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Envoi en masse à l’aide d’un modèle parent

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Dernière mise à jour le 18 sept. 2024

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Nouveautés

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Administration

Présentation d’Admin Console
Gestion des utilisateurs
1. Ajout d’utilisateurs
2. Création d’utilisateurs axés sur les fonctions
  1. Comptes techniques - Pilotés par API
  2. Comptes de service - Pilotés manuellement
3. Recherche d’utilisateurs présentant des erreurs d’approvisionnement
4. Modification du nom/de l’adresse e-mail
5. Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe
6. Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe via l’interface de groupe
7. Promotion d’un utilisateur à un rôle d’administrateur
8. Types d’identités des utilisateurs et SSO
9. Changement d’identité d’utilisateur
10. Authentification des utilisateurs avec Microsoft Azure
11. Authentification des utilisateurs avec la fédération Google
12. Profils de produit
13. Expérience de connexion
Paramètres de compte/groupe
1. Présentation des paramètres
2. Paramètres généraux
  1. ID et niveau de compte
  2. Nouvelle expérience pour les destinataires
  3. Workflows de signature automatique
  4. Envoi en masse
  5. Formulaires web
  6. Workflows d’envoi personnalisés
  7. Workflows Power Automate
  8. Documents de bibliothèque
  9. Collecte des données de formulaire avec les accords
  10. Visibilité limitée de documents
  11. Ajout d’une copie PDF de l’accord signé en pièce jointe
  12. Insertion d’un lien dans l’e-mail
  13. Insertion d’une image dans l’e-mail
  14. Fichiers joints à un e-mail nommés
  15. Ajout de rapports d’audit aux documents en pièces jointes
  16. Fusion de plusieurs documents en un seul
  17. Téléchargement de documents individuels
  18. Chargement d’un document signé
  19. Délégation pour les utilisateurs de mon compte
  20. Autorisation de la délégation des destinataires externes
  21. Autorisation de signature
  22. Autorisation d’envoi
  23. Pouvoir d’ajouter des cachets électroniques
  24. Définition d’un fuseau horaire par défaut
  25. Définition d’un format de date par défaut
  26. Utilisateurs dans plusieurs groupes (UMG)
    1. Mise à niveau pour utiliser la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes
  27. Autorisations d’administrateur de groupe
  28. Remplacement du destinataire
  29. Rapport d’audit
    1. Présentation
    2. Autorisation des accès non authentifiés sur la page de vérification des transactions
    3. Inclusion des rappels
    4. Insertion des événements de consultation
    5. Inclusion du nombre de pages/pièces jointes de l’accord
  30. Pied de page de la transaction
  31. Dans les messages et les conseils sur les produits
  32. PDF accessibles
  33. Nouvelle expérience de création
  34. Client du secteur de la santé
3. Configuration du compte
  1. Ajout d’un logo
  2. Personnalisation du nom d’hôte/de l’URL de la société
  3. Ajout du nom de l’entreprise
  4. Redirection d’URL une fois l’accord complété
4. Préférences de signature
  1. Signatures correctement formatées
  2. Autorisation des destinataires à signer par
  3. Possibilité pour les signataires de modifier leur nom
  4. Autorisation des destinataires à utiliser leur signature enregistrée
  5. Personnalisation des conditions d’utilisation et de la règle concernant la divulgation des informations de l’utilisateur
  6. Navigation des destinataires dans les champs de formulaire
  7. Redémarrage du workflow de l’accord
  8. Refus de signer
  9. Autorisation des processus avec tampons
  10. Ajout de la fonction ou la société obligatoire pour les destinataires
  11. Autorisation des signataires à imprimer et à apposer une signature manuscrite
  12. Affichage des messages lors de la signature électronique
  13. Obligation pour les signataires d’utiliser un appareil mobile pour créer leur signature
  14. Adresse IP des signataires requise
  15. Exclusion du nom de la société et de la fonction des tampons de participation
5. Signatures numériques
  1. Présentation
  2. Téléchargement et signature d’un document avec Acrobat
  3. Signatures en mode cloud
  4. Inclure les métadonnées pour les fournisseurs d’identité
  5. Fournisseurs de signature en mode cloud restreints
6. Cachets électroniques
7. Identité numérique
  1. Passerelle d’identités numériques
  2. Politique de vérification d’identité
8. Paramètres de rapport
  1. Nouvelle expérience de rapport
  2. Paramètres de rapport classiques
9. Paramètres de sécurité
  1. Paramètres d’authentification unique
  2. Paramètres de mémorisation
  3. Politique de mot de passe de connexion
  4. Sécurité du mot de passe de connexion
  5. Durée de la session web
  6. Type de chiffrement PDF
  7. API
  8. Accès aux informations sur les utilisateurs et les groupes
  9. Plages d’adresses IP autorisées
  10. Partage de compte
  11. Autorisations de partage de compte
  12. Commandes de partage d’accords
  13. Vérification de l’identité des signataires
  14. Mot de passe de signature des accords
  15. Sécurité du mot de passe du document
  16. Blocage des signataires par géolocalisation
  17. Authentification téléphonique
  18. Authentification basée sur les connaissances (KBA)
  19. Autorisation de l’extraction de pages
  20. Expiration du lien de document
  21. Chargement d’un certificat client pour les webhooks/rappels
  22. Horodatage
10. Paramètres d’envoi
  1. Affichage de la page Envoyer après la connexion
  2. Nom du destinataire requis lors de l’envoi
  3. Verrouillage des valeurs de nom pour les utilisateurs connus
  4. Rôles autorisés du destinataire
  5. Autorisation des témoins électroniques
  6. Groupes de destinataires
  7. En copie
  8. Accès du destinataire à l’accord
  9. Champs requis
  10. Ajout de documents en pièces jointes
  11. Aplatissement du champ
  12. Modification des accords
  13. Nom de l’accord
  14. Langues
  15. Messages privés
  16. Types de signature autorisés
  17. Rappels
  18. Protection par mot de passe des documents signés
  19. Envoi d’une notification d’accord par
  20. Options d’identification du signataire
    1. Présentation
    2. Mot de passe de signature
    3. Mot de passe à usage unique par e-mail
    4. Authentification Acrobat Sign
    5. Authentification téléphonique
    6. Signature numérique dans le cloud
    7. Authentification fondée sur les connaissances
    8. Pièce d’identité officielle
    9. Rapports d’identité des signataires
  21. Protection du contenu
  22. Activation des transactions Notarize
  23. Expiration du document
  24. Aperçu, positionnement des signatures et ajout de champs
  25. Ordre de signature
  26. Liquid Mode
  27. Commandes de workflow personnalisé
  28. Options de chargement pour la page de signature électronique
  29. Redirection de l’URL de confirmation post-signature
11. Modèles de message
12. Paramètres bio-pharma
  1. Présentation
  2. Fonction Appliquer l’authentification de l’identité
  3. Motifs de la signature
13. Intégration des workflows
14. Paramètres d’authentification notariale
15. Intégration des paiements
16. Messages pour les signataires
17. Paramètres SAML
  1. Configuration SAML
  2. Installation des services Microsoft Active Directory Federation Services
  3. Installation d’Okta
  4. Installation de OneLogin
  5. Installation d’Oracle Identity Federation
18. Gouvernance des données
19. Paramètres d’horodatage
20. Archive externe
21. Langues du compte
22. Paramètres de messagerie
  1. Images d’en-tête et de pied de page d’e-mail
  2. Autorisation de pieds de page dans l’e-mail d’un utilisateur individuel
  3. Personnalisation de l’e-mail « Signature requise »
  4. Personnalisation des champs « À » et « Cc »
  5. Activation des notifications sans lien
  6. Personnalisation des modèles de courrier électronique
23. Migration d’echosign.com vers adobesign.com
24. Configuration des options pour les destinataires
Conseils relatifs aux exigences réglementaires
1. Accessibilité
2. HIPAA
3. RGPD
4. 21 CFR Part 11 et EudraLex Annexe 11
5. Clients du secteur de la santé
6. Prise en charge du service fiscal Income Verification Express Service (IVES)
7. Accords « placés dans le coffre »
8. Considérations relatives à l’Union européenne et au Royaume-Uni
Téléchargement d’accords en masse
Dépôt de votre domaine
Liens Signaler un abus

Envoi, signature et gestion des accords

Fonctionnalités et workflows d’accord avancés

Formulaires web
Modèles réutilisables (modèles de bibliothèque)
Transfert de la propriété des formulaires web et des modèles de bibliothèque
Workflows Power Automate
1. Présentation de l’intégration Power Automate et des droits inclus
2. Activation de l’intégration Power Automate
3. Actions contextuelles sur la page Gérer
4. Suivi de l’utilisation de Power Automate
5. Création d’un flux (exemples)
6. Déclencheurs utilisés pour les flux
7. Importation de flux depuis l’extérieur d’Acrobat Sign
8. Gestion des flux
9. Modification des flux
10. Partage des flux
11. Désactivation ou activation des flux
12. Suppression des flux
13. Modèles utiles
  1. Administrateur uniquement
  2. Archivage des accords
    1. Enregistrement des documents terminés dans SharePoint
    2. Enregistrement des documents terminés dans OneDrive Entreprise
    3. Enregistrement de vos documents terminés dans Google Drive
    4. Enregistrement de vos documents terminés dans Dropbox
    5. Enregistrement des documents terminés dans Box
  3. Archivage des accords de formulaire web
    1. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans une bibliothèque SharePoint
    2. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans OneDrive Entreprise
    3. Enregistrement des documents terminés dans Google Drive
    4. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans Box
  4. Extraction des données d’accord
    1. Extraction des données des champs de formulaire de votre document signé et mise à jour de la feuille Excel
  5. Notifications d’accord
    1. Envoi de notifications personnalisées par e-mail avec le contenu de votre accord et l’accord signé
    2. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans un canal Teams
    3. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Slack
    4. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Webex
  6. Génération d’un accord
    1. Génération d’un document à partir d’un formulaire Power Apps et d’un modèle Word et envoi pour signature
    2. Génération d’un accord à partir d’un modèle Word dans OneDrive et obtention d’une signature
    3. Génération d’un accord pour la ligne Excel sélectionnée, envoi pour révision et signature
Workflows d’envoi personnalisés
Partage d’utilisateurs et d’accords
1. Partage d’un utilisateur
2. Partage d’accords

Intégration à d’autres produits

Développeur Acrobat Sign

Assistance et dépannage

Envoi en masse à l’aide d’un modèle parent

Le processus Envoi en masse utilise un modèle d’accord « parent » créé par l’expéditeur pour générer plusieurs accords « enfants » pour un ou plusieurs destinataires.

Le modèle parent est configuré en trois étapes :

Définition des détails de l’accord : nom, message général et fichiers de base de l’accord.
Définition des paramètres de l’accord : configurations de l’accord, telles que le rappel, la date d’expiration, le mot de passe, la localisation, etc.
Ajout de destinataires : liste des destinataires utilisée pour générer les accords enfants, saisie de l’une des manières suivantes :
- Manuellement : chaque destinataire est saisi (ou collé) dans le champ de texte.
- Via le chargement d’un fichier CSV.

Méthode d’ajout de destinataires

La définition des détails et des paramètres de l’accord s’effectue de la même façon, quelle que soit la façon dont vous ajoutez vos destinataires. Cependant, le mode d’ajout des destinataires a des implications importantes sur la portée et les options appliquées aux accords enfants.
Avant de configurer un modèle parent Envoi en masse, veillez à connaître et bien comprendre la méthode que vous souhaitez utiliser pour ajouter vos destinataires. Si vous avez l’intention d’utiliser les options d’importation de fichier CSV, définissez votre CSV avant de créer votre modèle.

L’interface de saisie manuelle permet les ajouts suivants :

Un seul destinataire par accord enfant, avec une contre-signature facultative de l’expéditeur. Aucune option ne permet d’ajouter des destinataires externes supplémentaires, d’attribuer un autre contre-signataire ou de placer la contre-signature à la première position de signature.
Jusqu’à 50 destinataires individuels peuvent être ajoutés via le processus manuel, générant ainsi jusqu’à 50 accords enfants.

En outre, tous les détails et paramètres configurés de l’accord du modèle parent s’appliquent à tous les accords enfants. Ceci inclut :

Le rôle du destinataire
La méthode et la valeur d’authentification du destinataire
La date limite d’expiration des accords enfants
Le message global inclus dans la notification par e-mail
Les paramètres régionaux utilisés pour l’expérience du destinataire

La méthode d’importation de fichier CSV offre plusieurs améliorations pratiques par rapport au processus manuel :

Jusqu’à 1 000 accords enfants peuvent être configurés via une transaction Envoi en masse.
Jusqu’à 100 destinataires peuvent être inclus dans chaque accord enfant. Chaque destinataire peut disposer de son propre :
- Rôle
- Type d’authentification (y compris par e-mail (aucun), authentification Acrobat Sign, par téléphone (SMS), par mot de passe et authentification basée sur les connaissances)
- Valeur d’authentification
- Message privé (jusqu’à 1 000 caractères)
Chaque accord enfant peut être configuré pour inclure les éléments suivants :
- Nom d’accord personnalisé
- Message global personnalisé dans l’e-mail (jusqu’à 1 000 caractères)
- Paramètres régionaux personnalisés
- Date d’expiration personnalisée
- Structures de workflow complexes (flux de signature séquentiels, parallèles et hybrides)

Remarque :

Le nouvel environnement Envoi en masse ne prend actuellement pas en charge la configuration de l’expéditeur pour qu’il signe en premier en utilisant l’option d’ajout manuel des destinataires.

Configuration du modèle parent

Définition des détails de l’accord

Connectez-vous en tant qu’utilisateur avec la fonctionnalité Envoi en masse activée dans son groupe principal et accédez à la page Accueil.
Sélectionnez la vignette Envoi en masse.

Si la vignette n’est pas présente, la fonctionnalité Envoi en masse n’est pas activée dans le groupe principal de l’utilisateur.

Contactez l’administrateur Acrobat Sign pour qu’il donne accès à la fonctionnalité Envoi en masse au groupe principal de l’utilisateur.

Si une erreur est générée avec le message Vous n’avez pas les droits suffisants, le groupe principal de l’utilisateur n’est pas configuré pour autoriser l’accès à Envoi en masse, mais l’utilisateur est membre d’un groupe avec accès.

L’accès à l’interface Envoi en masse nécessite que la fonctionnalité soit activée pour l’utilisateur dans son groupe principal.
Une fois l’interface Envoi en masse chargée :
1. Sélectionnez le groupe à partir duquel les accords doivent être envoyés. Si le sélecteur de groupe n’est pas disponible, vous n’avez accès qu’à un seul groupe. Le groupe définit :
  
  les modèles disponibles pour la transaction ;
  
  les options de signature et les exigences ;
  
  la garantie appliquée aux accords.
2. Sélectionnez le bouton Sélectionner un fichier pour choisir le fichier qui sera utilisé comme document de base pour l’accord. Vous pouvez sélectionner un fichier depuis :
  
  Mon ordinateur. La sélection d’un fichier sur votre ordinateur lance immédiatement le processus de configuration. Si vous devez utiliser plusieurs fichiers, vous pouvez sélectionner d’autres fichiers une fois la page actualisée.
  
  La bibliothèque de modèles. En effectuant votre sélection à partir de l’option Modèle, vous pouvez sélectionner plusieurs fichiers dans la bibliothèque en cochant les cases correspondantes dans la liste. Une fois tous les fichiers sélectionnés, cliquez sur le bouton Confirmer pour les ajouter à la transaction. La bibliothèque de modèles comporte deux onglets :
  
  Modèles. Il s’agit d’une liste de tous les modèles disponibles pour l’utilisateur via la bibliothèque de modèles du groupe.
  
  Modèles récents. Il s’agit de la liste des derniers modèles utilisés dans la bibliothèque de modèles du groupe.
Un lien peut être activé dans l’angle supérieur droit de la fenêtre, ce qui permet aux utilisateurs de passer à la version classique de la fonctionnalité Envoi en masse.

Remarque :

Lors de l’utilisation de modèles, il est essentiel de tester et de vérifier que les champs de votre modèle sont correctement affectés et fonctionnent comme prévu avant de créer des centaines d’accords.
La page s’actualise pour afficher les Détails de l’accord.

Il existe trois sections à réviser et à modifier selon les besoins :
- Fichiers d’accord : les fichiers ou modèles sélectionnés sont déjà joints. Si vous souhaitez joindre d’autres fichiers, cliquez sur le bouton Sélectionner plus de fichiers et ajoutez des fichiers à partir de votre ordinateur local ou de la bibliothèque de modèles.
  
  Les fichiers peuvent être ajoutés à partir des deux sources si nécessaire.
  
  Les fichiers sélectionnés à partir de votre système local ne peuvent être ajoutés qu’un par un. Vous pouvez sélectionner plusieurs modèles.
- Nom de l’accord : le nom de l’accord apparaît dans l’objet de l’e-mail envoyé au destinataire et est mis en évidence sur la page Gérer.
  
  Le nom par défaut de l’accord est importé à partir du premier fichier joint.
  
  Le nom de l’accord peut être modifié en cliquant dans le champ et en saisissant du texte.
- Message : le champ Message contient le message général par défaut qui est inséré dans le corps de l’e-mail pour tous les destinataires. Pour modifier le champ Message, cliquez dessus et commencez la saisie.

Configuration ou ajustement des paramètres de l’accord

Les valeurs par défaut du champ Paramètres de l’accord sont héritées des paramètres de groupe. Chaque paramètre peut être réglé en fonction de l’objectif du modèle.
En fonction des paramètres de niveau de service et de groupe, différentes options peuvent être incluses. Les plus courantes sont les suivantes :

Vérifiez ou configurez l’échéance.

Selon la nature de vos accords, vous pouvez ou non utiliser une échéance d’accord.
Si vous l’utilisez :

La durée de vie par défaut des accords est définie au niveau du groupe. Si vous devez modifier cette valeur fréquemment, contactez votre administrateur pour voir si la valeur par défaut peut être ajustée.
L’expéditeur peut modifier cette échéance lors de la composition de l’accord (si les paramètres de groupe le permettent).
Les échéances peuvent être modifiées dans la page Gérer par l’expéditeur d’origine (si les paramètres de groupe le permettent).
Les signataires internes peuvent être exclus de l’annulation de l’échéance (s’ils sont configurés pour le faire dans les paramètres de groupe).
L’accord expire automatiquement une fois l’échéance dépassée et ne peut plus être signé ni terminé. Un nouvel accord doit être créé.

Modifiez l’échéance en sélectionnant l’icône de modification Paramètres de l’accord et en choisissant une nouvelle échéance dans le calendrier.

Panneau Paramètres de l’accord avec le calendrier d’échéance mis en évidence

Remarque :

tous les accords expirent après avoir été en cours pendant 365 jours s’ils ne sont pas terminés. Ce délai d’expiration ne peut pas être modifié ou supprimé.

Vérifiez ou modifiez la Fréquence des rappels.

La fréquence des rappels définit le cycle selon lequel des rappels sont envoyés par e-mail aux destinataires actifs actuels de votre accord.

L’itération de rappel par défaut est définie dans les paramètres de groupe.
Un message de rappel par défaut peut être configuré dans les paramètres de groupe.
Le rappel par défaut peut être modifié pendant la composition de l’accord (si les paramètres de groupe le permettent).
Les rappels quotidiens ont une durée de vie de 10 jours. Tous les autres rappels ont une durée de vie de 60 jours. Les durées de vie des rappels ne peuvent pas être modifiées.
Les e-mails de rappel sont envoyés au même moment de la journée que l’accord initial.
Les rappels peuvent être configurés sur la page Gérer une fois l’accord envoyé.
Les destinataires sont uniquement avertis lorsqu’ils sont le participant actif de l’accord. Ils ne sont pas avertis avant ou après (à l’exception de la notification finale contenant le PDF d’accord terminé).

Modifiez la Fréquence des rappels en sélectionnant l’icône de modification Paramètres de l’accord et en choisissant une nouvelle fréquence dans la liste déroulante.

Panneau Paramètres de l’accord avec le sélecteur de rappel mis en évidence

Ajoutez un mot de passe pour visualiser le PDF final.

Le mot de passe saisi dans ce champ est exclusivement réservé à la visualisation du PDF.

Le mot de passe permettant de visualiser le PDF de l’accord final peut être configuré comme un champ obligatoire, un champ facultatif ou un champ refusé dans les paramètres de groupe.
La sécurité du mot de passe (nombre de caractères et complexité) est définie dans les paramètres de groupe.
Il est impossible de définir une valeur de mot de passe par défaut. Il doit être fourni par l’expéditeur lors de la composition de l’accord.
Lorsqu’il est ajouté, ce mot de passe est intégré au PDF en tant que paramètre de sécurité et ne peut être supprimé sans le mot de passe.
Le mot de passe n’est stocké nulle part dans le système Acrobat Sign et ne peut être récupéré par l’assistance.

Pour définir la sécurité par mot de passe lors de la visualisation du PDF de l’accord, sélectionnez l’icône de modification Paramètres de l’accord et saisissez un mot de passe dans le champ.

Panneau Paramètres de l’accord avec le champ de mot de passe mis en évidence

Configurez la protection du contenu.

La protection du contenu installe une sécurité pour afficher l’accord une fois qu’il est terminé. L’accord nécessite la même méthode d’authentification pour être affiché que celle configurée pour signer initialement l’accord.

Panneau Paramètres de l’accord avec les champs de protection du contenu mis en évidence

Vérifiez ou sélectionnez une nouvelle langue de localisation pour l’e-mail envoyé au destinataire.

La valeur Langue indique la localisation de tous les éléments du modèle Acrobat Sign, tels que les libellés et les instructions, dans l’e-mail envoyé au destinataire et la page de signature électronique.

La localisation par défaut est définie dans les paramètres de groupe.
La valeur par défaut peut être modifiée (si les paramètres de groupe le permettent).
La langue de localisation est un paramètre distinct des paramètres de l’environnement de l’utilisateur. Il est possible de définir la langue de l’interface utilisateur du groupe sur Anglais américain et la langue de signature par défaut du groupe sur Japonais.

Modifiez la Langue du destinataire en sélectionnant l’icône de modification Paramètres de l’accord et en choisissant une nouvelle langue dans le menu déroulant.

Panneau Paramètres de l’accord avec le sélecteur de langue mis en évidence

Ajout de destinataires

Comme indiqué précédemment, la façon dont vous comptez ajouter vos destinataires est essentielle pour obtenir les meilleurs résultats.
Par défaut, le processus manuel est présenté lorsque la configuration du modèle est lancée.

Sélectionnez la méthode que vous souhaitez utiliser pour ajouter des destinataires :

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