A propos de la fusion des données

Vous pouvez fusionner un fichier de source de données avec un document cible pour créer des lettres types, des enveloppes ou des étiquettes d’adresses. La fusion de données est également appelée publipostage.

Le fichier de source de données contient des informations qui varient à chaque réédition du document cible, par exemple les noms et adresses des destinataires d’une lettre type. Un fichier de source de données se compose de champs et d’enregistrements. Les champs sont des groupes d’informations spécifiques, comme des noms de sociétés ou des codes postaux, tandis que les enregistrements sont des lignes d’informations, comme le nom, l’adresse, la ville et le code postal. Un fichier de source de données peut être un fichier délimité par des virgules (.csv) ou par des tabulations (.txt) dans lequel chaque donnée est séparée respectivement par une virgule ou par une tabulation.

Le document cible est un document InDesign contenant les balises d’emplacement des champs de données et tout le matériel, le texte et d’autres éléments types utilisés fréquemment, qui restent les mêmes dans chaque nouvelle édition du document fusionné.

Le document fusionné est le document InDesign obtenu contenant les informations types du document cible, répétées autant de fois que nécessaire pour contenir chaque entrée issue de la source de données.

Fusion des données
Fusion des données

A. Fichier de source de données B. Document cible C. Document fusionné 

Procédure de fusion des données

1. Déterminez à l’avance les champs de données que vous voulez utiliser dans vos documents source et cible.

Décidez à l’avance de l’aspect du document final afin de déterminer les champs nécessaires à la fusion des données. Par exemple, si vous créez une carte postale destinée à être envoyée par courrier à des clients, vous pouvez utiliser les champs de données suivants :

<<Nom de la société>><<Adresse>><<Ville>>, <<Pays>><<Code postal>>

Votre feuille de calcul ou base de données peut prendre l’apparence suivante :

Exemple de fichier de données
Exemple de fichier de données

2. Enregistrez le fichier de source de données (en général, il s’agit d’une feuille de calcul ou d’un fichier de base de données) au format texte délimité par des virgules (.csv) ou par des tabulations (.txt).

Vérifiez que votre fichier de source de données est structuré de sorte que vous puissiez inclure les champs adéquats dans votre document cible. Par exemple, la ligne supérieure d’une feuille de calcul doit contenir le nom des champs utilisés dans le document cible, comme « Société » et « Adresse ».

Pour plus d’informations, voirA propos des fichiers de source de données.

3. Créez un document cible contenant le texte et les autres éléments devant rester inchangés dans chaque version du document cible.

Pour plus d’informations, voir A propos des documents cibles.

4. Sélectionnez la source de données à l’aide du panneau Fusion des données.

Pour plus d’informations, voir Sélection d’une source de données.

5. Insérez des champs dans le document cible à partir du panneau Fusion des données.

Vous pouvez ajouter des champs de données soit à une page de document, soit à un gabarit. Si vous ajoutez des champs de données à un gabarit, vous disposez alors d’options supplémentaires.

Pour plus d’informations, voir Insertion de champs de données et Ajout de balises d'emplacement de champs de données aux gabarits.

6. Affichez un aperçu des enregistrements pour vérifier que l’aspect du document cible répond à vos attentes.

Pour plus d’informations, voir Aperçu des enregistrements dans le document cible.

7. Fusionnez le document cible avec le fichier de source de données ou exportez-le au format PDF.

Pour plus d’informations, voir Fusion d’enregistrements.

A propos des fichiers de source de données

La source de données provient généralement d’une application de base de données ou d'une feuille de calcul, mais vous pouvez aussi créer votre propre fichier de source de données à l’aide d’InDesign ou d’un éditeur de texte. Les fichiers de source de données doivent être enregistrés au format .csv ou .txt. Pour plus de détails sur l’exportation dans ces formats, reportez-vous au guide de l’utilisateur de votre application source.

Dans un fichier .txt ou .csv, les enregistrements sont séparés par des sauts de paragraphe et les champs par des virgules ou tabulations. Le fichier de source de données peut aussi contenir du texte ou des chemins faisant référence à des images sur votre disque dur.

Exemple de fichier de source de données délimité par des virgules

Name,Company Name,State 
Bill Tucker,CoreVent Labs,Nevada 
Dat Nguyen,"Brady, Hunt, and Baxter, Inc",Delaware 
Maria Ruiz,"Brinquist Enterprises, Inc.",California

Remarque :

Si vous souhaitez inclure une virgule ou des guillemets dans un fichier .csv, placez le texte entre guillemets, par exemple, "Martin, Beaumont et associés". Si vous n’ajoutez pas les guillemets, chaque nom sera traité comme un champ distinct.

Il est impossible d’insérer un saut de ligne dans un champ du fichier de source de données. Si vous devez présenter un champ sur plusieurs lignes, créez deux champs distincts, par exemple, <<Adresse1>> et <<Adresse2>>.

Pour éviter les lignes blanches, vous pouvez choisir l’option Supprimer les lignes vides des champs vides lors de la fusion du document. Néanmoins, si un caractère quelconque, notamment une espace, figure sur la ligne, celle-ci n’est pas supprimée.

Ajout de champs d’image au fichier de source de données

En ajoutant des champs d’image au fichier de source de données, vous pouvez afficher une image différente sur chaque enregistrement fusionné. Par exemple, lorsque vous fusionnez des documents incluant des informations provenant de différentes sociétés, vous avez la possibilité d’inclure dans la fusion le logo de la société correspondante.

  1. Ouvrez le fichier de source de données.
  2. Entrez le symbole « arobase » (@) avant le nom du champ de données pour insérer du texte ou des chemins d’accès aux fichiers image.

    Seule la première ligne requiert le symbole @. Les lignes suivantes doivent inclure les chemins d’accès aux images. Les chemins, qui sont sensibles à la casse, doivent être conformes aux conventions de nom de fichier du système d’exploitation sur lequel ils sont stockés.

    Remarque :

    Si un message d’erreur s’affiche lorsque vous insérez le symbole @ au début du champ, insérez une apostrophe (’) avant le symbole @ (exemple : ’@Photos) pour valider la fonction. Certaines applications telles que Microsoft Excel réservent le symbole @ pour des fonctions précises.

(Windows) Exemple de référence d’image dans un fichier de source de données

Nom

Age

@Photos

Benoît Tournier

36

C:\Photos\BenoitTournier.jpg

Daniel Petit

53

C:\MyDocuments\daniel.gif

Marielle Lefaure

26

C:\Photos\Lefaure.psd

(Mac OS) Exemple de référence d’image dans un fichier de source de données

Nom

Age

@Photos

Benoît Tournier

36

MacHD:Photos:BenoitTournier.jpg

Daniel Petit

53

Bureau:Famille:daniel.gif

Marielle Lefaure

26

Mac HD:Photos:Lefaure.psd

Remarque :

Vous pouvez utiliser InDesign pour afficher le chemin d’une image sur votre système d’exploitation. Insérez une image dans un document InDesign, puis utilisez le panneau Liens pour afficher l’emplacement de l’image. Sélectionnez l’image, puis choisissez la commande Copier les informations > Copier le chemin complet dans le menu du panneau Liens. Vous devrez éventuellement modifier le chemin une fois que vous l’aurez copié dans votre source de données. Cette méthode est particulièrement utile pour les images situées sur un serveur.

A propos des documents cibles

Après avoir créé le fichier de source de données, vous devez créer le document cible et y insérer les champs provenant du fichier de source de données. Le document cible contient des balises d’emplacement de texte et de graphiques pour les champs de données, tels que l’illustration que vous souhaitez faire figurer sur toutes les cartes postales. Ces champs sont accessibles après avoir sélectionné une source de données.

Le document cible contient les champs issus de la source de données.
Le document cible contient les champs issus de la source de données ; il affiche le texte de la balise d’emplacement du champ.

Lors de la fusion des données, InDesign crée un nouveau document dans lequel il remplace les champs par les données spécifiées dans le fichier de source de données. Vous pouvez insérer des champs de données soit dans un gabarit, soit dans une page de document.

Sélection d’une source de données

Avant d’insérer les champs dans votre document cible, sélectionnez une source de données dans le panneau Fusion des données. Vous ne pouvez sélectionner qu’un seul fichier de source de données par document cible.

  1. Créez ou ouvrez le document à utiliser comme document cible.
  2. Choisissez la commande Fenêtre > Utilitaires > Fusion des données.
  3. Choisissez Source de données dans le menu du panneau Fusion des données.
  4. Pour modifier les options de délimitation du texte, sélectionnez Afficher les options d’importation.

    InDesign détecte automatiquement le type de délimiteur et le codage utilisés dans le fichier de source de données ; il n’est donc généralement pas nécessaire d’afficher les options d’importation. Vous pouvez toutefois spécifier des options de codage et de délimitation différentes si les options identifiées ne vous conviennent pas.

  5. Recherchez le fichier de source de données, puis cliquez sur Ouvrir.
  6. Si vous avez sélectionné Afficher les options d’importation, modifiez les options de délimitation et de codage selon vos besoins, puis cliquez sur OK. Les champs de données apparaissent dans le panneau Fusion des données.

Remarque :

si un avertissement s’affiche pour indiquer une erreur d’ouverture du fichier ou si des champs incorrects apparaissent dans la zone de liste, il peut être nécessaire de modifier le fichier de feuille de calcul ou de base de données et de l’enregistrer au format .txt ou .csv.

Une fois que la source de données est sélectionnée et que les champs sont chargés dans le panneau Fusion des données, aucun changement apporté à la source de données n’est reflété dans le document cible tant que vous ne mettez pas à jour la source de données.

Insertion de champs de données

Lors de la sélection de la source de données, une liste de noms de champs de données s’affiche dans le panneau Fusion des données. Ces noms correspondent à ceux des en-têtes de colonnes du fichier de source de données. Des icônes indiquent le type de champ (texte ou image). Lorsque des champs de données sont ajoutés au document, ils se transforment en balises d’emplacement de champ (par exemple, << Société >>) que vous pouvez sélectionner et mettre en forme comme vous le feriez avec du texte ou des images.

Vous pouvez également attribuer un champ d’image à un bloc existant pour créer une image flottante. Si le point d’insertion se situe dans un bloc de texte ou que le texte est sélectionné lorsque vous insérez un champ d’image, une petite balise d’emplacement est insérée en tant qu’objet texte. Vous pouvez redimensionner la balise d’emplacement d’image pour déterminer la taille des images fusionnées.

Dès que vous insérez un champ de données, InDesign mémorise sa source de données. Toute erreur dans la liste des champs, telle que fautes de frappe, champs vides et types de champs incorrects, doit être corrigée dans l’application source avant de procéder à nouveau à la mise à jour à l’aide du panneau Fusion des données.

Pour insérer un champ de données textuelles dans le document cible

  1. Créez un bloc de texte sur une page de document ou un gabarit.

    Si vous ajoutez des champs de données à un gabarit, voir Ajout de balises d'emplacement de champs de données aux gabarits.

  2. Placez le point d’insertion dans le bloc de texte dans lequel vous voulez afficher la balise d’emplacement de champ ou sélectionnez le texte à remplacer.
  3. Pour insérer une balise d'emplacement de champ, effectuez l’une des opérations suivantes :
    • Cliquez sur un champ dans la liste du panneau Fusion des données.

    • Faites glisser un nom de champ hors de la liste du panneau Fusion des données et déplacez-le jusqu’au bloc de texte pour ajouter la balise d'emplacement. Si vous faites glisser un champ textuel vers un bloc vide, ce bloc vide devient un bloc de texte.

Les balises d'emplacement des champs textuels s’affichent dans l’application cible entre doubles chevrons (par exemple, <<Nom>>) et utilisent les attributs de format courants (comme la police et le corps).

Remarque :

pour créer un champ valide, vous ne pouvez pas simplement entrer le nom du champ ou modifier un champ existant ; vous devez l’insérer à partir du panneau Fusion des données.

Pour insérer un champ de données d’image dans le document cible

  • Pour insérer une nouvelle balise d’emplacement d’image texte, faites glisser un champ d’image vers un bloc de texte ou placez le point d’insertion dans un bloc de texte et cliquez sur le champ d’image.
  • Pour insérer une nouvelle image flottante, faites glisser un champ d’image vers un bloc vide ou un bloc graphique existant. Si vous faites glisser un champ d’image vers un bloc vide, ce bloc vide devient un bloc graphique.
  • Pour insérer un champ au milieu d’éléments regroupés, de cellules de tableau ou d’éléments imbriqués, faites glisser le champ d’image vers sa cible.

    Les balises d’emplacement de champs d’image s’affichent sous forme de blocs portant le nom du champ.

Ajout de balises d'emplacement de champs de données aux gabarits

L’insertion de marques de réservation de champs de données dans des gabarits présente plus d’avantages que l’insertion de balises d'emplacement sur des pages de document :

  • Le document fusionné ainsi obtenu contient sur ses gabarits les balises d’emplacement d’origine et inclut les résultats fusionnés sur les pages de document en tant qu’éléments de gabarit supprimés.

  • Le document fusionné conserve une liaison avec la source de données, ce qui signifie que si les enregistrements de la source de données sont modifiés, il est possible de mettre à jour le contenu du document fusionné en choisissant Mettre à jour le contenu des champs de données. Cette option est particulièrement utile si vous modifiez la mise en page du document fusionné et que vous avez par la suite besoin d’ajouter de nouvelles données provenant de la source de données.

  • Les paramètres de la boîte de dialogue Créer le document fusionné sont identiques à ceux utilisés dans le document cible, ce qui vous permet de redonner rapidement la même apparence au document actif. Vous pouvez également utiliser ces paramètres partagés pour créer un document identique utilisant une source de données différente, ou créer un nouveau document avec une mise en page légèrement différente.

Remarque :

si vous ajoutez des champs de données à un gabarit, vérifiez que le bloc de texte contenant les champs de données autorise le remplacement des éléments du gabarit. Sélectionnez le bloc de texte sur le gabarit et choisissez l’option Autoriser les remplacements des éléments du gabarit sur la sélection dans le menu du panneau Pages. Si cette option n’est pas sélectionnée, les données ne seront pas fusionnées (Voir Création de gabarits.)

Vous ne pouvez pas importer des champs de données à la fois sur des gabarits et des pages de document. Pour effectuer une fusion correcte, vous devez appliquer à la première page du document un gabarit contenant des champs de données.

Remarque :

si un message d’erreur indique qu’InDesign ne peut pas fusionner le document du fait de l’absence de balises d’emplacement, il est probable que vous avez ajouté les balises d’emplacement sur le gabarit de gauche dans un document à une seule page. La page 1 est basée sur le gabarit de droite ; vous devez donc ajouter les balises d’emplacement sur le gabarit de droite.

Mise à jour, suppression et remplacement de fichiers de source de données

  • Pour mettre à jour des fichiers de source de données, modifiez le fichier de source de données et enregistrez-le au format .txt ou .csv, puis choisissez Mettre à jour la source de données dans le panneau Fusion des données.

    Les modifications seront répercutées dans le panneau Fusion des données. Si les modifications ne sont pas répercutées dans le document après la mise à jour, désélectionnez l’option Aperçu, puis sélectionnez-la à nouveau pour l’activer.

  • Pour supprimer la liaison avec le fichier de source de données, choisissez Supprimer la source de données dans le menu du panneau Fusion des données.
  • Pour sélectionner un nouveau fichier de source de données, choisissez Sélectionner la source de données dans le menu du panneau Fusion des données, puis spécifiez le nouveau fichier de source de données. Il est possible qu’InDesign ne reconnaisse pas certains des champs. Si c’est le cas, la meilleure solution consiste à supprimer, puis à réinsérer les champs de balises d’emplacement.

Remarque :

Si vous générez un document fusionné à partir d’un document cible dans lequel les champs de données apparaissaient sur des gabarits, vous pouvez mettre à jour les champs de données dans le document fusionné.

Affichage d’un aperçu des enregistrements dans le document cible

Avant de fusionner le document cible et le fichier de source de données, il est conseillé de prévisualiser les enregistrements pour vous assurer que les données des champs s’afficheront correctement au moment de la fusion des informations. Lorsque vous prévisualisez des enregistrements, le panneau Fusion des données affiche les données réelles du fichier de source de données et non les balises d'emplacement des champs. Par exemple, au lieu d’avoir <<Société>>, vous pouvez avoir Adobe Systems, Inc. Vous pouvez utiliser les boutons de navigation du panneau Fusion des données pour passer d’un enregistrement à l’autre.

Si les enregistrements comportent des erreurs (fautes de frappe, doubles espaces ou autres), il est conseillé de modifier le fichier source dans l’application d’origine (Voir A propos des fichiers de source de données.)

  1. Cliquez sur Aperçu en bas du panneau Fusion des données ou choisissez Aperçu dans le menu du panneau Fusion des données.
  2. Cliquez sur les boutons de navigation pour passer en revue les différents enregistrements.

Remarque :

Pour atteindre un enregistrement spécifique, cliquez sur les boutons de navigation en bas du panneau. Vous pouvez également entrer le numéro de l’enregistrement que vous souhaitez prévisualiser dans la zone de texte de navigation en bas du panneau, puis appuyer sur la touche Entrée ou Retour.

Affichage ou masquage de l’aperçu

Certains problèmes peuvent apparaître ou au contraire se corriger d’eux-mêmes lorsque vous changez de mode d’affichage. Gardez les points suivants à l’esprit :

  • Le contenu prévisualisé est remplacé par des balises d’emplacement lorsque l’option Aperçu n’est pas sélectionnée. Si vous supprimez une image en même temps que le bloc qui la contient ou si vous supprimez une chaîne de texte entière et que vous désélectionnez l’option Aperçu, les balises d’emplacement ne s’affichent pas, car elles ont également été supprimées.

  • Les modifications apportées dans la boîte de dialogue Options de positionnement du contenu s’appliquent lorsque vous cliquez sur OK. Par ailleurs, si l’option Aperçu est sélectionnée, les données ne refléteront pas les paramètres d’importation mis à jour tant que vous n’aurez pas désélectionné puis sélectionné à nouveau l’option.

  • Si vous tentez d’enregistrer le document en mode Aperçu, vous recevez un message vous invitant à désactiver l’aperçu avant d’enregistrer le document.

Modification des balises d'emplacement de champs de données

Lorsque vous ajoutez un champ de données textuelles à un document, le texte de la balise d’emplacement du champ utilise les attributs de mise en forme (police et corps) actifs au point d’insertion. Vous pouvez ensuite modifier les attributs du texte de la balise d’emplacement et choisir l’aspect des données qui vous convient.

  • Utilisez l’une des méthodes suivantes :
    • Pour modifier les attributs des marques de réservation, sélectionnez le texte de la balise d'emplacement, puis modifiez les attributs de mise en forme, comme pour tout autre texte.

    • Pour modifier une balise d’emplacement, sélectionnez celle-ci ou les données réelles, puis sélectionnez un autre nom de champ dans le panneau Fusion des données.

    • Pour supprimer une balise d’emplacement, sélectionnez-la, puis appuyez sur la touche Retour arrière ou Suppr.

Remarque :

en mode éditeur, les balises d’emplacement de texte ont la même apparence que les hyperliens. Certaines des options du panneau Fusion des données ne sont pas disponibles en mode éditeur.

Définition des options d’importation du contenu

Utilisez la boîte de dialogue Options de positionnement du contenu pour spécifier les paramètres par défaut du document actif ou de l’ensemble des futurs projets de fusion des données. Vous pouvez spécifier la méthode d’importation de l’image et le nombre maximal d’enregistrements par document fusionné et indiquer si les images sont liées ou incorporées et si les lignes vides des champs vides sont supprimées.

  1. Utilisez l’une des méthodes suivantes :
    • Pour appliquer les paramètres au document actif uniquement, ouvrez le document cible.

    • Pour appliquer les paramètres à tous les futurs documents, fermez tous les documents.

  2. Choisissez la commande Fenêtre > Utilitaires > Fusion des données.
  3. Choisissez Options d’importation du contenu dans le menu du panneau Fusion des données.
  4. Modifiez les options de positionnement du contenu (Voir Options d’importation de contenu.)
  5. Cliquez sur le bouton OK.

Fusion des enregistrements

Après avoir procédé à la mise en forme du document cible et inséré des champs issus du fichier de source de données, vous êtes prêt à fusionner les informations de la source de données et du document cible. Vous pouvez fusionner les enregistrements dans un autre document InDesign ou directement dans un fichier PDF. Lors de la fusion des données, InDesign crée un nouveau document ou un fichier PDF basé sur le document cible et remplace les champs du document cible par les données que vous avez spécifiées dans le fichier de source de données.

Lors de la fusion d’un document incluant des balises d’emplacement de champs de données sur des gabarits, ces éléments de gabarit sont copiés dans les gabarits du nouveau document créé.

Pour fusionner des enregistrements uniques ou multiples

  1. Ouvrez le document cible, puis procédez de l’une des manières suivantes :
    • Choisissez la commande Créer un document fusionné dans le menu du panneau Fusion des données ou cliquez sur le bouton Créer un document fusionné .

    • Dans le menu du panneau Fusion des données, choisissez la commande Exporter au format PDF.

  2. Dans l’onglet Enregistrements, pour le paramètre Enregistrements à fusionner, sélectionnez l’option Tous les enregistrements pour traiter tous les enregistrements du fichier de source de données, choisissez l’option Enregistrement unique pour fusionner un enregistrement spécifique ou spécifiez un groupe d’enregistrements à fusionner.
  3. Pour l’option Enregistrements par page de document, utilisez l’une des méthodes suivantes :
    • Choisissez l’option Enregistrement unique pour faire commencer chaque enregistrement en haut de la page suivante.

    • Choisissez l’option Enregistrements multiples pour créer plusieurs enregistrements par page (par exemple, pour imprimer des étiquettes d’adresses).

      Vous ne pouvez pas fusionner plusieurs enregistrements si les champs de données apparaissent sur une page de document dans un document à plusieurs pages ou s’ils apparaissent sur plusieurs gabarits.

  4. Sélectionnez l’option Générer un rapport sur le texte en excès lors de la création de documents pour ouvrir automatiquement un rapport sur le texte en excès produit par la fusion des données dans le document InDesign (voir Rapports de texte en excès).
  5. Sélectionnez l’option Avertir si des images sont manquantes pour afficher un avertissement de lien manquant si des images sont indisponibles.
  6. Si vous avez sélectionné l’option Enregistrements multiples dans l’onglet Enregistrements, cliquez sur l’onglet Mise en page d’enregistrements multiples, puis spécifiez les options suivantes :
    • Pour l’option Marges, spécifiez l’espacement entre les repères de marge et les bords de la page.

    • Pour l’option Mise en page des enregistrements, sélectionnez l’option Rangées en premier ou Colonnes en premier, puis spécifiez l’espacement entre les colonnes et les rangées.

  7. Si vous avez sélectionné Enregistrements multiples, sélectionnez Aperçu de la mise en page des enregistrements multiples pour vérifier les corrections effectuées dans la boîte de dialogue Créer un document fusionné. Vous pouvez cliquer sur les boutons de page pour passer d’un enregistrement à un autre.
  8. Cliquez sur l’onglet Options et spécifiez les options d’importation (voir Options d’importation de contenu).
  9. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur OK.
  10. Si vous préférez exporter directement au format PDF, spécifiez les options PDF et cliquez sur le bouton Exporter. Précisez ensuite un nom de fichier et un emplacement, puis cliquez sur le bouton Enregistrer (voir Options PDF d’Adobe).

Si le fichier de source de données renvoie à des formats de fichier non pris en charge ou des images non disponibles, vous devrez peut-être le corriger pour qu’il renvoie à un fichier pris en charge, modifier le chemin de base de tout fichier manquant ou simplement déplacer le fichier dans le dossier approprié de manière à ce qu’InDesign puisse le trouver et l’importer.

Restrictions concernant la fusion d’enregistrements multiples

Choisissez Plusieurs pour créer plusieurs enregistrements par page. Par exemple, si vous imprimez des étiquettes d’adresses, vous en imprimez certainement plusieurs par page. L’aspect des enregistrements dans la composition fusionnée dépend principalement des options de mise en page. Les restrictions que vous risquez de rencontrer lors de l’utilisation de l’option Enregistrements multiples sont les suivantes :

  • Vous ne pouvez pas fusionner plusieurs enregistrements si les champs de données apparaissent sur une page de document dans un document à plusieurs pages ou s’ils apparaissent sur plusieurs gabarits.

  • Le panneau Fusion des données autorise une seule taille de marque de réservation.

  • La suppression d’un enregistrement dans la composition fusionnée ne signifie pas que les enregistrements restants sont redistribués dans la balise demplacement vide.

Pour fusionner dans un fichier PDF

Pour la fusion dans un fichier PDF, vous disposez des mêmes options que lors de la création d’un document fusionné InDesign. Le fichier PDF final tire parti des XObjects PDF pour les portions statiques de la page, ce qui réduit sensiblement sa taille et améliore ses prestations.

Mise à jour des champs de données

Après avoir fusionné un document avec des balises d’emplacement sur des gabarits, vous pouvez modifier la mise en page du document fusionné et mettre à jour les valeurs des champs de données dans la source de données. Utilisez l’option Mettre à jour les champs de données pour mettre à jour les champs de données tout en conservant la mise en page du document. Cette option n’est disponible que pour les documents fusionnés dans lesquels des balises d’emplacement de données apparaissent sur des gabarits.

  1. Procédez aux modifications souhaitées dans le fichier de source de données, puis enregistrez-le et fermez-le.
  2. Dans le document fusionné, choisissez Mettre à jour les champs de données.

Les modifications effectuées lors de la mise à jour des champs de données s’affichent dans un fichier journal.

Remarque :

Cette option fonctionne de façon optimale lors de la modification ou de l’ajout d’enregistrements dans le fichier de source de données. En cas d’ajout de champs de balise d’emplacement, de nouveaux champs dans la source de données ou de modification des paramètres dans la boîte de dialogue Créer un document fusionné, utilisez l’option Créer un document fusionné pour générer un nouveau document fusionné.

Rapports de texte en excès

Un rapport de texte en excès est créé si l’option Générer le rapport de texte en excès à la création du document est sélectionnée dans la boîte de dialogue Créer un document fusionné et si un ou plusieurs champs contiennent du texte en excès après la fusion des données.

Le rapport indique chaque occurrence de texte en excès sous forme de liste numérotée indiquant le numéro de la page dans laquelle le texte apparaît, le nombre de caractères ou de mots en excès, ainsi qu’un extrait du texte.

Si le rapport apparaît lors de la création d’un document fusionné, il peut vous aider à corriger le problème. Vous pouvez, par exemple, agrandir le bloc de texte, réduire le corps de la police ou modifier le texte.

Options de positionnement du contenu

Les options suivantes apparaissent dans la boîte de dialogue Options de positionnement du contenu :

Positionner les images

Conserve les proportions de l’image tout en l’ajustant aux dimensions du bloc (par défaut).

Ajuster les images aux blocs

Redimensionne l’image pour que ses proportions soient identiques à celles du bloc.

Ajuster les blocs aux images

Conserve la taille de l’image et ajuste la taille du bloc par rapport à celle-ci.

Conserver les tailles de bloc et d’image

Importe dans le bloc l’image à sa taille d’origine en l’alignant sur le coin supérieur gauche du bloc. L’image est tronquée si elle est trop grande pour le bloc.

Remplir les blocs proportionnellement

Importe l’image de telle sorte que sa hauteur ou sa largeur remplisse le bloc, le reste de l’image étant tronqué.

Centrer dans le bloc

Aligne le centre de l’image sur le centre du bloc.

Lier les images

Crée un lien ou un chemin de fichier vers le fichier graphique d'origine. Si cette option n’est pas sélectionnée, toutes les données d’image sont incorporées dans le document InDesign.

Supprimer les lignes vides des champs vides

Supprime les retours chariot insérés pour les champs vides. Cette option est particulièrement pratique pour les publipostages incluant un champ d’adresse facultatif. Cette option ignore les retours chariot. Si un caractère quelconque, y compris une espace, figure sur la ligne, celle-ci n’est pas supprimée.

Maximum d’enregistrements par document

Spécifie le nombre maximal d’enregistrements par document fusionné. Dès que ce seuil est atteint, un nouveau document est créé. Ce document contient le nombre de pages nécessaire pour accueillir le reste des enregistrements en cours de fusion (jusqu’à la limite définie par enregistrement). Cette option est uniquement disponible lorsque l’option Enregistrement unique est sélectionnée.

Maximum de pages par document

Spécifie le nombre maximal de pages par document. Une fois le seuil atteint, un nouveau document est créé avec le nombre de pages nécessaire pour accueillir le reste des enregistrements en cours de fusion (jusqu’à la limite définie par page). Cette option n’est disponible que lorsque l’option Enregistrements multiples est activée dans le menu Enregistrements par page de document au moment de la fusion.

Amélioration de la fusion des données

Vous pouvez intégrer un code QR dans le document fusionné. Voici la liste des différents types de champs de code QR qui peuvent être ajoutés aux flux de la fusion de données :

  • Texte brut
  • Hyperlien Web
  • Message texte
  • Courrier électronique
  • Carte de visite

Pour générer les codes QR, les entrées de données dans les fichiers .txt ou .csv qui sont utilisées comme source de données, sont au format suivant :

  • Texte brut : dans la colonne de code QR saisissez le texte tel quel.
  • Hyperlien Web : URL:<url> (exemple « URL:http://www.google.com »)
  • Message : SMSTO:<Téléphone>:<Message> (exemple : « SMSTO:9818143551:Salut »)
  • Adresse électronique : MATMSG:\nTo:<adresse électronique> (exemple : « MATMSG:\nTO:johndoe@adobe.com\nSUB:Bonjour;\nBODY:;; »)
  • Carte de visite : BEGIN:VCARD\nVERSION:2.1\nN:Smith;John\nFN:John Smith\nORG:Adobe Systems\nTITLE:Engineer\nTEL;CELL:+919876543210\nTEL;WORK;VOICE:123456789\nADR;WORK:;;Street ABC;Seattle;Washington;98101;US\nEMAIL;WORK;INTERNET:abc@adobe.com\nURL:www.adobe.com\nEND:VCARD

Les entrées de données peuvent toutefois être une combinaison de l’adresse, des sms, de l’hyperlien ou du type de texte brut. Saisissez-les dans le fichier .csv et le champ .txt au format mentionné ci-dessus avec un signe # dans leur nom de colonne. Pour générer des codes QR, suivez les instructions suivantes :

  1. Choisissez Fenêtre > Utilitaires > Fusion des données.

  2. Dans le menu rapide, sélectionnez Sélectionner la source de données.

  3. Sélectionnez le fichier de données avec les informations de champ QR. Cliquez sur Ouvrir.

  4. Sélectionnez la balise d'emplacement dans le document.

  5. Cliquez sur l’icône Créer un document fusionné pour créer un document fusionné.

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