Fusion des données

Dans InDesign, à l’aide du panneau Fusion des données, vous pouvez facilement créer plusieurs variantes de votre document en fusionnant un fichier de source de données (fichier CSV ou TXT) avec un document InDesign. Par exemple, vous pouvez utiliser la fonction de fusion des données pour créer facilement et précisément des centaines de variantes de lettres, d’enveloppes et d’étiquettes d’adresses. La fusion de données est également appelée publipostage.

Conditions préalables

Pour fusionner des données, il vous suffit de disposer d’un fichier source de données et d’un document cible. 

• Le fichier de source de données contient des informations qui varient à chaque réédition du document cible, par exemple les noms et adresses des destinataires d’une lettre type. Un fichier de source de données se compose de champs et d’enregistrements. Les champs sont des groupes d’informations spécifiques, comme des noms de sociétés ou des codes postaux, tandis que les enregistrements sont des lignes contenant des ensembles exhaustifs d’informations, comme le nom, l’adresse, la ville et le code postal. Un fichier de source de données peut être un fichier délimité par des virgules (.csv) par des tabulations (.txt), ou par un point-virgule dans lequel chaque donnée est séparée respectivement par une virgule, par une tabulation ou par un point-virgule.

• Le document cible est un document InDesign contenant les balises d’emplacement des champs de données et tout le matériel, le texte et d’autres éléments types, qui restent les mêmes dans chaque nouvelle édition du document fusionné.

Le document fusionné est le document InDesign obtenu contenant les informations types du document cible, répétées autant de fois que nécessaire pour contenir chaque entrée issue de la source de données.

Panneau Fusion des données

Le panneau Fusion des données est accessible depuis le menu Fenêtre > Utilitaires. Le nom et le type de chaque champ de données sont affichés dans le panneau. Si vous avez inséré des champs de données dans votre document, les numéros des pages dans lesquelles vous avez inséré des champs de données s’affichent également.

Procédure de fusion des données

1. Déterminez à l’avance les champs de données que vous voulez utiliser dans vos documents source et cible.

Décidez à l’avance de l’aspect du document final afin de déterminer les champs nécessaires à la fusion des données. Par exemple, si vous créez une carte postale destinée à être envoyée par courrier à des clients, vous pouvez utiliser les champs de données suivants :

<<Nom de la société>><<Adresse>><<Ville>>, <<Pays>><<Code postal>>

Votre feuille de calcul ou base de données peut prendre l’apparence suivante :

2. Enregistrez le fichier de source de données (en général, il s’agit d’une feuille de calcul ou d’un fichier de base de données) au format texte délimité par des virgules (.csv), par des tabulations (.txt) ou par des points-virgules.

Vérifiez que votre fichier de source de données est structuré de sorte que vous puissiez inclure les champs adéquats dans votre document cible. Par exemple, la ligne supérieure d’une feuille de calcul doit contenir le nom des champs utilisés dans le document cible, comme « Société » et « Adresse ».

Pour plus de détails, voir la section À propos des fichiers de source de données.

3. Créez un document cible contenant le texte et les autres éléments devant rester inchangés dans chaque version du document cible.

Pour plus de détails, voir la section À propos des documents cibles.

4. Sélectionnez la source de données à l’aide du panneau Fusion des données.

Pour plus de détails, voir la section Sélection d’une source de données.

5. Insérez des champs dans le document cible à partir du panneau Fusion des données.

Vous pouvez ajouter des champs de données soit à une page de document, soit à un gabarit. Si vous ajoutez des champs de données à un gabarit, vous disposez alors d’options supplémentaires.

Pour plus de détails, voir les sections Insertion de champs de données et Ajout de marques de réservation de champs de données aux gabarits.

6. Affichez un aperçu des enregistrements pour vérifier que l’aspect du document cible répond à vos attentes.

Pour plus de détails, voir la section Affichage d’un aperçu des enregistrements dans le document cible.

7. Fusionnez le document cible avec le fichier de source de données ou exportez-le au format PDF.

Pour plus de détails, voir la section Fusion des enregistrements.

A propos des fichiers de source de données

La source de données provient généralement d’une application de base de données ou d'une feuille de calcul, mais vous pouvez aussi créer votre propre fichier de source de données à l’aide d’InDesign ou d’un éditeur de texte. Les fichiers de source de données doivent être enregistrés au format texte délimité par des virgules (.csv), par des tabulations (.txt) ou par des points-virgules. Pour plus de détails sur l’exportation dans ces formats, reportez-vous au guide de l’utilisateur de votre application source.

Dans un fichier texte délimité par des virgules, des tabulations ou des points-virgules, les enregistrements sont séparés par des sauts de paragraphe et les champs par des virgules, tabulations ou points-virgules. Le fichier de source de données peut aussi contenir du texte ou des chemins faisant référence à des images sur votre disque dur.

Exemple de fichier de source de données délimité par des virgules

Il est impossible d’insérer un saut de ligne dans un champ du fichier de source de données. Si vous devez présenter un champ sur plusieurs lignes, créez deux champs distincts, par exemple, <<Adresse1>> et <<Adresse2>>.

Pour éviter les lignes blanches, vous pouvez choisir l’option Supprimer les lignes vides des champs vides lors de la fusion du document. Néanmoins, si un caractère quelconque, notamment une espace, figure sur la ligne, celle-ci n’est pas supprimée.

Ajout de champs d’image au fichier de source de données

En ajoutant des champs d’image au fichier de source de données, vous pouvez afficher une image différente sur chaque enregistrement fusionné. Par exemple, lorsque vous fusionnez des documents incluant des informations provenant de différentes sociétés, vous avez la possibilité d’inclure dans la fusion le logo de la société correspondante.

Exemple de référence d’image dans un fichier de source de données :

A propos des documents cibles

Après avoir créé le fichier de source de données, vous devez créer le document cible et y insérer les champs provenant du fichier de source de données. Le document cible contient des balises d’emplacement de texte et de graphiques pour les champs de données, tels que l’illustration que vous souhaitez faire figurer sur toutes les cartes postales. Ces champs sont accessibles après avoir sélectionné une source de données.

Lors de la fusion des données, InDesign crée un nouveau document dans lequel il remplace les champs par les données spécifiées dans le fichier de source de données. Vous pouvez insérer des champs de données soit dans un gabarit, soit dans une page de document.

Sélection d’une source de données

Avant d’insérer les champs dans votre document cible, sélectionnez une source de données dans le panneau Fusion des données. Vous ne pouvez sélectionner qu’un seul fichier de source de données par document cible.

Une fois que la source de données est sélectionnée et que les champs sont chargés dans le panneau Fusion des données, aucun changement apporté à la source de données n’est reflété dans le document cible tant que vous ne mettez pas à jour la source de données.

Insertion de champs de données

Lors de la sélection de la source de données, une liste de noms de champs de données s’affiche dans le panneau Fusion des données. Ces noms correspondent à ceux des en-têtes de colonnes du fichier de source de données. Des icônes indiquent le type de champ (texte ou image). Lorsque des champs de données sont ajoutés au document, ils se transforment en balises d’emplacement de champ (par exemple, << Société >>) que vous pouvez sélectionner et mettre en forme comme vous le feriez avec du texte ou des images.

Vous pouvez également attribuer un champ d’image à un bloc existant pour créer une image flottante. Si le point d’insertion se situe dans un bloc de texte ou que le texte est sélectionné lorsque vous insérez un champ d’image, une petite balise d’emplacement est insérée en tant qu’objet texte. Vous pouvez redimensionner la balise d’emplacement d’image pour déterminer la taille des images fusionnées.

Dès que vous insérez un champ de données, InDesign mémorise sa source de données. Toute erreur dans la liste des champs, telle que fautes de frappe, champs vides et types de champs incorrects, doit être corrigée dans l’application source avant de procéder à nouveau à la mise à jour à l’aide du panneau Fusion des données.

Pour insérer un champ de données textuelles dans le document cible

Les marques de réservation des champs textuels s’affichent dans l’application cible entre doubles chevrons (par exemple, <<Nom>>) et utilisent les attributs de format courants (comme la police et le corps).

Pour insérer un champ de données d’image dans le document cible

• Pour insérer une nouvelle balise d’emplacement d’image texte, faites glisser un champ d’image vers un bloc de texte ou placez le point d’insertion dans un bloc de texte et cliquez sur le champ d’image.
• Pour insérer une nouvelle image flottante, faites glisser un champ d’image vers un bloc vide ou un bloc graphique existant. Si vous faites glisser un champ d’image vers un bloc vide, ce bloc vide devient un bloc graphique.
• Pour insérer un champ au milieu d’éléments regroupés, de cellules de tableau ou d’éléments imbriqués, faites glisser le champ d’image vers sa cible.

  Les balises d’emplacement de champs d’image s’affichent sous forme de blocs portant le nom du champ.

Ajout d’un code QR

Vous pouvez intégrer un code QR dans le document fusionné. Voici la liste des différents types de champs de code QR qui peuvent être ajoutés aux flux de la fusion de données :

• Texte brut
• Hyperlien Web
• Message texte
• Courrier électronique
• Carte de visite

Pour la génération des codes QR, les entrées de données des fichiers .txt ou .csv qui servent de sources de données sont au format suivant, avec un signe # dans le nom de la colonne :

• Texte brut : dans la colonne de code QR, saisissez le texte tel quel.
• Hyperlien web : URL:<url> (par exemple : « URL:http://www.google.com »)
• Message texte : SMSTO:<Numéro de téléphone>:<Message> (par exemple : « SMSTO:9818143551:Salut »)
• Adresse électronique : MATMSG:\nTo:<adresse électronique> (par exemple : « MATMSG:\nTO:johndoe@adobe.com\nSUB:Bonjour;\nBODY:;; »)
• Carte de visite : "BEGIN:VCARD\nVERSION:2.1\nN:Smith;John\nFN:John Smith\nORG:Adobe\nTITLE:Engineer\nTEL;CELL:+919876543210\nTEL;WORK;VOICE:123456789\nADR;WORK:;;Street ABC;Seattle;Washington;98101;US\nEMAIL;WORK;INTERNET:abc@adobe.com\nURL:www.adobe.com\nEND:VCARD"

Les entrées de données peuvent mélanger adresses e-mail, SMS, hyperliens et/ou texte brut. Pour générer des codes QR, suivez les instructions ci-dessous :

Ajout de balises d’emplacement de champs de données aux gabarits

L’insertion de marques de réservation de champs de données dans des gabarits présente plus d’avantages que l’insertion de marques de réservation sur des pages de document :

• Le document fusionné ainsi obtenu contient sur ses gabarits les balises d’emplacement d’origine et inclut les résultats fusionnés sur les pages de document en tant qu’éléments de gabarit supprimés.

• Le document fusionné conserve une liaison avec la source de données, ce qui signifie que si les enregistrements de la source de données sont modifiés, il est possible de mettre à jour le contenu du document fusionné en choisissant Mettre à jour le contenu des champs de données. Cette option est particulièrement utile si vous modifiez la mise en page du document fusionné et que vous avez par la suite besoin d’ajouter de nouvelles données provenant de la source de données.

• Les paramètres de la boîte de dialogue Créer le document fusionné sont identiques à ceux utilisés dans le document cible, ce qui vous permet de redonner rapidement la même apparence au document actif. Vous pouvez également utiliser ces paramètres partagés pour créer un document identique utilisant une source de données différente, ou créer un nouveau document avec une mise en page légèrement différente.

Vous ne pouvez pas importer des champs de données à la fois sur des gabarits et des pages de document. Pour effectuer une fusion correcte, vous devez appliquer à la première page du document un gabarit contenant des champs de données.

Mise à jour, suppression et remplacement de fichiers de source de données

• Pour mettre à jour des fichiers de source de données, modifiez le fichier de source de données et enregistrez-le au format délimité par des virgules, des tabulations ou des points-virgules, puis choisissez Mettre à jour la source de données dans le panneau Fusion des données.

  Les modifications seront répercutées dans le panneau Fusion des données. Si les modifications ne sont pas répercutées dans le document après la mise à jour, désélectionnez l’option Aperçu, puis sélectionnez-la à nouveau pour l’activer.

• Pour supprimer la liaison avec le fichier de source de données, sélectionnez Supprimer la source de données dans le menu du panneau Fusion des données.
• Pour sélectionner un nouveau fichier de source de données, choisissez Sélectionner la source de données dans le menu du panneau Fusion des données, puis indiquez le nouveau fichier de source de données. Il est possible qu’InDesign ne reconnaisse pas certains des champs. Si c’est le cas, la meilleure solution consiste à supprimer, puis à réinsérer les champs de balises d’emplacement.

Affichage d’un aperçu des enregistrements dans le document cible

Avant de fusionner le document cible et le fichier de source de données, il est conseillé de prévisualiser les enregistrements pour vous assurer que les données des champs s’afficheront correctement au moment de la fusion des informations. Lorsque vous prévisualisez des enregistrements, le panneau Fusion des données affiche les données réelles du fichier de source de données et non les balises d'emplacement des champs. Par exemple, au lieu d’avoir <<Société>>, vous pouvez avoir Adobe. Vous pouvez utiliser les boutons de navigation du panneau Fusion des données pour passer d’un enregistrement à l’autre.

Si les enregistrements comportent des erreurs (fautes de frappe, doubles espaces ou autres), il est conseillé de modifier le fichier source dans l’application d’origine (voir la section A propos des fichiers de source de données).

Affichage ou masquage de l’aperçu

Certains problèmes peuvent apparaître ou au contraire se corriger d’eux-mêmes lorsque vous changez de mode d’affichage. Gardez les points suivants à l’esprit :

• Le contenu prévisualisé est remplacé par des balises d’emplacement lorsque l’option Aperçu n’est pas sélectionnée. Si vous supprimez une image en même temps que le bloc qui la contient ou si vous supprimez une chaîne de texte entière et que vous désélectionnez l’option Aperçu, les balises d’emplacement ne s’affichent pas, car elles ont également été supprimées.

• Les modifications apportées dans la boîte de dialogue Options de positionnement du contenu s’appliquent lorsque vous cliquez sur OK. Par ailleurs, si l’option Aperçu est sélectionnée, les données ne refléteront pas les paramètres d’importation mis à jour tant que vous n’aurez pas désélectionné puis sélectionné à nouveau l’option.

• Si vous tentez d’enregistrer le document en mode Aperçu, vous recevez un message vous invitant à désactiver l’aperçu avant d’enregistrer le document.

Modification des balises d’emplacement de champs de données

Lorsque vous ajoutez un champ de données textuelles à un document, le texte de la balise d’emplacement du champ utilise les attributs de mise en forme (police et corps) actifs au point d’insertion. Vous pouvez ensuite modifier les attributs du texte de la balise d’emplacement et choisir l’aspect des données qui vous convient.

Définition des options d’importation du contenu

Utilisez la boîte de dialogue Options de positionnement du contenu pour spécifier les paramètres par défaut du document actif ou de l’ensemble des futurs projets de fusion des données. Vous pouvez spécifier la méthode d’importation de l’image et le nombre maximal d’enregistrements par document fusionné et indiquer si les images sont liées ou incorporées et si les lignes vides des champs vides sont supprimées.

Fusion des enregistrements

Après avoir procédé à la mise en forme du document cible et inséré des champs issus du fichier de source de données, vous êtes prêt à fusionner les informations de la source de données et du document cible. Vous pouvez fusionner les enregistrements dans un autre document InDesign ou directement dans un fichier PDF. Lors de la fusion des données, InDesign crée un nouveau document ou un fichier PDF basé sur le document cible et remplace les champs du document cible par les données que vous avez spécifiées dans le fichier de source de données.

Lors de la fusion d’un document comprenant des balises d’emplacement de champs de données sur des gabarits, ces éléments de gabarit sont copiés dans les gabarits du nouveau document créé.

Pour fusionner des enregistrements uniques ou multiples

Si le fichier de source de données renvoie à des formats de fichier non pris en charge ou des images non disponibles, vous devrez peut-être le corriger pour qu’il renvoie à un fichier pris en charge, modifier le chemin de base de tout fichier manquant ou simplement déplacer le fichier dans le dossier approprié de manière à ce qu’InDesign puisse le trouver et l’importer.

Restrictions concernant la fusion d’enregistrements multiples

Choisissez Plusieurs pour créer plusieurs enregistrements par page. Par exemple, si vous imprimez des étiquettes d’adresses, vous en imprimez certainement plusieurs par page. L’aspect des enregistrements dans la composition fusionnée dépend principalement des options de mise en page. Les restrictions que vous risquez de rencontrer lors de l’utilisation de l’option Enregistrements multiples sont les suivantes :

• Vous ne pouvez pas fusionner plusieurs enregistrements si les champs de données apparaissent sur une page de document dans un document à plusieurs pages ou s’ils apparaissent sur plusieurs gabarits.

• Le panneau Fusion des données autorise une seule taille de marque de réservation.

• La suppression d’un enregistrement dans la composition fusionnée ne signifie pas que les enregistrements restants sont redistribués dans la marque de réservation vide.

Pour fusionner dans un fichier PDF

Pour la fusion dans un fichier PDF, vous disposez des mêmes options que lors de la création d’un document fusionné InDesign. Le fichier PDF final tire parti des XObjects PDF pour les portions statiques de la page, ce qui réduit sensiblement sa taille et améliore ses prestations.

Mise à jour des champs de données

Après avoir fusionné un document avec des balises d’emplacement sur des gabarits, vous pouvez modifier la mise en page du document fusionné et mettre à jour les valeurs des champs de données dans la source de données. Utilisez l’option Mettre à jour les champs de données pour mettre à jour les champs de données tout en conservant la mise en page du document. Cette option n’est disponible que pour les documents fusionnés dans lesquels des balises d’emplacement de données apparaissent sur des gabarits.

Les modifications effectuées lors de la mise à jour des champs de données s’affichent dans un fichier journal.

Rapports de texte en excès

Un rapport de texte en excès est créé si l’option Générer le rapport de texte en excès à la création du document est sélectionnée dans la boîte de dialogue Créer un document fusionné et si un ou plusieurs champs contiennent du texte en excès après la fusion des données.

Le rapport indique chaque occurrence de texte en excès sous forme de liste numérotée indiquant le numéro de la page dans laquelle le texte apparaît, le nombre de caractères ou de mots en excès, ainsi qu’un extrait du texte.

Si le rapport apparaît lors de la création d’un document fusionné, il peut vous aider à corriger le problème. Vous pouvez, par exemple, agrandir le bloc de texte, réduire le corps de la police ou modifier le texte.

Options de positionnement du contenu

Les options suivantes apparaissent dans la boîte de dialogue Options de positionnement du contenu :

Conserve les proportions de l’image tout en l’ajustant aux dimensions du bloc (par défaut).

Redimensionne l’image pour que ses proportions soient identiques à celles du bloc.

Conserve la taille de l’image et ajuste la taille du bloc par rapport à celle-ci.

Importe dans le bloc l’image à sa taille d’origine en l’alignant sur le coin supérieur gauche du bloc. L’image est tronquée si elle est trop grande pour le bloc.

Importe l’image de telle sorte que sa hauteur ou sa largeur remplisse le bloc, le reste de l’image étant tronqué.

Ajuste automatiquement une image à l’intérieur du bloc en fonction du contenu de l’image et de la taille du bloc.

Applique l’option d’ajustement des blocs individuels existante pour les blocs d’images. Cette option est utile lorsque vous souhaitez choisir un ajustement déjà existant sur le bloc de destination.

Aligne le centre de l’image sur le centre du bloc. Cette option est désactivée si vous avez sélectionné l’option Ajustement d’après le contenu.

Crée un lien ou un chemin de fichier vers le fichier graphique d’origine. Si cette option n’est pas sélectionnée, toutes les données d’image sont incorporées dans le document InDesign.

Supprime les retours chariot insérés pour les champs vides. Cette option est particulièrement pratique pour les publipostages comprenant un champ d’adresse facultatif. Cette option ignore les retours chariot. Si un caractère quelconque, y compris une espace, figure sur la ligne, celle-ci n’est pas supprimée.

Spécifie le nombre maximal d’enregistrements par document fusionné. Dès que ce seuil est atteint, un nouveau document est créé. Ce document contient le nombre de pages nécessaire pour accueillir le reste des enregistrements en cours de fusion (jusqu’à la limite définie par enregistrement). Cette option est uniquement disponible lorsque l’option Enregistrement unique est sélectionnée.

Spécifie le nombre maximal de pages par document. Une fois le seuil atteint, un nouveau document est créé avec le nombre de pages nécessaire pour accueillir le reste des enregistrements en cours de fusion (jusqu’à la limite définie par page). Cette option n’est disponible que lorsque l’option Enregistrements multiples est activée dans le menu Enregistrements par page de document au moment de la fusion.

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