Adobe Sign for Salesforce: Kentän vastaavuusmääritys ja mallit

Opas Adobe Sign for Salesforcen mallien sekä tieto- ja yhdistämismääritysominaisuuden määrityksiä varten

Yleiskatsaus

Adobe Signin avulla voidaan käyttää vuorovaikutteisia lomakkeita tietojen keräämiseen allekirjoittajilta, allekirjoitus- ja nimikirjainkenttien asettamiseen asiakirjoihin, kahden osapuolen tietojen keräämiseen sekä lähettäjältä että allekirjoittajalta ja paljon muuta.

Voit luoda oman Adobe Sign -mallikirjaston tallentamalla Adobe Sign -lomakkeita ja -malleja Salesforce-asiakirjojen välilehteen.

Adobe Signin tekstitagit tehostavat organisaatiosi prosesseja monin tavoin:

  • Sijaintien määrittäminen asiakkaille asiakirjojen allekirjoitusta ja nimikirjaimia varten
  • Kerää tietoja allekirjoittajilta, jotka voidaan myöhemmin siirtää takaisin Salesforce-tilillesi. (Katso Tietomääritykset)
  • Yhdistä tiedot Salesforcesta asiakirjakenttiin ennen allekirjoitettavaksi lähettämistä. (Katso Yhdistämismääritykset)

Voit luoda Adobe Sign -lomakkeita lisäämällä tekstitageja Adobe Signin avulla lähettämääsi asiakirjaan (Word, PDF, teksti jne.). Lue lisätietoja kohdasta Tekstitagien dokumentaatio.

Tietojen ja yhdistämisen vastaavuusmääritykselle on käytettävissä kaksi vapaaehtoista asetusta. Molemmat voidaan määrittää valitsemalla Setup > Platform Tools > Custom Code > Custom Settings (Määritys > Alustan työkalut > Mukautettu koodi > Mukautetut asetukset):

1. Haluatko saada sähköposti-ilmoituksen, jos tietojen tai yhdistämisen vastaavuusmääritys epäonnistuu?

  • Ota käyttöön vastaavuusvirheen ilmoitus (oletuksena käytössä) – Kun tämä asetus on käytössä, tietojen tai yhdistämisen vastaavuusmäärityksen omistajalle ilmoitetaan yhdistämisen aikana ilmenneistä virheistä.

2. Haluatko näyttää ohjelmointirajapintojen nimet, kun valitset kenttiä tietojen tai yhdistämisen vastaavuusmääritykselle?

  • Näytä kentän API-nimi (oletuksena poistettu käytöstä) – Kun tämä asetus on käytössä, jokaisen kentän API-nimi ja Salesforce-objektien suhde näytetään tietojen ja yhdistämisen vastaavuusmääritystä suoritettaessa.

”Lataamalla” kenttien nimet Salesforceen mahdollistetaan yhdistämis- ja tietomäärityksen kenttien nimet SFDC:n objektikenttiin. Tämän avulla voit valita kenttien nimet valintaluettelosta tekstikenttään kirjoittamisen sijaan.

Tämä tehdään seuraavasti:

  1. Luo lomake, jonka kaikki kentät on määritetty.

  2. Lähetä lomake allekirjoitettavaksi Salesforcen avulla antamalla selvä sopimuksen nimi, kuten W4-kenttämalli.

    • Sen avulla löydät oikean mallin, kun määrität kenttien vastaavuutta.
  3. Kirjoita jotakin jokaiseen kenttään, jonka vastaavuuden haluat määrittää, ja allekirjoita sopimus, jotta se rekisteröityy valmiina Salesforceen.

    • Valmistumisprosessi antaa Salesforcelle lähteen, josta kenttien nimet voi noutaa.
  4. Voit nyt valita mallin, kun käytät tietojen tai yhdistämisen vastaavuusmäärityksen Tuo-toimintoa.


Huomautus lomakkeista/tekstitunnisteista

Onnistunut tietojen vastaavuuden määritys edellyttää, että lomakkeisiin on esimääritetty kenttien nimet, jotta voit yhdistää loogisesti SFDC-objektin kentän Adobe Sign -lomakkeen kenttään. 

Alla on esimerkki yksinkertaisesta lomakkeesta.  Molemmilla puolilla olevat aaltosulkuparit (jotka määrittävät kentän leveyden) ja kentän nimi (merkkijono aaltosulkujen sisällä) määrittävät lomakkeen kentät. 

Tekstitunnisteet voivat sisältää nimen lisäksi muitakin argumentteja, esimerkiksi tarkistuksia, laskuja ja säännöllisiä lausekkeita. Tarkemmat ohjeet lomakkeiden suunnittelusta löydät täältä. Tämän ominaisuuden avulla voit merkittävästi parantaa allekirjoitusprosessin aikana kerättyjen tietojen laatua.

Huomautus:

Tekstitunnisteen lyhentäminen -ominaisuus voi olla erittäin hyödyllinen ominaisuus lomakkeiden suunnittelussa ja kenttien vastaavuuden määrityksessä. Lyhentäminen määrittää vakioilmaukset kaikissa asiakirjoissa esiintyville kenttien nimille (ja säästää aikaa, kun tunnisteen koko nimeä ei tarvitse luoda aina uudelleen). Tämä parantaa tietojen vastaavuuden määritystä useissa eri lomakkeissa ja luo pohjan myöhemmin luotaville lomakkeille.


Yhdistämismääritykset – Asiakirjojen luominen Salesforcen tiedoilla

Adobe Signin yhdistämismääritysten avulla voit yhdistää kentän tietoja Salesforcesta asiakirjojen kenttiin ennen kuin ne lähetetään allekirjoitettavaksi.

Esimerkiksi liidin osoite ja puhelinnumero voidaan täyttää sopimukseen Salesforcen tietueesta automaattisesti ennen sopimuksen lähettämistä liidille allekirjoitettavaksi. Myös mahdollisuuden tila voidaan muuttaa, kun sopimus on allekirjoitettu ja suoritettu kokonaan. Yhdistetyt tietokentät voidaan vaihtoehtoisesti päivittää allekirjoittajilla, jos valitset allekirjoittajan päivitysten vastaavuuden määrittämisen takaisin Salesforceen.

Yhdistämismäärityksillä voidaan myös lisätä automaattisesti mahdollisuuteen sidottuja tuoteluetteloita. Voit määrittää, mitkä tuoteattribuutit (kuten määrä ja hinta) sisältyvät sopimuksiin samoin kuin liittyvien tuotteiden lajittelu- ja suodatustavan. 


Yhdistämismäärityksistä

Yhdistämismäärityksen tietolähdetyyppi voi olla tietty vakioarvo tai Salesforcen objektikentän arvo, johon voidaan viitata Adobe Sign -sopimuksesta. Jokaisen yhdistämismäärityksen kohteen kohde on Adobe Sign -sopimuksen valittu kenttä.

Esimerkiksi alla olevalla vastaavuusmäärityksellä päivitetään Adobe Sign -asiakirjan Etunimi- ja Sukunimi-kentät Salesforcen vastaanottajan (yhteyshenkilön) kentän tiedoilla. Asiakirjan yrityksen kenttään täytetään tilin nimi.

Huomautus:

Kun valitset objektin vastaavuusmääritystä varten, aloitat sopimusobjektissa ja siirryt ylätaso- tai hakuobjektiin. Objektien välisen yhteyden on oltava muodostettuna käytön aikana.


Yhdistämismäärityksen luominen

Uuden yhdistämismäärityksen luominen:

  1. Valitse Adobe Sign ruudun vasemmassa yläkulmassa olevasta sovellusten käynnistyspainikkeesta.

  2. Napsauta Yhdistämismääritykset-välilehteä.

  3. Napsauta Yhdistämismääritys-kotisivulla Uusi

    Uusi yhdistämismääritys

    Uusi Yhdistämismääritys-sivu avautuu.

    Uusi Yhdistämismääritys-sivu

  4. Kirjoita Vastaavuusmäärityksen tiedot -osiossa vastaavuusmäärityksen nimi ja valitse, haluatko sen oletusarvoksi. Jos valitset kohdan Oletusyhdistämismääritys, vastaavuusmääritys suoritetaan oletuksena sopimusta allekirjoitettavaksi lähetettäessä.

    Määrityksen nimi

  5. Kun haluat tuoda ja määrittää lomakekenttien nimien vastaavuuden olemassa olevasta asiakirjasta, voit valita sopimuksen, joka lähetettiin allekirjoitettavaksi tai on allekirjoitettu. Voit lisätä kenttiä tuomalla kenttiä lisäsopimuksista. Samannimisiä kenttiä ei tuoda kahta kertaa. Tuo lomakekenttiä seuraavasti:

    • Avaa Tuo asiakirjan lomakekenttiä -osio napsauttamalla Tuo asiakirjan lomakekenttiä -otsikon näytä-vaihtopainiketta.
    Tuo kenttiä

    • Napsauta Haku-kuvaketta kentän jälkeen, jossa näet tekstin Tuo kenttiä sopimuksesta.
    • Valitse sopimus, josta haluat tuoda kenttiä
    • Napsauta Tuo lomakekenttiä -painiketta.

    Tuotujen kenttien lukumäärä näytetään:

  6. Yhdistä Salesforce-objektikentät dokumenttikenttiin -osiossa voit luoda vastaavuusmäärityksen kentistä, joihin voidaan viitata Adobe Sign -sopimuksen objektista (mukaan lukien mukautetut kentät). Voit myös lisätä vastaavuusmäärityssääntöjä tietojen yhdistämistä varten Adobe Sign -asiakirjoihin. 

    Yhdistä Salesforce-objektikentät


Luo yhdistämiskentän yhdistämisrivi seuraavasti:

  1. Lisää uusi tyhjä rivi valitsemalla Lisää kentän yhdistäminen.

  2. Määritä yhdistämiset ja yhdistämissäännöt seuraavien valintakohtien avulla:

    • Kohdedokumentin kenttä – Jos olet tuonut lomakekenttiä, voit valita nämä kentät. Vaihtoehtoisesti voit syöttää kentän nimen.
      • Napsauta kuvaketta kohdan Kohdedokumentin kenttä vasemmalla puolella, kun haluat vaihtaa tekstinsyöttökentän ja valittavan pudotusvalikon välillä, jossa näytetään käytettävissä olevat ja tuodut lomakekenttien arvot.
    • Lähdetyyppi – Valitse joko Salesforce-objektikenttä tai Vakioarvo.
    • Lähdearvo – Määritä seuraava sen mukaan, mikä lähdetyyppi on valittu:
      • Jos lähdearvo on Salesforce-objektikenttä, täytyy valita arvo. Napsauta sen vuoksi Valittu objekti -linkkiä. Näyttöön avautuu Objektivalitsin-valikko, josta voit valita Salesforce-lähdeobjektikentän.

            Jos lähdearvo on vakioarvo, kirjoita arvo lähdearvokenttään.

    • Estä – Jos tämä valitaan, yhdistämisriviä ei suoriteta.
    • Toimet – Tämän kuvakkeen napsauttaminen poistaa rivin.

  3. Lisää yhdistämisrivejä toistamalla vaiheet 1–2.

Osiossa Salesforcen tuotelinjakohteen kenttien yhdistäminen Adobe-dokumenttikenttiin voit lisätä mahdollisuuteen sidottuja tuoteluetteloita.


Luo yhdistämiskentän yhdistämisrivi seuraavasti:

  1. Lisää uusi tyhjä rivi valitsemalla Lisää kentän yhdistäminen.

  2. Valitse Valittu objekti, kun haluat näyttää Objektivalitsin-valikon.

  3. Valitse Objektivalitsin-valikossa Salesforce-lähdekentät, valitse Mahdollisuus, Mahdollisuuden tuote, lisää sen jälkeen tuoteattribuutit, kuten määrä, hinta ja rivin kuvaus, jotka sisältyvät sopimuksiin. Myös lajittelukenttä ja -järjestys voidaan määrittää.

  4. Valitse Valmis.

     

     

  5. Lisää yhdistämisrivejä toistamalla vaiheet 1-4.

    Kun yhdistämismääritysmalli on valmis, valitse Tallenna.


Oletusarvoisen ja usean yhdistämismäärityksen käyttäminen

Voit luoda yhdistämismäärityksiä tarpeellisen määrän. Oletusmääritykseksi määritetty yhdistämismääritys suoritetaan, kun sopimus lähetetään allekirjoitettavaksi. Vain yksi määritys voi olla oletusmääritys.

Voit myös määrittää erikseen, mitä yhdistämismääritystä haluat käyttää sopimuksessa viittaamalla siihen sopimuksen Yhdistämismääritys (echosign_dev1__Merge_Mapping__c) -kentässä. Voit määrittää käytettävän mallin suorittamalla mukautetun liiketoimintalogiikan Salesforcen työnkulun tai laukaisimen avulla. Huomaa, että kenttää ei tarvitse asettaa osoittamaan oletusmääritykseen. Oletusmääritys suoritetaan, jos tämä kenttä on jätetty tyhjäksi.

Huomautus:

On suositeltavaa, että oletusmääritystä käytetään vain merkittävissä ja monimutkaisissa käyttöyhteyksissä ensimmäisen kokeilun tai toimivuuden testaamisen aikana. Erityisesti liittyvät mallit pitäisi olla käytössä.


Liitetiedostot

Yhdistämismääritysasetusten avulla määritetään, miten liitetiedostoja käsitellään. Oletusarvoisesti alkuperäinen liiteasiakirja (esim. NDA-malli) poistetaan ja yhdistetty asiakirja liitetään sopimustietueeseen, kun sopimus lähetetään.

  • Liitä yhdistetty dokumentti – Kun yhdistämismääritystä sovelletaan sopimukseen, tämän vaihtoehdon valinnalla asiakirja liitetään yhdistettyihin tietoihin sopimuksen tietueeseen, kun sopimus on lähetetty.
  • Poista alkuperäinen dokumentti – Kun yhdistämismääritystä sovelletaan sopimukseen, tämän vaihtoehdon valinnalla alkuperäinen malliasiakirja poistetaan sopimuksen tietueesta, kun sopimus on lähetetty.
Huomautus:

Nämä yleiset asetukset vaikuttavat kaikkiin yhdistämismääritysmalleihin.

Asetusten muuttaminen:

 

  1. Valitse Määritys > Alustan työkalut > Mukautettu koodi > Mukautetut asetukset

  2. Napsauta selitettä Adobe Signin yhdistämismääritysasetukset.

  3. Napsauta Hallinta-painiketta.

  4. Napsauta New-painiketta.

  5. Muokkaa asetuksia tarvittaessa ja valitse Tallenna.


Yhdistämisasetusten vianetsintä

Salesforce-kenttien tarkistussäännöt voivat aiheuttaa vastaavuusmäärityksen epäonnistumisen. Esimerkiksi Salesforcen sähköpostikentän yhdistäminen Adobe Signin tekstikenttään voi epäonnistua, jos kentän sisältö ei ole kelvollinen sähköpostiosoite.

Jos yhdistäminen jostain syystä epäonnistuu, virheilmoitus kirjataan Yhdistämisen vastaavuusvirhe (echosign_dev1__Merge_Mapping_Error__c) -kenttään Adobe Signin sopimusobjektissa, ja sähköposti lähetetään virheestä ilmoittavan yhdistämismäärityksen omistajalle.  

Huomautus:

Epäonnistuneista yhdistämiskentistä voi myös luoda raportin tai luettelonäkymän.

Sähköposti-ilmoitus on käytössä oletuksena, mutta se voidaan ottaa pois käytöstä säätämällä asetusta:

  1. Valitse Määritys > Alustan työkalut > Mukautettu koodi > Mukautetut asetukset

  2. Napsauta kohtaa Adobe Signin asetukset

  3. Napsauta Hallinta-painiketta Mukautetun asetuksen määritelmä -sivulla.

  4. Valitse Uusi tai Muokkaa Mukautettu asetus -sivulla.

  5. Etsi kohta Ota käyttöön vastaavuusvirheen ilmoitus ja muuta tarvittaessa.


Tietomääritykset – Allekirjoittajan tietojen ja tiedostojen siirtäminen Salesforce-tietueisiin

Adobe Signin lomakekenttätietojen yhdistämisen avulla voit määrittää, miten Adobe Sign päivittää Salesforce.com-objektit allekirjoittajilta keräämillään tiedoilla. Voit esimerkiksi päivittää allekirjoittajan yhteyshenkilön tietueen Salesforce.comiin asiakirjan valmistumisen ja allekirjoituksen yhteydessä saamillasi osoitteella ja puhelinnumerolla. Voit lisäksi siirtää allekirjoitetun Adobe Sign -sopimuksen, jäljitysketjun ja muun ladatun tukiasiakirjan takaisin vastaanottajilta Salesforce-objekteihin määrittämällä tiedostojen vastaavuusmääritykset. 


Lomakekenttien tietojen yhdistämisasetuksista

Adobe Signin tietojen yhdistämisasetuksilla päivitetään Salesforce-objektit, kun Adobe Sign -sopimus allekirjoitetaan, tai tietyssä sopimuksen työnkulun vaiheessa. Jokainen tietomääritys asetetaan etuajassa ja sisältää tietomäärityssäännöt. Jokaisella tietomäärityssäännöllä määritetään tietolähde ja Salesforce-kohdekenttä, joka sillä on päivitettävä.

Yhdistämismäärityksen tietolähde voi olla Adobe Sign -lomakekenttä, tietty vakioarvo tai Adobe Sign -sopimuksen kentän arvo. Kunkin tietomäärityksen kohteen kohde voi olla kenttä Salesforce-objektissa, johon voidaan viitata Adobe Sign -sopimuksesta.

Esimerkiksi alla olevalla yhdistämismäärityksellä päivitetään allekirjoittajan etu- ja sukunimi (allekirjoittajan syöttämällä tavalla) Yhteyshenkilö-objektiin. Sen avulla päivitetään myös mahdollisuuden vaihe ja lisätään allekirjoitettu sopimus ja jäljitysketju mahdollisuuteen, kun sopimus allekirjoitetaan. 

Lisää esimerkkejä tietomäärityksen käyttämisestä Salesforcen päivittämiseen:

  • Vastaanottajan yhteystietojen päivittäminen
  • PO-numeron lisääminen mahdollisuuteen
  • Tilin maksutietojen päivittäminen
  • Mahdollisuuden vaiheen muuttaminen, kun sopimus on allekirjoitettu
  • Allekirjoitetun PDF-tiedoston ja jäljitysketjun lisääminen yhteystietoon. 

 


Lomakekentän tietomäärityksen luominen

Luo uusi Adobe Sign -tietomääritys noudattamalla seuraavia vaiheita:

  1. Valitse Adobe Sign ruudun vasemmassa yläkulmassa olevasta sovellusten käynnistyspainikkeesta.

  2. Napsauta Tietomääritykset-välilehteä

  3. Napsauta Tietomääritykset-kotisivulla Uusi-painiketta

  4. Nimeä tietokarttasi

    Kirjoita Uusi tietomääritys -sivulla määrityksen yksilöllinen nimi ja valitse, haluatko sen oletusarvoksi.

    Jos valitset kohdan Oletustietomääritys, vastaavuusmääritys suoritetaan oletuksena, kun sopimukset on allekirjoitettu.

    • Tietomääritystä ei tarvitse asettaa oletusarvoksi. Voit määrittää sen sopimusmalliksi, jota käytetään, kun sopimus luodaan.
    Uusi tietomääritys

  5. Voit nyt tallentaa määrityksen ilman kenttien määrittämistä tai jatkaa Kenttäkohtaisten määritysten määrittäminen -kohtaan.

    Huomautus:

    Jos mukautettuja Adobe Sign -kenttiä ei ole asiakirjassa, josta tuot, et voi tuoda oletusarvoisia Adobe Sign -vakiokenttiä, jotka tuodaan jokaisen allekirjoitetun sopimuksen yhteydessä. (esim. allekirjoitettu (päiväys), sähköposti, etunimi, sukunimi, työnimike ja yritys).


Kentästä kenttään -määritysten asettaminen

Kenttämääritys -osiossa voidaan määrittää Salesforce-ympäristön kenttien ja sopimuslomakkeen kenttien väliset suhteet.

  • Määrityssääntöjä voidaan luoda mille tahansa Salesforcen kentälle, myös mukautetuille kentille.

Kenttien määritys on prosessi:

  1. Salesforcen tietoja vastaanottavan object.field-kentän valitseminen
  2. Tietojen lähteen määrittäminen
  3. Lähdekentän sisällön kohdekenttään siirtävän tilatapahtuman määrittäminen

Yleensä on suositeltavaa, että järjestelmänvalvojat lataavat lomakekenttänsä Salesforceen, jotta he voivat sitten tuoda kenttien nimet allekirjoitetusta sopimuksesta ja mahdollistaa kenttien nimen valitsemisen valintaluettelosta (käsin kirjoittamisen sijaan):

Kenttämääritys-osan ylälaidassa on toiminto, jolla voidaan tuoda kenttiä allekirjoitetusta sopimuksesta.

Tämän toiminnon avulla voit valita minkä tahansa allekirjoitetun sopimuksen ja tuoda lomakkeessa käytettävissä olevien kenttien nimet.

  • Vain allekirjoitusprosessin aikana päivitetyt kentät palautetaan. Muuttamattomat kentät ohitetaan.

Tuo kenttiä sopimuksesta seuraavasti:

  1. Napsauta Tuo lomakekenttiä -painikkeen vieressä olevaa hakukuvaketta.

    • Näyttöön avautuu viimeisimpien sopimustesi luettelon sisältävä hakusivu.
  2. Valitse tuotavat kenttien nimet sisältävä sopimus (napsauta sitä).

    Tietomäärityksen tuontikentät

  3. Napsauta Tuo lomakekenttiä -painiketta. Tuotujen kenttien lukumäärä näytetään.


Voit määrittää kenttien väliset suhteet seuraavasti:

  1. Lisää tietue valitsemalla Lisää yhdistäminen.

  2. Määritä kohde, lähde ja käynnistin:

    1a. Mikä Salesforce-objekti päivitetään? – Valitse Salesforce-kohdeobjekti, jonka tiedot päivitetään.

    1b. Mikä Salesforce-kenttä päivitetään? – Valitse Salesforce-kohdekenttä, jonka tiedot päivitetään.

    2a. Mistä tiedot tulevat – Valitse tyyppi – Valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista:

    • Sopimuskenttä – Sisältää Salesforcen Sopimus-objektin objektien luettelon.
    • Jatkuva - Mahdollistaa pysyvän arvon (literaaliarvon) syöttämisen
    • EchoSign-lomakekenttä – Mahdollistaa kenttien nimet sisältävän luettelon tuonnin allekirjoitetuista sopimuksista esittämistä varten.
      • Arvot voidaan kirjoittaa myös käsin.

    2b. Mikä on tietojen arvo? – Määritä valitun Tiedot ovat peräisin -vaihtoehdon mukaan seuraavat:

    • EchoSign-lomakekentästä peräisin olevat tiedot – Valitse EchoSign-lomakekenttä tai anna kentän nimi. Napsauta kuvaketta kentän vasemmalla puolella, kun haluat vaihtaa tekstinsyöttökentän ja valittavan pudotusvalikon välillä, jossa näytetään käytettävissä olevat ja tuodut lomakekenttien arvot.
    • Vakioarvosta peräisin olevat tiedot – Kirjoita arvo. Voit esimerkiksi antaa kenttäarvon, jonka haluat muuttaa Salesforcen valintaluettelossa. Voit myös syöttää numeron tai tekstin, jonka haluat päivittää Salesforce-kenttään.
    • Sopimuskentästä peräisin olevat tiedot – Valitse sopimuskenttä pudotusvalikosta.

    3. Milloin vastaavuusmääritys suoritetaan? – Valitse sopimuksen tila – Tietomääritys suoritetaan, kun sopimuksen tila muuttuu määritetyksi tilaksi.

    • Allekirjoitettu/Hyväksytty/Hyväksytty/Lomake täytetty/Toimitettu
    • Odotetaan vasta-allekirjoitusta/hyväksyntää/kelpuutusta/lomakkeen täyttöä/toimitusta
    • Allekirjoitettavana/Hyväksyntä/Kelpuutus/Lomakkeen täyttö/Toimitus
    • Peruutettu/Hylätty
    • Vanhentunut

  3. Toista vaiheita 1–2, kunnes kaikki kenttien suhteet on määritetty.

    Tallenna edistymisesi.

Tietuetasolla voit halutessasi hallita sisältöpäivityksen sisällön siirtämistä. Napsauta Toimet-kohdan alla Asetukset-kuvaketta (hammasrataskuvaketta).

Kenttien vastaavuusmääritysarvon asetukset -valintaikkunassa voit tehdä seuraavat määritykset:

  • Älä korvaa entisiä – Jos tämä valitaan ja arvo on jo Salesforce-kohdekentässä, älä korvaa arvoa yhdistämissäännöllä.
  • Älä kirjoita tyhjää – Jos tämä valitaan ja Adobe Sign -sopimuksen lähdearvo on tyhjä, älä kirjoita tyhjää arvoa Salesforce-kohdekenttään tätä yhdistämissääntöä käyttämällä.

Valitsemalla Poista käytöstä -vaihtoehdon voit myös valinnaisesti poistaa yhdistämisrivin käytöstä, jolloin sitä ei suoriteta.


Kenttämäärityksen määrittäminen

Voit yhdistää valmiin Adobe Sign -sopimuksen ja/tai jäljitysketjun valittuun Salesforce-kohdeobjektiin seuraavasti:

  1. Tiedoston vastaavuusmääritys -osassa:

    Valitse Lisää määritys

  2. Määritä tiedostot, jotka haluat lisätä, kohdeobjekti, johon ne lisätään, ja lisäyksen tyyli:

    1. Mikä Salesforce-objekti päivitetään? – Valitse tiedostoilla päivitettävä Salesforce-kohdeobjekti.

    2a. Kuinka haluat lisätä tiedoston? – Tiedoston esitystapa kohdeobjektissa:

    • Lisää viitelinkki tiedostoon – Sisältää PDF-sopimusasiakirjan URL-osoitteen.
      • Viittauslinkit on määritettävä tekstipohjaiseen kenttään (esim. Merkkijonoon tai valintaluetteloon). Katso 2c alla.
      • Viittauslinkit tukevat vain tiedostotyyppiä Allekirjoitettu sopimus – Yhdistetty PDF.
    • Liitä tiedosto suoraan objektiin – Liitä PDF-asiakirja suoraan yhdistettävään objektiin, jos liiteluettelo on käytettävissä kyseiselle objektille
      • Kaikki Salesforce-objektit eivät tue tiedostoliitteitä (esim Käyttäjät).

    2b. Tallenna liitteenä – Kun tämä vaihtoehto on valittuna, dokumentti tallennetaan Liitetiedosto-objektina. Jos tätä vaihtoehtoa ei ole valittu, sisältö tallennetaan Tiedosto-objektina.

    2c. Mihin kenttään tiedoston URL lisätään? – Vaaditaan vain, jos valitset Liitä viitelinkki tiedostoonValitse kohdekenttä, johon URL-osoite kopioidaan

    3. Mikä tiedosto lisätään? – Vaihtoehdot ovat seuraavat:

    • Allekirjoitettu sopimus – Yhdistetty PDF – Valitse tämä vaihtoehto, jos lähetät allekirjoitettavaksi useita dokumentteja yhdessä tapahtumassa ja haluat, että lopullinen allekirjoitettu PDF-tiedosto tallennetaan yhtenä yhdistettynä PDF-tiedostona.
    • Allekirjoitettu sopimus – Erilliset PDF:t – Valitse tämä vaihtoehto, jos lähetät allekirjoitettavaksi useita dokumentteja yhdessä tapahtumassa ja haluat, että yksittäiset tiedostot liitetään Salesforce-tietueeseen erillisinä PDF-tiedostoina.
    • Jäljitysketju – Valitse tämä vaihtoehto, kun haluat siirtää jäljitysketjun PDF-muodossa takaisin Salesforce-tietueeseen.
    • Tukidokumentit – Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat siirtää vastaanottajien lähettämät tukidokumentit Salesforce-tietueeseen.
  3. Milloin yhdistäminen suoritetaan? – Valitse sopimuksen tila – Tietomääritys suoritetaan, kun sopimuksen tila muuttuu määritetyksi tilaksi.

    Vaihtoehdot ovat seuraavat:

    • Allekirjoitettu/Hyväksytty/Hyväksytty/Lomake täytetty/Toimitettu
    • Odotetaan vasta-allekirjoitusta/hyväksyntää/kelpuutusta/lomakkeen täyttöä/toimitusta
    • Allekirjoitettavana/Hyväksyntä/Kelpuutus/Lomakkeen täyttö/Toimitus
    • Peruutettu/Hylätty
    • Vanhentunut
  4. Kun tietomääritys on valmis, napsauta Tallenna-painiketta.

  5. Asiakkaiden, joilla on alitoimialue Adobe Signin URL-osoitteessa (esim. https://caseyjones.na1.adobesign.com,caseyjones.na1.adobesign.com), on lisättävä URL-osoitteensa Salesforcen Etäsivusto-luetteloon.

    Tämä tarvitaan vain, kun yhdistetään allekirjoitettua sopimusta:

    1. Valitse Määritys > Asetukset > Suojaus > Etäsivuston asetukset.
    2. Napsauta Uusi etäsivusto -painiketta.
    3. Lisää Adobe Signin URL-osoite uuden etäsivuston URL-osoitteeksi
    Etäsivuston asetukset


Oletusarvoisen ja usean tietomäärityksen käyttäminen

Voit luoda tietomäärityksiä tarpeellisen määrän. Oletusmääritykseksi määritetty tietomääritys suoritetaan, kun sopimuksen tila muuttuu. Vain yksi määritys voi olla oletusmääritys.

Voit myös määrittää erikseen, mitä tietomääritystä haluat käyttää sopimuksessa viittaamalla siihen sopimuksen Tietomääritys (echosign_dev1__Process_Template__c) -kentässä. Voit määrittää käytettävän tietomäärityksen suorittamalla mukautetun liiketoimintalogiikan Salesforcen työnkulun tai laukaisimen avulla. Huomaa, että kenttää ei tarvitse asettaa osoittamaan oletusmääritykseen. Oletusmääritys suoritetaan, jos tämä kenttä on jätetty tyhjäksi.

Voit myös suorittaa määrityksen ennen kuin sopimuksen tilaksi muuttuu ”Allekirjoitettu” tai sen jälkeen (esim. suorita määritys, kun ensimmäinen allekirjoittaja on allekirjoittanut sen) määrittämällä Käynnistä tietojen vastaavuusmääritys (echosign_dev1__Trigger_Process_Template__c) -valintaruutu. Voit määrittää, milloin tietomääritys suoritetaan suorittamalla mukautetun liiketoimintalogiikan Salesforcen työnkulun tai laukaisimen avulla.

Voit myös yhdistää tietomäärityksen sopimusmalliin. Katso lisätietoja kohdasta Sopimusmallit.


Tietomääritysten vianetsintä

Salesforce-kenttien tarkistussäännöt voivat aiheuttaa vastaavuusmäärityksen epäonnistumisen. Esimerkiksi Adobe Sign -tekstikentän yhdistäminen Salesforcen sähköpostikentän tarkistukseen voi epäonnistua, jos kentän sisältö ei ole kelvollinen sähköpostiosoite.

Varmista, että Adobe Sign -lomakekentän tarkistussäännöt ovat käytössä aina kun se on mahdollista, jotta allekirjoittajien syöttämien tietojen siirtyminen Salesforceen varmistetaan. Adobe Signin PDF-lomakkeen vakiokenttien tarkistussääntöjen avulla voit luoda tarkistussääntöjä, kun Adobe Signin tekstitunnisteet ovat käytössä. Katso lisätietoja kohdasta Tekstitunnistedokumentaatio.

Jos yhdistäminen jostain syystä epäonnistuu, virheilmoitus kirjataan Tietojen vastaavuusvirhe (echosign_dev1__Data_Mapping_Error__c) -kenttään Adobe Signin sopimusobjektissa, ja sähköposti lähetetään virheestä ilmoittavan tietomäärityksen omistajalle.  

Huomautus:

Epäonnistuneista yhdistämiskentistä voi myös luoda raportin tai luettelonäkymän.

Sähköposti-ilmoitus on käytössä oletuksena, mutta se voidaan ottaa pois käytöstä säätämällä asetusta:

  1. Valitse Määritys > Alustan työkalut > Mukautettu koodi > Mukautetut asetukset
  2. Napsauta Adobe Sign -asetukset -selitettä.
  3. Valitse Hallinta.
  4. Valitse Uusi (tai Muokkaa).
  5. Etsi (ctrl/cmd +f) Ota käyttöön vastaavuusvirheen ilmoitus -asetus.
  6. Tee asetukseen haluamasi muutokset.
  7. Valitse Tallenna.


Sopimusmallit ja työnkulut

Adobe Sign -sopimusmallit tarjoavat helpon tavan määrittää monta oletusarvoa ja asetusta sopimuksiin etuajassa. Sopimusmalli voidaan myös liittää Lähetä allekirjoitettavaksi -painikkeeseen.


Sopimusmalleista

Sopimusmalleissa sopimuksen kentät, kuten nimi, viesti, kieli, vanhentumispäivät ja suojausasetukset, määritetään ennakkoon. Sopimusmalleihin voidaan liittää myös tietomääritys, yhdistämismääritys ja objekti (esim. Mahdollisuus, Tili, Yhteyshenkilö, Liidi, Mahdollisuus ja Sopimus). Lisäksi voidaan esiasettaa vastaanottomääritelmiä, yhdistää kenttiä sopimuskenttiin ja esimäärittää liitetiedostoja.

Voit myös määrittää Lähetä-allekirjoitettavaksi -painikkeen, joka näkyy liittyvässä objektitietueessa (esim. Mahdollisuus). Se voidaan linkittää oletuksena sopimusmalliin. Sopimus luodaan sopimusmallien avulla painiketta napsauttamalla.


Sopimusmallin luominen

Luo uusi sopimusmalli noudattamalla seuraavia vaiheita:

  1. Valitse Adobe Sign ruudun vasemmassa yläkulmassa olevasta sovellusten käynnistyspainikkeesta.
  2. Napsauta Sopimusmallit -välilehteä.
  3. Napsauta Sopimusmallit-kotisivulla Uusi-painiketta.
Uusi malli

 

Näyttöön tulee ruutu, jossa kehotetaan antamaan uusi mallin nimi:

    4. Kirjoita mallin nimi ja napsauta Tallenna

►Jos työnkulut on otettu käyttöön, mahdollisuus valita työnkulku mallille on käytettävissä, mutta se ei ole pakollinen. 

Anna mallille nimi

Uusi Sopimusmalli-sivu avautuu, ja näyttää nimen ylhäällä.

Nimen oikealla puolella on Näytä lisää -pudotusvalikkokuvake, josta aukeaa valikko, jossa on seuraavat vaihtoehdot:

  • Muokkaa nimeä – Muuta nykyisen mallin nimeä
  • Vaihda omistajaa – Muuta nykyisen mallin omistajaa. Tulee olla määritettynä nykyiselle käyttäjälle Salesforce-organisaatiossa
  • Kloonaa – Luo nykyisen mallin toiseen kertaan, mutta yksilöidyllä Salesforcen tunnusnumerolla
  • Poista – Poistaa nykyisen mallin Salesforcesta
Sopimusmallin ylätunnisteen asetukset

 

Heti Tallenna-painikkeen alapuolella on mallin tunnus sekä metatiedot koskien mallin luojaa, omistajaa ja viimeisintä muokkaajaa.

Aktiivinen / aktivointi poistettu -kytkin määrittää, onko malli saatavana vai ei (vastaavasti). Uudet mallit luodaan Aktiivisena-tilassa.

Mallin metatiedot

Mallin tiedot sisältää mallilla luotujen ja Salesforceen viittaavien sopimusten ydintiedot.

  • Sopimuksen nimi – Tämä kenttä määrittää Sopimuksen oletusnimen. Kaikki sopimukset luodaan aluksi tällä nimellä.

Tekstikentät, kuten Sopimuksen nimi, voivat käyttää Salesforcen muuttujia osana määritystä, jotta voidaan dynaamisesti luoda merkityksellisiä kenttäarvoja.

Voit esimerkiksi mukauttaa Sopimuksen nimeä ja sisällyttää vastaanottajan nimen siihen, kun sopimusta luodaan. Esim. Acme Corp -sopimus – {!Name}

  • Salesforce-objekti – Valitse Salesforcen pääobjekti, jota haluat käyttää pääviitteenä joillekin sopimusmallin valinnaisille määritelmille.

Voit esimerkiksi määrittää sopimuksen Vastaanottajat, Kenttämääritykset tai Liitteet etsimään kenttiä ja yhdistämään pääobjektiin tai tietoihin hakuobjekteista. 

Jos sopimusmalliin on määritetty pääobjekti, sopimus on aloitettava pääobjektin Lähetä allekirjoitettavaksi -painikkeesta. (Katso lisätietoja oletuspainikkeen käyttöön ottamisesta ja uuden Lähetä allekirjoitettavaksi -painikkeen luomisesta kohdasta Ota käyttöön Lähetä allekirjoitettavaksi -painike.)

  • Automaattinen lähetys – Ota tämä vaihtoehto käyttöön, jos haluat käyttää automaattisia työnkulkuja, joilla haluat laukaista sopimusten lähetyksen tai jos haluat lähettää sopimuksen automaattisesti, kun käyttäjä napsauttaa Lähetä allekirjoitettavaksi -painiketta Salesforce-tietueesta. 

Jotta automaattinen lähetys toimii, sopimusmalliin on määritettävä vähintään yksi vastaanottaja ja yksi liite.

Lisäasetukset

  • Sopimustyyppi – Valitse määritettyjen sopimustyyppien luettelosta.
    • Tästä toiminnosta on hyötyä raportoitavuuden parantamisessa.
  • Kieli – Määrittää vastaanottajalle osoitetuissa viesteissä, mukaan lukien sähköposteissa ja näyttöohjeissa, käytetyn kielen
  • Valitse tämän sopimuksen allekirjoitustyyppi – Valitse kerättävän allekirjoituksen oletusarvo:
    • Sähköinen allekirjoitus – Sähköiset allekirjoitukset kerätään oletusarvoisesti
    • Kirjoitettu allekirjoitus – Vastaanottajia ohjeistetaan lataamaan asiakirja, allekirjoittamaan se fyysisesti, skannaamaan allekirjoitettu asiakirja, ja lataamaan asiakirja Adobe Signiin.


Määritä tiedot sopimuskenttiin

Määritä tiedot sopimusmallin sopimuskenttiin seuraavasti:

Napsauta Määritä tiedot sopimuskenttiin -linkkiä.

Määritä tiedot sopimusmallin sopimuskenttiin seuraavasti:

Napsauta Määritä tiedot sopimuskenttiin -linkkiä ja valitse vastaavuusmääritystapa:

  • Valitse objektista
    • Tämä valinta edellyttää, että Salesforce-objekti on määritetty.
    • Valitse määrittämäsi pääobjektin mukaan kentän Lähde ja Kohdesopimuskenttä.

Pääobjektina voi olla esimerkiksi mahdollisuus. Valitse seuraavassa ruudussa lähdekenttä pääobjektista (esim. Mahdollisuus) ja valitse myös sopimuksen kohdeobjektikenttä, johon tiedot yhdistetään.

  • Anna tarkka arvo
    • Lisää kirjainarvo Kohdesopimuskenttään

Kaikki vastaavuusmääritetyt kentät on luetteloitu mallissa, jossa niitä voidaan muokata tai poistaa yksittäin.

Liitä ne asiakirja(t), jotka mallin kuuluu toimittaa.

Jos asiakirjoja ei ole liitetty malliin, lähettäjän täytyy valita asiakirja sopimusta määritettäessä.

Jos malli on määritetty Automaattinen lähetys -tilaan, niin silloin ainakin yksi asiakirja tulee olla liitettynä malliin.

  • Lisää asiakirja lataamalla – Ylin kenttä sallii tiedoston lisäämisen työpöydältä vetämällä ja pudottamalla, tai lataamalla tiedoston valikkovetoisen ohjatun toiminnon avulla
Huomautus:

Mikä tahansa tiedosto, mikä on lisätty vetämällä ja pudottamalla tai Lataa tiedostot -toiminnolla, lisätään Salesforcen asiakkuudenhallinta ja tiedostot -sisältöön (tallennetaan tiedostona) ja on lataajan omistama.

  • Valitse lisää asiakirjoja – Tämän vaihtoehdon avulla voit hakea tiettyä asiakirjaa erikseen määritetyistä kirjastoista käyttämällä valintapainikkeiden alla olevaa Haku-toimintoa:
    • Salesforcen asiakkuudenhallinta ja tiedostot – Henkilökohtainen kirjastosi. Kaikki järjestelmästäsi lataamasi asiakirjat tallennetaan tähän kirjastoon myöhempää käyttöä varten
    • Salesforce-dokumentit – Salesforce-kirjasto, joka on jaettu käyttäjien kesken.
    • Adobe Sign -kirjasto – Adobe Sign -järjestelmään tallennettu kirjaston sisältö
    • Tarkennettu haku – Käyttöliittymä, jossa on kaikki yllämainitut vaihtoehdot saatavana

Lisäasetukset

Lisää asiakirja objektista tai käytönaikaisesta muuttujasta – Tämä vaihtoehto sallii asiakirjan tai objektin valinnan Salesforce-objektista tai käytönaikaisesta muuttujasta.  

Jotkin Salesforcen pääobjektit tarjoavat lisävaihtoehtoja asiakirjan lähteeksi (esim. jos Mallin tiedot -välilehdessä määritetty Salesforce-objekti on Mahdollisuus, lisävaihtoehtona lähteeksi on Lisää Mahdollisuuden tarjouksesta)

 

Valittavissa on kolme vaihtoehtoa:

○ Lisää Salesforce-objektista

Lähdetyyppi – Valitse asiakirjalle objektityypiksi joko Tiedosto tai Liite

►Asiakirjavalikoima – Valitse liitettävä asiakirja jonkin seuraavista kriteereistä perusteella:

○ Viimeisin asiakirja – Viimeisin luontipäivämäärä

○ Vanhin asiakirja – Vanhin luontipäivämäärä

○ Kaikki asiakirjat – Kaikki löydetyt asiakirjat

○ Lisää mahdollisuustarjouksesta

►Tarjouksen tyyppi:

○ Uusin tarjous

○ Vanhin tarjous

►Tarjoustyypin määrittänyt:

○ Viimeisin muokkauspäivä

○ Luontipäivä

►Tarjousdokumentin tyyppi

○ Uusin dokumentti

○ Vanhin dokumentti

○ Kaikki dokumentit

○ Käytönaikainen muuttuja

Lisää liite dynaamisesti objektista

Lisää käytönaikaisen muuttujan nimi – Määritä muuttuja ja tunnistetyyppi Salesforce-objektistasi.

 

  • Lisää lomakekenttämalli – Tuo kenttämalli Adobe Sign -kirjastosta.

Vastaanottajat-välilehti hallinnoi sopimuksen vastaanottajien pinoa.

  • Kaikki vastaanottajat allekirjoittavat – Kaikkien mallissa olevien vastaanottajien tulee osallistua prosessiin heille määritettyjen roolien mukaisesti. Tämä asetus on käytössä kaikissa sopimuksissa, joiden allekirjoittajana ei odoteta olevan pelkästään lähettäjä
  • Vain lähettäjä allekirjoittaa käyttöön – Ota tämä ominaisuus käyttöön Vain minä allekirjoitan -toiminnallisuuden lisäämiseksi tässä mallissa.

Ota Vain lähettäjä allekirjoittaa -toiminto käyttöön -asetus on oltava käytössä, jotta tätä asetusta voidaan käyttää. Vaatimusten perusteella asetus voidaan määrittää vain luku -tilaan käyttämällä Vain lähettäjä allekirjoittaa (vain luku) -asetusta.

Vastaanottaja-pino määrittää sopimuksen neljä kriittistä elementtiä:

  • Kuka on osallisena sopimuksessa – Jokainen sopimuksen vastaanottaja (ja sen kopiona saanut) on lueteltu huomaamattomasti
  • Miten heidät varmennetaan – Vastaanottajan henkilöllisyyden varmennus voidaan määrittää vastaanottajakohtaisesti
  • Mitä he saavat tehdä – Jokaiselle vastaanottajalle voidaan määrittää oma rooli, joka määrittää heidän toimintaoikeudet sopimuksessa ja miten heidät kirjataan auditointiraporttiin
  • Missä järjestyksessä he saavat käyttöoikeudet sopimukseen – Vasemmanpuoleisin numero määrittää, missä vaiheessa kierrosta vastaanottaja saa asiakirjan käyttöoikeuden.

Tyypilliset allekirjoitusprosessit ovat peräkkäisiä, mutta rinnakkainen prosessi voidaan saada aikaiseksi muokkaamalla indeksinumerot saman arvoisiksi. Tämä voidaan tehdä koko vastaanottajapinolle, jolloin prosessista tulee täysin rinnakkainen, tai vain pinon yhdelle osalle, jolloin syntyy allekirjoitusten yhdistelmäprosessi.

Vastaanottajat voidaan lisätä:

  • Salesforce-objekti – Yhteyshenkilö, Käyttäjä, Johtohenkilö, tai Ryhmä
  • Sähköposti – Mikä tahansa sähköposti osoite on kelvollinen
  • Käytönaikainen muuttuja – Lisää dynaamisesti käyttäjän pääobjektista tuodun muuttujan arvon perusteella (määritetty Mallin tiedot -välilehdessä)

Viesti-osio tuo Sopimuksen nimen Mallin tiedot -välilehdestä.

  • Sopimuksen nimi -kohdan tekstikentän yleinen viesti lisätään vastaanottajille lähetettyyn sähköpostiin.

Lisäasetukset

  • Ota isännöity allekirjoitus (henkilökohtainen allekirjoitus) käyttöön – Ota käyttöön isännöidyn, henkilökohtaisen allekirjoituksen helpottamiseksi, jos allekirjoittaja on saatavilla.
    • Allekirjoituksen isännöinti ei tue lomakkeen esitäyttöä ja määritettyjen kenttien esikatselua (alla).
  • Ota esikats. ja kenttien asett. käyttöön – Ottamalla käyttöön tämän asetuksen voit esikatsella sopimusta ja vetää ja pudottaa lomakekenttiä siihen ennen sen lähettämistä allekirjoitettavaksi
  • Lähetä tämän käyttäjän puolesta – Sopimus lähetetään käyttäjän puolesta, jonka tietuetunnus on määritetty tässä kentässä.

Huomautus: Jos Lähetä tämän käyttäjän puolesta -vaihtoehto on käytössä, se on otettava ensin käyttöön noudattamalla näitä ohjeita.

  • Edistykselliset vahvistustavat – Tämän asetuksen avulla voit määrittää vastaanottajien vahvistusmenetelmät, jos hallitset allekirjoittajan vahvistusta sisäisen/ulkoisen vastaanottajan tilan perusteella.

Voit valinnaisesti määrittää Tietojen yhdistämismääritykset -välilehdellä, mitkä tieto- ja yhdistämismääritykset (tai molemmat) suoritetaan automaattisesti, kun sopimuksia lähetetään tämän sopimusmallin avulla.

 Yhdistämisasetus – Valitse tietomääritys, jolla yhdistetään Salesforce-kentät sopimukseen ennen sen lähettämistä

 Tietomääritys – Valitse tietomääritys, jota käytetään syöttötietojen määrittämiseen allekirjoitetusta sopimuksesta takaisin Salesforceen

 

Lisäsäännöt ovat asetuksia, joilla voidaan automatisoida yleisiä sopimustehtäviä:

  • Automaattiset muistutukset – Valitse vaihtoehto automaattisiksi muistutuksiksi. Vaihtoehdot ovat Ei koskaan, Joka päivä allekirjoittamiseen asti ja Joka viikko allekirjoittamiseen asti.
  • Päiviä jäljellä ennen vanhenemista – Syötä päivien lukumäärä, joiden kuluessa sopimus vanhenee
    • Annettujen päivien määrä lisätään nykyiseen päivämäärään, kun sopimustietue luodaan sopimusmallista viimeisen voimassaolopäivän dynaamista laskentaa varten

Huomautus: Organisaatiot, jotka käyttävät versiota 21.x edeltävää pakettia, näkevät Päiviä jäljellä ennen vanhenemista -kentän numerokenttänä.

Organisaatiot, joiden paketin asennusversio on vähintään 21.x, näkevät tämän tekstikenttänä, minkä ansiosta se voi viitata muihin pääobjektin kenttiin (esim. {!Expiry Date}).

Asiakkaat, jotka ovat päivittäneet v21-versiota edeltävästä versiosta, näkevät molemmat kentät.

  • Allekirj. jälk. uud.ohj. URL-osoite – Sopimuksen allekirjoittajat ohjataan uudelleen määrättyyn URL-osoitteeseen automaattisesti allekirjoittamisen jälkeen syöttämällä URL-osoite. Ota allekirj. jälk. aset. käyttöön -asetus on oltava käytössä, jotta tätä asetusta voidaan käyttää.
  • Allekirj. jälk. uudelleenohj. viive (s) – Jos Ota allekirjoituksen jälkeiset asetukset käyttöön -asetus on käytössä ja Allekirjoituksen jälkeinen uudelleenohjauksen URL-osoite on määritetty (katso alla), syötä numero sekunteina, joiden pitäisi kulua ennen uudelleenohjauksen suorittamista.
  • Salasanalla suojattu allekirjoitettu dokumentti – Ota tämä asetus käyttöön, jos haluat salata allekirjoitetun PDF-asiakirjan, joka lähetetään allekirjoittajille.
  • Aseta kaikkien sopimusten oletusmalliksi – Ota tämä vaihtoehto käyttöön, jos haluat asettaa kyseisen mallin oletussopimusmalliksi uusille sopimuksille. Voit myös määrittää sopimusmallin liittymään muihin sopimuksiin, mikä voi ohittaa oletussopimusmallin. Voit esimerkiksi luoda mukautetun Lähetä allekirjoitettavaksi -painikkeen tiliobjektille, joka liittyy sopimusmalliin. Katso lisätietoja mukautetuista painikkeista kohdasta Ota käyttöön Lähetä allekirjoitettavaksi -painike.
  • Käyttöön Chatter Publisherin toimintoina – Jos organisaatiossasi on käytössä Chatter Publisher -toiminnot, voit valita tämän ruudun sopimusmallin käyttöönottoa varten. Chatterin Publisher-toiminnolla käyttäjät voivat lähettää sopimuksia Chatterista. Valitse tämä ruutu, kun haluat ottaa käyttöön tämän sopimusmallin Chatter-toimelle jotakin seuraavaa pääobjektia varten: Yhteyshenkilö, Tili tai Mahdollisuus. Jos pääobjektina on esimerkiksi Mahdollisuus, valitsemalla tämän ruudun käyttäjät voivat lähettää tällä sopimusmallilla mistä tahansa mahdollisuuden Chatter-syötteestä. Jos pääobjekti jätetään tyhjäksi, sopimusmallin voi ottaa käyttöön kotisivun Chatter-syötteessä. Lue lisää ominaisuuden Adobe Signin Chatter Publisher -toiminnot käyttöönotosta


Ota Adobe Signin työnkulut käyttöön

Salesforce voidaan helposti määrittää tuomaan työnkulkuja Adobe Signista, ja edustajat voivat joustavasti lähettää sisältöjä molemmista ympäristöistä käyttämällä esimerkiksi samaa vastaanottajarakennetta, todennusmenetelmää ja postin jakelua.

Työnkulkujen käyttö Salesforce-mallien lähteenä antaa myös mahdollisuuden käyttää dokumenttien monitoimimalleja, joissa vastaanottajia voidaan sisällyttää tai ohittaa tarpeen mukaan.

Valitse työnkulku

Salesforce-mallin määritys muuttuu hieman, kun siihen lisätään työnkulku, sillä työnkulku muuttaa Vastaanottajat-välilehteä työnkulun mukaisesti ja lisää joitakin määritettyjä elementtejä, jotka normaalisti määritetään SFDC-mallissa.

Alla olevassa luettelossa on esitetty määritysprosessin erot:

Työnkulkujen käytölle Salesforcessa on kolme edellytystä:

  1. Pidä vähintään yksi työnkulku käytettävissä Adobe Signissa.
  2. Määritä Salesforce-tili push-sopimuksia varten 
    • Tämä prosessi luo sivuston takaisinsoitto-URL-osoitteen, jota tarvitset seuraavassa vaiheessa, joten tee tämä ensin.
  3. Kirjoita sivuston takaisinsoitto-URL-osoite Adobe Signin mukautettujen asetusten Takaisinsoitto-URL-osoitteen sopimusilmoitus -kenttään:
    • Olettaen, että olet määrittänyt push-sopimukset:
      • Kirjaudu sisään Salesforce-hallinnoijana.    
      • Valitse Määritys > Alustan työkalut > Mukautettu koodi > Mukautetut asetukset
      • Napsauta selitettä Adobe Sign -asetukset
      • Valitse Hallinta.
      • Valitse Muokkaa.
      • Kopioi arvo Takaisinsoitto-URL Adoben Salesforce-sivustoon -kenttään ja liitä se Takaisinsoitto-URL-osoitteen sopimusilmoitus -kenttään. 
      • Valitse Tallenna.
Käytä takaisinsoitto-URL-osoitteen sopimusilmoitusta

Työnkulut ovat nyt valmiina käytettäviksi Salesforce-organisaatiossasi!

  1. Valitse Adobe Sign ruudun vasemmassa yläkulmassa olevasta sovellusten käynnistyspainikkeesta.
  2. Napsauta Sopimusmallit -välilehteä.
  3. Napsauta Sopimusmallit-kotisivulla Uusi-painiketta.
  4. Anna mallin nimi.
  5. Valitse työnkulku avattavasta Valitse työnkulku -valikosta.
    • Näet vain ne työnkulut, jotka ovat saatavana käyttäjällesi Adobe Signissa
          
Työnkulkumalli

Mallin tiedot -välilehti täyttää Sopimuksen nimi -arvon automaattisesti työnkulussa määritetyllä tavalla.

Kaikki muut kentät voidaan määrittää vakiomallina.

Tuodun sopimuksen nimi

Liite-välilehti pienennetään, jotta siinä näkyvät vain Adobe Sign -työnkulun mukaan saatavana olevat dokumentit.

  • Adobe Signin Asiakirjan otsikko -arvot tuodaan ja näytetään Salesforcen Nimi-sarakkeessa.
  • Adobe Sign -työnkulkuun liitetyt dokumentit tuodaan luetteloon Salesforcen tiedostonvalitsinta varten.
    • Valitsimessa on vain yksi vaihtoehto, Adobe Sign -työnkulussa määritetty tiedosto.
    • Tiedosto on valittava valitsimesta eksplisiittisesti mallia luotaessa.
      • Tiedostot liitetään automaattisesti, kun käyttäjät avaavat mallin.
    • Adobe Signissa määritetyt dokumentit, jotka eivät liitä tiedostoa, näkyvät Lisää tiedosto -toiminnon vaihtoehtona.
      • Tämä ”tyhjä” tiedosto voidaan täyttää mallitasolla, ja se täyttyy, kun käyttäjät avaavat malliin.
      • Jos tiedostoa ei lisätä mallitasolla, kenttä pysyy auki, ja lähettäjä voi lisätä tiedoston sopimusta luotaessa
Tuodut liitteet

Vastaanottaja-välilehti tuo vastaanottajien luettelon ja tilauksen Adobe Sign -työnkulusta.

  • Adobe Sign -työnkulun vastaanottajan nimen arvo tuodaan vastaanottajatietueen vasemmanpuoleisimpana ”otsikkona”.
  • Vastaanottajat, jotka on erityisesti osoitettu työnkulussa sähköpostiosoitteella, täyttävät kyseisen sähköpostiosoitteen Salesforce-malliin.
    • Jos Adobe Sign -työnkulku ei salli vastaanottajan muokkaamista, malli lukitsee kyseisen vastaanottajan kentän, mikä estää muokkauksen.
    • Vastaanottajat, joita ei ole erityisesti osoitettu työnkulussa, ovat muokattavissa mallissa.
    • Jos malliin lisätään arvo, kyseinen arvo lisätään, kun malli avataan, ja lähettäjä voi muokata arvoa.
  • Adobe Sign -työnkulussa ”valinnaiset” vastaanottajat voidaan jättää Salesforcessa tyhjiksi arvoiksi.
Tuotu vastaanottajaluettelo

 

Sopimuksen viesti ja kopion saavat osapuolet tuodaan myös Vastaanottaja-välilehteen (Adobe Sign -työnkulun Sopimuksen tiedot -osasta).

Tuotu viesti ja kopion saajat

Huomautus:

Jos Adobe Sign -työnkulku sisältää vastaanottajien todennusmenetelmiä, ne tuodaan myös, vaikka niitä ei näytetä mallissa.

Tietojen vastaavuusmääritystä ei voi tuoda Adobe Sign -työnkulusta, mutta määritys voidaan silti tehdä manuaalisesti mallia varten.

Säännöt -välilehti tuo työnkulusta Päiviä jäljellä ennen vanhenemista -arvon.

Tuotu viimeinen voimassaolopäivä

Huomautus:

Salesforce-malliin tehtyjä muutoksia ei tallenna automaattisesti.

Muista tallentaa muokkaukset napsauttamalla näytön oikeassa yläkulmassa olevaa Tallenna-painiketta.


Lähetä allekirjoitettavaksi -painikkeen käyttöönotto

Lähetä allekirjoitettavaksi -painike liittyy oletussopimusmalliin tai muuhun määrittämääsi sopimusmalliin. Adobe Sign for Salesforce -integroinnissa on oletuksena Lähetä allekirjoitettavaksi -painike, jonka voit lisätä Mahdollisuus-, Tili-, Yhteyshenkilö-, Liidi- tai Sopimus-sivuasetteluun. Voit myös luoda monta mukautettua Lähetä allekirjoitettavaksi -painiketta, jotka voidaan lisätä muihin objekteihin ja liittää eri sopimusmalleihin.

Tässä on esimerkki siitä, miten Lähetä allekirjoitettavaksi -painike otetaan käyttöön mahdollisuusobjektissa.

  1. Valitse Määritys > Alustan työkalut > Objektit ja kentät > Objektien hallinta

  2. Valitse muokattava objekti (tässä esimerkissä Mahdollisuus) vasemman reunan objektiluettelosta.

  3. Napsauta vasemman reunan sivuasettelu-vaihtoehtoa.

  4. Valitse se sivuasettelu, jota haluat muokata.

  5. Kun sivuasettelu aukeaa, valitse vasemman reunan luettelosta Painikkeet.

  6. Vedä Lähetä allekirjoitettavaksi -painike yläosasta Mahdollisuuden tiedot -osion Mukautetut painikkeet -ruutuun.

Voit luoda mukautettuja Lähetä allekirjoitettavaksi -painikkeita muihin objekteihin. Voit lisätä selitteen painikkeeseen tarvittaessa.

Tässä on esimerkki siitä, miten Lähetä allekirjoitettavaksi -painike luodaan mahdollisuusobjektia varten.

  1. Valitse Määritys > Alustan työkalut > Objektit ja kentät > Objektien hallinta.

  2. Valitse muokattava objekti (tässä esimerkissä Mahdollisuus) vasemman reunan objektiluettelosta.

  3. Kun objektisivu on ladattu, valitse Painikkeet, linkit ja toiminnot -osio vasemmasta palkista

  4. Valitse oikeassa yläkulmassa oleva Uusi painike tai linkki -painike.

    • Näyttöön ilmestyy Mukautettu painike- tai Linkin muokkaus -sivu

  5. Oletusarvoisen Mahdollisuus-painikkeen määritykset voidaan kopioida (katso näyttökuva alla), mutta tiedostopolun lopussa oleva objektin tunniste -muuttuja on korvattava sillä objektin tunniste -muuttujalla, jonka haluat lisätä:

    {! URLFOR('/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess', null, [masterId=Opportunity.Id]) }

    Koodi painikkeen yhdistysmääritystä varten

    • (Valinnainen) Tietyn sopimusmallin liittäminen painikkeeseen:

    Jos haluat liittää tietyn sopimusmallin ”Lähetä allekirjoitettavaksi” -painikkeeseen, painikkeen polun tulee olla:

    {!URLFOR('/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess', null, [masterId = Opportunity.Id, templateId='a024J000002LuyBQAS'])}

    Jos templateId on määritettävä sopimusmallin tunnukselle, sitä on käytettävä. Jos tätä arvoa ei määritetä, käytetään oletussopimusmallia. Mallitunnus löytyy sopimusmallisivun (templateId) URL-osoitteesta:

    Mallin URL-osoite

    • (Valinnainen) Kun painiketta on napsautettu ja sopimus on luotu, lähetä käyttäjä muulle kuin sopimussivulle käyttämällä retURL-parametria.

    Esimerkki: Voit määrittää Lähetä allekirjoitettavaksi -painikkeen siten, että sitä napsautettaessa se ohjaa käyttäjän määrättyyn URL-osoitteeseen ja takaisin tietueeseen sopimussivulle siirtymisen sijaan. Käytä tätä merkkijonoa esimerkkinä tämän painikkeen määrittämisessä:

    /apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}&retURL=/{!Opportunity.Id}

     

    • (Valinnainen) Kun painiketta napsautetaan, onLoadAction käynnistyy Lähetä-toiminnolle.

    Esimerkki: Voit määrittää Lähetä allekirjoitettavaksi -painikkeen siten, että napsautettaessa sitä käyttäjä siirtyy sopimussivulle ja kun sivu lataantuu, sopimus lähetetään ilman, että käyttäjän tarvitsee tehdä mitään. Käytä tätä merkkijonoa esimerkkinä tämän painikkeen määrittämisessä:

    /apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}&onloadAction=Send

    Katso onLoadActions-lisätietoja kohdasta onLoadActions. Voit vaihtoehtoisesti määrittää Lähetä-arvon Toiminta ladattaessa (valintaluettelo) -kenttään sopimustietueessa. Katso kohdasta Määritä tiedot sopimuskenttiin tietoja tämän vastaavuusmäärityksen määrittämisestä.

  6. Napsauta Tallenna-painiketta.

    Kun mukautettu painike on luotu, siirry kyseisen objektin sivuasetteluun ja lisää se sivulle samalla tavalla kuin edellisen Mahdollisuus-esimerkin vaiheissa esitettiin.


Ota allekirj. jälkeiset aset. käyttöön

Ota tämä asetus käyttöön, jotta allekirjoittajat siirtyvät valinnan laskeutumissivulle. Tämän jälkeen vaihtoehdot Allekirj. jälk. uud.ohj. URL-osoite ja Allekirj. jälk. uud.ohj. viive ovat käytettävissä Lähetä sopimus -sivulla. Sopimuksen allekirjoittajat uudelleenohjataan määrättyyn URL-osoitteeseen allekirjoittamisen jälkeen. Voit esimerkiksi ohjata allekirjoittajat uudelleen yrityksesi verkkosivustolle tai tutkimuksen sivulle. Vaihtoehto voi olla vain luku -muodossa lähettäjille, joilla on käytössä Vain luku: allekirj. jälkeiset asetukset.

Allekirjoituksen jälkeisten asetusten ottaminen käyttöön:

  1. Valitse Määritys > Alustan työkalut > Mukautettu koodi > Mukautetut asetukset

  2. Napsauta Adobe Sign -asetukset -selitettä.

  3. Valitse Hallinta.

  4. Valitse Uusi (tai Muokkaa).

  5. Etsi asetus Ota allekirj. jälkeiset aset. käyttöön.

    1. (Valinnainen) Etsi asetus Vain luku: allekirj. jälkeiset asetukset.
  6. Muokkaa tarvittaessa ja valitse Tallenna.


Ota käyttöön Lähetä tämän käyttäjän puolesta… -toiminnallisuus.

Lähetä tämän käyttäjän puolesta -toiminnallisuutta tarvitaan tapauksissa, joissa toisen henkilön on lähetettävä Salesforce-organisaatiossa sopimuksia toisen henkilön puolesta. Ominaisuus toimii kaikissa sopimuksen lähettämistoiminnoissa, kuten taustalähettämisessä, joka käynnistetään Taustatoiminnot-sopimuskentän päivityksellä tai sopimusmallien Automaattinen lähettäminen -vaihtoehdolla. Voit myös määrittää haun käyttäjälle sopimusmallissa Lähetä tämän käyttäjän puolesta -toimintoon, jolloin se täytetään automaattisesti, kun sopimus luodaan. 

Ota käyttöön Lähetä tämän käyttäjän puolesta -toiminnallisuus seuraavasti:

  1. Ota Salli lähetys toisten puolesta -asetus käyttöön seuraavasti:

    1. Valitse Määritys > Alustan työkalut > Mukautettu koodi > Mukautetut asetukset
    2. Napsauta selitettä Adobe Sign -asetukset.
    3. Napsauta Hallinta-painiketta.
    4. Napsauta Uusi (tai Muokkaa) -painiketta.
    5. Etsi (ctrl/cmd +f) Salli lähetys toisten puolesta -asetus ja muokkaa tarvittaessa.
    6. Napsauta Tallenna-painiketta.

  2. Lisää DC – Salli lähetys toisten puolesta -kenttä käyttäjätietueen asettelulle seuraavasti:

    1. Valitse Määritys > Alustan työkalut > Objektit ja kentät > Objektien hallinta.
    2. Valitse Käyttäjä objektien hallinnassa.
    3. Valitse Käyttäjäsivun asettelut Käyttäjä-objektisivun vasemmasta reunasta
    4. Valitse Käyttäjäasettelu-linkki
    5. Jos Kentät valitaan, napsauta Adobe Sign sallii lähetyksen toisena käyttäjänä ja vedä se asettelun ”Lisätiedot (otsikko näkyy vain muokattaessa)”-osioon
    6. Napsauta Tallenna-painiketta.

  3. Tietylle käyttäjälle, jonka puolesta haluat lähettää, on otettava käyttöön Adobe Sign sallii lähetyksen toisena käyttäjänä -asetus seuraavasti:

    1. Valitse Määritys > Hallinnointi > Käyttäjät > Käyttäjät
    2. Napsauta Muokkaa-toimintoa määrätylle käyttäjälle.
    3. Ota Käyttäjän muokkaus-sivun Lisätiedot-osiossa käyttöön Adobe Sign sallii lähetyksen toisena käyttäjänä -asetus.
    4. Napsauta Tallenna-painiketta.

  4. Lisää Lähetys toisten puolesta -kenttä Sopimus-sivuasetteluun seuraavasti:

    a. Valitse Määritys > Versio > Luo > Objektit

    b. Napsauta Sopimus-linkkiä

    c. Siirry osioon napsauttamalla Kenttäjoukot-linkkiä sivun yläosassa

    d. Napsauta Muokkaa-toimintoa

    e. Kun Sopimus on valittuna, määritä Lähetä toisten puolesta -kentän sijainti ja napsauta ja vedä se Kenttäjoukko-osioon.

    f. Kun sopimusta määritetään lähettämään Lähetä tämän käyttäjän puolesta -kenttä on täytettävä käyttäjällä, joka sallii toisten käyttäjien lähettää puolestaan. 

     


Vain lähettäjä allekirjoittaa käyttöön

Näytä ja ota käyttöön Vain lähettäjä allekirjoittaa -vaihtoehto tämän asetuksen avulla Lähetä sopimus- sivun Vastaanottajat-osiossa. Kun Vain lähettäjä allekirjoittaa -vaihtoehtoa käytetään, sopimus tai asiakirja esitetään lähettäjälle allekirjoitettavaksi. Tämä toiminnallisuus vastaa Adobe-palvelujen Täytä ja allekirjoita -toiminnallisuutta. Vaihtoehto voidaan määrittää vain luku -tilaan Vain lähettäjä allekirjoittaa (vain luku) -asetus.

Vain lähettäjä allekirjoittaa -ominaisuuden käyttöönotto:

  1. Valitse Määritys > Alustan työkalut > Mukautettu koodi > Mukautetut asetukset

  2. Napsauta Adobe Sign -asetukset -selitettä.

  3. Valitse Hallinta.

  4. Valitse Uusi (tai Muokkaa).

  5. Etsi asetus Ota käyttöön vain lähettäjän allekirjoitukset.

    • (Valinnainen) Etsi asetus Vain lähettäjä allekirjoittaa (vain luku).
  6. Muokkaa tarvittaessa ja valitse Tallenna.


onLoadActions-toiminnot

Salesforce voi käynnistää automaattisesti toimintoja URL-parametrin onLoadAction kautta, jota Adobe Sign tukee Sopimus-painikkeen toiminnoille: Lähetä, Muistuta, Poista, Peruuta, Päivitä ja Näytä. URL-parametri noudattaa järjestelmänvalvojan määrittämiä työkaluasetuksia (katso Lisämukautusopas), jolloin vain käyttöönotetut ovat käytettävissä.

Esimerkkejä URL-osoitteista, joissa on onLoadAction-toiminto:

  • Lähetä: Varmista, että sopimuksesi tila on Vedos tililläsi.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Sopimustunnus]&sfdc.override=1&onLoadAction=send

 

  • Muistuta: Varmista, että sopimuksesi tila on Allekirjoitettavana tililläsi.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Sopimustunnus]&sfdc.override=1&onLoadAction=remind

 

  • Poista: Varmista, että sopimuksesi tila on Allekirjoitettavana tililläsi.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Sopimustunnus]&sfdc.override=1&onLoadAction=delete

 

  • Peruuta: Varmista, että sopimuksesi tila on Allekirjoitettavana tililläsi.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Sopimustunnus]&sfdc.override=1&onLoadAction=cancel

 

  • Päivitä: Varmista, että sopimuksesi tila on Allekirjoitettavana tililläsi.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Sopimustunnus]&sfdc.override=1&onLoadAction=update

 

  • Näytä: Varmista, että sopimuksesi tila on Allekirjoitettavana, Allekirjoitettu tai Peruutettu tililläsi.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Sopimustunnus]&sfdc.override=1&onLoadAction=view

 

Adobe-logo

Kirjaudu sisään tiliisi