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Configuration de l’accès pour créer des modèles de bibliothèque réutilisables

 

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Configurez l’accès pour permettre aux utilisateurs de créer des modèles de bibliothèque réutilisables et de les partager avec leur groupe ou compte.

Vue d’ensemble

Pour les utilisateurs qui envoient fréquemment des accords standard, la possibilité de créer un modèle peut améliorer considérablement la vitesse de création des accords et la cohérence de l’accord résultant après l’apposition des signatures. 

Les modèles permettent à un utilisateur de prédéfinir les champs et le placement de la signature, ce qui réduit (ou élimine) le temps nécessaire pour personnaliser un accord pour chaque client.  

Le fait de prendre le temps de définir entièrement un modèle avec des champs correctement nommés et validés présente de nombreux avantages, en particulier si les exports de données sont utilisées pour comprendre les tendances de données dans vos formulaires.

Disponibilité :

Les modèles de bibliothèque sont activés par défaut pour les comptes avec licence individuelle et d’équipe.

Les formules de licences Grands comptes peuvent exposer la création de modèles aux utilisateurs ou la réserver uniquement aux administrateurs.

Portée de la configuration :

La fonctionnalité peut être activée au niveau des comptes et des groupes.

Utilisation

Lorsqu’un utilisateur a accès à la création de modèles de bibliothèque, une vignette Créer un modèle réutilisable s’affiche sur sa page d’accueil.

Cette vignette permet de lancer le processus de configuration en donnant accès à l’interface qui accepte les fichiers de base sur lesquels le modèle doit être créé.

Page d’accueil avec la vignette Créer un modèle réutilisable en surbrillance

Bonnes pratiques

Pour les comptes dont l’option Utilisateurs dans plusieurs groupes est activée, pensez à créer un groupe pour concevoir des modèles. Placez-y un nombre limité d’utilisateurs à même de concevoir les documents de bibliothèque dont les autres groupes auront besoin.

  • En effet, si vous permettez à tous les utilisateurs de créer leurs propres modèles, les documents standard seront trop disparates et le contrôle de version en sera affecté.
  • En outre, si un trop grand nombre d’utilisateurs est autorisé à créer et partager des modèles, plusieurs versions du même document risquent de coexister et la bibliothèque pourra devenir trop volumineuse.
  • Le fait d’avoir un groupe dédié restreint d’utilisateurs concevant tous les modèles permet en revanche d’établir une cohérence dans la configuration des champs des modèles créés, améliorant ainsi considérablement la génération de rapports en aval.

Configuration

Pour accéder aux contrôles de cette fonctionnalité, sélectionnez Paramètres généraux > Documents de bibliothèque.

Menu Paramètres généraux avec les contrôles des documents de bibliothèque mis en surbrillance

Les options configurables sont les suivantes :

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