista varten, KBA-todennus (Knowledge based authentication) ja Verkostoidentiteettitodennus.

Huomautus: Kun haluat määrittää allekirjoittajan henkilöllisyyden todennustavan yksittäiseen vastaanottajaan, se on määritettävä Vastaanottajat-osioon alla esitetyllä tavalla.

• Signin ulkoinen salasana – Määritä salasanan arvo ulkoisten vastaanottajien sopimuksen allekirjoittamista varten, kun Ulkoisen allekirjoittajan todennustavaksi on määritetty salasana.

• Signin sisäinen salasana – Määritä salasanan arvo sisäisten vastaanottajien sopimuksen allekirjoittamista varten, kun Sisäisen allekirjoittajan todennustavaksion määritetty salasana.

• Salasanalla suojattu allekirjoitettu dokumentti (valinnainen) – Ota tämä asetus käyttöön, kun haluat salata allekirjoitetun PDF-asiakirjan, joka lähetetään allekirjoittajille.

• Näytä ja vahvista salasana – Syötä salasana, joka vaaditaan allekirjoitetun sopimuksen PDF-asiakirjan avaamista varten.

 

    8. Voit valinnaisesti määrittää Vastaavuusasetukset-osiossa, mitkä tieto- ja yhdistämismääritykset tai molemmat suoritetaan automaattisesti, kun sopimuksia lähetetään sopimusmallin avulla.

Vastaavuusasetukset-osio

• Tietomääritys – Valitse tietomääritys, jota käytetään syöttötietojen määrittämiseen allekirjoitetusta sopimuksesta takaisin Salesforceen.

• Yhdistämisasetus – Valitse tietomääritys, jolla yhdistetään Salesforce-kentät sopimukseen ennen sen lähettämistä.

 

    9. Viitatut objektit -osiossa voit liittää Tilin, Mahdollisuuden ja Sopimuksen tähän sopimusmalliin kirjoittamalla tunnuksen tai syöttämällä Salesforce-muuttujan kuten muuttujan {!Id}. Tämän avulla viitatun objektin Sopimukset-luettelo voi sisältää tämän sopimusmallin sisältäviä lähetettyjä sopimuksia.

Viitatut objektit

    10. Tallenna malli ja näytä Sopimusmalli-sivu valitsemalla Tallenna.

 

Vastaanottajien, liitteiden ja lomakekenttämallien lisääminen sopimusmalleihin

Sopimusmalli-sivulla voit jatkaa sopimusmallin mukauttamista määrittämällä vastaanottajia, liitteitä ja lomakekenttämalleja. 

Sopimusmalli -sivu

Vastaanottajien lisääminen

Lisää vastaanottajia sopimusmalliin seuraavasti:

1. Avaa malli muokkausta varten napsauttamalla sen nimeä.

2. Napsauta Lisää vastaanottaja -osiossa Uusi vastaanottajan lisäys -painike.

Näyttöön avautuu Lisää uusi vastaanottaja -sivu.

Lisää uusi vastaanottaja -sivu.

3. Valitse kohdassa ”Vaihe 1: Valitse vastaanottajan tyyppi ja rooli seuraavasti:

• Vastaanottajan lähde – Valitse pudotusvalikosta jokin seuraavista vaihtoehdoista vastaanottajan määrittämistä varten:

○ Esimääritä vastaanottaja

○ Haku pääobjektikentän mukaan

○ Käytönaikainen muuttuja

Jos valittu pääobjekti on tili tai mahdollisuus, voit valita myös seuraavan:

○ <Tili tai mahdollisuus> Ensisijainen yhteyshenkilön rooli

○ <Tili tai mahdollisuus> Yhteyshenkilön rooli

○ Kaikki <Tili tai mahdollisuus> Yhteyshenkilön roolit

Huomautus: Jos valitset Mahdollisuus ensisijainen yhteyshenkilön rooli tai Tilii ensisijainen yhteyshenkilön rooli, vastaanottaja etsitään sopimusta luotaessa sopimusmalliin määrittämäsi pääobjektin perusteella. (Katso lisätietoja kohdasta Sopimusmallin luominen.) Vaihe 2, Vastaanottajan (katso alla) määrittämistä ei edellytetä, jos Ensisijainen yhteyshenkilön rooli on valittu.

• Vastaanottajan tyyppi – Valitse pudotusvalikosta jokin seuraavista vaihtoehdoista: Yhteyshenkilö, Liidi, Käyttäjä tai Sähköposti.

• Vastaanottajan rooli – Valitse pudotusvalikosta jokin seuraavista vaihtoehdoista: Allekirjoittaja tai Hyväksyjä.

• Allekirjoittajan todennustapa – Valitse pudotusvalikosta jokin seuraavista vaihtoehdoista: Ei mitään, Sähköposti, Salasana, Yhteisöhenkilöllisyys, KBA, tai Puhelin.

Huomautus: Varmista, että nämä allekirjoittajan todennustavat ovat käytössä Adobe Sign -tililläsi, jotta niitä voidaan käyttää Salesforcessa.

• Vastaanottajan viestiSyötä tarvittaessa yksityinen viesti tälle vastaanottajalle.

• Indeksi – Tämä numero osoittaa vastaanottajan allekirjoituksen sijainnin.  Indeksi on tärkeä lomakkeissa, joissa on monta allekirjoittajaa tai samanaikaista tai hybridityönkulkua ja erikseen valittuja kenttiä. 

4. Jatka seuraavaan vaiheeseen valitsemalla Seuraava.

5. Toimi kohdassa ”Vaihe 2: Määritä vastaanottaja” seuraavasti:

• Jos valitsit Esimääritä vastaanottaja vaiheessa 3, valitse vastaanottaja Vastaanottaja – <Vastaanottjatyyppi> -kentässä.

Uuden vastaanottajan lisääminen – Yhteyshenkilö

• Jos valitsit Haku pääobjektikentän mukaan (edellä vaihe 3), vastaanottaja haetaan, kun sopimusta luodaan sopimusmallissa määrittämäsi pääobjektin perusteella. Pääobjektina voi olla esimerkiksi mahdollisuus. Valitse tässä ruudussa lähdekenttä pääobjektista (esim. Mahdollisuus), jota käytetään vastaanottajan haussa. Voit esimerkiksi täyttää Vastaanottaja-kentän käyttäjällä, joka loi mahdollisuuden ja joka viimeksi päivitti mahdollisuuden.

Määritä vastaanottaja

Jos valitsit asetukset Mahdollisuuden yhteyshenkilön rooli tai Tilin yhteyshenkilön rooli, vastaanottaja haetaan, kun sopimusta luodaan sopimusmalliin määrittämäsi pääobjektin perusteella. Tässä tapauksessa Mahdollisuus tai Tili tulisi valita pääobjektiksi. Valitse tässä ruudussa mahdollisuuden tai tilin yhteyshenkilön rooli, jonka mukaan yhteyshenkilö valitaan sopimuksen vastaanottajaksi. Voit esimerkiksi täyttää Vastaanottaja-kenttään Yhteyshenkilön, jolla on mahdollisuuden tai tilin päättäjän rooli.

 

• Jos valitsit kohdan Käytönaikainen muuttuja vaiheessa 3, voit määrittää vastaanottajan tunnuksen SFDC:n URL-osoitteeseen, kun sopimusmallin vastaanottaja määritetään. Tämän vuoksi muuttuja on määritettävä tässä (esim. myRecipient).

Määritä vastaanottaja – muuttuja

Lisää Lähetä allekirjoitettavaksi -mukautuspainikkeella käytönaikaisen muuttujan parametrit näin:

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterId={!Opportunity.Id}&myRecipient=00b500000018J7e&myAttachment=00b500000018J7e

Vastaanottajan tunnus on yhteyshenkilön, liidin tai käyttäjän tietuetunnus.

Sähköpostin vastaanottajalle, jonka tietuetta ei ole Salesforcessa, muuttuja on nykyinen sähköpostiosoite, esimerkiksi:

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterId={!Opportunity.Id}&myRecipient=amy@globalcorp.com

Lue lisää seuraavassa osiossa Lähetä allekirjoitettavaksi -painikkeiden luomisesta.

Voit myös määrittää paikanmerkkivastaanottajia, jotka ovat vastaanottajatyyppiä mutta joita ei ole määritetty, ennen kuin lähettäjä määrittää tietyn vastaanottajan, kun sopimusta luodaan. Jätä tämän vuoksi Muuttujan nimi tyhjäksi.

6. Tallenna vastaanottaja valitsemalla Tallenna. Toista sitten edellä mainitut vaiheet muiden vastaanottajien lisäämistä varten.

Seuraavassa on esitetty kolme esimääritettyä vastaanottajaa (Yhteyshenkilö, Käyttäjä ja Liidi), jotka on lisätty sopimusmalliin.

Luettelo vastaanottajista

Liitteiden lisääminen

Lisää liitteitä sopimusmalliin seuraavasti:

1. Avaa malli muokkausta varten napsauttamalla sen nimeä.

2. Napsauta Uuden liitetiedoston lisääminen -painiketta.

• Näyttöön avautuu Lisää uusi liitetiedosto -sivu.

3. Valitse kohdassa ”Vaihe 1: Valitse liitteen tyyppi” pudotusvalikosta liitetyyppi.

Liitetyypin valitseminen pudotusvalikosta

Vaihtoehdot ovat seuraavat:

• Dokumentti sisällöstä

• Dokumentti EchoSign-kirjastosta

• Dokumentti kirjastosta (Salesforce-kirjasto)

• Dokumentti pääobjektista

• Käytönaikainen muuttuja

Jos valittu pääobjekti vaiheessa 3 on Mahdollisuus tai Tarjous, voit valita myös seuraavan:

• Tarjousdokumentti mahdollisuuden tarjouksesta tai Tarjousdokumentti päätarjouksesta (jos pääobjekti on tarjous).

 

4. Valitse Seuraava, kun haluat jatkaa kohtaan ”Vaihe 2: Määritä liitetiedosto”.

• Jos valitsit kohdan Dokumentti EchoSignin pilvipalvelukirjastosta vaiheessa 3, valitse Adobe Sign -asiakirjamalleista seuraavassa vaiheessa.

Valitse Adobe Sign -asiakirjamalleista

• Jos valitsit kohdan Dokumentti kirjastosta vaiheessa 3, valitse Salesforce-asiakirjoista seuraavassa vaiheessa. 

Valitse Salesforce-asiakirjoista

• Jos valitsit kohdan Dokumentti sisällöstä vaiheessa 3, valitse Salesforce-sisällöstä tai tiedostoasiakirjoista seuraavassa vaiheessa. 

Valitse Salesforce-sisällöstä tai tiedostoasiakirjoista

• Jos valitsit Dokumentti pääobjektista vaiheessa 3, asiakirja haetaan, kun sopimusta luodaan sopimusmallissa määrittämäsi pääobjektin perusteella. 

Hae dokumentti pääobjektista

Määritä kriteerit käytettävän liitetiedoston määrittämistä varten:

○ Tiedoston valinta pääobjektista (esim. mahdollisuus)

► Uusin dokumentti

► Vanhin dokumentti

► Kaikki dokumentit

○ Valinnan määrittänyt

► Muutettu viimeksi

► Luontipäivä

• Jos valitsit Tarjousdokumentti päätarjouksesta tai Tarjousdokumentti mahdollisuuden tarjouksesta, asiakirja haetaan, kun sopimusta luodaan sopimusmallissa määrittämäsi pääobjektin perusteella. Tässä tapauksessa Tarjous on pääobjekti, joka sinun on merkittävä tähän sopimusmalliin. Tämän mukaan mahdollisuudesta luotuja tarjouksen PDF-asiakirjoja käytetään liitetiedostoina. Valitse seuraavassa ruudussa kriteerit, joiden mukaan liitetiedosto määritetään:

○ Tiedoston valinta pääobjektista (esim. Mahdollisuus tai Tarjous)

► Uusin dokumentti

► Vanhin dokumentti

► Kaikki dokumentit

○ Valinnan määrittänyt:

► Muutettu viimeksi

► Luontipäivä

• Jos valitsit kohdan Käytönaikainen muuttuja vaiheessa 3, voit määrittää liitteen tunnuksen pääobjektiin ja vastaanottajan tunnuksen SFDC:n URL-osoitteeseen, kun sopimusmallin liitettä määritetään. Muuttuja on määritettävä tässä (esim. myRecipient tai myAttachment). 

Määritä muuttujan nimen liite

Lisää Lähetä allekirjoitettavaksi -mukautuspainikkeella käytönaikaisen muuttujan parametrit näin:

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterId={!Opportunity.Id}&myRecipient=00b500000018J7e&myAttachment=00b500000018J7e

Liitetunnukselle se on liitteen tunnus pääobjektissa.

Lue lisää seuraavassa osiossa Lähetä allekirjoitettavaksi -painikkeiden luomisesta.

Kun pääobjektina on tarjous, mukautettu Lähetä allekirjoitettavaksi -painike on määritettävä tarjousobjektissa, jotta määrittämäsi sopimusmallin asiakirjat liitetään asianmukaisesti.

5. Tallenna liite valitsemalla Tallenna. Toista sitten edellä mainitut vaiheet muiden vastaanottajien lisäämistä varten.

Lomakekenttämallien lisääminen

Huomautus:

Lomakekenttämallit voidaan luoda Adobe Signissa määrittämällä kenttien sijainnit ja kenttien attribuutit. Salesforcesta voit määrittää lomakekenttämallit, joita haluat käyttää sopimusmalleissa. Niitä voidaan käyttää yhä uudelleen tavallisissa yritysasiakirjoissa kenttien määrittämistä varten. 

Lomakekenttämallin lisääminen sopimusmalliin:

1. Avaa malli muokkausta varten napsauttamalla sen nimeä.

2. Napsauta Uuden lomakekenttämallin lisäys -painiketta.

• Näyttöön avautuu Lisää uusi liitetiedosto -sivu.

Lisää uusi liitetiedosto -sivu.

• Valitse Lisää uusi kenttämalli -sivulla malli, jota haluat käyttää.

Huomautus: Tällä hetkellä voidaan valita vain yksi lomakekenttämalli tapahtumaa kohden, mutta sitä voidaan käyttää useammassa kuin yhdessä tapahtuman asiakirjassa. Jos esimerkiksi lomakekenttämallissa on kymmenen sivua, sitä voidaan käyttää kahdessa asiakirjassa, joiden pituus on yhteensä vähintään 10 sivua.

• Tallenna lomakekenttämallin valinta napsauttamalla Tallenna.

Tietojen määrittäminen sopimuskenttiin

Määritä tiedot sopimusmallin sopimuskenttiin seuraavasti:

1. Avaa malli muokkausta varten napsauttamalla sen nimeä.

2. Napsauta Uusi tietojen määritys sopimuskenttiin -painiketta.

• Näyttöön avautuu Lisää uusi kenttämääritys -sivu.

Lisää uusi kenttämääritys -sivu.

3. Valitse Lisää uusi kenttämääritys -sivun kohdassa ”Vaihe 1: Valitse kenttämääritystapa” jokin seuraavista määritystavoista:

• Anna tarkka arvo

• Valitse pääobjektin kenttä

4. Jatka valitsemalla Seuraava.

5. Kohdassa ”Vaihe 2: Lisää uuden kenttämäärityksen kenttäarvo ja kohdekenttä” tee jokin seuraavista: 

• Jos valitsit kohdan Anna tarkka arvo määritystavaksi vaiheeseen 3, anna Kohdekentän arvo ja valitse Kohdesopimuskenttä, johon tiedot yhdistetään, kun sopimus luodaan.

Määritys kenttäarvon avulla

• Jos valitsit kohdan Valitse pääobjekti yhdistämistavaksi vaiheessa 3, kenttäarvo haetaan, kun sopimusta luodaan sopimusmallissa määrittämäsi pääobjektin perusteella. Pääobjektina voi olla esimerkiksi mahdollisuus. Valitse seuraavassa ruudussa lähdekenttä pääobjektista (esim. Mahdollisuus) ja valitse myös sopimuksen kohdeobjektikenttä, johon tiedot yhdistetään.

Kenttämääritys pääobjektista

6. Tallenna kenttämääritys napsauttamalla Tallenna.

Lähetä allekirjoitettavaksi -painikkeen käyttöönotto

Lähetä allekirjoitettavaksi -painike liittyy oletussopimusmalliin tai muuhun määrittämääsi sopimusmalliin. Adobe Sign for Salesforce -integroinnissa on oletuksena Lähetä allekirjoitettavaksi -painike, jonka voit lisätä Mahdollisuus-, Tili-, Yhteyshenkilöl-, Liidi- tai Sopimus-sivuasetteluun. Voit myös luoda monta mukautettua Lähetä allekirjoitettavaksi -painiketta, jotka voidaan lisätä muihin objekteihin ja liittää eri sopimusmalleihin.

Tässä on esimerkki siitä, miten Lähetä allerkirjoitettavaksi -painike otetaan käyttöön mahdollisuusobjektissa.

  1. Valitse Määritys > Versio > Mukauta > Mahdollisuudet > Sivuasettelu
  2. Napsauta Mahdollisuus-asettelun Muokkaa-toimintoa.
  3. Vedä Lähetä allekirjoitettavaksi -painike yläosasta Mahdollisuuden tiedot -osion Mukautetut painikkeet -ruutuun.
Vedä Lähetä allekirjoitettavaksi -painike yläosasta Mukautetut painikkeet -ruutuun.

Mukautettujen Lähetä allekirjoitettavaksi -painikkeiden luominen

Voit luoda mukautettuja Lähetä allekirjoitettavaksi -painikkeita muihin objekteihin. Voit lisätä selitteen painikkeeseen tarvittaessa.

Tässä on esimerkki siitä, miten Lähetä allekirjoitettavaksi -painike luodaan mahdollisuusobjektia varten.

1. Valitse Määritys > Versio > Mukauta > {Object} > Painikkeet, Linkit ja Toimet

• {Object} on Tilit, Yhteyshenkilöt, Liidit ja Sopimukset.

Napsauta Painikkeet, linkit ja toiminnot -sivulla Uusi painike tai linkki -painiketta.

• Näyttöön ilmestyy Mukautettu painike- tai Linkin muokkaus -sivu.

Mukautettu painike- tai Linkin muokkaus -sivu.

2. Oletusarvoisen Mahdollisuus-painikkeen määritykset voidaan kopioida (katso näyttökuva alla), mutta tiedostopolun lopussa oleva objektitunnuksen muuttuja on korvattava objektitunnuksen muuttujalla, jonka haluat lisätä: /apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}

• Asopimusmallin liittäminen painikkeeseen (valinnainen):

Jos haluat lisätä sopimusmallin Lähetä allekirjoitettavaksi -painikkeeseen, painikkeen polun tulee olla:

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Object.Id}&templateId=a01B0000017iEE

Jos templateId on määritettävä sopimusmallin tunnukselle, sitä on käytettävä. Jos tätä arvoa ei määritetä, käytetään oletussopimusmallia. Mallitunnus löytyy sopimusmallisivun (templateId) URL-osoitteesta:

Sopimusmallitunnus URL-osoitteessa

• (Valinnainen) Kun painiketta on napsautettu ja sopimus on luotu, lähetä käyttäjä muulle kuin sopimussivulle käyttämällä retURL-parameteria.

Esimerkki: Voit määrittää Lähetä allekirjoitettavaksi -painikkeen siten, että sitä napsautettaessa se ohjaa käyttäjän määrättyyn URL-osoitteeseen ja takaisin tietueeseen sopimussivulle siirtymisen sijaan. Käytä tätä merkkijonoa esimerkkinä tämän painikkeen määrittämisessä:

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}&retURL=/{!Opportunity.Id}

 

• (Valinnainen) Kun painiketta napsautetaan, käynnistyy onLoadAction toiminnolle Lähetä.

Esimerkki: Voit määrittää Lähetä allekirjoitettavaksi -painikkeen siten, että napsautettaessa sitä käyttäjä siirtyy sopimussivulle ja kun sivu lataantuu, sopimus lähetetään ilman, että käyttäjän tarvitsee tehdä mitään. Käytä tätä merkkijonoa esimerkkinä tämän painikkeen määrittämisessä:

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}&onloadAction=Send

Katso onLoadActions-lisätietoja kohdasta onLoadActions. Voit vaihtoehtoisesti määrittää Lähetä-arvon Toiminta ladattaessa (valintaluettelo) -kenttään sopimustietueessa. Katso kohdasta Määritä tiedot sopimuskenttiin tietoja tämän vastaavuusmäärityksen määrittämisestä.

3. Napsauta Tallenna-painiketta.

Kun mukautettu painike on luotu, siirry kyseisen objektin sivuasetteluun ja lisää se sivulle samalla tavalla kuin edelle Mahdollisuus-esimerkin vaiheissa esitettiin. (Katso lisätietoja kohdasta Ota käyttöön Lähetä allekirjoitettavaksi -painike.)

Ota allekirj. jälkeiset aset. käyttöön

Ota tämä asetus käyttöön, jotta allekirjoittajat siirtyvät valinnan laskeutumissivulle. Tämän jälkeen vaihtoehdot Allekirj. jälk. uud.ohj. URL-osoite ja Allekirj. jälk. uud.ohj. viive ovat käytettävissä Lähetä sopimus -sivulla. Sopimuksen allekirjoittajat uudelleenohjaataan määrättyyn URL-osoitteeseen allekirjoittamisen jälkeen. Voit esimerkiksi ohjata allekirjoittajat uudellen yrityksesi verkkosivustolle tai tutkimuksen sivulle. Vaihtoehdo voi olla vain luku -muodossa lähettäjille, joilla on käytössä Vain luku: allekirj. jälkeiset asetukset.

Allekirjoituksen jälkeisten asetusten ottaminen käyttöön:

  1. Valitse Määritys > Versio > Kehitys > Mukautetut asetukset
  2. Napsauta Adobe Sign Settings -selitettä.
  3. Valitse Hallinta.
  4. Valitse Uusi (tai Muokkaa).
  5. Etsi asetus Ota allekirj. jälkeiset aset. käyttöön.
    1. (Valinnainen) Etsi asetus Vain luku: allekirj. jälkeiset asetukset.
  6. Muokkaa tarvittaessa ja valitse Tallenna.

Ota käyttöön Lähetä tämän käyttäjän puolesta… -toiminnallisuus.

Huomautus:

Ominaisuus, jonka avulla voi lähettää toisen käyttäjän puolesta, toimii vain Adobe Sign for Salesforcen v11.7-versiossa tai uudemmassa.

Lähetä tämän käyttäjän puolesta -toiminnallisuutta tarvitaan tapauksissa, joissa toisen henkilön on lähetettävä Salesforce-organisaatiossa sopimuksia toisen henkilön puolesta. Ominaisuus toimii kaikissa sopimuksen lähettämistoimonnoissa, kuten taustalähettämisessä, joka käynnistetään Taustatoiminnot-sopimuskentän päivityksellä tai sopimusmallien Automaattinen lähettäminen -vaihtoehdolla. Voit myös määrittää haun käyttäjälle sopimusmallissa Lähetä tämän käyttäjän puolesta -toimintoon, jolloin se täytetään automaattisesti, kun sopimus luodaan. Käyttäjän, jonka puolesta lähetetään, on oltava käyttäjä samalla tilillä kuin API-avain, joka liitettiin Salesforce-ympäristöösi.

Ota käyttöön Lähetä tämän käyttäjän puolesta -toiminnallisuus seuraavasti:

1. Ota Salli lähetys toisten puolesta -asetus käyttöön seuraavasti:

a. Valitse Määritys > Versio > Kehitys > Mukautetut asetukset, jonka jälkeen

b. Napsauta selitettä Adobe Sign Settings.

c. Napsauta Hallinta-painiketta.

d. Napsauta Uusi (tai Muokkaa) -painiketta.

e. Etsi (ctrl/cmd +f) Salli lähetys toisten puolesta -asetus ja muokkaa tarvittaessa.

Salli lähetys toisten puolesta -asetus

f. Napsauta Tallenna-painiketta.

 

2. Lisää DC – Salli lähetys toisten puolesta -kenttä käyttäjätietueen asettelulle seuraavasti:

a. Valitse Määritys > Versio > Mukauta > Käyttäjät > Sivuasettelu.

b. Napsauta Muokkaa-toimea käyttäjäasettelun vieressä.

c. Jos Kentät valitaan, napsauta Adobe Sign sallii lähetyksen toisena käyttäjänä ja vedä se asettelun”Lisätiedot (otsikko näkyy vain muokattaessa)”-osioon.

Valitse ”Adobe Sign sallii lähetyksen toisena käyttäjänä” ja vedä se Lisätiedot-osioon.

d. Napsauta Tallenna-painiketta.

 

3. Tietylle käyttäjälle, jonka puolesta haluat lähettää, on otettava käyttöön Adobe Sign sallii lähetyksen toisena käyttäjänä -asetus seuraavasti:

a. Valitse Määritys > Hallinnointi > Managerikäyttäjät > Käyttäjät

b. Napsauta Muokkaa-toimintoa määrätylle käyttäjälle.

c. Ota Käyttäjän muokkaus-sivun Lisätiedot-osiossa käyttöön Adobe Sign sallii lähetyksen toisena käyttäjänä -asetus.

d. Napsauta Tallenna-painiketta.

Ota Adobe Sign sallii lähetyksen toisena käyttäjänä -asetus käyttöön

4. Lisää Lähetys toisten puolesta -kenttä Sopimus-sivuasetteluun seuraavasti:

a. Valitse Määritys > Versio > Luo > Objektit.

b. Napsauta Sopimus-linkkiä.

Sopimusobjekti-linkki

c. Siirry osioon napsauttamalla Kenttäjoukot-linkkiä sivun yläosassa.

Kenttäjoukot-linkki

d.Napsauta Muokkaa-toimintoa.

Kenttäjoukkojen muokkaus -painike

e. Kun Sopimus on valittuna, määritä Lähetä toisten puolesta -kentän sijainti ja napsauta ja vedä se Kenttäjoukko-osioon.

Vedä Lähetä toisten puolesta -objekti sivuasetteluun

f. Kun sopimusta määritetään lähettämään Lähetä tämän käyttäjän puolesta -kenttä on täytettävä käyttäjällä, joka sallii toisten käyttäjien lähettää puolestaan. 

 

Vain lähettäjä allekirjoittaa käyttöön

Näytä ja ota käyttöön Vain lähettäjä allekirjoittaa -vaihtoehto tämän asetuksen avulla Lähetä sopimus- sivun Vastaanottajat-osiossa. Kun Vain lähettäjä allekirjoittaa -vaihtoehtoa käytetään, sopimus tai asiakirja esitetään lähettäjälle allekirjoitettavaksi. Tämä toiminnallisuus vastaa Adobe-palvelujen Vain minä allekirjoitan -toiminnallisuutta. Vaihtoehto voidaan määrittää vain luku -tilaan Vain lähettäjä allekirjoittaa (vain luku) -asetus.

Vain lähettäjä allekirjoittaa -ominaisuuden käyttöönotto:

  1. Valitse Määritys > Versio > Kehitys > Mukautetut asetukset
  2. Napsauta Adobe Sign Settings -selitettä.
  3. Valitse Hallinta.
  4. Valitse Uusi (tai Muokkaa).
  5. Etsi asetus Ota käyttöön vain lähettäjän allekirjoitukset.
    1. (Valinnainen) Etsi asetus Vain lähettäjä allekirjoittaa (vain luku).
  6. Muokkaa tarvittaessa ja valitse Tallenna.

onLoadActions-toiminto

Salesforce voi käynnistää automaattisesti toimintoja URL-parametrin onLoadAction kautta, jota Adobe Sign tukee Sopimus-painikkeen toiminnoille: Lähetä, Muistuta, Poista, Peruuta, Päivitä ja Näytä. URL-parametri noudattaa järjestelmänvalvojan määrittämiä työkaluasetuksia (katso Lisämukautusopas), jolloin vain käyttöönotetut ovat käytettävissä.

Esimerkkejä URL-osoitteista, joissa on onLoadAction-toiminto:

  • Lähetä: Varmista, että sopimuksesi tila on Vedos tililläsi.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Sopimustunnus]&sfdc.override=1&onLoadAction=send

 

  • Muistuta: Varmista, että sopimuksesi tila on Allekirjoitettavana tililläsi.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Sopimustunnus]&sfdc.override=1&onLoadAction=remind

 

  • Poista: Varmista, että sopimuksesi tila on Allekirjoitettavana tililläsi.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Sopimustunnus]&sfdc.override=1&onLoadAction=delete

 

  • Peruuta: Varmista, että sopimuksesi tila on Allekirjoitettavana tililläsi.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Sopimustunnus]&sfdc.override=1&onLoadAction=cancel

 

  • Päivitä: Varmista, että sopimuksesi tila on Allekirjoitettavana tililläsi.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Sopimustunnus]&sfdc.override=1&onLoadAction=update

 

  • Näytä: Varmista, että sopimuksesi tila on Luonnos, Allekirjoitettavana, Allekirjoitettu tai Peruutettu tililläsi.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Sopimustunnus]&sfdc.override=1&onLoadAction=view

 

Lataa

Lisensoitu Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License -lisenssin mukaan.  Creative Commons -lisenssien ehdot eivät koske Twitter™- ja Facebook-viestejä.

Lakisääteiset ilmoitukset   |   Online-tietosuojakäytäntö